Thư viện điện tử và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Thư viện điện tử ở Học viện Chính trị

Chính vì vậy từ năm 2004 đến 2006, Dự án xây dựng thư viện điện tử ngành Thông tin Khoa học và Môi trường Quân sự đã được triển khai tạo cơ sở phát triển hệ thống thư viện điện tử tron

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA THÔNG TIN - THƯ VIỆN

-

NGUYỄN THI ̣ HOA

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH THÔNG

TIN - THƯ VIỆN

Hê ̣ đào ta ̣o: Chính quy Khóa học: QH- 2008 X

HÀ NỘI, 2012

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA THÔNG TIN - THƯ VIỆN

-

NGUYỄN THI ̣ HOA

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH THÔNG TIN - THƯ VIỆN

Hê ̣ đào ta ̣o: Chính quy Khóa học: QH-2008-X

NGƯỜI HƯỚNG DẪN: Th.s Cao Minh Kiểm

Cơ quan công tác : Cục Thông tin Khoa ho ̣c & Công nghê ̣ Quốc gia

`

LỜI CÁM ƠN

Em xin gửi lời cám ơn sâu sắc tới các thầy, cô trong và ngoài khoa đã nhiệt tình giảng dạy cho em trong thời gian bốn năm em ngồi trên ghế nhà trường Kiến thức các thầy cô giảng dạy sẽ là hành trang cho chúng em vững tin trong hoàn thành tốt công việc sau này

Em xin gửi lời cám ơn tới Ths Cao Minh Kiểm, thầy đã hướng dẫn em bài khóa luận này Mặc dù công việc bận rộn nhưng thầy vẫn dành thời gian hướng dẫn em hết sức nhiệt tình

Cháu xin gửi lời cám ơn tới các chú, các cô, các anh, các chị tại phòng Thông Tin Khoa Học và Quân sự đã nhiệt tình hướng dẫn, cung cấp thông tin, tạo điều kiện cho cháu có thể nghiên cứu, học tập, giúp cháu có thông tin cho bài khóa luận

Mặc dù đã cố gắng, lại được sự hướng dẫn nhiệt tình của Ths Cao Minh Kiểm Song

do kiến thức thực tế không nhiều nên trong Khóa luận còn nhiều điều sai sót Mong các thầy,

cô và các bạn góp ý để bài khóa luận được hoàn thiện

Em xin chân thành cám ơn

Sinh viên

Nguyễn Thị Hoa

MỤC LỤC Mở đầu 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1 2 Mục đích nghiên cứu 2 3

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Đóng góp của Khóa luận 3

6 Bố cục của Khóa luâ ̣n 4

PHẦN NỘI DUNG 5

Chương 1 Đặc điểm của thư viện điện tử 5

1.1 Khái niệm Thư viện Điện tử 5

1.1.1 Nguyên nhân dẫn đến việc hình thành thư viê ̣n điê ̣n tử 5

1.1.2 Khái niệm thư viện điê ̣n tử 9

1.2 Các yếu tố cấu thành thư viện điện tử 12

1.2.1 Nguồn thông tin 12

1.2.2 Cơ sở vâ ̣t chất, hạ tầng công nghệ 14

1.2.3 Ngườ i dùng tin 17

1.2.4 Cán bộ thư viện 19

1.3 TVĐT trong hê ̣ thống các trường đại học của Viê ̣t Nam 23

1.3.1 Tình hình chung trong việc xây dựng thư viện điện tử ở hệ

thống thư viện đa ̣i ho ̣c 23

1.3.2 Xây dựng thư viê ̣n điê ̣n tử ở hai Đa ̣i ho ̣c Quốc gia 25

1.3.2.1 Thư viện Đa ̣i ho ̣c Quốc gia Hà Nô ̣i 26

1.3.2.2 Thư viện Đa ̣i ho ̣c Quốc gia Tp Hồ Chí Minh 27

1.4 Tóm lược 29

Chương 2 Thư viê ̣n Ho ̣c viê ̣n Chính tri ̣ 30

2.1 Quá trình hình thành và phát triển của Học viện Chính trị 30

2.2 Quá trình hình thành và phát triển của Pho ̀ ng Thông tin KHQSị 31

2.3 Chư ́ c năng, nhiê ̣m vụ và tổ chức của Phòng Thông tin KHQSị 32

2.4 Khảo sát thư viện Học viện Chính trị 35

2.4.1 Cơ sở vâ ̣t chất kỹ thuâ ̣t 35

2.4.2 Nguồn lực thông tin 36

2.4.3 Cán bộ 38

2.4.4 Ngườ i dùng tin 39

2.5 Tóm lược

Chương 3 Thư viê ̣n Điê ̣n tử Ho ̣c viê ̣n Chính tri ̣ 44

3.1 Quá trình hình thành và phát triển của thư viện điện tử Học viện Chính trị

44 3.2 Các yếu tố cấu thành thư viện điê ̣n tử 46

3.2.1 Cơ sở vâ ̣t chất, kỹ thuật 46

3.2.2 Nguồn lực thông tin 50

3.2.3 Cán bộ thư viện 52

3.2.4 Ngườ i dùng tin 53

3.3 Tóm lược 55

Chương 4 Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Thư viện Điện tử Học viê ̣n Chính trị 57 4.1 Đa ́ nh giá, nhận xét về Thư viê ̣n Điê ̣n tử Học viê ̣n Chính trị 57

4.1.1 Ưu điểm 57

4.1.2 Nhược điểm 60

4.2 Đề xuất mô ̣t số giải pháp giúp Thư viê ̣n Điê ̣n tử Học viê ̣n Chính tri ̣ hoạt động hiê ̣u quả

62

4.2.1 Đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT 62

4.2.2 Xây dựng cơ sở ha ̣ tầng vững chắc ta ̣o điều kiê ̣n tốt nhất để phát huy tính ưu viê ̣t của TVĐT 63

4.2.3 Nâng cao trình đô ̣ cán bô ̣ thư viê ̣n 63

4.2.4 Đào ta ̣o bồi dưỡng NDT 64

4.2.5 Xây dựng chiến lươ ̣c về phát triển nguồn lực thông tin, số hóa tài liê ̣u

64 4.2.6 Thực hiê ̣n kiểm tra giám sát kết quả những tài liê ̣u bi ̣ số hóa 64

4.2.7.Tăng cườ ng mối liên kết giữa các Thư viê ̣n trong cùng khối quân sự và những cơ quan trong và ngoài quân đô ̣i 65

4.2.8 Tăng cườ ng kinh phí 65

4.3 Tóm lược 66

KẾT LUẬN 67

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Công nghệ thông tin (CNTT) không ngừng phát triển và đã ảnh hưởng đến tất cả các lĩnh vực trong đời sống xã hội Trong kinh tế, CNTT-TT là động lực thúc đẩy tăng trưởng nền kinh tế, tạo ra các ngành nghề có giá trị gia tăng cao Trong lĩnh vực đời sống xã hội, CNTT

đã giúp cải thiện chất lượng cuộc sống CNTT thúc đẩy tri thức phát triển, làm cho khối lượng thông tin tăng nhanh về khối lượng

Việc ứng dụng CNTT - TT vào lĩnh vực Thông tin - Thư viện trên thế giới đã bắt đầu

từ những năm 1980 Từ đầu những năm 1990 thế giới bùng nổ việc nghiên cứu và phát triển thư viện số (TVS) trên nền tảng Internet và công nghệ Web Trải qua hơn 20 năm nghiên cứu

và phát triển, TVS đã có những bước phát triển lớn

Ở Việt Nam, TVĐT đã bắt đầu xây dựng từ những năm 2000 Đến nay, khái niệm về TVĐT đã không còn trở nên xa lạ với mọi người Nhiều hình thức TVĐT đã được xây dựng ở Thư viện Quốc Gia Việt Nam, thư viện của các viện nghiên cứu và thư viện ở các trường đại học Qua hơn 20 năm ứng dụng hình thức TVĐT ở Việt Nam đã làm thay đổi bộ mặt của các thư viện TVĐT đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc học tập, nghiên cứu, thông tin giải trí cho các đối tượng bạn đọc và cũng đặt ra các yêu cầu, nhiệm vụ cũng như trách nhiệm ngày càng cao đối với các cán bộ thư viện

Trải qua 20 năm xây dựng và phát triển, ngày nay hình thức TVĐT đã có những thay đổi đáng kể để phù hợp với tình hình của các thư viện ngày nay và tình hình phát triển của nền thông tin, tri thức

Học viện Chính trị, Bộ Quốc phòng (Đường Ngô Quyền, Hà Đông, Hà Nội) là một trung tâm đào tạo chuyên ngành khoa học xã hội nhân văn và quân sự Với nhiều bậc học ngành học và chuyên ngành đào tạo nên nhu cầu sử dụng thư viện là rất lớn Do nguồn tài liệu,

cơ sở vật chất có hạn nên yêu cầu xây dựng một TVĐT là điều tất yếu Chính vì vậy từ năm

