Thực trạng quy trình nhập khẩu tại công ty trách nhiệm hữu hạn Thanh Phong

Tham gia vào hoạt động kinh doanh nhập khẩu sẽ tạo điều kiện cho đội ngũ cán bộ, nhân viên của doanh nghiệp được nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn của mình, đặc biệt là trong việc g

LUẬN VĂN:

Thực trạng quy trình nhập khẩu tại công ty trách nhiệm hữu hạn Thanh Phong

Chương I

Lý luận chung về quy trình nhập khẩu

I Vai trò của nhập khẩu với nền kinh tế quốc dân

1 Khái niệm

Nhập khẩu là hoạt động mua hàng hoá và dịch vụ từ nước ngoài để phục vụ cho nhu cầu trong nước hoặc tái xuất khẩu nhằm mục đích thu lợi Hoạt động nhập khẩu có các đặc điểm sau:

Một là, thị trường nhập khẩu rất đa dạng Mỗi quốc gia có lợi thế về sản xuất một số

loại hàng hoá nhất định, do đó nhà nhập khẩu có thể lựa chọn nhập khẩu hàng hoá từ những quốc gia đem lại lợi ích cao nhất cho hoạt động nhập khẩu của mình

Hai là, khách hàng đầu vào (nguồn cung ứng), đầu ra (khách hàng) của doanh nghiệp rất đa dạng nó được thay đổi theo nhu cầu tiêu dùng trong nước Nguồn cung ứng

hoặc khách hàng đầu ra có thể ổn định hoặc biến đổi, tập trung hoặc đa dạng phụ thuộc vào điều kiện kinh doanh của doanh nghiệp, khả năng thích nghi và đáp ứng nhu cầu thị trường cũng như những biến động của nguồn cung ứng Với đặc điểm này doanh nghiệp có thể có cơ hội lựa chọn các đối tác kinh doanh phù hợp để đem lại lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp của mình

Ba là, có nhiều phương thức thanh toán Có nhiều phương thức thanh toán trong kinh

doanh nhập khẩu giữa các bên như : phương thức nhờ thu ( Collection), phương thức chuyển tiền ( Remitance), phương thức tín dụng chứng từ( Documentary credit),… Việc sử dụng phương thức thanh toán nào là do hai bên tự thoả thuận và được quy định trong điều khoản của hợp đồng Do vậy, nhà nhập khẩu cần chú ý để lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp nhất với điều kiện của mình

Bốn là, hoạt động nhập khẩu chịu sự chi phối của nhiều hệ thống luật pháp, tập quán Nhập khẩu là hoạt động có sự tham gia của các đối tác có quốc tịch khác nhau nên

chịu sự chi phối của các hệ thống luật pháp như luật quốc tế, tập quán buôn bán quốc tế, luật quốc gia

Năm là, có nhiều phương thức vận chuyển Hoạt động nhập khẩu liên quan trực tiếp

đến yếu tố nước ngoài, hàng hóa được vận chuyển qua biên giới các quốc gia, hàng hoá thường có khối lượng lớn và được vận chuyển qua đường biển, đường hàng không, đường sắt, hay đa phương thức

2 Vai trò của hoạt động nhập khẩu

 Đối với doanh nghiệp:

Hoạt động nhập khẩu làm đa dạng hoá đầu vào cho các doanh nghiệp, góp phần giúp doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả hơn Đầu vào ở đây có thể là máy móc thiết bị hiện đại, nguyên phụ liệu, linh kiện cần thiết đối với các doanh nghiệp sản xuất, lắp ráp; là hàng hoá, dịch vụ đối với các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu

Tham gia vào hoạt động kinh doanh nhập khẩu sẽ tạo điều kiện cho đội ngũ cán bộ, nhân viên của doanh nghiệp được nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn của mình, đặc biệt là trong việc giao dịch, đàm phán, kí kết và thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế Nhập khẩu có hiệu quả sẽ mang lại lợi nhuận cho doanh, giúp doanh nghiệp có thể đầu tư kinh doanh vào những lĩnh vực khác, mở rộng phạm vi kinh doanh của mình

 Đối với nền kinh tế quốc dân:

Thứ nhất, nhập khẩu giúp tận dụng năng lực sản xuất của quốc gia khác, làm cho thị trường hàng hoá dịch vụ trong nước thêm phong phú Trong nền kinh tế hàng hoá hiện nay, đặc biệt là trong xu thế hội nhập và phân công lao động quốc tế thì nhu cầu về hàng hoá, dịch vụ phục vụ cho sản xuất và sinh hoạt của người dân là rất lớn và thường xuyên biến đổi, sản xuất trong nước tất nhiên không thể đáp ứng đầy đủ cho tất cả các nhu cầu của nền kinh tế, chính vì vậy nhập khẩu có vai trò rất quan trọng trong việc bổ xung những hàng hoá mà trong nước chưa sản xuất được, sản xuất được nhưng chưa đủ đáp ứng nhu cầu, hoặc sản xuất với chi phí quá cao Nhập khẩu giúp cho cung cầu trở lên trùng khớp hơn, nâng cao sự lựa chọn cho người dân Mặt khác, việc nhập khẩu sẽ làm cho tính cạnh tranh trong việc cung ứng hàng hoá dich vụ tăng lên, thúc đẩy các doanh nghiệp trong nước phải nâng cao hiệu quả sản xuất, nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm để

nâng cao khả năng cạnh tranh, điều này làm tăng lợi ích cho người tiêu dùng

Thứ hai, nhập khẩu giúp chúng ta có thể chuyên môn hoá sản xuất, nâng cao hiệu quả sản xuất, thay thế các máy móc thiết bị lạc hậu bằng các máy móc thiết bị hiện đại, góp

phần vào quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước Trong điều kiện của nước ta hiện nay, việc nhập khẩu máy móc thiết bị hiện đại, nhập khẩu công nghệ là rất cần thiết Bởi lẽ, nước ta là một nước chậm phát triển, đang trong giai đoạn đầu của quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá và tham gia vào quá trình phân công lao động quốc tế, chúng ta rất cần các máy móc hiện đại, nguyên vật liệu, linh kiện để phục vụ cho quá trình sản xuất Cùng với việc nhập khẩu các sản phẩm hàng hóa, dịch vụ đơn thuần là việc nhập khẩu

công nghệ, chuyển giao công nghệ và kinh nghiệm sản xuất

Thứ ba, nhập khẩu giúp làm lạnh mạnh hoá thị trường trong nước, nâng cao tính cạnh tranh, giảm độc quyền Việt nam hiện nay vẫn đang trong quá trình đổi mới, do đó vẫn còn khá nhiều tàn dư mà thời bao cấp để lại như là tình trạng độc quyền của một số tổng công

ty, doanh nghiệp nhà nước, tác phong quản lý mệnh lệnh tập trung và quan liêu, hiệu quả sản xuất thấp Hoạt động nhập khẩu sẽ giúp cho hàng hoá dịch vụ ở thị trường trong nước trở lên phong phú hơn, làm cho các doanh nghiệp muốn tồn tại thì phải nâng cao khả năng cạnh tranh của mình về chất lượng, giá cả, thái độ phục vụ khách hàng

Cuối cùng, nhập khẩu giúp cân bằng cán cân thanh toán quốc tế, một quốc gia không thể chỉ có xuất khẩu mà không nhập khẩu Nhập khẩu là một trong hai hoạt động chính của hoạt động ngoại thương, nó một mặt làm cân bằng cán cân thanh toán quốc tế, một mặt thúc đẩy xuất khẩu phát triển, đây là hai hoạt động không thể tách rời nhau của một nền kinh tế

II Các phương thức nhập khẩu

Có nhiều phương thức nhập khẩu khác nhau Mỗi doanh nghiệp thực hiện kinh doanh nhập khẩu theo một hay một số phương thức xác định phù hợp với điều kiện và mục tiêu

cụ thể của mình Dưới đây, là các phương thức nhập khẩu chủ yếu:

1 Nhập khẩu trực tiếp

Hàng hoá được mua trực tiếp của nước ngoài không thông qua trung gian Bên xuất khẩu giao hàng trực tiếp cho bên nhập khẩu

Trong phương thức này, doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu phải trực tiếp thực hiện các hoạt động tìm kiếm đối tác, đàm phán ký kết hợp đồng và phải tự bỏ vốn để tổ chức kinh doanh hàng nhập khẩu, phải chịu mọi chi phí giao dịch, nghiên cứu thị trường, giao nhận, lưu kho bãi, nộp thuế, tiêu thụ hàng hoá Trên cơ sở nghiên cứu kĩ thị trường trong nước và quốc tế, tính toán chính xác chi phí, đảm bảo hiệu quả kinh doanh nhập khẩu, tuân thủ đúng chính sách, luật pháp quốc gia và pháp luật quốc tế

Các doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu phải hoàn toàn chịu trách nhiệm đối với các hoạt động của mình Mức độ rủi ro của hoạt động nhập khẩu trực tiếp cao hơn so với nhập khẩu uỷ thác nhưng nó đem đến sự chủ động hơn cho nhà nhập khẩu, giảm thiểu những hiểu lầm không đáng có, giảm được chi phí trung gian

