“Chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT theo thông tư 032014 TTBTTT

Hình 1.3 Ví dụ về ứng dụng của bảng tính Chọn vùng dữ liệu từ A2:B5 Vào thực đơn Chèn\đối tượng\đồ thị hoặc nhấn chọn biểu tượng Đồ thị trên thanh công cụ, xuất hiện đồ thị và hộp hội t

Trang 1

“Chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT theo thông tư 03/2014 TT/BTTT

CHƯƠNG 04

SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN

Nội dung: Chương 4 cung cấp cho người học có những hiểu biết cơ bản về phần

mềm bảng tính, các thành phần cơ bản của bảng tính, các kiểu dữ liệu sử dụng trong bảng tính các thao tác định dạng, nhập, sửa, xóa nội dung ô tính, in ấn và phân phối trang tính.CHƯƠNG 04 _ 1 Bài 1 Giới thiệu chung ._ 6 Mục đích của bài: _ 6 1.1 Giới thiệu chung về bảng tính _ 6 1.1.1 Khái niệm và công dụng của bảng tính ._ 6 1.1.2 Ứng dụng bảng tính ._ 6 1.1.3 Chức năng của Calc ._ 10 1.2 Giới thiệu về phần mềm bảng tính ._ 11 1.2.1 Một số phần mềm bảng tính hiện nay ._ 11 1.2.2 Các thành phần chính của bảng tính ._ 11 Bài 2: Làm quen với phần mềm bảng tính _ 13 Mục đích của bài: _ 13 2.1 Thao tác cơ bản với bảng tính _ 13 2.1.1 Khởi động phần mềm bảng tính _ 13 2.1.2 Màn hình làm việc của bảng tính _ 13 2.1.3 Đóng và thoát bảng tính _ 14 2.2 Làm việc với bảng tính _ 15 2.2.1 Mở một trang bảng tính _ 15

Trang 2

2.2.2 Tạo mới một trang bảng tính ._ 15 2.2.3 Làm việc với nhiều bảng tính _ 16 2.2.4 Lưu bảng tính _ 16 BÀI TẬP THỰC HÀNH _ 17 Bài 3: Thao tác với ô tính _ 18 Mục đích của bài: _ 18 3.1 Nhập dữ liệu vào ô tính _ 18 3.1.1 Khái niệm về ô tính _ 18 3.1.2 Các kiểu dữ liệu _ 19 3.1.3 Chọn ô _ 20 3.1.4 Nhập nội dung cho ô tính _ 21 3.1.5 Hủy kết quả và lấy lại kết quả vừa làm _ 21 3.2 Biên tập nội dung, sắp xếp thứ tự các ô tính _ 21 3.2.1 Xóa sửa nội dung ô tính _ 21 3.2.2 Thao tác tìm kiếm _ 22 3.2.3 Sắp xếp nội dung các ô _ 23 3.3 Sao chép, di chuyển nội dung ô tính _ 24 3.3.1 Sao chép nội dung ô tính _ 24 3.3.2 Sử dụng công cụ Autofill _ 25 3.3.3 Di chuyển nội dung ô tính _ 27 BÀI TẬP THỰC HÀNH _ 27 Bài 4: Thao tác trên trang tính _ 28 Mục đích của bài: _ 28 4.1 Hàng và cột _ 28 4.1.1 Chọn hàng, cột _ 28 4.1.2 Chèn/Xóa hàng, cột _ 28 4.1.3 Thay đổi chiều rộng của cột, chiều cao của hàng _ 29

Trang 3

4.1.4 Ẩn, hiện cố định, thôi cố định tiêu đề hàng, cột _ 30 4.2 Trang tính _ 31 4.2.1 Thêm, đóng, xóa trang tính _ 31 4.2.2 Đặt tên, sửa tên trang tính _ 32 4.2.3 Chọn trang tính _ 33 4.2.4 Sao chép, di chuyển trang tính _ 33 BÀI TẬP THỰC HÀNH _ 34 Bài 5: Biểu thức và hàm _ 35 Mục đích của bài: _ 35 5.1 Biểu thức số học _ 35 5.1.1 Khái niệm và ứng dụng của biểu thức _ 35 5.1.2 Tạo biểu thức _ 35 5.1.3 Các lỗi thường gặp khi sử dụng biểu thức _ 37 5.2 Hàm _ 37 5.2.1 Các hàm về tập hợp _ 37 5.2.2 Các hàm logic và toán tử so sánh _ 38 5.2.3 Các hàm thời gian, ngày tháng _ 39 5.2.4 Các hàm tìm kiếm _ 41 BÀI TẬP THỰC HÀNH _ 42 Bài 6: Định dạng dữ liệu _ 45 Mục đích của bài: _ 45 6.1 Kiểu số, ngày tháng, tiền tệ _ 45 6.1.1 Định dạng kiểu số _ 45 6.1.2 Định dạng kiểu Custom _ 45 6.1.3 Chuyển đổi cách hiển thị dữ liệu _ 46 6.2 Văn bản _ 46 6.2.1 Định dạng phông chữ, kiểu hiển thị _ 46

Trang 4

6.2.2 Tô mầu cho ô _ 47 6.2.3 Copy định dạng ô, dãy ô _ 48 6.3 Căn chỉnh, tạo hiệu ứng viền _ 49 6.3.1 Cuộn văn bản với nội dung của ô, dãy ô _ 49 6.3.2 Thay đổi hướng hiển thị nội dung của ô _ 50 6.3.3 Tách, ghép các ô _ 51 6.3.4 Đường viền _ 51 BÀI TẬP THỰC HÀNH _ 52 Bài 7: Biểu đồ _ 54 Mục đích của bài: _ 54 7.1 Tạo biểu đồ _ 54 7.1.1 Giới thiệu về biểu đồ, tạo biểu đồ ._ 54 7.1.2 Chọn và thay đổi loại biểu đồ _ 58 7.2 Tháo tác với biểu đồ _ 58 7.2.1 Chỉnh sửa, di chuyển tiêu đề, ghi chú của biểu đồ _ 58 7.2.2 Thêm và di chuyển nhãn cho dữ liệu _ 58 7.2.3 Thay đổi mầu trong biểu đồ _ 59 7.2.4 Thay đổi phông chữ và kích thước biểu đồ _ 60 7.2.5 Cắt, dán, di chuyển và xóa biểu đồ _ 61 BÀI TẬP THỰC HÀNH _ 61 Bài 8: Kết xuất và phân phối _ 63 Mục đích của bài: _ 63 8.1 Trình bày trang tính _ 63 8.1.1 Căn lề _ 63 8.1.2 Chọn cỡ giấy, hướng in _ 64 8.1.3 Tạo, xóa tiêu đề đầu trang và cuối trang _ 64 8.2 Kiểm tra và in _ 65

Trang 5

8.2.1 Kiểm tra lỗi văn bản, phép tính _ 65 8.2.2 Lặp lại tiêu đề của bảng tính khi sang trang _ 66 8.2.3 Xem trước trang tính _ 67 8.2.4 In _ 67 8.3 Phân phối trang tính _ 70 8.3.1 Lưu trang tính dưới định dạng khác _ 70 8.3.2 Đặt mật khẩu _ 71 8.3.3 Gửi trang tính qua thư điện tử _ 72 8.3.4 Lưu trang tính trên mạng ._ 73 BÀI TẬP THỰC HÀNH _ 73 Bảng chú thích _ 74 TÀI LIỆU THAM KHẢO _ 75

Bài 1 Giới thiệu chung.