2004 đến 2006, Dự án xây dựng thư viện điện tử ngành Thông tin Khoa học và Môi trường Quân sự đã được triển khai tạo cơ sở phát triển hệ thống thư viện điện tử trong toàn quân Thư viện Học viện Chính trị là một trong những cơ sở triển khai dự án này

Dự án TVĐT Học viện chính trị đã đi vào hoạt động từ năm 2006 đã làm cho hoạt động thông tin tư liệu thay đổi đáng kể TVĐT Học viện Chính trị là một trong những cơ sở quan trọng trong hệ thống TVĐT của hệ thống thư viện Quân đội Chính vì vậy việc xây dựng một TVĐT chất lượng không những tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu, học tập cho cán bộ, giảng viên, học viên trong Học viện mà còn giúp cho hệ thống thư viện quân đội phát triển

Chính vì vậy, tôi muốn tiến hành nghiên cứu nêu những đặc điểm lưu ý của TVĐT ngày nay ở Việt Nam và nghiên cứu thực trạng của TVĐT ở Học viện Chính trị để từ đó đề ra

các giải pháp giúp cho TVĐT Học viện Chính trị hoạt động ngày càng hiệu quả, phục vụ đắc lực cho nhiệm vụ nghiên cứu, học tập của các cán bộ, giảng viên, học viên trong Học viên

Là một sinh viên với kiến thức thực tế còn ít, chưa có kiến thức thực sự chuyên sâu về TVĐT nên việc nghiên cứu về TVĐT còn nhiều khó khăn Nhưng được sự giúp đỡ của Ths Cao Minh Kiểm tôi đã có thể hoàn thành được bài khóa luận này Tuy vậy trong bài còn nhiều thiếu sót Vì vậy tôi mong nhận được sự góp ý của các thầy cô và các bạn sinh viên

2 Mục đích nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu của khóa luận là tìm hiểu một số vấn đề về thư viện điện tử và tìm hiểu tình hình triển khai xây dựng và hoạt động thư viện điện tử của Học viện Chính trị

Và đề xuất một số giải pháp để có thể hoàn thiện hơn nữa để xứng đáng là một trong những

cơ sở thông tin thư viện tiêu biểu trong hệ thống thư viện Quân đội Việt Nam

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu chính của đề tài là TVĐT nói chung và TVĐT tại Học viện Chính trị nói riêng

Phạm vi nghiên cứu của đề tài tập trung vào các nội dung như:

- Tìm hiểu các đặc điểm của TVĐT;

- Tình hình phát triển của hệ thống TVĐT ở các trường đại học;

- Tìm hiểu thư viện Học viện Chính tri ̣;

- Tìm hiểu TVĐT ở Học viện Chính trị;

- Đưa ra được các đánh giá, kiến nghị giúp TVĐT ở Học viện Chính trị hoạt động hiệu quả hơn

Phạm vi thời gian: từ 1990- 2011

4 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện bài Khóa luận này, tôi đã sử dụng các phương pháp:

Nghiên cứu, phân tích tài liệu;

Khảo sát thực tế, quan sát;

5 Đóng góp của Khóa luận

Với kiến thức và khả năng nghiên cứu còn hạn chế nên Khóa luận có những đóng góp nhỏ như:

- Làm rõ những đặc điểm của TVĐT;

- Tìm hiểu về tình hình phát triển của TVĐT ở các Trường Đại học thông qua việc tìm hiểu thư viê ̣n điển hình ở hai trường Đa ̣i ho ̣c Quốc gia;

- Tìm hiểu nghiên cứu về một TVĐT cụ thể là TVĐT Học viện chính trị;

- Đề ra những giải pháp cũng như kiến nghị để TVĐT Học viện Chính trị hoạt động hiệu quả hơn

6 Bố cục của Khóa luận

Với những mục đích, đóng góp cũng như phạm vi như trên, Khóa luận có cấu trúc 3 phần

a Phần mở đầu: Nêu lý do chọn đề tài, mục đích nghiên cứu, đối tượng, phạm vi,

phương pháp nghiên cứu, những đóng góp của khóa luận và cấu trúc của bài khóa luận

b Phần nội dung: gồm có 4 chương:

Chương 1: Đặc điểm của Thư viện điện tử Chương 2: Thư viện Học viện Chính trị Chương 3: Thư viê ̣n điê ̣n tử Ho ̣c viê ̣n Chính tri ̣ Chương 4: Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Thư viện điện tử Học viện Chính trị

c Kết Luận

PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM CỦA THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ

1.1 Khái niệm thư viện Điện tử

1.1.1 Nguyên nhân dẫn đến việc hình thành thư viện điện tử

Thư viện truyền thống là hình thức thư viện đã tồn tại từ lâu trong lịch sử Theo các nhà khoa học thì thư viện lớn cổ nhất là thư viện Alexandria tồn tại khoảng năm 290 trước công nguyên Thư viện được coi là nơi chứa đựng sách và tổ chức phục vụ sách Trải qua thời gian thư viện đã có những bước phát triển nhất định Hệ thống thư viện rộng khắp trên thế giới Với

hệ thống thư viện trường học, thư viện khoa học, thư viện công cộng Tuy nhiên thư viện truyền thống vẫn gặp phải một số khó khăn hạn chế như:

- Hình thức phục vụ đóng:

+ Sách được cất kỹ trong kho, chỉ có thủ thư mới được tiếp xúc với sách Độc giả muốn mượn sách thì phải làm các thủ tục mượn và thông qua thủ thư để lấy tài liệu Hình thức phục vụ này đã tạo ra những hạn chế nhất định, tạo tâm lý e ngại đến thư viện đối với bạn đọc, tạo

áp lực công việc cho thủ thư;

+ Mỗi thư viện hoạt động riêng biệt, không có mối quan hệ liên kết với nhau;

+ Hình thức bảo quản sơ sài, tuổi thọ của tài liệu phụ thuộc vào tuổi thọ của vật mang tin

- Các hoạt động nghiệp vụ và quản lý không thống nhất với nhau

- Đối tượng bạn đọc bị bó hẹp trong phạm vi địa lý nhất định: Bạn đọc muốn sử dụng tài liệu thì bắt buộc phải đến thư viện Như vậy khi đến thư viện bạn đọc vừa mất thời gian và chi phí đi lại Thư viện mở cửa vào những giờ nhất định Đây là một hạn chế khó tránh khỏi đối với hình thức thư viện truyền thống

Bên cạnh đó, các hình thức thư viện truyền thống còn gặp nhiều khó khăn thách thức

như:

Sự gia tăng nhanh chóng của các xuất bản phẩm

Theo thống kê thì năm 1750 cả thế giới mới chỉ có 10 tên tạp chí, năm 1972 trên toàn thế giới đã có 170.000 tên tạp chí, đến năm 2000 cả thế giới có đến 700.000 tên tạp chí Theo Urich's Periodicals Directory, một công cụ theo dõi tạp chí lớn nhất thế giới thì lần xuất bản thứ nhất vào năm 1932 ấn phẩm này thống kê được 6.000 và lần xuất bản thứ 20 vào năm

1981 thống kê dược 96.000 tên tạp chí và lấn xuát bản thứ 32 năm 1996 đã có tới 165.000 tên tạp chí được thống kê."[5]

Năm 1970 mỗi ngày trung bình có 600 tài liệu khoa học được công bố Đến năm 1985 mỗi ngày số lượng tài liệu khoa học công bố là 2400 tài liệu khoa học được công bố trên thế giới.[10]

Như vậy có thể thấy được rằng cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật bùng nổ trên thế giới

đã làm gia tăng nhanh chóng số lượng tài liệu, số lượng xuất bản phẩm trên thế giới

Hiện tượng bùng nổ thông tin trên thế giới " Từ khi thiên chúa giáng sinh đến năm 1750 thì tri thức của loài người mới tăng lên gấp đôi Việc tăng gấp đôi lần thứ 2 được thực hiện trong vòng 150 năm sao đến năm 1900 Vệc tăng gấp đôi lượng tri thức lần thứ 4 chỉ diễn ra trong vòng một thập niên sau năm 1950 Nói theo một cách khác thì cứ 50 năm thì lượng tri thức của nhân loại lại tăng lên gấp đôi."[10]

Lực lượng các nhà khoa học cũng tăng nhanh chóng Năm 1850 có 10.000 người đến năm 1900 số lượng các nhà khoa học tăng 100.000 người và đến nay con số các nhà khoa học

đã lên đến hàng chục triệu người.[10]

Giá cả tài liệu dạng in tăng lên nhanh chóng:

