Hiện tại, cơ cấu tổ chức của UBND phường Bình Minh như sau xem Hình 1: Hình 1: Cơ cấu tổ chức công việc của UBND phường Bình Minh Như vậy, hiện nay tổ chức công việc của UBND phường Bìn
Trang 1CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH QUỐC TẾ
MÔN HỌC:
QUẢN TRỊ HÀNH VI TỔ CHỨC
BÀI KIỂM TRA HẾT MÔN
ĐỀ BÀI:
Bạn hãy phát triển một dự án đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm
làm việc cho tổ chức hiện nay bạn đang làm việc
1 ĐẶT VẤN ĐỀ:
Hiện tại tôi Cao Bá Quý là Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường Bình Minh (đơn vị hành chính trực thuộc thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai, Việt Nam), chỉ đạo và phụ trách toàn diện các công việc của chính quyền cấp phường tại Bình Minh
Bình Minh là phường mới thành lập mới từ năm 2005 nằm ở phía Nam thành phố Lào Cai, giáp danh với 07 xã, phường lân cận của thành phố Lào Cai và huyện Bảo Thắng (tỉnh Lào Cai), phường trải dọc theo hữu ngạn sông Hồng, đại lộ Trần Hưng Đạo và tuyến đường sắt của mỏ Apatite; diện tích 1.066ha chia làm 13 khu dân cư với 31 tổ dân phố, có hơn 2.000 hộ với khoảng 7.000 dân cư trú
Trang 2Bình Minh là khu vực trọng điểm phát triển đô thị mới của Lào Cai từ năm 2005 (sau khi thành lập thành phố Lào Cai) và sẽ còn tiếp tục được xây dựng hoàn chỉnh trong khoảng 10 đến 15 năm nữa; trong tương lai gần Bình Minh sẽ là phường trọng điểm phía Nam của thành phố Lào Cai, là trung tâm của thành phố về văn hoá, thể thao, du lịch, y tế, giáo dục và cũng là điểm nút giao thông, điểm nối quan trọng trên trục giao thông Nội Bài - Lào Cai và tuyến hành lang kinh tế Kôn Minh (Trung Quốc) - Lào Cai - Hà Nội - Hải Phòng - Quảng Ninh
Hiện tại, cơ cấu tổ chức của UBND phường Bình Minh như sau (xem Hình 1):
Hình 1: Cơ cấu tổ chức công việc của UBND phường Bình Minh
Như vậy, hiện nay tổ chức công việc của UBND phường Bình Minh gồm 03 lãnh
đạo và 13 nhân viên được chia làm 03 lĩnh vực chính là Kinh tế đô thị (gồm các bộ
phận Địa chính - Xây dựng - Môi trường 04 nhân viên, Văn phòng - Thống kê 02
nhân viên), Văn hoá xã hội (gồm các bộ phận Văn hoá - Xã hội 02 nhân viên, Tư pháp - Hộ tịch 02 nhân viên) và Các vấn đề nội chính (gồm các bộ phận Quân sự
01 nhân viên, Kế toán - Tài chính 02 nhân viên) Chủ tịch UBND chịu trách nhiệm
trực tiếp chỉ đạo các vấn đề nội chính; Chủ tịch UBND uỷ quyền cho 01 Phó Chủ tịch UBND trực tiếp chỉ đạo về Kinh tế đô thị và 01 Phó Chủ tịch UBND trực tiếp chỉ đạo về Văn hoá xã hội Tuy nhiên về nguyên tắc Chủ tịch UBND vẫn trực tiếp chỉ đạo cả về Kinh tế đô thị và Văn hoá xã hội trong trường hợp cảm thấy cần thiết
CHỦ TỊCH
UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG
PHÓ CHỦ TỊCH UBND PHỤ TRÁCH VĂN HOÁ XÃ HỘI
PHÓ CHỦ TỊCH UBND PHỤ
TRÁCH KINH TẾ ĐÔ THỊ
VĂN HOÁ
ĐỊA
CHÍNH
QUÂN SỰ
TƯ PHÁP
VĂN PHÒNG
KẾ TOÁN
Trang 3Tuy nhiên theo luật định, cũng như theo truyền thống, thói quen điều hành tại Việt Nam, các vấn đề quan trọng thuộc thẩm quyền của UBND được quyết định thông
qua kết luận tập thể tại các cuộc họp giao ban sáng hàng ngày (thành phần gồm
toàn bộ nhân viên), cuộc họp thường trực UBND vào Sáng thứ Hai hàng tuần
(thành phần gồm Chủ tịch và 02 Phó Chủ tịch UBND) hoặc cuộc họp thành viên UBND vào ngày đầu tiên hàng tháng (thành phần gồm Chủ tịch, 02 Phó Chủ tịch
UBND và Trưởng Công an, Trưởng Quân sự) Các vấn đề được quyết định theo
thẩm quyền cá nhân của Chủ tịch hoặc các Phó Chủ tịch UBND là rất hạn chế, các
văn bản được ký ban hành đa số đều ghi “Thay mặt UBND”, đặc biệt đối với các
Phó Chủ tịch UBND thì việc đưa ra các quyết định với vai trò cá nhân thì gần như
là không có, vì theo quy định các văn bản đều phải viết “Ký thay Chủ tịch”.
Do vai trò cá nhân của những người đứng đầu UBND bị hạn chế, dẫn đến nhiều sự
vụ, tình huống thực tế khi phát sinh không được giải quyết kịp thời, nếu là vấn đề mới mặc dù không quá quan trọng thì cũng phải chờ ý kiến tập thể thông qua vào cuộc họp hàng ngày; nếu là vấn đề phức tạp thì thường phải chờ thông qua cuộc họp hàng tuần; còn nếu là vấn đề quan trọng thì buộc phải được thông qua tại cuộc họp hàng tháng, thậm chí phải chờ thông qua các cuộc họp mở rộng hoặc ý kiến cấp trên tại các cuộc họp hàng quý, 6 tháng
Trên thực tế với quy mô nhỏ (tổng số 16 người) dễ dàng nhận thấy UBND phường được tổ chức và hoạt động như một nhóm làm việc (nhóm quy mô vừa) với lãnh đạo nhóm là Chủ tịch UBND, 02 Phó Chủ tịch UBND đóng vai trò quản lý trong nhóm và thành viên nhóm là 13 nhân viên còn lại
Tuy nhiên, đối với vấn đề làm việc theo nhóm, dường như toàn bộ UBND phường được tổ chức thành 03 nhóm làm việc tương ứng với phân công nhiệm vụ của 03
lãnh đạo UBND như đã trình bày ở trên là: Nhóm Kinh tế Đô thị; Nhóm Văn hoá
-Xã hội; Nhóm Các vấn đề nội chính Song rõ ràng hiệu quả hoạt động và tính độc
lập của cả 03 nhóm đang bị ảnh hưởng, hạn chế lớn do các quy chế, truyền thống, thói quen làm việc và chịu trách nhiệm theo quyết định của tập thể
Trang 4Vấn đề đặt ra là do những rào cản về hành vi cá nhân của người lãnh đạo bị hạn chế như vậy mang lại cho UBND những bất lợi rất lớn trong giải quyết công việc, sự kém năng động của các cá nhân (gồm lãnh đạo và nhân viên), của các nhóm làm việc trong bộ máy UBND và cả những thất vọng của nhân dân khi thực hiện các dịch vụ công hoặc thủ tục hành chính tại UBND
Xem xét tính hiệu quả trong vai trò lãnh đạo và làm việc theo nhóm với nội dung là nâng cao chất lượng các dịch vụ công của UBND phường Bình Minh Liên hệ với
lý thuyết OB, cá nhân tôi có những đề xuất về một vài đổi mới mô hình quản lý cá
nhân và nhóm làm làm việc cho UBND phường Bình Minh là: Tăng cường vai trò
cá nhân lãnh đạo và hiệu quả nhóm làm việc tại UBND phường Bình Minh
Cần tập trung tìm hiểu xem các vấn đề lý thuyết OB có liên quan đến dự án này là Phong cách lãnh đạo và Xây dựng nhóm hiệu quả cao để từ đó đưa ra các khuyến nghị cho UBND phường Bình Minh
2 PHÂN TÍCH LÝ THUYẾT OB VÀ ĐỀ XUẤT VỚI PHƯỜNG BÌNH MINH:
2.1 Phong cách lãnh đạo:
Lãnh đạo là gì? Là khả năng tác động, thúc đẩy và tạo khả năng để những người
khác đóng góp cho sự hiệu quả và thành công của tổ chức mà họ là thành viên
Các năng lực của nhà lãnh đạo:
Chỉ số cảm xúc: Khả năng nhận biết và biểu lộ cảm xúc, hoà hợp được cảm xúc
vào suy nghĩ, hiểu và lý giải cảm xúc, điều tiết cảm xúc của bản thân người khác
Tính chính trực: Sự trung thực và khuynh hướng biến lời nói thành hành động Nghị lực: Động lực bên trong để đeo đuổi các mục tiêu.
Động lực lãnh đạo: Nhu cầu về quyền lực xã hội để hoàn thành các mục tiêu của
nhóm hoặc tổ chức
Lòng tự tin: Niềm tin vào kỹ năng và khả năng lãnh đạo của bản thân để đạt
được các mục tiêu
Trang 5Trí thông minh: Khả năng trên mức trung bình nhanạ thức và xử lý những khối
lượng thông tin khổng lồ
Kiến thức kinh doanh: Hiểu biết về môi trường hoạt động của công ty để đưa ra
được các quyết định trực giác hơn
Các kiểu, cách tiếp cận lãnh đạo: Có 5 cách tiếp cận lãnh đạo (Hình 2):
Hình 2: Các cách tiếp cận lãnh đạo Lãnh đạo theo năng lực: Năng lực lãnh đạo chỉ nói lên tiềm năng lãnh đạo, chứ
không khẳng định sự lãnh đạo trong thực tiến Nhà lãnh đạo đạt hiệu quả chỉ sau khi họ đã phát triển và làm chủ các năng lực cần thiết, những người có năng lực lãnh đạo không cao ở mức nào đó có thể trở thành các nhà lãnh đạo rất hiệu quả
vì họ đã phát triển tiềm năng lãnh đạo của họ ở mức đầy đủ hơn
Lãnh đạo theo hành vi: Các nhà lãnh đạo hướng theo hành vi giao cho các nhân
viên công việc cụ thể, xác định rõ công việc của họ và các thủ tục, đảm bảo rằng
họ tuân theo các quy tắc của công ty và thúc đẩy họ đạt được các năng lực công tác Họ liên tục thiết lập các mục tiêu và thách thức các nhân viên vượt qua các tiêu chuẩn cao đó
Lãnh đạo theo thích ứng: Dựa trên ý tưởng rằng kiểu lãnh đạo phù hợp phải tuỳ
thuộc vào tình huống, với giả định các nhà lãnh đạo hiệu quả phải vừa sáng suốt
Các cách tiếp cận
về lãnh đạo
Tiếp cận Theo năng lực
Tiếp cận Theo hành vi
Tiếp cận Theo tính thích ứng
Tiếp cận
Theo tính cách tiềm ẩn
Tiếp cận
Theo tính cải biến
Trang 6Lãnh đạo theo tính cải biến: Là hệ các hành vi để lãnh đạo các tiến trình biến
đổi Có 4 yếu tố mô tả lãnh đạo cải biến là: Tạo ra một tầm nhìn chiến lược; Truyền đạt tầm nhìn; Xây dựng mô hình; Xây dựng cam kết theo tầm nhìn
Lãnh đạo theo tính tiềm ẩn: Các nhà lãnh đạo có thể tác động ít hơn so với hầu
hết chúng ta tin tưởng, các tiến trình nhận thức khiến mọi người thổi phồng vai trò lãnh đạo trong việc giải thích các sự kiện của tổ chức, các tiến trình này là: Gắn sự kiện cho lãnh đạo; Rập khuân lãnh đạo; Nhu cầu kiểm soát tình huống; Các vấn đề về văn hoá giới tính trong lãnh đạo
Thuyết lãnh đạo theo định hướng - mục tiêu: (Hình 3)
Hình 3: Thuyết lãnh đạo theo định hướng - mục tiêu Chỉ đạo (Các hành vi định hướng công việc): Là hành vi làm sáng tỏ, xác định
tâm lý cho cấp dưới Nhà lãnh đạo chỉ rõ các mục tiêu công việc, các phương tiện để đạt được mục tiêu và các tiêu chuẩn đánh giá kết quả công việc Nó cũng bao gồm việc sử dụng hợp lý các phần thưởng và kỷ luật
Hỗ trợ (Các hành vi định hướng nhân viên): Hỗ trợ quản lý cho cấp dưới Các
nhà lãnh đạo tỏ ra thân thiện và dễ tiếp xúc, làm cho công việc thú vị hơn; cư xử với nhân viên bằng sự tôn trọng như nhau; thể hiện sự quan tâm với tình hình, nhu cầu và phúc lợi của nhân viên
Tham gia (Động viên nhân viên tham gia): Khuyến khích và tạo thuận lợi cho nhân
viên tham gia vào các quyết định vượt ra ngoài công việc thông thường của họ Nhà
Điều kiện nhân viên:
- Kỹ năng và kinh nghiệm
- Vị trí kiểm soát
Hành vi lãnh đạo:
- Chỉ đạo.
- Hỗ trợ.
- Tham gia.
- Hướng đến thành quả.
Hiệu quả lãnh đạo:
- Động cơ của nhân viên.
- Sự hài lòng của nhân viên.
- Sự thừa nhận lãnh đạo.
Môi trường:
- Cấu trúc nhiệm vụ.
- Động lực nhóm
Trang 7lãnh đạo tham vấn nhân viên, hỏi đề xuất của họ và xem xét nghiêm túc các ý kiến này trước khi ra quyết định Lãnh đạo tham gia liên quan đến việc cho nhân viên tham gia vào việc ra quyết định
Hướng đến thành quả: Khuyến khích nhân viên đạt đến mức độ hoàn thành
công việc cao nhất Nhà lãnh đạo đặt ra mục tiêu đầy thách thức, kỳ vọng các nhân viên thực hiện công việc ở mức cao nhất, liên tục tìm sự cải thiện trong hoạt động của nhân viên và thể hiện sự tin tưởng cao vào việc nhân viên sẽ gánh vác trách nhiệm và hoàn thành các mục tiêu đầy thách thức
Các điều kiện phụ thuộc quyết định hành vi lãnh đạo tương ứng (Hình 4):
Điều kiện nhân viên Chỉ đạo Hỗ trợ Tham gia Hướng tới thành quả
Điều kiện môi trường Chỉ đạo Hỗ trợ Tham gia Hướng tới thành quả
Cấu trúc nhiệm vụ Khôngchu kỳ Chu kỳ Khôngchu kỳ ?
Động lực nhóm tích cựThiếu
Gắn kết
Hình 4: Các điều kiện phụ thuộc của thuyết định hướng - mục tiêu
Vậy có thể nói rằng, các nhà lãnh đạo có thể sử dụng nhiều hơn một kiểu lãnh đạo tại một thời điểm
Liên hệ với thực trạng tại UBND phường Bình Minh, ban lãnh đạo (gồm Chủ tịch
và các Phó Chủ tịch) có tương đối đầy đủ các năng lực cần thiết của nhà lãnh đạo
(Chỉ số cảm xúc, Tính chính trực, Nghị lực, Động lực lãnh đạo, Lòng tự tin, Trí
thông minh, Kiến thức kinh doanh)
Các cách tiếp cận lãnh đạo của họ hiện tại không rõ ràng mà là sự kết hợp của cả 5
cách tiếp cận theo lý thuyết OB là: Lãnh đạo theo năng lực, Lãnh đạo theo hành vi,
Trang 8Lãnh đạo theo thích ứng, Lãnh đạo theo tính cải biến, Lãnh đạo theo tính tiềm ẩn.
Đặc biệt tiếp cận theo phong cách chỉ đạo (thích ứng) là phổ biến
Với đặc điểm, quy mô và các dịch vụ công được cung cấp của UBND phường (địa
chính, xây dựng, môi trường, tư pháp, hộ tịch, văn hoá, xã hội, thu ngân sách, chi ngân sách, an ninh, quốc phòng, nội chính ), chúng ta nhận thấy Thuyết lãnh đạo
theo định hướng - mục tiêu là phù hợp và cách thức để thay đổi phong cách lãnh đạo cho ban lãnh đạo của Bình Minh
Xét về điều kiện nhân viên của UBND phường Bình Minh (13 nhân viên) có kỹ năng và kinh nghiệm và vị trí kiểm soát không đồng đều, môi trường công việc cũng không giống nhau, do đó tiến hành phân tích các yếu tố liên quan đến điều kiện nhân viên (kỹ năng và kinh nghiệm, vị trí kiểm soát) và điều kiện môi trường (cấu trúc nhiệm vụ, động lực nhóm) để đưa ra khuyến cáo đối với Ban lãnh đạo UBND phường Bình Minh về cách lãnh đạo nên áp dụng chủ yếu đối với từng nhân viên, bộ phận
Tất nhiên cần nhấn mạnh phương pháp lãnh đạo, điều hành được khuyến cáo nên áp dụng cũng chỉ là phương pháp chủ yếu, khi chỉ đạo các lãnh đạo cần căn cứ thực tế,
sự vụ, hành vi của chủ thể, khách thể, hiện trạng, môi trường và các điều kiện khác
để đưa ra quyết định, tức là đòi hỏi các lãnh đạo phải sử dụng chỉ số cảm xúc và trí thông minh của mình trong quá trình điều hành đối với từng nhóm làm việc, từng nhân viên và từng nhiệm vụ khác nhau
Thực hiện phân tích có kết quả như sau (Hình 5):
Nhân viên
Điều kiện nhân viên
Điều kiện môi trường Biện pháp lãnh đạo
Kỹ năng
và kinh nghiệm
Vị trí kiểm soát
Cấu trúc nhiệm vụ
Động lực nhóm
Đang thường được
sử dụng
Khuyến cáo nên thay đổi
Địa chính
Nhân viên Th Thấp Ngoài Chu kỳ Tích cực Chỉ đạo Hỗ trợ
Nhân viên M Cao Trong Khg CK Tích cực Chỉ đạo Tham gia
Trang 9Nhân viên T Thấp Ngoài Khg CK Thiếu TC Chỉ đạo Chỉ đạo Nhân viên VA Cao Trong Khg CK Gắn thấp Chỉ đạo Tham gia
Văn phòng
Nhân viên D Cao Trong Chu kỳ Tích cực Chỉ đạo Hướng đến mục tiêu Nhân viên Th Cao Ngoài Chu kỳ Gắn thấp Chỉ đạo Hỗ trợ
Văn hoá
