Tiểu luận Mô tả các cấp độ ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán

Header Page of 145 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ- LUẬT KHOA KẾ TỐN KIỂM TỐN MƠ TẢ CÁC CẤP ĐỘ ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG KẾ TỐN Giảng viên: Nguyễn Thanh Duy Sinh viên thực hiện: Footer Page of 145 Đỗ Lê Hàn Giang K114050854 Nguyễn Lâm Kiều Oanh K114050899 Đỗ Thị Phương K114050901 Đặng Ngọc Thương Thanh K114050916 Trần Hữu Trọng K114050940 Phạm Thị Thùy Trang K114050938 Header Page of 145 Đề tài 1: MÔ TẢ CÁC CẤP ĐỘ ỨNG DỤNG CNTT VÀO THỰC TẾ CƠNG TÁC KẾ TỐN HIỆN NAY Contents PHƯƠNG THỨC KẾ TOÁN BẰNG TAY A I GIỚI THIỆU - Các hình thức :  Hình thức kế tốn Nhật ký chung  Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái  Hình thức Chứng từ ghi sổ  Hình thức Nhật ký - Chứng từ II ĐẶC TRƯNG Hình thức kế tốn Nhật ký chung Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái Hình thức Chứng từ ghi sổ III B ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM 12 THỨC EXCEL BÁN THỦ CÔNG 13 I Giới thiệu 13 II Thế mạnh 14 III Hạn chế 14 IV Ví dụ: 15 PHƯƠNG THỨC PHẦN MỀN KẾ TOÁN 16 C I Khái quát phần mềm kế toán 16 Footer Page of 145 Header Page of 145 Khái niệm PMKT: 17 Bước tiến PMKT so với excel 17 Lợi ích PMKT kế tốn 17 Lợi ích PMKT doanh nghiệp 17 Đối với đối tượng bên 18 II Ví dụ phần mềm Fast Accounting 18 Khái quát phần mềm Fast Accounting 2.0 18 Cài đặt phần mềm Fast Accounting 19 Cách sử dụng phần mềm 19 Ưu việt Fast Accounting nói riêng PMKT nói chung 20 PHƯƠNG PHÁP ERP 21 D I ERP gì? 21 III Bước tiến ERP so với PMKT 24 IV Một số hạn chế 25 V Một số phần mềm ERP phổ biến 26 1/ ERP AMIS.VN 27 Vậy ERP AMIS.VN ? 27 b/ Tính năng: 28 d Ưu điểm : 30 2/ ERP MICROSOFT DYNAMICS 30 a ERP MICROSOFT DYNAMICS ? 30 b Chức năng: 31 c Ưu điểm : 33 E BUSINESS INTELIGENCE 34 I Khái niệm 34 Footer Page of 145 Header Page of 145 II Đặc trưng hệ thống BI 34 Lợi ích Business Inteligent (BI) doanh nghiệp 37 Hạn chế hệ thống BI 41 Tài liệu tham khảo: 42 A PHƯƠNG THỨC KẾ TOÁN BẰNG TAY I GIỚI THIỆU "Kế tốn thủ cơng" hay cịn gọi kế toán tay phương pháp kế toán bút, nhằm phân biệt với cơng việc kế tốn máy vi tính ("ghi chép" bàn phím) Các hình thức :  Hình thức kế tốn Nhật ký chung  Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái  Hình thức Chứng từ ghi sổ  Hình thức Nhật ký - Chứng từ - - II ĐẶC TRƯNG Hình thức kế tốn Nhật ký chung a Ngun tắc, đặc trưng - Tất nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh phải ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) nghiệp vụ - Sau lấy số liệu sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo nghiệp vụ phát sinh b Các loại sổ kế toán - Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt - Sổ Cái - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Footer Page of 145 Header Page of 145 c Trình tự ghi sổ (Biểu đồ 01) (1) Hàng ngày, vào chứng từ kiểm tra dùng làm ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau số liệu ghi sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế tốn chi tiết đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, nghiệp vụ phát sinh ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan  Trường hợp đơn vị mở sổ Nhật ký đặc biệt hàng ngày, vào chứng từ dùng làm ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan Định kỳ (3, 5, 10 ngày) cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào tài khoản phù hợp Sổ Cái, sau loại trừ số trùng lặp nghiệp vụ ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có) (2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh Sau kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi Sổ Cái bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ Sổ, thẻ kế toán chi tiết) dùng để lập Báo cáo tài Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có Bảng cân đối số phát sinh phải Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung sổ Nhật ký đặc biệt sau loại trừ số trùng lặp sổ Nhật ký đặc biệt) kỳ Footer Page of 145 Header Page of 145 Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái a Đặc trưng - Các nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) sổ kế toán tổng hợp sổ Nhật ký - Sổ Cái - Căn để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại b Các loại sổ kế toán - Nhật ký - Sổ Cái; - Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết Footer Page of 145 Header Page of 145 c Trình tự ghi sổ kế tốn ( Biểu đố 02) (1) Hàng ngày, kế toán vào chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại kiểm tra dùng làm ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái Số liệu chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn loại) ghi dịng phần Nhật ký phần Sổ Cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán lập cho chứng từ loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phát sinh nhiều lần ngày định kỳ đến ngày Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại sau ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan (2) Cuối tháng, sau phản ánh tồn chứng từ kế tốn phát sinh tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu cột số phát sinh phần Nhật ký cột Nợ, cột Có tài khoản phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Căn vào số phát sinh tháng trước số phát sinh tháng tính số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng Căn vào số dư đầu tháng (đầu quý) số phát sinh tháng kế tốn tính số dư cuối tháng (cuối quý) tài khoản Nhật ký - Sổ Cái (3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo yêu cầu sau: Tổng số tiền "Phát sinh" phần Nhật Ký = Tổng số tiền phát sinh Nợ tất Tài khoản = Tổng số tiền phát sinh Có tài khoản Tổng số dư Nợ tài khoản = Tổng số dư Có tài khoản (4) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết phải khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có tính số dư cuối tháng đối tượng Căn vào số liệu khoá sổ đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho tài khoản Số liệu “Bảng tổng hợp chi tiết” đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có Số dư cuối tháng tài khoản Sổ Nhật ký - Sổ Cái Số liệu Nhật ký - Sổ Cái “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khóa sổ kiểm tra, đối chiếu khớp, sử dụng để lập báo cáo tài Footer Page of 145 Header Page of 145 Hình thức Chứng từ ghi sổ a Đặc trưng - Căn trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: + Ghi theo trình tự thời gian Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ + Ghi theo nội dung kinh tế Sổ Cái Chứng từ ghi sổ kế toán lập sở chứng từ kế toán Bảng Tổng hợp chứng từ kế tốn loại, có nội dung kinh tế - Chứng từ ghi sổ đánh số hiệu liên tục tháng năm (theo số thứ tự Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) có chứng từ kế tốn đính kèm, phải kế tốn trưởng duyệt trước ghi sổ kế toán b Các loại sổ kế toán - - Chứng từ ghi sổ; - Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; Footer Page of 145 Header Page of 145 - Sổ Cái; - Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết c Trình tự ghi sổ kế tốn (Biểu số 03) (1)- Hàng ngày, vào chứng từ kế toán Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán loại kiểm tra, dùng làm ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ Căn vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau dùng để ghi vào Sổ Cái Các chứng từ kế toán sau làm lập Chứng từ ghi sổ dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan (2)- Cuối tháng, phải khố sổ tính tổng số tiền nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh tháng sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có Số dư tài khoản Sổ Cái Căn vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phỏt sinh (3)- Sau đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ sổ, thẻ kế toán chi tiết) dùng để lập Báo cáo tài Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có tất tài khoản Bảng Cân đối số phỏt sinh phải Tổng số tiền phát sinh sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Tổng số dư Nợ Tổng số dư Có tài khoản Bảng Cân đối số phỏt sinh phải nhau, số dư tài khoản Bảng Cân đối số phỏt sinh phải số dư tài khoản tương ứng Bảng tổng hợp chi tiết Footer Page of 145 Header Page 10 of 145 Hình thức Nhật ký - Chứng từ a Đặc trưng Tập hợp hệ thống hoá nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có tài khoản kết hợp với việc phân tích nghiệp vụ kinh tế theo tài khoản đối ứng Nợ Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản) Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết sổ kế toán trình ghi chép Sử dụng mẫu sổ in sẵn quan hệ đối ứng tài khoản, tiêu quản lý kinh tế, tài lập báo cáo tài b Các loại sổ kế tốn  Nhật ký chứng từ; Footer Page 10 of 145 Header Page 29 of 145 công tác chấm công, quản lý thời gian, toán tiền lương, thuế, bảo hiểm, khen thưởng, kỷ luật, đảm bảo tuân thủ luật định + Quản trị công việc Ứng dụng Công việc hỗ trợ đắc lực cho cấp lãnh đạo, quản lý công tác điều hành như: giao việc ngày, thống kê đánh giá hiệu công việc nhân viên, trao đổi cơng việc nhanh chóng lúc nơi, ngồi ra, chương trình gửi thơng báo nhanh đến đối tượng liên quan có thay đổi thông tin liên quan đến công việc, giúp quản trị công việc cách đơn giản hiệu tối ưu + Quản trị truyền thống : Gồm ứng dụng Tin tức , kho phim , kho ảnh + Quản trị sáng kiến Ứng dụng Sáng kiến giúp Doanh nghiệp thu thập, đánh giá, đưa vào áp dụng sáng kiến nhân viên nhằm nâng cao hiệu suất làm việc Chương trình thống kê sáng kiến đánh giá sáng tạo giúp cấp lãnh đạo tuyên dương, kêu gọi cán nhân viên tích cực đóng góp ý tưởng sáng tạo + Quản trị tri thức Ứng dụng Tài liệu giúp Doanh nghiệp soạn thảo, lưu trữ tài liệu đào tạo kiến thức, kỹ năng, quy trình, quy định Cơng ty, chia sẻ toàn hệ thống tri thức cho nội Doanh nghiệp Nhân viên dễ dàng tra cứu, tham khảo tài liệu thống Doanh nghiệp giúp Doanh nghiệp đào tạo, phát triển nguồn nhân lực + Quản trị tài sản Ứng dụng Tài sản cho phép Doanh nghiệp theo dõi tình hình sử dụng trang thiết bị để đảm quản quản lý tốt tài sản Doanh nghiệp + Quản trị hành Quản trị hành cho phép quản trị tồn cơng việc hành như: văn thư lưu trữ, quản lý giấy tờ, văn hành chính, quản lý trang thiết bị, giúp Doanh nghiệp dễ dàng theo dõi hay tra cứu thông tin cần thiết Footer Page 29 of 145 Header Page 30 of 145 d Ưu đ iể m : + Mức MISA công bố phù hợp triển khai cho loại hình doanh nghiệp vừa nhỏ thuộc lĩnh vực: thương mại, dịch vụ, sản xuất, xây dựng, tương đương cước sử dụng điện thoại di động +Triển khai dễ dàng, sử dụng lúc nơi +Tính an tồn bảo mật tương đối cao toàn liệu khách hàng lưu trữ trung tâm liệu (data center) Các trung tâm liệu mà MISA lựa chọn tiêu chuẩn mức (3rd tiers) quốc tế data center, đảm bảo độ tin cậy đến 99,982% 2/ ERP MICROSOFT DYNAMICS a ERP MICROSOFT DYNAMICS ? Microsoft Dynamics™ giải pháp quản trị doanh nghiệp tích hợp, linh hoạt, giúp bạn tự tin đưa định kinh doanh Microsoft Dynamics hoạt động tương thích với phần mềm quen thuộc Microsoft Nó quản lý cách tự động hợp lý mối quan hệ tài Footer Page 30 of 145 Header Page 31 of 145 khách hàng quy trình chuỗi cung ứng, giúp bạn đưa doanh nghiệp đến với thành công b Chức nă ng: Quản lý tài Được xem trụ cột giải pháp quản lý doanh nghiệp, giải pháp nghiệp vụ kế tốn tài Microsoft Dynamics giúp doanh nghiệp theo dõi phân tích thơng tin kịp thời Nhờ đó, bạn quản lý hiệu số liệu sổ kế toán, khoản phải thu phải trả, hàng tồn kho, quy trình bán mua hàng, tài sản cố định lưu chuyển tiền tệ việc thực đối chiếu số dư nhờ thu qua ngân hàng Phân tích Cung cấp tầm nhìn chiến lược xun suốt tiến trình kinh doanh bạn giải pháp thơng minh việc lập báo cáo, phân tích lên ngân sách, giúp bạn tự tin đưa định then chốt có tầm ảnh hưởng tồn cơng ty Giải pháp công cụ đắc lực hỗ trợ bạn quản lý ngân sách, lập tổng hợp báo cáo, tìm kiếm xu hướng thị trường mối quan hệ lĩnh vực kinh doanh liên quan Quản lý nguồn nhân lực Các giải pháp quản lý nguồn lực Microsoft Dynamics hỗ trợ tối đa cơng việc hành nhân từ khâu quản lý thông tin ứng viên/nhân viên, xử lý bảng lương phúc lợi hàng tháng, xếp quản lý đào tạo nhân viên