Theo thống kê của tạp chí Library Resource & Technical Service cho thấy: giá cả tạp chí tăng 154.8% trong vòng 10 năm từ 1986 đến 1996, tức là tăng 15 % một năm Ở Anh giá

cả của các tài liệu khoa học đã tăng trung bình là 12- 13%/ năm [5] Qua đó ta có thể thấy rằng, lượng thông tin trên thế giới ngày càng tăng đi kèm với giá cả của các tài liệu dạng in ngày càng tăng Chính điều này đã gây ra khó khăn rất lớn đối với các thư viện truyền thống Khi mà diện tích kho có hạn không thể lưu trữ số lượng lớn Chính vì vậy thư viện không thể

lưu trữ tất cả các tài liệu mà thư viện có Việc thanh lọc tài liệu để thanh lý rất khó khăn đối với các thư viện

Nguồn kinh phí dành cho thư viện có hạn Khi mà giá cả các tài liệu dạng in tăng nhanh

các thư viện không có đủ kinh phí bổ sung tài liệu

- Sự phát triển của CNTT:

CNTT phát triển đã có tác động to lớn đến tất cả các lĩnh vực làm thay đổi bộ mặt trong tất cả các lĩnh vực Trong tất cả các lĩnh vực trong đời sống đều có sự tham gia của CNTT Trong lĩnh vực kinh tế , CNTT thúc đẩy nền kinh tế phát triển, tạo ra các ngành nghề mới có giá trị gia tăng trong xã hội Tác động gián tiếp làm tăng hiệu quả kinh tế trong xã hội CNTT cũng tạo thêm các ngành nghề mới có giá trị gia tăng cao Những ngành nghề này

sẽ tạo thêm công việc cho nhiều đối tượng lao động trên thị trường CNTT đã trở thành một ngành công nghiệp khổng lồ

Trong lĩnh vực dịch vụ, CNTT làm thay đổi cách thức và quy trình hoạt động quản lý ở các lĩnh vực hoạt động như du lịch, giao thông, ngân hàng

Trong lĩnh vực giáo dục thì CNTT đã tạo thêm được các hình thức giáo dục mới như đào tạo trực tuyến, các chương trình giáo dục được thể hiện một cách sinh động

Trong lĩnh vực truyền thông, thông tin liên lạc: CNTT giúp tiết kiện được thời gian, thông tin được truyền đi nhanh hơn và chính xác hơn

- Sự xuất hiện của giấy điện tử

" Giấy điện tử là một công nghệ cho phép thay đổi hình ảnh hiển thị hấp thụ trên giấy" Nhìn bên ngoài thông tin hiển thị trên giấy điện tử giống như sách báo thông thường vậy Nhưng thông tin này có thể thay đổi nhờ khẳ năng hấp thụ và phản xạ ánh sáng tự nhiên của giấy Các điểm trên giấy có thể giữ nguyên trạng thái mà không cần nguồn năng lượng Điều đó làm giấy này có thể tiết kiệm được năng lượng Mỗi dải giấy có thể sử dụng hàng nghìn hàng nghìn lần Kể từ khi giấy điện tử xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1970 thì đến nay đã có nhiều nhà khoa học tham gia sáng tạo, tìm tòi ra nhiều loại giấy điện tử khác Giấy điện tử sẽ được ứng dụng nhiều vào các lĩnh vực đời sống như sản xuất màn hình tivi, màn hình máy tính, đồng hồ, Và giấy điện tử hứa hẹn sẽ là vật mang tin lý tưởng trong tương lai

Hiện nay các tạp chí, nhà xuất bản đang thực hiện mô hình xuất bản mới Trước đây, các tòa soạn, các nhà cuất bản chỉ cung cấp các bản in thì ngày nay có thêm bản điện tử Như vậy độc giả có thể sử dụng ấn phẩm thông qua máy tính có nối mạng Internet Thông tin đến độc giả sẽ nhanh chóng hơn và tiết kiệm được chi phí hơn

- Mô hình đào tạo trực tuyến

Hiện nay, do nhu cầu học tập ngày càng tăng chính vì vậy phương thức đào tạo của các trường cũng có nhiều thay đổi để phù hợp hơn với thời đại Các trường đại học, các trung tâm đào tạo đã phát triển một mô hình đào tạo mới đó là đào tạo trực tuyến

Sinh viên, học sinh không phải đến tận trường mới có thể học tập trau dồi kiến thức mà có thể học tập ngay tại nhà Thời gian học tập linh hoạt và tiết kiệm được chi phí đầu tư cơ sở

hạ tầng

- Phương thư ́ c cung cấp tài liê ̣u theo kiểu điê ̣n tử

Nhiều nhà xuất bản hiê ̣n nay bán các xuất bản phẩm củ a mình dưới da ̣ng điê ̣n tử Ví dụ như:

EBSCO Online: có khoảng 25.100 tạp chí

Science@Direct: hơn 2000 tạp chí

1.1.2 Khái niệm thư viện điện tử

Sự phát triển và ứng dụng CNTT vào trong lĩnh vực TT-TV đã tạo nên một bước đột phá lớn CNTT đã làm xuất hiện một hình thức thư viện mới nhằm giải quyết những vấn đề mà thư viện truyền thống không thể giải quyết được Sự ra đời và phát triển của TVĐT đã trở thành

xu hướng tất yếu của thời đại khi mà CNTT phát triển, lượng thông tin tri thức của con người ngày càng gia tăng, nhu cầu sử dụng thông tin cũng có những thay đổi

CNTT đã làm thay đổi tất cả các hoạt động nghiệp vụ của thư viện Các thuật ngữ về thư viện điện tử, thư viện số ( TVĐT, TVS) đã không còn xa lạ với nhiều người Nhất là trong tình hình hiện nay khi mà việc xây dựng các TVĐT, TVS đã diễn ra ở nhiều thư viện công cộng, thư viện các trường đại học, các viện nghiên cứu

Tuy nhiên, việc đưa ra định ngĩa, giải thích về "thư viện điện tử" thì vẫn chưa có sự thống nhất Đôi khi các nhà khoa học và giới chuyên môn vẫn còn sử dụng lẫn nhau và đồng

nghĩa với các thuật ngữ "thư viện số", "thư viện ảo", "thư viện không tường", "thư viện không biên giới", "thư viện tin học hóa", "thư viện đa phương tiện",

Không chỉ ở Việt Nam mà ngay cả trên thế giới vẫn còn những tranh cãi xung quanh việc phân biệt hay quy định các mô hình này hoàn toàn giống nhau hoặc có sự riêng biệt Theo Roy Tennant: " Một thư viện điện tử phải bao gồm các tài liệu điện tử và các dịch vụ kèm theo Các tài liệu điện tử bao gồm tất cả các tài liệu số cũng như các loại hình thông tin điện

tử dạng Analog mà cần có các thiết bị để sử dụng, ví dụ như: băng video, casette

Thư viện số bao gồm các tài liệu số và các dịch vụ kèm theo Các tài liệu số là các đối tượng được lưu trữ, xử lý và được truyền đi thông qua các thiết bị số và mạng Các dịch vụ được truyển đi thông qua mạng máy tính."[20]

Theo Nguyễn Minh Hiệp thì: "Thư viện điện tử là thư viện phục vụ nhiều hình thức điện tử bao gồm tài liệu số hóa, CSDL trực tuyến, CD-ROM, đĩa laser, Tuy nhiên thư viện điện tử đến nay vẫn được xem như là một hình thức hỗ trợ cho thư viện truyền thống."[28]

- Bên cạnh đó, khái niệm về thư viện số (digital library) cũng được sử dụng phổ biến Trong cuốn "thư viện học đại cương" của tác giả Bùi Loan Thùy và Lê văn Viết đã đưa

ra định nghĩa về thư viện số như sau: "Thư viện số là thư viện chứa đựng các thông tin và tri thức đã được lưu trữ dưới dạng điện tử số trên các phương tiên khác nhau : bộ nhớ điện tử, đĩa quang, đĩa từ"[2]

Trong bài viết " Nhập môn thư viện điện tử", tác giả Vũ văn Sơn đã định nghĩa Thư viện số :

" Thư viện số là hình thức kết hợp các thiết bị tính toán, lưu trữ và truyền thông số với nội dung và phần mềm cần thiết để tái tạo, thúc đẩy và mở rộng các dịch vụ của các thư viện truyền thống vốn dựa trên các biện pháp thu thập, biên mục và phổ biến thông tin trên giấy và các vật liệu khác."[21]

Một khái niệm được đưa ra từ một tổ chức có uy tín trong ngành trên thế giới Đó là khái niệm được đưa ra bởi Liên hiệp thư viê ̣n số Hoa Kỳ ( 1999):

" Thư viện số là các cơ quan, tổ chức có các nguồn lực, kể cả nguồn nhân lực chuyên hóa để lựa chọn, cấu trúc, cung cấp việc truy cập đến, diễn giải, phổ biến, bảo quản sự toàn

vẹn, đảm bảo sự ổn định trong thời gian dài của sưu tập công trình số hóa mà chúng ở dạng sẵn sàng để sử dụng một cách kinh tế."[26]

