TỔNG CÔNG TY DHG PHARMA Tên viết tắt: DHG PHARMA. Trụ sở chính: 288 Bis Nguyễn Văn Cừ, P. An Hòa, Q. Ninh Kiều, TP. Cần Thơ Điện thoại: (0710). 3891433 – 3890802 – 3890074 Fax: 0710.3895209 Mã số thuế: 1800156801. Tinh thần của công ty DHG: DHG PHARMA xem việc xây dựng, gìn giữ và phát triển những chuẩn mực đạo đức, các giá trị và quan niệm tốt đẹp trong cách tổ chức và kiểm soát công việc, cách quản lý và ra quyết định, cách giao tiếp ứng xử và truyền thông như là những yếu tố tạo nên văn hóa doanh nghiệp; với mục đích: Đề cao các giá trị: “Chất lượng Hiệu quả Sáng tạo Trung thành Kỷ cương Chuyên nghiệp” trong mọi hoạt động của từng cá nhân và tập thể. Mọi Nhân viên tự hào về văn hóa Công ty trên cơ sở hệ thống các chuẩn mực đạo đức và tinh thần dựa vào đặc điểm riêng của Công ty, nhằm hướng tới những giá trị đẹp nhất được mọi người công nhận, xã hội đồng tình, tạo nét riêng độc đáo; đồng thời là sức mạnh lâu bền của Công ty trên thương trường. Tạo một ấn tượng đẹp, một nét riêng thuyết phục với xã hội, với mọi người; từ đó vun đắp uy tín nhằm tăng cường sự phát triển của Công ty. Xây dựng một tập thể gắn bó, thương yêu nhau với những thành viên giỏi về công việc, ngày càng hoàn thiện về nhân cách. Hoạt động xã hội: Trong năm qua, DHG Pharma đã thực hiện 138 chương trình khám bệnh phát thuốc trải dài từ Cần Thơ đến nước bạn Campuchia. Gần 60.000 lượt người dân đã được phục vụ. Trong đó, đội ngũ của công ty đã tới khám bệnh phát thuốc cho hơn 2.000 lượt bệnh nhân nghèo tại huyện Ô Đông, Tỉnh Kompong Spư, vương quốc Campuchia. Đại diện DHG Pharma đã tới bệnh viện Chợ Rẫy, bệnh viện đa khoa TƯ Cần Thơ tài trợ 06 trường hợp mổ tim hở van 3 lá cho các bệnh nhân ngụ ở Bình Phước, An Giang, Sóc Trăng, Vĩnh Long, Cần Thơ. Năm qua, DHG Pharma đã đóng góp Quỹ tấm lòng vàng với số tiền 118.820.000 đồng, đóng góp cho phong trào nuôi heo đất gây Quỹ vì bệnh nhân nghèo, tổng
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC VÕ TRƯỜNG TOẢN KHOA DƯỢC BÁO CÁO CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC SÔNG HẬU Sinh viên thực : MSSV : Đơn vị lớp : Hậu Giang – Năm 2016 i NỘI DUNG THỰC TẬP Trình bày xây dựng, tổ chức, quản lý điều hành công ty Dược Khảo sát cách tổ chức xếp kho, bảo quản dự trữ thuốc Khảo sát quy trình vận chuyển, giao nhận thuốc Phân tích việc triển khai GDP ISO (nếu có) Trình bày cách thức quản lý hồ sơ Trình bày cách thức quản lý xuất – nhập thuốc Rút kết kinh nghiệm thân liên quan đến việc trao dồi kinh nghiệm tay nghề trình thực hành nghề nghiệp ii NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN iii MỤC LỤC iv DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình Công ty Sông Hậu công ty trực thuộc Dược Hậu Giang Error: Reference source not found Hình Sơ đồ tổ chức nhân SH pharma Error: Reference source not found Hình Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp SH pharma .Error: Reference source not found Hình Bảng nội quy kho bảo quản SH pharma Error: Reference source not found Hình Xe hỗ trợ di chuyển hàng kho Error: Reference source not found Hình Đồng hồ nhiệt ẩm kho SH pharma .Error: Reference source not found Hình Các phiếu theo dõi vệ sinh nhiệt độ, độ ẩm công ty .Error: Reference source not found Hình Hình ảnh thực tế hàng thuốc lẻ kho SH pharma Error: Reference source not found Hình Xe tải hàng SH pharma đóng kín cửa không sử dụng Error: Reference source not found Hình 10 Phiếu kiểm soát giao hàng