Chuẩn hóa kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin theo thông tư 03 công chức chuyên viên modul 3

BÀI 01 NHỮNG KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ VĂN BẢN, SOẠN THẢO VÀ XỬ LÝ VĂNBẢN Sau khi hoàn thành bài này, bạn có thể nắm được: • Văn bản là gì • Kỹ thuật trình bày và định dạng một văn bản • Cách

MODUL 03

XỬ LÝ VĂN BẢN CƠ BẢN

MỤC LỤC

GIỚI THIỆU 4

BÀI 01 5

NHỮNG KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ VĂN BẢN, SOẠN THẢO VÀ XỬ LÝ VĂN BẢN 5

1.1.Khái niệm văn bản 5

1.2 Kỹ thuật trình bày và định dạng văn bản 5

1.3.Soạn thảo văn bản và xử lý văn bản 6

1.3.1.Tạo mới một văn bản 6

1.3.2 Mở một tài liệu có sẵn trên đĩa 6

1.3.3 Lưu giữ một văn bản 7

BÀI 02 11

XỬ LÝ VĂN BẢN VỚI LIBREOFFICE WRITER 11

2.1 Cách mở, đóng phần mềm xử lý văn bản LibreOffice Writer 11

2.2 Nhận biết các thanh chức năng và thanh công cụ 12

2.2.1 Cách thay đổi các thiết đặt mặc định ban đầu 14

2.2.2 Các kiểu tập tin dùng để lưu văn bản 16

2.3 Biên tập nội dung văn bản 17

2.3.1 Một số thao tác soạn thảo cơ bản 17

2.3.2 Xác định nội dung văn bản 18

2.3.3 Nhúng các đối tượng vào văn bản 20

2.3.4 Tìm kiếm, thay thế ký tự, từ và cụm từ trong văn bản 23

2.3.5 Cách xử lý lỗi trong hiển thị văn bản 25

BÀI 03 27

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 27

3.1 Định dạng văn bản text 27

3.1.1 Định dạng phông chữ và các kiểu hiển thị phông chữ 27

3.1.2 Thay đổi màu ký tự và màu nền văn bản 28

3.1.3 Cách chuyển đổi chữ hoa, chữ thường 31

3.2 Định dạng đoạn văn 32

3.2.1 Khái niệm về đoạn văn 32

3.2.2 Căn chỉnh lề đoạn văn 32

3.2.3 Thiết lập nút và đánh số (Bullets and Numbering) 33

3.2.4 Thiết lập Tabs 36

3.2.5 Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản 38

3.3 Kiểu dáng (Style) 39

3.3.1 Khái niệm về kiểu dáng trong văn bản 39

3.3.2 Áp dụng Kiểu dáng cho một hay nhiều đoạn văn 40

BÀI 04 45

BẢNG BIỂU 45

4.1 Các công cụ thao tác trong bảng 45

4.2 Tạo bảng trong văn bản 46

4.2.1 Tạo một bảng mới 46

4.2.2 Một số thao tác trong bảng 48

4.2.3 Nhập và biên tập nội dung trong bảng 54

4.2.4 Thay đổi kiểu đường viền và canh chỉnh bảng 54

4.2.5 Tạo màu nền cho các ô của bảng 55

4.3 Hình minh họa 56

4.3.1 Chèn hình ảnh minh họa vào một vị trí trong văn bản 56

4.3.2 Tạo chữ nghệ thuật 57

4.4 Chèn ảnh vào tài liệu 58

4.4.1 Chèn ảnh từ một tập tin 58

4.4.2 Thay đổi kích thước hình ảnh 59

4.4.3 Xóa hình ảnh minh họa khỏi văn bản 60

4.4.4 Vị trí của hình ảnh đối với văn bản 60

4.5 Thiết lập tiêu đề đầu trang, cuối trang 61

4.5.1 Thiết lập tiêu để đầu trang – Header 61

4.5.2 Thiết lập tiêu đề cuối trang – Footer 63

4.5.3 Chèn thông tin vào tiêu đề đầu trang, cuối trang 65

4.6 Mục lục tự động 66

4.6.1 Tạo mục lục tự động 66

4.6.2 Xóa một mục lục 67

4.6.3 Cập nhật một mục lục sau khi thay đổi tiêu đề trong tài liệu 67

4.6.4 Chỉnh sửa mục lục 67

BÀI 05 70

KẾT XUẤT VÀ PHÂN PHỐI VĂN BẢN 70

5.1 In văn bản 70

5.1.1 Xác lập khổ giấy và hướng in 70

5.1.2 In ấn 71

5.2 Đặt mật khẩu bảo vệ văn bản 72

TÀI LIỆU THAM KHẢO 75

GIỚI THIỆU

LibreOffice Writer là phần mềm soạn thảo văn bản thuộc bộ phần mềmLibreOffice được phát triển bởi cộng đồng mã nguồn mở, do Quỹ tài liệu (TheDocument Foundation) quản lý LibreOffice Writer có thể chạy trên nhiều hệ điềuhành và hỗ trợ đa ngôn ngữ LibreOffice Writer có tính năng tương tự về mặt giaodiện và cách sử dụng như Microsoft Office Word, dễ học và dễ sử dụng.LibreOffice Writer ngày càng được ưa chuộng và sử dụng rộng rãi bởi tính hiệuquả cao trong công việc Phần mềm LibreOffice Writer được giới thiệu trong tàiliệu này là phiên bản 3.5.7 cài trên Ubuntu 12.04 LTS

