bộ phận phụ tùng kho

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP.HCM  BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC: ĐỀ TÀI NHÓM 14: QUẢN LÝ DỊCH VỤ ÔTÔ BỘ PHẬN PHỤ TÙNG KHO Mục lục CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KHO PHỤ TÙNG Các nội dung bản của kho phụ tùng Một số vấn đề về hiệu quả hoạt động kho phụ tùng CHƯƠNG 2: NHÂN VIÊN QUẢN LÝ KHO Nhân viên kho Nhân viên phụ tùng Kế toán kho Nhân viên vật tư CHƯƠNG 3: PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO A Giới thiệu chung B Quy trình sử dụng phần mềm 11 C Hệ thống báo cáo 53 D Quản lý người dùng 67 CHƯƠNG 4: CÁCH SẮP XẾP VÀ BỐ TRÍ TRONG KHO 72 Phân loại hệ thống kho phụ tùng 72 Cách sắp xếp hàng hóa kho 73 Kiểm kê kho 77 CHƯƠNG 5: MỘT SỐ TRANG WEB TRA PHỤ TÙNG CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KHO PHỤ TÙNG 1.Các nội dung bản của kho phụ tùng: Các kho hàng có vai trò khá quan trọng đối với các đại lý ôtô tại Việt Nam, nhiên, hiện tại Việt Nam chưa có các tài liệu nghiên cứu hướng dẫn vận hành hiệu quả kho hàng Mặc dù các kho hàng có thể sử dụng cho các mục đích khác nhau, phần lớn đều chung một mô hình dòng vật chất Về bản, kho nhận lượng hàng lớn, sắp xếp chúng cho có thể tìm thấy hàng nhanh nhất đáp ứng yêu cầu của khách hàng, tìm hàng, phân loại các đơn vị hàng tồn kho vận chuyển chúng cho khách hàng Việc tổ chức lại sản phẩm diễn thông qua các quy trình xác thực sau : • Quá trình nhập kho: - Nhận hàng - Sắp xếp hàng • Quá trình xuất kho - Lấy hàng theo đơn đặt hàng - Kiểm tra, đóng gói và vận chuyển hàng Một số vấn đề về hiệu quả hoạt động kho phụ tùng: Hiệu quả kho hàng có thể đo một số tiêu chí như: _ khả phục vụ các đơn hàng _ độ xác của các đơn hàng _ thời gian phục vụ các đơn hàng _ chi phí phục vụ các đơn hàng CHƯƠNG 2: NHÂN VIÊN QUẢN LÝ KHO Một yếu tố quan quyết định tính vận hành trơn tru của kho là các vai trò kho liên kiết với chặt chẽ và có tính hệ thống với Sau là giới vị trí cần có quản lý kho hàng 1.Nhân viên kho Nhân viên kho không hề đơn giản, cần có kỹ thuật và cách sắp xếp phù hợp các công việc một khâu nào đó để các hoạt động diễn thông suốt Về bản, để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình thì người nhân viên kho cần phải lưu ý một số điều sau: _Lấy trước phụ tùng cần thiết cho các xe hẹn Với xe mà cố vấn dich vụ hẹn khách hàng để sữa chữa thì nhân viên phải lấy sẵn các phụ tùng sữa chữa cho xe khách hàng hẹn theo yêu cầu của cố vấn ghi phiếu suất hàng _Chuẩn bị phụ tùng cho công việc phát sinh Ngoài chuẩn bị các phụ tùng thay thế cho khách hàng thi nhân viên kho cung phải chuẩn bị các phụ tùng phát sinh quá trình sữa chữa chi tiết nào đó ô tô mà cố vấn đưa giao dịch với khách _Nhận hàng và kiểm tra hàng phụ tùng về kho Đó là công viên thường xuyên mà nhân viên kho phải làm, không lúc nào mà kho có đầy đủ các thiết bị phụ tùng để đáp ứng cho công việc sữa chữa hay thay thế Khi các phụ tùng nhập kho thì nhân