tổng hợp công ty Error: Reference source not found Hình 11 Nhân viên dán lại thùng hàng trước giao nhận Error: Reference source not found Hình 12 Danh mục hàng hóa công ty Error: Reference source not found Hình 13 Hàng hóa hóa đơn kèm xuất kho .Error: Reference source not found Hình 14 Các hóa đơn quản lý chặt trình xuất nhập hàng Error: Reference source not found DANH MỤC BẢNG Bảng Đối tượng sơ đồ thực giao hàng .Error: Reference source not found Bảng Nội dung đào tạo GDP Error: Reference source not found Bảng Khảo sát đối tượng trình xuất hàng hóa Error: Reference source not found Bảng Khảo sát trình nhập hàng vào kho Error: Reference source not found v vi TỔNG CÔNG TY DHG PHARMA Tên viết tắt: DHG PHARMA Trụ sở chính: 288 Bis Nguyễn Văn Cừ, P An Hòa, Q Ninh Kiều, TP Cần Thơ Điện thoại: (0710) 3891433 – 3890802 – 3890074 Fax: 0710.3895209 Mã số thuế: 1800156801 Tinh thần công ty DHG: DHG PHARMA xem việc xây dựng, gìn giữ phát triển chuẩn mực đạo đức, giá trị quan niệm tốt đẹp cách tổ chức kiểm soát công việc, cách quản lý định, cách giao tiếp ứng xử truyền thông yếu tố tạo nên văn hóa doanh nghiệp; với mục đích: Đề cao giá trị: “Chất lượng - Hiệu - Sáng tạo - Trung thành - Kỷ cương Chuyên nghiệp” hoạt động cá nhân tập thể Mọi Nhân viên tự hào văn hóa Công ty sở hệ thống chuẩn mực đạo đức tinh thần dựa vào đặc điểm riêng Công ty, nhằm hướng tới giá trị đẹp người công nhận, xã hội đồng tình, tạo nét riêng độc đáo; đồng thời sức mạnh lâu bền Công ty thương trường Tạo ấn tượng đẹp, nét riêng thuyết phục với xã hội, với người; từ vun đắp uy tín nhằm tăng cường phát triển Công ty Xây dựng tập thể gắn bó, thương yêu với thành viên giỏi công việc, ngày hoàn thiện nhân cách Hoạt động xã hội: Trong năm qua, DHG Pharma thực 138 chương trình khám bệnh phát thuốc trải dài từ Cần Thơ đến nước bạn Campuchia Gần 60.000 lượt người dân phục vụ Trong đó, đội ngũ công ty tới khám bệnh phát thuốc cho 2.000 lượt bệnh nhân nghèo huyện Ô Đông, Tỉnh Kompong Spư, vương quốc Campuchia Đại diện DHG Pharma tới bệnh viện Chợ Rẫy, bệnh viện đa khoa TƯ Cần Thơ tài trợ 06 trường hợp mổ tim hở van cho bệnh nhân ngụ Bình Phước, An Giang, Sóc Trăng, Vĩnh Long, Cần Thơ Năm qua, DHG Pharma đóng góp Quỹ lòng vàng với số tiền 118.820.000 đồng, đóng góp cho phong trào nuôi heo đất gây Quỹ bệnh nhân nghèo, tổng số tiền 1,9 tỷ đồng Có 165 cán công nhân viên tham gia hiến máu, với 211 đơn vị máu DHG Pharma trì hàng tháng hoạt động thăm tặng suất ăn dinh dưỡng, trung tâm người già quận Bình Thủy, hàng tuần nấu thức ăn dinh dưỡng cho cháu trung tâm nuôi trẻ mồ côi TP Cần Thơ CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC SÔNG HẬU: Tên giao dịch: SH PHARMA Mã số thuế (mã doanh nghiệp): 6300039947 Ngày cấp: 23/07/2007 Điện thoại: 07113876409 Fax: 07113580432 Địa trụ sở: Số 82, Lê Quý Đôn, Khu vực 1, Phường III, TP Vị Thanh, Tỉnh Hậu Giang Hình Công ty Sông Hậu công ty trực thuộc Dược Hậu Giang NỘI DUNG BÁO CÁO KHẢO SÁT NỘI DUNG XÂY DỰNG, TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH CỦA CÔNG TY DƯỢC SÔNG HẬU: Hình Sơ đồ tổ chức nhân SH pharma 1.1 Nội dung thực tập bảo vệ an ninh công ty: Trong trường hợp khẩn cấp trưởng đơn vị chịu trách nhiệm Trong trường hợp khẩn cấp nghiêm trọng, việc thông báo thực sau: Nhân viên đơn vị: Thông báo cho trưởng đơn vị Trưởng đơn vị: Thông báo cho quan quyền địa phương ban tổng giám đốc công ty Nhân viên phụ trách PCCC: Thông báo cho cảnh sát