Mục đích của bài:

• Hiểu khái niệm và công dụng của bảng tính.

• Biết các bước để xây dựng và ứng dụng bảng tính thông thường.

• Biết một số phần mềm bảng tính khác nhau.

• Biết các thành phần chính tạo nên bảng tính.

• Biết chức năng của một phần mềm bảng tính cụ thể.

1.1 Giới thiệu chung về bảng tính

1.1.1 Khái niệm và công dụng của bảng tính.

Chương trình bảng tính là phần mềm được thiết kế để giúp ghi lại và trình bày thông tin dưới dạng bảng, thực hiện các tính toán cũng như xây dựng các biểu đồ biểu diễn một cách trực quan các số liệu trong bảng Bảng tính hỗ trợ cho người sử dụng dễ dàng hơn trong công việc nhập vào và tính toán các công thức phức tạp

1.1.2 Ứng dụng bảng tính.

Trang 6

Bảng tính được ứng dụng trong việc nhập và biên tập dữ liệu, công thức; tính toán trên dữ liệu bằng cách áp dụng các phép tính, biểu thức, hàm; biểu diễn trực quan dữ liệu dưới dạng biểu đồ; một số ứng dụng cao cấp như phân tích dữ liệu, dự báo; in và phân phối các bảng tính.

Ví dụ 1: Nhập dữ liệu vào ô Thưởng 8/3 và Phụ cấp

Hình 1.1 Ví dụ

về ứng dụng của bảng tính

Tính thưởng 8/3: Nếu phái Nữ và trên 18 tuổi thì 500000, ngược lại là 300000

Phụ cấp chức vụ : Nếu Chức vụ là GD thì phụ cấp 5000, nếu chức vụ KT hoặc TP thì phụ cấp 3000, Nếu chức vụ BV và tuổi trên 30 thì phụ cấp 1500, tất cả các trường hợp còn lại thì không phụ cấp

Di chuyển con trỏ chuột đến vị trí góc phải bên dưới của ô F3, khi con trỏ chuột chuyển thành hình dấu cộng thì bấm giữ chuột và kéo xuống vị trí ô F9

Sau khi thực hiện xong các bước trên ta có được kết quả như hình dưới:

Trang 7

Hình 1.2 Ví dụ về ứng dụng của bảng tính

Ví dụ 2: Vẽ biểu đồ.

Chọn vùng dữ liệu từ A2:B5

Vào thực đơn Chèn\đối tượng\đồ thị hoặc nhấn chọn biểu tượng Đồ thị trên

thanh công cụ, xuất hiện đồ thị và hộp hội thoại Trợ lý đồ thị

Trang 8

Tích chọn ô chuỗi dữ liệu theo cột để lấy chuỗi dữ liệu theo cột,

Tích chọn ô Cột đầu làm nhãn để lấy cột đầu tiên là nhãn

Nhấn nút <<Kế>> để tiếp tục.

Trang 9

Bước 3 Chuỗi dữ liệu:

Tại khung Chuỗi dữ liệu, nhấn chọn chuỗi dữ liệu Khi đó tại khung Phạm vi dữ liệu, địa chỉ ô được chọn làm nhãn sẽ hiển thị tại hàng Tên, địa chỉ miền dữ liệu được sẽ hiển thị tại hàng Giá trị Y,

Nhấn nút <<Kế>> để tiếp tục.

Bước 4 Phần tử đồ thị:

Trang 10

Nhập tên của biểu đồ tại ô Tựa đề và Phụ đề chọn hiển thị chú thích của biểu đồ tại khung Hiển thị chú giải

1.1.3 Chức năng của Calc.

Calc là phần mềm bảng tính của LibreOffice Ta có thể nhập dữ liệu (thường là số) trong một bảng tính và sau đó thao tác dữ liệu này để xuất ra kết quả nhất định Ngoài ra,

ta có thể nhập dữ liệu và sau đó sử dụng các hàm trong Calc để thay đổi một số dữ liệu và quan sát các kết quả mà không cần phải gõ lại toàn bộ bảng tính hoặc trang khác

Trang 11

Các tính năng khác được Calc cung cấp bao gồm:

Functions được sử dụng để tạo ra các công thức để thực hiện tính toán phức tạp về

dữ liệu

Chức năng về cơ sở dữ liệu để sắp xếp, lưu trữ và lọc dữ liệu

Chuẩn hóa kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin theo thông tư 03 công chức chuyên viên Phần 1 và 2:

03-cong-chuc-chuyen-vien-phan-1.htm

http://123doc.org/document/4164791-chuan-ky-nang-su-dung-cntt-theo-thong-tu-Chuẩn hóa kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin theo thông tư 03 công chức chuyên viên modul 3

Tính năng mở, có thể chỉnh sửa và lưu các bảng tính Microsoft Excel

Import (nhập) và export (xuất) các bảng tính với nhiều định dạng, bao gồm HTML, CSV, PDF, và PostScript

1.2 Giới thiệu về phần mềm bảng tính.

1.2.1 Một số phần mềm bảng tính hiện nay.

Microsoft Excel: Là phần mềm cho phép người sử dụng có thể tạo lập và lưu trữ,

tính toán và chỉnh sửa hình thức trình bày bảng tính một cách dễ dàng và thuận tiện Ngoài ra, phần mềm Excel cũng cho phép người sử dụng tổ chức và trình bày các số liệu tính toán ở dạng các biểu đồ hoặc đồ thị thống kê

Trang 12

Spreadsheets: Phần mềm bảng tính của KingSoft: Ứng dụng bảng tính này đáp ứng

tất cả nhu cầu phân tích dữ liệu cá nhân và chuyên nghiệp Nó tương thích tốt với Microsoft Excel Bên cạnh đó, Spreadsheets còn chứa một máy tính, công cụ đồ họa và nhiều công cụ khác để phân tích dữ liệu phức tạp Ngoài ra, nó còn hỗ trợ trên 100 công thức thường được sử dụng và rất nhiều chức năng khác để phân tích dữ liệu