2 Nhập khẩu uỷ thác

Là hình thức nhập khẩu gián tiếp thông qua trung gian thương mại, bên nhờ uỷ thác

sẽ phải trả một khoản tiền cho bên nhận uỷ thác dưới hình thức là phí uỷ thác, còn bên nhận uỷ thác có trách nhiệm thực hiện đúng như nội dung của hợp đồng uỷ thác đã được

ký kết giữa các bên

Doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu nhận uỷ thác sẽ không phải bỏ vốn, không phải xin hạn ngạch, không cần quan tâm nhiều đến thị trường tiêu thụ cho hàng hoá mà chỉ nhận đại diện cho bên uỷ thác tiến hành giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng, làm thủ tục nhập hàng cũng như thay mặt bên uỷ thác khiếu nại, đòi bồi thường với đối tác nước ngoài khi có tổn thất

Khi tiến hành nhập khẩu uỷ thác, doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu nhận uỷ thác

sẽ phải lập hai hợp đồng là hợp đồng nhập khẩu ký với đối tác nước ngoài và một hợp đồng nhận uỷ thác nhập khẩu với bên uỷ thác

3 Nhập khẩu liên doanh

Nhập khẩu liên doanh là hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá trên cơ sở liên kết kinh tế một cách tự nguyện giữa các doanh nghiệp trong đó có ít nhất một bên là doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu trực tiếp nhằm phối hợp các kĩ năng để cùng giao dịch và đề

ra các chủ trương, biện pháp có liên quan đến hoạt động kinh doanh nhập khẩu, hướng hoạt động này sao cho có lợi nhất cho tất cả các bên tham gia, cùng chia lợi nhuận và cùng

chịu lỗ theo tỷ lệ vốn góp trong liên doanh

So với hình thức nhập khẩu trực tiếp thì doanh nghiệp sẽ bớt rủi ro vì mỗi doanh nghiệp tham gia liên doanh nhập khẩu sẽ phải góp một phần vốn nhất định Quyền hạn và trách nhiệm của mỗi bên tỷ lệ theo vốn đóng góp Việc phân chia chi phí, nộp thuế hay chia lỗ lãi đều dự trên

tỷ lệ vốn đóng góp đã được thoả thuận

Doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu trực tiếp trong liên doanh phải ký hai loại hợp đồng, một hợp đồng với đối tác bán hàng nước ngoài và hợp đồng liên doanh với các doanh nghiệp khác

4 Nhập khẩu hàng đổi hàng

Nhập khẩu hàng đổi hàng cùng với trao đổi bù trừ là hai loại nghiệp vụ chủ yếu của buôn bán đối lưu, nó là hình thức nhập khẩu đi đôi với xuất khẩu, thanh toán cho hoạt động này không dùng tiền mà chính là hàng hoá Mục đích của nhập khẩu đổi hàng là vừa thu lãi từ hoạt động kinh doanh nhập khẩu và vừa xuất khẩu được hàng hoá trong nước ra nước ngoài Hình thức này rất có lợi vì cùng một lúc vừa nhập khẩu lại có thể xuất khẩu hàng hoá Hàng hoá nhập khẩu và xuất khẩu có giá trị tương đương nhau, cân bằng về mặt hàng, giá cả, điều kiện giao hàng cũng như tổng giá trị trao đổi hàng hoá Trong hình thức này thì người mua cũng đồng thời là người bán

5 Nhập khẩu tái xuất

Đây là phương thức mà theo Nghị định 57/1998/NĐ-CP và Quyết định 1311/1998/QĐ-BTM quy định: “ tạm nhập tái xuất là việc thương nhân Việt nam mua hàng của một số nước rồi bán cho một nước khác, có làm thủ tục nhập khẩu hàng hoá vào Việt nam và làm thủ tục xuất khẩu chính hàng hoá đó ra khỏi Việt nam” Giao dịch này là nhằm thu về một lượng ngoại tệ lớn hơn so với số vón bỏ ra ban đầu

III Quy trình nhập khẩu tại các doanh nghiệp

Hoạt động nhập khẩu nói riêng và hoạt động thương mại quốc tế nói chung là những hoạt động rất phức tạp, hàm chứa nhiều rủi ro đòi hỏi người thực hiện phải có trình độ nghiệp vụ, năng lực chuyên môn cao Do đó, hoạt động nhập khẩu hàng hoá muốn có hiệu quả thì phải tuân thủ một quy trình khoa học, nội dung từng nghiệp vụ trong quy trình phải được thực hiện thật tốt Tuy nhiên, số lượng và nội dung các nghiệp vụ trong quy trình mà các nhà nhập khẩu áp dụng không nhất thiết phải giống nhau Bởi lẽ, số lượng và nội dung công việc mà nhà nhập khẩu phải làm chịu ảnh hưởng và phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như:

- Phụ thuộc vào sự quản lý của nhà nước đối với mặt hàng mà doanh nghiệp nhập

khẩu; theo đó, có những mặt hàng phải xin giấy phép xuất nhập khẩu, có những mặt hàng không cần xin giấy phép Điều này được thể hiện rõ trong quyết định 46/2001/QĐ-TTg ngày 04 tháng 4 năm 2001 của Thủ tướng Chính phủ, quy định rõ những mặt hàng nào thuộc diện: Cấm nhập, cấm xuất; nhập, xuất có điều kiện

- Phụ thuộc vào phương thức và điều kiện thanh toán quốc tế : Mỗi phương thức

thanh toán quốc tế đòi hỏi nhà nhập khẩu phải thực hiện các công việc khác nhau vào các giai đoạn khác nhau để đảm bảo việc thanh toán được diễn ra trôi chảy

1 Nghiên cứu thị trường

Nghiên cứu thị trường là một khâu rất quan trọng trong quy trình nhập khẩu Nghiên cứu thị trường sẽ là nền tảng, cơ sở để từ đó công ty có kế hoạch, chiến lược nhập khẩu hàng hóa

Khi nghiên cứu thị trường, nhà nhập khẩu phải trả lời được các câu hỏi sau:

- Nhập khẩu mặt hàng gì?

- Nhập vào thời điểm nào thì tốt nhất?

- Dung lượng của thị trường , thị phần của Công ty là bao nhiêu?

Việc nghiên cứu thị trường trong hoạt động nhập khẩu không những đòi hòi phải nghiên cứu thị trường trong nước để xác định nhu cầu mà còn phải nghiên cứu thị trường ngoài nước để từ đó lựa chọn nguồn cung ứng tốt nhất

1.1 Nghiên cứu thị trường trong nước

Nghiên cứu thị trường trong nước là bước đầu tiên mà doanh nghiệp cần phải làm trước tiến hành hoạt động khẩu hàng hóa Việc nghiên cứu thị trường trong nước giúp cho doanh nghiệp xác định nhu cầu thị trường, mặt hàng cần nhập khẩu và giá cả, mức độ cạnh tranh trong việc cung ứng hàng hoá mà doanh nghiệp muốn nhập khẩu

Khi nghiên cứu thị trường trong nước, nhà nhập khẩu cần căn cứ vào: tình hình tiêu thụ mặt hàng đó ở trong nước; tình hình giá cả mặt hàng đó trong nước; tình hình sản xuất mặt hàng đó ở trong nước; khả năng của doanh nghiệp trong việc đáp ứng nhu cầu

1.2 Nghiên cứu thị trường nước ngoài

Nghiên cứu thị trường nước ngoài là công việc giúp nhà nhập khẩu xác định được nguồn hàng, giá cả và chất lượng nguồn hàng, lựa chọn được nhà cung ứng…Nghiên cứu thị trường nước ngoài là công việc rất khó khăn và phức tạp do sự khác biệt lớn giữa các nước về kinh tế, chính trị, xã hội, địa lý

Nghiên cứu thị trường nước ngoài bao gồm những nội dung sau:

- Nghiên cứu đối tác kinh doanh nước ngoài: Đây là một khâu quan trọng đòi hỏi nhà nhập khẩu phải tiến hành nghiên cứu thận trọng và chính xác Cần tiến hành nghiên cứu xác định xem tình hình sản xuất, cung ứng mặt hàng này trên thị trường quốc tế như thế nào Có bao nhiêu đối tác có thể cung ứng mặt hàng này Cần phải nghiên cứu kỹ các đối tác về: tình hình sản xuất kinh doanh, khả năng cung ứng hàng hóa, uy tín trong kinh doanh, chất lượng và giá cả hàng hóa Từ đó, nhà nhập khẩu sẽ lựa chọn một đối tác thích hợp nhất cho mình

- Nghiên cứu về giá cả hàng hóa: Việc xác định đúng giá hàng hóa nhập khẩu có ý nghĩa rất lớn đối với việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của nhà nhập khẩu

Giá cả trong hoạt động nhập khẩu là giá cả quốc tế, giá quốc tế có tính chất đại diện đối với một loại hàng hóa trên thị trường thế giới Giá đó phải là giá giao dịch thương mại thông thường, không kèm theo một điều kiện đặc biệt nào và thanh toán bằng ngoại tệ tự

do chuyển đổi được Giá cả của hàng hoá phụ thuộc vào các nhân tố : nhân tố chu kỳ; nhân

tố cạnh tranh; quan hệ cung cầu; sự biến động của tỉ giá hối đoái

Trên cơ sở phân tích đúng đắn các nhân tố làm ảnh hưởng tới giá cả, nhà nhập khẩu nắm được xu hướng biến động của chúng Từ đó, nhà nhập khẩu tiến hành việc xác định mức giá cho loại hàng mà họ có chủ trương nhập khẩu

2 Giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng

Việc giao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng là hết sức quan trọng đối với nhà nhập khẩu, nó ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của hoạt động nhập khẩu và các nghiệp vụ tiếp theo trong quy trình Do vậy, nhà nhập khẩu cần nghiên cứu kỹ càng trước khi thực hiện các

nghiệp vụ này, nó bao gồm các công việc chính sau:

2.1 Giao dịch

Giao dịch trong thương mại quốc tế được hiểu là việc trao đổi thông tin về các điều kiện thương mại giữa các bên tham gia

2.1.1 Các bước giao dịch

 Hỏi giá ( Inquiry )

Hỏi giá là việc người mua đề nghị người bán cho biết giá cả và các điều kiện thương mại cần thiết khác để mua hàng; việc hỏi giá không ràng buộc trách nhiệm pháp lý nên người mua có thể gửi hỏi giá đến nhiều nơi khác nhau Trên cơ sở thông tin thu được, người mua sẽ quyết định lựa chọn người cung cấp

 Chào hàng, báo giá ( Offer )

Chào hàng là một đề nghị kí kết hợp đồng mua bán hàng hoá với nội dung quy định về: Tên hàng, số lượng, chất lượng, giá cả, phương thức thanh toán…Chào hàng có thể do người bán hoặc người mua đưa ra, khi người bán đưa ra thì gọi là chào bán hàng, khi người mua đua ra thì gọi là chào mua hàng Có hai loại chào hàng là: chào hàng cố định ( Firm offer ), và chào hàng tự do ( Free offer )

Trong thư chào hàng cần giới thiệu về hoạt động của công ty mình, khả năng buôn bán kinh doanh mặt hàng gì và uy tín của công ty để bên bán, bên mua có sự hiểu biết nhất

định về đối tác kinh doanh Từ đó tạo được lòng tin và mở ra khả năng giao dịch buôn bán cao hơn

Thư chào hàng cần xác định giá giao dịch hợp lý, bao gồm tất cả chi phí phát sinh cùng các điều kiện khác trong giao dịch buôn bán

 Đặt hàng ( Order )

Đặt hàng là lời đề nghị kí kết hợp đồng thương mại của người mua, về nguyên tắc nó phải đảm bảo đầy đủ nội dung cần thiết cho việc kí kết hợp đồng Trên thực tế, người ta chỉ đặt hàng với các khách hàng có quan hệ thường xuyên Do vậy, đặt hàng chỉ nêu: tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng, thời gian giao hàng Những điều kiện khác, hai bên

áp dụng điều kiện chung đã thỏa thuận hoặc theo hợp đồng đã ký trong giao dịch trước

 Hoàn giá ( Counter- offer )

Khi người nhận chào hàng không chấp thuận hoàn toàn chào hàng đó, đưa ra đề nghị mới, thì đề nghị này được gọi là hoàn giá Khi có hoàn giá, chào hàng trước đó coi như hủy bỏ

2.1.2 Các phương thức giao dịch chủ yếu

Dưới đây là một số phương thức giao dịch thường sử dụng:

 Giao dịch trực tiếp: Là giao dịch mà người bán và người mua trực tiếp quan hệ

với nhau bằng cách gặp mặt thông qua thư từ điện tín, để bàn bạc và thỏa thuận với nhau

về các điều kiện giao dịch Khi sử dụng giao dịch trực tiếp cần chuẩn bị tốt một số công việc: nghiên cứu tìm hiểu kỹ về bạn hàng, hàng hóa định mua bán, các điều kiện giao dịch đưa ra trao đổi, xác định rõ mục đích và yêu cầu của công việc

 Giao dịch qua trung gian: trong hình thức này, mọi quan hệ giữa người bán với

người mua và việc quy định các điều kiện mua bán phải thông qua một người thứ ba Người thứ ba này gọi là người trung gian, thường là đại lý và môi giới

 Giao dịch tại sở giao dịch hàng hóa: Thông qua người môi giới do sở giao dịch

chỉ định, người ta mua bán các loại hàng hóa có chất lượng lớn, có tính chất đồng loại, có phẩm chất có thể thay thế được với nhau

 Giao dịch tại hội chợ triển lãm: tại hội chợ triển lãm, người bán đem trưng bày

hàng hóa của mình và tiếp xúc với người mua để ký kết hợp đồng mua bán

 Gia công quốc tế: là phương thức giao dịch mà trong đó bên đặt gia công ở

nước ngoài cung cấp máy móc, thiết bị, nguyên phụ liệu hoặc bán thành phẩm để bên nhận gia công trong nước tổ chức quá trình sản xuất thành sản phẩm theo yêu cầu của bên đặt gia công Toàn bộ sản phẩm làm ra bên nhận gia công sẽ giao lại cho bên đặt gia công để nhận về một khoản thù lao ( gọi là phí gia công ) theo thoả thuận

 Đặc điểm:

Một là, đàm phán ngoại thương là quá trình không ngừng tự điều chỉnh các nhu cầu, lợi ích của các bên đàm phán nhằm mục đích cuối cùng là đi đến kí kết hợp đồng với những điều khoản có lợi cho cả đôi bên

Hai là, đàm phán hợp đồng ngoại thương là quá trình thống nhất các lợi ích trong khi vẫn giữ được mối quan hệ tốt đẹp giữa đôi bên trong hợp đồng

Ba là, đàm phán hợp đồng ngoại thương là một môn khoa học, đồng thời cũng là một nghệ thuật

 Phân loại:

Dựa vào hình thức đàm phán, ta có thể chia đàm phán thành các loại: đàm phán qua thư tín, đàm phán qua điện thoại, gặp mặt trực tiếp để đàm phán

2.3 Ký kết hợp đồng

Việc giao dịch đàm phán nếu có kết quả sẽ dẫn tới việc ký kết hợp đồng ngoại thương Hợp đồng ngoại thương là sự thoả thuận giữa các đương sự có trụ sở kinh doanh tại các quốc gia khác nhau, theo đó một bên gọi là bên bán ( xuất khẩu ) có nghĩa vụ chuyển quyền sở hữu cho một bên khác gọi là bên mua ( nhập khẩu ) một tài sản nhất định gọi là hàng hoá Bên mua có nghĩa vụ trả cho bên bán một khoản tiền ngang giá trị hàng bằng các phương thức thanh toán quốc tế Khi ký kết hợp đồng ngoại thương, các bên cần lưu ý các vấn đề sau:

- Hợp đồng phải được xây dựng trên cở sở pháp lý vững chắc, các cơ sở đó là: luật quốc tế, luật quốc gia, các quy tắc hoặc thông lệ quốc tế

- Về hình thức thì Điều 48 Luật Thương mại của Việt nam quy định: hợp đồng ngoại thương phải được lập thành văn bản, các giao dịch mua bán bằng miệng với nước ngoài ở Việt nam đều không có giá trị pháp lý

- Cần có sự thỏa thuận thống nhất về mọi điều khoản trong hợp đồng dựa trên sự tự nguyện của hai bên trước khi ký kết

- Chủ thể của hợp đồng phải có đủ tư cách pháp lý Hàng hoá theo hợp đồng phải là hàng hoá được phép mua bán theo quy định của luật Việt nam và luật của nước xuất khẩu

- Hợp đồng phải đảm bảo nội dung chủ yếu của hợp đồng mua bán hàng hoá Đó là: tên hàng, số lượng, quy cách, phẩm chất, giá cả, phương thức thanh toán, thời hạn giao

nhận hàng

3 Xin giấy phép nhập khẩu

Doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu cần chú ý theo dõi và cập nhật thông tin của nhà nước về danh mục hàng hoá cấm nhập, nhập khẩu có điều kiện…để từ đó xem xét xem hàng hoá mình định nhập khẩu có thuộc diện phải xin giấy phép nhập khẩu hay không Doanh nghiệp có thể tham khảo danh mục hàng hoá cấm nhập, nhập có điều kiện tại Quyết định số 46/2001/QĐ-TTg của Thủ tướng chính phủ về về xuất nhập khẩu hàng hoá Nếu hàng nhập khẩu thuộc danh mục hàng hoá phải xin phép nhập khẩu thì Công ty phải xin giấy phép nhập khẩu từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền

4 Thuê phương tiện vận tải

Có nhiều phương thức vận tải quốc tế khác nhau như: Vận tải đa phương thức, vận tải bằng đường không, vận tải bằng đường biển ứng với các phương thức vận tải khác nhau là các phương tiện vận tải khác nhau Việc thuê phương tiện vận tải nào là tuỳ vào

điều kiện cơ sở giao hàng và sự tính toán của bên có nghĩa vụ thuê phương tiện vận tải

 Nghiệp vụ thuê tàu:

Doanh nghiệp nhập khẩu đa phần là người có hàng nhưng lại không có phương tiện vận tải để chuyên chở Vì vậy, khi có nghĩa vụ chuyên trở trong việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu, người nhập khẩu phải đi thuê tàu của các tổ chức vận tải biển để chuyên chở hàng hóa

Thuê tàu là nghiệp vụ mà chủ hàng tự mình đứng ra hoặc thông qua người thứ ba, người môi giới, liên hệ với chủ tàu hoặc người chuyên chở đường biển thuê một phần hay

cả chiếc tàu để chuyên chở hàng hóa từ một hay nhiều cảng này đến một hay nhiều cảng khác Thông thường, đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ ủy thác việc thuê tàu cho một công ty giao nhận chuyên nghiệp Các công ty giao nhận lớn ở Việt nam hiện nay là: Hiệp hội kho vận giao nhận Việt nam ( VIFAS), Tổng công ty giao nhận và kho vận ngoại thương ( Vietrans)

4.1 Thuê tàu chợ

Thuê tàu chợ còn gọi là lưu cước tàu chợ ( Bookings Shipping Space ) là phương thức thuê tàu trong đó người chủ hàng trực tiếp hoặc thông qua môi giới yêu cầu chủ tàu

hoặc người chuyên trở giành cho mình thuê một phần chiếc tàu chợ ( Liner ) để chở hàng

từ cảng này đến một hay nhiều cảng khác và trả giá cước theo biểu phí định sẵn

Trong vai trò là người thuê phương tiện vận tải, dựa vào các đặc điểm của tàu chợ như: khối lượng hàng hoá chuyên trở thường không lớn, thường là hàng khô, hàng có bao bì; tuyến đường, thời gian, cước phí biết trước…thì ta sẽ lựa chọn sao cho việc thuê tàu có hiệu quả nhất

Quy trình nghiệp vụ thuê tàu chợ như sau:

- Nghiên cứu lịch trình tàu chạy rồi chọn ra tàu phù hợp nhất

- Kí đơn xin lưu khoang ( Booking note ) với chủ tàu hoặc hãng đại lý, đóng tiền cước

- Yêu cầu bên bán tập kết hàng tại cảng theo hợp đồng để ta giao cho tàu

- Lấy vận đơn ( Bill of Lading- B/L )

- Chuẩn bị để nhận hàng tại cảng đích

4.2 Thuê tàu chuyến

Thuê tàu chuyến ( Voyage Charter ) là việc người thuê chở đề nghị chủ tàu cho thuê toàn bộ con tàu để chở hàng từ cảng này đến một hay nhiều cảng khác và phải trả một khoản cước thuê do hai bên thoả thuận

Khi nhà nhập khẩu thuê tàu chuyến thì họ tận dụng được một số ưu điểm của phương thức này như: giá cước tàu chuyến rẻ hơn giá cước tàu chợ; người thuê không bị ràng buộc

về những điều kiện ràng buộc sẵn trong B/L mà được tự do thoả thuận trong hợp đồng thuê tàu; việc vận chuyển hàng nhanh chóng về thời gian và thuận tiện về lịch trình do người thuê tàu yêu cầu…Tuy nhiên, việc thuê tàu chuyến cũng có một số nhược điểm như: nghiệp vụ thuê tàu chuyến khá phức tạp; giá cước thuê tàu chuyến biến động theo mùa vụ, hãng tàu, vùng biển kinh doanh Do vậy, nhà nhập khẩu cần cân nhắc kĩ trước khi quyết định lựa chọn phương thức thuê tàu

Quy trình thuê tàu chuyến:

- Xác định loại hình tàu để thuê: thuê một chuyến ( Single voyage ), thuê khứ hồi ( Round voyage ), thuê nhiều chuyến liên tục ( Consecutive voyage ), hay thuê bao cả tàu trong một thời gian ( Lumpsun )

- Người thuê tàu ( Charterer ) trực tiếp hoặc uỷ thác cho công ty giao nhận đàm phán kí kết hợp đồng thuê tàu ( Voyage charter party ) với hãng tàu ( Charter )

- Yêu cầu bên bán tập kết hàng tại cảng để ta giao lên tàu

- Nhận hàng tại tại đích và thanh toán tiền cho chủ tàu

5 Mua bảo hiểm

Bảo hiểm chuyên chở hàng hoá xuất nhập khẩu là sự cam kết bồi thường về mặt kinh

tế của công ty bảo hiểm cho người được bảo hiểm khi có rủi ro, tổn thất, tai nạn xảy ra đối với hàng hoá trong quá trình chuyên chở Người được bảo hiểm phải đóng một khoản gọi

là phí bảo hiểm cho công ty bảo hiểm

Hoạt động thương mại quốc tế nói chung và hoạt động nhập khẩu nói riêng là những hoạt động mà hàng hoá được vận chuyển trên một quãng đường dài, đi qua biên giới một hay nhiều quốc gia Do vậy, rủi ro tổn thất trong quá trình vận chuyển là khá cao Chính vì thế, việc mua bảo hiểm cho hàng hoá là hết sức cần thiết Tác dụng chính của việc mua bảo hiểm là: giảm bớt rủi ro cho hàng hoá do có sự phối hợp kiểm tra và đề phòng tổn thất

từ phía công ty bảo hiểm; được bồi thường khi có tổn thất, rủi ro

Khi mua bảo hiểm, người nhập khẩu phải căn cứ vào các đặc điểm sau: tính chất của hàng hóa, điều khoản của hợp đồng, vị trí xếp hàng, tình trạng của bao bì, loại tàu chuyên chở, tình hình kinh tế xã hội Hiện nay, ở Việt nam có các công ty bảo hiểm lớn như: Bảo Việt, Bảo Minh

 Thủ tục mua bảo hiểm:

- Đến công ty bảo hiểm làm giấy yêu cầu được bảo hiểm cho hàng hoá và kí kết hợp đồng bảo hiểm

- Thanh toán phí bảo hiểm cho công ty bảo hiểm và nhận đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm

 Điều kiện bảo hiểm:

Bảo hiểm hàng hoá của Việt nam ( QTBH- 98 ) có ba điều kiện bảo hiểm gốc là: điều kiện bảo hiểm A, điều kiện bảo hiểm B, điều kiện bảo hiểm C Ngoài ra còn có các điều kiện bảo hiểm khác như: bảo hiểm chiến tranh, bảo hiểm đình công Các điều kiện bảo

hiểm quy định những rủi ro, tổn thất được bảo hiểm và những rủi ro tổn thất ngoại trừ cho người bảo hiểm

 Giá trị bảo hiểm:

Giá trị bảo hiểm được tính theo công thức: V= C + I + F

Trong đó: + V là giá trị bảo hiểm

+ C là giá hàng được bảo hiểm ( tính theo giá FOB ) + I là phí bảo hiểm

+ F là cước phí vận tải

 Nội dung hợp đồng bảo hiểm chuyên trở hàng hoá:

Hợp đồng bảo hiểm được in sẵn thành mẫu, thường bao gồm 02 mặt Mặt sau in sẵn các quy định về bảo hiểm Mặt trước bao gồm các nội dung để trống, bao gồm: tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản ở ngân hàng của người bảo hiểm và người được bảo hiểm; tên hàng hóa được bảo hiểm, số lượng, trọng lượng, loại bao bì, cách đóng gói; loại tàu chuyên chở, tên tàu hay phương tiện vận chuyển; cách xếp hàng trên tàu; nơi đi, nơi đến, nơi chuyển tải; ngày gửi hàng; ngày phương tiện vận tải bắt đầu hành trình; điều kiện bảo hiểm; giá trị bảo hiểm, số tiền bảo hiểm; tỷ lệ phí bảo hiểm, phí bảo hiểm; nơi thanh toán bồi thường; địa điểm, ngày tháng kí hợp đồng; tên công ty bảo hiểm và chữ ký của người phụ trách,

đóng dấu

6 Đôn đốc bên bán giao hàng

Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nhà nhập khẩu phải luôn theo dõi, thông tin về tình hình sản xuất, chế biến, chuẩn bị và tiến hành giao hàng của bên xuất khẩu Bên nhập khẩu phải luôn đôn đốc bên xuất khẩu giao hàng cho đúng thời hạn thỏa thuận Việc chậm trễ của bên bán trong giao hàng sẽ ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp nhập khẩu Bên bán thực hiện việc giao hàng càng sớm càng tốt vì nó có lợi cho cả hai bên Bên mua thường xuyên khuyến khích bên bán giao hàng sớm bằng hình thức thưởng do hoàn thành hợp đồng sớm, nếu chậm thì sẽ bị phạt Bên mua phải thường xuyên đôn đốc nhắc nhở bên bán qua các hình thức như gửi thư, điện thoại, fax