viên kho là người đứng nhận hàng, xem xét số lượng phụ tùng thiết bị có đủ không, các thiết bị có mã mà kho cần nhập, đối với các thiết bị phụ tùng không có vỏ bảo vệ thì nhân viên kho kiểm tra chúng có bị gãy hay trầy xước không hạn chế tình trạng nhập kho trả lại cho nhà cung cấp Sau đó nhân viên kho xác nhận với bên giao hàng của nhà cung cấp về thiết bị, phụ tùng đưa đến kho _Sắp xếp phụ tùng kho theo vị trí quản lý Trong kho thì thiết bị, phụ tùng để theo các vị trí thiết kế sẵn, phụ tùng nhập kho thì nhân viên kho để chúng vào vị trí định sẵn, các phụ tùng nào không ngăn nắp tại vị trí thì điều chỉnh, sắp cho chúng ngăn nắp lại, để thuân tiện cho việc quản lý và lấy thiết bị nhanh chóng _Phát phụ tùng theo mã phụ tùng, và đủ số lượng liệt kê Partshipping (phiếu suất hàng) Danh mục các thiết bị phụ tùng cần thay thế cho khách hàng thi in phiếu suất hàng Khi đó nhân viên kho vào mã phụ tùng, tên phụ tùng mà tra kho để lấy theo phiếu Tránh trường hợp sai loại phụ tùng hay tìm kiếm phụ tùng cần yêu cầu quá lâu 2.Nhân viên phụ tùng: _Kiểm tra nhu cầu phụ tùng Trong đợt kiểm tra, nhân viên phụ tùng có trách nhiệm xem xét, kiểm tra các loại phụ tùng xem chúng có tồn kho lâu không hay các loại phụ tùng mà nhu cầu xuất kho cao Để từ đó đưa phương án nhập số lượng các phụ tùng ,hạn chế tình trạng thiếu phụ tùng cần thiết kho _Theo dõi khả cung cấp phụ tùng của đại lý Kho có rất nhiều loại phụ tùng, không phải tất cả đều nhập từ một nhà cung cấp Mà từ nhiều nhà cung cấp khác Nhân viên phụ tùng theo dõi nhà cung cấp giao hàng _Hỗ trợ cho Cố vấn dịch vụ tra các mã phụ tùng khó _Có trách nhiệm đặt các mặt hàng mà các mặt hàng này không có kho (hàng BO) về đại lý thông qua mạng nội bộ Toyota _Có trách nhiệm đặt hàng bổ sung (hàng SO) _Theo dõi các đơn đặt hàng _Tính toán lượng hàng tồn kho _In phiếu vật tư _Nhập xuất phụ tùng máy thông qua mạng nội bộ Toyota 3.Kế toán kho: _Nhập xuất phụ tùng hàng ngày _Nhập vật tư mua ngoài xuất thẳng cho xe nhập kho _Theo dõi công nợ của các nhà cung cấp 4.Nhân viên vật tư _Mua vật tư ngoài phát sinh quá trình sửa chữa _Hỗ trợ kế toán kho việc nhận vật tư ngoài CHƯƠNG 3: PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO A/ Giới thiệu chung Phần mềm HVL Garage Plus của Công ty TNHH MTV CÔNG NGHỆ HOÀNG VIỆT LONG là một phần mềm quản lý gara, quản lý tổng thể tình hình hoạt động của garage Phần mềm HVL Garage Plus có các chức tổng quát giúp quản lý tổng thể của một Gara về mặt lĩnh vực ô tô đó có về mảng quản lý Kho Phần mềm gồm các chức sau: Quản lý hàng hóa dịch vụ: Quản lý hàng hóa danh mục hàng hóa, nhóm hàng hóa, thiết kế mở và linh động giúp khách hàng có thể tự phân nhóm và thay đổi nhóm dễ dàng Phần mềm hỗ trợ người sử dụng tìm kiếm hàng hóa theo mã hàng hóa, tên hàng hóa các đặc điểm khác của hàng hóa dễ dàng Đầy đủ các chức quản lý kho hàng hóa rất linh hoạt: nhập hàng, xuất hàng, chuyển kho nội bộ… Chức thống kê hàng nhập, hàng