Google Spreadsheets: Là chương trình bảng tính miễn phí của Google, tuy là một

chương trình miễn phí nhưng nó cung cấp đầy đủ các hàm và tiện ích không kém Excel của Microsoft: Google Spreadsheets có đầy đủ các hàm và tiện ích cơ bản, có thể lưu bảng tính của mình trên mạng hay vào ổ cứng với những định dạng quen thuộc mà Excel

có thể đọc được, có thể chia sẻ dễ dàng cho bạn bè, làm việc theo nhóm trên 1 bảng tính

1.2.2 Các thành phần chính của bảng tính.

Ô (cell): Là giao của một cột và một hàng Địa chỉ của ô được xác định bằng cột

trước, hàng sau, ví dụ C4, A23

Hàng (row): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều ngang được đánh thứ tự

bằng số từ 1 đến 65536

Cột (column): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều dọc được đánh thứ tự

bằng chữ cái (từ trái sang phải bắt đầu từ A, B, C AA, AB đến IV, tổng số có 256 cột)

Vùng (range): Là vùng chọn trên trang tính

Trang tính (worksheet): Là một nhãn trang tính trong một sổ làm việc

Bảng tính (spreadsheet): Là toàn bộ tập tin của bảng tính

Bài 2: Làm quen với phần mềm bảng tính

• Biết các cách mở một phần mềm bảng tính trực tiếp và gián tiếp

• Nhận biết các thành phần trong giao diện của phần mềm

• Biết ẩn, hiện các thanh công cụ.

• Biết mở, đóng một bảng tính.

• Biết sử dụng công cụ phóng to, thu nhỏ.

• Biết tạo bảng tính mới theo mẫu cho trước Biết các kiểu tệp dùng để lưu bảng tính.

• Biết cách lưu bảng tính.

Trang 13

2.1 Thao tác cơ bản với bảng tính

2.1.1 Khởi động phần mềm bảng tính

Trên Ubuntu bấm chuột lên biểu tượng của phần mềm Calc trên thanh start

Trên Windows chọn Start\All Programs\LibreOffice\LibreOffice Calc

2.1.2 Màn hình làm việc của bảng tính

Sau khi khởi động, màn hình làm việc của Calc có dạng như sau:

Hình 2.1 Màn hình làm việc của Calc Thanh trình đơn (Menu Bar): Chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của Calc trong

khi làm việc Ta phải dùng chuột để mở các mục chọn này, đôi khi cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn

Trang 14

Thanh công cụ chuẩn và thanh công cụ định dạng (Standard Toolbar, Formatting Toolbar): Cung cấp các biểu tượng chức năng, giúp việc thực hiện các lệnh cơ bản, quản

lý và xử lý trang tính nhanh hơn

Thanh công thức (Formular Bar): Bên trái của thanh công thức là một ô nhập liệu

nhỏ gọi là ô Tên, bao gồm một chữ cái và một số, ví dụ: D7 Đây là chữ cái tên cột và số hàng của ô hiện thời Bên phải của ô Tên là các biểu tượng chức năng của hàm Nội dung của ô hiện thời (dữ liệu, công thức hoặc hàm) được hiển thị trong ô còn lại của thanh công thức Có thể sửa nội dung của ô hiện thời tại đây, hoặc sửa tại chính ô hiện thời đó

Thanh thẻ tên trang tính (Sheet Bar): Hiển thị tên của các trang tính

Thanh trạng thái (Status Bar): Nằm cuối cửa sổ, hiển thị vị trí trang tính hiện thời

trên tổng số trang tính, độ thu phóng của trang tính, trạng thái phím Insert,…

Cột (Column): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều dọc được đánh thứ tự

bằng chữ cái (từ trái sang phải bắt đầu từ A, B, C AA, AB đến IV, tổng số có 256 cột) Ngoài cùng bên trái là nút chọn (đánh dấu khối) toàn bộ trang tính

Hàng (Row): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều ngang được đánh thứ tự

bằng số từ 1 đến 65536

Ô (Cell): Là giao của một cột và một hàng Địa chỉ của ô được xác định bằng cột

trước, hàng sau, ví dụ C4, A23

Ô hiện thời (Active Cell): Là ô có khung viền chung quanh với một chấm vuông nhỏ

ở góc dưới (Mốc điền) hay còn gọi là Con trỏ ô (sau này gọi là con trỏ) Tọa độ của ô này được hiển thị trên thanh công thức

2.1.3 Đóng và thoát bảng tính

Khi không muốn làm việc với Calc nữa, ta thực hiện theo cách sau: Vào thực đơn

Tập tin\Thoát khỏi LibreOffice; nhấn tổ hợp phím Alt+F4 hoặc CTRL+Q.

2.2 Làm việc với bảng tính

2.2.1 Mở một trang bảng tính

Bảng tính sau khi đã thực hiện trên Calc được lưu trên đĩa dưới dạng tệp tin có phần

mở rộng là ODS Để mở một bảng tính đã có trên đĩa, có thể chọn một trong các cách sau:

Trang 15

Vào thực đơn Tập tin\Mở;

Nhấn chuột vào biểu tượng Mở trên thanh công cụ;

Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O.

Hộp hội thoại Mở sẽ xuất hiện:

Hình 2.2 Hộp hội thoại Mở

Tìm đến thư mục chứa bảng tính cần mở, chọn tệp tài liệu cần mở sau đó nhấn nút

<<Mở>> trên hộp hội thoại, tệp tài liệu được chọn sẽ mở ra trên màn hình Calc.

2.2.2 Tạo mới một trang bảng tính.

Làm việc với Calc là làm việc trên các bảng tính Ta có thể mở một bảng tính mới cho dù tại thời điểm đó đang sử dụng một chương trình khác trong bộ OpenOffice.org, ví

dụ, mở bảng tính từ chương trình Writer hoặc Draw Ta có thể chọn một trong các cách sau:

Vào thực đơn Tập tin\Mới\Bảng tính;

Nhấn chuột vào biểu tượng Mới trên thanh công cụ Nhấn giữ biểu tượng Mới hoặc nhấn chuột vào mũi tên bên phải biểu tượng Mới để mở thực đơn con, từ đó chọn Bảng tính;

Nếu đã mở một bảng tính, có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl+N để mở một bảng tính

mới

2.2.3 Làm việc với nhiều bảng tính

Trang 16

Chọn nhiều trang tính liền kề: Nhấn chuột vào thẻ tên đầu, giữ phím Shift trong khi

nhấn chuột vào thẻ tên cuối

Chọn nhiều trang tính cách nhau: Giữ phím Ctrl trong khi nhấn chuột vào các thẻ

tên cần chọn

Để bỏ chọn một trang tính: Giữ phím Ctrl trong khi nhấn chuột vào thẻ tên của

trang tính cần bỏ chọn

2.2.4 Lưu bảng tính

Để lưu bảng tính đang làm việc lên đĩa, ta có thể chọn một trong các cách sau:

Vào thực đơn Tập tin\Lưu;

Nhấn chuột vào biểu tượng Lưu trên thanh công cụ Biểu tượng này sẽ có màu xám và không chọn được nếu như tệp đã được lưu và không có bất cứ sự thay đổi nào mới;

Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S.

