Xây dựng hệ thống quản lý cửa hàng bán máy vi tính“

LỜI CẢM ƠN Qua thời gian học tập ngành Công nghệ thông tin trường Đại Học Kinh doanh Công Nghệ Hà Nội Em xin trân trọng cám ơn quý thầy cô khoa Công nghệ thông tin trường Đại Học Kinh doanh Công Nghệ Hà Nội dạy dỗ, dìu dắt, truyền đạt kiến thức kinh nghiệm quý báu cho em thời gian qua, đặc biệt Thầy cô hướng dẫn môn có liên quan kiến thức em hoàn thành tốt Đồ án môn Visua Basic Trong trình nghiên cứu hoàn thiện Đồ án VB chắn không tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận dẫn góp ý quý báu quí thầy cô bạn góp phần cho Đồ án VB hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực hiện: Trần Thị Ngọc Bích Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013 Quản lý cửa hàng bán máy vi tính LỜI NÓI ĐẦU Với phát triển đất nước ta nay, ngành Tin học có vai trò quan trọng phát triển Kinh tế - Xã hội đất nước Tin học giúp người quản lý liệu, thông tin, quản lý nhân v.v Một cách dễ dàng, xác tiêu tốn thời gian Chính Việt Nam coi Công nghệ thông tin mục tiêu, động lực phát triển Kinh tế - Xã hội Hiện đại đa số Công ty, cửa hàng đưa Tin học hóa số công việc Ví dụ như: Quản lý số liệu, xử lý số liệu văn bản, quản lý nhân v.v Làm cho lợi ích Công ty ngày nâng cao Lợi nhuận tiêu quan trọng doanh nghiệp, phản ánh hiệu cuối hoạt động sản xuất kinh doanh Do vậy, mục đích cao doanh nghiệp chế thị trường tối đa hóa lợi nhuận Có lợi nhuận doanh nghiệp có nguồn vốn để hình thành quỹ (quỹ dự phòng, quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, sản xuất kinh doanh) thực nghĩa vụ với Nhà Nước Qua thời gian thực tập em chọn đề tài “ Xây dựng hệ thống Quản lý cửa hàng bán máy vi tính “ Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013 Quản lý cửa hàng bán máy vi tính CHƯƠNG 1.1 Bài toán quản lý Qua trình học tập trường em chọn toán quản lý sau : “ Xây dựng hệ thống Quản lý cửa hàng bán máy vi tính “ 1.2 Sự cần thiết toán Hiện công việc quản lý bán hàng thường thực phương pháp thủ công dẫn đến bất cập như: - Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng nhu cầu cần báo cáo đột xuất ban lãnh đạo - Không đồng việc cập nhật dẫn tới việc sai sót - Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn yếu tố chủ quan tác động môi trường bên - Lưu trữ thông tin khó, dễ bị lộ - Thông tin thường lưu trữ giấy gây lãng phí lớn - Khi mở rộng quy mô hoạt động hệ thống quản lý thủ công không đáp ứng Bài toán đặt tìm cách tổ chức hệ thống quản lí hoạt động liên quan tới quản lý bán hàng sở cách thức hoạt động quy tác làm việc đơn vị Hệ thống phải giải vấn đề nêu trên, phù hợp với điều kiện đơn vị ứng dụng hệ thống Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013 Quản lý cửa hàng bán máy vi tính 1.3 Mục đích nghiên cứu Trong thời đại ngày thông tin kinh tế vấn đề sống với đơn vị kinh doanh Đơn vị làm chủ thông tin có ưu tuyệt đối hoạt động kinh doanh Hơn thu nhập thông tin tốt chưa đủ, mà phải biết bảo quản giữ gìn thông tin hoạt động kinh doanh đơn vị cách chặt chẽ Do hệ thống phải có chế kiểm soát chặt chẽ, bảo đảm an toàn, bảo mật sở liệu Từ công tác nghiệp vụ liên quan tới hoạt động quản lý bán hàng, tiến hành phân tích thiết kế hệ thống nhằm tin học hoá chức thực máy tính Từ xây dựng chương trình ứng dụng hỗ trợ cho trình thực chức quản lý, xử lý hoạt động nhập mua, xuất bán hàng hoá, nghiệp vụ tiền mặt, lập báo cáo định kỳ… 1.4 Phương pháp nghiên cứu Trong việc phân tích thiét kế hệ thống áp dụng phương pháp thiết kế từ đỉnh xuống Đây phương pháp thiết kế giải thuật dựa tư tưởng module hoá Trước hết xác định vấn đề chủ yếu mà việc giải toán yêu cầu, bao quát toàn toán Sau phân chia nhiệm vụ cần giải thành nhiệm vụ cụ thể hơn, tức chuyển từ module đến module từ xuống Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013 Quản lý cửa hàng bán máy vi tính CHƯƠNG II THỰC TRẠNG TIN HỌC HÓA TẠI CỬA HÀNG VÀ GIẢI PHÁP CHO BÀI TOÁN QUẢN LÝ 2.1 Thực trạng tin học hóa cửa hàng 2.1.1 Sơ đồ tổ chức 2.1.2 Thực trạng tin học hóa yêu cầu hệ thống thông tin quản lý bán hàng Hiện công việc quản lý bán hàng thường thực phương pháp thủ công dẫn đến bất cập như: - Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng nhu cầu cần báo cáo đột xuất ban lãnh đạo - Không đồng việc cập nhật dẫn tới việc sai sót - Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn yếu tố chủ quan tác động môi trường bên - Lưu trữ thông tin khó, dễ bị lộ Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013 Quản lý cửa hàng bán máy vi tính - Thông tin thường lưu trữ giấy gây lãng phí lớn - Khi mở rộng quy mô hoạt động hệ thống quản lý thủ công không đáp ứng Bài toán đặt tìm cách tổ chức hệ thống quản lí hoạt động liên quan tới quản lý bán hàng sở cách thức hoạt động quy tác làm việc đơn vị Hệ thống phải giải vấn đề nêu trên, phù hợp với điều kiện đơn vị ứng dụng hệ thống 2.1.3 Các nghiệp vụ bán hàng cửa hàng a/ Nhập hàng: Hàng chở từ tổng kho công ty đến kho cửa hàng, nhân viên phận quản lý kho kiểm tra ghi nhận lại tên sản phẩm, số lượng chất lượng b/ Bán hàng : Khách hàng sau chọn hàng cần mua, nhân viên bán hàng ghi lại tên hàng, số lượng, đơn giá mặt hàng (đơn giá bán có bảng báo giá công ty cập nhật hàng ngày) chuyển cho nhân viên thu ngân lập phiếu bán hàng thu tiền Đối với khách hàng quen công ty cho nợ tối đa vòng 10 ngày Trong phiếu bán hàng có thông tin sau : Mã phiếu, tên người mua, ngày bán, mặt hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền Đối với phiếu bán hàng có công nợ cần ghi thêm thông tin khách quen (tên, địa chỉ, điện thoại …) Sau đưa cho khách đem qua phận kho để nhận hàng c/ Đổi hàng trả hàng: Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013 Quản lý cửa hàng bán máy vi tính - Theo qui định công ty, khách hàng phép đổi trả hàng theo qui định sau: + Tùy vào mặt hàng có phép đổi trả hay không + Khi đổi trả hàng, khách hàng phải chịu khoản lệ phí chuyển đổi tương ứng (từ 0% - 10% tùy theo mặt hàng mua), cộng với khoản chênh lệch hàng cũ (nếu đổi hàng) Nếu số tiền thấp tiền mua hàng cũ khách hàng trả lại tiền + Số tiền khách hàng phải trả = Lệ phí chuyển đổi + Số tiền chêch lệch phải bù thêm vào mặt hàng d/ Bảo hành : - Trong trình sử dụng sản phẩm công ty có vấn đề trục trặc kỹ thuật ghi rõ quy định bảo hành khách hàng công ty bảo hành sản phẩm thời gian bảo hành Khi công ty nhận hàng để bảo hành cung cấp phiếu bảo hành cho khách hàng - Không thiết khách hàng người mua hàng đem mặt hàng bảo hành (tên khách phiếu bảo hành tên khách hàng khác) e/ Nhập lại hàng bảo hành: Nếu hàng bảo hành không sửa công ty phải đổi hàng loại cho khách hàng Nếu hàng bảo hành không sửa mà công ty không loại hàng công ty buộc phải nhập lại hàng khách với giá bán ban đầu yêu cầu khách đổi sang mặt hàng khác Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013 Quản lý cửa hàng bán máy vi tính Trong trường hợp nhân viên bảo hành phải lập phiếu nhập hàng ghi rõ tên hàng, giá tiền lý nhập hàng lại chuyển qua phận bán hàng để lập phiếu bán hàng (nếu khách hàng đổi sang mặt hàng khác) Khách hàng phải bù thêm tiền hay nhận lại khoản tiền chênh lệch (nếu có) f/ Đơn vị tiền tệ: Đa số loại hàng nhập từ nước nên đơn vị tiền tệ chuẩn giao dịch USD (sau lập phiếu bán hàng quy tiền VNĐ tính theo tỉ giá ành) g/ Kiểm tra tồn kho : Cuối ngày nhân viên quản lý kho xem xét tồn kho Nếu lượng tồn kho nhỏ lượng tồn kho tối thiểu lập phiếu xin nhập hàng Lưu ý phiếu xin nhập hàng phiếu nhập kho không thiết giống (số lượng mặt hàng nhập không 2.2 Cơ sở phương pháp luận giải pháp cho toán quản lý 2.2.1 Một số khái niệm hệ thống thông tin quản lý 2.2.1.1 Khái niệm Hệ thống thông tin tập hợp người, thiết bị phần cứng, phần mềm, liệu thực hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý phân phối thông tin tập hợp buộc gọi môi trường Tuỳ thuộc vào hệ thống mà mô hình hệ thống thông tin tổ chức có đặc thù riêng nhiên chúng tuân theo quy tắc định Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013 Quản lý cửa hàng bán máy vi tính Hệ thống thông tin thực người, thủ tục, liệu thiết bị tin học không tin học 2.2.1.2 Cấu thành hệ thống thông tin + Bộ phận đưa liệu vào (Input) + Bộ phận sử lý + Kho liệu + Bộ phận đưa liệu (Out Put) Mô hình hệ thống thông tin mô tả sau: Nguồn Thu thập Xử lý lưu giữ Đích Phân phát Kho iệu Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013 Quản lý cửa hàng bán máy vi tính a Cơ sở liệu Một phận quan trọng hệ thống thông tin sở liệu hệ thống Dữ liệu có tầm quan trọng sống doanh nghiệp hay tổ chức, phân tích, thiết kế hệ thống thông tin yêu cầu phân tích viên làm việc với sở liệu Trước đây, máy tính điện tử đời tất thông tin hệ thống thu thập xử lý theo phương thức thủ công Các liệu ghi bảng, ghi sổ sách, ghi phích bìa cứng… Ngày nhờ phát triển mạnh mẽ công nghệ máy tính mà việc xử lý, lưu trữ liệu trở nên thuận tiện nhanh chóng nhiều b Các khái niệm chủ yếu liên quan đến sở liệu: - Thực thể (entity): Là đối tượng mà nhà quản lý muốn lưu trữ thông tin Chẳng hạn nhân viên, máy móc thiết bị, hợp đồng mua bán, khách hàng…Khi nói đến thực thể cần hiểu rõ nói đến tập hợp thực thể loại - Mỗi thực thể có đặc điểm tính chất mà ta gọi thuộc tính (Attribute): Mỗi thuộc tính góp phần mô tả thực thể 10 Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013 10 Quản lý cửa hàng bán máy vi tính Form Thông tin 3.8 Một số module chương trình 3.8.1 Form cập nhật nhà cung cấp Private Sub Command12_Click() On Error GoTo Err_Command12_Click 51 Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013 51 Quản lý cửa hàng bán máy vi tính DoCmd.GoToRecord , , acNewRec Exit_Command12_Click: Exit Sub Err_Command12_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command12_Click End Sub Private Sub Command13_Click() On Error GoTo Err_Command13_Click DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70 DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70 Exit_Command13_Click: Exit Sub Err_Command13_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command13_Click End Sub Private Sub Command14_Click() On Error GoTo Err_Command14_Click DoCmd.GoToRecord , , acFirst Exit_Command14_Click: 52 Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013 52 Quản lý cửa hàng bán máy vi tính Exit Sub Err_Command14_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command14_Click End Sub Private Sub Command15_Click() On Error GoTo Err_Command15_Click DoCmd.GoToRecord , , acNext Exit_Command15_Click: Exit Sub Err_Command15_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command15_Click End Sub Private Sub Command16_Click() On Error GoTo Err_Command16_Click DoCmd.GoToRecord , , acPrevious Exit_Command16_Click: 53 Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013 53 Quản lý cửa hàng bán máy vi tính Exit Sub Err_Command16_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command16_Click End Sub Private Sub Command17_Click() On Error GoTo Err_Command17_Click DoCmd.GoToRecord , , acLast Exit_Command17_Click: Exit Sub Err_Command17_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command17_Click End Sub Private Sub Command19_Click() On Error GoTo Err_Command19_Click DoCmd.Close Exit_Command19_Click: 54 Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013 54 Quản lý cửa hàng bán máy vi tính Exit Sub Err_Command19_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command19_Click End Sub 3.8.2 Tìm hàng theo tên Private Sub Command2_Click() On Error GoTo Err_Command2_Click Dim stDocName As String Dim stLinkCriteria As String stDocName = "Frm_Tim_Thay_Theo_Ten_Hang" DoCmd.OpenForm stDocName, , , stLinkCriteria Exit_Command2_Click: Exit Sub Err_Command2_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command2_Click End Sub 3.8.3 Form cập nhật khách hàng Private Sub Command28_Click() On Error GoTo Err_Command28_Click DoCmd.GoToRecord , , acNewRec 55 Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013 55 Quản lý cửa hàng bán máy vi tính Exit_Command28_Click: Exit Sub Err_Command28_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command28_Click End Sub Private Sub Command29_Click() On Error GoTo Err_Command29_Click DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70 DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70 Exit_Command29_Click: Exit Sub Err_Command29_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command29_Click End Sub Private Sub Command30_Click() On Error GoTo Err_Command30_Click DoCmd.GoToRecord , , acFirst Exit_Command30_Click: 56 Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013 56 Quản lý cửa hàng bán máy vi tính Exit Sub Err_Command30_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command30_Click End Sub Private Sub Command31_Click() On Error GoTo Err_Command31_Click DoCmd.GoToRecord , , acNext Exit_Command31_Click: Exit Sub Err_Command31_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command31_Click End Sub Private Sub Command32_Click() On Error GoTo Err_Command32_Click DoCmd.GoToRecord , , acPrevious Exit_Command32_Click: 57 Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013 57 Quản lý cửa hàng bán máy vi tính Exit Sub Err_Command32_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command32_Click End Sub Private Sub Command33_Click() On Error GoTo Err_Command33_Click DoCmd.GoToRecord , , acLast Exit_Command33_Click: Exit Sub Err_Command33_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command33_Click End Sub Private Sub Command34_Click() On Error GoTo Err_Command34_Click DoCmd.Close Exit_Command34_Click: 58 Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013 58 Quản lý cửa hàng bán máy vi tính Exit Sub Err_Command34_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command34_Click End Sub 3.8.4 Form cập nhật hóa đơn nhập Private Sub Command16_Click() On Error GoTo Err_Command16_Click DoCmd.GoToRecord , , acNewRec Exit_Command16_Click: Exit Sub Err_Command16_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command16_Click End Sub Private Sub Command17_Click() On Error GoTo Err_Command17_Click DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70 DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70 59 Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013 59 Quản lý cửa hàng bán máy vi tính Exit_Command17_Click: Exit Sub Err_Command17_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command17_Click End Sub Private Sub Command18_Click() On Error GoTo Err_Command18_Click DoCmd.Close Exit_Command18_Click: Exit Sub Err_Command18_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command18_Click End Sub 3.8.5 Cập nhật hóa đơn xuất Option Compare Database Private Sub Command20_Click() On Error GoTo Err_Command20_Click 60 Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013 60 Quản lý cửa hàng bán máy vi tính DoCmd.GoToRecord , , acFirst Exit_Command20_Click: Exit Sub Err_Command20_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command20_Click End Sub Private Sub Command21_Click() On Error GoTo Err_Command21_Click DoCmd.GoToRecord , , acNext Exit_Command21_Click: Exit Sub Err_Command21_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command21_Click End Sub Private Sub Command22_Click() On Error GoTo Err_Command22_Click DoCmd.GoToRecord , , acPrevious Exit_Command22_Click: 61 Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013 61 Quản lý cửa hàng bán máy vi tính Exit Sub Err_Command22_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command22_Click End Sub Private Sub Command23_Click() On Error GoTo Err_Command23_Click DoCmd.GoToRecord , , acLast Exit_Command23_Click: Exit Sub Err_Command23_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command23_Click End Sub Private Sub Command24_Click() On Error GoTo Err_Command24_Click DoCmd.GoToRecord , , acNewRec Exit_Command24_Click: 62 Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013 62 Quản lý cửa hàng bán máy vi tính Exit Sub Err_Command24_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command24_Click End Sub Private Sub Command25_Click() On Error GoTo Err_Command25_Click DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70 DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70 Exit_Command25_Click: Exit Sub Err_Command25_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command25_Click End Sub Private Sub Command26_Click() On Error GoTo Err_Command26_Click DoCmd.Close Exit_Command26_Click: 63 Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013 63 Quản lý cửa hàng bán máy vi tính Exit Sub Err_Command26_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command26_Click End Sub End Sub TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.TS Hàn Viết Thuận 64 Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013 64 Quản lý cửa hàng bán máy vi tính Giáo trình cấu trúc liệu, Trường đại học Kinh Tế Quốc Dân, NXB thống kê - 1999 2.TS Trương Văn Tú – TS Trần Thị Song Minh Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân, Hà Nội – 2000 Th.S Trần Công Uẩn Giáo trình sở liệu, Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân , nhà xuất Thống Kê - 2000 65 Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013 65 Quản lý cửa hàng bán máy vi tính ... Quản lý cửa hàng bán máy vi tính CHƯƠNG III XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CỬA HÀNG BÁN MÁY VI TÍNH 3.1 Nguyên nhân dẫn đến vi c xây dựng hệ thống thông tin - Những vấn đề quản. .. Bích-MSV: 12400013 16 Quản lý cửa hàng bán máy vi tính 2.2.2 Sơ lược hệ thống thông tin quản lý bán hàng nhu cầu quản lý cửa hàng 2.2.2.1 Sơ lược hệ thống thông tin quản lý bán hàng Như phần giới... Xây dựng hệ thống Quản lý cửa hàng bán máy vi tính “ Trần Thị Ngọc Bích-MSV: 12400013 Quản lý cửa hàng bán máy vi tính CHƯƠNG 1.1 Bài toán quản lý Qua trình học tập trường em chọn toán quản lý