7 Làm thủ tục Hải quan nhập khẩu

Hàng hóa đi ngang qua biên giới quốc gia để xuất khẩu hoặc nhập khẩu đều phải làm thủ tục Hải quan Thủ tục Hải quan cho hàng nhập khẩu được quy định tại Điều 16

Chương 3 Luật Hải quan ngày 29 tháng 06 năm 2001 bao gồm:

- Khai và nộp tờ khai Hải quan; nộp, xuất trình chứng từ thuộc hồ sơ Hải quan

- Đưa hàng hóa, phương tiện vận tải đến địa điểm được quy định cho việc kiểm tra thực tế hàng hoá, phương tiện vận tải

- Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật

Cụ thể nội dung của từng khâu trong thủ tục Hải quan mà nhà nhập khẩu phải thực hiện là:

 Khai báo Hải quan, nộp hồ sơ Hải quan:

Theo Điều 18 Luật Hải quan thì nhà nhập khẩu phải khai báo và nộp tờ khai Hải quan trong vòng 30 ngày kể từ ngày hàng hoá về đến cửa khẩu

Tờ khai Hải quan là chứng từ có tính chất pháp lý Nó là cơ sở để xác định trách nhiệm của người khai trước pháp luật về tên hàng, phẩm chất số lượng, trọng lượng hàng, phương tiện vận tải, đồng tiền và phương thức thanh toán từ đó xác định mức thuế Nhập khẩu, thuế Giá trị gia tăng hàng nhập khẩu đồng thời nó là cơ sở để Hải quan giám sát khi hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu qua biên giới

Khai báo, nộp hồ sơ Hải quan được Hải quan xác định là khâu thủ tục quan trọng nhất trong ba khâu thủ tục Hải quan mà chủ hàng phải thực hiện Vì vậy trong khâu này người nhập khẩu phải thật cẩn thận để tránh sai sót ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành thủ tục Hải quan

Khi khai báo phải khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác các cột, mục trong tờ khai Hải quan như:tên hàng, số hiệu của hàng hóa theo biểu thuế nhập khẩu, đơn giá và giá trị thanh toán,

số lượng, trọng lượng hàng xuất xứ hàng hóa…

Theo Quyết định số 56/2003/QĐ-BTC ngày 16/4/2003 của Bộ Tài chính, khi khai báo Hải quan, người nhập khẩu phải nộp các chứng từ thuộc hồ sơ Hải quan, bao gồm:

- Tờ khai Hải quan hàng hoá nhập khẩu: 02 bản chính

- Hợp đồng mua bán hoặc các giấy tờ có giá trị tương đương hợp đồng: 01 bản sao

- Hoá đơn thương mại ( Invoice ): 01 bản chính

- Vận tải đơn ( Bill of Lading ): 01 bản copy

Ngoài ra tuỳ theo từng trường hợp cụ thể mà các chứng từ phải nộp thêm là:

- Bản kê chi tiết hàng hóa ( đối với hàng đóng gói không đồng nhất ): 01 bản chính

- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá ( Certificate of Origin ): 01 bản chính

- Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu ( khi nhập khẩu uỷ thác ): 01 bản sao

Thêm vào đó, khi khai báo Hải quan thì người khai báo phải xuất trình một số giấy tờ cần thiết như:

- Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh: 01 bản chính hoặc 01 bản sao

- Giấy chứng nhận đăng kí mã số kinh doanh xuất nhập khẩu: 01 bản chính hoặc 01 bản sao

 Xuất trình hàng hóa:

Hàng hóa xuất nhập khẩu phải được sắp xếp trật tự, thuận tiện cho việc kiểm soát Nhà nhập khẩu phải chịu chi phí và nhân công về việc mở, đóng các kiện hàng Yêu cầu của việc xuất trình hàng hóa là sự trung thực của chủ hàng

 Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế , lệ phí Hải quan và các nghĩa vụ khác:

Nhà nhập khẩu nộp thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng… như trong tờ khai Hải quan dưới sự kiểm tra của Hải quan Đồng thời nhà nhập khẩu tiến hành nộp lệ phí Hải quan

Sau khi kiểm soát giấy tờ và hàng hóa, Hải quan sẽ ra những quyết định như: cho hàng được phép ngang qua biên giới, cho hàng đi qua một cách có điều kiện (như phải sửa chữa, phải bao bì lại ) nghĩa vụ của chủ hàng là phải nghiêm chỉnh thực hiện các quyết

định đó

8 Nhận hàng từ phương tiện vận tải

Theo Nghị định 2073/QĐ-GT và theo Nghị định 200/CP thì: Việc nhận hàng hoá nhập khẩu tại cảng là do cảng tiến hành trên cơ sở hợp đồng uỷ thác mà chủ hàng hoặc người được uỷ thác đã kí với cảng ( Nếu hàng không lưu kho tại cảng thì chủ hàng hoặc người nhận uỷ thác có thể giao nhận trực tiếp với tàu ) Do đó, khi tàu cập cảng, hãng tàu

sẽ trực tiếp đứng ra giao nhận hàng với cảng rồi đưa hàng về vị trí an toàn: kho hoặc bãi Đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải ký hợp đồng ủy thác cho cảng làm việc này đồng thời thanh toán mọi chi phí liên quan đến việc nhận hàng cho cảng

Nhà nhập khẩu xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhập hàng nhập khẩu từng năm, từng quý, lịch tàu, cơ cấu mặt hàng, điều kiện kỹ thuật khi bốc dỡ, vận chuyển, giao nhận

Cung cấp các tài liệu cần thiết cho việc giao nhận hàng hóa như vận đơn, lệnh giao hàng nếu tàu biển không giao những tài liệu đó cho cơ quan vận tải

Theo dõi việc giao nhận, đôn đốc cơ quan vận tải, cung cấp những biên bản (nếu cần)

về hàng hóa và giải quyết trong phạm vi của mình

Trong quá trình nhận hàng, nhân viên giao nhận phải thường xuyên bám sát hiện trường, cập nhật số liệu từng giờ, từng ca, từng ngày Kịp thời phát hiện sai sót để có biện pháp xử lý thích hợp Cơ quan giám định hàng hóa lấy mẫu, phân tích, kết luận số lượng, chất lượng hàng có phù hợp với hợp đồng không Lập “Giấy chứng nhận hàng hư hỏng” ( Cargo outturn Report ) trong trường hợp phát hiện tổn thất rõ rệt Cuối cùng, khi giao hàng xong, cần ký “Biên bản kết toán nhận hàng với tàu” ( Report on Receipt of Cargo-ROROC) ROROC chính là căn cứ quan trọng để khiếu nại hãng tàu hay người bán Do vậy, khi nhận hàng và lập ROROC cần có đại diện của Hải quan, đại lý tàu biển và người nhận hàng

 Thủ tục nhận hàng của nhà nhập khẩu hoặc người nhận uỷ thác:

+ Với hàng phải lưu kho, lưu bãi tại cảng:

- Nhận “Giấy báo tàu đến” ( Arrival Notice ), mang B/L gốc đến hãng tàu để đổi lấy “Lệnh giao hàng” ( Delivery Order - D/O ) ( 03 bản )

- Xuất trình biên lai nộp lệ phí, D/O, Invoice, Packing List tại Văn phòng quản lý tàu tại cảng để kí xác nhận D/O và tìm vị trí hàng; nộp 01 bản D/O tại đây

- Xuất tình tiếp 02 bản D/O tại bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho

- Hoàn thành các thủ tục Hải quan và đem hàng ra khỏi cảng

+ Trường hợp hàng không phải lưu kho, bãi:

- Hoàn tất các thủ tục Hải quan trước khi dỡ hàng ra khỏi tàu

- Trao B/L, D/O cho cảng

- Nhận hàng tại tàu sau khi đã nhận được hoá đơn thanh toán cước phí bốc xếp,

“Lệnh giao thẳng” do cảng cấp

- Cùng với cảng kí vào bảng tổng kết giao nhận và xác nhận số lượng hàng hoá thực giao nhận Khi có thừa thiếu, tổn thất thì lập COR…

+ Trường hợp hàng được chuyên trở bằng Container:

- Mang B/L đến hãng tàu để đổi lấy 03 bản D/O

- Đến phòng điều độ của cảng nộp phí lưu kho, phí xếp dỡ Container; nộp biên lai thanh toán các phí này cùng với D/O để đổi lấy phiếu xuất kho cho phép hàng ra khỏi cảng

- Nộp hồ sơ xin đăng kí kiểm hoá Hải quan

- Hoàn tất việc nhận hàng

+ Trường hợp sử dụng dịch vụ “ Door-to-door Service”:

- Mọi công việc sẽ được bên giao nhận đảm nhiệm, nhà nhập khẩu chỉ cần khai báo Hải quan và mời Hải quan về kho của công ty để kiểm hoá

9 Kiểm tra, giám định hàng hoá

Khi nhận hàng, đơn vị nhập khẩu phải tiến hành kiểm tra, giám định nếu phát hiện thiếu thụt, mất mát, tổn thất thì kịp thời có biện pháp xử lý

Đối với hàng giao lẻ, nếu số lượng, trọng lượng hàng bị thừa thiếu thì cảng (ga) phải lập “Biên bản thừa thiếu” với đơn vị nhập khẩu Nếu hàng bị đổ vỡ, phải lập “Biên bản đổ

vỡ hư hỏng” Hàng chở bằng đường biển mà bị thiếu hụt, mất mát, phải có “Biên bản kết toán nhận hàng với tàu”

Doanh nghiệp nhập khẩu, với tư cách là một bên đứng tên trên vận đơn, phải lập

“Thư dự kháng” ( Letter of revervation, Notice of Claim ) nếu nghi ngờ hoặc thực sự thấy hàng có tổn thất, sau đó phải yêu cầu công ty Bảo hiểm lập biên bản giám định nếu tổn thất xảy ra bởi những rủi ro đã được mua bảo hiểm Trong những trường hợp khác phải yêu cầu công ty giám định tiến hành kiểm tra hàng hóa và lập chứng thư giám định Tại Việt nam,

các doanh nghiệp thường nhờ Vinacontrol tiến hành giám định Trong trường hợp này, nhà nhập khẩu cần gửi cho Vinacontrol các giấy tờ sau:

- Hợp đồng bảo hiểm

- Hợp đồng vận tải hoặc vận đơn đường biển

- Biên bản kết toán nhận hàng với tàu ( nếu có )

- Tờ khai chi tiết hàng hoá, các giấy tờ khác có liên quan

10 Làm thủ tục thanh toán

Có nhiều phương thức thanh toán quốc tế khác nhau như: Phương thức thanh toán nhờ thu ( Collection ), Phương thức thanh toán chuyển tiền ( Remittance ), Phương thức đổi chứng từ trả tiền ( Cash Against Documents – CAD ), Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ ( Documentary Credit ), Phương thức thanh toán ghi sổ ( Open Account )…Mỗi phương thức đều có những ưu nhược điểm riêng và quy trình áp dụng riêng của nó Sau đây, em xin trình bày quy trình áp dụng phương thức thanh toán tín dụng chứng từ đối với nhà nhập khẩu:

10.1 Mở thư tín dụng (Opening Letter of Credit- L/C )

Trong hợp đồng thương mại quốc tế nếu quy định thanh toán thực hiện bằng phương thức tín dụng chứng từ, thì nhà nhập khẩu phải viết “Đơn yêu cầu mở thư tín dụng” ( Request for opening Letter of Credit ) gửi đến “Ngân hàng mở L/C” ( Opening bank, Issuing bank) Cách thức mở L/C tại các ngân hàng Việt nam như sau:

 Điều kiện mở L/C:

Để được mở L/C, nhà nhập phải nộp cho ngân hàng:

- Giấy đăng kí kinh doanh

- Tài khoản ngoại tệ tại ngân hàng

- Quota ( nếu là hàng hoá nhập khẩu theo hạn ngạch )

- Hợp đồng nhập khẩu ( bản sao )

- Đơn xin mở L/C ( theo mẫu in sẵn của ngân hàng )

- Phương án bán hàng để thanh toán nhập khẩu ( với L/C trả chậm )

- Đơn xin bảo lãnh và cam kết trả nợ ( với L/C trả chậm) ( theo mẫu của ngân hàng )

Khi mở L/C, nhà nhập khẩu cần lưu ý các điểm sau:

- Cơ sở viết đơn xin mở L/C là hợp đồng mua bán đã được kí kết

- Để tránh việc L/C phải tu chỉnh nhiều lần thì nhà nhập khẩu có thể fax đơn xin

mở L/C cho nhà xuất khẩu xem trước để họ cho ý kiến

- Nhà nhập khẩu nên xem xét kĩ lưỡng L/C bản gốc và đề nghị tu chỉnh trong trường hợp cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho mình

- Đơn mở L/C phải được Giám đốc và Kế toán trưởng của đơn vị nhập khẩu kí Nếu là nhập khẩu uỷ thác thì phải có đủ 04 chữ kí của: Giám đốc, Kế toán trưởng của đơn

vị uỷ thác và đơn vị nhận uỷ thác

 Kí quỹ mở L/C:

Hiện nay, các ngân hàng quy định tỷ lệ kí quỹ ( 100%, dưới 100%, hoặc không cần kí quỹ ), tỷ lệ trên phụ thuộc vào:

- Uy tín trong thanh toán của doanh nghiệp

- Mối quan hệ của doanh nghiệp với ngân hàng

- Số dư ngoại tệ trên tài khoản của doanh nghiệp tại ngân hàng

- Tính khả thi trong phương án kinh doanh của nhà nhập khẩu

10.2 Phối hợp với ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ, thanh toán và nhận bộ chứng

từ

Khi thanh toán bằng L/C, trước khi chấp nhận thanh toán cho “Ngân hàng mở L/C” hay “Ngân hàng phát hành” ( Issuing Bank) , nhà nhập khẩu cần cử người phối hợp với ngân hàng để kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ, thông thường ta áp dụng các điều khoản trong “Quy tắc chung về thống nhất tín dụng chứng từ” ( UCP-500) Thường ta kiểm tra các chứng từ sau: Hối phiếu ( Draft- Bill of Exchange ), Vận đơn ( Bill of Lading ), Hoá đơn thương mại ( Commercial Invoice ), Chứng từ bảo hiểm ( Insurance Policy, Insurance Certificate ), Phiếu đóng gói ( Packing List )

Sau khi đã kiểm tra kĩ bộ chứng từ, nếu thấy có sai sót, không phù hợp với quy định của L/C thì nhà nhập khẩu có thể từ chối thanh toán Nếu chứng từ đã hoàn toàn phù hợp với quy định của L/C thì nhà nhập khẩu đến ngân hàng thanh toán

Nhà nhập khẩu phải thanh toán cho ngân hàng giá trị của L/C và các khoản phí liên quan đến việc thanh toán bằng L/C ( như phí mở L/C, phí tu chỉnh L/C, phí kí hậu vận

đơn.) Các khoản phí này có thể khác nhau tuỳ theo ngân hàng mở L/C, tỉ lệ kí quỹ

Sau khi thanh toán, nhà nhập khẩu cần yêu cầu ngân hàng kí hậu bộ chứng từ cho đi nhận hàng

11 Khiếu nại, giải quyết khiếu nại ( nếu có )

Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu nhà nhập khẩu phát hiện thấy hàng không được giao, giao chậm, bị tổn thất, đổ vỡ,… thì cần lập hồ sơ khiếu nại ngay để khỏi bỏ lỡ thời gian khiếu nại

Đối tượng khiếu nại là người bán nếu: người bán không giao hàng; giao hàng chậm hoặc thiếu; giao hàng không đúng theo quy định của hợp đồng

Đối tượng khiếu nại là người vận tải nếu: họ không mang hàng đến giao; mang hàng đến chậm so với quy định của hợp đồng thuê tàu; hàng hoá không phù hợp với B/L

Đối tượng khiếu nại là công ty bảo hiểm nếu hàng hóa đối tượng của bảo hiểm bị tổn thất do thiên tai, tai nạn bất ngờ hoặc do lỗi của người thứ ba gây nên, khi những rủi ro này

đã được mua bảo hiểm

Nếu việc khiếu nại không được giải quyết thỏa đáng hai bên có thể khiếu kiện tại hội đồng trọng tài theo điều kiện hợp đồng đã kí

Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu có nhiều loại chứng từ kèm theo các bước thực hiện như: chứng từ hàng hóa, chứng từ vận tải, chứng từ giao nhận, chứng từ bảo hiểm, chứng từ Hải quan, ROROC, COR… Các loại chứng từ này thường là kết quả xác nhận các bước thực hiện của hợp đồng nên rất có ý nghĩa trong việc thanh quyết toán, giải quyết tranh chấp khiếu nại Nhà nhập khẩu phải thận trọng đối với từng loại chứng từ trong quá trình lập chứng từ, trong ghi chép, yêu cầu phải rõ ràng không tẩy xóa, nhất là các hóa đơn thanh toán bà bảng kê chi tiết, vận tải đơn

Chương II

Thực trạng quy trình nhập khẩu tại công ty trách nhiệm hữu hạn Thanh Phong

I Những vấn đề chung về Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thanh Phong

1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty

Tên Công ty: Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Thanh Phong

Tên giao dịch: Thanh Phong Company Limited (viết tắt là: T.P Co., Ltd)

Trụ sở chính: Số 941 đường Giải Phóng, phường Giáp Bát, quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội

Tổng số vốn Điều lệ: 4.100.000.000 đồng( Bốn tỷ một trăm triệu Việt Nam đồng ) Giấy phép thành lập: 4557GP/TLDN do UBND Thành phố Hà Nội cấp ngày 20 tháng 08 năm 1999

Mã số thuế: 0100942741

Điện thoại: (04).864.2469, Fax: (04).861.6998

Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Thanh Phong( Công ty TNHH Thanh Phong) được thành lập vào ngày 26 tháng 08 năm 1999 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số

072399, được Phòng Đăng kí kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà nội cấp, với các ngành nghề kinh doanh như sau:

- Buôn bán tư liệu sản xuất

- Kinh doanh, sản xuất, lắp ráp sản phẩm cơ khí phục vụ sản xuất công, nông, lâm, ngư nghiệp

- Kinh doanh, sản xuất, lắp ráp các loại máy móc, thiết bị, linh kiện(điện, điện tử, tin học, điện lạnh) phục vụ dân dụng và công nghiệp

- Đầu tư xây dựng, kinh doanh kết cấu hạ tầng các khu công nghiệp; đầu tư kinh doanh phát triển nhà và hạ tầng đô thị; đầu tư phát triển du lịch, kinh doanh khách sạn, nhà hàng; trồng rừng, nuôi trồng thuỷ sản

- Kinh doanh dịch vụ (thương mại, du lịch, vận tải)

- Kinh doanh, sản xuất, lắp ráp hàng kim khí, điện máy

- Kinh doanh đồ gốm, sứ

- Buôn bán các mặt hàng tiêu dùng

- Buôn bán, sản xuất các sản phẩm từ cao su

- Buôn bán các loại hoá chất (trừ các loại hoá chất Nhà nước cấm)

- Thi công xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, cầu

đường, thuỷ lợi và các công trình điện

Tuy có danh mục kinh doanh đa ngành như trên nhưng lĩnh vực kinh doanh chủ yếu

của Công ty TNHH Thanh Phong hiện nay vẫn là Kinh doanh (nhập khẩu, sản xuất, lắp

ráp) các sản phẩm cơ khí phục vụ sản xuất công, nông, lâm, ngư nghiệp

2 Cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng và nhiệm vụ hiện tại của Công ty

 Cơ cấu tổ chức:

Công ty TNHH Thanh Phong là loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên

Hiện nay, Công ty chỉ có 105 người cho nên về mặt tổ chức thì các phòng ban của Công

ty không nhiều, cơ cấu cũng khá đơn giản Công ty có cơ cấu tổ chức theo chức năng

gồm Ban Giám đốc, Giám đốc, các Phó Giám đốc và các Phòng được mô tả theo sơ đồ

sau ( Sơ đồ II.1, trang 30 )

Sơ đồ II.1: Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Thanh Phong

Ban Giám đốc

Giám đốc

Phó giám đốc

Phó giám đốc

Footer Page 26 of 161.

Công ty TNHH Thanh Phong hiện có đội ngũ lao động khá phù hợp, với 50 lao động phổ thông, 45 thợ kĩ thuật, 10 cử nhân kinh tế Lao động trong Công ty hầu hết là nam (94/105), cơ cấu lao động theo giới như trên là rất phù hợp với đặc thù kinh doanh của Công ty

 Chức năng và nhiệm vụ hiện tại của Công ty:

Như đã trình bày ở trên, Công ty TNHH Thanh Phong đăng ký kinh doanh đa ngành nhưng hiện tại Công ty chủ yếu hoạt động với chức năng nhập khẩu, sản xuất, lắp ráp các loại máy phục vụ công, nông, lâm, ngư nghiệp Như vậy, ngoài nhiệm vụ đảm bảo kinh doanh có lãi thì Công ty còn có nhiệm vụ cung cấp hàng hoá thuộc lĩnh vực kinh doanh của mình cho thị trường, đảm bảo công ăn việc làm cho người lao động, nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ khác đối với Nhà nước

3 Môi trường kinh doanh của Công ty

( Nguồn: Báo cáo tài chính Công ty TNHH Thanh Phong, các năm 2002,2003,2004)

Dựa vào bảng phân tích trên ta thấy:

Tổng nguồn vốn kinh doanh của Công ty tăng liên tục từ năm 2002 đến năm 2004

Cụ thể là: tổng nguồn vốn kinh doanh năm 2003 tăng $ 176.650 so với năm 2002, năm 2004 tăng $ 423.350 so với năm 2003 Tổng nguồn vốn tăng qua các năm là do sự tăng lên của nguồn vốn chủ sở hữu và nợ phải trả Việc tăng nhanh về tổng nguồn vốn kinh doanh chứng tỏ hoạt động kinh doanh của Công ty đang diễn ra khá tốt

Hệ số nợ ( được tính bằng nợ phải trả / tổng nguồn vốn kinh doanh) trong các năm

từ 2002 đến 2004 lần lượt là: 41,53%; 42,16%; 47,43% đều thấp hơn 50%

Hệ số tự trả nợ ( được tính bằng nguồn vốn chủ sở hữu / tổng nguồn vốn kinh doanh ) tuy có giảm dần trong các năm từ năm 2002 đến năm 2004 nhưng vẫn lớn hơn 50% Điều này chứng tỏ doanh nghiệp rất chủ động trong nguồn vốn kinh doanh của mình

 Cơ sở vật chất, kĩ thuật và công nghệ sản xuất kinh doanh:

Về cơ bản, Công ty hiện chưa có được cơ sở vật chất, kĩ thuật tốt phục vụ cho kinh doanh Cụ thể là: nhà xưởng sản xuất hiện Công ty phải đi thuê của Công ty sản xuất bao

bì và hàng xuất khẩu (Packexport), đội xe tải chỉ có 6 chiếc, dây chuyền lắp ráp đã lạc hậu, hệ thống máy tính đã cũ và cần được thay thế Tuy nhiên, sẽ có những thay đổi lớn

thay vào khoảng cuối năm nay khi mà Công ty khởi công xây dựng nhà máy mới tại cụm Công nghiệp Ngọc Hồi, huyện Thanh Trì, thành phố Hà Nội

3.2 Về đặc điểm thị trường

Nước ta hiện vẫn là một nước có nền kinh tế phụ thuộc chủ yếu vào nông nghiệp cụ thể là việc canh tác nông, lâm, ngư nghiệp Việc canh tác hiện nay chủ yếu dựa vào thiên nhiên, máy móc, công nghệ ứng dụng vào hoạt động sản xuất nông nghiệp vẫn còn thiếu

và lạc hậu cho nên đời sống của nông dân rất cực khổ, khoảng cách giàu nghèo giữa dân sống ở thành thị và ở nông thôn ngày một lớn Vì vậy, Chính phủ coi phát triển nông nghiệp nông thôn là một vấn đề cấp thiết Ngoài ra, trên thực tế thì tình hình khí hậu ngày một khắc nghiệt, canh tác hiện nay không thể chỉ dựa vào chuyện nắng mưa của trời đất nữa mà phải dựa vào sức người, dựa vào máy móc và tiến bộ khoa học kĩ thuật Do đó, thị trường máy nông, lâm, ngư là rất tiềm năng Đặc biệt là ở khu vực Tây nguyên- nơi

mà có diện tích cây công nghiệp lớn, lại hay bị hạn hán- thì nhu cầu về các mặt hàng máy nông nghiệp là rất lớn và không có dấu hiệu suy giảm Tóm lại, thị trường kinh doanh của Công ty là khá rất hấp dẫn

3.3 Về khách hàng

Do đặc điểm của mặt hàng kinh doanh chủ yếu là máy móc phục vụ sản xuất công, nông, lâm, ngư nghiệp (đã trình bày ở trên) nên tập khách hàng chính của Công ty TNHH Thanh Phong là các công ty kinh doanh thương mại, các hộ kinh doanh nhóm khách hàng tiêu dùng cuối cùng (tức là người mua máy móc về làm công cụ sản xuất cho chính mình) chiếm tỷ lệ thấp Hiện nay, Công ty có khoảng 500 bạn hàng thường xuyên đều là những người mua hàng với số lượng lớn về để bán Tập khách hàng này nằm ở hầu khắp các tỉnh, thành phố trên cả nước (như Thành phố Hồ Chí Minh, Kiên giang, Sóc trăng, Đồng tháp, Cần thơ, các tỉnh Tây nguyên, Quy nhơn, Quảng bình, Hà tĩnh, Nghệ an và tất cả các tỉnh phía bắc) Chính vì vậy, sản phẩm của Công ty đã được đưa đến tay người

tiêu dùng cuối cùng trên cả nước theo một kênh phân phối khá ngắn (chỉ qua một trung gian thương mại) Điều này làm tăng khả năng cạnh tranh về giá cho sản phẩm của Công

ty

3.4 Về đối thủ cạnh tranh

Hiện nay, cũng như tất cả các công ty kinh doanh khác, Công ty TNHH Thanh Phong phải chịu sự cạnh tranh gay gắt, đây là áp lực buộc Thanh Phong hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý, kinh doanh để có thể đứng vững Các đối thủ cạnh tranh của Công ty TNHH Thanh Phong là các doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp tư nhân kinh doanh cùng một ngành hàng, ví dụ như Công ty TNHH Nam Tiến, Công ty TNHH Nam Cường, Công ty lắp ráp máy nông nghiệp Miền Bắc, Công ty lắp ráp máy nông nghiệp

Miền Nam

3.5 Về nhà cung cấp

Hiện nay, Công ty chủ yếu nhập khẩu máy, linh kiện từ các nhà sản xuất, các công ty kinh doanh xuất nhập khẩu của Trung quốc Các nhà cung cấp chính của Công ty đó là : công ty TNHH Changfa, công ty cổ phần Diesel Nga mi Tứ xuyên, tập đoàn Giang động, nhà máy Diesel tỉnh An huy, nhà máy Diesel thành phố Rucao, tập đoàn Changchai Ngoài ra, Công ty còn sử dụng linh kiện của một số cơ sở sản xuất trong nước ( để tăng tỉ lệ nội địa hoá, góp phần thúc đẩy sản xuất trong nước)

II Thực trạng hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thanh Phong

1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty

Chi phí 1.206.591 1.435.739 1.806.934 2.365.517

Nộp ngân

( Nguồn: Phòng tài chính Công ty TNHH Thanh Phong )

Qua bảng phân tích trên ta thấy hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thanh Phong trong các năm từ năm 2001 đến năm 2004 là khá tốt Cụ thể là:

- Doanh thu liên tục tăng qua các năm từ năm 2001 đến năm 2004 Năm 2001 doanh thu của Công ty mới đạt $ 1.256.866 thì đến năm 2004 doanh thu của Công ty đã đạt $ 2.479.578, tăng gần gấp đôi so với năm 2001 Doanh thu tăng liên tục qua các năm chính tỏ Công ty đã đạt được kết quả cao trong hoạt động kinh doanh của mình

- Lợi nhuận của Công ty cũng khá cao và liên tục tăng qua các năm: năm 2001 lợi nhuận của Công ty là $ 50.275, năm 2002 là $ 62.945 đến năm 2004 đã là $ 114.061 Lợi nhuận tăng liên tục qua các năm chính tỏ Công ty làm ăn khá hiệu quả

- Số tiền nộp ngân sách hàng năm của Công ty ( Bao gồm: thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp…và các khoản lệ phí khác mà Công ty nộp cho nhà nước ) cũng tăng nhanh qua các năm Năm 2001 Công ty nộp $ 276.510 vào ngân sách nhà nước, đến năm 2004 thì con số này đã là $ 530.630 Số tiền mà Công ty nộp vào ngân sách Nhà nước hằng năm tăng nhanh chính tỏ hoạt động kinh doanh của Công ty ngày càng phát triển và Công ty thực hiện nghiêm chỉnh nghĩa vụ đối với Nhà nước

1.2 Kết quả của hoạt động nhập khẩu

Hoạt động nhập khẩu là hoạt động chính của Công ty TNHH Thanh Phong, nó cung cấp hầu hết nguồn linh kiện đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Trong đó, mặt hàng được Công ty nhập khẩu nhiều nhất là linh kiện động cơ Diesel các

loại Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu của Công ty qua các năm được thể hiện qua bảng sau: ( Bảng II.3, trang 36 )

Bảng II 3: Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu

( Nguồn: báo cáo tổng hợp hàng nhập khẩu Công ty TNHH Thanh Phong )

Qua bảng phân tích trên, có thể thấy:

Thứ nhất, các mặt hàng mà Công ty TNHH Thanh Phong nhập là các linh kiện, phụ tùng máy nông nghiệp và linh kiện động cơ Diesel Trong đó, mặt hàng chiếm tỷ trọng lớn trong suốt các năm vẫn là linh kiện động cơ Diesel Cụ thể là, trong năm 2001 tổng kim ngạch nhập khẩu của Công ty là $ 860.867 thì đã có tới $ 664.889 là linh kiện động cơ Diesel các loại; năm 2004 Công ty nhập $ 1.276.785 linh kiện động cơ Diesel trong tổng kim ngạch nhập khẩu là $ 1.653.052 Lý do mà linh kiện động cơ Diesel luôn chiếm tỉ trọng lớn trong kim ngạch nhập khẩu của Công ty là: số linh kiện này sau khi

nhập về sẽ được Công ty lắp ráp thành động cơ Diesel theo tỷ lệ nội địa hoá ( Quy định tại công văn số 3002/CV-KHCN của Bộ Công nghiệp về việc xác nhận điều kiện kĩ thuật, năng lực công nghệ sản xuất và tỷ lệ nội địa hoá tại Công ty Thanh Phong ) Sau đó, một phần động cơ sẽ được Công ty sử dụng làm động cơ cho các loại máy nông, lâm, ngư nghiệp mà Công ty sản xuất và phần còn lại Công ty cung cấp cho thị trường trong nước

Bảng II.4: Bảng phân tích tổng hợp số lượng và giá trị hợp đồng nhập khẩu

( Nguồn: Tổng hợp nhập khẩu Công ty TNHH Thanh Phong các năm 2001 đến 2004 )

Từ bảng phân tích trên ta có thể thấy, trong suốt các năm từ năm 2001 đến năm 2004 việc kí kết và thực hiện hợp đồng của Công ty Thanh Phong tăng cả về số lượng hợp đồng và tổng giá trị các hợp đồng Cụ thể là:

- Về mặt số lượng: số lượng hợp đồng nhập khẩu được Công ty kí kết và thực hiện năm 2002 tăng lên 6 hợp đồng so với năm 2001, đạt tỉ lệ tăng 7,1%; năm 2003 tăng

8 hợp đồng so với năm 2002, tỉ lệ tăng 8,9%; năm 2004 tăng 8 hợp đồng so với năm

2003, tỉ lệ tăng 8,2% Điều này phần nào thể hiện sự tiến bộ của Công ty trong sản xuất kinh doanh và việc thực hiện quy trình nhập khẩu hàng hoá

- Về mặt giá trị: Tổng giá trị các hợp đồng nhập khẩu mà Công ty đã thực hiện trong các năm từ năm 2001 đến năm 2004 luôn tăng Năm 2002, tổng giá trị các hợp

đồng nhập khẩu mà Công ty thực hiện đạt $ 1.019.513, tăng $ 158.646 so với năm 2001, đạt tỉ lệ tăng 18,4% ; năm 2003 tăng $ 251.669 so với năm 2002, đạt tỉ lệ tăng 24,7%; năm 2004 tăng $ 381.870 so với năm 2003, đạt tỉ lệ tăng 23,1% Năm 2001, tổng giá trị các hợp đồng nhập khẩu được Công ty thực hiện mới chỉ đạt $ 860.687 đến năm

2004 con số này đã là $ 1.653.052, tức là tăng gần gấp đôi chỉ trong vòng 3 năm Các số liệu kể trên chứng tỏ định hướng kinh doanh của Công ty là đúng đắn; hiệu quả kinh doanh của Công ty là khá cao; thị trường máy nông, lâm, ngư nghiệp thực sự rất hấp dẫn

và Công ty có nhiều cơ hội để phát triển

2 Quy trình nhập khẩu tại Công ty TNHH Thanh Phong

Như đã trình bày ở trên, Công ty TNHH Thanh Phong là doanh nghiệp hoạt động chủ yếu trên lĩnh vực sản xuất, lắp ráp máy nông, lâm, ngư nghiệp với linh kiện chủ yếu được nhập khẩu từ Trung quốc Tuy đã thành lập và tham gia hoạt động nhập khẩu được

6 năm ( từ năm 1999 ) nhưng kinh nghiệm và trình độ nghiệp vụ của nhân viên trong Công ty về hoạt động nhập khẩu vẫn còn hạn chế Do đó, trong khi kí kết các hợp đồng nhập khẩu thì Công ty thường chủ động áp dụng các điều kiện cơ sở giao hàng sao cho số nghiệp vụ mà Công ty phải thực hiện là ít nhất, chẳng hạn như nhập khẩu theo điều kiện CIF, DAF – Incoterms 2000 Vì vậy, trong quy trình nhập khẩu của Công ty không có các nghiệp vụ thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm cho hàng hoá Ngoài ra, các mặt hàng và Công ty nhập khẩu đều không thuộc diện phải xin giấy phép nhập khẩu cho nên Công ty cũng không thực hiện nghiệp vụ này trong hoạt động nhập khẩu của mình Trên thực tế, các nghiệp vụ chủ yếu mà Công ty TNHH Thanh Phong thực hiện trong quy trình nhập khẩu của mình là: nghiên cứu thị trường; giao dịch, đàm phán và kí kết hợp đồng; đôn đốc bên bán giao hàng; làm thủ tục Hải quan nhập khẩu hàng hoá; nhận hàng từ phương tiện vận tải; kiểm tra, giám định hàng nhập khẩu; làm thủ tục thanh toán; khiếu nại và giải quyết khiếu nại ( trong một số trường hợp )

Nghiên cứu thị trường