Nếu trước đó bảng tính chưa được lưu, khi đó với bất cứ cách nào nêu trên sẽ mở ra

hộp hội thoại Lưu mới Trong hộp hội thoại này có thể đặt tên cho bảng tính và xác định

vị trí lưu bảng tính

Hình 2.3 Hộp hội thoại Cất

Chọn vị trí lưu bảng tính mới

Trang 17

Đặt tên bảng tính tại ô Tên

Nhấn nút <<Lưu>> để kết thúc việc lưu bảng tính

Nếu bảng tính đã được lưu trước đó, thao tác lưu sẽ ghi đè lên bảng tính đã tồn tại

mà không mở hộp hội thoại Lưu mới Nếu muốn lưu bảng tính với tên khác, khi đó vào thực đơn Tập tin\Lưu mới.

BÀI TẬP THỰC HÀNH

Bài 1: Thực hành khởi động Calc theo các cách khác nhau sau đó nhận biết các thành phần trên màn hình làm việc của phần mềm

Bài 2: Thực hành tạo mới và lưu một trang bảng tính

Bài 3: Thực hành lưu một bảng tính để Microsoft Excel có thể mở được

Bài 3: Thao tác với ô tính

• Hiểu và phân biệt khái niệm địa chỉ tuyệt đối, địa chỉ tương đối.

• Biết các kiểu dữ liệu dùng trong bảng tính.

• Biết cách chọn một ô.

• Biết cách nhập nội dung vào một ô.

• Biết cách xóa, sửa đổi nội dung một ô.

• Biết cách tìm ô theo nội dung Biết cách thay thế nội dung ô trong trang tính.

• Biết cách sắp xếp các ô theo một tiêu chí.

• Biết cách sao chép, cắt, dán nội dung của một ô.

• Biết sử dụng công cụ tự động điền nội dung, công cụ sao chép.

• Biết cách di chuyển nội dung của ô.

Trang 18

Tham chiếu địa chỉ tương đối: Các hàng và cột tham chiếu sẽ thay đổi khi chúng ta sao chép hoặc di dời công thức đến vị trí khác một lượng tương ứng với số hàng và số cột

Sự khác nhau giữa tham chiếu tương đối và tham chiếu tuyệt đối

Tham chiếu tương đối (Relative references) Tham chiếu tương đối trong công thức

(ví dụ như A1) dựa vào vị trí tương đối của địa chỉ ô chứa công thức và địa chỉ của ô tham chiếu đến Khi vị trí của ô chứa công thức thay đổi thì địa chỉ ô tham chiếu đến cũng thay đổi tương ứng Khi ta chép công thức sang các hàng hay cột khác, thì địa chỉ tham chiếu cũng tự động thay đổi tương ứng Calc mặc định công thức nhập vào dùng tham chiếu tương đối Ví dụ, khi ta chép công thức tại ô B2 chứa tham chiếu tương đối đến ô A1 (=A1) xuống ô B3 thì khi đó công thức trong ô B3 tự động thay đổi tham chiếu đến ô A2 (=A2)

Tham chiếu tuyệt đối (Absolute references) Một ô có công thức tham chiếu tuyệt

đối đến một ô nào đó (ví dụ $A$1) khi đó dù cho ô chứa công thức bị di chuyển hay sao chép đến nơi khác thì công thức vẫn luôn luôn tham chiếu đến ô đó (A1) Calc mặc định công thức nhập vào dùng tham chiếu tương đối, do vậy ta cần chuyển sang tham chiếu tuyệt đối khi cần thiết (bằng cách đặt dấu $ trước các tiêu đề hàng và cột) Ví dụ, nếu ta chép một công thức (tại ô B2 xuống ô B3) có tham chiếu tuyệt đối đến ô =$A$1 thì công thức trong ô B3 vẫn là =$A$1

Trang 19

Những dữ liệu dạng chuỗi như số nhà, số điện thoại, mã số khi nhập vào phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn (') và không có giá trị tính toán

Theo mặc định, dữ liệu dạng chuỗi được căn sang trái ô

Err:503 Chia cho 0, sai về kiểu của toán hạng

#NAME? Thực hiện phép tính với một biến không xác định (tên không gắn với một ô hay vùng nào cả)

#N/A Tham chiếu đến ô rỗng hoặc không có trong danh sách

d Dạng ngày (Date), giờ (Time)

Nhập theo dạng MM/DD/YY hoặc DD/MM/YY tùy thuộc vào việc đặt các thông số quốc tế của HĐH, ví dụ nếu đặt thông số quốc tế kiểu Pháp, ta gõ vào 27/03/07, trường hợp dùng kiểu Mỹ (ngầm định) ta gõ vào 03/27/07 Khi nhập sai dạng thức, Calc tự động chuyển sang dạng chuỗi (căn sang trái ô) và ta không thể dùng kiểu dữ liệu này để tính toán

Trang 20

Một phạm vi các ô Bấm ô đầu tiên trong phạm vi rồi kéo tới ô cuối cùng hoặc nhấn giữ phím Shifttrong

khi nhấn các phím mũi tên để mở rộng vùng chọn.

Có thể chọn ô đầu tiên trong phạm vi này rồi nhấn F8để mở rộng vùng chọn bằng cách sử dụng các phím mũi tên Để dừng việc mở rộng vùng chọn, hãy nhấn F8một

Ta cũng có thể chọn ô đầu tiên hoặc phạm vi ô rồi nhấnShift+F8để thêm một ô hay

một phạm vi ô không liền kề khác vào vùng chọn Để ngừng thêm ô hay các phạm vi

ô vào vùng chọn, nhấn lại Shift+F8.

Toàn bộ hàng hay cột Bấm vào đầu đề cột hoặc đầu đề hàng.

