Quản lý công việc thư ký khoa tin học quản lý

Quản lý công việc Thư ký Khoa Tin học quản lý GVHD: Đặng Thái Thịnh BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH KHOA TIN HỌC QUẢN LÝ o0o LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Đề Tài: Đề Tài: QUẢN LÝ CÔNG VIỆC THƢ KÝ KHOA TIN HỌC QUẢN LÝ GVHD : ĐẶNG THÁI THỊNH SVTH : CAO THỊ NGỌC KIỀU MSSV : 108202212 Lớp-Khóa : TH01-K34 TP.HỒ CHÍ MINH - Năm 2012 SVTH: Cao Thị Ngọc Kiều –TH01K34 Page Quản lý công việc Thư ký Khoa Tin học quản lý GVHD: Đặng Thái Thịnh NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN  ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ………………………………………… TP.Hồ Chí Minh, Ngày…Tháng…Năm2012 SVTH: Cao Thị Ngọc Kiều –TH01K34 Page Quản lý công việc Thư ký Khoa Tin học quản lý GVHD: Đặng Thái Thịnh LỜI CẢM ƠN  Bốn năm học tập Trường đại học Kinh Tế Thành Phố Hồ Chí Minh thời gian có ý nghĩa đời em Em xin cảm ơn tất thầy cô Trường đại học Kinh Tế TP.HCM mang đến cho em kiến thức kinh tế thật bổ ích hành trang vững cho em sau trường Em xin chân thành cảm ơn thầy cô Khoa Tin học quản lý tận tình truyền đạt kiến thức kinh nghiệm cho chúng em, thầy cô người cha, người mẹ thứ hai mái nhà Trường đại học Kinh Tế TP.HCM Đây kiến thức vô hữu ích cho công việc em sau Em đặc biệt gửi lời cảm ơn tới Thầy Đặng Thái Thịnh , người hướng dẫn em làm đề tài Thầy tận tình giúp đỡ em từ bắt đầu đến lúc kết thúc đề tài Đề tài đạt thành công phần nhờ vào tận tình thầy Một lần em xin gửi lời cảm ơn đến tất người, người giúp em hoàn thành tốt đề tài SVTH: Cao Thị Ngọc Kiều –TH01K34 Page Quản lý công việc Thư ký Khoa Tin học quản lý GVHD: Đặng Thái Thịnh MỤC LỤC Trang CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN………………………………………………………….6 I Lý chọn đề tài II Mục tiêu, đối tượng phạm vi nghiên cứu CHƢƠNG 2: PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU…………………………………….8 I Tổng quan hệ thống đặt tả yêu cầu hệ thống II Phương pháp phân tích công cụ thực CHƢƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG………………………….9 I Biểu đồ nghiệp vụ Biểu đồ phân rã chức Ma trận thực thể liệu 11 Biểu đồ chức chéo 12 3.1 Quản lý lịch giảng 13 3.2 Quản lý túi 14 3.3 Quản lý công văn đến 15 3.4 Quản lý công văn 16 II Sơ đồ DFD 17 DFD mức ngữ cảnh 17 DFD mức 18 DFD mức 19 3.1 DFD mức 1: 1.0 quản lý lịch giảng 19 3.2 DFD mức 1: 1.0 quản lý túi 19 III Mô hình liệu mức quan niệm 20 IV Mô hình liệu vật lý 21 V Mô hình liệu mức cài đặt 22 VI Sơ đồ dịch chuyển hình 28 SVTH: Cao Thị Ngọc Kiều –TH01K34 Page Quản lý công việc Thư ký Khoa Tin học quản lý GVHD: Đặng Thái Thịnh CHƢƠNG 4: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ……………………………………….32 PHỤ LỤC: HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG…………………………………………… 33 1.Màn hình 33 2.Màn hình quản lý thông tin giảng viên 35 2.1 Tính số tiết giảng dạy 36 Màn hình quản lý thông tin túi 37 3.1 Thông tin túi trễ 38 3.2 Nộp 38 4.Màn hình quản lý môn 39 5.Màn hình quản lý lớp 40 6.Màn hình quản lý công văn đến 41 6.1 Chi tiết công văn đến 42 7.Màn hình quản lý công văn 43 8.Màn hình quản lý hướng dẫn thực tập 44 9.Màn hình quản lý hoạt động 45 SVTH: Cao Thị Ngọc Kiều –TH01K34 Page Quản lý công việc Thư ký Khoa Tin học quản lý GVHD: Đặng Thái Thịnh CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN I/ Lý chọn đề tài Ngày