Nhân viên Th Cao Trong Chu kỳ Tích cực Chỉ đạo Tham gia Nhân viên H Thấp Trong Khg CK Tích cực Chỉ đạo Tham gia
Tư pháp
Nhân viên L Cao Trong Chu kỳ Tích cực Chỉ đạo Tham gia Nhân viên T Thấp Trong Khg CK Thiếu TC Chỉ đạo Chỉ đạo
Kế toán
Nhân viên VA Thấp Ngoài Chu kỳ Thiếu TC Chỉ đạo Chỉ đạo Nhân viên Th Thấp Trong Khg CK Tích cực Chỉ đạo Tham gia
Quân sự
Nhân viên L Cao Trong Chu kỳ Tích cực Chỉ đạo Tham gia
Hình 5: Phân tích và khuyến cáo các phương pháp lãnh đạo nên áp dụng
Với việc thực hiện phong cách lãnh đạo theo định hướng - mục tiêu như đã trình
bày (kết hợp cả Chỉ đạo, Tham gia, Hỗ trợ và Hướng đến mục tiêu) thay cho trước đây (chỉ thực hiện lãnh đạo bằng Chỉ đạo) chắc chắn các lãnh đạo của UBND
phường Bình Minh sẽ có sự chủ động, các nhân viên cũng sẽ năng động hơn trong việc tự mình đưa ra các quyết định thuộc phạm vi thẩm quyền để giải quyết công việc mà không phải quá thận trọng chờ đợi các quyết định từ tập thể như trước đây
2.2 Xây dựng nhóm hiệu quả cao:
Nhóm tự quản (SDWT)? Một tập thể với chức năng chéo được tổ chức xung quanh các quy trình công việc để hoàn thành tốt một công việc hoàn chỉnh, đòi hỏi phải có
sự phối hợp và tương hỗ Nhóm tự quản có quyền tự quyết cao trong việc thực hiện công việc
Các thuộc tính của nhóm tự quản: Có 5 thuộc tính của nhóm tự quản (Hình 6):
Các thuộc tính của
Hoàn thành một công việc
Trang 10Hình 6: Các thuộc tính của nhóm tự quản Nhóm tự quản kiểm soát những bất đồng lớn trong nhóm: Một đặc điểm của hệ
thống kỹ thuật xã hội mà trong đó nhóm có quyền phân chia công việc cho các thành viên và phối hợp các công việc trong nhóm
Nhóm tự quản là một đơn vị làm việc sơ cấp: Chịu trách nhiệm hoàn thành một
quy trình làm việc hoàn chỉnh Nhóm có đủ độc lập để điều chỉnh mà không cần
có sự tham gia hoặc can thiệp từ những đơn vị công tác khác Đồng thời đảm bảo các nhân viên thực hiện công việc của mình có sự tương hỗ trong phạm vi nhóm, qua đó tạo ra sự gắn kết làm việc vì mục tiêu chung
Nhóm tự quản có quy định tự quản lý theo tập thể: Nhóm phải có đủ quyền tự
quyết để quản lý quy trình công việc Nhóm có thể quyết định cách thức phân chia công việc giữa các thành viên và cách thức phối hợp
Thách thức đối với nhóm tự quản:
Vấn đề giao thoa văn hoá: Mô hình nhóm tự quản khó có thể áp dụng tại những
nền văn hoá có phân chia quyền lực rõ ràng
Sự phản đối của đội ngũ quản lý: Lý do chính là họ sợ mất đi quyền lực vì các
thành viên nhóm có thêm quyền tự quyết
Sự phản đối của nhân viên và công đoàn: Vì làm việc nhóm tự quản đòi hỏi
nhân viên có kỹ năng và làm việc nhiều hơn
Phân việc cho các nhân viên
Kiểm soát công việc đầu vào
và đầu ra
Thu nhận thông tin
phản hồi và phần thưởng
cho nhóm
Chịu trách nhiệm
giải quyết vấn đề