Bài báo cáo: NHỮNG KHÓ KHĂN KHI ỨNG DỤNG KỸ NĂNG TIẾNGANH TRONG DỊCH VỤ KHÁCH HÀNGDịch vụ khách hàng là một trong những lĩnh vực quan trong nhất trên thế giới ngày nay. Các công ty và tổ chức của mọi ngành nghề phải chắc chắn rằng những người mà họ phục vụ phải được chăm sóc tốt bởi vì ngày nay người tiêu dùng yêu cầu cao hơn do tính nhất định về văn hóa thương mại toàn cầu trong việc chăm sóc khách hàng. Khi vận dụng tiếng anh trong bộ phận khách hàng của Công Ty TNHH Phân Phối Liên Kết Quốc Tế em đã gặp phải những khó khăn sau đây.6.1 Khó khăn khi vận dụng tiếng Anh trong nghe Đây là kỹ năng số một bởi vì đây là những gì chính công việc đó thể hiện. Tất cả những kỹ năng dịch vụ khách hàng khác mờ nhạt khi so sánh với điều đặc biệt này vì nhân viên dịch vụ khách hàng không biết lắng nghe khách hàng thì họ không bao giờ cung cấp dịch vụ tốt được. Bạn không chỉ nghe điều họ nói với bạn mà còn phải cố gắng hiểu ý họ muốn nói gì bằng cách nghe điều họ nói. Đây là một trong những kỹ năng dịch vụ khách hàng thường được đánh bóng nhất trong nghề nghiệp nhưng nó phải được bắt đầu bằng cách lắng nghe và lắng nghe một cách tỉ mỉ.
Trang 1BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
CHỦ ĐỀ:
NHỮNG KHÓ KHĂN KHI ỨNG DỤNG KỸ NĂNG TIẾNG
ANH TRONG DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG
Trang 4CHƯƠNG 1 NHIỆM VỤ VÀ CÔNG VIỆC ĐƯỢC GIAO TẠI CÔNG TY TNNH PHÂN
PHỐI LIÊN KẾT QUỐC TẾ
1 Nhiệm vụ và công việc được giao tại đơn vị thực tập
Khi lần đầu tiên em đến trung tâm, bà Thiện đã giới thiệu em với tất cả mọingười Cô hướng dẫn cho em những gì em sẽ làm và mang lại cho em quy địnhcủa công ty Tất cả các nhân viên phải tuân thủ các quy định dưới đây:
- Đi làm đúng giờ
- Bắt hành vi tốt và luôn luôn lịch sự
- Tắt đèn, quạt điện tử và thiết bị văn trước khi rời khỏi nơi làm việc
- Giữ nơi làm việc gọn gàng và sạch sẽ
- Mặc đồng phục của công ty
Trong thời gian thực tập của em tại công ty, em được phân công làm việc tại Bộphận Dịch Vụ Khách Hàng Tư vấn và giải quyết các vấn đề có liên quan đến kháchhàng Tuy nhiên, chị Linh, người quản lý của công ty, cô muốn giúp đỡ tôi hoànthành thời gian tập sự của em Vì vậy, cô ấy mang lại cho em một cơ hội để làm rấtnhiều công việc Là một nhân viên mới, em bắt đầu làm công việc đơn giản nhiệm
vụ của em là:
- Gọi điện thoại cho khách hàng khi cần thiết
- Tiếp nhận và chuyển cuộc gọi
- Viết các mẫu đơn chuyển và nhận hàng
Trang 7CHƯƠNG 2 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNNH PHÂN PHỐI LIÊN KẾ QUỐC TẾ
2.1 Qúa trình hình thành và phát triển của Công Ty TNNH Phân Phối Liên Kết Quốc Tế.
2.1.1 Vị trí và đặc điểm của công ty
a Vị trí
Công Ty TNHH Phân Phối Liên Kết Quốc Tế nằm tại 134 Bạch Đằng, Phường 2,
Quận Tân Bình, TPHCM
Trang 8b Đặc điểm công ty.