với phát triển không ngừng xã hội, ứng dụng CNTT vào nghiệp vụ quản lý thông tin khoa trường Đại học cần thiết Trường Đại học Kinh tế TPHCM trường lớn với gần 2000 sinh viên năm, công việc quản lý đòi hỏi cần phải tin học hóa Hiên khoa Tin Học Quản Lý chưa có ứng dụng hỗ trợ cho việc quản lý thông tin khoa yêu cầu đặt cần có ứng dụng hỗ trợ việc quản lý thông tin Khoa Với lý mà em lựa chọn đề tài “ Quản lý công việc thƣ ký Khoa Tin học quản lý” làm đề tài tốt nghiệp cuối khóa Đề tài thay lời cảm ơn em thầy cô Khoa Tin Học Quản Lý II/ Mục tiêu, đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Mục tiêu đề tài áp dụng tất kiến thức học vào việc xây dựng hệ thống quản lý cho công việc thư ký khoa, cụ thể công việc thư ký khoa Tin Học Quản Lý Đối tượng nghiên cứu đề tài thiên phân tích thiết kế hệ thống thông tin Sử dụng phương pháp nghiên cứu theo hướng chức Phạm vi nghiên cứu đề tài gói gọn việc ứng dụng hệ thống thông tin vào quy trình tổ chức riêng rẽ, từ khâu khảo sát tìm hiểu quy trình tổ chức, phân tích hệ thống đáp ứng nhu cầu thiết kế thành hệ thống cụ thể để áp dụng vào thực tiễn Chức Quản lý công việc thư ký khoa Thực công tác lưu trữ thông tin quản lý hoạt động giảng viên, gửi mail thông báo nhắc lịch hoạt động, tra cứu thông tin Nhiệm vụ Xây dựng hệ thống quản lý công việc thư ký khoa nhằm tin học hóa công việc cuả cô thư ký, giảm thiểu công việc phải làm thao tác thủ công Tổ chức quản lý thông tin lịch giảng như: lập lịch giảng, thông tin lịch giảng đến giảng viên SVTH: Cao Thị Ngọc Kiều –TH01K34 Page Quản lý công việc Thư ký Khoa Tin học quản lý GVHD: Đặng Thái Thịnh Tổ chức quản lý, lưu trữ thông tin hoạt động giảng viên nhằm đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin làm việc giảng viên như: nhắc lịch nộp thi, thông tin gác thi, thông tin phân công hướng dẫn thực tập, thông tin hoạt động khác Tổ chức quản lý thông tin túi bái thi như: phân công giảng viên chấm bài, nhắc lịch nộp thi, theo dõi túi Tổ chức quản lý phân công hướng dẫn thực tập như: quản lý lịch hẹn gặp sinh viên, quản lý điểm chuyên đề tốt nghiệp, quản lý file chuyên đề SVTH: Cao Thị Ngọc Kiều –TH01K34 Page Quản lý công việc Thư ký Khoa Tin học quản lý GVHD: Đặng Thái Thịnh CHƢƠNG 2: PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU I/ Tổng quan hệ thống đặc tả yêu cầu hệ thống Trường Đại học Kinh tế có tất 13 khoa hoạt động Với số lượng sinh viên trường ước tính gần 20.000 sinh viên hệ quy số lượng lớn sinh viên hệ hoàn chỉnh, vừa học vừa làm, cao học….Cùng với chương trình đào tạo trường Khoa đảm nhiệm giảng dạy số môn chuyên ngành Chính công việc quản lý thư ký khoa nhiều như: xếp lịch giảng, phân công giảng viên chấm thi, quản lý công văn đi, quản lý công văn đến… II/ Phƣơng pháp phân tích công cụ thực    Phương pháp phân tích: Phân tích thiết kế hệ thống theo hướng chức Công cụ thực hiện:  Ngôn ngữ lập trình: Visual Studio C#2010  Hệ quản trị sở liệu: SQL Server 2005 Đề tài viết Windows Form Application với chức cho đối tượng sử dụng sau:  Thư ký khoa: sử dụng chức quản lý lớp, quản lý môn, quản lý giảng viên, quản lý lịch giảng, quản lý thi, quản lý công văn đến, công văn đi, phân công hướng dẫn thực tập, quản lý điểm chuyên đề tốt nghiệp, quản lý lịch hoạt động giảng viên sử dụng chức lập báo cáo để lập bao cáo chi tiết tổng hợp Với lý thời