Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại miền Trung là đơn vị công lập thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có chức năng đào tạo nguồn nhân lực trình độ Đại học, Cao đẳng thuộc các chuyên ngành Quản lý nhà nước, Quản trị nhân lực, Quản trị Văn phòng, Lưu trữ học. Nhằm nâng cao nhận thức, giúp sinh viên củng cố kiến thức, tiếp cận thực tế và có điều kiện kiểm nghiệm lý thuyết đã học. Đồng thời nâng cao chất lượng đào tạo chuyên ngành, phát triển kỹ năng thực hành và giáo dục truyền thống cho sinh viên. Nhà trường tổ chức cho sinh viên đi kiến tập thực tế tại các cơ quan, đơn vị theo ngành nghề đào tạo. Kiến tập ngành nghề là một nội dung quan trọng và cần thiết với mục đích đưa lý luận vào trong thực tiễn để mỗi sinh viên làm quen và rèn luyện những kỹ năng cần thiết, học hỏi, tích lũy kinh nghiệm để vận dụng vào kỳ thực tập tốt nghiệp và cuộc sống sau này. Sinh thời Bác Hồ từng chỉ dạy: “ Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng. ” Văn phòng có vị trí quan trọng trong hoạt động của một cơ quan, đơn vị. Văn phòng là nơi tập trung và cần phải có những con người hiểu biết, luôn phấn đấu vươn lên, tích cực, chủ động, sáng tạo, trung thành, tận tụy với công việc. Trong thời kỳ đẩy mạnh Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi phải có một nền hành chính đủ mạnh, giải quyết nhanh gọn, đảm bảo tính chính xác, hiệu quả công việc trong nhiều mặt của đời sống kinh tế, xã hội. Đặc biệt là công cuộc cải cách hành chính Nhà nước giai đoạn hiện nay, trong đó công tác hành chính văn phòng cũng góp phần quan trọng trong việc không ngừng cải tiến, phát huy hiệu quả và chất lượng trong quản lý, điều hành công việc của mỗi cơ quan, đơn vị. Để nâng cao kỹ năng nghề nghiệp và kiến thức thực tế cho sinh viên trong quá trình học lý thuyết tại trường. Được sự chấp thuận của Giám đốc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cơ sở Miền Trung và đồng ý của lãnh đạo cơ quan, tôi được nhận về kiến tập tại Văn phòng HĐND – UBND Thành phố Đồng Hới. Đây chính là môi trường thuận lợi để tôi có thể tiếp cận với những kỹ năng, nghiệp vụ về quản trị văn phòng. Trong thời gian kiến tập 1 tháng từ ngày 06/7/2015 đến ngày 31/7/2015, tôi đã nhận được sự hướng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình của các cô, các chú, các anh chị trong Văn phòng cùng sự hướng dẫn của các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng, tôi đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm, vốn kiến thức, nghiên cứu thu thập các tài liệu phục vụ cho bài báo cáo của mình. Nội dung phần báo cáo gồm có 3 phần : Phần I : Khảo sát công tác Văn phòng của Văn phòng HĐND – UBND Thành phố Đồng Hới Phần II : Kết luận và đề xuất kiến nghị Phần III : Phụ lục.
Tr ườ n g Đạ i họ c Nộ i v ụ Hà N ộ i – C s Mi ề n Trung L Ờ I M ỞĐẦ U Trường Đại học Nội vụ Hà Nội miền Trung đơn vị công lập thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có chức đào tạo nguồn nhân lực trình độ Đại học, Cao đẳng thuộc chuyên ngành Quản lý nhà nước, Quản trị nhân lực, Quản trị Văn phòng, Lưu trữ học Nhằm nâng cao nhận thức, giúp sinh viên củng cố kiến thức, tiếp cận thực tế có điều kiện kiểm nghiệm lý thuyết học Đồng thời nâng cao chất lượng đào tạo chuyên ngành, phát triển kỹ thực hành giáo dục truyền thống cho sinh viên Nhà trường tổ chức cho sinh viên kiến tập thực tế quan, đơn vị theo ngành nghề đào tạo Kiến tập ngành nghề nội dung quan trọng cần thiết với mục đích đưa lý luận vào thực tiễn để sinh viên làm quen rèn luyện kỹ cần thiết, học hỏi, tích lũy kinh nghiệm để vận dụng vào tập tốt nghiệp sống sau Sinh thời Bác Hồ dạy: “ Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán lãnh đạo nắm tình hình Cán văn phòng nắm tình hình sai lãnh đạo giải công việc không ” Văn phòng có vị trí quan trọng hoạt động quan, đơn vị Văn phòng nơi tập trung cần phải có người hiểu biết, phấn đấu vươn lên, tích cực, chủ động, sáng tạo, trung thành, tận tụy với công việc Trong thời kỳ đẩy mạnh Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi phải có hành đủ mạnh, giải nhanh gọn, đảm bảo tính xác, hiệu công việc nhiều mặt đời sống kinh tế, xã hội Đặc biệt công cải cách hành Nhà nước giai đoạn nay, công tác hành văn phòng góp phần quan trọng việc không ngừng cải tiến, phát huy hiệu chất lượng quản lý, điều hành công việc quan, đơn vị SVTH: Đặng Th ị Thuận – Lớp: 1205QTVE Trang Trường Đại học Nội v ụ Hà Nội – C s Mi ền Trung Để nâng cao kỹ nghề nghiệp kiến thức thực tế cho sinh viên trình học lý thuyết trường Được chấp thuận Giám đốc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở Miền Trung đồng ý lãnh đạo quan, nhận kiến tập Văn phòng HĐND – UBND Thành phố Đồng Hới Đây môi trường thuận lợi để tiếp cận với kỹ năng, nghiệp vụ quản trị văn phòng Trong thời gian kiến tập tháng từ ngày 06/7/2015 đến ngày 31/7/2015, nhận hướng dẫn, bảo nhiệt tình cô, chú, anh chị Văn phòng hướng dẫn thầy cô khoa Quản trị văn phòng, tích lũy nhiều kinh nghiệm, vốn kiến thức, nghiên cứu thu thập tài liệu phục vụ cho báo cáo Nội dung phần báo cáo gồm có phần : Phần I : Khảo sát công tác Văn phòng Văn phòng HĐND – UBND Thành phố Đồng Hới Phần II : Kết luận đề xuất kiến nghị Phần III : Phụ lục SVTH: Đặng Th ị Thuận – Lớp: 1205QTVE Trang Trường Đại học Nội v ụ Hà Nội – C s Mi ền Trung PH ẦN I KH ẢO SÁT CÔNG TÁC V ĂN PHÒNG C ỦA V ĂN PHÒNG H ĐND- UBND THÀNH PH Ố ĐỒ NG H ỚI * Giới thiệu chung thành phố Đồng Hới: Thành phố Đồng Hới, thuộc tỉnh Quảng Bình nằm quốc lộ 1A, Đường sắt Thống Bắc Nam đường Hồ Chí Minh, có vị trí địa lý 17 o21’ vĩ độ bắc 106o10’ kinh độ đông Diện tích tự nhiên 155,54 km2 , dân số: 103.988 người Thành phố có vị trí trung độ tỉnh Quảng Bình, cách khu du lịch di sản thiên nhiên giới vườn quốc gia Phong nha - Kẻ Bàng 50 km, cách khu du lịch suối Bang 50 km, cách khu cụm Cảng biển Hòn La 60 km cửa quốc tế Cha Lo 180 km, Đồng Hới nằm dọc bờ biển, có sông Nhật Lệ chảy lòng thành phố, bờ biển với chiều dài 12 km phía Đông thành phố hệ thống sông, suối, hồ, rừng nguyên sinh phía tây thành phố thích hợp cho phát triển du lịch, nghỉ ngơi, giải trí I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND thành phố Đồng Hới Căn vào “ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003 ” Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND thành phố Đồng Hới nói riêng UBND thành phố thuộc tỉnh( gọi chung cấp huyện) nói chung quy định rõ rõ từ Điều 97 đến Điều 107 Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003, cụ thể: Chức SVTH: Đặng Th ị Thuận – Lớp: 1205QTVE Trang Trườ ng Đạ i học Nội v ụ Hà Nội – C s Mi ền Trung UBND thành phố Đồng Hới Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn UBND thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở Nhiệm vụ, quyền hạn Điều 97: - Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân thành phố Đồng Hới thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; + Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; + Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, phường xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân xã, phường thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; + Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, phường SVTH: Đặng Th ị Thu ận – L ớp: 1205QTVE Trang Tr ường Đại h ọc N ội v ụ Hà N ội – C s Mi ền Trung Điều 98: - Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai, Uỷ ban nhân dân thành phố Đồng Hới thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; + Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, phường thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thuỷ sản; + Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; + Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Uỷ ban nhân dân xã, phường; + Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, công trình thuỷ lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông địa bàn theo quy định pháp luật Điều 99: - Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân thành phố Đồng Hới thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn thành phố; + Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, phường; + Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu; phát triển sở chế biến nông, lâm, SVTH: Đặng Th ị Thuận – Lớp: 1205QTVE Trang Trường Đại học Nội v ụ Hà Nội – C s Mi ền Trung thuỷ sản sở công nghiệp khác theo đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh Điều 100: - Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân thành phố thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn thành phố; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; + Quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; + Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; + Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Uỷ ban nhân dân tỉnh Điều 101: - Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch, Uỷ ban nhân dân thành phố thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn thành phố; + Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; + Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn Điều 102: SVTH: Đặng Th ị Thuận – Lớp: 1205QTVE Trang Trường Đại học Nội v ụ Hà Nội – C s Mi ền Trung - Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân thành phố thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn thành phố tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; + Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hoá giáo dục địa bàn; đạo việc xoá mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; + Quản lý công trình công cộng phân cấp; hướng dẫn phong trào văn hoá, hoạt động trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hoá danh lam thắng cảnh địa phương quản lý; + Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; quản lý trung tâm y tế, trạm y tế; đạo kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực sách dân số kế hoạch hoá gia đình; + Kiểm tra việc chấp hành pháp luật hoạt động sở hành nghề y, dược tư nhân, sở in, phát hành xuất phẩm; + Tổ chức, đạo việc dạy nghề, giải việc làm cho người lao động; tổ chức thực phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo Điều 103: - Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường, Uỷ ban nhân dân thành phố thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: SVTH: Đặng Th ị Thuận – Lớp: 1205QTVE Trang Trường Đại học Nội v ụ Hà Nội – C s Mi ền Trung + Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương; + Tổ chức thực bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; + Tổ chức thực quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hoá địa bàn thành phố; ngăn chặn việc sản xuất lưu hành hàng giả, hàng chất lượng địa phương Điều 104: - Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban nhân dân thành phố thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phòng toàn dân; thực kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ thành phố; quản lý lực lượng dự bị động viên; đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ; + Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân xử lý trường hợp vi phạm theo quy định pháp luật; + Tổ chức thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an nhân dân thành phố vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương; + Chỉ đạo kiểm tra việc thực quy định pháp luật quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, lại người nước địa phương; + Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội Điều 105: SVTH: Đặng Th ị Thuận – Lớp: 1205QTVE Trang Trường Đại học Nội v ụ Hà Nội – C s Mi ền Trung - Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân thành phố có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến sách, pháp luật dân tộc tôn giáo; + Tổ chức thực nhiệm vụ giao chương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội tỉnh vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt; + Chỉ đạo kiểm tra việc thực sách dân tộc, sách tôn giáo; quyền tự tín ngưỡng, tôn giáo, theo không theo tôn giáo công dân địa phương; + Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự tín ngưỡng, tôn giáo lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái quy định pháp luật sách Nhà nước theo quy định pháp luật Điều 106: - Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân thành phố thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, luật, văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp; + Tổ chức thực đạo Uỷ ban nhân dân xã, phường thực biện pháp bảo vệ tài sản Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, quyền lợi ích hợp pháp khác công dân; + Chỉ đạo việc thực công tác hộ tịch địa bàn; + Tổ chức, đạo thực công tác thi hành án theo quy định pháp luật; SVTH: Đặng Th ị Thuận – Lớp: 1205QTVE Trang Trường Đại học Nội v ụ Hà Nội – C s Mi ền Trung + Tổ chức, đạo việc thực công tác kiểm tra, tra nhà nước; tổ chức tiếp dân, giải kịp thời khiếu nại, tố cáo kiến nghị công dân; hướng dẫn, đạo công tác hoà giải xã, phường Điều 107: - Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành chính, Uỷ ban nhân dân thành phố thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Tổ chức thực việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định pháp luật; + Quy định tổ chức máy nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp theo hướng dẫn Uỷ ban nhân dân cấp trên; + Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp Uỷ ban nhân dân cấp trên; + Quản lý hồ sơ, mốc, giới, đồ địa giới hành thành phố; + Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành địa phương trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua để trình cấp xem xét, định Tổ chức máy UBND thành phố Đồng Hới UBND thành phố Đồng Hới gồm có 13 phòng, ban trực thuộc : * Văn phòng HĐND – UBND thành phố * Phòng Tài Nguyên – Môi Trường * Phòng Tài Chính – Kế hoạch * Phòng Nội Vụ * Phòng Quản lý đô thị * Phòng Giáo dục Đào tạo SVTH: Đặng Th ị Thuận – Lớp: 1205QTVE Trang 10 Trường Đại học Nội v ụ Hà Nội – C s Mi ền Trung + UBND Thành phố Đồng Hới xây dựng phòng kho lưu trữ để bảo quản tài liệu, tài liệu xếp, bảo quản tốt Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm công tác văn phòng mà UBND Thành phố Đồng Hới đạt tồn số hạn chế cần khắc phục + Công việc UBND Thành phố không đều, công việc lúc lúc nhiều, công tác quản lý chưa rõ ràng + Khi ban hành văn bản, chuyên viên văn phòng chưa trọng, quan tâm đến việc lấy