Bạn cũng có thể chọn các ô trong một hàng hay cột bằng cách chọn ô đầu tiên rồi

nhấnCtrl+Shift+phím Mũi tên(Mũi tên Phải hoặc Mũi tên Trái đối với hàng, Mũi tên

Lên hoặc Mũi tên Xuống đối với cột).

Nếu hàng hoặc cột có chứa dữ liệu, nhấn Ctrl+Shift+phím Mũi tênsẽ chọn hàng hay cột đó tới ô cuối cùng được dùng Nhấn Ctrl+Shift+phím Mũi tênlần hai sẽ chọn

toàn bộ hàng hoặc cột.

Các cột hoặc hàng liền kề Kéo qua các đầu đề cột hoặc đầu đề hàng Hoặc chọn hàng hay cột đầu tiên rồi nhấn

giữ phím Shifttrong khi bạn chọn hàng hay cột cuối cùng.

Các cột hoặc hàng không liền

kề

Bấm đầu đề cột hay hàng của cột hay hàng đầu tiên trong vùng chọn của bạn; sau đó

nhấn giữ phím Ctrltrong khi bấm đầu đề cột hoặc hàng của các cột hay hàng khác mà

bạn muốn thêm vào vùng chọn.

Ô đầu tiên hoặc ô cuối cùng

trong một hàng hay cột

Chọn một ô trong hàng hoặc cột đó rồi nhấn Ctrl+phím Mũi tên(Mũi tên Phải hay

Mũi tên Trái đối với hàng, Mũi tên Lên hay Mũi tên Xuống đối với cột).

Ô đầu tiên hoặc ô cuối cùng

trên một trang tính hoặc trong

một bảng

Nhấn Crtl+Homeđể chọn ô đầu tiên trên trang tính hoặc trong danh sách.

Nhấn Crtl+Endđể chọn ô cuối cùng trên trang tính có chứa dữ liệu hoặc định dạng.

Các ô cho tới ô được dùng cuối

cùng trên trang tính (góc dưới

bên phải)

Chọn ô đầu tiên rồi nhấn Ctrl+Shift+Endđể mở rộng vùng chọn các ô tới ô cuối cùng

được dùng trên trang tính (góc dưới bên phải).

Các ô cho tới đầu trang tính Chọn ô đầu tiên rồi nhấn CTRL+Shift+Homeđể mở rộng vùng chọn ô tới đầu trang

tính.

3.1.4 Nhập nội dung cho ô tính

a Dữ liệu bất kỳ

Đưa con trỏ về ô cần thiết

Nhập dữ liệu theo loại dạng thức

Trang 21

Để kết thúc việc nhập dữ liệu, làm theo một trong các cách sau:

Nhấn phím Enter, con trỏ ô sẽ xuống ô dưới

Nhấn một phím mũi tên để đưa con trỏ sang ô cần thiết, ví dụ nhấn phím → sẽ đưa con trỏ sang ô bên phải

Trỏ chuột vào ô cần tới, nhấn chuột trái

3.1.5 Hủy kết quả và lấy lại kết quả vừa làm

Để hủy kết quả vừa làm ta có thể sử dụng một trong các cách sau:

Sử dụng phím Ctrl + Z;

Vào thực đơn Tập tin\Sửa\Undo;

Bấm vào biểu tượng trên thanh công cụ;

Để lấy lại kết quả vừa làm ta có thể sử dụng một trong các cách sau:

Sử dụng phím Ctrl + Y;

Vào thực đơn Tập tin\Sửa\Làm lại;

Bấm vào biểu tượng trên thanh công cụ;

3.2 Biên tập nội dung, sắp xếp thứ tự các ô tính

3.2.1 Xóa sửa nội dung ô tính

Sửa: Làm theo một trong hai cách sau:

Nháy đúp chuột tại ô (hoặc nhấn phím F2), nội dung của ô xuất hiện tại ô đó và tại thanh công thức, đưa con trỏ về chỗ cần thiết và sửa Ta nên nhấn chuột tại thanh công thức và sửa tại đó, sửa xong nhấn phím Enter để ghi lại, ngược lại nhấn phím Esc để hủy

bỏ mọi sửa đổi

Nhập dữ liệu mới cho ô đó, sau đó nhấn phím Enter

Xóa : Chọn ô hoặc miền cần xoá, nhấn phím Delete, sau đó nhấn phím Enter.

3.2.2 Thao tác tìm kiếm

Calc có hai cách để tìm kiếm văn bản trong một tài liệu là: Tìm kiếm trong thanh

công cụ Tìm và hộp thoại Tìm & thay thế.

Tìm kiếm trong thanh công cụ Tìm:

Trang 23

Chọn Chọn nhiều hoặc Ít tùy chọn hơn để có thể tăng hoặc giảm số lượng các bộ

lọc trong tìm kiếm

Nhấp vào Tìm để xác định vị trí trường hợp đầu tiên của kết quả tìm kiếm

Tiếp tục bấm vào Tìm để xác định vị trí các trường hợp tiếp theo của kết quả tìm

Nhập hoặc chọn từ khóa cần tìm kiếm trong hộp Tìm kiếm

Nhập hoặc chọn từ khóa thay thế trong hộp Thay thế bằng.

Chọn Chọn nhiều hoặc Ít tùy chọn hơn để có thể tăng hoặc giảm số lượng các bộ

lọc trong tìm kiếm

Chọn Thay thế để tìm và thay thế giá trị đầu tiên của các kết quả tìm kiếm.

Tiếp tục nhấn Thay thế để xác định vị trí và thay thế các kết quả tiếp theo.

Nhấn vào Thay thế tất cả để xác định vị trí và thay thế tất cả các trường hợp của các

kết quả tìm kiếm

3.2.3 Sắp xếp nội dung các ô

Calc cho phép sắp xếp các hàng hoặc các cột trong vùng được chọn theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần của dữ liệu Ví dụ: sắp xếp tên theo thứ tự ABC, sắp xếp năm sinh theo thứ tự tăng dần,…

Một số điểm lưu ý khi sắp xếp dữ liệu:

Khi xếp thứ tự một danh sách (cơ sở dữ liệu), phải chọn tất cả các cột (trừ cột STT nếu có) để tránh sự mất chính xác của dữ liệu

Danh sách không có tên trường thì tên cột sẽ thay thế

Trường quy định cách xếp thứ tự gọi là khoá Có thể dùng tối đa 3 khoá Các bản ghi cùng giá trị ở khoá thứ nhất được xếp thứ tự theo khoá thứ hai, cùng giá trị ở khoá thứ hai được xếp thứ tự theo khoá thứ ba

Cách sắp xếp dữ liệu:

Trang 24

Chọn miền dữ liệu cần sắp xếp

Vào thực đơn Dữ liệu/Sắp xếp, chọn thẻ Tiêu chuẩn sắp xếp.

Hình 3.3 Hộp hội thoại sắp xếp

Chọn khoá sắp xếp

Chọn sắp xếp tăng dần hoặc giảm dần cho khoá

Nhấn nút <<OK>> để thực hiện sắp xếp danh sách.

Nếu muốn sắp xếp theo hàng thì trên hộp hội thoại Sắp xếp, chọn thẻ Tùy chọn, sau

đó tích chọn ô Trái sang phải (sắp xếp theo cột).

3.3 Sao chép, di chuyển nội dung ô tính

3.3.1 Sao chép nội dung ô tính

Calc cho phép chuyển nội dung hiện tại của một hay nhiều ô sang vị trí khác Tính năng này được gọi là cắt và dán Khi cắt dữ liệu, Calc lưu giữ nó trong bộ nhớ đệm Dữ liệu bị cắt được loại bỏ khỏi trang tính nhưng vẫn còn sẵn cho phép dán nó vào vị trí khác Với chức năng cắt và dán, dữ liệu được chuyển từ ô này sang ô khác (từ miền

Trang 25

nguồn tới miền đích) Trong trường hợp không muốn di chuyển dữ liệu mà cần nhân bản

dữ liệu đó, chức năng sao chép sẽ thực hiện điều đó

Di chuyển dữ liệu:

Chọn miền nguồn chứa dữ liệu cần di chuyển

Vào thực đơn Sửa\Cắt, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Cắt trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+X.

Đưa con trỏ ô tới ô trên cùng bên trái của miền đích

Vào thực đơn Sửa\Dán, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Dán trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V.

Sao chép dữ liệu:

Chọn miền nguồn chứa dữ liệu cần sao chép

Vào thực đơn Sửa\Chép, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Chép trên thanh công

cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C.

Chuỗi số với bước nhảy bất kỳ:

Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu, ví dụ để có chuỗi số chẵn ta

gõ 2 vào một ô nào đó

Về ô dưới (hoặc ô bên phải) của miền, gõ vào số tiếp theo, ví dụ ta gõ số 4

Đánh dấu khối 2 ô này, trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu cộng, kéo và thả chuột tại ô cuối của miền

Chuỗi ngày tháng năm tăng:

Trang 26

Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào ngày tháng năm bắt đầu

Trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu cộng, kéo và thả chuột tại ô cuối của miền

Theo mặc định, chuỗi ngày tháng năm sẽ tăng theo ngày với bước nhảy là 1 Ta có thể sửa mặc định này bằng cách:

Chọn chuỗi ngày tháng năm vừa tạo

Vào thực đơn Sửa\Điền\Chuỗi xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 3.3 Hộp hội thoại Điền chuỗi

Trong phần Time Đơn vị thời gian chọn:

Ngày: để tăng theo ngày, ví dụ: 16/05/2008, 17/05/2008, 18/05/2008,…

Ngày làm: để tăng theo ngày trong tuần, ví dụ: 16/05/2008, 19/05/2008,

20/05/2008,… (vì ngày 17/05/2008 và 18/05/2008 là các ngày cuối tuần nên không được tính)

Tháng: để tăng theo tháng, ví dụ: 16/05/2008, 16/06/2008, 16/07/2008,…

Năm: để tăng theo năm, ví dụ: 16/05/2008, 16/05/2009, 16/05/2010,…

Chọn bước nhảy tại ô Tăng/giảm dần.

Nhấn nút <<OK>>.

Điền một danh sách tự tạo:

Nếu danh sách này chưa có thì ta phải tạo bằng cách vào thực đơn Công cụ\Tùy chọn:

Trang 27

Hình 3.4 Hộp hội thoại Tùy chọn – Danh sách sắp xếp

Trong khung Mục lần lượt nhập các giá trị cho danh sách, hết mỗi giá trị nhấn phím Enter để xuống dòng

Sử dụng danh sách tự tạo:

Nhập một giá trị có trong danh sách tự tạo vào ô đầu

Điền tự động tới ô cuối miền như phần trên

3.3.3 Di chuyển nội dung ô tính

Chọn ô, miền chứa dữ liệu cần di chuyển

Vào thực đơn Sửa\Cắt, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Cắt trên thanh công

cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+X.

BÀI TẬP THỰC HÀNH

Bài 1: Thực hành chọn một ô, chọn một vùng dữ liệu liền nhau hoặc rời rạc

Trang 28

Bài 2: Thực hành nhập dữ liệu vào ô với kiểu dữ liệu dạng text, dạng số, dạng công thức, dạng ngày tháng.

Bài 3: Thực hành tìm kiếm và thay thế nội dung của ô

Bài 4: Thực hành thêm một danh sách tự tạo trong Calc

Bài 4: Thao tác trên trang tính

• Biết cách chọn hàng, cột

• Biết cách chèn một hàng, một cột.

• Biết cách xóa hàng và cột.

• Biết sửa đổi chiều rộng cột, chiều cao hàng.

• Biết cách ẩn/hiện, cố định/thôi cố định tiêu đề hàng, cột.

• Biết cách thêm một trang tính mới, đóng lại, xóa trang tính đang mở.

• Biết cách chuyển từ trang tính này sang trang tính khác.

• Biết cách sao chép, di chuyển các trang tính bên trong bảng tính.

Để chọn nhiều hàng hoặc cột liên tiếp:

Nhấn chuột vào hàng hoặc cột đầu tiên trong nhóm Giữ phím Shift Nhấn chuột

vào hàng hoặc cột cuối cùng trong nhóm

Để chọn nhiều hàng hoặc cột không liên tiếp: Nhấn chuột vào hàng hoặc cột đầu

tiên trong nhóm Giữ phím Ctrl Nhấn chuột vào từng hàng hoặc cột cần chọn

Chọn toàn bộ trang tính: Nhấn chuột vào ô chữ nhật bên phía trên bên trái của trang

tính hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl+A.

4.1.2 Chèn/Xóa hàng, cột

Trang 29

Sau khi thiết lập trang tính, nếu muốn chèn thêm hàng hay cột trống để đưa thêm thông tin vào, ta thực hiện như sau:

Vào thực đơn Sửa\Xóa các ô.

4.1.3 Thay đổi chiều rộng của cột, chiều cao của hàng

Thay đổi cho một cột, một hàng

Cột: Trỏ chuột vào vạch đứng ở bên phải tên của cột cần điều chỉnh kích thước sao

cho xuất hiện biểu tượng , kéo và thả vạch đó tại vị trí mới

Trang 30

Hàng: Trỏ chuột vào vạch ngang dưới số của hàng cần điều chỉnh kích thước sao

cho xuất hiện biểu tượng , kéo và thả vạch đó tại vị trí mới

Thay đổi cho nhiều cột, nhiều hàng

Thay đổi cho nhiều cột

Vào thực đơn Định dạng\Hàng\Bề cao, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 4.2 Hộp hôi thoại Bề cao hàng

Nhập chiều cao mới cho các hàng tại ô Bề cao.

Trang 31

Ngoài ra có thể điều chỉnh kích cỡ của hàng và cột bằng cách đặt con trỏ ô tại ô cần

điều chỉnh kích thước, sau đó nhấn phím Alt+mũi tên theo chiều muốn mở rộng hoặc thu

nhỏ

4.1.4 Ẩn, hiện cố định, thôi cố định tiêu đề hàng, cột

Trong những tình huống có nhiều hàng và cột trong trang tính, có thể ẩn các hàng

và cột để chúng không hiển thị trên màn hình hoặc trên các bản in trang tính Khi muốn xem lại các hàng và cột đó, có thể cho chúng hiện trở lại Cách thực hiện như sau:

Vào thực đơn Định dạng\Hàng\Hiện(hoặc Định dạng\Cột\Hiện).

Cách thực hiện như sau:

Trang 32

Vào thực đơn Cửa sổ\Làm đông.

Cố định cả hàng và cột:

Đưa con trỏ về ô ngay dưới hàng và ngay bên phải cột cần cố định Ví dụ, cần cố định các cột A, B và các hàng 1, 2, ta đưa con trỏ về ô C3

Vào thực đơn Cửa sổ\Làm đông.

Bỏ cố định các hàng và cột: Vào thực đơn Cửa sổ\Làm đông một lần nữa để bỏ dấu

tích trước chức năng này

4.2 Trang tính

4.2.1 Thêm, đóng, xóa trang tính

Thêm trang tính:

Vào thực đơn Chèn\Trang tính, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ tên trang tính

và chọn Chèn Trang tính, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 4.3 Hộp hội thoại chèn trang

Chọn vị trí xuất hiện của trang tính mới tại phần Vị trí:

Trước trang hiện tại: Xuất hiện trước trang tính hiện thời

Sau trang hiện tại: Xuất hiện sau trang tính hiện thời

Chọn số lượng trang tính cần thêm mới tại ô Số trang.

Trang 33

Đặt tên cho trang tính mới tại ô Tên

Nhấn nút <<OK>> để thêm trang tính mới

Xoá trang tính:

Chọn trang tính cần xoá

Vào thực đơn Sửa\Trang tính\Xóa, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ tên trang tính và chọn Xóa trang tính.

Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn <<Có>>

4.2.2 Đặt tên, sửa tên trang tính

Ngầm định các trang tính được đặt tên lần lượt là Trang 1, Trang 2 và Trang 3 Tuy nhiên có thể đổi tên các trang để dễ nhận biết nội dung của từng trang tính Cách thực hiện như sau:

Vào thực đơn Định dạng\Trang tính\Thay tên, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ tên trang tính, chọn Thay tên trang tính, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 4.4 Hộp hội thoại thay tên trang tính

Nhập tên mới cho trang tính tại ô Tên.

Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận tên mới của trang tính.

4.2.3 Chọn trang tính

Để chọn một trang tính ta có thể và thực đơn Sửa/Trang tính/Chọn rồi chọn trang

cần chọn hoặc nhấn chuột lên thanh thẻ tên trang tính cần chọn

Chọn nhiều trang liền kề: Nhấn chuột vào thẻ tên đầu, giữ phím Shift trong khi

nhấn chuột vào thẻ tên cuối

Chọn nhiều trang cách nhau: Giữ phím Ctrl trong khi nhấn chuột vào các thẻ tên

cần chọn

Trang 34

Để bỏ chọn một trang tính: Giữ phím Ctrl trong khi nhấn chuột vào thẻ tên của

trang tính cần bỏ chọn

4.2.4 Sao chép, di chuyển trang tính

Khi làm việc với Calc có thể sao chép một trang tính để tạo ra trang tính mới, đồng thời có thể thay đổi vị trí của các trang tính để tiện lợi cho việc quản lý Cách thực hiện như sau:

Trên thanh thẻ tên trang tính, nhấn chuột phải vào tên trang tính cần sao chép hoặc

di chuyển, chọn Chuyển/Chép trang tính, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 4.5 Hộp thoại Chuyển/Chép trang

Tích chọn ô Copy nếu muốn sao chép trang tính

Chọn vị trí mới cho trang tính tại phần Chèn vào trước (Trang tính sẽ được di

chuyển ra trước trang tính được chọn trong danh sách này, hoặc sẽ được di chuyển

xuống cuối cùng của bảng tính nếu chọn tới vị trí cuối)

Nhấn nút <<OK>> để sao chép hoặc di chuyển trang tính

Ta có thể sao chép hoặc di chuyển nhanh trang tính bằng cách sau:

Trang 35

Di chuyển: Nhấn giữ chuột trái vào tên trang tính và di tên trang tính ra vị trí mới rồi thả chuột

Sao chép: Giữ phím Ctrl, nhấn giữ chuột trái vào tên trang tính và di chuyển tên

trang tính ra vị trí mới rồi thả chuột

• Biết khái niệm biểu thức và ứng dụng của biểu thức.

• Biết tạo biểu thức số học đơn giản bằng cách sử dụng các phép tính.

• Hiểu các lỗi gặp phải khi sử dụng biểu thức.

• Hiểu ý nghĩa và biết cách sử dụng các hàm tập hợp.

• Hiểu ý nghĩa và biết cách sử dụng hàm logic với các toán tử so sánh.

• Hiểu ý nghĩa và biết cách sử dụng các hàm thời gian, ngày, tháng.

• Hiểu ý nghĩa và biết cách sử dụng các hàm tìm kiếm.