Còn có rất nhiều cách định nghĩa về TVĐT và TVS được đưa ra Đối với Philip Baker, tác giả lại có một cách khác để giúp phân biệt các khái niệm này Ông cho rằng TVĐT lưu trữ

và phục vụ cả ấn phẩm lẫn tư liệu điện tử ( tư liệu số hóa) trong khi đó TVS chỉ lưu trữ các tài liệu điện tử mà thôi

Trong cuốn "Từ điển dành cho công tác thư viện khoa học thông tin" của nhà xuất bản Libraries Unlimited ( 2005) của tác giả Joan M.Reitz đã khẳng định không có sự phân biệt giữa khái niệm TVĐT và TVS

Có nhiều nhà khoa học có cùng chung quan điểm rằng: " Thư viện số là một thư viện điện tử cao cấp trong đó toàn bộ các tài liệu của thư viện đã được số hóa và được quản lý bằng một phần mềm chuyên nghiệp có tổ chức giúp người dùng dễ dàng truy cập, tìm kiếm và xem được nội dung toàn văn của chúng từ xa thông qua hệ thống mạng thông tin và các phương tiện truyền thông." [23] Có rất nhiều nhà khoa học đã cho rằng thư viện điện tử (TVĐT), thư viện số (TVS), thư viện ảo (TVA) là những giai đoạn phát triển khác nhau của thư viện Từ TVĐT sẽ phát triển lên TVS và từ đó phát triển thành TVA TVĐT thì có cả các ấn phẩm truyền thống và các dạng tài liệu số hóa TVS thì chỉ có các tài liệu điện tử (tài liệu số hóa) Còn TVA lại nhấn mạnh đến tính chất "phi không gian" của tài liệu về sản phẩm và dịch vụ Chính vì vậy mà có thể coi TVĐT là mô hình thư viện lai giữa thư viện truyền thống và thư viện số (TVS)

Nhưng trong giới hạn của bài khóa luận này thì sử dụng các thuật ngữ " thư viện điện tử" (TVĐT), "thư viện số" (TVS), "thư viện ảo" (TVA) để chỉ thư viện có vốn tài liệu điện tử (tài liệu ở dạng số hóa) mà có thể truy cập được bằng các thiết bị điện tử (máy tính) để có thể khai thác và sử dụng sản phẩm và dịch vụ điện tử đáp ứng nhu cầu của con người Ngoài ra thư viện phải có hệ quản trị thư viện tích hợp (bổ sung,biên mục, lưu thông ), phải nối mạng (ít nhất là mạng cục bộ)

Ở Việt Nam, thuật ngữ " thư viện điện tử (TVĐT) được sử dụng phổ biến thay thế các thuật ngữ "thư viện số"(TVS), "thư viện ảo"(TVA) Chính vì vậy trong Khóa luận của tôi, thuâ ̣t ngữ TVĐT cũng sử dụng để thay thế cho tất cả các thuật ngữ kia

1.2.1 Nguồn thông tin

Nhà kinh tế tri thức Branscomb đã ví von: " Nếu xem thông tin như "bột mỳ" thì tri thức chính là "bánh mỳ" Như chúng ta thấy ngày nay tri thức đã quyết định vị thế của các nước trên thế giới Không phải vô lý mà các cường quốc lớn trên thế giới là những nước nắm được nhiều nguồn thông tin tri thức nhất Tri thức đã trở thành thước đo quyết định vị thế của các nước trên thế giới "Nguồn tri thức_ chất xám không chỉ nằm trong đầu các nhà khoa học, người dạy và người học mà còn nằm trong các cuốn sách số, tạp chí số, các giáo án và luận văn được số hóa, các CSDL phân tán toàn cầu trên mạng Internet "[13]

Trên thế giới, Hoa kỳ và Anh đang là hai nước tiên phong trong việc nghiên cứu và phát triển TVS Từ đó có thể khẳng định được rằng: Thư viện số chính là một trong những yếu tố quyết định vị trí về tri thức của nhân loại

Và việc xây dựng nguồn tài liệu số, phát triển các bộ sưu tập số là một trong những ưu tiên hàng đầu khi xây dựng một TVĐT Để tạo lập nguồn tài liệu số có thể áp dụng nhiều phương thức tạo lập nguồn thông tin số Sau đây là một số phương pháp chính:

+ Số hóa tài liệu

Số hóa tài liệu là một phương pháp phổ biến tại các thư viện Phương pháp này tốn rất nhiều thời gian, công sức cũng như kinh phí " Số hóa (Digitization) được sử dụng để chỉ quá trình chuyển đổi thông tin trong các đối tượng thực sang dạng điện tử" [9]

Nguyên liệu của quá trình số hóa là các đối tượng thực phổ biến chứa thông tin như tài liệu, tranh ảnh, văn bản, băng hình, băng ghi âm và "sản phẩm" là các tệp dữ liệu hay còn gọi là dạng số, dạng điện tử Các thư viện thường sử dụng phương thức này để tạo ra các tài liệu số, diện tử từ tài liệu truyền thống của thư viện mình

+ Tạo lập các đường liên kết, chia sẻ dữ liệu, chia sẻ thông tin dưới dạng số

Hình thức TVĐT ra đời đã mở ra một bước phát triển mới Trước kia các thư viện được coi là một "ốc đảo" không có mối liên hệ nào với các cơ quan bên ngoài thì ngày nay với sự phát triển của CNTT đã giúp các thư viện có thể hợp tác, chia sẻ nguồn dữ liệu cho nhau thông qua các liên kết, các đường liên kết Tuy nhiên mức độ sử dụng các tài liệu, thông tin điện tử này đến đâu còn phụ thuộc vào mức độ liên kết hợp tác giữa các cơ quan với nhau

+ Đặt mua các tạp chí, các xuất bản phẩm điện tử:

Ngày nay, dần thay thế cho các báo, tạp chí bằng giấy là sự xuất hiện các tạp chí, các xuất bản phẩm điện tử Đây cũng là một phương thức làm tăng nguồn lực thông tin đối với các

cơ quan thông tin thư viện

Bảo quản nguồn tin số:

Đối với thư viện truyền thống, Nguồn thông tin gắn liền với các vật mang tin Tuổi thọ của thông tin phụ thuộc vào tuổi thọ của vật mang tin Bảo quản thông tin đồng nghĩa với bảo quản các vật mang tin Các vật mang chủ yếu là giấy, băng ghi âm, ghi hình

Còn đối với thư viện điện tử, việc bảo quản thông tin số lại phụ thuộc vào môi trường công nghệ Do trình độ khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển, môi trường công nghệ thay đổi một cách nhanh chóng Chính vì vậy môi trường lưu trữ tài liệu dễ bị thay đổi Tài liệu dễ bị mất mát khi không được đọc được trong môi trường lưu trữ tài liệu mới Chính vì vậy một công việc cần được quan tâm trong môi trường TVĐT là việc sao lưu chuyển đổi dữ liệu sang môi trường lưu trũ mới

Ngoài ra thông tin lưu trữ trên TVĐT thường bị sự phá hoại của các loại virut Chính vì vậy thư viện phải cài đặt các phần mềm diệt virut đạt hiệu quả cao Các phần mềm diệt virut có thể mua ở trong nước hoặc nước ngoài phụ thuộc vào nguồn kinh phí

Thông tin lưu giữ ở nhiều nơi như ổ cứng cố định hoặc lưu động Việc này đề phòng nguồn thông tin số hóa do vô tình hoặc cố ý bị xóa

Phần cứng cũng bao gồm một số trang thiết bị sử dụng trong quá trình hoạt động của TVĐT khác như: máy đọc mã vạch, máy scan, máy in, Mạng máy tính là một thành phần quan trọng của TVĐT Mạng có thể bao gồm:

- Mạng nội bộ : là mạng liên kết giữa các bộ phận trong cơ quan Chỉ có giới hạn trong một phạm vi hẹp trong nội bộ cơ quan;

- Mạng cục bộ: là mạng liên kết giữa một hoặc một số cơ quan, đơn vị với nhau Các cơ quan , đơn vị này có thể trong cùng một khối hoặc cùng một đặc điểm, có mối liên kết với nhau Mạng cục bộ có phạm vi lớn hơn mạng nội bộ;

- Mạng diện rộng: Mạng Internet có thể liên kết, kết nối với nhiều nơi, nhiều cơ quan tổ chức không bị giới hạn

- Phần mềm

+ Phần mềm quản trị thư viện điện tử Phần mềm quản trị TVĐT là một trong những thành phần không thể thiếu của TVĐT Ngày nay, để đáp ứng nhu cầu phát triển của thư viện, các nhà sản xuất phần mềm trong và ngoài nước đã sản xuất nhiều loại phần mềm giúp cho việc quản trị thư viện điện tử Các nghiên cứu cho thấy phần mềm quản trị thư viện điện tử có một số module chủ yếu như sau: 1) Module Bổ sung:

Mục đích của Module quản lý bổ sung là quản lý việc bổ sung tài liệu một cách hiệu quả qua việc mua bán, trao đổi biếu tặng, lập báo cáo thống kê về nguồn tài liệu bổ sung Module này bao gồm:

* Thống kê hoạt động bổ sung tài liệu được bổ sung như: số lượng, tài liệu, chi phí, ngày tháng bổ sung ;

* Làm thủ tục đặt mua: lập đơn từ;

* Thu thập, lưu trữ nguồn gốc của nguồn tài liệu cung cấp là các chỉ các nhà xuất bản, nhà cung cấp, ;

* Nhận và kiểm tra các thông tin về tài liệu so với hợp đồng đã lập;

* Tính toán và chuyển giao chi phí cho các nhà cung cấp

2) Module tra cứu trực tuyến OPAC Thay thế hệ thống tủ mục lục phiếu dùng để tìm kiếm tài liệu trong thư viện truyền thống là Module tra cứu trực tuyến OPAC Module tra cứu trực tuyến OPAC cho phép người

dùng đưa ra yêu cầu từ bàn phím Các yêu cầu này có thể là nhan đề tài liệu, tác giả, từ khóa, chủ đề

OPAC là công cụ tìm kiếm hết sức đơn giản và không giới hạn các lĩnh vực tìm kiếm Kết quả hiển thị hết sức đa dạng và linh hoạt.Không chỉ đáp ứng chính xác kết quả mà NDT yêu cầu

Kết quả hiển thị là các biểu ghi thư mục với các thông tin như: nhan đề, tác giả, tóm tắt, năm xuất bản, nhà xuất bản, ký hiệu phân loại

3) Module biên mục:

Module này giúp nâng cao hiệu quả và tính chính xác của công tác biên mục, module được hoạt động theo các tiêu chuẩn như ISBD, AACR2,

Người cán bộ phải nhập các thông tin của tài liệu vào các trường để kết hợp với nhau thành một biểu ghi thư mục hoàn chỉnh Module này còn c ung cấp khă năng trao đổi dữ liệu;

Hỗ trợ công tác biên mục bằng hệ thống các từ điển

4) Module lưu thông:

Module này được thiết kế nhằm quản lý các hoạt động mượn trả của thư viện, quản lý thông tin của NDT Module này có các chức năng cơ bản là :

* Tiến hành các thủ tục mượn trả tài liệu;

* Thông báo mượn quá hạn, thời gian mượn quá hạn;

* Quản lý tài liệu và độc giả bằng mã vạch;

* Thống kê việc lưu hành tài liệu: tần suất mượn, loại tài liệu, ;

* Thông báo tình hình của từng tài liệu về số bản, số tài liệu, số lượng tài liệu mà NDT

đã mượn

5) Module quản lý XBP định kỳ Các hoạt động của Module này là: đặt mua, nhận, khiếu nại, biên mục, đánh chỉ mục cho các bài báo, tạp chí, lưu hành, lập các báo cáo thống kê

6) Module mượn liên thư viện:

Mượn liên thư viện là một hình thức mới là một ưu điểm so với thư viện truyền thống Nhằm quản lý hoạt động này, trong phần mềm tích hợp quản lý thư viện có thiết kế Module này với các chức năng là:

* Lập các thủ tục mượn từ các thư viện: yêu cầu, nhận tài liệu mượn, kiểm tra xác minh tài liệu, làm thủ tục trả;

* Tiến hành thủ tục mượn

7) Module quản trị hệ thống:

Module này cho phép theo dõi các hoạt động của cán bộ thư viện thực hiện trên máy, phân quyền và quản lý người dùng Ngoài ra còn thực hiện các chức năng báo cáo, thống kê các hoạt động của thư viện

+ Phần mềm dùng cho hệ điều hành: Là phần mềm hệ thống không thể thiếu để điều hành mạng cục bộ, mạng diện rộng

+ Phần mềm khác như: phần mềm diệt virut, xử lý ảnh, phần mềm quản trị CSDL 1.2.3 NDT của thư viện điện tử

NDT là một yếu tố quan trọng đối với thư viện điện tử Mục đích cuối cùng của bất kỳ một thư viện nào đều là đáp ứng nhu cầu tin của NDT

Nếu như trước đây, các thư viện truyền thống chỉ phục vụ được một số đối tượng quy định trong chức năng , nhiệm vụ của thư viện đó Như thư viện Trường Đại học Khoa học XH

& NV chỉ phục vụ cho giảng viên, và sinh viên trong trường Và các đối tượng NDT lại bị cản trở bởi vị trí địa lý (thư viện ở quá xa nơi họ sống) Thư viện Quốc Gia Việt Nam có đối tượng phục vụ nhiều đối tượng (là công dân Việt Nam và ngay cả người nước ngoài sinh sống và làm việc tại Việt Nam) nhưng thực tế chỉ có những người dân sống gần đó mới có thể đến thư viện thường xuyên được

Ngày nay, sự ra đời của TVĐT đã giúp xóa bỏ rào cản đó Mọi người có thể truy cập vào bất cứ thư viện nào nếu có một máy tính kết nối mạng Internet, từ đó có thể mở ra kho tàng tri thức của nhân loại Về lý thuyết, NDT không bị hạn chế về không gian, thời gian mà có thể khai thác thông tin và dịch vụ của thư viện và có những sản phẩm và dịch vụ có thu phí hoặc miễn phí

Nếu như trước đây, bạn đọc chỉ có thể đến thư viện vào những giờ cố định thì ngày nay bạn có thể sử dụng các sản phẩm và dịch vụ của thư viện bất cứ thời gian nào Chính vì vậy, Bạn có thể nhân được thông tin mình yêu cầu bất kể bạn ở vị trí nào và thời gian nào Điều đó

mở giúp thúc đẩy tri thức phát triển và một biện pháp tiết kiệm thời gian và công sức cho NDT

TVĐT đã mở nguồn thông tin tri thức không hạn chế với NDT Họ có thể tìm hiểu tri thức, thông tin ở bất kỳ một lĩnh vực hay công nghệ nào mà họ quan tâm

- Yêu cầu đối với NDT TVĐT mang lại những lợi ích đó cho NDT nhưng để sử dụng và khai thác thông tin một cách dễ dàng và hiệu quả thì còn phải phụ thuộc vào khả nảng giao tiếp giữa NDT với máy tính, phụ thuộc vào trình độ CNTT của NDT

TVĐT phải có nhiệm vụ giúp cho bạn đọc quản lý thông tin để có thể sử dụng vào những mục đích có ích Nhưng nếu NDT không có trình độ thì dù thư viện có cơ sở hạ tầng hiện đại đến đâu, bộ sưu tập số đồ sộ đến đâu, người cán bộ có giỏi như thế nào cũng trở nên

vô ích nếu NDT không biết cách khai thác thông tin hay giao tiếp giữa người mà máy không tốt.Chính vì vậy, việc hướng dẫn, đào tạo khai thác thông tin cho NDT cũng trở thành một nhiệm vụ cho cán bộ thư viện

Dựa vào trình độ giao tiếp của NDT và máy tính, chúng ta có thể phân chia các đối tượng NDT như sau:

- Đối tượng không hoặc ít tiếp xúc với máy tính nên khả năng sử dụng máy tính và khai thác thông tin kém Như những người lao động hoặc những người cao tuổi Đây là nhóm đối tượng khó tiếp nhận công nghệ do tuổi tác hoặc do không có điều kiện, thời gian;

- Đối tượng công nhân viên, cán bộ: Họ là những người đã có thời gian lâu dài tiếp xúc với máy tính, đã được đào tạo về CNTT Họ có thể nhanh chóng tiếp thu kiến thức, kỹ năng tìm tin;

- Đối tượng học sinh, sinh viên: Đây là đối tượng đông đảo nhất, là thế hệ tương lai của đất nước Họ là những người năng động nhiệt tình, ham tìm tòi học hỏi về công nghệ Họ là đối tượng phục vụ chính của các thư viện

1.2.4 Cán bộ thư viện

Cán bộ thư viện được coi là "linh hồn" của một cơ quan thông tin thông tin Cho dù hình thức của thư viện có thay đổi (từ thư viện truyền thống thành TVĐT) Người cán bộ là người trung gian giữa NDT với khối lượng tri thức khổng lồ của nhân loại Nếu như ở hình thức thư viện truyền thống, người cán bộ chỉ có làm việc trong môi trường thông thường, nhiều hình thức sản phẩm và dịch vụ còn đơn giản như mượn sách Nhiều người cho rằng nghề thư viện chỉ đơn thuần là "trông sách" Nhưng trong môi trường làm việc thay đổi thì yêu cầu và vai trò của người cán bộ cũng thay đổi Hình thức công việc của người cán bộ cũng có nhiều thay đổi Bảng 1 cho thấy phần nào sự thay đổi của người cán bộ trong môi trường TVĐT/TVS so với thư viện truyền thống

Bảng 1 : So sánh giữa cán bộ thư viện truyền thống và cán bộ thư viện hiện đại Nội dung CBTV trong thư viện

truyền thống

CBTV trong TVĐT/TVS

Môi trường làm việc Thư viện truyền thống (chỉ

tiếp xúc với tài liệu, NDT)