BÀI 01 NHỮNG KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ VĂN BẢN, SOẠN THẢO VÀ XỬ LÝ VĂN

BẢN

Sau khi hoàn thành bài này, bạn có thể nắm được:

• Văn bản là gì

• Kỹ thuật trình bày và định dạng một văn bản

• Cách tạo một văn bản mới và mở một tài liệu có sẵn

• Cách lưu và vị trí của văn bản khi lưu

1.1.Khái niệm văn bản

Theo nghĩa rộng, văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệuhoặc ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phương tiện nào dùng để ghi nhận, truyền đạtthông tin từ chủ thể này đến một chủ thể khác

Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hìnhthành trong giai đoạn hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các

tổ chức kinh tế Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành cáchoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết, quyết định, đề áncông tác, báo cáo… đều được gọi là văn bản Ngày nay, khái niệm văn bản sửdụng một cách rộng rãi trong các hoạt động của các cơ quan, tổ chức

1.2 Kỹ thuật trình bày và định dạng văn bản

Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm việc xác định khổ giấy, kiểu trình bày,định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ,

kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản được soạnthảo trên máy vi tính sử dụng chương trình soạn thảo văn bản và in ra giấy; có thể

áp dụng đối với văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện

kỹ thuật khác hoặc đối với văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn

1.3.Soạn thảo văn bản và xử lý văn bản

1.3.1.Tạo mới một văn bản

Bạn có thể tạo một tài liệu mới trong bộ soạn thảo LibreOffice Writer bằng những cáchsau:

• Vào thực đơn Tập tin->Mới->Tài liệu văn bản (Hình 1.1)

• Nhấn chuột vào biểu tượng Mới trên thanh công cụ

• Nhấn tổ hợp phím <Ctrl>+N

Hình 1.1 Tạo mới một tài liệu

1.3.2 Mở một tài liệu có sẵn trên đĩa

LibreOffice Writer cho phép bạn không chỉ mở được những tài liệu được tạo

ra bằng chính nó, mà còn cả những tài liệu được tạo ra bằng chương trình soạnthảo khác như MS Word (tệp doc, kể cả docx) Để mở một tài liệu LibreOfficeWriter đã có trên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau đây:

• Vào thực đơn Tập tin->Mở.

• Nhấn chuột vào biểu tượng Mở trên thanh công cụ (Hình 1.2)

• Nhấn tổ hợp phím <Ctrl>+O Hộp hội thoại mở xuất hiện:

• Bấm đúp chuột vào biểu tượng tệp chứa tài liệu cần mở

• Nhấn chọn tài liệu cần mở

Hình 1.2 Mở một tài liệu có trong ổ đĩa

1.3.3 Lưu giữ một văn bản

Làm việc với LibreOffice Writer là làm việc trên các tài liệu (Documents).Mỗi tài liệu sau khi soạn thảo được lưu lên đĩa với một tệp tin với phần mở rộng

ngầm định odt Thường thì các tệp tài liệu của bạn sẽ được lưu vào thư mục đăng

nhập hoặc thư mục riêng của bạn trên máy tính (Hình 1.3, vị trí lưu tài liệu “Giaotrinh MNM.odt” ngầm định trong thư mục đăng nhập trên máy Ubuntu)

Hình 1.3 Vị trí lưu văn bản mặc định

Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi lại thông số này khi làm việc với LibreOffice

Writer Để ghi tài liệu đang làm việc lên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách

sau:

• Vào thực đơn Tập tin->Lưu hoặc Lưu dạng (Hình 1.4).

• Nhấn chuột vào biểu tượng Lưu trên thanh công cụ

• Nhấn tổ hợp phím <Ctrl+S>

• Nếu đây là tài liệu mới, hộp hội thoại Lưu dạng xuất hiện (Hình 1.5):

Hình 1.4 Hộp thoại lưu tài liệu

Hình 1.5 Lưu tài liệu với các định dạng khác nhau

• Trong hộp Cất chọn vị trí hoặc thư mục để lưu tài liệu mới

• Bấm đúp chuột vào biểu tượng thư mục để mở thư mục bạn muốn lưu tài

liệu mới

• Nhập tên tài liệu mới vào hộp Tên.

Bộ soạn thảo LibreOffice Writer luôn mặc định định dạng của tài liệu là

Open Document Text (đuôi tệp odt) Nếu bạn muốn lưu tài liệu ở các định dạng

khác như định dạng của MS-Office 2003, tệp văn bản thô, trang HTML, (đuôi

tệp doc, txt, html…) thì nhấn chuột vào mũi tên bên trái của hộp hội thoại “Kiểu

tệp” hoặc nút Combo “Mọi định dạng” dưới phải hộp thoại và chọn định dạng lưu

trữ (với đuôi tệp tương ứng) mong muốn

BÀI TẬP THỰC HÀNH

Tạo một văn bản có tên là “QUYẾT ĐỊNH” và lưu vào thư mục “Van ban”

trong thư mục đăng nhập của bạn dưới dạng tệp odt Đóng văn bản và thoát khỏi

UBND TỈNH HÀ NAM

Căn cứ vào luật tổ chức HĐND và UBND ngày 12 tháng 03 năm 2001;Căn cứ Quyết định số…/2005/QĐ-UBND ngày 09 tháng 06 năm 2005 củaUBND tỉnh về việc ban hành quy định phân cấp công tác tổ chức và cán bộ, côngchức thuộc tỉnh quản lý;

Căn cứ thông báo số …/TB-TU ngày 10 tháng 10 năm 2014 của Ban Thường

vụ Tỉnh ủy về việc bổ nhiệm Phó Giám đốc Sở Công nghệ Thông tin và Truyềnthông;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại tờ trình số…/TTr-SNV ngày 21tháng 10 năm 204,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1 Bổ nhiệm ông Nguyễn Văn A, trưởng Phòng Công nghệ Thông tin

và Truyền thông giữ chức Phó Giám đốc Sở Công nghệ Thông tin và Truyền thông

Điều 2 Ông Nguyễn Văn A được hưởng lương và phụ cấp theo quy định Điều 3 Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc các sở, ngành: Nội vụ,

Công nghệ Thông tin và Truyền thông, Tài chính, Kho bạc nhà nước tỉnh và ông Nguyễn Văn A chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./

Nơi nhận:

• Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND tỉnh;

• Lưu: VT.

TM.UBND TỈNH CHỦ TỊCH Nguyễn Văn B BÀI 02

XỬ LÝ VĂN BẢN VỚI LIBREOFFICE WRITER

Sau khi hoàn thành bài này, bạn có thể nắm được:

• Cách mở đóng phần mềm xử lý văn bản

• Nhận biết các thanh chức năng và thanh công cụ

• Cách thay đổi các giá trị mặc định ban đầu

• Các kiểu tập tin dùng để lưu văn bản

• Cách sử dụng bộ gõ tiếng Việt

• Các thao tác với bàn phím khi soạn thảo văn bản

• Bố cục chung của văn bản

• Quy định về khổ giấy, định dạng lề, phông chữ trong văn bản

• Nhúng các đối tượng vào văn bản

• Tìm kiếm, thay thế ký tự, từ, cụm từ trong văn bản

• Cách xử lý lỗi hiển thị trong văn bản

2.1 Cách mở, đóng phần mềm xử lý văn bản LibreOffice Writer

Có rất nhiều cách có thể mở phần mềm LibreOffice Writer Tuỳ vào mục đích làmviệc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong các cách sau đây để khởiđộng:

Cách 1: Chọn từ bảng điều khiển sau đó nhập LibreOffice Writer (Hình 2.1)

Hình 2.1 Mở LibreOffice Writer từ bảng điều khiển

Cách 2: Chọn biểu tượng LibreOffice Writer trên thanh thực đơn bên trái mànhình

Hình 2.2 Cửa sổ soạn thảo của LibreOffice Writer

Để đóng phần mềm chúng ta có thể Click chuột vào biểu tượng phía trên

góc trái màn hình hoặc từ thực đơn Tập tin->Thoát khỏi LibreOffice Writer (Ctrl+Q) (Hình 2.3)

Hình 2.3 Hộp thoại đóng phần mềm LibreOffice Writer

2.2 Nhận biết các thanh chức năng và thanh công cụ

Sau khi khởi động, màn hình làm việc của LibreOffice Writer có dạng nhưsau (Hình 2.4):

Hình 2.4 Thanh công cụ trong LibreOffice Writer

Thanh tiêu đề: Hiển thị tên chương trình LibreOffice Writer và tên tài liệu đang

soạn thảo

Thanh thực đơn: Chứa các lệnh gọi chức năng của LibreOffice Writer trong khi

làm việc Bạn phải dùng chuột để mở các chức năng này, cũng có thể sử dụng tổhợp phím tắt để gọi nhanh tới một số chức năng

Thanh công cụ: Chứa biểu tượng của các lệnh thường dùng.

Thanh công cụ định dạng: Chứa các biểu tượng của các lệnh định dạng cho văn

bản

Thanh thước kẻ: Gồm 2 thước bao viền trang văn bản Sử dụng thước này bạn có

thể điều chỉnh được lề trang văn bản, cũng như thiết lập các điểm dịch (tab) một

cách đơn giản và trực quan.

Vùng soạn thảo: Là nơi để chế bản tài liệu Bạn có thể gõ văn bản, định dạng,

chèn các hình ảnh lên đây Nội dung trong vùng này sẽ được in ra máy in khi sửdụng lệnh in

Thanh trạng thái: Giúp bạn biết được một vài trạng thái cần thiết khi làm việc Ví

dụ: bạn đang làm việc ở trang nào, hàng bao nhiêu,…

Thanh cuộn: Các thanh này nằm ở bên phải và phía dưới cửa sổ Writer, bên trong

có các mũi tên và thanh trượt dùng để di chuyển tài liệu lên, xuống hoặc sang phải,trái

2.2.1 Cách thay đổi các thiết đặt mặc định ban đầu

Để thay đổi các thiết đặt mặc định ban đầu như chọn phông chữ, định dạng

trang, thay đổi các chế độ hiển thị… Từ thực đơn Công cụ->Tùy chọn (Hình 2.5)

Hình 2.5 Hộp thoại thay đổi các giá trị mặc định ban đầu

Một số ví dụ về thay đổi các thiết đặt mặc định ban đầu thường dùng:

Thay đổi chế độ tự động lưu văn bản trong một khoảng thời gian nhất định

Từ thực đơn Công cụ->Tùy chọn->Nạp/Lưu->Chung sau đó thay đổi thời gian

lưu thông tin tự động phục hồi sau một số phút (Hình 2.6)

Hình 2.6 Hộp thoại thay đổi chế độ tự động lưu văn bản

Thay đổi phông và kích cỡ chữ chữ mặc định sang Time New Roman Từ

thực đơn Công cụ->Tùy chọn->LibreOffice Writer->Phông cơ bản (Tây) (Hình

2.7)

Hình 2.7 Thay đổi các giá trị phông chữ mặc định

Thay đổi đơn vị tính trên thanh thước kẻ Từ thực đơn Công cụ->Tùy

chọn-> LibreOffice Writer-chọn->Chung (Hình 2.8)

Hình 2.8 Thay đổi đơn vị tính trên thanh thước kẻ

2.2.2 Các kiểu tập tin dùng để lưu văn bản

Mặc định một văn bản được soạn trên phần mềm soạn thảo LibreOffice

Writer có kiểu tập tin odt Tuy nhiên phần mềm cũng có thể được lưu với nhiều

kiểu tập tin khác nhau tùy vào yêu cầu người dùng Để lưu một tập tin chọn thực

đơn Tập tin->Lưu mới ->Kiểu tệp (Hình 2.9)

