Địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm phù hợp với nội dung và đặc điểm của sự kiện  Không giới hạn địa điểm khi tiến hành lựa chọn..  Hình dung tất cả công việc và diễn biến của sự kiện để lựa chọn địa điểm phù h

Địa điểm tổ chức sự kiện

Sự kiện phải phù hợp với

Ngân sách sự kiện

Loại hình và đặc điểm sự kiện

Bầu không khí sự

kiện

Đối tượng tham gia

sự kiện Nội dung kịch bản

sự kiện

Phù hợp với loại hình sự kiện

 Tạo không gian hài hoà và tâm lý môi trường tích cực

 Khách tham dự phải cảm thấy thoải mái, dễ chịu, có

xu hướng thân thiện hoà nhập với sự kiện

Địa điểm phù hợp với nội

dung và đặc điểm của sự

kiện

 Không giới hạn địa điểm khi tiến hành lựa chọn

 Hình dung tất cả công việc và diễn biến của sự kiện

để lựa chọn địa điểm phù hợp

 Lập bảng yêu cầu các hoạt động sự kiện và vị trí cụ thể của từng hoạt động trước khi lựa chọn sự kiện

Chú ý khi lựa chọ địa điểm

 Điều kiện phục vụ ăn uống

 Khu vực dành riêng cho nhân viên nghỉ

 Kinh nghiệm và trình độ quản lý

 Những quy định về an toàn và cháy nổ

 Nhà vệ sinh

Chú ý về sức chứa của địa

điểm

 Đảm bảo 4m2 cho 1 khách tham dự

 Đảm bảo khách mời của sự kiện trước ra về trước khi sự kiện sau diễn ra

Chú ý về vấn đề vệ sinh

 Điều kiện vệ sinh trước trong và sau sự kiện cần

được thoả thuận và tính toán trước khi ký hợp đồng địa điểm

 Đồ đạc sẵn có tại địa điểm sẽ được xử lý thế nào?

Chú ý những khoanh vùng

giới hạn

 Phải tìm hiểu những gì được phép và không được

phép làm

 Làm việc với chính quyền địa phương và các cơ

quan chức năng như cứu hoả, y tế, cảnh sát

 Phải có văn bản cho phép các hoạt động có trong

sự kiện như: thả bóng , đèn trời, pháo hoa, đèn

chiếu, treo băng rôn cờ phướn, âm thanh, ánh sáng, văn nghệ,…

Chú ý về bảo hiểm và sự an toàn

 Đảm bảo an toàn con người, thiết bị, môi

trường

 Tìm hiểu và cân nhắc mức bảo hiểm để nếu

có sự cố xảy ra mọi người đều được bảo

hiểm

Chú ý về thời gian

 Quyết định sử dụng địa điểm vào thời gian nào và kéo dài bao lâu

Chú ý những quy định riêng bắt buộc

 Đối với nhưng công trình lịch sử viện bảo tàng triển lãm nghệ thuật,… thường có

những quy định riêngcần tìm hiểu và đảm bảo khách không vi phạm

Chú ý những điểm cần hoàn thiện, bổ sung

 Thông thường rất ít địa điểm hoàn chỉnh mà cân phải hoàn thiện và bổ sung thêm vì vậy cần tìm hiểu trước xem địa điểm được phép bổ sung thêm những gì?

 Vd hệ thống chiếu sáng, điều kiện cách âm, hay những trụ cột góc khuất ảnh hưởng tới tầm nhìn của khách mời

sẽ được xử lý như thế nào?

Chú ý về nhà bếp

 Khu vực, phòng nào được sử dụng làm bếp, phục vụ

được Bao nhiêu người, phục vụ được những gì, công suất đến đâu?

 Những chi tiết nhỏ của bếp như thiết bị nấu bếp và các thiết bị bổ trợ khác

 Những yêu cầu khác về bếp như nhân viên phụ trách

bếp, thu dọn bát đĩa, đồ uống,

Chú ý khu vực dành riêng

cho nhân viên nghỉ

 Đảm bảo nhân viên được nghỉ ngơi và điều kiện làm việc tốt để tránh nhân viên có thái

độ hoặc những ảnh hưởng không tốt tới

khách mời

Địa điểm ngoài trời hay trong nhà?

Quyết định lựa chọn địa điểm

 Địa điểm đặc thù: bảo tàng, triển lãm nghệ

thuật, nhà hát, sân bay, sân tennis, sân bóng, nơi vui chơi giải trí công cộng, sân golf, cửa hàng siêu thị,…

 Một số địa điểm đặc biệt khác: trên không,

dưới nước, trên mặt nước, online,trên đường phố,…

 bị giới hạn bởi không gian

 Chi phí cao hơn nhà hàng và một số địa điểm khác

 Lưu ý

 Các sự kiện khác diễn ra cùng thời gian

 Cần giới hạn về phạm vi sự kiện để phân biệt với khách của

sự kiện khác và khách của khách sạn

 Chú ý các tiểu tiết của hợp đồng

 Chú ý đội ngũ nhân viên thuộc 1 hay nhiều tổ chức có ảnh hưởng đến điều hành sự kiện không

Trung tâm hội nghị quốc gia

 bị chi phối bởi môi trường xung quanh

 Liên quan nhiều đến pháp luật, quan hệ công chúng trực tiếp

Địa điểm ngoài trời

 Ưu điểm

 Không gian mở không bị giới hạn, cơ động cao

 Chi phí không cao

 Tạo cơ chế năng động cho quy mô sự kiện

 Tạo khả năng sáng tạo

 Dễ dàng tạo sự khác biệt hoá và định vị sự kiện