Công ty liên kết quốc tế với đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình, giàu kinhnghiệm và phong cách phục vụ chuyên nghiệp, công ty luôn mong mang đến choquý khách những sản phẩm dịch vụ tốt nhất
Tên doanh nghiệp cũ: CÔNG TY TNNH LIÊN KẾT QUỐC TẾ
Tên bằng tiếng anh: VIET TRADE DEVELOPMENT COMPANY LIMITED Địa chỉ: 134 Bạch Đằng, Phường 2, Quận Tân Bình
Tên giao dịch: CO.,LTD
Giấy phép kinh doanh: 0310349425 – ngày cấp 05/10/2010
2.1.2 Quá trình hình thành và phát tiển của công ty
Công ty TNHH Liên Kết Quốc Tế được thành lập vào 05 tháng 10 năm
2010, bắt đầu sản xuất kinh doanh từ tháng 01/11/2010 đến nay đang hoạt độngtrong lĩnh vực phân phối dưới dạng mô hình công ty trách nhiệm hữu hạn 1thành viên
Công ty thuê đất và thuê xưởng sản xuất của một số hộ gia đình, ngày1/09/2010 công ty khởi công xây dựng thêm nhà kho, và văn phòng công ty,,nhà để xe, nhà ăn, công trình phụ, tường rào, làm đường Ngày 2/10/2010 thìcác công trình được khánh thành
Ngày 03/10/2010 công ty mua máy móc thiết bị đợt 1 lắp đặt ở phân xưởngsản xuất, ngày 16/01/2011 công ty mua máy móc thiết bị đợt 2
Trang 9Công ty thông báo tuyển dụng trên các báo tuyển dụng website tuyển dụng vànhận được số hồ sơ đăng ký tương đối lớn.
Đến nay tổng số nhân viên của công ty là 125 người
+ Tốt nghiệp PTTH+ Tốt nghiệp THCS+ Trình độ Đại học+ Trình độ Cao đẳng+ Trình độ Trung cấp
125
5660135Bảng 1.1 một số chi tiêu kinh tế cơ bản
2.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Chức năng chính của công ty TNNH Phân Phối Liên Kết Quốc Tế là xuất vànhập hàng từ các thị trường nước ngoài vào Việt Nam hoặc từ thị trường ViệtNam ra thị trường nước ngoài
Công ty thành lập trong giai đoạn nền kinh tế khó khăn, bước đầu đi vào hoạtđọng cần phải đầu tư cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, đội ngũ nhân sự, công nhânnên lợi nhuận còn chưa cao
2.3 Cơ cấu bộ phận máy quản lý công ty
2.3.1 Sơ đồ về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Hình 1.1 Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý.
Chủ tịch hội đồngthành viên
Hội đồng thành
viên
Trang 10Kho sảnphẩm
Bộ phận vậnchuyển
2.3.2 Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của các bộ phận
+ Hội đồng thành viên của công ty gồm 3 thành viên và giữ các chức vụ tươngứng: chủ tịch hôị đồng thành viên, giám đốc, phó giám đốc Hội đồng thành viên
là cơ quan quyết định cao nhất của công ty: chỉ định người đại diện pháp luật củacông ty, bầu ra chủ tịch hội đồng thành viên, quyết định các chiến lược và kếhoạch kinh doanh hàng năm của công ty, … (theo khoản 2, điều 47, luật doanhnghiệp của Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam số60/2005/QH11 ngày 29/11/2005)
+ Chủ tịch hội đồng thành viên: chuẩn bị tổ chức các chương trình, kế hoạchhoạt động của hội đồng thành viên, triệu tập và chủ trì cuộc họp hội đồng thànhviên, giám sát việc tổ chức thực hiện của hội đồng thành viên (theo khoản 2, điều
49, luật doanh nghiệp 2005)
+ Giám đốc công ty: người đại diện pháp luật theo uỷ quyền của công ty, tổchức thực hiện các quyết định của hội đồng thành viên, trực tiếp ký kết các hợpđồng kinh tế, hợp đồng lao động, điều hành trực tiếp các hoạt động của nhà máy(theo khoản 2, điều 55, luật doanh nghiệp năm 2005)
Ban Giám đốc
Phó Giám đốc
Marketing
Trang 11Kiểm tra và giám sát việc chấp hành các chính sách kinh tế, tài chính của côngty.