gian ngắn, kiến thức hạn hẹp, kỹ lập trình nên đề tài giới hạn, nghiên cứu vấn đề sau :        Quản lý lịch giảng Quản lý thi Quản lý công văn đến Quản lý công văn Quản lý lịch hướng dẫn thực tập Quản lý điểm chuyên đề tốt nghiệp Quản lý lịch hoạt động giảng viên SVTH: Cao Thị Ngọc Kiều –TH01K34 Page Quản lý công việc Thư ký Khoa Tin học quản lý GVHD: Đặng Thái Thịnh CHƢƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG I/ Biểu đồ nghiệp vụ 1/ Biểu đồ phân rã chức Hệ thống Quản lý Quản lý Quản lý Quản lý lịch giảng thi giảng viên Quản lý Phân công Quản lý Phân công lịch giảng chấm Quảnsốlýtiết Tính giảng dạy Quản lý Gửi mail nhắc lịch Gửi mail lịch giảng SVTH: Cao Thị Ngọc Kiều –TH01K34 Quản Quảnlýlýlịch thực tập tốt nghiệp QL lịch hoạt động khác Quản lý thông tin giảng viên Quản lý công văn đến Thêm công Quản lý văn đến Gửi mail công văn đến Quản lý công văn Thêm công văn Gửi mail công văn, xét duyệt Quản lý Page Quản lý công việc Thư ký Khoa Tin học quản lý GVHD: Đặng Thái Thịnh  Mô tả chi tiết chức   Chức Quản lý lịch giảng :Đầu học kỳ thư ký nhận thời khóa biểu Phòng Ban Trường gửi xuống Dựa lịch phân công nhà trường Trưởng môn lập lịch giảng phân công giảng viên giảng dạy.Sau gửi lịch giảng cho thư ký thư ký cập nhật lịch giảng vào hệ thống gửi mail lịch giảng cho giảng viên Trước ngày khai giảng thư ký gửi mail lại lần Cuối năm thư ký thông kê số tiết giảng dạy giảng viên cung cấp cho Phòng Ban Trường Chức Quản lý thi: Sau nhận túi thi từ phòng Khảo thí, thư ký phân công giảng viên chấm ghi nhận thời gian phải giao cho phòng khảo thí Trước thời gian nộp ngày thư ký gửi mail nhắc nhở nộp Khi giảng viên nộp thư ký ghi nhận thời gian nộp giảng viên lưu file bảng điểm vào hệ thống Bao gồm chức sau:  Tạo thông tin túi  Phân công chấm  Gửi mail nhắc nộp  Lưu thông tin bảng điểm  Chức Quản lý Công văn đến: Khi nhận công văn từ Trường gửi xuống, thư ký xem xét nội dung gửi mail cho người có liên quan Nếu công văn có liên quan đến Các lớp thuộc khoa quản lý gửi mail cho lớp trưởng  Chức Quản lý Công văn đi: Khi có công văn cần gửi thư ký gửi mail nội dung công văn cho người có liên quan để duyệt xem xét  Chức Quản lý giảng viên: bao gồm quản lý thông tin cá nhân giảng viên Khi tham gia hoạt động giảng dạy, ngoại khóa, gác thi, lịch hướng dẫn làm chuyên đề thực tập ….thì giảng viên phải cung cấp thông tin cho thư ký khoa để nhập thông tin vào hệ thống để hỗ trợ cho việc tra cứu thông tin hoạt động  Chức Quản lý hƣớng n thực t p tốt nghiệp: Sau nhận lịch phân công hướng dẫn thực tập thư ký khoa cập nhật thông tin vào hệ thống, cuối đợt sau chấm điểm đề tài giảng viên cung cấp bảng điểm , file chuyên đề cho thư ký để cập nhật vào hệ thống SVTH: Cao Thị Ngọc Kiều –TH01K34 Page 10 Quản Lý Lịch Hướng Dẫn Thực Tập Quản lý công việc Thư ký Khoa Tin học quản lý GVHD: Đặng Thái Thịnh Phân công hướng dẫn Sửa Thông Tin Hướng dẫn Tra Cứu Thông Tin Báo Cáo Quản Lý Lớp Thêm Thông Tin Lớp Sửa Thông Tin Lớp óa Lớp SVTH: Cao Thị Ngọc Kiều –TH01K34 Page 32 Quản lý công việc Thư ký Khoa Tin học quản lý GVHD: Đặng Thái Thịnh CHƢƠNG 4: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Bằng ngôn ngữ lập trình Visual C#2010 hệ quản trị sở liệu SQL 2005, em hoàn thành chức phần mềm Quản lý công việc thư ký khoa THQL  Phần mềm giải vấn đề sau :  Quản lý việc phân công lịch gảng  Quản lý phân công chấm thi, nhắc lịch nộp lưu bảng điểm  Quản lý thông tin công văn đến, gửi mail công văn đến cho người có liên quan  Quản lý thông tin công văn đi, gửi mail công văn đến người có liên quan để duyệt  Quản lý thông tin hoạt động giảng viên, tra cứu thông tin giảng viên  Quản lý lịch phân công hướng dẫn thực tập, chuyên đề tốt nghiệp, điểm chuyên đề  Cung cấp báo cáo cần thiết, thiết kế báo cáo đẹp  Những hướng phát triển phần mềm :  Quản lý tất thông tin hoạt động giảng viên  Quản lý hướng dẫn thực tập chi tiết hơn, quản lý đểm giảng viên chấm chéo , giảng viên hướng dẫn  Sắp xếp lịch hẹn giảng viên SVTH: Cao Thị Ngọc Kiều –TH01K34 Page 33 Quản lý công việc Thư ký Khoa Tin học quản lý GVHD: Đặng Thái Thịnh PHỤ LỤC: HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG Màn hình Khi mở chương trình hình mở Màn hình bao gồm:  Bên trái hình chức hệ thống :  Quản lý thi  Quản lý giảng viên  Quản lý công văn  Quản lý công văn đến  Quản lý môn SVTH: Cao Thị Ngọc Kiều –TH01K34 Page 34 Quản lý công việc Thư ký Khoa Tin học quản lý GVHD: Đặng Thái Thịnh  Quản lý lớp  Quản lý lịch hướng dẫn thực tập  Quản lý hoạt động Khi người dùng đăng nhập vào hệ thống phần mềm hiển thị Dashboard Đây Tabpage mặc định load đầu tiên, hình mà người dùng thực tìm kiếm nhanh thông tin, thực nhanh chức Bao gồm: Thông tin túi bài, Thông tin giảng viên, Thông tin Công văn đến, Thông tin Công văn  Chức Thông tin túi : cho phép thêm thông tin túi bài, sửa thông tin , gửi mail túi trễ hạn, gửi mail nhắc lịch nộp bài, hiển thị thông báo  Chức Thông tin giảng viên: cho phép thêm giảng viên,sửa thông tin giảng viên, thêm thông tin hoạt động, tra cứu hoạt động giảng viên theo thời gian  Chức Thông tin công văn đến: cho phép thêm công văn đến, sửa thông tin công văn đến, gửi mail công văn đến, tra cứu tìm kiếm công văn  Chức Thông tin công văn đi: cho phép thêm công văn đi, sửa thông tin công văn đi, gửi mail công văn đi, tra cứu tìm kiếm công văn SVTH: Cao Thị Ngọc Kiều –TH01K34 Page 35 Quản lý công việc Thư ký Khoa Tin học quản lý GVHD: Đặng Thái Thịnh 2.Quản lý giảng viên Trên hình quản lý giảng viên gồm chức chính: Insert, Edit, Delete , Tính số tiết giảng dạy giảng viên  Groupbox thông tin giảng viên thể thông tin giảng viên để điền thông tin insert Edit  Button Tính số tiết giảng dạy : thực tính số tiết giảng dạy  Button OK: dùng để xác nhận thực thao tác  Button Cancel: dùng để hủy thao tác  Datagridview thể danh sách giảng viên gồm thông tin: Mã giảng viên, tên giảng viên, ngày sinh, địa chỉ, email, số điện thoại Có thể tìm kiếm thông tin column datagridview, group theo column SVTH: Cao Thị Ngọc Kiều –TH01K34 Page 36 Quản lý công việc Thư ký Khoa Tin học quản lý GVHD: Đặng Thái Thịnh 2.1 Tính số tiết giảng dạy     ComboBox học kỳ: dùng để chọn học kỳ để tính số tiết giảng dạy Button em: dùng để hiển thị danh sách lên Datagridview bên Button Ok: để xác nhận thao tác Button Cancel: dùng để hủy thao tác SVTH: Cao Thị Ngọc Kiều –TH01K34 Page 37 Quản lý công việc Thư ký Khoa Tin học quản lý GVHD: Đặng Thái Thịnh 3.Quản lý thông tin túi         Button New: dùng để thêm túi Button Edit: dùng để sửa thông tin túi Button Delete: dùng để delete túi GroupBox Thông báo: hiển thị thông báo danh sách túi trễ hạn tới hạn nộp Button Report : dùng để hiển thị