Thư viện số (làm việc qua máy tính, quản lý tài liệu điện tử, làm việc qua các phần mềm )

Vai trò Thu thập và phổ biến tư liệu Chuyên gia thông tin và

định hướng thông tin cho

NDT

Nhóm độc giả Cố định (nhóm NDT đã quy

định trong chức năng và nhiệm vụ của mỗi thư viện)

Bất cứ người dùng kết nối mạng máy tính

Cơ sở dịch vụ Giới hạn phạm vi bên trong

thư viện

Không giới hạn địa lý mà có thể cung cấp cho bất cứ nơi nào có nối mạng

Cách thức phục vụ Bị động (chỉ khi NDT đến

thư viện thì mới có thể phục

vụ)

Chủ động (không chờ đợi NDT mà mang thông tin đến tận nơi cho NDT thông qua mạng máy tính)

Đối tượng làm việc Tài liệu in (sách, tài

liệu,báo, tạp chí)

Các bộ sưu tập số

Nội dung công việc Gửi giao tài liệu (hoạt động

mượn trả tài liệu, xử lý tài liệu,xếp giá )

Định hướng thông tin, tư vấn và chuyển giao công nghệ hiện đại

Trình độ làm việc Thấp (không đồi hỏi về

ngoại ngữ và CNTT )

Cao và mang tính chuyên nghiệp (đồi hỏi kiến thức cao về ngoại ngữ, CNTT và kiếnthức tổng hợp về các ngành khoa học) Chính môi trường làm việc có nhiều thay đổi khiến cho người cán bộ cũng bắt buộc phải thay đổi để có thể đáp ứng được yêu cầu của công việc Các công việc của người cán bộ thư viện có thể vẫn là : thu thập, xử lý, biên mục, phân loại, phục vụ, cung cấp các sản phẩm đến tay NDT Nhưng về tính chất của công việc đã có nhiều thay đổi

Người cán bộ làm các công việc chuyên môn như thu thập, xử lý, biên mục và phục vụ thông tin qua máy tính Họ được xem là " chuyên gia thông tin" Chính vì vậy mà nhiệm vụ của một " chuyên gia thông tin" cũng khác với một thủ thư.Đó là:

+ Thu thập tư liệu: lựa chọn, bổ sung, xử lý, bảo quản, tổ chức phục vụ các bộ sưu tập số;

+ Thiết kế cấu trúc cho TVĐT (không phải cán bộ thư viện nào cũng có khả năng thiết

kế cấu trúc của TVĐT, nhưng phải biết và hiểu được cấu trúc của thư viện đó);

+ Biên mục : mô tả nội dung tài liệu số;

+ Xây dựng các kế hoạch, hỗ trợ các dịch vụ số (như định hướng thông tin, chuyển giao thông tin, );

+ Tạo lập các giao diện thân thiện với người sử dụng trong hệ thống mạng;

+ Xây dựng các chính sách, tiêu chuẩn liên quan đến thư viện;

+ Thiết kế, duy trì, chuyển giao các sản phẩm thông tin chất lượng cao với giá trị gia tăng;

+ Bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ đối với thông tin trong môi trường mạng;

+ Bảo đảm an ninh thông tin;

+ Hình thức, phương thức phục vụ;

Yêu cầu đối với người cán bộ thư viện số:

- Biết phân tích và xử lý các loại thông tin khác nhau;

- Biết thúc đẩy và tổ chức các giá trị tiềm ẩn trong mọi thông tin;

- Cung cấp những sản phẩm và dịch vụ thông tin có giá trị đúng lúc, đúng đối tượng;

- Chuyển giao thông tin đến người dùng và cung cấp các dịch vụ chuyên biệt có định hướng;

- Yêu cầu phải có kiến thức tổng hợp về các ngành khoa học thư viện,khoa học thông tin, CNTT, ngoại ngữ và các chuyên ngành khác;

- Có các kỹ năng như: phản ứng nhanh nhạy với các nguồn thông tin khác nhau, có kỹ năng trong việc tìm kiếm thông tin;

- Có niềm đam mê công việc và có ý thức xây dựng và cung cấp thông tin;

- Có kỹ năng xử lý làm tăng giá trị thông tin;

- Có khả năng sàng lọc và đánh giá thông tin;

- Có khả năng thu thập và bổ sung;

- Có khả năng thu thập và xử lý thông tin;

- Có khả năng thu thập, bổ sung;

- Có khả năng tổ chức, bổ sung;

- Có khă năng tổ chức, quản lý thông tin;

- Năng động sáng tạo, tinh thần đồng đội cao, có tầm nhìn chiến lược biết xây dựng dự

án

Hiện nay, đã có nhiều dự án TVĐT tiến hành ở Việt Nam, đặc biệt là tại các trường đại học, các viện nghiên cứu Chính vì vậy nhu cầu về cán bộ TVĐT rất lớn Nhưng ở Việt Nam thì các cơ sở đào tạo lại chưa có chương trình đào tạo TVĐT chính quy, hoàn chỉnh và bài bản Các chương trình đào tạo đã trở nên quá lac hậu Chính vì vậy "nguồn nhân lực đào tạo ra không có kiến thức nền cũng như các kỹ năng cần thiết để xây dựng và phát triển thư viện số"[14]

Việc xây dựng và phát triển TVĐT đòi hỏi kiến thức về khoa học máy tính và khoa học TT-TV CNTT làm hạ tầng phát triển TVĐT còn khoa học TT-TV giúp phát triển nội dung của TVĐT

Chính vì vậy yêu cầu đối với cán bộ thư viện là phải có kiến thức liên thông của hai lĩnh vực khoa học này

1.3 Thư viện điện tử trong hệ thống các trường đại học của Việt Nam

1.3.1 Tình hình chung trong việc xây dựng thư viện điện tử ở hệ thống thư viện đại học Trong hơn 10 năm vừa qua, thư viện đại học (TVĐH) đã có nhiều chuyển biến mạnh mẽ theo hướng tích cực TVĐH đã nhận được sự quan tâm của lãnh đạo các bộ, ngành và các trường đại hộc nên một loạt các dự án từ nguồn vốn vay của Ngân hàng thế giới cũng như ngân sách nhà nước và các chương trình hợp tác song phương giữa các trường đã được thông qua Hơn 30 TVĐH đã dần chuyển sang mô hình thư viện hiện đại với những bước đi căn bản cho sự hình thành và phát triển thư viện điện tử.[15]

Các TVĐH đều có nét nổi bật là cơ sở hạ tầng CNTT khá vững chắc Các thư viện đều thiết lập được mạng nội bộ, nhiều thư viện đã kết nối với mạng diện rộng của trường và mạng INTERNET Đường truyền với tốc độ cao Hệ thống máy chủ khá mạnh với hàng trăm PC tại

Các thư viện đều sử dụng phần mềm tích hợp để quản trị Các phần mềm này đa số được mua ở các công ty tin học trong nước như các phần mềm ILIB (Công ty CMC); LIBOL (Công

ty Tinh Vân); ELIB (Công ty Nam Hoàng); Vebrary (Công ty Lạc Việt) Hoặc một số phần mềm mua của nước ngoài như của Thư viện Trung tâm tại ĐHQG Tp HCM, Thư viện trường

ĐH Bách Khoa Hà Nội hoặc có những phần mềm thư viện đó tự xây dựng như ở thư viện

ĐH KHTN ĐHQG Tp HCM Các phần mềm này tuy mức độ hỗ trợ có khác nhau nhưng đều đảm bảo hỗ trợ các chuẩn nghiệp vụ như: Biên mục MARC, phân loại DDC, chuẩn Z39.50 [15]

Nhìn chung, ở các TVĐH đều có các sản phẩm và dịch vụ hết sức đa dạng Các sản phẩm thông tin phổ biến là các CSDL thư mục; CSDL tóm tắt hoặc toàn văn; thông báo sách mới; bản tin điện tử Ngoài các sản phẩm do mua, biếu, trao đổi thì một số thư viện đã tự xây dựng được các CSDL đặc thù như: CSDL thư mục tổng quát; CSDL sách; bài giảng điện tử; CSDL đề tài và kết quả nghiên cứu khóa học [15]

Dịch vụ tìm tin trực tuyến (OPAC) được cung cấp cho bạn đọc ngay tại thư viện hoặc từ

xa thông qua mạng Internet Ngoài CSDL của thư viện mình, các thư viện còn hỗ trợ NDT tìm kiếm thông tin của các CSDL của các cơ quan TT - TV khác trong và ngoài nước thông qua việc kết nối trực tuyến, thu thập hoặc cài đặt vào máy chủ

Bằng việc tạo lập cổng thông tin (portal), các thư viện lớn đã tạo điều kiện cho bạn đọc

sử dụng nhiều dich vụ mới như giới thiệu bộ sưu tập số; giao tiếp trực tuyến; hộp thư điện tử;