Cung cấp các số liệu phục vụ cho việc phân tích các hoạt động kinh tế từ đókhai thác khả năng tiềm tàng của công ty
+ Thủ quỹ: có trách nhiệm nhập, xuất quỹ tiền mặt theo lệnh của giám đốc, kiểm
kê tình hình của quỹ tiền mặt hàng ngày để có những chính sách về dự trữ lượngtiền mặt hợp lý đảm bảo nhu cầu về tiền mặt của công ty, kiêm kế toán về tiềnmặt
+ Phòng kỹ thuật gồm có 3 người: trưởng phòng kỹ thuật có trách nhiệm quản lý vềkhâu kỹ thuật, phòng kỹ thuật
+ Phòng dịch vụ khách hàng: có trách nhiệm về sản phẩm, hàng hóa và mọichứng từ phản hồi liên quan đến khách hàng
2.4 Thực trạng hoạt động của công ty
2.4.1 Dịch vụ của công ty
Công Ty TNHH Phân Phối Liên Kết Quốc Tế là một nhà phân phối lớn củacác nhãn hàng Unilever, Medi Group, THP, Mac Coffe, Diageo cùng với hệthống kho vận đạt tiêu chuẩn GDP/ GSP tại 05 tỉnh thành lớn ở Việt Nam và độingũ giao hàng bao phủ toàn quốc, kèm theo những ngành hàng kinh doanh chủlực như hàng tiêu dùng nhanh, công nghệ thông tin, hóa chất,dược phẩm, mỹphẩm
2.4.2 Khách hàng của công ty
Vấn đề khách hàng là một bộ phận không tách rời trong môi trường cạnh tranh
Sự tín nhiệm của khách hàng có thể là tài sản có giá trị nhất của mỗi doanh nghiệp
Sự tín nhiệm đó đạt được do biết thỏa mãn tốt hơn nhu cầu và thị yếu của kháchhàng so với đối thủ cạnh tranh
Sự đa dạng về khách hàng chủ yếu là các nhãn hàng – Unilever
Trang 122.4.3 Đối thủ của công ty
Bất kỳ doanh nghiệp nào trong quá trình hoạt động kinh doanh đều phải đối đầuvới đối thủ cạnh tranh Cạnh tranh biểu hiện dưới nhiều hình thức như giá cả, chấtlượng sản phẩm, dịch vụ, công tác chăm sóc khách hàng, phương thức quảng bá
Hiện tại quyết định về giá của doanh nghiệp, nó chịu ảnh hưởng một cách mạnh
mẽ tới hoạt động kinh doanh và doanh số của doanh nghiệp, nó chịu ảnh hưởng củanhiều yếu tố bên trong lẫn bên ngoài Cụ thể như:
- Nhu cầu của thị trường: với một thị trường đang có nhu cầu cao về chấtlượng sản phẩm và dịch vụ vì vậy Công Ty TNNH Phân Phối Liên Kết Quốc
Tế có nhiều cơ hội mở rộng thị trường phát triển Tuy nhiên, trên thị trườngđang mọc lên hàng loại công ty liên kết quốc tế đang là một thách thức lớnđối với doanh nghiệp Chính vì vậy, để cạnh tranh hiệu quả và đáp ứng tốtnhất nhu cầu của thị trường Công Ty TNNH Phân Phối Liên Kết Quốc Tếđảm bảo một mức giá phù hợp và lực lượng khách hàng của công ty chủ yếu
là các công ty muốn vận chuyển hàng hóa trong nước, ngoài nước và đảmbảo tính chất cạnh tranh trên thị trường Thông qua những yếu tố tác độngbên trong và bên ngoài tác động đến doanh nghiệp công ty sẽ định giá theophương pháp định giá dựa vào canh tranh, định giá theo thời giá Sau đó sẽ
Trang 13có chiến lược điều chỉnh và chiết khấu giá nhằm đảm bảo mức giá cuối cùngthấp hơn đối với đối thủ cạnh tranh.
- Tính chất canh tranh: hiện tại trong môi trường cạnh tranh gay gắt và mangtính chất toàn cầu như hiện nay, doanh nghiệp phải đứng trước quyết định vềmức giá sao cho vừa có thể tồn tại trên thị trường, chi cho các khoản chi phí
và đạt được lời nhuận, đồng thời phải là mức giá cạnh tranh so với các mứcgiá của đối thủ cạnh tranh
Các đối thủ hữu hình hiện nay đáng phải quan tâm nhiều đối với Công Ty TNHHPhân Phối Liên Kết Quốc Tế là: - Công Ty TNNH Liên Kết Thái Bình
– Công Ty Liên Kết Toàn Cầu
– Công Ty Liên Kết Thế Giới Ưu Đãi
Nắm bắt được những đối thủ tiềm tàng Công Ty TNNH Phân Phối Liên KếtQuốc Tế đã có những chính sách về sản phẩm và chính sách về giá làm lợi thế canhtranh cho riêng mình Bên cạnh đó để có được vị thế đối với khách hàng thì ngoàichiến lược về giá Công Ty TNNH Phân Phối Liên Kết Quốc Tế cần đẩy mạnh hoạtđộng Marketing nhằm tiếp cận đến khách hàng
2.5 Kết quả hoạt động kinh doanh tại Công Ty TNNH Phân Phối Liên Kết Quốc Tế
2.5.1 Phân tích tỷ số đầu tư tại Công Ty TNNH Phân Phối Liên Kết Quốc Tế
Hệ số tự tài trợ + Hệ số công nợ phải trả = 0,616 + 0,384 = 1
Qua phân tích trên ta thấy hệ số tự tài trợ của công ty là khá cao, cho thấy sựđầu tư sản xuất bằng năng lực của chủ sở hữu là chính, tỷ lệ vay nợ thấp hơn tỷ lệ
tự tài trợ
Trang 142.5.2 Phân tích tình hình và khả năng thanh toán tại Công Ty TNNH Phân Phối Liên Kết Quốc Tế
Tình hình tài chính của công ty chịu ảnh hưởng và tác động trực tiếp đến tìnhhình và khả năng thanh toán của công ty Khả năng thanh toán của một doanhnghiệp được biểu hiện bằng số tiền và tài sản mà doanh nghiệp hiện đang sở hữu,
có thể dùng để trang trải các khoản công nợ đến hạn
- Phân tích khả năng thanh toán hiện hành:
Khả năng thanh toán nợ ngắn hạn:
nợ đến hạn của doanh nghiệp càng thấp Hệ số này của công ty là 3,718 cho tathấy vốn của công ty là bị nhàn rỗi, chưa được sử dụng tốt
Khả năng thanh toán nhanh:
Bên cạnh các hệ số thanh toán trên, ta còn phân tích hệ số khả năng thanh toánnhanh để thấy tiền và các khoản tương đương tiền của doanh nghiệp hiện tại đápứng như thế nào các khoản nợ ngắn hạn, qua đó cho thấy hàng tồn kho của doanhnghiệp có dễ chuyển thành tiền hay không
Tổng các khoản tiền và tương đương tiền
Khả năng thanh toán nhanh =
Trang 15Thực tế cho thấy nếu hệ số thanh toán nhanh > 0.5 thì tình hình thanh toánbình thường, còn nếu hệ số này < 0,5 thì doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trongviệc thanh toán công nợ Khả năng thanh toán nhanh của công ty TNHH PhânPhối Liên Kết Quốc Tế là 1,620 cho thấy vốn của công ty đang bị nhàn rỗi, tiềnvốn lưu động của công ty chưa được sử dụng một cách hiệu quả.
2.5.3 Đánh giá kết quả hoạt động tại Công Ty TNNH Phân Phối Liên Kết Quốc Tế
Tích cực: nhìn chung trong những năm gần đây công ty đã dần thích ứng với
sự biến động của môi trường kinh doanh mới cũng như sự thay đổi nội bộ Công tyđẩy mạnh việc quảng bá hình ảnh và sản phẩm của mình đến với tất cả đối tượng ởtrong nước lẫn ngoài nước
pháp làm việc chưa khoa học Quản lí nhân viên, tiền vốn mặc dù được cũng cốnhưng còn nhiều sai sót bất cập Hệ thống quản lí chưa chặt chẽ và chưa mang tính
hệ thống Doanh thu còn thấp, lợi nhuận chưa cao
2.6 Định hướng phát triển trong tương lai của Công Ty TNNH Phân Phối Liên Kết Quốc Tế
2.6.1 Định hướng và mục tiêu hoạt động
Để có một hướng đi đúng đắn, một chiến lược phát triển lâu dài đảm bảo cho sựphát triển bền vững trong thời kỳ cạnh tranh và hội nhập, Công Ty TNNH PhânPhối Liên Kết Quốc Tế đã đề ra cho mình những hướng phát triển như sau:
- Tăng cường quảng bá trên tạp chí, báo đài và Internet Đầu tư nhiều hơntrong việc quảng bá sản phẩm trên các diễn đàn đang được yêu thích và tincậy Với tốc độ phát triển Internet tại Việt Nam hiện nay, với số dân cư sửdụng Internet lên gần 40 triệu người, số lượng này cho thấy Internet là thịtrường rất tốt cho thị trường quảng bá thương hiệu ( Online Marketing), cáckhách hàng thường xuyên vào các trang web để tìm kiếm theo nhu cầu của cánhân Do đó công ty sẽ tạo lập nên những mẫu banner, những mẫu quảng cáo
có nội dung súc tích, hình ảnh bắt mắt kèm theo những tiện ích đi kèm để thuhút khách hàng tiềm năng
- Nâng cấp các bộ phận trang thiết bị
- Các trưởng phòng ban hướng dẫn, vân động nhân viên tích cực thực hiệnnhững chủ trương của Công Ty đề ra, phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ đã đề ratrong năm nay và những năm tiếp theo Khen thưởng, động viên những nhânviên hoạt động tích cực, đồng thời cũng kịp thời phát hiện những vi phạm saisót để có biện pháp xử lý phù hợp
2.6.2 Định hướng phát triển kinh tế thị trường và khách hàng
Trang 16Để có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng thì Công Ty TNNH Phân Phối LiênKết Quốc Tế cần tổ chức nghiên cứu thị trường nhằm xác định nhu cầu tiêu dùngcác sản phẩm, phát hiện những yêu cầu cần đòi hỏi của khách hàng đối với sảnphẩm, dịch vụ công ty đang có để có biện pháp điều chỉnh nâng cao chất lượngphục vụ, đảm bảo giữ thị phần khách hàng hiện có và mục tiêu phát triển gia tăngkhách hàng Để thực hiện mục tiêu này, Công Ty TNNH Phân Phối Liên Kết Quốc
Tế xác định trong thời gian tới cần chú trọng thực hiện tốt những vấn đề sau đây:
Công Ty TNNH Phân Phối Liên Kết Quốc Tế có hai trụ sở chính ở Tp.HCM vàTp.Nha Trang Công ty tập trung phát triển thị trường Tp.HCM vì đây là thị trườngphân phối lớn trên cả nước
- Nắm bắt khách hàng và tạo ra cho khách hàng nhiều sự lựa chọn là cách thu
hút và tạo lòng tin cho khách hàng
có, hướng tới mục tiêu quan trọng và giữ khách hàng trung thành sử dụng dịch vụ,sản phẩm của công ty
Trang 17CHƯƠNG 3 ỨNG DỤNG TIẾNG ANH VÀ NỘI DUNG NHIỆM VỤ CHÍNH ĐƯỢC GIAO
3.1 Tầm quan trọng của tiếng anh tại công ty thực tập
Hiện nay tiếng anh đóng vai trò quan trọng đối với sự hội nhập và phát triển.Mỗi ngành nghề, lĩnh vực đều cần đòi hỏi tiếng anh Công Ty TNNH Phân Phối
Unilever, Medi Group, THP, Mac Coffe, Diageo liên quan đến có khách hàng tiềmnăng chủ yếu là ngoài nước Bản thân em trong quá trình thực tập tại công ty đượclàm việc và giao tiếp với đồng nghiệp cũng như khách hàng người nước ngoài bảnthân được vận dụng tiếng anh trong quá trình học rất nhiều
3.1.1 Tiếng anh khi giao tiếp với cấp trên, người lãnh đạo
Khi giao tiếp với cấp trên, theo em nên nói rõ quan điểm, những ý chính, tránhnhững gian đoạn không cần thiết, trao đổi chính xác và chú ý lắng nghe, ghi chépnhững nhận xét của cấp trên Ví dụ:
=>anh(chị) khỏe chứ?
- I have a question I would like to ask?
=>Tôi có một câu hỏi muốn đặt ra?
=>Anh có hài lòng với câu trả lời không?
- What kind of job do you want?
=>Bạn thích làm công việc gì?
- Have you worked?
=>bạn đã từng đi làm chưa?
- No, but i am really a quick learner.
=>Chưa, nhưng tôi có khả năng học hỏi rất nhanh.
- I will give it my utmost effort.
=>Tôi sẽ nỗ lực hết sức mình
Trang 18- I think we need to buy a new copier.
=>Tôi nghĩ chúng ta cần mua một máy photo mới.
=>Tôi rất vui khi được làm việc chung với anh (chị)
- Do you like your job?
=>Bạn thích công việc của mình chứ?
- Oh, yeah This job suits me well
=>Ồ, có chứ Công việc này rất phù hợp với tôi
- Try to apply what you have learned from your textbook to everydayconversation
=>Hãy cố gắng áp dụng những kiến thức được học từ sách giáo khoa vào
giao tiếp hằng ngày.
3.1.2 Tiếng anh khi giao tiếp với đồng nghiệp
Khi giao tiếp với đồng nghiệp chúng ta nên tạo môi trường giao tiếp thoải mái để
dễ dàng trao đổi, và giúp nhau trong công việc hơn Ví dụ:
- How do you do? My name is Kim Cuc Please call me Cuc
=>Xin chào Tôi tên Kim Cuc Xin hãy gọi tôi là Cuc.
