HOÀN THIỆN KẾT QUẢ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Từ những thông tin thu thập và bản sơ lược ở trên, chúng em xây dựng cụ thể 3 bản: Bản mô tả công việc, Bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc, Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Họ tên Lớp : : Nội dung Bản mô tả công việc tiêu chuẩn công việc: Bản mô tả công việc Một mô tả công việc văn nêu nhiệm vụ trách nhiệm liên quan tới công việc giao điều kiện người làm nhiệm vụ Bản mô tả công việc phải viết ngôn ngữ đơn giản, tạo so sánh với công việc khác dễ hiểu người giao người nhận công việc Ý nghĩa mô tả công việc - Để người biết họ cần phải làm - Định mục tiêu tiêu chuẩn cho người làm nhiệm vụ - Công việc không bị lặp lại người khac làm - Tránh tình va chạm - Mọi người biết làm làm nhiệm vụ • Những thông tin mô tả công việc cần có: Không có mẫu chuẩn dành cho tất mô tả công việc có nhiều công việc khác nhau.Tuy nhiên mô tả công việc cho hiệu gồm thông tin sau: - Tên công việc người tuyển vào cho việc vị trí sơ đồ tổ chức, nơi làm việc: thành phố nào, nhà máy nào, phòng nào, máy móc v.v - Công việc cần thực hiện: Có mô tả xác người thực công việc đó, người tiến hành lại làm công việc Xác định phạm vi mục đích công việc Những hướng dẫn chi tiết bao gồm công việc giao, nhiệm vụ cụ thể, phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, quan hệ công việc, phương pháp cụ thể, thiết bị kĩ thuật, điều kiện làm việc ví dụ cụ thể diễn đạt theo trình tự thời gian logic - Chỉ dẫn chi tiết công việc: Những kĩ tinh thần (nền tảng giáo dục, kiến thức công việc, trách nhiệm công việc) kĩ thể chất, điều kiện làm việc yếu tố quan trọng mô tả công việc - Tiêu chuẩn thực công việc: Hầu hết mô tả công việc nêu rõ nhiệm vụ cụ thể không yêu cầu cần phải thực tốt công việc mức Những tiêu chuẩn việc thực công việc loại bỏ yếu tố không rõ ràng 2 Nội dung mô tả công việc Bản mô tả công việc tiến hành theo bước: lập kế hoạch, thu thập thông tin, viết lại phê chuẩn Bước Lập kế hoạch: Việc chuẩn bị tốt dẫn tới kết tốt Giai đoạn chuẩn bị cần phải xác định trách nhiệm công tác kiểm tra đánh giá? - Công việc nhằm đạt gì? (Nhiệm vụ) - Người đảm đương công việc cần phải nỗ lực nào? (Trách nhiệm) - Kết công việc đánh nào? (Kiểm tra) Bước Thu thập thông tin: Điều quan trọng thu thập thông tin đầy đủ để đặt công việc vào hoàn cảnh có liên quan đến công việc khác cấu tổ chức thông báo mối quan hệ có liên quan Vị trí công việc miêu tả rõ sơ đồ Bước Phác thảo mô tả công việc: Điều nghĩa chuyển thông tin thu thập thành mô tả công việc nhằm mục đích giúp người làm công việc người quản lý hình dung tranh giống bao quát phạm vi công việc Bản mô tả công việc người làm công việc người quản lý soạn, người quản lý viết thảo sau thảo luận với người đảm đương công việc Bước Phê chuẩn mô tả công việc: Người làm công việc người quản lý phải thảo luận trí văn mô tả công việc Người làm công việc người giám sát người quản lý phải thống xem nên giải người làm công việc gặp phải vấn đề cần giải Người quản lý cần đạo cấp cho thống mô tả công việc đảm