Đề Tài Quàn lý dịch vụ bưu phẩm

Các hoạt động chính của Bưu cục gồm: Nhận bưu phẩm của khách hàng,khai báo hải quan, lưu trữ bưu phẩm vào trong kho, giao gửi bưu phẩm theo yêucầu của khách hàng, báo cáo doanh thu, báo

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ DỊCH VỤ BƯU PHẨM TẠI BƯU CỤC GIAO DỊCH

MỤC LỤC 2

CHƯƠNG I Khảo sát hệ thống 3

I Mô tả hệ thống 3

II Cơ cấu tổ chức của hệ thống 4

III Quy trình xử lý 5

IV Các biểu mẫu 6

V Phê phán hiện trạng của hệ thống 9

VI Nhu cầu tin học hóa của hệ thống 10

VII Các yêu cầu đối với hệ thống mới 10

CHƯƠNG II Phân tích hệ thống về chức năng 11

I Biểu đồ phân cấp chức năng BFD 11

1 Sơ đồ phân rã chức năng BFD 11 a) Mô tả các chức năng mức lá 11

b) Danh sách hồ sơ dữ liệu đã sử dụng 13

II Mô hình luồng dữ liệu (DFD) 13

1 Ký hiệu sử dụng 13 2 DFD mức khung cảnh 14 3 DFD mức đỉnh 15 4 DFD mức dưới đỉnh 16 CHƯƠNG III Phân tích hệ thống về dữ liệu 18

I Xây dựng mô hình thực thể liên kết 18 1 Xác định các kiểu thực thể, kiểu thuộc tính 18

2 Xác định các kiểu lên kết

22

II Xây dựng mô hình quan hệ 24

1 Thành lập danh sách các thuộc tính ( từ các mẫu biểu thu thập được ở

phần khảo sát) 24

2 Chuẩn hóa quan hệ (Dùng bảng để chuẩn hóa)

27

III Hoàn thiện CSDL logic 29

CHƯƠNG IV Thiết kế giao diện hệ thống 29

LỜI NÓI ĐẦU

Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, nhu cầu ứng dụng tin học trong

công tác quản lý cũng ngày càng tăng, việc xây dựng các phần mềm quản lý

nhằm đáp ứng nhu cầu trên là rất cần thiết

Trong thực tế, phân tích hệ thống thông tin được ứng dụng rất rộng rãi ở tấtcác các lĩnh vực nhằm giúp các lập trình viên dễ dàng lập trình phần mềm quản

lý hệ thống thông tin

Trong bài này được thực hiện nhằm áp dụng những kiến thức của các mônhọc Phân tích thiết kế hệ thống thông tin

Các hoạt động chính của Bưu cục gồm: Nhận bưu phẩm của khách hàng,khai báo hải quan, lưu trữ bưu phẩm vào trong kho, giao gửi bưu phẩm theo yêucầu của khách hàng, báo cáo doanh thu, báo cáo bưu phẩm tồn không chuyểnphát được…

Có các loại hình dịch vụ chuyển phát như sau:

- Chuyển phát trong nước:

 DV chuyển phát chuyên tuyến (VQT)

Do giới hạn về mặt kiến thức cũng như thực tiễn nên trong phần nghiêncứu này nhóm em sẽ triển khai hệ thống về mảng chuyển phát trong nước

II Cơ cấu tổ chức của hệ thống.

Theo thông tin khảo sát : tại bưu cục sẽ có 1 giám đốc điều hành, 1 nhânviên điều hành, 2 nhân viên kinh doanh, 1 nhân viên kế toán, 1 đội trưởng giaonhận và 4-5 nhân viên bưu tá chạy tuyến

Sơ đồ tổ chức tổng thể như sau:

1 Ban giám đốc

Chức năng: Hoạch định những kế hoạch, đưa ra những mục tiêu phát triển

cho Bưu cục trong một giai đoạn nhất định; tổ chức bộ máy nhân sự cho Bưucục; đảm bảo các phòng ban hoạt động theo đúng chức năng và nhiệm vụ đượcgiao; lãnh đạo toàn Bưu cục; kiểm tra giám sát hoạt động của nhân viên nhằmnâng cao hiệu quả làm việc của các nhân viên

Nhiệm vụ: Chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của Bưu cục;

hướng dẫn những ký năng nghiệp vụ và truyền đạt kinh nghiệm cho nhân viên;tiếp nhận và xử lý những thông tin có liên quan đến hoạt động của Bưu cục nằmngoài phạm vị trách nhiệm của các phòng ban; quản lý tài chính của Bưu cục;giải quyết những mâu thuẫn xảy ra nếu có trong nội bộ của Bưu cục

Chức năng: Chăm sóc khách hàng nhằm đạt mục tiêu kinh doanh và lợi

nhuận cho Bưu cục

Nhiệm vụ: Tìm kiếm, khai thác khách hàng cần cung cấp những dịch vụ

nào; tư vấn cho khách hàng về cước dịch vụ cũng như các thắc mắc từ phíakhách hàng về các dịch vụ

Nhận hàng hóa tại bưu cục giao dịch

4 Bộ phận kế toán

Chức năng: Quản lý sổ sách, chứng từ và lưu trữ hồ sơ một cách hiệu quả

nhất cho Bưu cục ; giải quyết tất cả các vấn đề về kế toán, đánh giá và đưa racác giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế

Nhiệm vụ: Xuất hóa đơn, khai báo thuế, làm bảng lương cho các nhân viên

của Bưu cục , thu tiền của khách hàng, trả tiền cho khách hàng, ghi chép và lưutrữ tất cả hồ sơ, chứng từ liên quan đến tình hình hoạt động kinh doanh, báo cáotài chính và đánh giá tình hình phát triển của Bưu cục ; quyết toán tài chính hàngtháng, hàng quý và hàng năm, tổng kết sổ sách, chứng từ, tài chính, thu chi, lãi

lỗ cho ban giám đốc Bưu cục

5 Bộ phận quản lý kho < Đội trưởng giao nhận>

Quản lý công việc nhập, xuất bưu phẩm của Bưu cục , báo cáo các vấn đềliên quan đến nhập, xuất, hàng không chuyển phát được…

6 Bộ phận giao nhận ( bưu tá, shiper)

Chuyển bưu phẩm đến khách hàng nhận, nhận hàng gửi từ khách hàng

III Quy trình xử lý

-Quy trình nhận bưu phẩm:

Khi khách hàng có nhu cầu gửi bưu phẩm, khách hàng gửi thông tin yêucầu tới phòng kinh doanh Nhân viên kinh doanh sẽ tiếp nhận thông tin, nếu đápứng được dịch vụ của khách hàng thì sẽ nhận bưu phẩm và lập phiếu gửi Kháchhàng sẽ kê khai thông tin bưu phẩm vào phiếu gửi sau được giữ một liên màuvàng của phiếu gửi để đối chiếu Ngược lại, sẽ thông báo lại cho khách hàngkhông có dịch vụ

Nhân viên giao nhận sẽ mang bưu phẩm về để tổng hợp Tại đây, nhân viêngiao nhận sẽ kiểm tra bưu phẩm xem có khớp với phiếu gửi hay không rồi sẽchuyển bưu phẩm cho trung tâm khai thác Một phiếu gửi sẽ được giữ lại và giao

cho nhân viên kế toán Nhân viên kế toán sẽ đối chiếu phiếu gửi với bảng giá lậpbảng kê chi tiết công nợ Thông tin được lưu trong bảng kê chi tiết công nợ.-Quy trình phát bưu gửi:

Trung tâm khai thác chia bưu phẩm tới từng phòng giao dịch tương ứnggần nhất với địa chỉ người nhận trên bưu Sử dụng bảng kê thông tin phiếu gửiphân loại theo từng tuyến đã được nhập trong máy tính -> bàn giao bưu phẩmcho Bộ phận Bưu tá

Bộ phận giao nhận (nhân viên bưu tá): phân chia cho từng nhân viên theotừng tuyến -> nhân viên sắp xếp trình tự các bưu phẩm, ký nhận bàn giao và điphát, nếu phát tới khách nhận thành công sẽ ký vào phiếu gửi mục người nhận,sau đó cập nhật thông tin người nhận (có phát thành công hay không?) vào bảng

kê danh sách phát thành công của hệ thống

-Khi khách hàng có khiếu nại, khách hàng sẽ gọi điện hoặc đến gặp trựctiếp nhân viên Nhân viên điều hàng sẽ đối chiếu mã số với phiếu gửi rồi gửithông báo cho khách hàng tình trạng của bưu phẩm Thông tin được lưu trong sốkhiếu nại

Sau mỗi tháng, nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ lập báo cáo tình trạngkhiếu nại của khách hàng, nhân viên kế toán sẽ lập báo cáo doanh thu và gửi vềcho giám đốc

IV Các biểu mẫu ( có đính kèm)

1 Phiếu gửi gồm 3 liên màu <trắng, xanh, vàng> : gồm có thông tin

người gửi và người nhận ; thông tin về hàng hóa ; ngày giờ gửi, mãpill , …

 Liên 1 ( trắng) lưu tại bộ phận kế toán

 Liên 2 (xanh) đi theo bưu gửi

 Liên 3 (vàng) trả lại khách hàng

2 Các bảng giá tính cước vận chuyển.

V Phê phán hiện trạng của hệ thống

Có khá nhiều hệ thống phần mềm được cài đặt để hỗ trợ khai thác dịch vụtại đây, các phần mềm này đã mang lại lợi ích không nhỏ trong khai thác dịch vụnhư: giảm chi phí khai thác dịch vụ hay nâng cao chất lượng dịch vụ như rútngắn thời gian cung cấp dịch vụ

Tuy nhiên những phần mềm hiện đang triển khai còn tồn tại những điểmchưa thống nhất về môi trường phần cứng, phần mềm hoạt động như: hệ điềuhành hay thậm chí các tham số môi trường trong hệ điều hành như định dạngngày tháng, có phần mềm thì yêu cầu định dạng dd/MM/yyy, có phần mềm lạiyêu cầu phải theo định dạng dd/MM/yyyy Với yêu cầu như vậy dẫn đến mỗiphần mềm triển khai lại phải cài đặt trên một bộ máy tính khác nhau, dẫn đếnviệc tồn tại nhiều máy tính tại một điểm bưu cục giao dịch.

Diện tích sử dụng tại một điểm bưu cục giao dịch thường không quá lớn và

cố định, do đó mỗi lần triển khai thêm một hệ thống phần mềm lại phát sinhthêm một bộ máy tính làm diện tích sử dụng ngày càng chật chội Bất cập này cóthể khắc phục bằng cách đưa thêm yêu cầu về môi trường triển khai vào thànhmột yêu cầu khi đặt hàng phát triển phần mềm Tuy nhiên giả sử các hệ thốngphần mềm có thể cài đặt trên một hệ thống máy tính thì bất cập chưa phải đã hết,

do giao dịch viên phải chuyển qua lại các phần mềm trong quá trình khai thác làmột trong những bất cập không nhỏ, đấy là chưa kể đến việc lãng phí tài nguyên

hệ thống khi phải duy trì nhiều hệ thống phần mềm cùng chạy một lúc như: bộnhớ máy tính cần phải lớn do đó phải trang bị máy tính có bộ nhớ lớn gây lãngphí không cần thiết

Với những bất cập như trên một phần do các phần mềm không thể cài đặtchung trên một hệ thống máy tính đã đặt ra yêu cầu cần thống nhất các phầnmềm đang khai thác tại bưu cục giao dịch hiện tại thành một hệ thống phần mềmduy nhất đáp ứng được những yêu cầu như sau:

 Cài đặt chung trên bất kỳ một máy tính nào tại bưu cục giao dịch;

 Phần mềm đó phải hỗ trợ được đa dịch vụ tại bưu cục giao dịch;

 Sử dụng chung một giao diện người dùng duy nhất;

 Tối ưu về tài nguyên phần cứng sử dụng;

Hạ tầng kết nối: Toàn bộ mạng giao dịch cấp 1, 2, 3 và mạng bưu cục khaithác được online hóa và kết nối về Trung tâm Dữ liệu bưu chính Tuy nhiên,Tổng Công ty chưa có một lõi (Core) đủ mạnh để tùy biến đáp ứng tất cả cácyêu cầu nghiệp vụ như các hệ thống ứng dụng cộng lại, dẫn đến tài nguyên hạtầng bị phân mảnh, nguồn lực triển khai không thể tập trung và các kết nối chưađược tích hợp đầy đủ

Đối với các dịch vụ bưu chính chuyển phát (BCCP) đã dịch chuyển từ môhình phân tán sang mô hình CSDL tập trung, bước đầu đã  hỗ trợ tốt cho việc

phân chia doanh thu đối với các dịch vụ này Khi triển khai phần mềm BCCP sẽthống nhất được toàn bộ nhóm dịch vụ này vào một công cụ quản trị chung. Phát triển các công cụ hỗ trợ theo dõi định vị các sản phẩm BCCP có số hiệu trên cổng thông tin điện tử của Tổng Công ty: Phục vụ khách hàng trongquá trình định vị bưu gửi, Giảm yêu cầu điều tra khiếu nại đồng công tác giảiquyết khiếu nại được nhanh hơn, nâng cao hình ảnh và uy tín của Bưu cục

VI Nhu cầu tin học hóa của hệ thống

Dịch vụ Bưu chính chuyển phát là dịch vụ truyền thống không thể thiếu đốivới bất kỳ quốc gia nào Các nhà khai thác và cung cấp dịch vụ chuyển phát phảiđối mặt với nhiều vấn đề để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng nhưthời gian chuyển phát nhanh, chính xác, cung cấp nhiều dịch vụ tiện ích, chophép kiểm soát theo dõi hành trình của bưu phẩm,…

Hệ thống quản lý bưu phẩm ghi số nhằm tin học hóa toàn bộ quá trình pháthành, khai thác và định vị bưu phẩm áp dụng cho các đơn vị trong dây chuyềnkhai thác bưu phẩm ghi số

Hệ thống cung cấp giải pháp truyền nhận dữ liệu nhanh chóng, an toàn vàbảo mật giữa các cơ sở dữ liệu tại đơn vị khai thác và cơ sở dữ liệu trung tâm;cung cấp cơ chế kiểm soát dữ liệu giao nhận chuyến thư…

Ngoài ra hệ thống cho phép định vị trạng thái và vị trí của các bưu gửi trêntoàn bộ quá trình khai thác, cung câp thông tin cho các hệ thống khiếu nại vàchăm sóc khách hàng

VII Các yêu cầu đối với hệ thống mới

Đảm bảo không làm ảnh hưởng đến các hệ thống phần mềm đã triển khaitrước đây tại bưu cục giao dịch: Không cần nâng cấp, điều chỉnh các phần mềmhiện tại, bảo tồn tính năng hiện có của phần mềm

Đảm bảo sử dụng trên các hệ thống phần cứng hiện dùng tại bưu cục giaodịch

Các yêu cầu đối với hệ thống mới:

- Tra cứu tìm kiếm thông tin bưu phẩm

- Tra cứu tìm kiếm thông tin khách hàng nhận và gửi

- Tra cứu tìm kiếm thông tin về bưu tá phát

- Tra cứu hành trình đi của bưu phẩm

- Thống kê số lượng bưu phẩm nhận trong ngày

- Thống kê số lượng bưu phẩm phát thành công

- Thống kê số lượng bưu phẩm hoàn về

- Quản lý doanh thu thông qua bảng kê

- Lưu trữ khai thác hồ sơ khách hàng

- In ấn bảng kê và các báo cáo thống kê khác

CHƯƠNG II Phân tích hệ thống về chức năng

I Biểu đồ phân cấp chức năng BFD

1 Sơ đồ phân rã chức năng BFD.

a) Mô tả các chức năng mức lá

- Nhận bưu phẩm:

 Nhận thông tin: Khi khách hàng có nhu cầu gửi bưu phẩm, khách hàng gửi thông tin tới hệ thống Nếu hệ thống không có dịch vụ khách hàng yêu cầu sẽ thông báo lại cho khách hàng Nếu có sẽ gửi yêu cầu cho nhân viên giao nhận đi nhận bưu phẩm

 Nhận bưu phẩm: Nhân viên giao nhận sẽ tới nơi khách hàng yêu cầu sau đó kiểm tra thông tin bưu phẩm về khối lượng, cước phí, hình thức thanh toán, ngày giờ gửi, nội dung Nếu khách hàng đem tới chi nhánh giao dich, nhân viên kiểm tra bưu phẩm.

 Lập phiếu gửi: nhân viên giao nhận sẽ ghi các thông tin của bưu phẩm vào phiếu gửi khối lượng, cước phí, hình thức thanh toán, nội dung, ngày giờ gửi, kê khai, nhân viên

- Khai thác:

 Kiểm tra thông tin: Nhân viên giao nhận sẽ kiểm tra lại các thông tin trên phiếu gửi xem có trùng với bưu phẩm hay không Nếu không sẽ thông báo lại cho khách hàng và sửa lại phiếu gửi Nếu

đã chính xác sẽ chuyển cho bộ phận kế toán

 Lập bảng chi tiết công nợ: Nhân viên kế toán nhận phiếu gửi, sau

đó đọc thông tin từ phiếu gửi, đối chiếu với bảng giá và lập bảng chi tiết công nợ

 Cuối tháng, nhân viên kế toán lập xong bảng chi tiết công nợ và chuyển cho khách hàng Khách hàng sẽ đối chiếu bảng chi tiết công nợ với phiếu gửi, nếu đúng sẽ phản hồi lại cho nhân viên kế toán để lập hóa đơn thanh toán

 Giải quyết khiếu nại: Nhân viên điều hành sẽ đối chiếu thông tin

mã phiếu gửi mà khách hàng khiếu nại với phiếu gửi của mình và kiểm tra ngày giờ phát, tên người nhận, tên bưu tá…

 Thông báo khách hàng: Sau khi đã kiểm tra được thông tin về người nhận và ngày giờ nhận, nhân viên sẽ thông báo lại cho khách hàng.

- Báo cáo:

 Báo cáo doanh thu: Nhân viên kế toán sẽ tổng hợp lại bảng kê chi tiết công nợ thành bảng tổng hợp doanh thu sau đó báo cáo với giám đốc

 Báo cáo tình trạng chăm sóc khách hàng: Nhân viên điều hành sẽtổng hợp lại số chăm sóc khách sau đó báo cáo lên giám đốc

b) Danh sách hồ sơ dữ liệu đã sử dụng

- Bảng báo giá

- Phiếu gửi hàng

- Bảng kê chi tiết công nợ

- Hóa đơn thanh toán

a Biểu đồ

b Mô tả hoạt động:

- KHÁCH HÀNG:

 Khách hàng cung cấp thông tin gửi bưu phẩm tới hệ thống

 Hệ thống phản hồi lại cho khách hàng có nhận dịch vụ của kháchhàng hay không

 Khách hàng gửi thông tin về bưu phẩm cho hệ thống

 Hệ thống gửi lại phiếu gửi cho khách hàng

 Hệ thống gửi bảng kê chi tiết công nợ cho khách hàng vào thờigian đã hẹn trước

 Khách hàng gửi lại phản hồi về công nợ cho hệ thống

 Nếu khách hàng đối chiếu khớp với bảng chi tiết công nợ, hệthống sẽ tiến hành xuất hóa đơn

- GIÁM ĐỐC:

 Giám đốc yêu cầu hệ thống gửi báo cáo cuối tháng

 Hệ thống gửi báo cáo cho giám đốc

3 DFD mức đỉnh

4 DFD mức dưới đỉnh

- Chức năng “ Nhận Bưu Phẩm”

- Chức năng “ Khai thác”

- Chức năng “ Phát Bưu Phẩm”

- Chức năng “ Khiếu nại”

- Chức năng “ Báo Cáo”

CHƯƠNG III Phân tích hệ thống về dữ liệu

I Xây dựng mô hình thực thể liên kết

1 Xác định các kiểu thực thể, kiểu thuộc tính.

Các hồ sơ cần sử dụng : BẢNG GIÁ, PHIẾU YÊU CẦU GỬI, PHIẾUYÊU CẦU NHẬN, PHIẾU GỬI, BẢNG CHI TIẾT CÔNG NỢ, HÓA ĐƠN.Các kiểu thực thể: KHÁCH HÀNG, NHÂN VIÊN, PHÒNG BAN, DỊCH

VỤ, LOẠI DỊCH VỤ

Liệt kê các thuộc tính của hồ sơ sử dụng:

- Kê khai hải quan

- Nội dung bưu gửi

4 PHIẾU YÊU CẦU

6 HÓA ĐƠN - Số hóa đơn

- Ngày lập hóa đơn

- Số tài khoản ngânhàng

- Chức năng kháchhàng

2 NHÂN VIÊN - Mã nhân viên

- Họ tên nhân viên

- Ngày sinh

- Địa chỉ nhân viên

- Số điện thoại nhânviên

2 Xác định các kiểu lên kết

3 Vẽ sơ đồ ER

- Chú thích ký hiệu:

Thực thể biểu diễn bằng hình chữnhật Trong đó có ghi tên thực thể.Thuộc tính được biểu diễn bằng hìnhElip Trong đó có ghi tên thuộc tính

Thuộc tính khóaThể hiện quan hệ giữa các thực thể.Biểu diễn bằng hình thoi