5.1 Biểu thức số học

5.1.1 Khái niệm và ứng dụng của biểu thức

Biểu thức lập nên từ các toán hạng và các phép tính để tạo nên những giá trị mới Biểu thức dùng để diễn đạt một công thức, một quy trình tính toán, là sự kết hợp giữa các phép toán và các toán hạng để diễn đạt một công thức toán học nào đó

5.1.2 Tạo biểu thức

Biểu thức phải bắt đầu bởi dấu '='

Khi cần lấy số liệu ở ô nào, nháy chuột vào ô đó hoặc gõ địa chỉ ô đó vào công thức

Ví dụ: Tính lương và tỷ lệ theo công thức:

Lương = Số ngày công * Lương ngày

Tỷ lệ= Lương / Tổng cộng Lương

Trang 36

Hình 5.1 Tạo biểu thức

Cách thực hiện như sau:

Tính lương cho nhân viên đầu tiên:

Tính tổng lương và ghi vào ô E8:

Đưa con trỏ về ô E8

Nhấn chuột vào biểu tượng Sum ∑ trên thanh công thức, hoặc gõ vào công thức

Trang 37

Trỏ chuột vào ô E8, nhấn chuột trái (hoặc gõ E8)

Nhấn phím Enter

Để tính tỷ lệ phần trăm lương cho những nhân viên còn lại, đưa con trỏ về ô F2, sao chép công thức cho tới ô F7 Khi đó ta thấy tại các ô F3 đến F7 xuất hiện thông báo lỗi Khi đưa con trỏ về ô F3, ta thấy trên thanh công thức ghi =E3/E9, Calc đã lấy số ở ô bên trái (E3) chia cho số ở cách đó 6 ô (E9), tức là sử dụng địa chỉ tương đối Để báo cho Calc lấy lần lượt các số từ E2 đến E7 chia cho số cố định ở ô E8 (ô này là địa chỉ tuyệt đối), ta làm như sau:

Đưa con trỏ ô về ô F2, nháy đúp chuột, sau đó đưa con trỏ bàn phím về3 C ngay

trước ký hiệu E8, nhấn tổ hợp phím Shift+F4, dấu $ được điền vào trước và giữa ký hiệu

đó

Nhấn phím Enter rồi sao chép công thức này cho tới ô F7

Đánh dấu khối các ô từ F2 đến F7, chọn biểu tượng % trên thanh định dạng, Calc đổi ra dạng phần trăm và điền dấu % cho các số

Sau khi tính toán ta có:

Hình 5.2 Tạo biểu thức – Kết quả

5.1.3 Các lỗi thường gặp khi sử dụng biểu thức

Biểu thức bắt đầu bởi dấu bằng (=) Sau khi nhấn phím Enter công thức nhập vào

chỉ thể hiện trên thanh công thức còn kết quả được thể hiện trong ô

Một số thông báo lỗi thường gặp khi sử dụng công thức:

#### Cột quá hẹp

Trang 38

Err:503 Chia cho 0, sai về kiểu của toán hạng

#NAME? Thực hiện phép tính với một biến không xác định (tên không gắn với một

ô hay vùng nào cả)

#N/A Tham chiếu đến ô rỗng hoặc không có trong danh sách

5.2 Hàm

5.2.1 Các hàm về tập hợp

Các hàm có dạng tổng quát: Tên Hàm(Các tham biến) Ví dụ: Hàm TODAY() cho

kết quả ngày hiện thời trong hệ thống của máy tính (hàm không cần tham biến)

LEN(“THONGTIN”) độ dài của chuỗi là 4 (hàm 1 tham biến)

AVERAGE(A1;B5;C6) trung bình cộng các số trong các ô A1,B5, C6 (hàm nhiều tham biến)

Tên hàm có thể viết thường hay viết hoa, hoặc vừa viết thường vừa hoa đều được

Các tham biến có thể có hoặc không nhưng phải đặt trong hai dấu ngoặc ((, )) và cách nhau bởi dấu chấm phẩy (;) Trong một hàm có thể chứa nhiều nhất 30 tham biến

nhưng không được vượt quá 255 ký tự

Công thức phải luôn bắt đầu bằng dấu bằng (=) Cũng có thể nhấn phím cộng (+) trên bàn phím để bắt đầu một công thức Ví dụ: Nhập +50-8 rồi nhấn phím Enter, kết

quả cho ra là 42 và ô hiện thời sẽ chứa công thức =+50-8

Trường hợp dùng một hàm để làm tham biến cho một hàm khác (hàm lồng nhau,

nhiều nhất là 7 mức) không cần viết dấu bằng (=) trước tên hàm đó Ví dụ: Các ô A1, B1

chứa số đo các cạnh của tam giác vuông, khi đó công thức

=SQRT(SUM(A1^2;B1^2)) gõ tại ô C1 cho số đo cạnh huyền của tam giác đó Ở đây SQRT là hàm khai căn bậc hai, SUM là hàm tính tổng (bình phương của 2 cạnh góc vuông), ta thấy trước hàm này không có dấu bằng (=) vì nó được dùng làm tham biến cho hàm SQRT

Các hàm về tập hợp cơ bản:

SUM(số) Tính tổng của các số VD: Hàm =SUM(8;6;12) cho kết quả là 26 AVERAGE(số1; số2;…; số 30) Tính trung bình cộng của các tham biến Không tính đến các ký tự MIN(số1; số2;…; số 30) Trả về giá trị nhỏ nhất trong liệt kê các tham biến, không tính đến các

Trang 39

COUNTA(giá trị 1; giá trị 2;…; giá trị 30) Đếm xem có bao nhiêu giá trị trong liệt kê tham biến Các dữ liệu

kiểu ký tự cũng được tính thậm chí khi chúng bao gồm chuỗi ký tự trắng.

ROUND(số; đếm) Làm tròn một số với độ chính xác cho trước Đếm (tuỳ chọn) là số

chữ số thập phân mà giá trị cần làm tròn tới VD: Hàm

=ROUND(25.1234;2) cho kết quả là 25.12.

5.2.2 Các hàm logic và toán tử so sánh

Hàm logic luôn trả về một trong 2 giá trị TRUE (đúng) hoặc FALSE (sai)

Kết quả của hàm logic dùng làm đối số trong các hàm có sử dụng điều kiện như IF, SUMIF, COUNTIF,

VD: Hàm =AND(12<13; 14>12; 7<6) cho kết quả là FALSE.

FALSE() Nhậngiá trị logic là sai (FALSE) Hàm này không đòi hỏi bất kỳ tham

biến nào.

IF(kiểm tra; giátrị 1; giá trị2) Kiểm tra là giá trị hoặc biểu thức bất kỳ, có thể đúng (TRUE) hoặc sai

(FALSE) Giá trị 1 (tuỳ chọn) là giá trị trả về nếu phép phân tích logic

là đúng Giá trị 2 (tuỳ chọn) là giá trị trả về nếu phép phân tích logic

VD: Hàm =OR(12<13; 14>12; 7<6) cho kết quả là TRUE.

TRUE() Nhận giá trị logic là đúng (TRUE) Hàm này không đòi hỏi bất kỳ

tham biến nào.

Các Toán tử so sánh

> Lớn hơn

< Nhỏ hơn

Định dạng
Số trang	78
Dung lượng	5,31 MB