theo nhóm kỹ năng, việc đăng ký/tuyển dụng nhân viên, giúp giải áp lực công việc cho phịng ban liên quan giảm thiểu chi phí quản lý hành Với Microsoft Dynamics, doanh nghiệp bạn đảm bảo đáp ứng yêu cầu báo cáo phủ cách xác kịp thời Quản lý dự án nghiệp vụ kế toán Các giải pháp quản lý dự án nghiệp vụ kế toán giúp kiểm soát nguồn lực doanh nghiệp dự án, ước tính chi phí ngân sách, kiểm tra thời gian thực khoản chi tiêu, quản lý hợp đồng việc lập hóa đơn Với lượng thông tin cập nhật kịp thời từ quy trình quản lý chặt chẽ cho phép giám đốc, kế toán chuyên viên dự án nâng cao khả sinh lời từ dự án thích ứng nhanh chóng với điều kiện thay đổi kinh doanh Quản lý mối quan hệ khách hàng Microsoft Dynamics giúp gia tăng hài lòng khách hàng, rút ngắn chu kỳ bán hàng, Footer Page 31 of 145 Header Page 32 of 145 nâng cao hiệu kinh doanh kết tăng nhanh doanh thu Giải pháp quản lý mối quan hệ khách hàng cho phép tự động hóa nhiều cơng việc thường ngày, dịch vụ khách hàng, kiểm soát hoạt động nhân viên thị trường, trung tâm hỗ trợ khách hàng qua điện thoại, dịch vụ marketing chuyên nghiệp, quản lý nhóm khách hàng, lập tiến hành chiến dịch marketing, theo dõi thói quen tiêu dùng khách hàng, quản lý chu trình bán hàng dịch vụ hậu Đội ngũ nhân viên bán hàng truy cập nguồn liệu giải pháp từ Microsoft Outlook website, giúp họ làm việc không giới hạn, cung cấp dịch vụ tuyệt hảo thông qua quy trình kinh doanh hiệu Sản xuất Microsoft Dynamics mang đến giải pháp quản lý sản xuất tích hợp, cơng cụ đắc lực giúp hoạch định, quản lý thực hoạt động sản xuất tầm cỡ giới Nó giúp quản lý tồn quy trình sản xuất từ việc định hình sản phẩm, hoạch định yêu cầu suất cung ứng, việc lên kế hoạch xác định mặt sản xuất Quản lý dây chuỗi cung ứng Microsoft Dynamics giúp cải tiến đáng kể việc quản lý hàng tồn kho, quản lý kho hàng đặt nhiều địa điểm khác việc xử lý đơn hàng, lên kế hoạch hợp tác trực tuyến với nhà cung cấp, đảm bảo khả đáp ứng tốt yêu cầu hàng hóa thị trường, gia tăng lòng trung thành khách hàng dành cho thương hiệu Điều giúp doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt hội thị trường nâng cao khả sinh lợi nhờ vào việc hợp tác hiệu với đối tác Thương mại điện tử Chúng cung cấp giải pháp thương mại điện tử từ đơn giản tới phức tạp, từ doanh nghiệp tới doanh nghiệp từ doanh nghiệp tới khách hàng, từ bên mua tới bên bán Nó cho phép khách hàng nhà cung cấp tự làm việc với bạn lúc họ muốn, thông qua website cách kết nối trực tiếp hệ thống họ với hệ thống bạn Quản lý phân phối Các giải pháp quản lý kênh phân phối tích hợp Microsoft Dynamics giúp bạn quản lý hàng tồn kho hiệu hơn, đáp ứng đơn hàng nhanh chóng hơn, cải thiện đáng kể suất sử dụng kho bãi cung cấp dịch vụ thương mại điện tử không giới hạn - tất phối hợp để mang đến dịch vụ tốt cho khách hàng Các công cụ tùy chỉnh Mỗi doanh nghiệp cần giải pháp quản lý tương thích với thực tiễn hoạt Footer Page 32 of 145 Header Page 33 of 145 động kinh doanh chuyên biệt để xếp quy trình kinh doanh cụ thể cách hợp lý xun suốt tồn cơng ty Vì thế, việc tùy chỉnh giải pháp quản lý tích hợp tất liệu kinh doanh doanh nghiệp yêu cầu bắt buộc Muốn thực cơng đoạn xác, bạn cần công cụ để đảm bảo tính hiệu hạn chế nhu cầu chuyên gia IT cao cấp công ty Những công cụ đạt tiêu chuẩn công nghiệp cao mà hàng triệu chuyên gia phát triển phần mềm quen thuộc, giúp tạo khả tùy chỉnh tích hợp hồn hảo cho giải pháp quản lý doanh nghiệp bạn ứng dụng Khả tùy chỉnh cho phép nhà quản trị hệ thống lập trình viên dễ dàng thao tác thêm chức điều chỉnh chức hữu mà không cần phải trải qua công đoạn giải mã phức tạp c Ưu đ iể m : + Quen thuộc với người dùng Microsoft Dynamics đòi hỏi thời gian để tiếp cận cơng nghệ, giúp bạn tập trung vào vấn đề then chốt công việc kinh doanh Được thiết kế giao diện sử dụng theo kiểu phân bổ công việc cho cá nhân người dùng, Microsoft Dynamics cho phép người dùng tùy chỉnh theo sở thích phong cách làm việc Điều giúp giảm đáng kể thời gian huấn luyện, đồng thời nhanh chóng thu lại lợi nhuận từ khoản đầu tư công nghệ bạn + Phù hợp với hệ thống Khi giải pháp quản lý doanh nghiệp hoạt động theo phương thức với cơng nghệ bạn có, giải pháp dễ dàng phù hợp cách hoàn hảo với hệ thống bạn dùng, giúp bạn tối đa hóa lợi ích việc đầu tư vào cơng nghệ Và Microsoft Dynamics vậy! Nhờ hoạt động tích hợp với hệ thống cơng nghệ khác Microsoft, giúp bạn sử dụng tối đa khoản đầu tư Tận dụng ưu công cụ BizTalk để kết nối liệu từ nhiều nguồn thuộc giải pháp quản lý khác nhau, định hình hoạt động đối tác tăng cường bảo mật Và với việc tích hợp vào cơng nghệ sẵn có, nhân viên tồn cơng ty làm việc với giải pháp quản lý doanh nghiệp mạnh mẽ môi trường quen thuộc họ tiếp xúc ngày + Thúc đẩy hiệu kinh doanh: Microsoft Dynamics nâng cao suất doanh nghiệp cách tự động hóa hoạt động then chốt kinh doanh thích nghi để phù hợp với loại hình hoạt động doanh nghiệp, mang lại tầm nhìn thấu đáo Bằng cách kết nối xuyên suốt mối quan hệ khách hàng, quan hệ tài quy trình chuỗi cung ứng giúp Footer Page 33 of 145 Header Page 34 of 145 mang lại hiệu tối đa bên bên doanh nghiệp, chi phí giảm hiệu gia tăng + Cho phép tự tin đưa định Công việc kinh doanh bạn ln khơng ngừng địi hỏi Bạn phải có đủ tiềm lực để đáp ứng đủ tự tin để đưa định sáng suốt có tầm ảnh hưởng mạnh mẽ Microsoft Dynamics giúp bạn nhanh chóng đáp ứng yêu cầu thay đổi doanh nghiệp, cung cấp nhìn thấu đáo xun suốt tồn cơng ty, cho phép bạn đưa định sáng suốt kịp thời cách tự tin E BUSINESS INTELIGENCE I Khái niệ m Business Inteligence (BI): hiểu giải pháp quản trị doanh nghiệp thông minh, hệ thống báo cáo cho phép tổ chức/doanh nghiệp khai thác liệu từ nhiều nguồn khác khách hàng, thị trường, nhà cung cấp, đối tác, nhân sự… phân tích/sử dụng liệu thành nguồn thơng tin có ý nghĩa nhằm hổ trợ việc định Công nghệ BI cung cấp cách nhìn tồn cảnh hoạt động doanh nghiệp từ khứ, dự đoán tương lai Các doanh nghiệp Việt Nam quen với khái niệm phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp (ERP), nhiên hệ thống quản lý thơng tin tồn diện (quản trị doanh nghiệp thông minh – Business Intelligence – BI) khái niệm mẻ Ít biết rằng, sản phẩm nhìn thấy hệ thống ERP BI II Đặ c trưng củ a hệ thố ng BI Thành phần Footer Page 34 of 145 Header Page 35 of 145  Data Sources Là sở liệu thô (thường sở liệu quan hệ) đến từ nhiều nguồn khác ứng dụng business Human Resource Management (HRM), Customer Relationship Management (CRM), Enterprise Resource Planning (ERP), phần mềm bán hàng, website thương mại điện tử… Có thể hệ quản trị sở liệu MySQL, Oracle, MSSQL, DB2,…  Data Warehouses Là kho liệu tổng hợp Dữ liệu cơng ty, tập đồn nằm rải rác nhiều nơi nhiều hình thức nguồn gốc khác Do đó, nhu cầu truy vấn, Footer Page 35 of 145 Header Page 36 of 145 phân tích hay so sánh vùng với tiêu tốn nhiều thời gian công sức Với Data Warehouse (Kho liệu) BI, liệu quan trọng nằm rải rác nhiều nơi, nhiều định dạng khác DN trích xuất đặn tập hợp lại thành cấu trúc thống Qua báo cáo từ chi tiết đến tổng quát toàn DN ln đảm bảo tính xác kịp thời “Kho liệu” nhiều tập đoàn lớn nhìn nhận phần quan trọng bước đường tồn cầu hóa họ Tính chất Warehouses: o Hướng đối tượng Thường liệu data warehouse phân tích theo đối tựơng cụ thể, ví dụ khách hàng sản phẩm,… o Tổng hợp liệu Như biết, liệu vào data warehouse đến từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn có cách định nghĩa liệu khác nhưnh đưa vào Data Warehouse, chúng đựơc chuẩn hố theo thiết kế riêng DW thơng qua giai đoạn ETL (Extract - Transform – Load) Khi nguồn liệu tổng hợp lại thành nguồn thống o Lưu trữ lâu dài Dữ liệu data warehouse lưu trữ trường kỳ theo thời gian dài cho dù thay đổi Một hệ thống liệu bình thường lưu trữ liệu gần trường đó, ví dụ địa khách hàng, nhiên với warehouse thay đổi nó, địa cũ giữ lại  Data Exploration Là trình phân tích liệu, nhận input data từ data warehouse thực thi theo nghiệp vụ định nghĩa sẵn để trả output liệu xử lý theo mục đích doanh nghiệp  Data Mining Là q trình trích xuất thơng tin liệu qua xử lý (phù hợp với yêu cầu riêng doanh nghiệp) từ Data Warehouse kết hợp với thuật toán để đưa ( dự đốn ) định có lợi cho việc kinh doanh doanh nghiệp Đây trình quan trọng BI, thông thường doanh nghiệp muốn sử dụng giái pháp BI thường kèm theo Data Mining Footer Page 36 of 145 Header Page 37 of 145  Data Presentations Tạo báo cáo, biểu đồ từ trình data mining để phục vụ cho nhu cầu người dùng cuối  Making Decisions Là định người dùng cuối thông qua kết phân tích, đánh giá dự báo hệ thống BI d Các công cụ Business Intelligence Các công cụ Business Intelligence phần mềm ứng dụng thiết kế để báo cáo, phân tích trình bày liệu Các công cụ đọc liệu lưu trữ từ trước kho liệu chợ liệu Các công cụ Business Intelligence đa dạng có mặt hầu hết hệ điều hành Nhờ tính tiện dụng khả tạo báo cáo, phân tích liệu chuyên nghiệp nên công cụ Business Intelligence thường áp dụng tổ chức kinh doanh, thống kê Các công cụ Business Intelligence chia thành loại sau :  Bảng tính  Phần mềm truy vấn, báo cáo (cơng cụ trích chọn, xếp, tổng kết, trình diễn liệu)  OLAP (xử lý phân tích trực tuyến)  Bảng điều khiển kỹ thuật số Khai phá liệu Khai phá xử lý  Hệ quản lý hoạt động kinh doanh Hệ thống thông tin cục  Một số cơng cụ Business Intelligence miễn phí mã nguồn mở tiêu biểu : InetSoft, InfoZoom, JasperSoft, Micro Strategy, Pentaho, Openl, Lợi ích củ a Business Inteligent (BI) đ ố i với doanh nghiệ p Tại cần sử dụng BI? Tại cần ứng dụng BI doanh nghiệp Việt Nam? Vấn đề công nghệ đặt yêu cầu cần đổi bắt kịp thời đại Và ứng dụng công nghệ toán mà doanh nghiệp đứng trước thềm hội nhập phải nhận Để có hướng đắn cho đường phát triển doanh nghiệp mình, tốn sử dụng phần mềm công nghệ thành công giới, áp dụng thực tế cho điều kiện hoàn cảnh Việt Nam cho phù hợp bước đắn cung lời giải thơng minh cho tốn hội nhập đưa doanh nghiệp lên thời đại Footer Page 37 of 145 Header Page 38 of 145 Nhìn tổng qt tranh tồn cảnh kinh tế giới, BI nói riêng phần mềm ứng dụng công nghệ hàng đầu khác từ ERP, CRM, SCM, GIS…đã đóng góp phần quan trọng chiến lược phát triển IT doanh nghiệp Việt Nam, nhiên việc sử dụng đón nhận BI Việt Nam cịn sơ khai Thông thường đầu hệ thống ERP, CRM… liệu sẵn sàng phục vụ việc phân tích Tuy nhiên, nhiều tổ chức/doanh nghiệp, việc khai thác liệu chưa trọng nên dừng yêu cầu kết xuất báo cáo nghiệp vụ đơn phòng ban Khá nhiều thông tin quan trọng cho người định lập kế hoạch chiến lược bị bỏ qua thiếu cơng cụ tổng hợp, phân tích, “móc nối” liệu này, người lãnh đạo khơng nhìn nhận khả nên khơng đặt yêu cầu với hệ thống CNTT Xét góc độ đầu tư lãnh phí lớn Theo ông Vương Quân Ngọc – Giám đốc kinh doanh FPT ERP cho biết ” Khi doanh nghiệp có ứng dụng ERP quản lý sản xuất việc áp dụng BI phần liên kết nên phát triển tận dụng Điều giúp cho doanh nghiệp thu lợi ích to lớn mà cịn giúp doanh nghiệp hồn thiện hệ thống ứng dụng IT để thúc đẩy phát triển, nâng cao khả cạnh tranh” Khảo sát Gartner (tổ chức nghiên cứu thị trường toàn cầu) CIO (Chief Information Officer – Giám đốc truyền thông) ba năm trở lại cho thấy giải pháp BI đứng đầu thứ tự ưu tiên nhu cầu đầu tư công nghệ doanh nghiệp (DN): Bảng thứ tự ưu tiên nhu cầu công nghệ DN giới Trong thực tế, BI mang lại lợi ích rõ nét cho doanh nghiệp ngành hàng tiêu dùng, giải khát, thực phẩm mà yếu tố thời gian đặt lên hàng đầu Trên giới, BI trở thành công cụ quản trị quen thuộc nhiều tên tuổi lớn như: Footer Page 38 of 145 Header Page 39 of 145 BMW, Coca-Cola, Unilever Còn Việt Nam, số công ty lớn triển khai BI coi lợi Lợi ích BI? Thơng thường, Ban lãnh đạo tổ chức/doanh nghiệp cần thông tin để thống kê, phân tích để quản lý doanh nghiệp đưa định đồng thời, phương pháp truyền thống họ yêu cầu phận hỗ trợ (thường phịng ban tài chính) để đưa báo cáo Công việc thường nhiều thời gian để tạo lập báo cáo, chí đơi số liệu cung cấp có tính chất tin tưởng tương đối lẽ, công việc làm cách thủ công với hỗ trợ cơng cụ tin học văn phịng, mà chủ yếu MS Excel Theo tiến sỹ Lê Việt Dũng, chuyên gia tư vấn giải pháp FPT ERP – nhận định “BI ứng dụng cho tổ chức/doanh nghiệp mà có nhu cầu tích hợp liệu phân tích thơng tin” Vì vậy, nhà quản lý hệ thống phân tích thơng tin doanh nghiệp tối ưu vào loại bậc Trên sở nhận thấy rõ ý nghĩa tầm quan trọng BI ứng dụng để nâng cao tầm nhìn nhà quản trị bề rộng chiều sâu Tính xác, đốn kịp thời kết rõ rệt mà hệ thống BI cung cấp Kết doanh nghiệp dễ dàng có thơng tin phân tích quản lý, để trả lời câu hỏi “Ba khách hàng quan trọng doanh nghiệp ai?” “thị trường mang lại tỷ trọng lợi nhuận chính” ” Ngày x thu tiền?”