Hình 2.10 Lựa chọn xuất tập tin PDF

2.3 Biên tập nội dung văn bản

2.3.1 Một số thao tác soạn thảo cơ bản

Sử dụng bộ gõ tiếng Việt: Từ năm 2001 Chính phủ đã ban hành tiêu chuẩn

bộ mã chữ Tiếng Việt trên máy tính TCVN:6909 sử dụng phông chữ Unicode.Hiện nay có hai cách gõ Tiếng Việt chính là kiểu gõ Telex được sử dụng rộng rãi

ở các tỉnh phía Bắc còn VNI được sử dụng rộng rãi ở phía Nam Phần mềm gõtiếng Việt là phần mềm Unikey với kiểu gõ Telex Sau khi đã cài bộ gõ Unikey vàkiểu gõ phải là tiếng Việt với biểu tượng

Sử dụng bàn phím: Bật Tiếng Việt (nếu bạn muốn gõ Tiếng Việt) và sử

dụng những thao tác soạn thảo, thông thường để soạn thảo tài liệu:

Các phím ký tự a, b, c, , z

Các phím số từ 0 đến 9

Các phím dấu: ‘ , > < ? [ ] { }…

Sử dụng phím Shift để gõ chữ in hoa và một số dấu.

Sử dụng phím Caps Lock để thay đổi kiểu gõ chữ in hoa, chữ thường.

Sử dụng phím Enter đển ngắt đoạn văn bản.

Sử dụng phím Tab để dịch điểm dừng Tab.

Sử dụng phím Space Bar để chèn dấu cách.

Sử dụng các phím mũi tên: ←↑→↓ để dịch chuyển con trỏ trên tài liệu

Sử dụng phím Page Up và Page Down để dịch chuyển con trỏ về đầu hoặc

cuối từng trang màn hình

Sử dụng phím Home, End để đưa con trỏ về đầu hoặc cuối hàng văn bản.

Sử dụng phím Delete để xoá ký tự văn bản đứng kề sau điểm trỏ.

Sử dụng phím Backspace để xoá ký tự đứng kề trước điểm trỏ.

2.3.2 Xác định nội dung văn bản

Nội dung của văn bản được quy định tại Thông tư Số: 25/2011/TT-BTP ngày

27 tháng 12 năm 2011 quy định cách thức trình bày nội dung một văn bản baogồm: phần mở đầu, phần nội dung và phần kết thúc

Kỹ thuật trình bày nội dung văn bản gồm kỹ thuật trình bày bố cục chung củavăn bản; kỹ thuật trình bày bố cục phần, chương, mục, điều, khoản, điểm; cách đặtcâu, cách sử dụng ngôn ngữ trong văn bản

Bố cục của văn bản

1 Tùy theo nội dung văn bản có phạm vi điều chỉnh rộng hoặc hẹp có thể lựachọn một trong các cách bố cục sau đây:

a) Phần, chương, mục, điều, khoản, điểm;

b) Chương, mục, điều, khoản, điểm;

c) Mục, điều, khoản, điểm;

d) Điều, khoản, điểm;

đ) Khoản, điểm

2 Phần, chương, mục, điều trong văn bản phải có tiêu đề Tiêu đề là cụm từchỉ nội dung chính của phần, chương, mục, điều

3 Nội dung văn bản được trình bày như sau:

a) Phần nội dung (văn bản) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều

cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống hàng, chữ đầu hàng có

thể lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các hàng hay cách hàng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách hàng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên.

b) Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều,khoản, điểm thì trình bày như sau:

Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trênmột hàng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữđứng, đậm Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã Tiêu đề (tên) củaphần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một hàng riêng, canhgiữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự củamục dùng chữ số Ả Rập Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh giữa,bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;

Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường,

cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự códấu chấm; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;

Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấuchấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản

có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một hàng riêng, bằngchữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;

Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tựabc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ củaphần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng

Văn bản ban hành kèm theo văn bản khác

Trường hợp văn bản được ban hành kèm theo văn bản khác thì văn bản đượcchia làm hai phần gồm văn bản ban hành kèm theo và văn bản được ban hành kèmtheo

Phần văn bản ban hành kèm theo chứa đựng các nội dung quy định về việcban hành kèm theo văn bản khác, tổ chức thực hiện và hiệu lực của văn bản