- John Brown I’m in customer services department
=>John Brown Tôi thuộc bộ phận dịch vụ khách hàng
- Can you send information about the contract to this customer ?
=>Anh/chị có thể gửi những thông tin về hợp đồng cho khách hàng này được không?
=>Mấy giờ thì cuộc họp kết thúc?
=>Anh ấy xin nghỉ việc rồi
Trang 19- Give me that file overthere?
=>Anh/chị có thể đưa giúp tôi tập hồ sơ ở đằng kia có được không?
=>Cho tôi xem bản báo cáo được không?
=>Tôi cần phải đi photocopy
=>Máy photocopy ở đâu?
- The print’s jammed
=>Máy in bị tắc rồi
=>Hiện giờ hệ thống đang ngừng hoạt động
=>Tôi đã để tập tài liệu trên bàn anh/chị
=>Hôm nay anh ấy không ở văn phòng
=>Tôi có thể giúp gì cho anh/chị?
=>Tôi rất vui khi được làm cùng với anh/chị
=>Máy tính của tôi có vấn đề.
=>Hiện giờ hệ thống đang bị sập.
=>Hiện giờ mạng đang bị sập.
=>Tôi không thể truy cập vào email của tôi.
- It took me a month to learn the ropes at my new job
=>Mất một tháng trời để tôi học hỏi cách làm việc với công việc mới của
mình.
Trang 20=>Anh ấy hiện giờ đang tiếp khách hàng
- My stapler has been out of staples already, give me a new pile.
=>Dập ghim của tôi hết ghim rồi, đưa tôi một ít ghim mới.
- Lan, I need a new correction pen Mine has dried out.
=>Lan, tôi cần một cái bút xóa mới Cái của tôi hết mực rồi .
- Do you happen to see my notepad anywhere? I can’t seem to find it.
=>Anh có thấy tập giấy ghi chép của tôi ở đâu không? Tôi chịu không tìm thấy
- Keep the document in each file in chronological order, please
=>Xin hãy sắp xếp những tài liệu ở mỗi hồ sơ theo thứ tự thời gian.
- File letters from the same customer in the same file
=>Thư của cùng một khách hàng lưu trong cùng một hồ sơ.
- Would you please bring me the Smith’s file?
=>Anh vui lòng mang đến cho tôi hồ sơ của Smith được không?
- I checked all the cross – reference, but still cannot find the information onConick – Company
=>Tôi đã kiểm tra tất cả các chỉ dẫn tham khảo nhưng vẫn không tìm thấy thông tin về công ty Conick.
- Keep the documents in each file in chronological order
=>Xin hãy sắp xếp những tài liệu ở mỗi hồ sơ theo thứ tự thời gian.
- This invoice information is filed under the name of the clients
=>Thông tin hóa đơn được sắp xếp theo tên khách hàng.
- Be consistent Always file letters from the same customer in the same files
=>Phải trước sau như một Thư của cùng một khách hàng lưu trong cùng một hồ sơ.
- Now I understand To file under the name of the firm or job may keep therelevant documents together
=>Bây giờ tôi hiểu rồi Sắp xếp theo tên công ty hay công việc sẽ giữ được
những tài liệu liên quan ở gần nhau
Trang 213.1.3 Tiếng anh sử dụng trong cuộc họp
- I totally agree with you
=>Tôi hoàn toàn đồng ý với bạn.
- Exactly!
=>Chính xác!
- That’s (exactly) the way I feel
=>Đó chính là cách tôi cảm nhận/ đó chính là điều tôi nghĩ
- Unfortunately, I see it differently.
=>Thật ko may, tôi có cách nghĩ khác
- Do you see what I’m getting at?
=>Bạn có hiểu điều tôi đang nói ko?
- Let me put this another way
=>Để tôi giải mthích theo cách khác
- I didn’t catch that Could you repeat that, please?
=>Tôi chưa theo kịp phần đó Bạn có thể làm ơn nhắc lại ko?
- We really appreciate your speech
=>Chúng tôi thật sự trân trọng lời phát biểu của ông.
- I missed that Could you say it again, please?
=>Tôi nghe không rõ Anh có thể nói lại lần nữa không?
- I’d like to express my thanks for your participation
=>Tôi muốn bày tỏ lòng biết ơn về sự hiện diện của ông.
- What do you think about this proposal?
=>Bạn nghĩ sao về bản đề xuất này ?
Trang 22- I agree with Lan The correct approach is to send out the tools to our partnersbefore making it public to everyone.
=>Tôi đồng ý với Lan Cách tiếp cận đúng là để gửi ra các công cụ cho các đối tác của chúng tôi trước khi làm cho nó công cộng cho tất cả mọi người.
- Can you clarify the second step in your solution proposal? I don't understandwhy it is necessary
=>Bạn có thể làm rõ bước thứ hai trong đề xuất giải pháp của bạn? Tôi không hiểu lý do tại sao nó là cần thiết.
3.1.4 Tiếng anh được sử dụng khi giao tiếp với khách hàng
Khi giao tiếp với khách hàng cần tôn trọng và lịch sự Ví dụ:
- I’ll be with you in a moment
=>Một lát nữa tôi sẽ làm việc với anh/chị.
- Sorry to keep you waiting.
=>Xin lỗi tôi đã bắt anh/chị phải chờ.
=>Tôi có thể giúp gì được anh/chị?
- Your letter expresses the hope of establishing business connections with us has met with approval
=>Lá thư bày tỏ được thiện ý thiết lập mối quan hệ kinh doanh của anh đã được chấp nhận.
- We shall be glad to enter into business relation with you
=>Chúng tôi rất vui được hợp tác kinh doanh với anh.
- Our mutual understanding and cooperation will certainly result in important business
=>Sự hợp tác và am hiểu lẫn nhau của chúng ta chắc chắn mang lại kết quả quan trọng trong việc kinh doanh.
- We would like to ask you to kindly send us the related information.
=>Chúng tôi hi vọng ông có thể gửi cho chúng tôi các thông tin liên quan.
Trang 23- I’d like to change my reservation.
=>Tôi muốn thay đổi việc đặt chỗ.
- Actually, it is more than we need
=>Thật ra nó còn nhiều hơn những gì chúng tôi cần.
- We are now writing you for the purpose of establishing business relations with you
=>Chúng tôi viết cho anh với mục đích muốn thiết lập quan hệ kinh doanh.
- I would like to meet you
=>Tôi mong được gặp ông.
- I am glad to finally get hold of you.
=>Tôi rất vui vì cuối cùng cũng liên lạc được với ông.
- Shall we make it 2 o’clock?
=>Chúng ta hẹn gặp lúc 2 giờ được không?
- Is there any possibility we can move the meeting to Monday?
=>Chúng ta có thể dời cuộc gặp đến thứ hai được không?
- Your desire to establish business relations coincides with ours
=>Mong muốn thiết lập quan hệ kinh doanh của anh rất hợp ý chúng tôi.
- I don’t agree with you
=>Tôi không đồng ý với anh.
- Do you need any help?
=>Anh/chị có cần giúp gì không?
- What can I do for you?
=>Tôi có thể làm gì giúp anh chị?
- Waiting for me some minutes
=>Anh/chị chờ tôi một vài phút
- Let’s get down to the business, shall we?
=>Chúng ta bắt đầu thảo luận công việc được chứ?
- We’d like to discuss the price you quoted
=>Chúng tôi muốn thảo luận về mức giá mà ông đưa ra.
- We need more facts and more concrete informations
=>Chúng ta cần nhiều thông tin cụ thể và xác thực hơn.
- I’m here to talk about importing children’s clothing
=>Tôi ở đây để nói về việc nhập khẩu quần áo trẻ em.
Trang 24- I’ve been hoping to establish business relationship with your company
=>Tôi vẫn luôn hi vọng thiết lập mối quan hệ mua bán với công ty ông.
- Here are the catalogs and pattern books that will give you a rough idea of ourproduct
=>Đây là các catalo và sách hàng mẫu, chúng sẽ cho ông ý tưởng khái quát về những sản phẩm của công ty chúng tôi
- The goods we received were different from the original sample
=>Hàng hóa chúng tôi nhận được khác với hàng mẫu gốc.
- We were sorry for this delay
=>Chúng tôi rất tiếc vì sự chậm trễ này.
- That was shipped on March 10th It should reach you in two or three days
=>Nó đã được chuyển đi vào ngày 10 tháng 3 Có lẽ nó sẽ đến nơi trong hai hay ba ngày nữa.
- What seems to be the trouble?
=>Đại khái là có vấn đề gì?
- We’ll soon give you a satisfactory replay
=>Chúng tôi sẽ sớm cho ông một câu trả lời thỏa đáng.
- Our store has a special department to handle customer complaints
=>Cửa hàng chúng tôi có một bộ phận chuyên giải quyết những khiếu nại của khách hàng.
- I’ll get our manager on duty at once, and you can speak to him
=>Tôi sẽ lập tức mời quản lý ra để ông có thể nói chuyện với ông ấy.
- We can try and repair it for you
=>Chúng tôi sẽ thử và sửa nó lại cho ông.
- The pamphlet has the information about our after – sale service
=>Cuốn sách nhỏ này có đầy đủ thông tin về dịch vụ hậu mãi của chúng tôi.
- We need more facts and more concrete informations
=>Chúng ta cần nhiều thông tin cụ thể và xác thực hơn.
- I’m here to talk about importing children’s clothing
=>Tôi ở đây để nói về việc nhập khẩu quần áo trẻ em.
- I’ve been hoping to establish business relationship with your company
=>Tôi vẫn luôn hi vọng thiết lập mối quan hệ mua bán với công ty ông.
*Một số từ vựng hay gặp khi giao tiếp với khách hàng:
Trang 25appreciate the purchase cảm ơn về việc mua hàng
encounter a problem with a client lo lắng vấn đề với khách hàng
handle customer requests giải quyết những yêu cầu khách
complaints about the delay khiếu nại về sự chậm trễ
3.1.4 Tiếng anh sử dụng trong nhận và chuyển cuộc gọi từ khách hàng
- Sales Department, may I help you?
=>Đây là bộ phận bán hàng, tôi có thể giúp gì cho ông?
- May I ask who’s calling?
=>Xin hỏi ai đang gọi đó?
- May I have your name, please?
=>Tôi có thể biết tên ông được không?
- What section are you calling?
Trang 26=>Ông muốn gọi đến bộ phận nào?
- I’ll put you through to Mr.Tom
=>Tôi sẽ chuyển máy cho ông đến ông Tom.
- Thank you for waiting Go ahead, please
=>Cảm ơn vì đã đợi Xin hãy tiếp tục.
- I’ll connect you with the department
=>Tôi sẽ nối máy cho ông với bộ phận đó
- Hello! This is Mss Cuc Can i laik to Mr.Reit?
=>Xin chào! Tôi là Cúc Tôi có thể nói chuyện với ông Reit không?
- I’d like to speak to Mr John Brown, the manager of the Export Section
=>Tôi muốn được nói chuyện với ông John Brown, quản lý bộ phận xuất khẩu.
- May I have the International Department?
=>Có thể chuyển máy cho tôi đến bộ phận Quốc tế không?
- I’d like to speak to Mr John Smith
=>Tôi muốn nói chuyện với ông John Smith.
- Let me confirm this You are Mr.Yang of ABC Company, is that correct?
=>Xin cho tôi xác nhận một chút, ông là ông Yang của công ty ABC đúng không?
- Could you spell your name, please?
=>Ông có thể đánh vần tên mình được không?
- I’m afraid he is on another line Would you mind holding?
=>Tôi e rằng ông ấy đang trả lời một cuộc gọi khác Ông vui lòng chờ máy được không?
- May I leave the message?
=>Tôi có thể để lại tin nhắn không?
- I’m afraid he is not available now
=>Tôi e rằng ông ấy không rảnh vào lúc này.
- I’m calling you about my scheduled visit to your office early next month
=>Tôi gọi đến về lịch trình thăm viếng công ty anh đầu tháng sau.
- I’m sorry for calling you so late at night
=>Xin lỗi vì đã gọi điện trễ thế này.
Trang 273.1.6 Tiếng anh sử dụng trong hợp đồng bằng tiếng Anh
Sau đây là một số từ và cụm từ em thấy thường xuyên xuất hiện trong hợp đồng bằng tiếng Anh tại Công Ty TNHH Phân Phối Liên Kết Quốc Tế:
Act/ deed: hành vi
All/ every: tất cả, mọi
Alter/ amend/ modify/ change: sửa đổi, chỉnh lý
Any/ all: bất kỳ ( nào), tất cả
Assign/ transfer: chuyển nhượng
Assume/ agree: cho rằng (là đúng), đồng ý
Authorize/ empower: ủy quyền
Bind/ obligate: bắt buộc ( có nghĩa vụ)
By/ between: giữa (các bên)
Agreement: hợp đồng, khế ước, thỏa thuận
Appendix: phụ lục
Arbitration: giải quyết tranh chấp
Article: điều, khoản, mục
Clause: điều khoản
Condition: điều kiện, quy định, quy ước
Force majeure: trường hợp bất khả kháng
Fulfil: thi hành