Tiểu Luận Môn Nghiệp Vụ Thư Ký

Để thực hiện chiến lược kinh doanh năm 2016 với trọng tâm là thị trường Tây Nguyên, ban Giám đốc yêu cầu thư ký: •Tìm hiểu và báo cáo chi tiết thông tin về thị trường khu vực Tây Nguyê

Đề tài viết tiểu luận

- Môn Nghiệp vụ thư ký

- Lớp:

+ Sáng thứ 4 (phòng C.A503) + Trưa thứ 4 (phòng C.C006)

I Quy định về cách thức và quy cách của Tiểu luận

1 Lựa chọn 01 trong số các đề tài để làm 01 Tiểu luận.

2 Quy cách tiểu luận:

• Đánh máy, hoặc viết tay một mặt trên giấy A4.

• Số lượng trang: từ 10-12 trang (không kể bìa, phụ lục).

• Chế độ canh lề: (canh đều 2 bên); lề trên: 2cm, lề dưới: 2cm, lề

trái: 2,5cm, lề phải: 2cm.

• Font chữ: Times New Roman.

• Cỡ chữ: 13.

• Chế độ dãn dòng: Spacing: 6, Line spacing: single.

• Đánh số trang: lề dưới, chính giữa

4 Thời hạn và địa điểm nộp :

- Thời hạn:

 Sáng thứ 2 (07/12/2015), từ 08.00-09.30.

 Sáng thứ 3 (08/12/2015), từ 09.00-11.00

- Địa điểm nộp: tại phòng C004

Mẫu bìa

Tiểu luận

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN

KHOA THƯ VIỆN – VĂN PHÒNG

TIỂU LUẬN MÔN NGHIỆP VỤ THƯ KÝ

Sinh viên thực hiện:

-Họ và tên:

-Mã số sinh viên:

-Lớp:

TP.Hồ Chí Minh, tháng …./2015

II Các đề tài làm Tiểu luận (chọn 1 trong các đề tài)

1 Thư ký - người góp phần quan trọng trong sự thành công

của lãnh đạo doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường hiện nay.

2 Phẩm chất đạo đức và kỹ năng chuyên nghiệp là những

điều kiện tiên quyết đối với người thư ký trong hoạt động của các doanh nghiệp.

3 Giao tiếp – yếu tố quan trọng tạo nên sự thành công nghề

nghiệp của người thư ký trong điều kiện hội nhập kinh tế quốc tế.

Các tình huống

Công ty Minh Đức chuyên kinh doanh các mặt hàng điện tử, điện lạnh gia dụng có trụ sở tại TP.HCM Để thực hiện chiến lược kinh doanh năm 2016 với trọng tâm

là thị trường Tây Nguyên, ban Giám đốc yêu cầu thư ký:

•Tìm hiểu và báo cáo chi tiết thông tin về thị trường khu

vực Tây Nguyên (đặc điểm địa lý, văn hóa, giao thông,

hệ thống siêu thị điện máy hiện tại).

•Đề xuất phương án nơi đặt tổng đại lý và hệ thống phân

phối tại khu vực tây Nguyên (giải thích rõ lý do).

Với tư cách là thư ký của Giám đốc, anh/chị hãy thực hiện nhiệm vụ trên

Tình huống 1:

Công ty Hưng Toàn có quy mô 150 nhân viên chuyên kinh doanh các mặt hàng máy phát điện tại TP.HCM (không sản xuất) Để thực hiện chiến lược mở rộng hoạt động kinh

doanh tại khu vực Đồng bằng sông Cửu Long, Ban Giám đốc yêu cầu thư ký :

•Tìm hiểu và báo cáo thông tin về thị trường khu vực đồng bằng sông Cửu Long (đặc điểm địa lý, văn hóa, giao thông, các công ty cung cấp máy phát điện hiện có, chính sách bán hàng của các công ty…)

•Đề xuất sản phẩm máy phát điện phù hợp với nhu cầu của thị trường này; chính sách bán hàng cần áp dụng.

Với cương vị là thư ký Ban Giám đốc, anh/chị hãy thực hiện nhiệm vụ trên

Tình huống 2:

Tình huống 3

Năm 2016, lãnh đạo công ty SaiGonTourist muốn phát triển tour du lịch mới hướng tới đối tượng khách

hàng là sinh viên Tuy nhiên, đây là nhóm khách hàng mới

mà công ty chưa từng khai thác, vì vậy Ban Giám đốc công

ty yêu cầu thư ký tìm hiểu thông tin về nhóm đối tượng

khách hàng là sinh viên HS-SV tại TP.HCM về nhu cầu du lịch và đề xuất tour du lịch thích hợp với nhóm khách

hành này

Với cương vị là thư ký Ban Giám đốc, anh/chị hãy thực hiện nhiệm vụ trên.

Lập Kế hoạch tổ chức, Chương trình hội thảo, Dự trù kinh phí, Thư mời, thiết kế sân khấu và thiết kế chỗ ngồi của buổi Hội thảo “Sinh viên Khoa Thư viện–Văn phòng với Biển Đảo quê hương” Các

thông tin liên quan:

•Ngày hội thảo: sáng 22/12/2015.

•Địa điểm: sân trước nhà C, cơ sở chính ĐH Sài Gòn.

•Đơn vị tổ chức: Đoàn Thành niên – Hội sinh viên (Khoa Thư viện– Văn phòng).

•Số lượng tham dự: (250 người)

-Khách mời: tự chọn (10 người).

-Giảng viên trong khoa.

-Sinh viên của khoa TV-VP

•Kinh phí tổ chức: 15 triệu VND

Tình huống 4

Công ty Tân Minh tại KCN TÂN BÌNH chuyên gia công hàng đồ gỗ mỹ nghệ xuất khẩu có quy mô 1300 công nhân Hàng năm, sau dịp tết Nguyên đán công ty thường không hoàn thành kế hoạch sản xuất vì lý do có khoảng 20%-25% số công nhân về quê ăn tết không quay lại công ty làm việc (hoặc quay lại muộn hơn quy định) Điều đó gây thiệt hại về tài chính cũng như uy tín của công ty Trước tình hình đó, thư ký được Giám đốc yêu cầu:

-Tìm hiểu nguyên nhân cơ bản tình trạng trên.

-Đề xuất phương án khả thi để không xảy ra tình trạng trên trong những năm tiếp theo (trình bày chi tiết phương án)

Với cương vị là thư ký, anh/chị hãy thực hiện nhiệm vụ trên.

Tình huống 5

Tình huống 6

Tại công ty Thương Tín tại Sài Gòn chuyên về xây dựng, anh Hưng là kỹ sư đã làm tại công ty được 10 năm, Hợp đồng lao động của anh là Hợp đồng không xác định thời hạn Ngày 25/8/2015 anh nhận được quyết định phân công anh đi công tác tại công trình xây dựng cầu Cổ Chiên (tại Trà Vinh) từ 01/9/2015-30/9/2015 Do vợ bị bệnh và 2 con còn nhỏ, anh đề nghị Giám đốc cho anh đi đợt sau, nhưng không được đồng ý Anh đã sắp xếp công việc gia đình và đi công tác đúng thời hạn Đến ngày 28/9/2015 anh nhận được quyết định mới của Giám đốc gia hạn thời gian anh công tác ở Cổ Chiên tới ngày 31/12/2015 với lý do không có kỹ sư thay thế anh-do Ban quản lý công trình đề xuất Anh đã gặp Ban Quản lý công trình và

đề nghị được về đúng thời hạn ngày 30/9/2015, nhưng Ban Quản lý không đồng ý Anh cũng không đồng ý, báo cáo Ban Quản lý đã thực hiện đầy đủ Quyết định lần 1 và bỏ về trụ sở công ty tại Sài Gòn Trước tình hình đó, Ban Quản lý công trình tại Cổ Chiên đề nghị buộc thôi việc anh Hưng Giám đốc yêu cầu thư ký giải quyết sự việc trên.

Hãy tìm hiểu và đề xuất phương án xử lý thích hợp

Tình huống 7

Công ty du lịch Minh Long (trụ sở tại Biên Hòa) đang cần một trưởng phòng Lữ hành giỏi Thông tin trong ngành cho biết công

ty du lịch Saigontourist (TP.HCM) có chị Phương Anh rất giỏi về

du lịch và Giám đốc công ty Minh Long muốn mời chị về làm việc Tìm hiểu được biết về chị Phương Anh:

•Thời gian làm việc ở công ty Saigontourist: 4 năm.

•Chức vụ: trưởng phòng Lữ hành Quốc tế.

•Mức lương: 34 triệu VNĐ/tháng.

•Gia đình:

-Sống tại căn hộ chung cư AnThịnh, quận 2, TP.HCM.

-Có 2 con nhỏ (3 tuổi và 8 tuổi).

-Chồng: giảng viên trường ĐH Kinh tế - Luật TP.HCM.

-Sở thích: mua sắm, nấu ăn, dancesport.

Anh/chị hãy lập kế hoạch khả thi để đưa Phương Anh về công ty

trong thời gian 3 tháng (lưu ý công ty chỉ trả được cho chị mức

lương tối đa là 40 triệu đồng/tháng)

Tình huống 8

Công ty Hữu Toàn (tại TP.HCM) chuyên về thiết bị y tế có chuyến công tác TP Cần Thơ với các thông tin sau:

•Mục đích: khảo sát thị trường thiết bị y tế.

•Thời gian chuyến đi: 07/01/2016 – 10/01/2016.

•Thành phần: ông Giám đốc, bà trưởng phòng Kinh doanh, ông Trưởng phòng kỹ thuật, chị thư ký, anh lái xe.

•Phương tiện: xe 7 chỗ của công ty.

•Kinh phí: không quá 30 triệu.

Hãy thực hiện các công việc :

•Lập Kế hoạch chuyến công tác (các công việc cần chuẩn bị, địa

điểm lưu trú; các nơi cần khảo sát; các phương tiện cần thiết, phân công chuẩn bị….).

•Liệt kê các giấy tờ, tài liệu cần thiết cho chuyến công tác.

•Lập lịch trình chuyến công tác.

•Lập dự toán chuyến công tác.

Tình huống 9

Trong một công ty ABC, chị Phương Anh là thư ký của Giám đốc và phụ trách mảng nhân sự, chị thuộc biên chế quản lý của phòng Hành chính-Nhân sự Trong công việc chị luôn có những ý tưởng và giải pháp tốt cho những nhiệm vụ của mình và được đánh giá cao Trong một cuộc họp với các bộ phận liên quan về quản lý lao động, chị nêu

ra ý tưởng phải coi người lao động là quyết định với thành bại của công ty và cần quan tâm đặc biệt tới người lao động Trong hội nghị tổng kết năm, Trưởng phòng Hành chính-Nhân sự có bài phát biểu trong đó lặp lại hoàn toàn ý tưởng của chị và được BGĐ và các nhân viên rất ủng hộ Chị rất ngạc nhiên và cảm thấy bị xúc phạm

Nếu là chị Phương Anh, bạn sẽ có cách xử lý thế nào để bảo

vệ quan điểm của mình? Hãy trình bày phương án và giải thích cụ thể cách thức thực hiện

Tình huống 10.

Để chuẩn bị cho chủ trương kinh doanh năm 2016 là

“đẩy mạnh bán hàng cho đối tượng khách hàng là sinh viên”, Giám đốc công ty Viễn thông A yêu cầu thư ký văn phòng kiêm phụ trách khâu tiếp thị: nghiên cứu, tìm hiểu, báo cáo các thông tin về thực trạng sử dụng và nhu cầu sử dụng điện thoại di động của SV Hãy thực hiện

nhiệm vụ trên.

Tình huống 11

Công ty Auto Thiên Hoàng sẽ tổ chức một sự kiện để

ra mắt sản phẩm “ xe Mini Cooper thế hệ mới ” tại thị

trường Tp.Biên Hòa (Đồng Nai)

Hãy tìm hiểu và báo cáo lãnh đạo về các thủ tục xin cấp phép tổ chức và kế hoạch tổ chức sự kiện này

Tình huống 12

Chị Hoa là Thư ký Giám đốc tại công ty ABC Trước khi đi công tác, Giám đốc yêu cầu chị phải soạn báo cáo tháng 9 và trình ông ngay khi ông đi về Chấp hành lệnh của Giám đốc, Hoa liên hệ với các phòng ban để soạn thảo BC Tuy nhiên có 2 phòng là phòng Kế toán và phòng Kinh doanh không cung cấp số liệu với lý do: “đó là những số liệu thuộc diện bảo mật, nên không tiết lộ cho người không có thẩm quyền theo Quy chế của công ty Nếu chị muốn có thì phải có lệnh của Giám đốc” Hoa liên hệ với Giám đốc nhưng không được, chị báo cáo Phó Giám đốc nhưng ông nói: “đó là việc của GĐ giao cho em, anh không được biết” và không giúp gì Hoa không biết là thế nào để hoàn thành bản Báo cáo.

-Nếu là Hoa Anh/chị sẽ giải quyết như thế nào? Giải thích cụ thể phương án của mình.

-Anh/chị đề xuất với lãnh đạo điều gì để không xảy ra tình trạng tương tự (không chỉ với thư ký mà với tất cả các nhân viên khác)

Tình huống 13

Ngày 02/11/2015, công ty HongLong (gọi tắt là bên A) chuyên về gia công hàng da giày dự định ký một hợp đồng thương mại cung cấp 30.000 đôi giày cho công ty GiaHung (gọi tắt là bên B) với tổng giá trị 700.000USD Dự thảo hợp đồng do bên A đề xuất như

sau: bên A có nghĩa vụ cung cấp đủ số lượng, chất lượng, mẫu mã

mặt hàng giày đã thống nhất và giao đủ vào ngày 14/12/2015; bên

B ứng trước 30% giá trị hợp đồng vào ngày 15/11/2015 và thanh toán hết số còn lại sau khi nhận đủ hàng; trường hợp vi phạm hợp đồng thì bên vi phạm phải bồi thường cho bên bị vi phạm 12% giá trị hợp đồng Giám đốc công ty GiaHung đưa dự thảo hợp đồng

cho thư ký để nghiên cứu trước khi Giám đốc ký

Nếu là thư ký của giám đốc công ty GiaHung, anh/chị có ý kiến

gì với Giám đốc của mình (đồng ý, không đồng ý, chỉnh sửa… giải

thích cụ thể)

Tình uống 14

Tại 1 công ty TNHH gia công hàng dệt may 100% vốn của Đài Loan (ở khu công nghiệp Tân Bình) với 5.500 công nhân, ngày 28/11/2015 bất ngờ xảy ra cuộc đình công của công nhân dây chuyền 2 với yêu cầu công ty phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ bảo hiểm và các khoản

mà công ty có nghĩa vụ đóng cho người lao động theo quy định của pháp luật Việt Nam Vụ việc kéo dài gây ảnh hưởng nghiêm trọng cho hoạt động của doanh nghiệp

Với cương vị là thư ký giám đốc, Anh/chị được giám đốc yêu cầu tìm hiểu vụ việc và đề xuất phương

án xử lý giải quyết dứt điểm vụ đình công trên.