Phần văn bản được ban hành kèm theo chứa đựng các quy định cụ thể củavăn bản Tùy theo nội dung, phần văn bản được ban hành kèm theo có thể bố cụctheo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm

Kỹ thuật trình bày hình thức văn bản bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định

lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểuchữ và các chi tiết trình bày khác Ví dụ:

Quy định về khổ giấy: Bản gốc văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 có

kích thước chiều rộng là 210 mét (mm) và kích thước chiều dài là 297 mét (mm) Các kích thước này được phép sai số 0,2 mi-li-mét (mm)

Phông chữ: Phông chữ của văn bản phải là phông chữ của bộ mã ký tự chữ

Việt (phông chữ tiếng Việt Unicode) theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN6909: 2001

Đánh số trang văn bản: Trang của văn bản gồm nhiều trang được đánh số

thứ tự bằng chữ số Ả Rập liên tục từ trang thứ hai đến trang cuối của văn bản, ở

giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản hoặc bên phải theo chiềungang trong phần lề dưới của văn bản.

2.3.3 Nhúng các đối tượng vào văn bản

Nhúng các đối tượng vào văn bản sử dụng ứng dụng văn phòng LibreOffice,việc đầu tiên chúng ta phải xác định các đối tượng cần nhúng

Để nhúng các đối tượng, từ của sổ soạn thảo chọn Chèn->Đối tượng->Đối tượng OLE (Hình 2.11)

Hình 2.11 Nhúng đối đượng là các OLE Objects

OLE Object: Chèn thêm các đối tượng là Bảng tính, Biểu đồ, Trình chiếu, Công thức toán học Người dùng có hai lựa chọn là tạo mới và chèn các đối tượng đã

tồn tại (Hình 2.12)

Hình 2.12 Nhúng các đối tượng OLE

Plugin: Chèn thêm các đối tượng vào tài liệu theo đường dẫn (Hình 2.13)

Hình 2.13 Nhúng các đối tượng là Plugin

Công thức: Chèn các đối tượng là các Công thức toán học vào văn bản (Hình

2.14)

Hình 2.14 Nhúng đối tượng là các công thức

Đồ thị: Chèn đối tượng là các biểu đồ vào văn bản (Hình 2.15)

Hình 2.15 Nhúng đối tương là các biểu đồ

2.3.4 Tìm kiếm, thay thế ký tự, từ và cụm từ trong văn bản

Tính năng tìm kiếm và thay thế trong LibreOffice Writer giúp tìm kiếm văn bản,đồng thời giúp thay thế một cụm từ bởi một cụm từ mới một cách nhanh chóng và chínhxác Điều này giúp ích rất nhiều khi bạn phải làm việc với một tài liệu có số lượng tranglớn

Tìm kiếm văn bản

Để tìm kiếm một cụm từ trong tài liệu của mình, làm như sau:

Chọn vùng văn bản muốn tìm kiếm, nếu không lựa chọn một vùng văn bản,LibreOffice Writer sẽ thực hiện tìm kiếm trên toàn bộ tài liệu

Vào thực đơn Xem->Tìm và thay thế hoặc nhấn tổ hợp phím <Ctrl>+F, khi

đó hộp hội thoại Tìm và thay thế xuất hiện (Hình 2.16):

Hình 2.16 Tìm kiếm và thay thế văn bản

Gõ từ cần tìm kiếm vào mục Tìm kiếm và Thay thế bằng sau đó chọn Tìm hoặc Tìm tất cả.

Thiết lập các tuỳ chọn tìm kiếm như sau:

So sánh hoa/thường: Tìm kiếm từ hay cụm từ có phân biệt chữ hoa, chữ

2.3.5 Cách xử lý lỗi trong hiển thị văn bản

Đây là tính năng tự động sửa lỗi chính tả rất mạnh trên LibreOffive Writer

Nó giúp tốc độ soạn thảo văn bản của bạn nhanh hơn nhờ những từ viết tắt vàtránh được các lỗi chính tả không cần thiết bởi khả năng tự động sửa lỗi chính tảcủa nó

Thêm một từ viết tắt: Vào thẻ thực đơn Công cụ->Tùy chọn sửa lỗi tự động, hộp thoại Tự động sửa chữa xuất hiện Chọn thẻ Thay thế (Hình 2.17)

Hình 2.17 Hộp thoại thêm một từ viết tắt

Tại ô Thay thế, thêm từ muốn thay thế Ví dụ: Phòng CNTT&TV.

