Quản lý hóa đơn bán hàng ở siêu thị

Mỗi nhà doanh nghiệp phải biết nắm bắt được một nguồn cung ứnghàng hóa và sự biến động của nó, phải năng động, thích hợp, mềm dẻo… Và trong quá trình kinh doanh phát triển của các công t

LỜI NÓI ĐẦU

Một đất nước được coi là phát triển khi đất nước đó có một nền kinh tế vững mạnh

và hiệu quả Xét ở phạm vi một doanh nghiệp trong cơ chế thị trường hiện nay thì quátrình bán hàng có vai trò rất lớn, quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.Trong những năm gần đây, sự chuyển hướng đổi mới của cơ chế thị trường nềnkinh tế nước ta có nhiều biến động Hoạt động kinh doanh nói chung hầu hết các doanhnghiệp đều đồi mới, bước đầu đã hòa nhập với nền kinh tế khu vực và cả thế giới Đặcbiệt, với các doanh nghiệp thương mại nói riêng vấn đề tiêu thụ là một trong những yếu

tố quan trọng trong việc tiêu thụ hàng hóa, là một nghệ thuật kinh doanh của từngdoanh nghiệp Mỗi nhà doanh nghiệp phải biết nắm bắt được một nguồn cung ứnghàng hóa và sự biến động của nó, phải năng động, thích hợp, mềm dẻo…

Và trong quá trình kinh doanh phát triển của các công ty, tổ chức, doanh nghiệp thìmột lượng lớn các thông tin về giao dịch (trao đổi, mua bán) các loại hàng hóa giữa cácbên liên quan như nhà cung cấp, nhà buôn bán và khách hàng đều cần được quản lý vàtheo dõi hàng ngày Quy mô và số lượng của giao dịch càng lớn, càng nhiều người thì

số lượng thông tin càng nhiều, càng quan trọng và phức tạp Chính vì thế sẽ mất nhiềuthời gian, công sức để quản lý dẫn đến những sai sót đáng tiếc khi quản lý, khai thác và

xử lý những thông tin trên

Do đó em thực hiện đề tài “Quản lý hóa đơn bán hàng ở siêu thị” tạo một một phầnmềm quản lý hóa đơn bán hàng ở siêu thị” nhằm mục đích phục vụ công tác quản lýcác hóa đơn bán hàng ở một siêu thị một cách hiệu quả và đáp ứng các yêu cầu củasiêu thị đề ra và có thể áp dụng tại các siêu thị khác

Em xin chân thành cảm ơn thầy Ths.Vũ Đức Huy cùng các bạn trong lớp đã giúp

đỡ em hoàn thành đề tài này Tuy đã có nhiều cố gắng nhưng trong quá trình làm đề tàikhông thể tránh được sai sót Em rất mong nhận được các ý kiến đóng góp từ các thầy

và các bạn để em rút kinh nghiệm thực hiện tốt hơn ở các đề tài sau

MỤC LỤC

DANH SÁCH CÁC HÌNH VẼ

PHẦN 1: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG CHƯƠNG I: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ PHÂN TÍCH BÀI TOÁN

I Khảo sát hiện trạng

1. Giới thiệu chung

Ngày nay, mô hình siêu thị đã trở nên phổ biến trong xã hội, đặc biệt làđối với người dân thành thị Siêu thị không chỉ thể hiện cho một nếpsống văn minh, hiện đại, mà còn là nơi phục vụ thiết thực cho mụcđích tiêu dùng của khách hàng

Khách hàng khi đến siêu thị luôn mong muốn việc giao dịch diễn ranhanh chóng, được phục vụ tận tình, giá cả hợp lý, chính xác Để đạtđược mục tiêu quản lý siêu thị một cách triệt để, thì phải có một môhình quản lý phù hợp

Vì thế, đề tài “Quản lý bán hàng siêu thị” tập trung đưa ra một trongnhững mô hình quản lý bán hàng siêu thị khá chi tiết, linh động được

áp dụng vào siêu thị Metro Hà Đông trong hệ thống các siêu thị(Metro Hà Đông, Nguyễn Trãi, Hà Đông, Hà Nội; Metro Phạm VănĐồng, Cổ Nhuế, Từ Liêm, Hà Nội) trong việc thực hiện những chứcnăng chính của siêu thị như: Quản lý bán hàng, nhập xuất hàng hóa,báo cáo, thống kê…

2 Quá trình khảo sát.

2.1 Phương pháp thu thập thông tin.

Chúng em thực hiện thu thập thông tin bằng cách phỏng vấn đại diện của siêu thịMetro Hà Đông, quan sát (theo dõi và ghi chép quá trình mua, thanh toán hàng hóa tạisiêu thị), nghiên cứu các tài liệu viết (hóa đơn, các bản nội quy của siêu thị), khảo sátsiêu thị

2.2 Thông tin thu được

Khảo sát: Siêu thị Metro Hà Đông được được thuê trên một tòa nhà, tầng 1 và tầng

2 bày bán các mặt hàng và kho hàng đông lạnh và một số phòng dành cho phòng dànhcho ban quản lý, tầng 3 chủ yếu kho hàng, chứa hàng tồn…

 Siêu thị hiện đang kinh doanh nhiều mặt hàng như: Bánh kẹo, đồ chơi trẻ em, thựcphẩm, hóa mỹ phẩm, đồ điện – điện tử, văn phòng phẩm,đồ may mặc,đồ dùng giađình v.v… rất phong phú và đa dạng về chủng loại được thể hiện qua những gianhàng của siêu thị như sau: Hóa mỹ phẩm, quần áo, thực phẩm, thực phẩm đônglạnh, lưu niệm đồ chơi, đồ điện - Điện tử, đồ dùng gia đình, nhựa gia dụng, giầydép, cặp va li, túi xách…

 Việc phân công công tác quản lý tại siêu thị được thực hiện như sau:

1 Bộ phận quản lý: Gồm 1 giám đốc và các phó giám đốc có nhiệm vụ điềuphối toàn bộ hoạt động của siêu thị Bộ phận này phải nắm được tình hình mua bán,doanh thu của siêu thị để báo cáo lại cho ban giám đốc của cả hệ thống siêu thị Metro.Việc báo cáo được thực hiện hàng tháng, hàng quý hoặc cũng có khi báo cáo đột xuấttheo yêu cầu

2 Tổ bảo vệ: Kiểm tra, bảo vệ an ninh của siêu thị, ghi nhận hàng hóa đổi lạicủa khách hàng, hướng dẫn khách hàng ở một số thủ tục khác như gửi đồ ,gửi xe

3 Tổ thu ngân: Tại quầy thu ngân ,nhân viên thu ngân thực hiện việc bán hàng

và lập hóa đơn cho khách hàng đồng thời ghi nhận lại số hàng hoá bán được của mỗiloại để báo cáo cho ban quản lý sau mỗi ca làm việc

4 Tổ mặt hàng: Nhiệm vụ của tổ là kiểm tra chất lượng hàng hoá và nắm tìnhtrạng hàng hoá của siêu thị, đảm bảo hàng hoá luôn ở trong tình trạng tốt nhất khi đếntay khách hàng và đáp ứng được yêu cầu cảu khách hàng Khi phát hiện hàng hư hỏngphải kịp thời báo ngay cho tổ quản lý để có biện pháp giải quyết và điều phối hàng chophù hợp

5 Tổ tin học: Nhân viên văn phòng thực hiện việc nhập liệu, đưa ra các báo cáocần thiết phục vụ cho tổ quản lý

=> Sơ đồ tổ chức của siêu thị Metro Hà Đông:

Hình 1: Sơ đồ tổ chức của siêu thị

 Sau khi nhân viên siêu thị lập phiếu các mặt hàng cần nhập (mặt hàng mới, đã hết)tiếp đó liên hệ các nhà cung cấp để nhập hàng về Sau khi nhập hàng về sẽ được tổmặt hàng chịu trách nhiệm phân loại hàng hóa theo chủng loại, loại hàng đồng thờilập phiếu nhập hàng và đưa lên bộ phận quản lý để được ký duyệt Sau đó tổ tin họcphụ trách lưu trữ các thông tin của hàng vào hệ thống CSDL Các thông tin baogồm: mã vạch, giá bán, ngày sản xuất, hạn sử dụng, số lượng nhập, đơn vị tính,…Mỗi mặt hàng sẽ được đánh một mã vạch, việc đánh một mã vạch như thế nhằmmục đích quản lý và tính tiền chính xác mau lẹ, thực hiện theo quy tắc sau:

+/ Bộ mã bán hàng: là bộ mã mang tính cách pháp lý giữa siêu thị (bên bán) vàngười tiêu dùng (bên mua) Mỗi một mặt hàng kinh doanh đều có một mã số riêng đểphân biệt với những hàng khác

+/Một mã bán hàng có độ dài 13 ký tự theo cấu trúc của hệ thống mã vạch

barcode quốc tế đối với những mặt hàng có in sẵn mã vạch của nhà sản xuất Nếu mộtmặt hàng nào không có sẵn mã vạch, hay nếu có mã vạch mà mã vạch không có khảnăng tin cậy thì mặt hàng đó sẽ được dùng mã nội bộ của siêu thị làm mã bán hàng, và

mã này có chiều dài 8 ký tự

Hình 2: Vạch mã hàng

 Về chính sách ưu đãi cho khách hàng thân thiết:

Ngoài những dịp khuyến mãi giảm giá khi mua hàng, để nhằm mục đích phục vụquý khách hàng mua hàng tại hệ thống siêu thị Metro ngày một tốt hơn, đặc biệt lànhững quý khách hàng thân quen và thường xuyên, công ty chúng tôi có tổ chứcchương trình “Thẻ khách hàng thân thiết ” với nội dung cảm ơn những khách hàng thânquen, những khách hàng thường xuyên và những khách hàng mới mua sắm hàng tại hệthống siêu thị Metro của công ty chúng tôi

Kể từ ngày 1 tháng 1 năm 2008, chương trình sẽ chính thức được đưa vào áp dụng tại

hệ thống siêu thị Metro, thể lệ và nội dung cụ thể cho từng loại thẻ như sau:

+/ Thẻ tích điểm

Khi khách hàng mua trên 100 ngàn đồng tiền hàng sẽ được tham gia chương trìnhbằng cách mang hoá đơn thanh toán ra bộ phận lễ tân đăng ký tham gia

Mỗi 100.000 đồng sẽ tương ứng với 1 điểm, trong vòng 12 tháng, nếu khách hàngmua được mỗi 20 điểm hàng hoá trên toàn hệ thống siêu thị Metro sẽ được tặng mộtphiếu mua hàng tại siêu thị với trị giá 50.000 đồng

Trong vòng 12 tháng, nếu quý khách hàng mua hàng trên toàn hệ thống siêu thịMetro đạt được 60 điểm sẽ được cấp thẻ mua hàng chiết khấu 3% trên mỗi hoá đơn kể

từ khi thẻ chiết khấu được cấp

+/ Thẻ chiết khấu

Thẻ chiết khấu sẽ có lợi ích chiết khấu trong vòng 12 tháng, trong thời gian hiệu lựccủa thẻ chiết khấu, khách hàng vẫn có thể chỉ tích đủ 50 điểm để được tiếp tục gia hạnhiệu lực thẻ sau khi thẻ cũ hết hạn

Trong 12 tháng, nếu quý khách hàng mua hàng đạt 100 điểm sẽ được đổi thẻ chiếtkhấu 4% trên mỗi hoá đơn mua hàng Quý khách vẫn có thể tiếp tục tích chỉ 80 điểmtrong một năm tiếp để được hưởng mức chiết khấu 4% trong năm tiếp theo sau khi thẻ

cũ hết hạn

+/ Yêu cầu khi tham gia

Sau khi khách hàng đạt được những mức yêu cầu tham gia chương trình do siêu thịchúng tôi đề ra, khách hàng ra bộ phận lễ tân nhận phiếu đăng ký, điền đầy đủ thôngtin cho bộ phận lễ tân để quý khách hàng chính thức là khách hàng thân thiết của hệthống siêu thị Metro của chúng tôi

Hình 3: Phiếu thông tin khách hàng thân thiết

Hình 4: Thẻ khách hàng thân thiết

 Về hình thức thanh toán:

Siêu thị hỗ trợ các hình thức thanh toán như: Tiền mặt, thẻ tín dụng (credit card)

… Những hình thức thanh toán khác như séc sẽ không được chấp nhận.Quá trình thanhtoán:

 Quá trình thanh toán ở siêu thị được diễn ra một cách rất thuận

tiện và nhanh chóng Khách hàng sau khi đã chọn mua được sản phẩm ưng ý, sẽ đemsản phẩm đó ra quầy thanh toán Dựa vào thiết bị quét mã vạch trên sản phẩm và sự trợgiúp của hệ thống máy tính, nhân viên siêu thị dễ dàng lập ra được hóa đơn ghi chi tiết

số lượng, chiết khấu, giá thành v.v… từng mặt hàng mà khách hàng phải trả

+/Nếu khách hàng có thẻ khách hàng thân thiết, thì sẽ được cập nhật điểmthưởng, nếu đã tích đủ điểm thưởng thì sẽ được hưởng ưu đãi theo như quy định củasiêu thị

+/Nếu khách hàng chưa tham gia vào chương trình “Khách hàng thân thiết” vàtổng trị giá của hóa đơn hiện tại lớn hơn 100.000 VNĐ và khách hàng đồng ý thì nhânviên sẽ hướng dẫn khách hàng sang bộ phận lễ tân, tham gia, làm các thủ tục cần thiết

để được cấp thẻ khách hàng thân thiết

Sau đó khách hàng chỉ việc thanh toán theo hóa đơn, và yên tâm, tin tưởng vào

hệ thống của chúng tôi, hóa đơn sẽ được in ra cho khách hàng để có thể dễ dàng kiểmtra và đối chiếu lại, đồng thời cũng được lưu trong hệ thống máy tính của siêu thị,khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc là thẻ nhưng chủ yếu là tiền mặt

Dưới đây là mẫu hóa đơn bán hàng và xuất hàng của siêu thị Metro Hà Đông:

Hình 5: Hóa đơn bán hàng

 Khi khách hàng đổi hàng, trả lại hàng:

1 Đối với hàng hóa là thực phẩm, đồ ăn Metro không chấp nhậnkhách hàng đổi hàng, trả hàng (chỉ trừ một số trường hợp đặc biệt như do lỗi của siêuthi hoặc một vài trường hợp khác)

2 Đối với hàng hóa là đồ điện – điện tử, hóa mỹ phẩm, đồ gia dụng siêu thị chỉ chấp nhậntrả hàng, đổi hàng khi phát sinh các trường hợp sau:

a Hàng không đúng chủng loại, mẫu mã như quý khách đặt hàng (Metro có cungcấp dịch vụ đặt hàng từ xa)

b Hàng bị lỗi

c Không đủ số lượng, không đủ bộ như trong đơn hàng

d Tình trạng bên ngoài bị ảnh hưởng như rách bao bì, bong tróc, bể vỡ…

e Bảo hành theo chính sách bảo hành của Metro

f Không đạt chất lượng như không vận hành được, hỏng hóc khách quan trongphạm vi bảo hành của nhà cung cấp, nhà sản xuất

g Thoả thuận giữa Metro và khách hàng

+/Quý khách vui lòng kiểm tra hàng hóa và ký nhận tình trạng với nhân viên giao hàng của Metro Sau khi ký nhận tình trạng, Metro không chịu trách nhiệm đối với những mặt hàng bị vỡ

+/ Metro sẽ không chấp nhận cho trả hàng, đổi hàng khi:

h Gửi lại hàng không đúng mẫu mã, không đúng mặt hàng đã lấy, không phảihàng của Metro

i Vi phạm các quy định về sử dụng của nhà sản xuất

k Vận hành không đúng chỉ dẫn gây hỏng hóc hàng hóa

l Hết thời hạn bảo hành hoặc không thực hiện các quy định theo hướng dẫn đểđược hưởng chế độ bảo hành (ví dụ không gửi phiếu bảo hành về đúng nơi quy địnhtrong thời gian quy định)

m Các thẻ quà tặng bị mất, bị lấy cắp, đã dùng một phần, hay bị hư hỏng sẽ khôngđược hủy, hoặc đổi thẻ khác nếu không có bất cứ chứng cứ nào về việc mua thẻ đóđược trình ra Metro chỉ giải quyết trong một số trường hợp hạn chế

 Nhập xuất hàng hóa:

Hàng hóa ra vào kho (nhập hàng về kho và xuất hàng từ kho lên quầy bán) của siêu thịcần phải lập phiếu nhập hàng, xuất hàng tương ứng và có chữ ký của bên giao hàng,

nhận hàng, đại diện bộ phận quản lý siêu thị Sau khi đã thực hiện xong việc nhập, xuấthàng, các phiếu này sẽ được tổ tin học lưu vào CSDL.

Mẫu phiếu nhập hàng

Hình 6: Phiếu nhập hàng

Mẫu phiếu xuất hàng

Hình 7: Phiếu xuất hàng

 Việc lưu trữ dữ liệu (hàng hóa, nhân viên, khách hàng v.v…)

Các dữ liệu về nhân viên, hàng hóa, khách hàng v.v của siêu thị Metro cũngnhư các chi nhánh siêu thị khác được tổ chức hoàn toàn độc lập, trên những hệ thốngmáy tính riêng biệt

 Việc kiểm kê hàng hóa :

Theo định kỳ hàng tháng, siêu thị đều có tổ chức kiểm kê hàng hóa còn lại trênquầy và kiểm kê hàng tồn trong kho Việc kiểm kê hàng trên quầy và hàng tồn trongkho được diễn ra độc lập và tổ mặt hàng sẽ trực tiếp thực hiện nhiệm vụ này Tổ cótrách nhiệm kiểm tra số lượng của từng mặt hàng còn trên quầy, hàng tồn trong kho.Đồng thời cũng để kiểm tra tình trạng của các mặt hàng (hết hạn, sắp hết hạn, bị hỏng,rách v.v…) và gửi cho nhà sản xuất Sau đó tổ sẽ có trách nhiệm lập phiếu kiểm kê gửilên ban quản lý để đối chiếu với báo cáo doanh thu mỗi ngày mà tổ thu ngân gửi lênban quản lý siêu thị và để thảo luận lập ra các kế hoạch xuất hàng, nhập hàng kịp thời.Sau khi thực hiện xong, tổ mặt hàng sẽ gửi qua cho tổ tin học để lưu phiếu vào CSDL

Mẫu phiếu kiểm kê hàng hóa

Hình 8: Phiếu kiểm kê

 Đối với những hàng tồn kho, không bán được, những mặt hàng trái mùa (sản phẩmmùa hè trong mùa đông)

Siêu thị luôn cho kiểm tra định kỳ hàng tuần để đảm bảo hàng còn hạn sử dụng,chất lượng tốt Nếu hàng không bán được vào loại này, siêu thị đã có hợp đồng với nhàcung cấp để có thể trả lại hàng, tránh bán cho khách hàng những sản phẩm kém chấtlượng, ảnh hưởng đến sức khỏe người tiêu dùng

Siêu thị thường tổ chức các dịp khuyến mại (như chương trình khách hàng thânthiết), hạ giá thành hấp dẫn, thúc đẩy mua hàng

Khi nhập hàng về, ban quản lý siêu thị đều đã tính toán, chọn lọc những mặt hàng

Mẫu phiếu trả hàng

Hình 9: Phiếu trả hàng

 Nhận xét về hệ thống quản lý hiện tại:

Tại Siêu thị đang sử dụng một CSDL được thiết kế cho các siêu thị cỡ nhỏ để quản

lý hơn 200.000 mặt hàng kinh doanh Nhận thấy rằng tốc độ truy xuất dữ liệu khôngcòn nhanh như trước, mặt khác cấu trúc của CSDL này cũng không phù hợp với các dữliệu mà siêu thị cần lưu trữ hiện nay Các vấn đề thay đổi đơn vị tính và xử lý số lượng

lẻ đối với một số mặt hàng như: vải vóc, rau quả, thực phẩm tươi sống tại siêu thịcũng chưa được giải quyết ổn thỏa Việc quản lý các loại hóa đơn… cũng chưa đượcđáp ứng 1 cách chính xác, thuận tiện Ban giám đốc có nhu cầu thống kê tình hình muabán tại Siêu Thị với những tiêu chí khác nhau nhưng hiện nay hàng ngày tại Ban giámđốc chỉ nhận được báo cáo về doanh thu

Nhu cầu khách quan được đặt ra là CSDL cần được thiết kế lại một cách phù hợphơn với quy mô của siêu thị đang ngày một lớn mạnh

Những hạn chế của hệ thống cũ:

• Hầu hết các chức năng của siêu thị được thực hiện chủ yếu bằng thủ công

• Tính tin học hóa chưa cao dẫn còn nhiều vấn đề bất cập trong công tác quản lícũng như đáp ứng các yêu cầu của khách hàng

• Không có khả năng quản lí một cách chặt chẽ toàn hệ thống (chưa đáp ứng đượcđầy đủ các yêu cầu của khách hàng, tình trạng mất cắp vẫn còn tồn tại )

Chưa đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ của một siêu thị trong thời kì hộinhập quốc tế

II Khái quát bài toán

1 Mô tả bài toán

Quản lý bán hàng: Khi một khách hàng sau khi đã lựa chọn xong hàng hóa ởsiêu thị và có yêu cầu thanh toán, hệ thống cần tiếp nhận yêu cầu thanh toán và bắtđầu lập ngay hóa đơn thanh toán Thực hiện tính tổng giá trị hóa đơn và xác nhậnkhách hàng thân thiết Nếu tên khách hàng này có trong danh sách khách hàng thânthiết thì nhân viên tiến hành tính toán số điểm thưởng có sẵn của khách hàng Nếukhách hàng đã tích đủ điểm thưởng thì sẽ được hưởng ưu đãi theo như quy định củasiêu thị Tiếp đó tính toán số điểm thưởng dựa trên hóa đơn, rồi cập nhật điểmthưởng cho khách hàng Nếu số điểm thưởng chưa đủ để hưởng ưu đãi thì chỉ tínhtoán số điểm thưởng dựa trên hóa đơn, rồi cập nhật điểm thưởng cho khách Nếutên khách hàng này chưa có trong danh sách khách hàng thân thiết mà tổng giá trịhóa đơn khách hàng mua hàng lớn hơn 100.000 đồng thì tiếp nhận yêu cầu đăng kýkhách hàng thân thiết, cấp thẻ khách hàng thân thiết và lưu trữ thông tin về kháchhàng Cuối cùng in hóa đơn cho khách hàng và lưu trữ hóa đơn vào CSDL Thôngtin về hóa đơn: số hóa đơn, ngày lập, mã khách hàng, mã nhân viên, thành tiền, vàmột số thông tin về chi tiết hóa đơn: mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn giá

Quản lý khách hàng thân thiết: Khi có yêu cầu thêm một khách hàng thân thiếtvào hệ thống Hệ thống tiếp nhận yêu cầu thêm khách hàng thân thiết và thực hiệnkiểm tra giá trị hoá đơn gần nhất Nếu giá trị hoá đơn lớn hơn hoặc bằng 100.000ngàn đồng thì tiến hành cấp thẻ khách hàng thân thiết, sau đó lưu thông tin vềkhách hàng vào CSDL Nếu không hợp yêu cầu thì hệ thống đưa ra thông báo vàkết thúc Thông tin về khách hàng thân thiết bao gồm: mã kh, họ tên, cmnd, địa chỉ,điện thoại, điểm thưởng

Quản lý nhân viên bán hàng: Nhân viên bán hàng làm việc theo ca, khi đến ca

• Quản lý nhập hàng: Khi siêu thị tiếp nhận hàng hoá từ nhà cung cấp, hệthống cung cấp khả năng lập phiếu nhập hàng hoá, giúp thủ kho in phiếunhập hàng, lưu trữ thông tin hàng hóa vừa nhập theo từng loại hàng, đơn

vị tính vào CSDL Thông tin phiếu nhập bao gồm: số phiếu, nhà cungcấp, mã nhân viên, ngày lập, thành tiền, và thông tin về chi tiết phiếuxuất: mã hàng, tên hàng, số lượng nhập, đơn giá

• Quản lý xuất hàng: Thực hiện xuất hàng khi hàng được bán trực tiếp chođối tác lớn hay hàng hoá được đưa lên quầy thì thủ kho sẽ tạo phiếu xuấthàng từ kho lên quầy Hệ thống tiếp nhận yêu cầu xuất hàng Thực hiệnkiểm tra số lượng hàng còn trong kho Nếu hết hàng thì sẽ tiến hành đặthàng với nhà cung cấp Nếu còn hàng thì tiến hành lập phiếu xuất hàng,sau đó cập nhập số lượng mặt hàng đó, rồi in và lưu trữ phiếu xuất hàngvào CSDL Thông tin về phiếu xuất bao gồm: số phiếu, ngày lập, mãnhân viên, và thông tin chi tiết về phiếu xuất: số lượng xuất, mã hàng, tênhàng

Kiểm kê hàng hóa: Hàng tuần, siêu thị đều có tổ chức kiểm kê hàng hóa cònlại trên quầy và trong kho Thủ kho sẽ trực tiếp thực hiện nhiệm vụ này Thủkho có trách nhiệm kiểm tra số lượng của từng mặt hàng còn trong kho và trênquầy Đồng thời cũng để kiểm tra tình trạng của các mặt hàng (hết hạn, sắp hếthạn, bị hỏng, rách v.v…) Khi có mặt hàng nào hết hạn sử dụng thì tạo phiếu trảhàng cho nhà cung cấp Sau đó thủ kho sẽ có trách nhiệm lập phiếu kiểm kê gửilên ban quản lý để đối chiếu với báo cáo doanh thu mỗi ngày mà tổ thu ngân gửilên ban quản lý siêu thị và gửi cho tổ tin học để lưu phiếu vào CSDL Thông tinphiếu kiểm kê bao gồm: số phiếu, mã nhân viên, ngày lập và thông tin về phiếukiểm kê chi tiết: mã hàng, tên hàng, số lượng, mã hàng Thông tin phiếu trảhàng bao gồm: số phiếu, ngày lập, mã nhân viên và thông tin chi tiết về phiếutrả: mã hàng, tên hàng, ngày trả, số lượng, lý do trả

Báo cáo, thống kê: Hàng ngày phải thực hiện việc lập và gửi báo cáo thống

kê chi tiết doanh thu, hàng nhập, hàng xuất, số lượng hàng tồn trong kho, kiểm

kê hàng hóa v.v lên người quản lý siêu thị Các báo cáo này sẽ được sử dụng

để xem xét hoạt động mua bán, doanh thu của siêu thị,…

2 Phạm vi nghiên cứu

Nghiên cứu quá trình quản lý bán hàng, nhân viên và khách hàng của siêu thị.Các vấn đề khác của siêu thị như cơ sở vật chất sẽ không được quan tâm đề cập

3 Xác định những lĩnh vực ưu tiên

Với phạm vi nghiên cứu ở trên, ta xác định những lĩnh vực sau là cần ưu tiêntrên hết:

 Nghiệp vụ quản lý hàng hóa: hoạt động lưu trữ thông tin hàng hóa khinhập hàng, xuất hàng, kiểm kê hàng hóa trả lại hàng hết hạn sử dụngcho nhà cung cấp do thủ kho chịu trách nhiệm

 Nghiệp vụ bán hàng: đây là nghiệp vụ cung cấp dịch vụ thanh toánhóa đơn cho khách hàng tại quầy thu ngân do người quản lý chịutrách nhiệm

 Nghiệp vụ quản lý khách hàng thân thiết: là nghiệp vụ chăm sóc đốivới các khách hàng thường xuyên mua hàng tại siêu thị

 Nghiệp vụ thống kê: thống kê tình hình hoạt động của từng siêu thịcho người quản lý siêu thị như: thống kê các loại hóa đơn,

4 Phân tích yêu cầu hệ thống mới

4.1 Mục đích của việc xây dựng hệ thống mới

Hệ thống quản lý bán hàng siêu thị được xây dựng dựa trên mô hình hoạt độngcủa các hệ thống quản lý hiện đang được sử dụng, nhưng có khả năng giải quyếtcác vấn đề mà hệ thống cũ chưa thể đáp ứng được, đồng thời cung cấp một số chứcnăng tiện ích nhằm giúp cho quá trình thực hiện các quy trình nghiệp vụ trở nên dễdàng hơn

Hệ thống quản lý bán hàng siêu thị có các đặc điểm sau:

 Có khả năng đáp ứng đầy đủ và hỗ trợ thực hiện tốt các nghiệp vụ chính trongsiêu thị

 Cung cấp giao diên người dùng thân thiện, dễ thao tác

 Cung cấp chức năng hỗ trợ khách hàng tra cứu thông tin sản phẩm nhằm giúpcho quá trình chọn lựa hàng hóa của khách hàng dễ dàng hơn

 Cung cấp chức năng báo cáo thống kê theo nhiều tiêu chí khác nhau

4.2 Xác định các tham số của hệ thống

 Các mục tiêu

 Đáp ứng ngay các yêu cầu truy xuất thông tin

 Kiểm soát được tất cả các mặt hàng, chủng loại hàng hóa và các thuộc tính

khuyến mãi và đãi ngộ của siêu thị sẽ đến với siêu thị nhiều hơn Cụ thểmục tiêu đặt ra là năng suất lao động của nhân viên tăng, số lượng kháchhàng đến mua hàng tại siêu thị tăng.

 Giảm số nhân viên làm công tác quản lý hồ sơ, sổ sách

 Giảm thời gian tìm kiếm các thông tin, thống kê các thông số, doanh thu,

 Lập phiếu truy xuất và in kết quả ngay khi có yêu cầu

 Giao diện kiểu win_form

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HƯỚNG ĐỐI TƯỢNG

3 Thủ kho

Là người chịu tráh nhiệm Tạo Phiếu Nhập Hàng khi hàng hoá được nhập về, tạoPhiếu Xuất Hàng khi xuất hàng lên quầy, kiểm kê hàng trong kho, Tạo Phiếu Trả Hàngnếu mặt hàng đó hết hạn sử dụng hay có lỗi

II Xác Định Các Use Case.

Dựa trên văn bản mô tả bài toán và việc phân tích để tìm ra các tác nhân, ta xácđịnh được các use case như sau:

 Đăng nhập

 Lập hóa đơn

 Lập phiếu nhập

 Lập phiếu xuất

 Thống kê hàng hóa

Lập hóa đơn

Lập phiếu nhậpLập phiếu trảLập phiếu kiểm kêLập phiếu trả

Quản lý phiếu nhậpQuản lý phiếu xuấtQuản lý nhân viênQuản lý khách hàng thân thiếtThống kê hàng tồn

Thống kê hàng hóa

1. Biểu đồ usecase Sơ đồ tổng quát

Hình 10: Use case diagram

2 Biểu đồ use case cho tác nhân nguời quản lý

Hình 11: Biểu đồ usecase Người quản lý

3 Biểu đồ use case cho tác nhân nhân viên bán hàng

Hình 12: Biểu đồ usecase Nhân viên bán hàng

4 Biểu đồ use case cho tác nhân thủ kho

Hình 13: Biểu đồ usecase Thủ kho

III Biểu Đồ Lớp Lĩnh Vực

Hình 14: Biểu đồ lớp lĩnh vực

IV Đặc Tả Các Use Case.

1 Use case đăng nhập hệ thống

1.1 Đặc tả use case

a Mô tả tóm tắt

Tiêu đề: Đăng nhập vào hệ thống

Tóm tắt: Use case này mô tả cách người sử dụng đăng nhập vào hệ thống

 Hệ thống yêu cầu người sử dụng nhập tên và mật khẩu (tên

là mã nhân viên của mỗi người)

 Người sử dụng nhập tên và mật khẩu

 Hệ thống kiểm tra tên và mật khẩu mà người sử dụng đãnhập

 Đăng nhập thành công

• Các luồng sự kiện khác

 Luồng A1: Nhập sai tên

 Hệ thống hiển thị báo lỗi

 Người sử dụng có thể chọn hoặc nhập tên lại hoặc là hủy

bỏ đăng nhập, khi đó ca sử dụng kết thúc

 Luồng A2: Nhập sai mật khẩu

 Hệ thống hiển thị báo lỗi

 Người sử dụng có thể chọn hoặc nhập tên lại hoặc là hủy

bỏ đăng nhập, khi đó ca sử dụng kết thúc

c Các yêu cầu đặc biệt

Để bảo đảm tính an toàn cho hệ thống, mỗi người sử dụng chỉđược quyền nhập lại tên và mật khẩu của mình (nếu đăng nhập sai) tối đa

là 3 lần Sau đó hệ thống sẽ tự động kết thúc ca sử dụng

d Tiền điều kiện

Không có

e Hậu điều kiện

Nếu đăng nhập thành công thì người sử dụng sẽ đăng nhập thành công vào hệthống và có các quyền sử dụng hệ thống tương ứng Ngược lại trạng thái của hệthống không đổi

1.2 Biểu đồ tham gia ca sử dụng

Hình 15: Biểu đồ tham gia ca sử dụng Đăng nhập

1.3 Biểu đồ trình tự

Hình 16: Biểu đồ trình tự Đăng nhập

Đặc tả Đăng nhập

1 Nhân viên (Nhân viên bán hàng, quản lý, thủ kho) chọn chức năng đăng nhập

2 Giao diện người – máy hiển thị ra màn hình đăng nhập

3 Người đăng nhập nhập thông tin theo chức danh của mình

4 Giao diện gửi lên xử lý đăng nhập để kiểm tra

5 Xử lý đăng nhập để xác nhận thông tin và gửi lời trả về

6 Đúng thì hiển thị giao diện hiển thị đăng nhập

7 Giao diện gửi thông tin đăng nhập thành công và người đăng nhập đã đăng nhậpvào hệ thống cần tìm

7 Nếu sai thì thông báo lỗi và hiển thị lỗi cho người đăng nhập biết

2 Use case Lập hóa đơn

2.1 Đặc tả use case

a Mô tả tóm tắt

Tiêu đề: Lập hoá đơn

Tóm tắt: Use case này cho phép nhân viên bán hàng có thể tính tiền và inhóa đơn cho khách hàng

Actor: Nhân viên bán hàng

1) Nhân viên quét mã vạch của từng mặt hàng

2) Hệ thống tự động tính tổng số tiền khách phải trả dựa trên đơngiá của mặt hàng, số lượng hàng mà khách mua, thuế giá trị giatăng đã được lưu trong hệ thống

3) Khách hàng đưa thẻ Khách Hàng Thân Thiết

4) Nhân viên bán hàng quét mã vạch của thẻ Khách Hàng ThânThiết

5) Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của mã vạch

6) Hệ thống cộng điểm tích luỹ cho khách hàng

7) Nhân viên bán hàng in hoá đơn cho khách hàng

• Các luồng sự kiện khác

 Luồng A1: Mã mặt hàng không có trong cơ sở dữ liệu

 Hệ thống hiển thị báo lỗi và đồng thời chuyển mặt hàngnày vào kho

 Thông báo với khách hàng không thể mua mặt hàng này

 Trở lại bước 2 của luồng sự kiện chính

 Luồng A2: Khách hàng không có thẻ Khách Hàng Thân Thiết

 Luồng A2 bắt đầu từ bước 3 của luồng sự kiện chính4) Hệ thống bỏ qua bước 4, 5, 6

 Trở lại bước 7 của luồng sự kiện chính

 Luồng A3: Mã vạch thẻ Khách Hàng Thân Thiết không hợp lệ

 Luồng A3 bắt đầu từ bước 4 của luồng sự kiện chính

5) Hệ thống cho phép quét lại mã vạch hoặc chọn kết thúc

 Trở lại bước 5 của luồng sự kiện chính

c Các yêu cầu đặc biệt

Không có

d Tiền điều kiện

 Khách hàng có mua hàng trong siêu thị và có nhu cầu tính tiền

 Các mã hàng, đơn giá đã được cập nhật trong hệ thống

e Hậu điều kiện

 Nếu Use case thành công, hoá đơn được in và giao cho kháchhàng, đồng thời cơ sở dữ liệu sẽ được hệ thống tự động cập nhậtlại

 Hệ thống lưu hoá đơn vào cơ sở dữ liệu với những thông tin: mãhoá đơn, ngày lập hoá đơn, mã nhân viên, tổng giá trị hoá đơn, mãmặt hàng và số lượng đã bán

 Hệthống cập nhật lại cơ sở dữ liệu các thay đổi về: ngày mua gầnnhất của khách hàng thân thiết, số điểm thưởng của khách hàngthân thiết dựa trên trị giá hóa đơn

 Nếu Use case không thành công, trạng thái của hệthống khôngthay đổi

2.2 Biểu đồ tham gia ca sử dụng

Hình 19: Biểu đồ tham gia ca sử dụng Lập hóa đơn

2.3 Biểu đồ trình tự

Hình 20: Biểu đồ trình tự Lập hóa đơn

Đặc tả Lập hóa đơn

1 Nhân viên quét mã vạch của từng mặt hàng

2 Hệthống tự động tính tổng sốtiền khách phải trảdựa trên đơn giá của mặt hàng,sốlượng

hàng mà khách mua, thuếgiá trịgia tăng đã được lưu trong hệthống

3 Khách hàng đưa thẻKhách Hàng Thân Thiện

4 Nhân viên bán hàng quét mã vạch của thẻKhách Hàng Thân Thiện

5 Hệthống kiểm tra tính hợp lệcủa mã vạch

2.6 Biểu đồ hoạt động

Hình 23: Biểu đồ hoạt động Lập hóa đơn

3 Use case Quản lý khách hàng thân thiết

3.1 Đặc tả use case

a Mô tả tóm tắt

Tiêu đề: Quản lý khách hàng thân thiết

Tóm tắt: Use case này cho phép người quản lý thêm thông tin khách hàngthân thiết

Actor: Người quản lý

1) Người quản lý chọn chức năng thêm khách hàng thân thiết của

hệ thống

2) Hệ thống yêu cầu người quản lý nhập tên khách hàng

3) Người quản lý nhập tên khách hàng vào

4) Hệ thống yêu cầu nhập ngày sinh khách hàng

5) Người quản lý nhập ngày sinh

6) Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của ngày sinh và yêu cầu nhậpđịa chỉ

7) Người quản lý nhập địa chỉ

8) Hệ thống kiểm tra toàn bộ thông tin vừa nhập

9) Hệ thống tự động cập nhật ngày tạo thẻ, cấp mã số khách hàng

và lưu thông tin

• Các luồng sự kiện khác

 Luồng A1: Ngày sinh không hợp lệ

 Luồng A1 bắt đầu từ bước 6 của luồng sự kiệnchính

7) Thông báo ngày nhập vào không chính xác

 Trở lại bước 4 của luồng sự kiện chính

 Luồng A2: Thông tin khách hàng vừa nhập đã có trong hệthống

 Chuỗi A2 bắt đầu từ bước 8 của luồng sự kiện chính5) Thông báo đã có khách hàng này trong hệ thống KháchHàng Thân Thiết

6) Hệ thống huỷ toàn bộ thông tin vừa nhập

 Use case kết thúc

c Các yêu cầu đặc biệt

Không có

d Tiền điều kiện

 Người quản lý phải đăng nhập vào hệ thống trước khi Use case cóthể bắt đầu

 Khách hàng muốn làm thẻ Khách Hàng Thân Thiết

 Khách hàng có hoá đơn tính tiền của siêu thị lớn hơn 50000 đồng

e Hậu điều kiện

 Nếu Use case thành công, thông tin khách hàng thân thiết được

Hình 24: Biểu đồ tham gia ca sử dụng Quản lý khách hàng

3.3 Biểu đồ trình tự

Hình 25: Biểu đồ trình tự Quản lý khách hàng

Đặc tả Quản lý khách hàng thân thiết

• Người quản lý chọn chức năng thêm khách hàng vào hệ thống

• Hệ thống hiển thị giao diện

• Người quản lý thêm khách hàng và giao diện hiển gửi tới khách hàng để tạo

mã khách hàng

• Người quản lý thêm các thông tin về khách hàng: ngày sinh, địa chỉ, điệnthoại…

• Hệ thống kiểm tra lại toàn bộ thông tin và lưu thông tin

• Hệ thống tự động cập nhật và tạo thẻ, cấp mã số khách hàng và lưu lại thôngtin vừa nhập

3.6 Biểu đồ hoạt động

Hình 28: Biểu đồ hoạt động Quản lý khách hàng

4 Use case Quản lý nhập hàng

4.1 Đặc tả use case

a Mô tả tóm tắt

Ngày tạo:………

Ngày cập nhật:………

Version: 1.0 Chịu trách nhiệm:

4) Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của mã hàng

5) Hệ thống yêu cầu nhập sốlượng

6) Người quản lý nhập số lượng hàng cần nhập

7) Hệ thống ghi nhận số lượng

8) Hệ thống yêu cầu nhập mã nhà cung cấp

9) Người quản lý nhập mã nhà cung cấp

10) Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của mã nhà cung cấp

11) Hệ thống chuyển thông tin vừa nhập đến thủ kho

6) Người quản lý chọn thêm hàng

7) Hệ thống yêu cầu nhập tên hàng

8) Người quản lý nhập tên hàng

9) Hệ thống lưu mã hàng và tên hàng

Trở lại bước 5 của luồng sự kiện chính

 A1.1 – Người quản lý không chọn thêm hàng

Chuỗi A1.1 bắt đầu từ bước 5 của luồng sự kiện A1

6) Người quản lý không chọn thêm hàng

Trở lại bước 2 của luồng sự kiện chính

 Luồng A2: Người quản lý nhập sai mã nhà cung cấp

Luồng A2 bắt đầu từ bước 10 của luồng sự kiện chính

11) Hệ thống hỏi người quản lý có muốn thêm mã nhà cung cấpnày vào hệ thống không

12) Người quản lý chọn thêm mã nhà cung cấp

13) Hệ thống yêu cầu nhập tên nhà cung cấp

14) Người quản lý nhập nhà cung cấp

15) Hệ thống lưu mã nhà cung cấp và tên nhà cung cấp

Trở lại bước 10 của luồng sự kiện chính

 A2.1 – Người quản lý không chọn thêm hàng

Chuỗi A2.1 bắt đầu từ bước 11 của luồng sự kiện A2 12) Người quản lý không chọn thêm mã nhà cung cấp

Trở lại bước 8 của luồng sự kiện chính.

c Các yêu cầu đặc biệt

Không có

d Tiền điều kiện

 Người quản lý phải đăng nhập vào hệ thống trước khi Use case cóthể bắt đầu

 Mã hàng và thông tin nhà sản xuất đã được cập nhật trong hệthống

e Hậu điều kiện

 Nếu Use case thành công, thông tin các mặt hàng mới nhập đượcthêm vào hệ thống

 Nếu Use case không thành công, trạng thái của hệ thống khôngthay đổi

4.2 Biểu đồ tham gia ca sử dụng

Hình 29: Biểu đồ tham gia ca sử dụng Quản lý nhập hàng

• Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của mã hàng

• Hệ thống yêu cầu nhập số lượng

• Người quản lý nhập số lượng hàng cần nhập

• Hệ thống ghi nhận số lượng

• Hệ thống yêu cầu nhập mã nhà sản xuất

• Người quản lý nhập mã nhà sản xuất

• Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của mã nhà sản xuất

• Hệ thống chuyển thông tin vừa nhập đến thủ kho

4.6 Biểu đồ hoạt động

Hình 33: Biểu đồ hoạt động Quản lý nhập hàng

5 Use case Quản lý xuất hàng

5.1 Đặc tả use case