… Với doanh nghiệp triển khai ERP hệ thống quản lý thông tin tác nghiệp đặc thù Ngân hàng, Bảo hiểm, bệnh viện, chứng khốn….thì BI tự động móc nối vào hệ quản lý tác nghiệp nói để tự động cung cấp báo cáo thống kê phân tích phục vụ q trình quản lý định tức thời Ngồi ra, BI cịn giúp doanh nghiệp dễ dàng xác lập báo cáo động (ad-hoc report) theo chiều thông tin mà không cần kiến thức chuyên môn cao sở liệu BI giúp tích hợp phương tiện phân tích, so sánh, đánh giá rõ ràng, tiện lợi khung quản lý chi tiêu (dashboard), hệ thống biểu đồ động (graphical chart), tiêu quản lý hiệu doanh nghiệp (key performance indicators – KPIs), hệ thống báo cáo phân tích giả lập (Simulation and Forecasting reports)… Có thể liệt kê lợi ích BI như: Dự đốn lên kế hoạch: Trong mơi trường thực tế, để tổng hợp bảng kế hoạch cho q tới, năm tới hay phương hướng cơng ty nhiều năm tới Footer Page 39 of 145 Header Page 40 of 145 phức tạp Hầu bảng kế hoạch dự báo DN phụ thuộc vào nhận định chủ quan số người có kinh nghiệm Tất người quản lý hẳn muốn có hỗ trợ đáng tin cậy mang tính khoa học nhằm giúp họ đưa dự báo vững Nắm bắt nhu cầu này, tên tuổi hàng đầu hệ thống BI như: Business Objects, Cognos, SAP Business Intelligence,…đều hỗ trợ tốt khả dự báo lên kế hoạch DN Kết hợp với kinh nghiệm người sử dụng, bảng kế hoạch cho tương lai tổng hợp nhanh có độ xác cao Tiết kiệm chi phí: Thơng thường để biết lí kết kinh doanh tháng giảm so với tháng trước, nhà quản lý thường phải tìm hiểu qua nhiều kênh thơng tin khác từ phịng kế tốn tới phịng kinh doanh , nhiều tiêu tốn nhiều thời gian, nguồn lực Còn với giải pháp BI, tận dụng ưu phân tích sâu theo nhiều chiều, nhà quản lý tìm ngun nhân bị giảm doanh thu đâu, cụ thể vùng miền mà không cần nhờ đến Trong bối cảnh nay, việc giúp doanh nghiệp truy xuất nhanh gọn thông tin coi giải pháp giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu hoạt động Chọn lọc mặt hàng kinh doanh : Bằng cách đo lường số đánh giá hiệu hoạt động chủ chốt số lần bảo hành, mặt hàng bán chậm hay số khách hàng mua tổng doanh thu bán từ mặt hàng đó, BI giúp nhà quản lý biết mặt hàng hiệu quả, làm tiêu tốn nhiều chi phí cho hoạt động hỗ trợ, tồn kho để từ định loại bỏ hay cải tiến thành sản phẩm Phân tích hiệu chương trình khuyến mãi, quảng cáo: Thơng qua việc thu thập thông tin số lượng hàng bán, doanh thu, chi phí, số khách hàng mới, số sản phẩm bán chương trình khuyến mãi, quảng cáo, hệ thống BI đưa báo cáo phân tích mức độ hiệu chương trình, từ nhà quản lý biết chương trình dạng mang lại hiệu cao để áp dụng lại cho lần sau Ngoài ra, dựa bảng khảo sát, liệu bán hàng, BI cho biết tác động hoạt động sau kỳ quảng cáo, tung sản phẩm, dịch vụ Nâng cao lực nhân viên kinh doanh : Trong doanh nghiệp có nhiều kênh phân phối, nhiều chi nhánh đại lý, nhân viên kinh doanh tổ chức thành nhiều cấp nên việc đo lường đánh giá hiệu làm việc nhân viên cách xác thường khó khăn tốn nhiều thời gian Để đánh giá phải dựa nhiều tiêu chí: doanh số, số khách hàng tìm được, phải có trọng số riêng cho Footer Page 40 of 145 Header Page 41 of 145 kênh bán hàng Với hỗ trợ hệ thống BI, nhà quản lý đo lường nhiều tiêu chí đánh giá, từ có định thưởng phạt, điều chỉnh nhân xác Nâng cao hiệu phục vụ khách hàng : Nắm bắt thông tin khách hàng nhiều góc độ khác giúp doanh nghiệp phục vụ khách hàng tốt Hệ thống BI cung cấp cho doanh nghiệp nhìn tổng thể khách hàng cách phân loại khách hàng theo nhiều tiêu chí khác nhau: độ tuổi, giới tính, nơi sinh sống, thu nhập, doanh thu để doanh nghiệp cung cấp sản phẩm phù hợp với nhu cầu họ hay thiết kế chương trình khuyến mãi, quảng cáo riêng cho khu vực mà đối tượng tập trung đơng Đánh giá đối thủ cạnh tranh, mở rộng thị trường : Đối với thị trường cạnh tranh gay gắt nay, nhà quản lý phải nắm rõ tình hình doanh nghiệp mà cần phải đánh giá tiềm lực đối thủ cạnh tranh ngành, nắm danh sách khách hàng tiềm để mở rộng thị phần, tìm kiếm thêm khách hàng Thông qua việc thu thập thông tin từ bên ngồi doanh nghiệp, BI đưa báo cáo so sánh doanh thu, số lượng khách hàng doanh nghiệp so với đối thủ khác ngành Hoặc đối thủ tung chương trình khuyến đó, doanh nghiệp sử dụng hệ thống BI để đo lường doanh thu số khách hàng mình, từ đối chiếu với mức độ lơi chương trình, số khách hàng giảm đáng kể doanh thu không giảm nhiều chứng tỏ chương trình đối thủ thu hút khách hàng có giá trị thấp, ngược lại chương trình thành cơng Từ doanh nghiệp học đối thủ có hành động để kéo khách hàng có giá trị cao phía Hạ n chế củ a hệ thố ng BI Bên cạnh lợi ích lớn hệ thống BI, mang số hạn chế định: Quá nhiều liệu lịch sử: hệ thống BI cho phép lưu trữ lượng liệu khổng lồ, kể giữ liệu cũ có thay thế, mục đích làm cho việc phân tích tốt nhờ vào kiện lịch sử Tuy nhiên việc lưu trữ tạo nên khó khăn cho người sử dụng việc chọn lọc thông tin cần thiết, việc lưu trữ khơng cần thiết,ví dụ bạn khơng thể dùng liệu chứng khốn năm 2008 để phân tích đưa dự báo cho thị trường chứng khốn năm 2014, q lỗi thời Chi phí lớn: việc sử dụng BI tiết kiệm chi phí tiện lợi nhanh chóng doanh nghiệp vừa nhỏ việc lắp đặt đưa vào sử dụng hệ thống BI gánh nặng kinh tế thực sự, chi phí phần mềm dịch vụ thực Footer Page 41 of 145 Header Page 42 of 145 đắt đỏ Chưa kể đến chi phí tăng lên hàng năm cho việc sử dụng BI Một nghiên cứu Aberdeen Group ( tổ chức chuyên đánh giá công ty sản phẩm công nghệ thông tin Mỹ) ngân sách cho hệ thống BI tăng lên đến 9% năm, chi phí cho người sử dụng tăng khoảng 7% năm Việc sử dụng BI cho hoạt động đơn giản nhiều lãng phí khơng cần thiết Phức tạp: để sử dụng hệ thống BI cần có đội ngũ nhân lực có trình độ đào tạo bản, có trường hợp khơng vận hành trơn tru hệ thống, trở thành rào cản cho hoạt động cơng ty Có thể thấy việc sử dụng hệ thống Business Intelligence cần thiết cho doanh nghiệp ưu điểm lợi ích mang lại, nhiên cần phải cân nhắc thật kỹ trước đưa định sử dụng phải phù hợp với khả tài tình hình nhân lực doanh nghiệp Tài liệ u tham khả o: http://fast.com.vn/he-thong-thong-tin-doanh-nghiep/cac-van-de-chung/512-businessintelligence-biet-nguoi-biet-ta.html http://www.ictroi.com/giaiphap/bi/loi-ich-bi-doi-voi-doanh-nghiep-la-gi/ http://www.bigdata.com.vn/2012/11/business-intelligence-bi-kinh-doanh.html http://www.itgvietnam.com/business-intelligence-giai-phap-tri-thuc-doanh-nghiep/ http://khangtran.wordpress.com/2011/03/20/business_intelligent/ http://business.mapsofindia.com/business-intelligence/disadvantages.html http://smallbusiness.chron.com/advantages-business-intelligence-24548.html http://www.mycustomer.com/topic/customer-intelligence/real-cost-business-intelligence Luận văn: Nghiên cứu ứng dụng công cụ business intelligence việc xử lý số liệu hệ quản trị sở liệu MYSQL – Trương Vĩnh Long – Đại học Công Nghệ Thông Tin – ĐHQG Hà Nội Footer Page 42 of 145 Header Page 43 of 145 Footer Page 43 of 145 ... ứng dụng sau: + Trang Wall Là nơi cung cấp thông tin cần thiết cho người sử dụng, thông tin tự động kết xuất từ ứng dụng hệ thống thể dạng viết, thông báo, biểu đồ, + Quản trị Tài – Kế tốn Ứng. .. Cái chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại b Các loại sổ kế toán - Nhật ký - Sổ Cái; - Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết Footer Page of 145 Header Page of 145 c Trình tự ghi sổ kế toán. .. tài 1: MÔ TẢ CÁC CẤP ĐỘ ỨNG DỤNG CNTT VÀO THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN HIỆN NAY Contents PHƯƠNG THỨC KẾ TOÁN BẰNG TAY A I GIỚI THIỆU - Các hình thức :  Hình thức kế tốn