Tại ô Bằng, thêm từ cần thay thế Ví dụ: từ cần thay thế bằng từ viết tắt

Phòng CNTT&TV là Phòng Công nghệ Thông tin và Thư viện

Nhấn nút <<Mới>> để ghi thêm từ này vào danh sách viết tắt của Writer.

Nhấn nút <<OK>>

Xóa đi một từ viết tắt: Vào thẻ thực đơn Công cụ->Tùy chọn sửa lỗi tự động, xuất hiện hộp hội thoại Tự động sửa Chọn thẻ Thay thế.

Tìm từ viết tắt cần xóa bằng cách gõ từ viết tắt vào ô Thay thế.

Nhấn nút <<Xóa>> để xóa cụm từ viết tắt này.

BÀI TẬP THỰC HÀNH

Soạn một văn bản có tên là ”GIẤY MỜI”, định dạng trang theo chuẩn và lưu

tệp tin dưới dạng odt

PHÒNG GD&ĐT PHÚ BÌNH

TRƯỜNG MẦM NON HOA LAN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: 01/GM-MNHL Phú Bình, ngày 30 tháng 08 năm 2014

GIẤY MỜI

Dự lễ khai giảng đầu năm học 2014-2015

Trường mầm non Hoa Lan trân trọng kính mời:

Ông (bà) Nguyễn Văn Hùng

Tới dự lễ khai giảng đầu năm học 2014-2015

Thời gian: Từ 8:30 - 10:30 ngày 05 tháng 09 năm 2014

Địa điểm tại trường mầm non Hoa Lan

Kính mong ông (bà) có mặt đúng giờ./.

Nơi nhận:

- Lưu: VT.

TM BGH NHÀ TRƯỜNG HIỆU TRƯỞNG

Th.S Ngô Hoài Anh

BÀI 03 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

Sau khi hoàn thành bài này, bạn có thể nắm được:

• Định dạng phông chữ và các kiểu hiển thị phông chữ

• Cách thay đổi màu ký tự, màu nền văn bản

• Cách chuyển đổi chữ hoa, chữ thường trong văn bản

• Hiểu thế nào là đoạn văn

• Cách canh chỉnh một đoạn văn

• Cách thiết lập Bullets và Numberings

• Các loại Tab và cách thiết lập

• Cách tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản

• Kiểu dáng (Styles) là gì và cách áp dụng kiểu dáng cho đoạn văn

3.1 Định dạng văn bản text

3.1.1 Định dạng phông chữ và các kiểu hiển thị phông chữ

Cách 1: Chọn khối văn bản muốn định dạng Nhấn chọn các biểu tượng định dạng

ký tự trên thanh công cụ định dạng

Phông chữ : Nhấn vào hộp này để chọn phông chữ

Cỡ chữ : Nhấn vào bên phải hộp này để chọn cỡ chữ

Đậm (Ctrl+B) : Nhấn chuột vào biểu tượng này để in đậm ký tự

Nghiêng (Ctrl+A) : Nhấn chuột vào biểu tượng này để in nghiêng ký tự Gạch dưới (Ctrl+U) : Nhấn chuột vào biểu tượng này để gạch chân ký tự

Cách 2: Chọn khối văn bản muốn định dạng Vào thực đơn Định dạng-> Character-> Phông chữ, xuất hiện hộp hội thoại sau (Hình 3.1):

Hình 3.1 Định dạng phông chữ và kiểu chữ

Chọn phông chữ ở trong hộp Family.

Chọn cỡ chữ trong hộp Cỡ.

Chọn kiểu hiển thị ký tự trong hộp Kiểu.

Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc thiết lập các định dạng ký tự cho đoạnvăn bản đã chọn

3.1.2 Thay đổi màu ký tự và màu nền văn bản

Để chọn màu sắc chữ cho đoạn văn bản bạn thực hiện các thao tác sau:

Bước 1: Chọn đoạn văn bản cần chọn màu chữ cho các ký tự

Bước 2: Nhấn chuột vào biểu tượng Màu phông trên thanh công cụ, khi đó sẽxuất hiện bảng màu cho phép bạn lựa chọn (Hình 3.2)

Hình 3.2 Bảng màu

Tô màu nền văn bản

Cách 1: Chọn đoạn văn bản cần tô nền

Vào thực đơn Định dạng->Đoạn văn->Nền, khi đó xuất hiện hộp hội thoại

sau (Hình 3.3):

Hình 3.3 Hộp thoại tô màu nền

Tại khung Dạng, chọn Màu hoặc Đồ họa:

Màu: Chọn màu trong bảng màu tại khung Màu nền để làm nền cho đoạn

văn bản

Đồ họa: Chọn hình bất kỳ để làm nền cho đoạn văn bản Sau khi chọn Đồ họa sẽ xuất hiện hộp hội thoại sau (Hình 3.4):

Hình 3.4 Hộp thoại chèn hình nền văn bản

Trong phần Tập tin, nhấn chuột vào nút <<Duyệt>> để chọn đường dẫn tới

thư mục chứa hình mà bạn muốn chèn vào làm nền cho đoạn văn bản

Trong phần Kiểu: Xác định kiểu chèn hình nền vào đoạn văn bản

Chọn Vị trí, rồi nhấn chọn nút điểm vị trí cần chèn hình nền trong đoạn văn

bản

Chọn Vùng nếu bạn muốn chèn hình nền phủ toàn bộ không gian của đoạn

văn bản

Chọn Xếp lát nếu bạn muốn chèn hình nền theo kiểu lợp ngói, không gian

văn bản đủ rộng để chứa được bao nhiêu hình nền cần chèn thì sẽ có bấy nhiêuhình nền xuất hiện trên đoạn văn bản đó sau khi bạn chọn mục này

Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận nền văn bản đã chọn

Cách 2: Để chọn màu nền cho văn bản, bạn thực hiện các thao tác sau:

Bước 1: Chọn đoạn văn bản cần tạo màu nền

Bước 2: Nhấn chuột vào biểu tượng Tô sáng trên thanh công cụ Một bảngmàu xuất hiện cho phép bạn chọn lựa (Hình 3.5):

Hình 3.5 Chọn màu nền cho văn bản

Có thể chọn loại màu nền phù hợp bằng cách nhấn chuột lên ô màu cần chọn.

Nếu chọn Không tô đầy tương đương việc chọn màu trắng.

3.1.3 Cách chuyển đổi chữ hoa, chữ thường

Để chuyển đổi chữ hoa - chữ thường, ta chọn đoạn cần chuyển đổi sau đó từ

thực đơn Định dạng->Đổi hoa/ thường (Hình 3.6)

Hình 3.6 Hộp thoại chuyển đổi chữ hoa, thường

Hoa/thường của câu: Định dạng đoạn văn sang chữ hoa, chữ thường

Chữ thường: Chuyển đoạn văn bản sang chữ thường

Chữ hoa: Chuyển đoạn văn bản sang chữ in hoa

Viết hoa mọi từ: Viết hoa chữ cái đầu mỗi từ của đoạn văn bản

Đổi chữ hoa, chữ thường: Viết thường chữ cái đầu mỗi từ của đoạn văn bản

3.2 Định dạng đoạn văn

3.2.1 Khái niệm về đoạn văn

Về hình thức: Đoạn văn là tập hợp của nhiều câu trong văn bản Bắt đầu

bằng chữ viết hoa đầu hàng và kết thúc bằng dấu chấm

Về nội dung: Đoạn văn là một thành phần của văn bản Các câu trong đoạn

phải liên kết với nhau, thống nhất về chủ đề Nội dung đoạn phải thống nhất vớichủ đề văn bản

3.2.2 Căn chỉnh lề đoạn văn

Chọn đoạn văn cần định dạng sau đó chọn thực đơn Định dạng->Đoạn văn

xuất hiện hộp thoại sau (Hình 3.7):

Hình 3.7 Căn chỉnh lề đoạn văn

Thụt lề và giãn cách để thiết lập các thông tin sau

Bên trái đoạn văn: Chọn khoảng cách thụt lề cả đoạn văn bản so với lề trái Bên phải đoạn văn: Chọn khoảng cách thụt lề cả đoạn văn bản so với lề

phải

Dòng đầu: Chọn khoảng cách thụt lề của hàng đầu tiên trong đoạn.

Chọn thẻ Canh lề

Trái: Căn văn bản về bên trái.

Phải: Căn văn bản về bên phải.

Giữa: Căn văn bản vào giữa.