Viê ̣c các TVĐH thường xuyên được tham gia các lớp tập huấn về TVĐT được tổ chức tại Liên hiệp TVĐH ở phía Bắc và phía Nam đã giúp cung cấp, trang bị nhiều kiến thức và kinh nghiệm vô cùng quý báu trong việc xây dựng và hoạt động của thư viện điện tử

Tuy có rất nhiều điều kiện thuận lợi để phát triển nhưng TVĐH cũng không tránh khỏi một số thiếu sót như:

- Các CSDL của thư viện chư được xây dựng theo các chuẩn thống nhất mà vấn được xây dựng theo các chuẩn khác nhau;

- Vấn đề bản quyến vẫn chưa được chú trọng, vẫn có những bộ sưu tập sách điện tử chưa tuân thủ quy định xin phép cuất bản và công bố;

- Về đội ngũ cán bộ thư viện còn thiếu và yếu về kiến thức nghiệp vụ TT-TV và kiến thức về CNTT Phương pháp và quy trình xây dựng các bộ sưu tập số còn chấp vá và không đúng quy trình ;

- Việc đáp ứng các chuẩn nghiệp vụ như MARC 21, Dublincore, Edifact còn nhiều thiếu sót;

- Hệ thống tìm kiếm chưa linh hoạt và tạo điều kiện thuận lợi cho NDT

1.3.2 Xây dựng thư viện điện tử tại hai Đại ho ̣c Quốc gia

ĐHQG Hà Nội và ĐHQG Tp HCM là hai cơ sở đào tạo có chất lượng, và cũng là hai trường tiêu biểu đại diện cho các trường đại học trong hệ thống trường đại học trong cả nước Trong thành phần ĐHQG Hà Nội và ĐHQG Tp HCM còn các trường đại học thành viên Chính vì vậy việc tìm hiểu TVĐT ở hai Đa ̣i ho ̣c này cũng cho thấy phần nào việc xây dựng thư viện điện tử ở các trường đại học

1.3.2.1 Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

Mạng máy tình trung tâm có cấu trúc hình sao, được chia ra làm 04 mạng cục bộ Toàn mạng có 05 máy chủ, 135 máy trạm, 05 switch và 28 hub Máy chủ sử dụng hệ điều hành Window 2000 Advance Server và Window 2003 Server Quản trị CSDL là quản trị SQL Server 2000 Các máy trạm sử dụng Window XP

- Về phần mềm:

Thư viện sử dụng phần mềm quản trị thư viện Libol 5.5 (Năm 2001 là Libol 5.0 và đến năm 2004 nâng cấp lên là Libol 5.5) Trong qua trình hoạt động đã vận hành được 8/10 Module, chưa sử dụng Module phát hành và liên thư viện Hiện tại phần mềm đã áp dụng thực

tế các nghiệp vụ thư viện thông thường như: quản lý mượn, trả, biên mục, theo AACR2 và MARC 21

Ngoài ra, thư viện còn sử dụng một số phần mềm khác như: phần mềm kế toán, phần mềm quản lý cán bộ khoa học của Bộ giáo dục và đào tạo, phần mềm quản lý công văn do ĐHQG cấp

- Về nguồn tin điện tử Việc phát triển nguồn thông tin số hóa được thực hiện bằng hai phương thức là tự xây

- CSDL do trung tâm xây dựng đến năm 2007:

- CSDL Sách( 128.000 biểu ghi,)

- CSDL Tạp chí (2.145 biểu ghi)

- CSDL thư mục và tóm tắt: 7 CSDL thư mục và tóm tắt gồm Luận án Tiến sỹ; Luận văn Thạc sỹ được bảo vệ ở ĐHQG Hà Nội; thác bản văn bia Đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ, cấp ĐHQG, cấp Nhà nước đã nghiệm thu; Khoa học công nghệ; các công trình nghiên cứu khoa học kỷ niệm 100 năm ĐHQG; môn học; bài trích tạp chí;

- CSDL toàn văn bài giảng điện tử; sách điện tử; giáo trình điện tử;

- CSDL do mua hoặc trao đổi;

+ CSDL trên CD-ROM (nguồn tin offline) + Wilson Applied Science & Technology Fulltext + Wilson Humanities Abstracts Fulltext

+ Wilson Education Abstract Fulltext + Derwent Biotechnology Abstract/Quarterly Updates + Econlit 1969 - Present /Monthly Updates

+ CSDL trực tuyến (nguồn tin online)

08 CSDL : Omnilife, EBSCO, ACM, IEEE CS, Springerlink, ASME, ACS - American Chemical Society, Ebrary - Life & physical Sciences;

04 CSDL điện tử của nhà xuất bản CRC: MathnetBase, IT KnowledgenetBase, NanotBase, MaterialnatBase

Các tài liệu số hóa được lưu trên CD, trên ổ cứng và tủ quang Phương thức phân phối tài liệu được thực hiện cả trên Intranet, internet và ổ đọc CD

Bạn đọc được sử dụng các dịch vụ tra cứu thư mục và truy cập toàn văn, liên kết đến các thư viện khác.[15]

1.3.2.2 Thư viện Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh

- Xây dựng thư viện điện tử tại ĐHKHTN

Thư viện sử dụng phần mềm mã nguồn mở thư viện số Greenstone giúp tạo lập những

bộ sưu tập thông tin chuyên ngành

Cổng thông tin tích hợp điện tử từ mọi nguồn Ngoài truy cập đến phần tin tức, tra cứu nhanh và bộ sưu tập, độc giả sẽ được liên kết đến website các cơ quan chính quyền như Đảng Cộng Sản Việt Nam, ủy ban Nhân dân các tỉnh, thành phố, các trường đại học trong nước và nước ngoài; các cơ quan báo chí; các thư viện; các bộ máy tra cứu bằng tiếng việt cũng như của nước ngoài Cổng thông tin được kết nối trực tiếp với tài nguyên thông tin của ĐHQG

Tp HCM bao gồm 14 CSDL điện tử ĐHQG Tp HCM, 13 tài nguyên thông tin thư viện số, 5 kết nối đến nguồn tin thư viện số nước ngoài

Tài nguyên thông tin bao gồm: CSDL thư mục, CSDL CD-ROM, CSDL trực tuyến, bộ sưu tập số, Các bộ sưu tập số này hết sức đa dạng và phong phú

Dịch vụ tra cứu thông tin đáp ứng được mọi nhu cầu của sinh viên, giảng viên, nhà nghiên cứu, doanh nghiệp, Thông tin được cung cấp bao gồm: Danh mục tài liệu dạng thư tịch; tài liệu điện tử dạng text, HTML, PDF; tài liệu đa phương tiện; hình ảnh; âm thanh; Đặc biệt thông tin có thể được tổ chức thành các bộ sưu tập trên CD-ROM phục vụ tìm theo tên tác giả, nhan đề, từ khóa, Ta cứu OPAC, tra cứu CSDL KHTN có thể truy cập đến CSDL sách, tạp chí, luận văn, Tra cứu qua cổng Z39.50 có thể kết nối máy chủ của Thư viện Quốc hội Mỹ, thư viện đại học Quốc gia Úc, Thư viện Quốc gia Canada, thư viện Oxford.[15]

- Xây dựng thư viện điện tử tại Thư viện Trung tâm

Thư viện trung tâm được xây dựng nhờ dự án QIC (nguồn vay của Ngân hàng Thế giới) Thư viện đã sớm tập trung đầu tư về cơ sở hạ tầng CNTT và nguồn tài nguyên số hóa

Thư viện đã mua phần mềm quản trị thư viện của nước ngoài Phần mềm đã đáp ứng được nhu cầu quản trị thư viện hiện đại và đã được sử dụng tại nhiều thư viện trên thế giới Ngoài ra, thư viện còn sử dụng phần mềm thư viện số Dspace

Hệ thống mạng gồm 06 máy chủ có cấu hình mạnh và hơn 200 PC Tốc độ đường truyền mạng LAN là 1 GB/s, khă năng kết nối ngoài là 1 MG/s Hệ thống mạng nội bộ và Internet đều được đầu tư

Nguồn tài nguyên số được coi là lớn nhất trong hệ thống thư viện đại học với 09 CSDL tóm tắt và toàn văn Trong đó có nhiều CSDL có giá trị khoa học cao.[15]

1.4 Tóm lược:

Như vậy, ta có thể thấy được những thay đổi của bốn yếu tố cấu thành thư viện từ thư viện truyền thống và TVĐT Từ thư viện truyền thống chuyển thành TVĐT đã có những biến đổi về chất

Bên cạnh đó, ta cũng thấy được hệ thống thư viện các trường đại học đang có những chuyển biến ma ̣nh mẽ

CHƯƠNG 2 THƯ VIỆN HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ

2.1 Quá trình hình thành và phát triển của thư viện Học viện Chính trị

Học viện Chính trị là một đơn vị dẫn đầu và là một trung tâm lớn có nhiệm vụ đào tạo cán bộ chính trị và nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn và quân sự của Quân đội cũng như của đất nước