PCCC Đối với trường hợp nghiêm trọng, giải tùy trường hợp cụi thể 1.1.1 Trách nhiệm nhân viên đơn vị: Giám đốc đơn vị, người phân công có trách nhiệm xếp lịch trực đơn vị Vào cuối ca làm việc, trước về, nhân viên trực có trách nhiệm kiểm tra điện nước, PCCC, khóa niêm phong cửa Niêm phong hộp đựng chìa khóa 1.1.2 Nội quy khách vào công ty: Khách vào công ty phải báo cho nhân viên trực nhân viên đơn vị biết mục đích vào đơn vị, trình giấy tờ (giấy giới thiệu, danh thiếp) cần ngồi chờ khu vực giành cho khách Nhân viên trực liên hệ với nơi khách cần vào cấp để xin ý kiến hướng dẫn khách vào (nếu đồng ý cấp trên) Nhân viên đơn vị không tự ý tiếp khách người thân, bạn bè (không có quan hệ công tác) nơi làm việc Trường hợp ngoại lệ phải có đồng ý phụ trách phận 1.1.3 Quy định hệ thống khóa: Không mang chìa khóa đơn vị khỏi đơn vị, trừ trường hợp phép lãnh đạo Bất kỳ hệ thống khóa bị phải lắp đặt khóa phải báo cáo lãnh đạo biết để xin ý kiến giải Nhân viên trực có trách nhiệm nhận, giao, cất giữ hộp chìa khóa (đã niêm phong) Tủ / ngăn kéo đựng hộp chìa khóa phải khóa bảo quản cẩn thận Các nhân viên khác (không phải nhân viên trực), tuyệt đối không tự ý mở hộp chìa khóa chưa có lệnh trưởng đơn vị Trường hợp đặt biệt như: nguy cháy, nổ nhân viên trực buộc phải mở cửa phải báo cho trưởng đơn vị biết để đạo giải Tất trường hợp chìa khóa, phải ghi chép lại vào sổ trực điều tra kỷ nguyên nhân 1.2 Nội dung thực tập quản lý chất lượng công ty: 1.2.1 Về nội dung sách chất lượng: Chính sách chất lượng phải ghi mục đích sách chung nhà phân phối vấn đề chất lượng Chính sách chất lượng phải lãnh đạo thức phê duyệt công bố Ngoài ra, hồ sơ công ty kiểm soát số lượng cẩn trọng, tránh thất thoát QUY TRÌNH TIẾN HÀNH XUẤT VÀ NHẬP THUỐC TẠI CÔNG TY SÔNG HẬU: 6.1 Quy trình tiến hành xuất hàng hóa: Bảng Khảo sát đối tượng trình xuất hàng hóa ĐỐI TƯỢNG SƠ ĐỒ QUÁ TRÌNH Nhân viên bán hàng, nhân viên nghiệp Tiếp nhận đơn hàng vụ văn phòng Nhân viên theo dõi xuất nhập hàng Làm chứng từ xuất hàng máy vi tính Nhận hóa đơn chứng từ Thủ kho Cấp phát / giao hàng Thủ kho, nhân viên kho Thủ kho, khách hàng, nhân viên giao nhận Ký nhận / giao nhận Cập nhật thẻ kho lưu hồ sơ Thủ kho, kế toán Bước Kiểm tra đơn đặt hàng: Đơn hàng tiếp nhận từ khách hàng thông qua hình thức trực tiếp phương tiện: điện thọai, Fax, mail … Bàn giao đơn đặt hàng cho nhân viên theo dõi xuất nhập hàng máy vi tính Bước Điều phối sản phẩm: Nhân viên theo dõi xuất nhập hàng lập hoá đơn xuất hàng theo yêu cầu đơn đặt hàng 44 Trường hợp số lượng hàng kho không đáp ứng đủ so với số lượng đơn đặt hàng, nhân viên theo dõi xuất nhập hàng phải báo lại cho nhân viên bán hàng báo trực tiếp cho khách hàng biết để thương lượng lại Bước Thực giao dịch: Báo giá cho khách hàng Đối với mặt hàng báo giá, đơn hàng giao theo hợp đồng ký kết với khách hàng cung cấp hàng cho khách hàng theo giá cố định thống trước không cần báo giá lại Thống với khách hàng yêu cầu liên quan: loại sản phẩm, số lượng, chất lượng, hạn dùng, điều kiện toán, thời gian, địa điểm giao hàng Bước Lập hóa đơn bán hàng: Lập hóa đơn xuất hàng (phải tuân thủ theo nguyên tắc FEFO FIFO) Hóa đơn sau xuất phải có đầy đủ chữ ký người lập hóa đơn, trưởng đơn vị, đóng dấu,… Hóa đơn sau lập chuyển cho thủ kho để tiến hành soạn hàng theo yêu cầu hóa đơn Bước Làm thủ tục xuất kho: Tất hàng hóa giao cho khách hàng có đơn đặt hàng có đủ yêu cầu hợp pháp kinh doanh dược Tất hàng hóa xuất cho khách hàng chuyển từ kho ra, hàng phải đầy đủ nhãn, tem bảo đảm theo qui định Bao bì nguyên vẹn, sẽ, hạn dùng còn, có đầy đủ hóa đơn, số lượng chủng loại theo hóa đơn Kiểm tra chất lượng cảm quan 100% hàng xuất kho Bước Kiểm tra đơn hàng, hóa đơn: Thủ kho kiểm tra tính phù hợp đơn hàng yêu cầu liên quan: Tên sản phẩm, số lô, hạn dùng, số lượng Căn vào số liệu từ hoá đơn xuất hàng nhân viên kho tiến hành soạn hàng Sau chuẩn bị hàng đầy đủ theo yêu cầu hoá đơn, bàn giao lại cho nhân viên chịu trách nhiệm kiểm soát việc giao hàng Nhân viên chịu trách nhiệm kiểm soát việc giao hàng kiểm tra lại yêu cầu liên quan giửa hoá đơn xuất hàng với thực tế hàng chuẩn bị 45 Nếu phù hợp: giao lại cho nhân viên giao nhận áp tải để giao cho khách hàng Nếu không phù hợp: báo lại với thủ kho để điều chỉnh Căn vào hoá đơn xuất hàng nhân viên giao nhận áp tải, kiểm tra thực tế số lượng, số lô, hạn dùng, nồng độ hàm lượng hàng chuẩn bị giao Nếu phù hợp: tiến hành đóng gói sản phẩm, để hoá đơn xuất hàng vào bên với hàng dán lại cẩn thận theo số lượng đơn hàng, dùng viết bút lông ghi tên khách hàng bên phần bao bì đóng gói lại Nếu không phù hợp: báo lại với thủ kho để điều chỉnh Sau kiểm tra nhân viên chịu trách nhiệm kiểm soát việc giao hàng tiến hành đóng gói sản phẩm lẽ (nếu có) dán lại cẩn thận Đơn vị lập lệnh giao hàng, trình trưởng đơn vị ký duyệt giao cho nhân viên áp tải Bước Hoàn tất việc xuất kho: Nhân viên giao hàng ký nhận vào phiếu xuất Ghi lại thông tin: tên thuốc, số lượng, số hóa đơn, … Chuyển hàng hóa lên xe theo quy định, ý vào lịch trình đường để xếp hàng cho thích hợp Bước Giao nhận hàng: Đóng gói hàng lẻ, xếp gọn, đảm bảo yêu cầu vận chuyển Khi giao lại cho khách hàng, nhà thuốc nhân viên giao nhận áp tải khách hàng kiểm tra yêu cầu liên quan đến sản phẩm có đơn hàng: cảm quan, số lượng, hạn dùng, sau ký tên xác nhận vào hoá đơn giao nhận, lệnh giao hàng 46 Hình 13 Hàng hóa hóa đơn kèm xuất kho Bước Giải công việc sau bán hàng: Thanh lý hợp đồng mua bán: Nhân viên kế toán đơn vị giao nhiệm vụ theo dõi thực hợp đồng trường hợp bán hàng theo hợp đồng yêu cầu lý soạn thảo lý hợp đồng trình trưởng đơn vị ký sau hoàn tất việc thực hợp đồng Theo dõi đôn đốc toán: Căn vào qui định công ty vấn đề công nợ khách hàng, kế toán công nợ báo cáo kịp thời cho trưởng đơn vị trường hợp nợ hạn khách hàng để có phương án giải kịp thời Thực chế độ sau bán hàng: Kế toán đơn vị có trách nhiệm theo dõi việc thực chế độ sau bán hàng phê duyệt, đề xuất giải vấn đề phát sinh (nếu có) với trưởng đơn vị 47 Hình 14 Các hóa đơn quản lý chặt trình xuất nhập hàng Quản lý chứng từ: Việc luân chuyển chứng từ phải thông suốt, thông tin kịp thời đảm bảo cho việc kiểm tra, kiểm soát không làm thất lạc, mất, sai sót Các hóa đơn bán hàng, hợp đồng mua bán phải xếp, nhận dạng lưu trữ khu vực qui định 48 5.2 Quy trình tiến hành nhập hàng hóa: Bảng Khảo sát trình nhập hàng vào kho TRÁCH NHIỆM Thủ kho TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN Tiếp nhận Kiểm tra chứng từ/ hóa đơn Từ chối không nhận/ báo trưởng đơn vị Kiểm tra cảm quan, số lượng, số lô, hạn dùng Sắp xếp, bảo quản Biệt trữ/ báo trưởng đơn vị Nhập kho, ký nhận Nhân viên theo dõi xuất nhập hàng Nhập số liệu vào máy máy vi tính Bước Kiểm tra chứng từ, hoá đơn có liên quan: Quá trình thực khu vực tiếp nhận Nhân viên giao nhận kiểm tra phù hợp chứng từ, hợp đồng vận chuyển hàng hoá (nếu phương tiện thuê ngoài) Kiểm tra phù hợp phiếu báo kết kiểm nghiệm, phiếu xuất kho chứng từ liên quan đến sản phẩm từ nhân viên giao nhận, áp tải Kiểm tra việc theo dõi, bảo quản ghi chép thông số theo dõi điều kiện môi trường trình vận chuyển (nếu có) Nếu hợp lệ: tiến hành nhận hàng Nếu không hợp lệ: Báo với trưởng đơn vị xin ý kiến từ chối nhận hàng 49 Bước Giao nhận thành phẩm thuốc: Kiểm tra nguyên vẹn bao bì, thùng chứa phù hợp niêm phong, băng bảo đảm, nhãn dán thùng (Tên sản phẩm, qui cách đóng gói, số lô sản xuất, hạn dùng…) số lượng thùng, số lượng hàng lẻ với hoá đơn Trường hợp thùng chứa hàng lẻ thùng hàng có băng bảo đảm không nguyên vẹn, thủ kho phải kiểm tra loại sản phẩm về: Tên sản phẩm, số lô sản xuất, hạn dùng, số lượng, hình thức, chất lượng (bằng cảm quan, với thuốc dễ có biến đổi chất lượng) đơn vị đóng gói Nếu đạt yêu cầu: Ký tên xác nhận vào hoá đơn, chứng từ giao nhận tiến hành nhận hàng Nếu không đạt yêu cầu: Lập biên nhận hàng Báo với trưởng đơn vị để xin ý kiến từ chối nhận hàng Bước Nhập kho thành phẩm: Sau kiểm tra đạt yêu cầu liên quan đến việc tiếp nhận sản phẩm Chuyển sản phẩm vào kho bảo quản Sắp xếp sản phẩm theo khu vực qui định loại nhóm hàng Khi xếp phải kiểm tra đối chiếu tên hàng, hàm lượng, qui cách, số lô sản xuất, hạn dùng Bảo quản sản phẩm điều kiện nhiệt độ, ẩm độ phù hợp theo qui định Nhận phiếu kiểm nghiệm, hoá đơn hàng Bước Nhập số liệu vào máy: Chuyển hóa đơn nhận hàng cho nhân viên theo dõi xuất nhập hàng để cập nhật vào máy vi tính để quản lý 6.3 Quy trình tiến hành nhận biết nguồn gốc hàng hóa: 6.3.1 Khảo sát nội dung nhận biết sản phẩm nhập vào: Mọi sản phẩm nhập vào phải có đầy đủ chứng từ thông tin sau: Nhà cung ứng Ngày nhập Số hoá đơn, số hợp đồng vận chuyển (nếu có) Mã số sản phẩm, tên sản phẩm, quy cách, chủng loại, nồng độ, hàm lượng 50 Số lượng Số lô sản xuất, ngày sản xuất, hạn dùng Phiếu kiểm nghiệm Sản phẩm phải đầy đủ dấu hiệu nhận biết Nếu dấu hiệu nhận biết bị mờ mát, thủ kho nhóm kiểm hàng phải để riêng để xác định lại Sản phẩm nhập phải để nơi quy định dành cho hàng chờ kiểm 6.3.2 Khảo sát nội dung nhận biết sản phẩm chờ kiểm: Tất sản phẩm chờ kiểm để riêng loại khu vực để hàng chờ kiểm 6.3.3 Khảo sát nội dung nhận biết sản phẩm kiểm: Các sản phẩm sau mở kiểm số lượng, chất lượng cảm quan dán kín ký xác nhận giáp lai lên Các sản phẩm sau kiểm xong, đạt yêu cầu chuyển vào khu vực bảo quản 6.3.4 Khảo sát nội dung nhận biết sản phẩm bán ra: Tất sản phẩm bán có hoá đơn bán hàng (phiếu xuất kho) 6.3.5 Khảo sát nội dung truy tìm nguồn gốc sản phẩm: Truy tìm nguồn gốc sản phẩm tiến hành có yêu cầu: Trong trường hợp có khiếu nại khách hàng không phù hợp sản phẩm (thuốc bị đình lưu hành) Cách thức truy tìm: Khi có yêu cầu truy tìm nguồn gốc sản phẩm Phòng Quản lý chất lượng thông báo đến Phòng bán hàng, đơn vị có liên quan Phòng bán hàng đơn vị có liên quan sau nhận thông báo từ Phòng Quản lý chất lượng có trách nhiệm tiến hành truy tìm theo trình tự sau: Bước 1: Xác định phạm vi truy tìm Xác định vị trí, số lượng hàng cần truy tìm Hàng kho: lô sản xuất, số lượng Hàng xuất: tên, địa chỉ, số lượng mua khách hàng / lô sản xuất Bước 2: Thu thập thông tin kiểm tra hồ sơ lưu Căn vào tên hàng, mã số hàng hoá thông tin, người phân công truy tìm, tìm kiếm thông tin cách kiểm tra lại hồ sơ lưu thông tin lưu trữ máy vi tính: 51 Phiếu nhập hàng: Xác định ngày nhận hàng, số hoá đơn, tình trang chất lượng lúc hàng về, người kiểm tra, giao nhận Phiếu xuất hàng: Xác định người mua + thời gian xuất hàng + số hoá đơn + số lượng Bước 3: Tổng hợp kết truy tìm Lập danh sách địa khách hàng mua lô hàng cần truy tìm Thông báo trả lời khách hàng nơi yêu cầu truy tìm 6.4 Quy trình tiến hành làm bao bì nhập kho: Quá trình thực khu vực tiếp nhận Kiểm tra cảm quan toàn thùng chứa hàng Nếu phát thùng chứa hàng không đạt yêu cầu: Thủng, rách, ướt: Kiểm tra lại sản phẩm: số lượng phải đủ, hình thức phải đạt yêu cầu (không bị thủng, dập, bể, chảy dính, Dùng băng keo dán lại chổ bị bung, rách Không đạt yêu cầu vệ sinh: dính dơ, bám bụi Dùng khăn khô lau chổ dính dơ Dùng máy hút bụi, hút phần bụi bám 6.5 Quy trình tiến hành xử lý sai lệch: 6.5.1 Sai lệch trình tiếp nhận hàng hóa: Các bước tiến hành: Yêu cầu thủ kho nhân viên vận chuyển hàng công ty kiểm tra đối chiếu lại sản phẩm thực tế hóa đơn chứng từ kèm theo Nếu số lượng hàng lệch: Yêu cầu thủ kho nhân viên giao hàng công ty lập biên xác nhận sai lệch Nghiệp vụ đơn vị thủ kho liên hệ với phận giao hàng Tổng kho Công ty báo số lượng sai lệch phối hợp để xác minh giải Khắc phục: Nếu phận giao hàng Tổng kho Công ty xác nhận sai lệch lỗi giao hàng: phải điều chỉnh hóa đơn giao hàng, bổ sung hàng cho khớp với hóa đơn đợt giao hàng Tiếp tục nhập kho 52 Nếu chưa xác định nguyên nhân sai lệch: chuyển sản phẩm vào khu vực biệt trữ, có niêm phong ký tên biên người giao nhận Tổng kho công ty người nhận hàng đơn vị chở đợi điều tra tiếp không 03 ngày 6.5.2 Sai lệch trình xuất kho: Yêu cầu nhân viên giao hàng kiểm tra lại, đối chiếu lại với người nhận hàng, thủ kho xuất hàng, kiểm tra lại chứng từ xuất Yêu cầu kiểm kê lại hàng hóa tồn kho đối chiếu với số lượng, chủng loại thực tế sổ Nếu số lượng hàng sai lệch: Kiểm tra lại phương tiện vận chuyển, qui trình vận chuyển hàng Kiểm tra lại quy trình an ninh xem có thất thoát tiêu cực hay không Khắc phục: Kiểm tra lại qui trình xuất hàng Rà soát lại nhân qui trình vận chuyển hàng Bảo đảm vận chuyển thực chặt chẽ Nếu số lượng hàng hóa thất thoát, sai lệch không tìm được, báo cáo trưởng đơn vị lập hội đồng kỹ luật để điều tra xử lý tương ứng 6.6 Quy trình tiến hành giải thuốc thu hồi: Tiếp nhận khiếu nại: Nhân viên phận đơn vị: bán hàng, giao hàng, kế toán, thủ kho, tiếp nhận ý kiến khiếu nại khách hàng Cán quản lý chất lượng tổng hợp ý kiến khiếu nại khách hàng tiến hành báo cáo với trưởng đơn vị Giải khiếu nại: Trưởng đơn vị: xem xét kiểm tra thông tin để xác định phân loại khiếu nại Trường hợp khiếu nại trả lời cho khách phản hồi thông tin điện thoại, văn bản, fax, e-mail cho khách hàng Trường hợp khiếu nại không đủ sở để trả lời cho khách hàng cần báo cáo điện thoại, fax, e-mail Phòng quản lý chất lượng công ty để xin ý kiến Tiếp nhận sản phẩm: 53 Nhân viên bán hàng phát tình trạng không đạt chất lượng sản phẩm hay sản phẩm từ khách hàng trả về, cần lập phiếu đề nghị trả đổi hàng, ghi rõ tình trạng sản phẩm điều kiện bảo quản, gởi sản phẩm biên kho đơn vị Thủ kho hàng kiểm tra cảm quan, đánh giá xác định tình trạng sản phẩm Cần nhanh chóng phân đoạn, tách loại sản phẩm không phù hợp khỏi sản phẩm phù hợp Đối với sản phẩm bị bể, tràn, đổ vỡ: Cần tách riêng theo loại, cho vào túi chứa nilon cột kín miệng Lau phần chảy dính sản phẩm khác Các bước xử lý tham chiếu quy trình xử lý bao bì, thuốc bị bể vỡ Trường hợp sản phẩm trả lại đạt yêu cầu chất lượng trước đưa khu hàng để bán cần kiểm tra yêu cầu sau: Các giấy tờ, chứng từ phải phù hợp với sản phẩm thực tế Xem xét tính chất sản phẩm bị trả lại: bền hay dễ bị biến đổi môi trường Tính nguyên vẹn bao bì, hình thức, chất lượng sản phẩm không bị thay đổi Thời gian tuổi thọ lại qui định Tiến hành nhập kho bảo quản theo qui định Trường hợp sản phẩm không đạt yêu cầu chất lượng: Tách riêng hàng không đạt chất lượng hàng có nghi ngờ chất lượng Kiểm tra đối chiếu hóa đơn sản phẩm Dán nhãn nhận dạng mẫu Ghi phiếu điều chuyển mẫu có chữ ký xác nhận trưởng đơn vị Tiến hành đóng gói kín cẩn thận, bên thùng chứa ghi chữ “Hàng điều về” Chuyển sản phẩm phiếu điều chuyển Tổng kho Trường hợp không điều chuyển sản phẩm Tổng kho Công ty được, sản phẩm phải bảo quản khu vực biệt trữ theo quy định Trường hợp sản phẩm có nghi ngờ chất lượng: Thủ kho lấy mẫu đại diện gởi phòng Quản lý chất lượng Công ty sau đem cách ly sản phẩm trả vào khu vực biệt trữ, dán nhãn nhận dạng Phòng Quản lý chất lượng nhận mẫu trả đối chiếu với mẫu lưu để kiểm tra, cảm quan 54 Gởi mẫu trả mẫu lưu đến Phòng Kiểm nghiệm để kiểm tra tiêu chuẩn liên quan Nhận kết báo cáo từ phòng Kiểm nghiệm báo kết so sánh cho Ban Tổng Giám Đốc Nếu kết hai không đạt: Phòng Quản lý chất lượng tiến hành thông báo thu hồi để thu hồi toàn lô sản phẩm Nếu kết mẫu lưu đạt, mẫu thị trường không đạt: Phòng Quản lý chất lượng yêu cầu kiểm tra mẫu lưu hành điểm phân phối để xác định nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm Phòng Quản lý chất lượng nhận, phối hợp với phòng Bán hàng đánh giá kết luận, mẫu điểm không đạt tiến hành thông báo thu hồi thu hồi sản phẩm điểm Sau nhận thông tin phản hồi từ Phòng quản lý chất lượng Đơn vị tiếp nhận khiếu nại trả lời lại cho khách hàng qua điện thoại thư Trường hợp khiếu nại khách hàng đúng, tiến hành thực yêu cầu liên quan (ngưng phân phối thu hồi sản phẩm) Nếu thu hồi sản phẩm 6.7 Quy trình tiến hành đặt hàng: Dự kiến nhu cầu sản phẩm: Căn vào nhu cầu bán hàng thực tế, vào lượng hàng tồn kho Thủ kho soạn thảo đơn đặt hàng theo biểu mẫu với số lượng cần thiết, trình trưởng đơn vị để xin ý kiến Nếu trưởng đơn vị đồng ý: ký tên xác nhận vào đơn hàng, thủ kho chuyển đơn hàng phòng bán hàng để xin dự trù Trưởng đơn vị không đồng ý: Thủ kho điều chỉnh lại đơn hàng cho phù hợp, sau trình trưởng đơn vị để xin ý kiến Nhu cầu tháng: gởi khoảng từ ngày 20 đến 25 tháng trước, nhu cầu tháng phải xây dựng nhu cầu quí Nhu cầu tuần: gởi trước 03 ngày Dự trù hàng: 55 Đơn đặt hàng gởi phòng bán hàng thông qua dự trù hàng điện thoại, Fax, Email máy phòng bán hàng Nội dung: đơn hàng phải thông tin đầy đủ: Mã số hàng hoá, tên sản phẩm, số lượng, qui cách đóng gói (nếu có) Nhận thông tin phản hồi khả thực đơn hàng thông tin liên quan từ phòng Bán hàng Thoả thuận địa điểm, thời gian giao hàng với nhân viên chịu trách nhiệm vận chuyển Tổng kho nhân viên chuyển hàng trường hợp sử dụng phương tiện vận chuyển bên (nếu có) Bố trí chuẩn bị kho bảo quản để nhận hàng 6.8 Quy trình tiến hành biệt trữ thuốc trả về: Các thuốc bị thu hồi, trả phải đóng gói vào bao bì kín (hàng lẻ) Dùng bút mực ghi bên thùng chứa túi đựng chữ “Hàng trả về” Khi giao nhận cần lưu ý kiểm tra nhắc nhở nhân viên chịu trách nhiệm quản lý trình vận chuyển biết để theo dõi Khi xếp thuốc lên xe cần biệt trữ tập trung vào khu vực riêng biệt để tránh nhầm lẩn với thuốc khác Có đầy đủ hóa đơn chứng từ liên quan 6.9 Nhận xét: Nhờ công cụ phần mềm cung cấp từ tổng công ty, hàng hóa xuất nhập tồn theo dõi lưu trữ thông tin hiệu Đặc biệt xuất hàng, thông tin hóa đơn, hàng hóa thực tế số lượng máy tính đồng cho xác thông tin tiến hành xuất hàng Bên cạnh đó, lúc nhập hàng, tương tự, nhân viên cẩn thận kiểm tra thêm cảm quan thùng hàng, thực đóng gói hàng lẻ hợp lý RÚT KẾT ĐƯỢC KINH NGHIỆM BẢN THÂN LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC TRAO ĐỒI KINH NGHIỆM TAY NGHỀ TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP: Trong mục tiêu báo cáo, quan sát ý kỹ đến hoạt động có liên quan, qua đó, học tập thêm kinh nghiệm quản lý công ty phân phối 56 Các kinh nghiệm tích lũy trình bày theo mục nội dung sau: Tổ chức, điều hành nhân sự: Điểm mạnh mà nhận thấy từ công ty ý thức coi trọng nội quy, đảm bảo an toàn hàng hóa, an ninh công ty đáp ứng trang phục làm việc nhân viên Điểm mạnh thứ hai cấu tổ chức nhân công ty có bảng mô tả công việc riêng cho chức danh, biết nội dung trách nhiệm quyền hạn để thực tốt công việc Công tác xếp bảo quản kho hàng: Tôi đặc biệt lưu ý đến công tác bảo quản kiểm tra nội tổ chức định kỳ kho Nhãn thùng thuốc kho kiểm tra đảm bảo quy định Tiếp theo số lượng cảm quan nhân viên kiểm tra đối chiếu định kỳ cho phù hợp với sổ sách, hồ sơ Lưu ý nhỏ, theo quan điểm cá nhân, nghĩ số thùng hàng hóa xuất nhập, ở góc khuất công ty, nhân viên nên xem xét cẩn thận vệ sinh bảo quản góc kho cho quy định Quá trình vận tải hàng hóa: Sông Hậu trang bị xe tải có tải trọng cao, thể tích khoang hàng lớn Lưu ý nhỏ, theo quan điểm cá nhân, nghĩ nhân viên lưu ý đến thùng xe, nên vệ sinh cẩn thận nơi tiếp xúc lâu với hàng hóa trình vận chuyển Lúc giao hàng cho khách, nhà thuốc, đại lý, nhân viên đảm bảo hóa đơn mang theo, kèm khớp thông tin với hàng Muốn vậy, cần kiểm tra thật cẩn thận trước khởi hành Công tác khai triển GDP: Tôi nghĩ công ty cần nâng cao ý thức trách nhiệm nhân tham gia Công ty cẩn đẩy mạnh công tác đào tạo nhân viên Mặt khác, công ty ý đến chuyên môn nhân sự, đào tạo tiếp nối đào tạo chuyên sâu GDP công tác ứng dụng triển khai thực tế Tuy nhiên, gợi ý công ty nên kiểm tra đột xuất khâu quy định GDP nơi làm việc nhân viên, để đề cao cảnh giác trường hợp sai phạm GDP 57 Quản lý hồ sơ, sổ sách, hóa đơn: Tài liệu hóa đơn, chứng từ có công ty lưu trữ cẩn thận, nhân viên không lưu tâm đến việc xếp sau cho hồ sơ phù hợp, dễ tìm kiếm Các hồ sơ giấy, cần xem lại chất lượng, nên in ấn loại giấy bền, thời gian lý lâu, có loại phải bảo quản đến năm Công ty nên ý mặt Ngoài ra, hồ sơ công ty kiểm soát số lượng cẩn trọng, tránh thất thoát Về lĩnh vực xuất nhập hàng hóa: Tôi học hỏi thêm phần mềm cung cấp từ tổng công ty, hàng hóa xuất nhập tồn theo dõi lưu trữ thông tin hiệu Trong xuất hàng, thông tin hóa đơn, hàng hóa thực tế số lượng máy tính đồng cho xác thông tin tiến hành xuất hàng 58 ... Vị Thanh, Tỉnh Hậu Giang Hình Công ty Sông Hậu công ty trực thuộc Dược Hậu Giang NỘI DUNG BÁO CÁO KHẢO SÁT NỘI DUNG XÂY DỰNG, TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH CỦA CÔNG TY DƯỢC SÔNG HẬU: Hình Sơ đồ... Chuyển sản phẩm công ty để thực việc đóng gói lại Quá trình đóng lại dán nhãn lại thực theo quy định GMP 2.11 Nhận xét: Công ty Sông Hậu thực tốt công tác bảo quản tổng công ty đánh giá cao đợt... Hình Công ty Sông Hậu công ty trực thuộc Dược Hậu Giang Error: Reference source not found Hình Sơ đồ tổ chức nhân SH pharma Error: Reference source not found Hình Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp