Tặng quà là một phần trung tâm trong văn hóa kinh doanh của người Nhật. Nói chung, người Nhật rất thích tặng quà. Hay nói đúng hơn, việc tặng quà đã trở thành một thói quen, một lễ nghi không thể thiếu trong đời sống thường ngày của họ. Việc tặng quà của người Nhật mang tích chất hình thức hơn nội dung. Các món quà thường không quá đắt tiền nhưng cần phải được gói thật đẹp, cẩn thận. Cách gói quà của họ cũng rất cầu kỳ, bên trong ba lớp, bên ngoài ba lớp cuối cùng thắt một sợi dây lụa. Người Nhật cho rằng nút thắt vặn theo hình dây thừng sẽ gửi gắm linh hồn con người, bày tỏ tấm lòng của người tặng quà
1, Phong cách đàm phán người Nhật Bản - Người mà bạn liên lạc với công ty Nhật Bản ( liên lạc với bạn) người đại diện suốt đàm phán - Người Nhật thường đàm phán với đội, thành viên đội có khác biệt riêng Những thành viên đội thay đổi tăng lên, họ nghĩ nhiều nhân viên công ty họ có khả hiểu bạn tốt Sẽ có thành viên nhóm nhân viên cấp cao, người đề chiến lược lại người phát ngơn cho đội Mỗi thành viên hỏi câu hỏi lĩnh vực mà họ đảm nhận việc sử dụng từ ngữ thể tốt qua người phiên dịch.Câu hỏi họ bao gồm thông tin thu thập họ không đưa định dựa vào câu trả lời bạn Tuy họ có tinh thần đồng đội tốt họ phải phản hồi cơng việc lại với cấp trên, khơng có định đưa một, hai buổi gặp đầu - Cuộc gặp mặt thứ hai có xu hướng giống lần đầu câu hỏi sâu đưa từ đội khác Những người đàm phán người Nhật đề cập tới vị trị cơng ty đàm phán với chút quyền lực để thay đổi vị trí Vì vị trí họ có linh hoạt Sự linh hoạt bộc lộ rõ họp họ kiểm chứng với trụ sở công ty họ Người Nhật sẵn sàng kiểm tra thông tin nhiều lần để tránh khỏi hiểu lầm sau giúp họ hiểu rõ ràng Họ thận trọng, họ có kĩ việc trì hỗn, họ khơng nóng vội Khi công ty Nhật đưa định, đội đàm phán mong đợi kế hoạch thực nhanh chóng, họ trích bên đối tác có trì hỗn Họ từ bỏ đàm phán bên tỏ thiếu kiên nhẫn, bảo thủ hay không chấp nhận điều kiện Họ trì hài hịa cách cao suốt đầm phán, để khiến hai bên gần với thể tôn trọng hơn.Họ hoãn họp họ nghĩ điều kiện đưa thay đổi Đôi nhân vật đàm phán vị trí cao cựu trưởng, việc khiến bạn thấy phải tỏ tôn trọng - Phong cách đàm phán khơng mang tính cá nhân, có tính khách quan, việc bày tỏ cảm xúc quan trọng, tất bề Cái bạn cần thể lập luận logic, thông minh không gây ảnh hưởng tới đất nước họ Họ thực thích tin tưởng bạn đàm phán có khơng thành 2, THĨI QUEN TRONG ĐÀM PHÁN CỦA NGƯỜI NHẬT A, Cách tặng quà Tặng quà phần trung tâm văn hóa kinh doanh người Nhật Nói chung, người Nhật thích tặng quà Hay nói hơn, việc tặng quà trở thành - thói quen, lễ nghi khơng thể thiếu đời sống thường ngày họ Việc tặng q người Nhật mang tích chất hình thức nội dung Các q thường khơng q đắt tiền cần phải gói thật đẹp, cẩn thận Cách gói quà họ cầu kỳ, bên ba lớp, bên ba lớp cuối thắt sợi dây lụa Người Nhật cho nút thắt vặn theo hình dây thừng gửi gắm linh hồn người, bày - tỏ lòng người tặng quà Quà thường để túi kín tránh để đối tác nhìn thấy từ lúc đầu gặp gỡ Người Nhật tặng quà vào cuối buổi đàm phán, khơng tặng trước làm việc - khơng muốn đối tác nghĩ họ dùng quà để tác động tới cơng việc Người Nhật thường tránh tặng q có ý nghĩa khơng tốt như: q có 9( người Nhật kị số số 9, số đồng âm với từ “tử” hàm ý chết chóc cịn số lại mang ý nghĩa đau khổ, chịu đựng), hay q in hình cáo tượng trưng cho tham lam, trà có ý nghĩa người nhận không hay đồ vật thủy tinh thể cho mau vỡ, không bền mối - quan hệ Đặc biệt, quà tặng có ý nghĩa người Nhật ảnh chụp họ Bởi tham quan nơi mà lúc họ thích tặng ảnh chụp họ tư tự nhiên Các thương nhân Nhật Bản thích chụp hình buổi hội đàm, hình Quốc huy, Quốc kỳ, lãnh tụ nước sở B, Cách chào hỏi Đầu tiên trình giao lưu, hợp tác người Nhật đề cao nghi thức chào hỏi Tất lời chào người Nhật phải cúi mình, nhiên kiểu cúi chào đa dạng, khác phụ thuộc vào địa vị xã hội, mối quan hệ đối tác Cách chào hỏi qua loa lần sau giả vờ khơng đem lại hiệu Người Nhật quan niệm cho dù lần cúi chào lướt qua, họ ghi dấu ấn lòng đối phương tồn Họ khơng chào hỏi với ý nghĩ đối phương bề đối tác, mà họ tạo cho thói quen chào hỏi với tất người theo phản xạ tự nhiên Họ ln chào hỏi với nụ cười cho làm cho khơng khí buổi gặp gỡ, - đàm phán trở nên vui vẻ, thoải mái Tư chào người Nhật là: chào hai chân ngang nhau, cằm hướng thẳng, gập nửa người từ eo trở lên Tuy nhiên, trường hợp mà mức độ gập người lại khác Ví dụ, trường hợp thân thiết, thân mật gặp đối tác hành lang, sảnh vào họ gập người 15 độ, thể kính trọng lúc giới thiệu thân, đón tiếp người Nhật gập người 30 độ trường hợp cần thể - trang trọng cảm ơn hay đối tác họ gập người 45 độ Khi gặp nhau, chào hỏi người Nhật khơng có thói quen ơm hơn, bắt tay hay vỗ vai Vì bị đánh giá lịch sự, gây khó chịu cho đối phương Họ ln có thói quen giữ khồn cách định, đặc biệt với người gặp gỡ Họ khơng thường thổ lộ tâm tình mà điềm tĩnh nói chuyện thận trọng, khơng phát biểu tự do, chăm quan sát phản ứng người đối thoại đồng thời kiểm sốt phản ứng C, Cách sử dụng Name card Là quốc gia coi trọng lễ nghi văn hóa, nên việc đưa danh đối tác người Nhật có văn hóa sử dụng danh thiếp kinh doanh Danh thiếp nên in mặt, mặt tiếng Nhật mặt lại tiếng Anh Nên chuẩn bị nhiều danh thiếp so với dự trù tí Vì việc khơng có hết danh thiếp giao dịch điều bất lịch để lại ấn tượng không tốt với doanh nhân thiếp cho đối tác cần thực nghiêm túc ứng xử theo cách có văn hóa Đưa hai tay ngửa mặt có tiếng Nhật lên kèm theo hành động cúi đầu chào Khi bạn nhận dnah thiếp từ đối tác, nói “ cám ơn”, sau đọc thật kĩ cất cẩn thận, hành động chưa đọc vội cất vào túi,… xem không tôn trọng đối tác D, Trang phục Khi tham gia đàm phán, doanh nhân nam nên mặc comple tối màu, áo sơ mi cà vạt Phụ nữ nên mặc trang phục mục tối phải kín đáo trang trọng, khơng nên mặc giày cao gót, trang điểm q đậm váy ngắn E, Cử Trong giao tiếp xã hội, người Nhật thường lưu ý cử chỉ, phong cách ứng xử để nhận định người đối diện dựa vào lời họ nói Vì để quan hệ hợp tác thành công, doanh nhân cần lưu ý điều sau làm việc với đối tác Nhật - Gương mặt: Một nhìn bạn, chân mày nhíu lại dấu hiệu quan tâm thích thú Cặp mắt mơ màng, dính vào điểm sau lưng bạn lạc lõng vật, nói lên phiền muộn, bực mình; ngưng nói đặt câu hỏi Nếu khách nói mà nhìn sang bên để tránh nhìn bạn, tìm cách che dấu tình cảm Bạn nên khám phá lý Sự nhăn mặt dấu hiệu khó chịu biến động dội tính khí Liệu bạn có vi phạm lĩnh vực riêng tư không? Hay bạn đề cập đề tài kiêng kị không? Hãy đổi hướng làm cho khách hàng nói cách đặt câu hỏi thích hợp - Cánh tay Nếu bạn nói mà khách hàng khoanh tay lại nghĩa có phật ý nho nhỏ, cánh tay chắp lại phía sau biểu thị ý muốn chi phối hay tượng căng thẳng Ở tư ngồi, cùi chỏ đưa sau, thân người tư “sẵn sàng lao tới” phản đối thẳng thắn khách hàng Bạn cần phát sớm, giải toả cịn nhỏ Đề chậm q muộn - Bàn tay Bàn tay xoè ra, thư giãn thoải mái điều thuận lợi Nắm tay xiết lại, bàn tay chéo phản ứng tiêu cực mà bạn nên lưu ý Nếu bàn tay để trước miệng nói, kéo tai hay để sau tai, ngón tay chạm nhẹ vào mũi dẫn nghi ngờ Khi tay cào đầu, cầm vật đưa lên miệng, đưa sau gáy phần trình bày bạn có lẽ khơng chắn - Thân người Nếu ngồi thẳng nghiêng trước, tất ổn Ngược lại, lui phía sau có phản đối Nếu thân nằm gọn ghế bành, người khách hồn tốn chán nản Bạn bị xem thương gia thiếu may mắn thiếu khả Và điều quan trọng cuối bạn đừng quên khách hàng quan sát bạn suy diễn cử bạn bạn quan sát nghĩ họ Bạn tự tin vào để có hình ảnh phù hợp mắt khách hàng - Tiến trình đàm phán thường diễn của người Nhật Bản: a, Trước đàm phán: Tìm hiểu rõ đối tác: Người Nhật trước vào đàm phán ln có thói quen tìm hiểu tình hình đối phương, họ ln quan niệm “ trước hết tìm hiểu rõ đối tác ai, ngồi lại đàm phán”, “ngồi đàm phán trước, làm rõ ai” Họ điều tra thông tin công ty tiến hành đàm phán bạn hàng công ty Trước đàm phán thức, họ mời đối tác dùng tiệc tham gia hội với mục đích thăm dị, tìm hiểu cá tính, độ tin cậy điều quan trọng , nói định phần trăm thắng lợi đàm phán - Gọi điện thoại trước gặp mặt: danh nhân Nhật coi trọng ứng xử qua điện thoại Khi gọi điện thoại họ xưng hô rỗ ràng tên cá nhân, tên công ty, cố gắng nói gắn gọn nội dung cơng việc để khơng làm thời gian đối phương ( ghi trước - điều cần nói) Đến hẹn giờ: họ thường đến sớm hẹn, phép lich sự, - người Nhật coi trọng Lần đầu gặp mặt người Nhật trọng hình thức vẻ bề ngồi Người nhật coi trọng lễ nghi cúi chào Khi đứng chào, nam: hai bàn tay duỗi thẳng, khép ngón, khép hai cánh tay sát bên sườn cúi xuống Đối với nữ: hai tay duỗi thẳng, đặt trước người tạo hình chữ V cho bàn tay phải đặt bàn tay trái, ngó tay duỗi thẳng khép lại từ từ cúi chào Nếu chào người chức vụ tương đương họ có - thể cuối ngang mức với người chào, người lớn tuổi hơn, họ cuối sâu chút b, Trong quá trình đàm phán: Khi bắt đầu gặp mặt đàm phán trực tiếp, việc trao đổi danh thiếp là rất quan trọng Danh thiếp cần được in một mặt bằng tiếng Nhật, mặt bằng tiếng Anh Cần phải dùng hai tay để trao đổi danh thiếp, đưa đúng chiều chữ để người nhận có thể đọc được Người nhận danh thiếp cũng cần đọc chậm rãi, cẩn thận để bày tỏ lòng tôn trọng Sau đọc danh thiếp, không được nhét vào túi tờ danh thiếp vừa nhận, sẽ gây ấn tượng khơng - tớt Vị trí ngồi: người Nhật ngồi bên, đối tác ngồi bên, trưởng đồn người có chức vụ cao ngồi tư thế ngồi cũng là một điều quan trọng quá trình đàm phán, người trẻ tuổi nên ngồi với hai tay đặt lên đùi , đầu và vai nghiêng về phía - trước một chút để tỏ tôn kính người lớn tuổi Trong đàm phán người Nhật lo trước chuyện gặp gỡ, thảo luận ý định của mình với đối tác nên những việc diễn sau này bàn đàm bán và quá trình đàm phán có - chỉ mang tính thủ tục, thông qua những gì đã được thống nhất từ trước đó Quá trình đàm phán bắt đầu bằng việc giới thiệu sản phẩm mẫu và sau đó tiến tới thảo luận các điều kiện giao dịch.Vì người Nhật thường thích xem hàng trực tiếp, cụ thể là những lá thư chào hàng, vì vậy nên chuẩn bị đầy đủ các tài liệu bao gồm cả số liệu về khả sản xuất và công nghệ của công ty để thuyết phục đối tác, có thể mang theo mẫu sản - phẩm, máy móc trang thiết bị sản xuất và các nguyên liệu sản xuất Nội dung cần đàm phán theo thứ tự bao gồm: chất lượng, quy cách phẩm chất, số lượng, giá cả, điều kiện giao hàng, phương thức vận chuyển, và toán Vì người Nhật, không chỉ quan tâm tới giá cả mà rất quan tâm dến các điều kiện giao dịch khác chất lượng sản phẩm và khả cung cấp sản phẩm ổn định của đối tác Và người Nhật có phương thức bán hàng là nêu giá thật cao sau đó bán với giá hạ rất nhiều, vì họ chú - trọng tới chất lượng và khả toán, cung ứng Trong quá trình đàm phán, người Nhật tỏ rất lịch lãm, ôn hòa, khiêm nhường thái độ bình tĩnh bên sự khiêm nhường, kính trọng ấy người Nhật có rất nhiều tính toán khó đối phó và họ rất giỏi khai thác lợi dụng điểm yếu của đối phương Người Nhật coi đàm phán một cuộc chiến tranh thành bại, vừa phải giành chiến thắng, vừa phải giữ được nghi lễ thể diện Người Nhật không thích đối đầu trực diện, thường dùng những chiến lược và chiến thuật đặc biệt để né tránh đưa những sản phẩm mới hay đề - xuất những điều khoản mới Người Nhật cũng thường sử dụng cách giao tiếp không bằng lời, nghĩa là im lặng không phản đói, có những lúc đàm phán, phía Nhật bỗng im lặng không nói gì, lưng tựa ghế, hai mắt nhắm một vài giây Nếu không được chuẩn bị trước, phía đối tác sẽ lúng túng, không biết phải cư xử Há hốc miệng được xem là thô lỗ, vì vậy người Nhật thường che miệng cười, biểu thị sự ngạc nhiên hay ngờ vực Nụ cười hay tiến cười của người Nhật có thể là họ cảm thấy bối rối hoặc khó chịu, và có thể - không mang nghĩa là họ vui Trong quá trình đàm phán, người Nhật thường tìm mọi cách để nắm quyền chủ động về thời gian, dẫn dắt quá trình đàm phán Họ thường tìm cách kéo dài thời gian và lợi dụng tâm lý không muốn về tay không của đối phương dể dồn ép ký hợp đồng theo ý của phía Nhật Để đối phó với chiến thuật này, chúng ta cần giữ kín lịch trình, tỏ không phải chịu áp lực về mặt thời ian à chỉ động đưa ý kiến của mình tranh thủ sự đồng ý của - phía Nhật Trong quá trình đàm phán, người Nhật rất ngại từ chối thẳng, người Nhật có 16 cách từ chối, khước từ mà không cần dùng từ ‘Không” vì vậy cần phải lưu ý, thận trọng xem xét - xem ý kiến của phía Nhật thế nào để tiếp tục bàn luận, thuyết phục hay nhượng bộ Các quyết định có thể một trưởng phòng là người được quyền đưa quyết định một phạm vi nhất định, tùy thuộc vào quy mô giao dịch và nội dung của hợp đồng Khi vấn đề vượt quá khả quyết định của người đàm phán thì việc quyết định sẽ được đưa dựa nguyên tắc thống nhất Theo nguyên tắc này thì một phòng ban công ty muốn ký kết giao dịch thì phải chuyển một bản đề nghị lần lượt đến các phòng ban có liên quan của công ty Trong bản đề nghị ohari ghi lại nội dung của cuộc giao dịch, các chi phí và điều kiện thương mại Vì vậy, việc đưa quyết định kiểu này thường mất rất nhiều thời gian, đó, chúng ta phải kiên nhẫn vì nếu quyết định được thông qua - thì coi việc đàm phán đã thành công C, Sau đàm phán Sau đàm phán thành công và hợp đồng đã được ký kết , cần nghiêm túc thực hiện các điều khoản đã được thống nhất Tạo lập và giữ chữ tín là điều đặc biệt quan trọng Khi người Nhật đã có lòng tin thì họ sẵn sàng chia sẻ, thay đổi một số nội dung đã ký kết đối tác gặp khó khăn quá trình thực hiện hợp đồng Vì với người Nhật chữ tín còn - quan trọng một hợp đồng thành văn Người Nhật cũng mong muốn và trì một mối quan hệ hợp tác lâu dài và bền vững, nên sau đàm phán cần thực hiện đảm bảo các điều khoản, để tạo một mối - quan hệ tốt và lâu dài với họ Vỗ vai khách từ phía sau để kết thúc một sự giao dịch được xem là bất lịch sự Nhưng nếu một người Nhật thiện chí đưa tay trước thì bạn cũng đáp lại bằng việc bắt tay họ - để thể hiện thiện chí của mình Khi thân thiết, người Nhật thường mời đối tác ăn và họ cũng rất muốn đối tác mời lại họ, và bao giờ họ cũng chọn nhà hàng Nhật hoặc chí ít cũng là nhà hàng Trung Quốc Họ thích hát karaoke và thích được phía yếu phục vụ, họ thường không bê bối, trụy - lạc Mặt khác họ lại rất thích chiều chuộng đối tác nếu đã thân mật Sau đó, bạn có thể mời doanh nhân Nhật bản đến nhà, hoặc là thử chơi với họ một ván golf Người Nhật thích chơi golf và sẵn sàng đàm phán tiếp sau cùng chơi môn thể - thao thân thiện này Việc tặng quà là một phần văn hóa kinh doanh của người Nhật bản Vậy nên, thời điểm tốt nhất để tặng quà đó là cuối buổi gặp gỡ Văn hóa kinh doanh của người Nhật nhấn mạnh vào hành động của việc tặng quà chứ không phải là bản thân món quà Vì vậy nên tặng quà hay đón nhận một món quà bằng cả hai tay 4, Những điều cần tránh đàm phán với người Nhật Thứ hạn chế cử thể :Người Nhật giữ khoảng cách định với đối phương Vì vậy, bạn nên tránh tiếp xúc thân mật với họ, dù chạm vai nhẹ Tốt nên dừng lại bắt tay.Điều quan trọng giao tiếp với người Nhật khiêm tốn, biết lễ nghĩa Khi gặp mặt họ cúi đầu chào, hỏi thăm sức khỏe đối tác bắt đầu vào công việc Một điều cần lưu ý thận trọng trọng sử dụng tiếng Nhật Có câu quen thuộc với người nghe Arigatou, Sumimasen v.v Nhưng đặt bối cảnh thương mại, lại mang ý nghĩa khác Ví dụ từ Sayonara nghĩa “tạm biệt” đàm phán với người nhật bạn nên tránh nói từ “ khơng “ tránh đặt câu hỏi mà có câu trả lời “ khơng “ , thay nói “ khơng “ cách trực tiếp họ bỏ lửng với hàm ý “ chuyện khó nói “, người nhật coi chọng vấn đề lịch nên họ tự đặt quy tắc giao tiếp để câuc huyện không vào bế tắc , bạn dồn họ vào khó xử trả lời thẳng thừng họ cho bạn thiếu lịch , khiếm nhã họ không hợp tác với bạn khơng nói q nhiều đàm phán : Trong đàm phán bạn nói nhiều, đối tác cảm thấy bực họ nhận thấy bạn thích nghe nói lắng nghe mối quan tâm người khác Do vậy, trình đàm phán, bạn nên hạn chế tốc độ nói Khơng tìm hiểu kĩ đối tác trước đàm phán :nếu khơng tìm hiểu đối tác điều làm cho đối tác thấy rõ bạn không tơn trọng họ khơng có chuẩn bị chu đáo cho thương thuyết đương nhiên họ đánh giá khơng tốt bạn Việc tìm hiểu thơng tin đối tác cịn giúp cho bạn nắm bắt điểm mạnh, điểm yếu ccủa họ, dựa vào bạn chuẩn bị tốt cho vấn đê cần đưa thương thuyết hạn chế trước rủi ro xảy khơng có kế hoạch cụ thể cho đàm phán : Khơng có kế hoạch cụ thể nên đơi áp lực nhỏ khiến bạn đưa định Với định vội vàng vậy, có trường hợp lại mang lại chiến lược kinh doanh bạn phải trả giá đắt cho điều Do vậy, đàm phán bạn nên chuẩn bị kỹ lưỡng, định dựa liệu khách quan suy nghĩ thật ký trước đưa định khơng nên tìm cách áp đảo đối tác Trong đàm phán, bạn khơng nên tìm dùng lời lẽ, cử mang tính áp đảo, gây cảm tình, khó chịu cho đối tác Người Nhật cảm thấy khơng phục, khó chịu họ nghĩ bạn cố tỏ thông minh , bạn cố tỏ tài giỏi họ bạn đối tác lâu dài Trong thương lượng, đàm phán nên sử dụng phương pháp mềm dẻo, linh hoạt, điều làm cho thương thuyết đến thắng lợi ... thích tin tưởng bạn đàm phán có khơng thành 2, THĨI QUEN TRONG ĐÀM PHÁN CỦA NGƯỜI NHẬT A, Cách tặng quà Tặng quà phần trung tâm văn hóa kinh doanh người Nhật Nói chung, người Nhật thích tặng q... hiểu rõ đối tác: Người Nhật trước vào đàm phán ln có thói quen tìm hiểu tình hình đối phương, họ ln quan niệm “ trước hết tìm hiểu rõ đối tác ai, ngồi lại đàm phán? ??, “ngồi đàm phán trước, làm... card Là quốc gia coi trọng lễ nghi văn hóa, nên việc đưa danh đối tác người Nhật có văn hóa sử dụng danh thiếp kinh doanh Danh thiếp nên in mặt, mặt tiếng Nhật mặt lại tiếng Anh Nên chuẩn bị