bán, hàng xuất kho và hàng tồn kho linh động, xác và chi tiết đến đơn hàng Kiểm kê – báo cáo hàng xuất nhập kho: Dựa phân hệ quản lý hàng hóa, phần mềm cho phép người dùng thiết lập các báo cáo thống kê số lượng hàng nhập xuất kho theo yêu cầu đặc thù Hỗ trợ kiểm kê kho và lập các báo cáo hàng tồn kho Quản lý hồ sơ khách hàng: Chức quản lý hồ sơ khách hàng theo nhiều tiêu chí khác bao gồm: mã hồ sơ, thông tin khách hàng, biển số xe, loại xe, nhãn hiệu xe, hình thức và tình trạng toán, công ty bảo hiểm, nhân viên kiểm định Chức tìm kiếm hồ sơ khách hàng tiện lợi và hiệu quả Chức liên kết thu chi hỗ trợ người dùng thao tác thuận tiện và dễ dàng Thu chi - Công nợ: Quản lý chứng từ thu chi, tồn quỹ tiền mặt, tiền gởi Quản lý khách hàng, công nợ khách hàng Quản lý nhà cung cấp, công nợ nhà cung cấp Quản lý các khoản tạm ứng Báo cáo: Hệ thống báo cáo thiết kế dựa ảnh hưởng của hoạt động hàng ngày và yêu cầu của nhà quản lý , bao gồm: - Báo cáo hàng xuất - nhập - tồn kho Báo cáo công nợ Báo cáo thu chi Báo cáo hồ sơ khách hàng Hàng trăm báo cáo, thống kê và biểu đồ phân tích đúc kết từ ý kiến của rất nhiều khách hàng Tất cả báo cáo đều có thể xuất các tập tin định dạng thông dụng: Word, Excel, PDF Thao tác giao diện: Phần mềm thiết kế thân thiện với người dùng, thao tác nhanh chóng và quen thuộc với word và excel Hệ thống phím tắt hỗ trợ người dùng sử dụng bàn phím thuận lợi và nhanh chóng Giao diện phần mềm thiết kế đẹp, màn hình nhập liệu thân thiện, thuận tiện và rất dễ sử dụng Nền tảng công nghệ Cơ sở liệu: Công nghệ DOTNET mới nhất của Microsoft Cấu hình máy tối thiểu: Ram 256 MB trở lên; ổ cứng trống 50 MB; OS: Window XP, Window Vista, Window Cơ sở liệu gọn nhẹ, cài đặt đơn giản, không cần phần mềm hỗ trợ Tốc độ xử lý nhanh chóng và xác Khả lưu trữ liệu lớn thời gian dài Cơ chế kết nối bảo mật cao Tổ chức người dùng: Với quyền admin cao nhất, cho phép tổ chức người dùng theo yêu cầu đặc thù của đơn vị Ghi nhận tất cả các thao tác cập nhật và chỉnh sửa liệu của users để phục vụ công tác kiểm tra an toàn số liệu Giới hạn quyền truy cập các chức phần mềm cho users đến thao tác các phân hệ nghiệp vụ Cấp quyền xem các báo cáo, thống kê cho users B/ Quy trình sử dụng phần mềm 10 Báo cáo bảng kê phiếu xuất kho Các bước chạy Báo cáo Bảng kê phiếu xuất kho Bước 1: Vào phân hệ báo cáo thống kế bấm Alt + 6, xuất hiện hộp thoại sau: 64 Bước 2: Chọn loại báo cáo “Báo cáo Bảng kê phiếu xuất kho” dòng bôi đen hình bên dưới Bước 3: Chọn thời gian báo cáo Ví dụ: từ ngày 01/11/2011 đến ngày 30/11/2011 65 Bước 4: Chọn tham số báo cáo (nếu có) Mã hàng hóa Nhóm hàng hóa Mã đối tượng công nợ Loại đối tượng công nợ Bước 5: Chọn loại file báo cáo (Ví dụ chọn Excel) và bấm nút Thực hiện Lưu ý: Các loại file gồm có: Excel DataSheet Bước 6: Mẫu Báo cáo Bảng kê phiếu xuất khonhư sau: 66 D/ Quản lý người dùng Tạo tài khoản Các bước tạo người dùng (Tài khoản) mới Bước 1: Vào Hệ thống, Chọn Quản lý người dùng, xuất hiện hộp thoại sau 67 (Hộp thoại chức quản trị người dùng) Bước 2: Bấm nút Thêm để tạo người dùng mới, xuất hiện hộp thoại khai báo thông tin người dùng (nhân viên) Bấm nút Thêm Nhập mã NV (chính là tên tài khoản đăng nhập phần mềm) Nhập tên nhân viên Pass: (tài khoản mới tạo XEM không có pass) 68 Phân quyền người dùng Các bước phân quyền người dùng Bước 1: Vào Hệ thống, Chọn Quản trị người dùng, xuất hiện hộp thoại sau 69 (Hộp thoại chức quản trị người dùng) Bước 2: Chọn người dùng để phân quyền Ví dụ: Người dùng: XEM (Tài khoản xem thông tin) Bước 3: Chọn Phân hệ để phân quyền Ví dụ: Mã phân hệ: BC; Tên phân hệ: Báo cáo 70 (Chức phân quyền người dùng) Ví dụ: Đối với người dùng XEM, cấp quyền "Đọc", không cấp quyền "Thêm, Sửa, Xóa" các loại báo cáo phân hệ Báo cáo Các phân hệ khác tương tự 71 Chương 4: CÁCH SẮP XẾP VÀ BỐ TRÍ TRONG KHO Phân hệ quản lý kho phụ tùng:  Phụ tùng là các bộ phận ,chi tiết chế tạo dùng lắp ráp máy móc thiết bị các phân xưởng sản xuất dùng thay thế sửa chữa bảo trì 72  Phân hệ cho phép: Quản lý hàng hóa theo các đơn vị đo lường khác nhiều kho Tiến hành kế toán riêng biệt các hàng hóa thuộc quyền sở hữu hàng hóa ,tiếp nhận và đưa vào tiêu thụ Kiểm tra và kiểm kê số sê ri,thời hạn sử dụng và giấy chứng nhận • Đưa các đặc tính của lô hàng và tiến hành kế toán theo lô cho kho • Thống kê nước xuất sứ Cách sắp xếp bố trí kho phụ tùng: Quy trình lưu kho: • • 73 hàng vào kho phụ tùng hàng  QUY TRÌNH NHẬP HÀNG VÀO KHO: Thông tin nhập hàng: _ Khi nhận thông báo về việc nhập hàng, kế toán kho lập một bản tiến độ mua hàng Tiến độ nhập hàng lập theo biểu mẫu đính kèm quy định này _ Tiến độ nhập hàng chuyển cho nhân viên kho , kho biết để chủ động sắp xếp công việc, xác định tiến độ giao hàng cho khách Kiểm tra hàng hóa: Khi hàng nhập kho, Thủ kho có trách nhiệm mời nhân viên mua hàng, nhân viên bán hàng xuống cùng kiểm tra chất lượng hàng hoá • Kiểm tra số lượng: cân, đong, đo, đếm lô, kiện, xác định số lượng theo phương pháp đồng dạng • Kiểm tra chất lượng: theo tiêu chuẩn từ hợp đồng mua hàng 74 • Kiểm tra về qui cách • Thủ kho tiến hành lập biên bản kiểm tra hàng hoá, biên bản có chữ ký xác nhận của Thủ kho, nhà cung cấp, phòng cung ứng • Nếu hàng không đạt một phần không đạt không theo thoả thuận, phòng cung ứng phải làm việc với nhà cung cấp giao hàng lại theo hợp đồng • Trường hợp hàng hoá đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho Thủ kho lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho phải chuyển cho phòng kế toán, phòng cung ứng, phòng bán hàng Phiếu nhập kho theo mẫu của Bộ tài Nhập kho và sắp xếp hàng hóa: • • • • Hàng hoá sắp xếp theo bảng hướng dẫn lưu kho và hướng dẫn công việc lưu kho, hướng dẫn công việc cho nhân viên kho Hàng hóa nặng thì để kệ dưới ,nhẹ thì để kệ hình: Thủ kho tiến hành lưu hồ sơ hàng nhập, hồ sơ phải rõ ràng dễ, thuận tiện cho việc tìm kiếm Các hàng hóa thường dung thì để nơi dễ tìm kiếm Các hàng hóa bên điện,gầm ,động thì bố trí thành khu vực sắp xếp riêng biệt 75 • Sau hàng hoá nhập kho, Thủ kho tổ chức ghi đầy đủ nội dung vào thẻ kho Thẻ kho ghi nội dung hàng hoá cả nhập và xuất Thẻ kho ghi theo thứ tự thời gian nhập xuất vào cột đầu tiên Mỗi loại hàng hoá phải ghi một thẻ kho riêng Nhập mã vạch ch hàng hóa để thuận tiện cho việc kiểm kê :  QUY TRÌNH XUẤT HÀNG: Chuẩn bị giao hàng: • Khi có yêu cầu thay thế phụ tùng hay sửa chữa thì bộ phận kỹ thuật thông báo về kho Sau đó nhân viên kho kiểm tra và điều chỉnh yêu cầu xuất hàng của bộ phận kỹ thuật Sau đó xác nhận lên phiếu yêu cầu xuất hàng, photo làm 03 bản trình Trưởng phòng bán hàng ký Liên giao cho kế toán để xuất hoá đơn, liên giao cho thủ kho để lấy hàng, liên giữ lại - Sau đó nhân viên quản trị hàng, phiếu xuất hàng cho nhân viên giao nhận, nhân viên giao nhận lấy phiếu xuất hàng và nhận hàng tại kho 76 - Thủ kho vào yêu cầu xuất hàng của nhân viên, vào phiếu xuất hàng kiểm tra các hàng yêu cầu xuất tại kho hay không  Nêu các mặt hàng yêu cầu xuất thì thu kho lập phiếu xuất kho theo • • • nguyên tắc kế tóan Thủ kho xuất kho hàng hoá, nhân viên giao nhận ký vào ô người nhận, nhận thêm một phiếu xuất kho, photo thêm một bản  Nếu có một mặt hàng yêu cầu đặc không tại kho thì thủ kho tiến hành báo cho nhân viên quản trị hàng và chờ quyết định của nhân viên quản trị Thủ kho, nhân viên giao hàng có trách nhiệm kiểm tra hàng hoá về các thông sồ: quy cách,số lượng, chất lượng Nhân viên giao nhận sau đó liên hệ kế toán để xuất hoá đơn (đối với khách hàng cần hoá đơn) Sau nhận thông tin của nhân viên giao nhận, kế toán kiểm tra lại đầy đủ các nội dung tên sản phẩm, quy cách, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng cộng, số phiếu, chữ ký Nếu đạt thì xuất hoá đơn Giao hàng: • Trước chuẩn bị giao hàng, nhân viên giao hàng phải liên hệ với nơi nhận hàng • Nhân viên giao nhận phải chuyển bản photo phiếu xuất kho cho bộ phận sửa chữa 3.Kiểm kê kho: Kiểm tra so sánh số lượng tồn kho ngoài thực tế và số lượng tồn kho phần mềm • Đưa số lượng lệch thừa, lệch thiếu hàng hóa • Thực hiện nhập điều chỉnh xuất điều chỉnh để cân đối kho • Hỗ trợ import liệu từ excel để kiểm kê • Có thể kiểm kê hàng hóa kho Lưu lại lịch sử các lần kiểm kho để theo dõi về sau • 77 Số lượng phụ tùng cũ thì cần săp xếp riêng biệt so với các phụ tùng khác mới nhập về để tranh nhầm lẫn 78 ... 1: TỔNG QUAN VỀ KHO PHỤ TÙNG Các nội dung bản của kho phụ tùng Một số vấn đề về hiệu quả hoạt động kho phụ tùng CHƯƠNG 2: NHÂN VIÊN QUẢN LÝ KHO Nhân viên kho Nhân viên phụ... BỐ TRÍ TRONG KHO 72 Phân loại hệ thống kho phụ tùng 72 Cách sắp xếp hàng hóa kho 73 Kiểm kê kho 77 CHƯƠNG 5: MỘT SỐ TRANG WEB TRA PHỤ TÙNG CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KHO PHỤ TÙNG... Quá trình xuất kho - Lấy hàng theo đơn đặt hàng - Kiểm tra, đóng gói và vận chuyển hàng Một số vấn đề về hiệu quả hoạt động kho phụ tùng: Hiệu quả kho hàng có thể