ý kiến phòng ban, nhiều sai sót ban hành văn + UBND Thành phố chưa ban hành văn Quy chế làm việc quan quy chế nghiệp vụ văn thư lưu trữ + Việc ứng dụng phần mềm quản lý công tác văn phòng xảy nhiều thiếu sót, cá nhân, tổ chức thường xuyên gọi đến để khắc phục cố Tổ chức đợt tập huấn phần mềm gửi nhận văn cho cán xã, phường chưa chặt chẽ thực hiệu + Phần lớn đơn vị, cá nhân chưa lập hồ sơ công việc làm + Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ nhiều hạn chế, tình trạng tài liệu rời lẻ chưa lập hồ sơ bảo quản nơi làm việc công chức, viên chức còn, gây khó khăn cho việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ chỉnh lý tài liệu II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm + Tăng cường kiểm tra, giám sát, hướng dẫn nghiệp vụ, nâng cao nhận thức lãnh đạo, nhân viên vai trò nghiệp vụ hành văn phòng + Đổi chế hoạt động để nâng cao chất lượng hiệu làm việc Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ SVTH: Đặng Th ị Thuận – Lớp: 1205QTVE Trang 47 Trường Đại học Nội v ụ Hà Nội – C s Mi ền Trung + Lựa chọn, đào tạo, tuyển dụng cán có đủ trình độ lực làm công tác Hành Văn phòng + Hoàn thiện sở vật chất, trang thiết bị phòng làm việc Chú trọng đến việc bố trí phòng làm việc theo phong thủy phòng làm việc lãnh đạo nhân viên, tạo tâm lý môi trường làm việc thoải mái + Nâng cao tinh thần đạo đức, ý thức làm việc cán công chức tinh thần trách nhiệm Xây dựng nội quy, quy định quan sở đem lại hiệu tốt Có hình thức xử lý nghiêm hành vi vi phạm nội quy quan, thường xuyên nhắc nhở chỉnh đốn lại tác phong cán hành nhà nước ý thức thực nhiệm vụ cá nhân + Thường xuyên kiểm tra, rà soát hệ thống hoá văn để thực với quy định pháp luật hành + Xây dựng ban hành đồng văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ, hành văn phòng + Tổ chức lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ tin học ứng dụng phần mềm quản lý + Tổ chức, chuơng trình giao lưu, văn nghệ, thể dục - thể thao với đơn vị quan quan để tạo không khí thoải mái, vui tươi mở rộng quan hệ + Phát triển đồng tất lĩnh vực phòng, ban nhằm tạo điều kiện cho phát triển chung UBND Thành phố + Lãnh đạo UBND Thành phố thường xuyên kiểm tra chất lượng, hiệu công việc cán bộ, nhân viên từ có giải pháp điều chỉnh hợp lý + Đào tạo nguồn nhân lực Quản trị Văn phòng có trình độ nghiệp vụ chuyên môn tốt, có đạo đức, tác phong nhanh nhẹn thích ứng với công việc quan, giải công việc nhanh chóng, xác, hiệu quả, suất, chất lượng SVTH: Đặng Th ị Thuận – Lớp: 1205QTVE Trang 48 Trường Đại học Nội v ụ Hà Nội – C s Mi ền Trung L ỜI C ẢM ƠN Qua tháng kiến tập từ ngày 06/7/2015 đến ngày 31/7/2015 Văn phòng HĐND – UBND Thành phố Đồng Hới , khoảng thời gian quý báu đó, tiếp cận với công việc thực tế liên quan đến ngành nghề mình, có nhìn đầy đủ, sâu sắc kỹ nghiệp vụ học, có điều kiện so sánh, đối chiếu điểm khác biệt lý thuyết thực tiễn, bổ sung vào vốn kiến thức lý luận Đồng thời thấy đa dạng, phong phú, thấy khó khăn, hạn chế công việc, thấy đan xen nhiều yếu tố để hoàn thành công việc Ngoài ra, tích lũy nhiều học kinh nghiệm trình làm việc xây dựng công tác văn phòng Qua đây, xin gửi lời cảm ơn đến lãnh đạo Nhà trường, với hướng dẫn tận tình thầy Nguyễn Đăng Việt_ giảng viên hướng kiến tập tạo điều kiện quan tâm, hướng dẫn suốt trình kiến tập quan, giúp đỡ lãnh đạo Văn phòng HĐND - UBND Thành phố anh Hồ Thanh Hải – Phó Chánh Văn phòng tạo điều kiện giúp đỡ làm quen nghiệp vụ, hướng dẫn tiếp cận với công việc văn phòng để hoàn thành tốt yêu cầu nội dung kiến tập lần Bài báo cáo kết nổ lực, phấn đấu học hỏi, nghiên cứu tài liệu trình kiến tập quan , xong kinh nghiệm thực tế hạn chế, không tránh khỏi thiếu sót, mong thông cảm góp ý thầy cô khoa cán công chức Văn phòng UBND Thành phố để báo cáo hoàn chỉnh hơn./ Tôi xin chân thành cảm ơn ! Đồng Hới, ngày 30 tháng năm 2015 Sinh viên SVTH: Đặng Th ị Thuận – Lớp: 1205QTVE Trang 49 Trườ ng Đ i học Nội v ụ Hà Nội – C s Mi ền Trung Đặng Thị Thuận PH ẦN III: PH Ụ L ỤC SVTH: Đặ n g Th ị Thu ận – L ớp: 1205QTVE Trang 50 Trường Đạ i học Nội v ụ Hà Nội – C s Mi ền Trung PH Ụ L ỤC 1: S Ơ ĐỒ T Ổ CH ỨC B Ộ MÁY C ỦA UBND THÀNH PH Ố ĐỒ NG H ỚI CHỦ TỊCH SVTH: Đặng Th ị Thuận – Lớp: 1205QTVE P LĐ TB XH P VĂN HÓA - THÔNG TIN P GD & ĐÀO TẠO P KINH TẾ PHÓ CHỦ TỊCH P QUẢN LÝ ĐÔ THỊ P TN – MÔI TRƯỜNG P Y TẾ P THANH TRA PHÓ CHỦ TỊCH P TÀI CHÍNH - KẾ HOẠCH P NỘI VỤ VĂN PHÒNG P TƯ PHÁP PHÓ CHỦ TỊCH THƯỜNG TRỰC Trang 51 Tr ường Đạ i học N ội v ụ Hà N ội – C s Mi ền Trung PHỤ LỤC 2: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HĐND – UBND THÀNH PHỐ ĐỒNG HỚI CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG NỘI CHÍNH KINH TẾ PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG QUẢN LÝ ĐÔ THỊ VĂN HÓA , XÃ HỘI VÀ TÔN GIÁO SVTH: Đặng Th ị Thuận – Lớp: 1205QTVE TRUNG TÂM MỘT CỬA LIÊN THÔNG CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH CÔNG TÁC TIẾP DÂN Trang 52 Tr ường Đại h ọc N ội v ụ Hà N ội – C s Mi ền Trung PH Ụ L ỤC 3: THÔNG BÁO S Ố 31/TB – VP NGÀY 28 THÁNG 02 N ĂM 2014 C ỦA V ĂN PHÒNG V Ề VI ỆC PHÂN CÔNG NHI ỆM V Ụ C ỦA CÁN B Ộ, CÔNG CH ỨC, VIÊN CH ỨC V ĂN PHÒNG H ĐN D – UBND THÀNH PH Ố ĐỒ N G H ỚI SVTH: Đặng Th ị Thu ận – L ớp: 1205QTVE Trang 53 Tr ường Đại h ọc N ội v ụ Hà N ội – C s Mi ền Trung PH Ụ L ỤC 4: QUY ẾT ĐỊ N H S Ố 03/2014/ Q Đ – UBND NGÀY 26 THÁNG N ĂM 2014 C ỦA UBND THÀNH PH Ố ĐỒ N G H ỚI V Ề QUY CH Ế CÔNG TÁC V ĂN TH Ư, L ƯU TR Ữ SVTH: Đặng Th ị Thu ận – L ớp: 1205QTVE Trang 54 Tr ường Đại h ọc N ội v ụ Hà N ội – C s Mi ền Trung PH Ụ L ỤC 5: S Ơ ĐỒ QUY TRÌNH QU ẢN LÝ VÀ GI ẢI QUY ẾT V ĂN B ẢN ĐI – ĐẾ N + VĂN BẢN ĐẾN: CÁN THƯ BỘ VĂN THỦ TRƯỞNG THỦ TRƯỞNG CÁN BỘ CƠ QUAN ĐƠN VỊ CHUYÊN MÔN Tiếp nhận văn Kiểm tra, phân loại Bóc bì, đóng dấu đến Đăng kí văn Trình văn Ý kiến phân phối, đạo giải Phân công giải Chuyển giao văn Đôn đốc Giải văn giải SVTH: Đặng Th ị Thuận – Lớp: 1205QTVE Lưu hồ sơ Trang 55 Trường Đại học Nội v ụ Hà Nội – C s Mi ền Trung +VĂN BẢN ĐI: Cán Thủ trưởng Chánh chuyên môn đơn vị phòng văn Cán văn Thủ trưởng thư quan Tiếp Dự thảo, thu ý tiếp kiếnthu hoàn thiện dự thảo Kiểm tra nội dung Đúng Ý kiến đạo bổ Ký tra Kiểm sung thểnháy thức kỹ nội thuật dung Đúng Ký Ký thức nháy hìnhsổ Ghi thức ngày,tháng Nhân bản, đóng dấu Chuyển giao Lưu,hồkhai Lưu sơ thác sử dụng lưu SVTH: Đặng Th ị Thuận – L ớp: 1205QTVE Trang 56 Trường Đại học Nội v ụ Hà Nội – C s Mi ền Trung PH Ụ L ỤC 6: QUY ẾT ĐỊ NH S Ố 86/Q Đ – UBND NGÀY 19 THÁNG 01 N ĂM 2015 C ỦA UBND THÀNH PH Ố ĐỒNG H ỚI V Ề VI ỆC BAN HÀNH DANH M ỤC H Ồ S Ơ N ĂM 2015 SVTH: Đặng Th ị Thuận – Lớp: 1205QTVE Trang 57 Trường Đại học Nội v ụ Hà Nội – C s Mi ền Trung PH Ụ L ỤC 7: BÁO CÁO S Ố 44/BC – UBND NGÀY 18 THÁNG N ĂM 2015 C ỦA UBND THÀNH PH Ố ĐỒ NG H ỚI V Ề CÔNG TÁC S Ơ K ẾT 03 N ĂM TH ỰC HI ỆN LU ẬT L ƯU TR Ữ SVTH: Đặng Th ị Thuận – Lớp: 1205QTVE Trang 58 Trường Đại học Nội v ụ Hà Nội – C s Mi ền Trung PH Ụ L ỤC 8: S Ơ ĐỒ HÓA CÁCH B Ố TRÍ, S ẮP X ẾP CÁC TRANG THI ẾT B Ị TRONG PHÒNG V ĂN TH Ư: Tủ đựng hồ sơ Cửa phụ Cửa Tủ đựng hồ sơ Cửa sổ Máy scan Gh ế Quạt Ghế Két sắt Tủ đựng dấu Bàn làm việc Điện thoai SVTH: Đặng Th ị Thuận – Lớp: 1205QTVE Máy tính Tủ đựng hồ sơ Trang 59 Trường Đại học Nội v ụ Hà Nội – C s Mi ền Trung MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU .1 PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND- UBND THÀNH PHỐ ĐỒNG HỚI I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND thành phố Đồng Hới .3 II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng HĐND - UBND thành phố Đồng Hới .11 Tổ chức hoạt động văn phòng 11 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng 11 Mô tả việc phân công nhiệm vụ vị trí công việc văn phòng 14 III Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ quan 17 Hệ thống hóa văn quản lý quan công tác văn thư, lưu trữ UBND thành phố Đồng Hới .17 Mô hình tổ chức văn thư UBND thành phố Đồng Hới 18 Công tác soạn thảo ban hành văn UBND Thành phố Đồng Hới 19 3.1 Thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý quan 19 3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn UBND Thành phố Đồng Hới 20 3.2.1 Kỹ thuật trình bày văn .20 3.2.2 Kỹ thuật trình bày thành phần thể thức văn bảncủa UBND Thành phố Đồng Hới 21 3.2.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn 28 3.3 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quản lý UBND Thành phố Đồng Hới 30 Nhận xét quy trình quản lý giải văn 33 4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn – đến 33 4.2 Tìm hiểu lập hồ sơ hành UBND Thành phố Đồng Hới 36 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ UBND Thành phố Đồng Hới: 38 Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng UBND Thành phố Đồng Hới 40 6.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất Văn phòng HĐND – UBND Thành phố Đồng Hới 40 6.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng 42 6.3 Các phần mềm sử dụng công tác văn phòng Văn phòng HĐND – UBND thành phố Đồng Hới 43 PHẦN II .45 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 45 SVTH: Đặng Th ị Thuận – Lớp: 1205QTVE Trang 60 Trường Đại học Nội v ụ Hà Nội – C s Mi ền Trung I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng UBND Thành phố Đồng Hới 45 Ưu điểm: 45 LỜI CẢM ƠN 49 PHẦN III: 50 PHỤ LỤC 50 PHỤ LỤC 1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND THÀNH PHỐ ĐỒNG HỚI 51 PHỤ LỤC 3: THÔNG BÁO SỐ 31/TB – VP NGÀY 28 THÁNG 02 NĂM 2014 CỦA VĂN PHÒNG VỀ VIỆC PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC VĂN PHÒNG HĐND – UBND THÀNH PHỐ ĐỒNG HỚI .53 PHỤ LỤC 4: QUYẾT ĐỊNH SỐ 03/2014/ QĐ – UBND NGÀY 26 THÁNG NĂM 2014 CỦA UBND THÀNH PHỐ ĐỒNG HỚI VỀ QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 54 PHỤ LỤC 5: SƠ ĐỒ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI – ĐẾN 55 PHỤ LỤC 6: QUYẾT ĐỊNH SỐ 86/QĐ – UBND NGÀY 19 THÁNG 01 NĂM 2015 CỦA UBND THÀNH PHỐ ĐỒNG HỚI VỀ VIỆC BAN HÀNH DANH MỤC HỒ SƠ NĂM 2015 57 PHỤ LỤC 7: BÁO CÁO SỐ 44/BC – UBND NGÀY 18 THÁNG NĂM 2015 CỦA UBND THÀNH PHỐ ĐỒNG HỚI VỀ CÔNG TÁC SƠ KẾT 03 NĂM THỰC HIỆN LUẬT LƯU TRỮ .58 PHỤ LỤC 8: SƠ ĐỒ HÓA CÁCH BỐ TRÍ, SẮP XẾP CÁC TRANG THIẾT BỊ TRONG PHÒNG VĂN THƯ: 59 SVTH: Đặng Th ị Thuận – Lớp: 1205QTVE Trang 61 ... tổ chức UBND thành phố Đồng Hới Căn vào “ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003 ” Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND thành phố Đồng Hới nói riêng UBND thành... thông qua để trình cấp xem xét, định Tổ chức máy UBND thành phố Đồng Hới UBND thành phố Đồng Hới gồm có 13 phòng, ban trực thuộc : * Văn phòng HĐND – UBND thành phố * Phòng Tài Nguyên – Môi Trường... động HĐND UBND thành phố thực quyền lực quản lý Nhà nước địa phương Chịu đạo, quản lý trực tiếp tổ chức, biên chế công tác UBND thành phố - Nhiệm vụ, quyền hạn: + Giúp Thường trực HĐND, UBND thành