Tháng 7 năm 1951 nhằm đảm bảo cho quân đội hoàn thành mọi nhiệm vụ, Tổng quân

ủy quyết định thành lập trường Chính trị Trung cấp Quân đội Nhân dân Việt Nam (tiền thân của Học viện Chính trị ngày nay) và giao cho đồng chí Nguyễn Chí Thanh, Chủ nhiệm Tổng cục Chính trị làm giám đốc

Ngày 25 tháng 10 năm 1951, Học viện Chính trị vinh dự được đón chủ tịch Hồ Chí

viên,cán bộ, học viên trong nhà trường luôn ghi nhớ lời dạy của Người: "Phải cố gắng học tập

về mọi mặt chính trị, quân sự Quân sự mà không có chính trị như cây không có gốc, vô dụng lại có hại "

Để ghi nhớ công lao to lớn chỉ bảo của Người, Học viện Chính trị đã lấy ngày 25 tháng

10 hàng năm là ngày truyền thống của Học viện

Trải qua 60 năm xây dựng và phát triển, Học viện Chính trị ngày nay đã trở thành trung tâm giáo dục đào tạo, nghiên cứu khoa học hàng đầu của Quân đội và của quốc gia Học viện đã đào tạo được hàng vạn cán bộ chính trị, giảng viên, cán bộ nghiên cứu khoa học xã hội

và nhân văn cho các cơ quan đơn vị, nhà trường, các trung tâm nghiên cứu trong và ngoài Quân đội

Trải qua hơn nửa thế kỷ xây dựng và trưởng thành, dưới sự lãnh đạo của ban chấp hành TW Đảng, Đảng ủy Quân sự TW, sự chỉ huy của Bộ Quốc phòng và Tổng Cục Chính trị, Học viện Chính trị đã theo sát những bước phát triển của Quân đội Nhân dân Việt Nam, đã không ngừng trưởng thành, hoàn thành thắng lợi mọi nhiệm vụ mà Đảng và Nhà nước đã giao cho

2.2 Quá trình hình thành và phát triển của Phòng Thông tin KHQS

Để hoàn thành nhiệm vụ đào tạo của Học viện, thì việc hình thành một thư viện phục vụ cho các đối tượng người dùng tin trong Học viện là một điều tất yếu

Ngay từ những ngày đầu thành lập Học viện thì đã xuất hiện các hình thức manh nha của Thư viện với hình thức là các tủ sách lưu động ở các khoa

Nhưng nhu cầu của các đối tượng NDT trong Học viện ngày càng gia tăng Chính vì vậy ngày 23/12/1976 thực hiện quyết định của Bộ tổng tham mưu, Phòng tư liệu thư viện được thành lập

Tháng 8 năm 1998, Phòng được đổi tên thành Phòng Thông tin Khoa học Môi trường Đến tháng 5 năm 2006, theo đề nghị của chỉ huy Phòng Thông tin Khoa học Môi trường và được sự đồng ý của Ban thường vụ Đảng ủy, Ban giám đốc Học viện đã đổi tên Phòng Thông tin Khoa học Môi trường thành Phòng Thông tin Khoa học Quân sự và quyết định lấy ngày 23 tháng 12 hàng năm là ngày truyền thống của Phòng

Phòng Thông tin KHQS là một bộ phận trong mạng lưới thông tin thư viện Quân đội

và là một bộ phận hỗ trợ giúp Học viện thực hiện tốt nhiệm vụ đào tạo của mình.Quy chế tổ chức và hoạt động của Phòng: " Hoạt động thông tin Khoa học ở Học viện Chính trị có nhiệm vụ đảm bảo thông tin phục vụ lãnh đạo, chỉ huy Học viện, phục vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học Tổ chức khai thác quản lý, lưu giữ và phổ biến thông tin từ mạng Intranet, Internet đến các tổ chức cá nhân trong Học viện theo đúng quy chế của Bộ Quốc phòng và Ban giám đốc Học viện Phòng Thông tin KHQS có trách nhiệm khai thác, quản lý, xử lý, lưu giữ và phổ biến các loại ấn phẩm thông tin như sách kinh điển, từ điển bách khoa Tất cả các thông tin thu thập được phải có nội dung lành mạnh phục vụ thiết thực các nhiệm vụ của Học viện."

2.3 Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của Phòng

Hoạt động thông tin của Phòng Thông tin KHQS luôn theo sát các nhiệm vụ chiến lược cũng như sách lược của Học viện đề ra, luôn gắn liền với sự phát triển của Học viện.Chính vì vậy Phòng Thông tin KHQS đã xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của mình

Chức năng:

Phòng Thông tin KHQS cũng có những chức năng như các các cơ quan TT-TV khác như: chức năng thông tin, chức năng giáo dục, chức năng giải trí và chức năng văn hóa Tuy nhiên, chức năng thông tin là chức năng quan trọng và nổi bật hơn cả Phòng Thông tin KHQS chuyên cung cấp thông tin, cung cấp tài liệu phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập nghiên cứu khoa học cho các cán bộ, giảng viên và học viên trong Học viện

Nhiệm vụ:

Phòng Thông tin KHQS không chỉ là một bộ phận của Học viện mà còn là một bộ phận trong mạng lưới thông tin thư liệu của Quân đội Nhân dân Việt Nam Chính vì vậy, Phòng Thông tin KHQS có những nhiệm vụ như:

+ Tổ chức xây dựng và trình giám đốc phê duyệt kế hoạch công tác Thông tin khoa học xã hội và quân sự trong Học viện và theo dõi kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đã đề ra;

+ Nghiên cứu nhu cầu tin của NDT trong Học viện Tổ chức tạo nguồn, thu thập, bảo quản và lưu giữ nguồn tài liệu, tư liệu về khoa học xã hội và nhân văn, quân sự Xây dựng được vốn tài liê ̣u đáp ứng nhu cầu phát triển giáo dục, đào tạo và nghiên cứu khoa học trong Học viện.Đăm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác đúng đối tượng Nghiên cứu phương

thức tổ chức, sắp xếp bảo quản vốn tài liệu hợp lý nhằm phục vụ bạn dọc một cách có hiệu quả;

+ Tổ chức triển khai và áp dụng công nghệ vào hoạt động thông tin - thư viện; + Hướng dẫn và chỉ đạo các đơn vị đầu mối trong Học viện về công tác tổ chức TT

- TV Tổ chức bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn và nghiệp vụ cho cán bộ thư viện và những giáo viên làm công tác kiêm nghiệm công tác Thông tin khoa học ở các đơn vị đầu mối trong Học viện.Hướng dẫn NDT trong Học viện về kỹ năng khai thác và sử dụng thông tin tư liệu;

+ Tuyên truyền và phổ biến kiến thức khoa học và các thành tự khoa học xã hội nhân văn và quân sự cũng như các ngành hoa học khác;

+ Phối hợp các đơn vị trong và ngoài quân đội xuất bản các ấn phẩm thông tin khoa học, tổ chức các hoạt động trao đổi thông tin giữa các đơn vị, cơ quan TT- TV trong và ngoài Quân đội;

+ Ứng dụng hiệu quả CNTT vào các khâu trong hoạt động TT- TV: Tiến tới làm chủ CNTT trong hoạt động thông tin tư liệu ( thư viện điện tử) và ngân hàng dữ liệu ( CSDL toàn văn và CSDL thư mục)

- Bộ máy tổ chức của Phòng:

Hình 1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của Phòng Thông tin KHQS Phòng Thông tin KHQS gồm hai bộ phận : Ban Thông tin và Ban Thƣ viện

Ban Thông tin có các nhiệm vụ:

+ Tổ chức các hội nghị thông tin định kỳ và không định kỳ, giới thiệu sách mới, các hoạt động thông tin thƣ mục tạo điều kiện cho độc giả khai thác và sử dụng thông tin có hiệu quả;

+ Bảo đảm việc biên soạn, in ấn, tổ chức dịch vụ và các hoạt động thông tin;

+ Nghiên cứu nhu cầu tin, tổ chức thu thập khai thác dữ liệu;

+ Xử lý thông tin và khai thác CSDL;

+ Cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo và các đề tài nghiên cứu khoa học;

+ Quản lý thƣ viện điện tử

Ban Thƣ viện có các nhiệm vụ:

+ Tiến hành bổ sung và xử lý tài liệu, đáp ứng nhu cầu, phục vụ tài liệu đủ và đúng đối tƣợng Phục vụ tốt nhu cầu giảng dạy, nghiên cứu và học tập;

Phòng Thông tin KHQS

Ban Thông tin

Ban Thƣ viện

Tổ cấp phát SGK,

GT

Tổ phục vụ

phòng đọc

Tổ phục vụ

phòng mƣợn

Tổ xử

lý tài liệu đầu vào

Tổ xử

lý thông tin

Tổ chế bản điện tử