bảo công việc tiến hành thuận lợi mà kẽ hở chồng chéo lên VD:MÔ TẢ CÔNG VIỆC VỊ TRÍ NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ I/ Thông tin chung: Vị trí Bộ phận Quản lý trực tiếp II/ Mục đích công việc Thực hoạt động hành chánh công ty Thời gian làm việc III/ Nhiệm vụ cụ thể: Theo dõi, kiểm tra nhân viên vệ sinh thực công việc, tình hình công tác vệ sinh tuần kiểm tra lần theo mẫu Phòng HCNS (2/4/6 buổi sáng) Lập danh sách dụng cụ, giấy sinh hàng tháng Xác định định mức dụng cụ vệ sinh phận, tổ chức mua, cấp phát theo dõi việc sử dụng Quản lý việc thu gom rác, hợp đồng rác Lập sơ đồ thùng rác cho văn phòng, cách thức lưu chuyển rác, thời hạn hợp đồng rác Hàng tuần lập biên kiểm tra việc thu gom tác công ty, báo cáo TP HCNS Làm thủ tục đăng báo liên hệ với quan nhà nước để thực hoạt động hành chánh văn phòng Quản lý thực hợp đồng giữ xe Theo dõi số lượng xe trung bình gởi hàng tháng, theo dõi thời hạn hợp đồng, cách thức giữ xe, tư vấn áp dụng biện pháp giữ xe an toàn cho CNV Công ty Hàng tháng lập biên kiểm tra việc giữ xe công ty Quản lý mối quan hệ với quan quyền địa phương, tổ chức xã hội nghề nghiệp Lập danh sách quan quyền đia phương theo biểu mẫu danh sách nhà cung ứng Ghi thời gian phải xây dựng mối quan hệ Quản lý hoạt động đồng hồ treo tường Lập sơ đồ loại đồng hồ treo tường, thời hạn phải thay pin, định kỳ theo thời hạn pin để thay pin theo yêu cầu Quản lý hệ thống nước uống Lập sơ đồ phận cần nước uống, loại bình sử dụng, định mức sử dụng tuần, xác định số lần bên nhà cung ứng chuyển nước, lập báo cáo nước hàng tháng Lập biểu đồ lượng điện sử dụng hàng tháng báo cáo đề xuất cho TP cách thức giảm tiền điện Quản lý hợp đồng thuê điện văn phòng Hàng ngày đọc báo để nắm thông tin cắt điện văn phòng Khi có thông tin cắt điện, lập thông báo trình TP kỳ chuyển cho phận liên quan trước ngày điện bị cắt để phận chuẩn bị công việc Dán dẫn sử dụng cho công tắc công tắc điện (ép keo trong) 10 Lập biên kiểm tra nhà văn phòng theo biểu mẫu 02 tuần/lần, trình TP phương án sửa chữa, thay 11 Quản lý hệ thống nước sinh hoạt (bơm nước lần/ngày, lúc 11 giờ) Quản lý hợp đồng thuê nước sinh hoạt, xử lý cố nước, báo cáo số lượng nước sử dụng văn phòng, lập biểu đồ lượng nước sử dụng hàng tháng báo cáo đề xuất cho TP cách thức giảm tiền nước 12 Quản lý sách thư viện Lập danh sách loại sách thư việc công ty, lập mã số loại sách, lập sổ cho mượn sách 13 Quản lý loại hợp đồng Phòng HCNS Lập file để lưu loại hợp đồng theo thứ tự danh mục Danh mục hợp đồng gồm loại sau: Stt, số hợp đồng, ngày ký hợp đồng, thời hạn hợp đồng, tên đối tác, mã hợp đồng tham khảo 14 Quản lý photo đăng ký kinh doanh có công chứng, hàng tháng kiểm tra số đăng ký kinh doanh còn, để lập kế hoạch công chứng tiếp Số công chứng tồn 20 15 Chuẩn bị họp theo lịch họp tiếp tân, chuẩn bị gồm nước, ly, viết bảng, ghẻ lau bảng, lau bàn –ghế trước họp diển 30 phút Thư ký HC thông báo lịch họp sau nhận thông tin, lập thư mời họp (nếu yêu cầu) chuyển thư mời họp, chuẩn bị tài liệu phân công Trước họp diển thư ký HC có trách nhiệm nhắc lại thành viên tham gia họp Trường hợp họp thường kỳ BGĐ thư ký hỏi người chủ trì thời gian họp thông báo lại cho thành viên khác biết 16 Làm thủ tục mua tất loại vật tư bên thuộc trách nhiệm phòng HCNS trừ VPP tiếp tân làm thủ tục mua 17 Photo giấy tờ theo yêu cầu BGĐ, TP HCNS 18 Chủ động hỗ trợ tiếp tân việc xử lý (nhận, trả lời, lưu chuyển) điện thoại, thư tín, fax 19 Chủ động hỗ trợ tiếp tân việc tổ chức lể tân, tiếp đón khách hàng 20 Hỗ trợ tiếp tân chuyển công văn, tài liệu cho phận liên quan 21 Thực công tác hành chánh TP 22 Lập kế hoạch công tác hàng tuần chuyển TP duyệt vào thứ bảy hàng tuần 23 Thực công việc khác BGĐ, Trưởng phòng phân công IV/ Tiêu chuẩn: Trình độ học vấn/chuyên môn: – Có Trung cấp trở lên thuộc lĩnh vực Hành văn phòng, Khoa học xã hội nhân văn., sư phạm, Lưu trữ văn thư, thư ký văn phòng – Vi tính văn phòng tương đương loại B trở lên – Tiếng Anh trình độ A trở lên – Có kiến thức công tác hành chánh Kỹ năng: – Chữ viết đẹp rõ ràng – Kỹ giao tiếp tốt – Kỹ soạn thảo công văn, thông báo tốt – Sử dụng thành thạo Word, Excel Kinh nghiệm: – Ít năm kinh nghiệm vị trí quản lý hành chánh, thư ký, tiếp tân Phẩm chất cá nhân: – Phẩm chất đạo đức: trung thực, nhanh nhẹn – Khéo léo tế nhị giao tiếp Nội dung bảng tiêu chuẩn công việc: Các công việc đa dạng nên yêu cầu công việc đa dạng, phong phú Những yêu cầu chung bảng tiêu chuẩn công việc là: - Trình độ văn hoá, chuyên môn khoá đào tạo qua - Các môn học chủ yếu khoá đào tạo, kết thi môn học chủ yếu tốt nghiệp Trình độ ngoại ngữ: cần biết ngoại ngữ mức độ đọc, nghe viết - Thâm niên công tác nghề thành tích đạt - Tuổi đời; Sức khoẻ; Ngoại hình; Năng khiếu đặc biệt yêu cầu đặc biệt - Hoàn cảnh gia đình; Tham vọng cầu tiến, sở thích, nguyện vọng cá nhân - Các tiêu chuẩn đặc thù khác theo yêu cầu công việc Công việc đa dạng, nên yêu cầu công việc đa dạng Nhưng nhìn chung yếu tố chung thường đề cập tiêu chuẩn công việc là: – Trình độ học vấn – Trình độ chuyên môn – Các kỹ cần thiết cho công việc – Kinh nghiệm cần có để thực công việc: thâm niên nghề, thành tích kỷ lục đạt – Trình độ ngoại ngữ: cần biết ngoại ngữ mức độ – Các phẩm chất cá nhân: tuổi đời, sức khỏe, ngoại hình, tham vọng cầu tiến, hoàn cảnh gia đình , nghị lực ,mức độ thích nghi với hoàn cảnh, khả làm việc độc lập, khả chịu căng thẳng hay áp lực công việc … – Một số yêu cầu đặc biệt khác cần thiết cho hoàn thành công việc Ví dụ: Bản tiêu chuẩn công việc – Thư ký phận sản xuất TÊN CÔNG VIỆC : TÍNH CHẤT CÔNG VIỆC : Thư ký Kỹ sư trưởng khí Dài hạn Trình độ học vấn Trình độ học vấn cần thiết : Phổ thông trung học Ngành học :Chuyên môn hóa rộng Kiểm tra văn hóa công ty tổ chức Chức danh nghề nghiệp : Không đòi hỏi Đào tạo cấp chuyên môn : Ưu tiên người đào tạo thư ký không bắt buộc *Kiến thức / Kỹ cần thiết: -Tốc độ đánh máy vi tính 60 từ / phút nhanh -Các kỹ máy tính *Yêu cầu thể chất -YÊU CẦU SỨC KHỎE : Có thể ngồi làm việc lâu Đôi thực tế người ta trình bày mô tả công việc tiêu chuẩn công việc VÍ DỤ: Bản mô tả công việc tiêu chuẩn công việc Chức danh công việc: Trưởng ca Mục đích vị trí công việc: Đảm bảo vận hành hoạt động sản xuất ca quản lý cách có hiệu an toàn thông qua việc đạo hoạt động tổ chức xếp dây chuyền sản xuất chức quản lý với tư cách người giám sát Nhiệm vụ vị trí công việc: Chỉ đạo hoạt động nhân sản xuất phối hợp với hoạt động nhân bảo dưỡng Bảo đảm truyền đạt thông tin giải thích cho nhân viên vầ sách nhân sản xuất 3 Quản lý chương trình bảo dưỡng cần thiết thông qua thu thập yêu cầu bảo dưỡng,lên lịch ghi chép theo dõi hoạt động bảo dưỡng Quản lý thủ tục giao ca phân xưởng sản xuất Thực việc tập huấn đào tạo chương trình an toàn lao động, nâng cao chuyên môn cho nhân viên cấp Lên lịch làm việ , phân công người đảm nhiệm chịu trách nhiệm giải cho nhân viên nghỉ phép Đảm nhận nhiệm vụ theo dõi thời gian làm việc công nhân cập nhật thông tin liên quan đến tình hình sản xuât nhân phận phụ trách Xây dựng dự đoán chịu trách nhiệm mức độ dự trữ nguyên vật liệu khu vực sản xuất phụ trách Đánh giá kết công việc hàng kyfcuar công nhân viên mà phụ trách 10 Góp ý cho nhân viên vấn đề chuyên môn công việc liên quan đến công việc Yêu cầu thể lực: Phải lại trèo cầu thang Các mối quan hệ báo cáo: Trưởng ca báo cáo trực tiếp liên qurn đốc phân xưởng sản xuất trưởng ca đạo giám sat hoạt động nhân viên kiểm tra vậ hành thiết bị điện, nước người phaancoong quyền Đồng thời phối hợp hoạt động với nhân viên bảo dưỡng ca Yêu cầu trình độ kỹ công việc: - Học vấn: Trình độ trung cấp công nhân lỹ thuật - Kinh nghiệm làm việc phân xưởng: năm giữ vị trí tổ trưởng - Các kinh nghiệm khác: Hiểu biết nghề may, thêu có năm làm vieevj Doanh nghiệp Các kỹ kiến thức cần có: Hiểu biết cấu tổ chức doanh nghiệp Hiêu biết cac vấn đề kỹ thuật để vận hành máy kiểm soat trình vận hành máy thiết bị xưởng sản xuất Có khả tính toán sơ đẳng Có kỹ giao tiếp biết làm tốt thị cấp Có kỹ giám sat nhân viên quyền thời gian Chất lượng sản phẩm Thông tin phân tích công việc khởi đầu cho tuyển dụng nhân viên, tạo cho việc bố trí người việc Những thông tin giúp để đánh giá giá trị công việc sở quy trình xây dựng hệ thống tiền lương Các phân tích điều kiện làm việc mô tả công việc giúp nhà quản trị cải thiện điều kiện lao động cho nhân viên nhằm nâng cao suất lao động đồng thời bảo đảm an toàn sức khỏe cho nhân viên HOÀN THIỆN KẾT QUẢ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Từ thông tin thu thập sơ lược trên, chúng em xây dựng cụ thể bản: Bản mô tả công việc, Bản yêu cầu người thực công việc, Bản tiêu chuẩn thực công việc Phạm vi quyền hạn ... ngồi làm việc lâu Đôi thực tế người ta trình bày mô tả công việc tiêu chuẩn công việc VÍ DỤ: Bản mô tả công việc tiêu chuẩn công việc Chức danh công việc: Trưởng ca Mục đích vị trí công việc: Đảm... tin thu thập thành mô tả công việc nhằm mục đích giúp người làm công việc người quản lý hình dung tranh giống bao quát phạm vi công việc Bản mô tả công việc người làm công việc người quản lý... thảo luận với người đảm đương công việc Bước Phê chuẩn mô tả công việc: Người làm công việc người quản lý phải thảo luận trí văn mô tả công việc Người làm công việc người giám sát người quản