report theo thông tin datagridview Button Túi trễ hạn: view danh sách túi trễ hạn Button Nộp bài: dùng để update thông tin túi giảng viên đến nộp Gửi mail nhắc lịch: gửi mail nhắc lịch cho giảng viên tới hạn nộp SVTH: Cao Thị Ngọc Kiều –TH01K34 Page 38 Quản lý công việc Thư ký Khoa Tin học quản lý GVHD: Đặng Thái Thịnh 3.1 Thông tin túi trễ hạn Hiển thị thông tin túi trễ hạn người dùng gửi mail nhắc nộp cho giảng viên cách click vào Button Gửi mail bên 3.2 Nộp SVTH: Cao Thị Ngọc Kiều –TH01K34 Page 39 Quản lý công việc Thư ký Khoa Tin học quản lý GVHD: Đặng Thái Thịnh 4.Quản lý Môn     Button New: dùng để thêm thông tin Môn Button Edit: dùng để sửa thông tin Môn Button Delete: dùng để delete Môn GroupBox Thông tin môn: dùng để chứa thông tin chi tiết Môn dùng cho Insert Edit  Datagridview dùng để hiển thị danh sách môn, cho phép filter column group SVTH: Cao Thị Ngọc Kiều –TH01K34 Page 40 Quản lý công việc Thư ký Khoa Tin học quản lý GVHD: Đặng Thái Thịnh 5.Quản lý Lớp     Button New: dùng để thêm thông tin Lớp Button Edit: dùng để sửa thông tin Lớp Button Delete: dùng để delete Lớp Datagridview dùng để hiển thị danh sách môn, cho phép filter column group SVTH: Cao Thị Ngọc Kiều –TH01K34 Page 41 Quản lý công việc Thư ký Khoa Tin học quản lý GVHD: Đặng Thái Thịnh 6.Quản lý công văn đến  Button Danh sách gửi mail: dùng để gửi mail danh sách công văn đến  Datagridview Công văn đến: hiển thị danh sách công văn đến  Datagridview Chi tiết công văn đến: hiển thị danh sách chi tiết công văn đến theo Mã công văn đến chon bên Datagirdview Công văn đến  GroupBox tìm kiếm thông tin: dùng để tìm kiếm thông tin công văn hiển thị kết lên tren Datagridview Công văn đến  PictureBox: dùng để view hình ảnh công văn SVTH: Cao Thị Ngọc Kiều –TH01K34 Page 42 Quản lý công việc Thư ký Khoa Tin học quản lý GVHD: Đặng Thái Thịnh 6.1 Chi tiết công văn đến Màn hình dùng để soạn mail gửi công văn đến cho giảng viên SVTH: Cao Thị Ngọc Kiều –TH01K34 Page 43 Quản lý công việc Thư ký Khoa Tin học quản lý GVHD: Đặng Thái Thịnh Công văn  Button Danh sách gửi mail: dùng để gửi mail danh sách công văn  Datagridview Công văn đi: hiển thị danh sách công văn  Datagridview Chi tiết công văn đến: hiển thị danh sách chi tiết công văn đến theo Mã công văn đến chon bên Datagirdview Công văn đến  GroupBox tìm kiếm thông tin: dùng để tìm kiếm thông tin công văn hiển thị kết lên tren Datagridview Công văn đến SVTH: Cao Thị Ngọc Kiều –TH01K34 Page 44 Quản lý công việc Thư ký Khoa Tin học quản lý GVHD: Đặng Thái Thịnh Quản lý Hướng dẫn thực tập SVTH: Cao Thị Ngọc Kiều –TH01K34 Page 45 Quản lý công việc Thư ký Khoa Tin học quản lý GVHD: Đặng Thái Thịnh Quản lý hoạt động SVTH: Cao Thị Ngọc Kiều –TH01K34 Page 46 ... 15 Quản lý công việc Thư ký Khoa Tin học quản lý GVHD: Đặng Thái Thịnh 3.4 Quản lý công văn Quản lý công văn Giảng viên Thư ký khoa Soạn công văn Công văn Công văn Giảng viên Phase Gửi mail công. .. Page 13 Quản lý công việc Thư ký Khoa Tin học quản lý GVHD: Đặng Thái Thịnh 3.3 Quản lý thông tin giảng viên Quản lý thông tin giảng viên Giảng viên Thư ký khoa Thông tin giảng viên Thông tin sinh... Page 21 Quản lý công việc Thư ký Khoa Tin học quản lý V GVHD: Đặng Thái Thịnh Mô hình liệu mức cài đặt SVTH: Cao Thị Ngọc Kiều –TH01K34 Page 22 Quản lý công việc Thư ký Khoa Tin học quản lý GVHD: