Huong dan su dung va thuc hanh ke toan AB

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG ABC.Net®SSE Mục lục PHẦN I: SƠ LƯỢC Giới thiệu công ty Giới thiệu tài liệu Giải thích ký hiệu viết tắt tài liệu PHẦN II: LÀM QUEN V ỚI PHẦN MỀM ABC.Net®SSE Cài đặt ABC.Net®SSE Khởi động ABC.Net®SSE Giao di ện ABC.Net®SSE Quy định nhập liệu Bảng kê phím tắt phần mềm ABC.Net®SSE PHẦN III: CÁC BƯỚC CƠ BẢN TRONG ABC.Net®SSE BƯỚC 1: TẠO HỆ THỐNG DANH MỤC 1.1 1.2 1.3 1.4 Danh m ục khách hàng, nhà cung c ấp Danh m ục nhóm hàng hoá/vật tư Danh m ục kho Danh m ục từ điển hàng hoá/vật tư Danh m ục nhóm tài sản cố định 1.6 Danh m ục tài sản cố định 1.7 Danh m ục phòng ban/bộ phận 1.8 Danh m ục nhân viên 1.9 Danh m ục tài khoản ngân hàng 1.10 Danh m ục hệ thống tài khoản 1.11 Danh m ục Trung tâm chi phí 1.12 Mục phí 1.5 BƯỚC 2: NHẬP SỐ DƯ BAN ĐẦU 2.1 Số dư chi tiết Tài khoản tiền 2.2 Số dư chi tiết Hàng tồn kho 2.3 Số dư chi tiết Công nợ 2.4 Số dư TSCĐ 2.5 Số dư TK khác BƯỚC 3: NHẬP CHỨNG TỪ PHÁT SINH 3.1 Kế toán Mua hàng 3.1.1 Hóa đơn mua hàng Trả lại hàng mua 3.1.3 Phân b ổ chi phí mua hàng 3.2 Kế toán Bán hàng 3.1.2 Hóa đơn bán hàng 3.2.2 Hàng bán b ị trả lại 3.3 Kế toán Tiền 3.2.1 3.3.1 Thiết lập bút toán thu/chi tự động 3.3.2 Phiếu thu 3.3.3 Phiếu chi 3.3.4 Báo nợ 3.3.5 Báo có 3.4 Kế toán Hàng tồn kho 3.4.1 Phiếu nhập kho nội Phiếu xuất kho nội 3.4.3 Phiếu lắp ráp, phân rã 3.4.4 Phiếu điều chuyển kho 3.5 Kế toán Tài sản cố định 3.5.1 Mua TSCĐ 3.5.2 Điều chỉnh TSCĐ 3.5.3 Thanh lý TSCĐ 3.5.4 Trích kh ấu hao TSCĐ 3.6 Kế toán Công nợ 3.7 Kế toán tổng hợp 3.7.1 Bút toán nh ật ký 3.7.2 Thiết lập bút toán kết chuyển định kỳ 3.7.3 Cân đối tài khoản 3.7.4 Bảng cân đối kế toán 3.4.2 Phần mềm kế toán ABC.Net®SSE – Phiên dành cho doanh nghiệp nhỏ Trang: Kết hoạt động kinh doanh 3.7.6 Tạo bút toán phân bổ/ kết chuyển cuối kỳ 3.7.7 Bút toán khoá s ổ 3.8 Kế toán Thuế 3.8.1 Bảng kê hoá đơn mua vào 3.8.2 Bảng kê hoá đơn bán 3.8.3 Kiểm tra bảng kê hoá đơn 3.8.4 Tra cứu hoá đơn 3.7.5 PHẦN IV: THIẾT LẬP NÂNG CAO Tạo danh sách ngư ời dùng Tạo danh sách nhóm ngư ời dùng Cấp quyền Thiết lập thông tin chung Đổi mật Bảo trì liệu Khoá/Mở chứng từ Lịch sử truy cập Đăng ký b ản quyền 10 Thiết lập năm tài 11 Quy tắc đánh số thứ từ tự động 12 Thiết lập số chứng từ tăng tự động PHẦN V: CÁC THAO TÁC TI ỆN ÍCH, THÔNG DỤNG KHÁC Tìm kiếm Sao chép Thêm, Sửa, Xoá, Lưu Tiện ích Pivot Table Phần mềm kế toán ABC.Net®SSE – Phiên dành cho doanh nghiệp nhỏ Trang: PHẦN I: SƠ LƯỢC Giới thiệu công ty Thành lập 22/11/2007, Công ty Giải Pháp Phần Mềm Việt Trí chuyên nghiên cứu phát triển sản phẩm ERP, với tiêu chí: Đầy đủ tính phải đơn giản thân thiện với người dùng Việt Nam Chúng đặt tên cho giải pháp ABC.Net (Assistant for Business Controller) Đầu năm 2008, phiên ABC.Net thức phát hành Từ đến nay, ABC.Net liên tục cập nhật thêm nhiều tính tách thành nhiều dòng sản phẩm tương ứng với loại hình kinh doanh doanh nghiệp Bằng nỗ lực lao động sáng tạo khoa học công nghệ Việt Trí phấn đấu để trở thành công ty cung cấp giải pháp ERP đầy đủ nhất, tối ưu với giá hợp lý cho khách hàng “Mang lại nhiều lợi ích cho khách hàng mang lại lợi ích cho chúng tôi” Các sản phẩm tiêu biểu:  ABC.Net®ERP: Giải pháp quản lý nguồn lực doanh nghiệp  ABC.Net®SME: Giải pháp quản lý dành cho doanh nghiệp vừa nhỏ  ABC.Net®SSE : Phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp nhỏ  ABC.Net®HRM: Giải pháp quản trị nhân - tính lương – chấm công  ABC.Net®WMS: Quản lý dịch vụ bảo hành  ABC.Net®CRM: Quản lý khách hàng Giới thiệu tài liệu ABC.Net®SSE phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp nhỏ, thiết kế phù hợp với chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) chuẩn mực kế toán quốc tế (IAS) Luôn cập nhật theo thông tư định tài ABC.Net®SSE xây dựng tảng công nghệ Microsoft: Net Framework 3.5SP1, SQL Server, tích hợp hàng loạt tính ưu việt, tự động hóa tất nghiệp vụ kế toán, liệu tài cập nhật giây Là công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp công tác hạch toán kế toán , dễ dùng Quy trình nghiệp vụ trình bày rõ ràng, giúp người không rành kế toán hay vi tính dễ dàng tìm hiểu sử dụng phần mềm thông qua việc đọc tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm kế toán ABC.Net®SSE – Phiên dành cho doanh nghiệp nhỏ Trang: Việt Trí hiểu nhu cầu vô hạn, giải pháp ABC.Net chưa phần đáp ứng nhu cầu Vì để sản phẩm ngày hoàn thiện, Việt Trí mong nhận ý kiến đóng góp từ phía người sử dụng Mọi ý kiến đóng góp xin vui lòng liên hệ: CÔNG TY GI ẢI PHÁP PHẦN MỀM VIỆT TRÍ VP: 407 Vư ờn lài, P Phú Thọ Hoà, Q Tân Phú, TP HCM CN: 145/1 Đư ờng Số 9, P9, Q Gò V ấp, TP HCM ĐT: 08 6684 4557 / 6684 5557 Fax: 08 3831 1773 Email: viettri@abc.net.vn Web: www.abc.net.vn www.phanmemerp.com Giải thích ký hiệu viết tắt tài liệu Ký hiệu Giải thích NSD Người sử dụng VD Ví dụ TK Tài kho ản HĐ Hoá đơn GTGT Giá trị gia tăng BHTT Bán hàng thông thư ờng NV Nhân viên BQGQ Bình quân gia quy ền TSCĐ Tài sản cố định DT Doanh thu CP Chi phí MST Mã số thuế CT Chứng từ TTCP Trung tâm chi phí Phần mềm kế toán ABC.Net®SSE – Phiên dành cho doanh nghiệp nhỏ Trang: PHẦN II: LÀM QUEN V ỚI ABC.Net®SSE Cài đặt ABC.Net®SSE: xem chi tiết tài liệu hướng dẫn cài đặt phần mềm Cách khởi động ABC.Net®SSE Đây thao tácầuđ tiên mà NSD phải thực làm việc với phần mềm ABC.Net®SSE Có cách để khởi động ABC.Net®SSE : Cách 1: Nhấp đúp vào biểu tượng hình desktop (Sau cài đặt thành công, biểu tượng chương trình hiển thị hình Desktop) Cách 2: Vào Start\Programs\VietTri Solutions\ABC.Net SSE\Phan mem ke toan ABC.NetSSE Khi xuất hình đăng nhập: - Chọn mã người dùng, Mật khẩu, Cơ sở liệu Chọn tên sở liệu bạn tạo trước (thường mặc định có sẳn tên) Nếu có nhiều data (cơ sở liệu) chọn vào nút “Đổi Data”, chọn Dữ liệu khác gõ tên liệu bạn tạo Nếu trước bạn chưa tạo liệu để dùng bạn chọn vào “Dữ liệu Demo” để chạy chương trình - Sau nhấp nút “Đăng nhập” Lưu ý: Khi vừa cài đặt xong mã người dùng mặc định Admin Mật trống Phần mềm kế toán ABC.Net®SSE – Phiên dành cho doanh nghiệp nhỏ Trang: Giao diện ABC.Net®SSE Quy định nhập liệu - Nền xanh tô đậm: Ô thông tin nhập tương ứng bắt buộc Phần mềm kế toán ABC.Net®SSE – Phiên dành cho doanh nghiệp nhỏ Trang: Lưu ý: Một số trường hợp xanh tô nhạc mà bắt buộc nhập Khi thấy dấu thông báo tròn màu đ ỏ, vào thông báo để biết thông tin Trường hợp ta cần nhập liệu vào Bảng kê phím tắt phần mềm ABC.Net®SSE Phím tắt Giải thích Ctrl+S Coppy chứng từ F2 Thêm m ới chứng từ (New) F3 Tìm (Find) F4 Sổ danh sách (DropDown) F5 Làm (Refresh) Ctrl+G In phiếu hạch toán Ctrl+E Đóng hệ thống Ctrl+Shift+L Đăng nh ập lại Lưu ý: Ngoài phím tắt thông dụng trên, phần mềm ABC.Net®SSE cho phép NSD thực chức (không dùng chuột) cách sử dụng tổ hợp phím Alt+Phím ký tự gạch chân tên chức Ví dụ phân hệ chức thêm chứng từ thường sử dụng phím Alt+T (T ký tự gạch chân nút “Thêm”) Phần mềm kế toán ABC.Net®SSE – Phiên dành cho doanh nghiệp nhỏ Trang: PHẦN III: CÁC BƯỚC CƠ BẢN TRONG ABC.Net®SSE BƯỚC 1: TẠO HỆ THỐNG DANH MỤC 1.1 Danh mục khách hàng, nhà cung cấp: NSD cần tạo danh mục khách hàng, nhà cung cấp để sử dụng cho nghiệp vụ mua bán hàng Để thêm khách hàng, nhà cung c ấp NSD vào Menu chính, chọn phân hệ Danh mục/ chọn Danh mục khách hàng, nhà cung cấp/ nhấp nút “Thêm” để thêm tên Khách hàng/ nhà cung c ấp Nhập thông tin cần thiết hình Sau nhấp nút “Lưu” để lưu thông tin khách hàng/ nhà cung c ấp Lưu ý:  Nếu khách hàng nhà cung cấp tick vào nút tương ứng Khách hàng, Nhà cung cấp vừa nhà cung cấp vừa khách hàng (sử dụng trường hợp trả hàng) tick chọn hai  Khi không sử dụng Khách hàng/Nhà cung cấp click chọn vào Khách hàng/Nhà cung cấp đó, bấm nút “Sửa”, tick vào nút “Ngưng sử dụng”, sau bấm “Lưu”  NSD xoá hẳn thông tin Khách hàng/Nhà cung cấp khỏi hệ thống không cần thiết sử dụng cách bấm nút “Xoá” với điều kiện Khách hàng/Nhà cung c ấpđó chưa có phát sinh nghi ệp vụ Phần mềm kế toán ABC.Net®SSE – Phiên dành cho doanh nghiệp nhỏ Trang:  NSD nên dùng tên tên viết tắt khách hàng, nhà cung cấp (chữ hoa không dấu) để tạo mã, mục đích dễ tìm nhập liệu Nếu trùng tên kèm theo s ố thứ tự, chữ viết tắt đặc biệt để phân biệt Ví dụ: VIETTRI: Công ty Gi ải Pháp Phần Mềm Việt Trí HPT: Công ty C ổ Phần Hiệp Phước Thành 1.2 Danh mục nhóm hàng hoá/v ật tư: NSD tạo danh mục nhóm hàng hoá/vật tư nhằm mục đích xếp mặt hàng loại vào nhóm để tiện việc quản lý Vào Danh mục/ chọn Phân nhóm hàng hoá, vật tư / nhấp nút “Thêm” để thêm nhóm hàng hoá, vật tư Nhập thông tin cần thiết Mã nhóm, Tên nhóm, chọn Phân nhóm để phân biệt Hàng hoá, Dịch vụ, Sau nhấp “Lưu” để lưu danh m ục nhóm hàng hoá v ừa tạo Lưu ý: Nên dùng ký ựt chữ hoa không dấu để viết tắt tên nhóm hàng hoá/vật tư phù hợp với việc quản lý doanh nghiệp Ví dụ: HH: Hàng hoá HDD: Ổ cứng 1.3 Danh mục Kho: Tạo danh mục Kho để liệt kê Kho Hàng hoá/Vật tư phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh Từ Menu chính, vào Danh mục/ chọn Danh mục kho/ nhấp nút “Thêm” để thêm tên kho Nhập thông tin chung Mã kho hàng, Tên kho hàng Ngoài ra, danh mục kho đòi hỏi NSD phải chọn Tài khoản tồn kho (TK 151 đến 156 mục đích cho biết kho hàng phục vụ mục đích gì) Tài khoản doanh thu/chi phí (khi xuất hàng hệ thống tự ghi nhận doanh thu, chi phí giá vốn theo tài khoản này) Sau nh ấp “Lưu” để lưu danh mục kho Lưu ý:  Nên dùng tên viết tắt kho kèm chữ số để tạo mã kho phù h ợp với việc quản lý doanh nghiệp Ví dụ: KHT: Kho hàng t KVT01 : Kho v ật tư số Phần mềm kế toán ABC.Net®SSE – Phiên dành cho doanh nghiệp nhỏ Trang: 10 - Muốn in báo cáo, chọn nút “Print” góc trái hình để in 5.7.4 Bảng cân đối kế toán: Vào phân hệ Kế toán tổng hợp/ Báo cáo/ chọn Bảng cân đối kế toán Hoặc từ sơ đồ Menu ch ọn nút “Báo cáo tài chính” bấm chọn Bảng cân đối kế toán - Chọn thời gian cần xem ABC.Net®SSE hỗ trợ kiểu tuỳ chọn thời gian in khác Cuối ngày, Cuối kỳ (tháng), Cuối Quý, Cuối năm Và in theo ẫ Mu kiểm tra in theo mẫu Bộ tài Sau nhấp nút “Ok” để xem báo cáo - Muốn in báo cáo, chọn nút “Print” góc trái hình để in 5.7.5 Kết hoạt động kinh doanh: Vào phân h ệ Kế toán tổng hợp/ Báo cáo/ chọn Kết hoạt động kinh doanh Hoặc từ sơ đồ Menu chọn nút “Báo cáo tài chính” bấm chọn Kết hoạt động kinh doanh - Chọn thời gian cần xem ABC.Net®SSE hỗ trợ kiểu tuỳ chọn thời gian in khác Ngày (Từ ngày…Đến ngày), Kỳ (tháng), Quý, Năm Và in theo m ẫu Bộ tài (Quyết định 15 Quyết định 48) Sau nhấp nút “Ok” để xem báo cáo - Muốn in báo cáo, chọn nút “Print” góc trái hình để in Lưu ý: Báo cáo k ết hoạt động kinh doanh tập hợp từ số liệu phân hệ có liên quan khác Vì để đảm bảo tính xác báo cáo đòi hỏi trước xem báo cáo NSD cần xem lại nghiệp vụ liên quan thực đầy đủ hay chưa Các nghiệp vụ cần quan tâm: Chạy đơn giá BQGQ, chạy khấu hao tài sản cố định, bút toán k ết chuyển, phân bổ chi phí, vét số dư công nợ, thủ tục cân kho,… 5.7.6 Tạo bút toán phân bổ/ kết chuyển cuối kỳ: Trong phân h ệ Kế toán tổng hợp, ABC.Net®SSE hỗ trợ nghiệp vụ Tạo bút toán phân bổ/kết chuyển cuối kỳ Định kỳ NSD thực chức để thực lệnh phân bổ, kết chuyển Phần mềm kế toán ABC.Net®SSE – Phiên dành cho doanh nghiệp nhỏ Trang: 33 Vào phân hệ Kế toán tổng hợp/ Xử lý/ chọn Tạo bút toán phân bổ/kết chuyển cuối kỳ - Chọn kỳ kế toán cần phân bổ/ kết chuyển - Chọn tuỳ chọn Bút toán kết chuyển cuối kỳ Bút toán phân bổ cuối kỳ hai - Sau nhấp nút “Ok” để thực lệnh 5.7.7 Bút toán khoá s ổ: Cuối kỳ NSD cần thực thêm Bút toán khoá s ổđể xác định kết kinh doanh Vào phân hệ Kế toán tổng hợp/ Xử lý/ chọn Bút toán khoá sổ Hoặc từ sơ đồ Menu ch ọn nút “Bút toán khoá s ổ” - Chọn kỳ kế toán cần khoá sổ - Chọn tài khoản khoá sổ, Tài khoản lãi chưa phân ph ối (Lợi nhuận năm trước/ Lợi nhuận năm nay) - Sau nhấp nút “Ok” để thực lệnh khoá sổ 5.8 Kế toán Thuế Phân hệ Báo cáo thuế cho phép NSD lập in Bảng kê hoá đơn mua vào, Bảng kê hoá đơn bán 5.8.1 Bảng kê hoá đơn mua vào: Liệt kê tất hóa đơn, chứng từ mua vào kỳ Cách th ực hiện: Từ Menu chọn phân hệ Báo cáo thu ế / chọn Bảng kê hoá đơn mua vào từ sơ đồ Menu nhấp chọn nút “Báo cáo thuế ” sau chọn Bảng kê hoá đơn mua vào - Chọn kỳ kế toán phù hợp - Nhấp nút “Ok” để xem bảng kê trực tiếp từ Phần mềm kế toán ABC.Net®SSE – Phiên dành cho doanh nghiệp nhỏ Trang: 34 phần mềm - Nhấp nút “Excel” đ ể xuất liệu file excel Chọn file excel mẫu (VATInputTemplate – phần mềm chọn mặc định đường dẫn đến file này) Sau bấm nút “Open” để mở - Hoặc muốn xuất liệu phần mềm HTKK thuế để lên bảng kê mua vào, ta chọn nút “HTKK” Chọn file excel mẫu (HKTT Mua vao – phần mềm chọn mặc định đường dẫn đến file này) Sau b ấm nút “Open” để mở 5.8.2 Bảng kê hoá đơn bán ra: Liệt kê tất hóa đơn, chứng từ bán kỳ Cách th ực hiện: - Từ Menu chọn phân hệ Báo cáo thu ế / chọn Bảng kê hoá đơn bán từ sơ đồ Menu nhấp chọn nút “Báo cáo thuế” sau chọn Bảng kê hoá đơn bán - Chọn kỳ kế toán phù hợp - Nhấp nút “Ok” để xem bảng kê trực tiếp từ phần mềm - Nhấp nút “Excel” đ ể xuất liệu file excel Chọn file excel mẫu (VATInputTemplate – phần mềm chọn mặc định đường dẫn đến file này) Sau bấm nút “Open” để mở - Hoặc muốn xuất liệu phần mềm HTKK thuế để lên bảng kê mua vào, ta chọn nút “HTKK” Chọn file excel mẫu (HKTT Ban – phần mềm chọn mặc định đường dẫn đến file này) Sau b ấm nút “Open” để mở 5.8.3 Kiểm tra bảng kê hoá đơn: ABC.Net®SSE hỗ trợ NSD cách kiểm tra bảng kê hoá đơn làm báo cáo thuế Cách th ực hiện: - Từ Menu chọn phân Báo cáo thu ế/ Xử lý/ chọn Kiểm tra bảng kê hoá đơn từ sơ đồ Menu nhấp chọn nút “Báo cáo thuế” sau chọn Kiểm tra bảng kê hoá đơn - Chọn kỳ kế toán cần kiểm tra - Nhấp nút “Kiểm tra” Hệ thống tìm chứng từ có chênh lệch số tiền hạch toán số tiền bảng kê thuế, NSD mở chứng từ cách nhấp đúp vào d òng chứng từ sửa lại cho phù hợp 5.8.4 Tra cứu hoá đơn: Cho phép NSD tìm hoá đơn cần Cách th ực hiện: - Từ Menu chọn phân Báo cáo thuế/ Xử lý/ chọn Tra cứu hoá đơn từ sơ đồ Menu nhấp chọn nút “Báo cáo thuế” sau chọn Tra cứu hoá đơn - Tuỳ chọn tìm kiếm hoá đơn theo: Số hoá đơn, Ngày chứng từ, Ngày hoá đơn, Số Phần mềm kế toán ABC.Net®SSE – Phiên dành cho doanh nghiệp nhỏ Trang: 35 - chứng từ, Tên khách hàng, Địa chỉ, MST, Nghiệp vụ, Mã thuế suất thuế GTGT Sau nhấp nút “Tìm” để tìm Muốn mở hoá đơn cách nhấp nút “Chọn” PHẦN IV: THIẾT LẬP NÂNG CAO Phần trình bày mục đích, ý nghĩa loại thông tin thiết lập vào hệ thống Tạo danh sách người dùng: Danh sách ngư ời dùng danh sách liệt kê tất người quyền sử dụng phần mềm Vào phân h ệ Thiết lập hệ thống/ chọn Danh sách ngư ời dùng - Nhấp nút “Thêm” để tạo thêm người dùng - Nhập thông tin Mã người dùng (Xem thêm hướng dẫn tạo mã phần Hướng dẫn tạo danh mục), Tên người dùng, Mật (nhập lần) hình bên - Nếu người dùng toàn quyền sử dụng chương trình (tương đương với Admin) tick vào nút “Nhà quản trị hệ thống” - Sau nhấp nút “Lưu” để lưu tên người sử dụng Muốn sửa xoá tên người sử dụng lưu, cần click vào dòng tên người đó, nhấp nút “Sửa”/ “Xoá” Nếu sửa th ì nhấp nút “Lưu” để lưu thông tin vừa sửa - Sau tạo danh sách người dùng, muốn người dùng sử dụng tính phần mềm, bạn cần Cấp quyền cho ngư ời dùng - Lưu ý:  Muốn sửa/xóa mật người dùng, bạn nhấp nút “Sửa” gõ lại mật xóa trống, lưu lại  Nếu không cho người quyền sử dụng phần mềm nữa, bạn bấm “Sửa”, click chọn vào dấu “Cấm dùng”, lưu lại Danh sách nhóm ngư ời dùng: Nhóm người dùng dùng để gom nhiều người sử dụng chức vào nhóm Cấp quyền sử dụng theo nhóm nhanh thuận tiện bạn có nhiều người có công việc Vào phân h ệ Thiết lập hệ thống/ chọn Danh sách nhóm ngư ời dùng - Nhấp nút “Thêm” để tạo thêm nhóm người dùng Phần mềm kế toán ABC.Net®SSE – Phiên dành cho doanh nghiệp nhỏ Trang: 36 - Nhập thông tin Mã nhóm người dùng, Tên nhóm ngư ời dùng - Sau nh ấp nút “Lưu” để lưu tên nhóm người dùng Phân nhóm ngư ời dùng:  Nhấp chọn Nhóm người dùng (nhấp vào ô mã tên nhóm ngư ời dùng)  Sau nh ấp vào nút “Danh sách ngư ời dùng”  Màn hình chọn người dùng ra, muốn thêm người dùng vào nhóm, bạn chọn người dùng hộp danh sách “Mã người dùng” bấm nút “Thêm” Phần danh sách người dùng bên liệt kê tất người dùng thuộc nhóm Nếu muốn xóa, bạn chọn tên Người dùng cần xóa, bấm nút “Xóa” Cấp quyền: ABC.Net®SSE cho phép phân quyền (cho người dùng nhóm người dùng) chi tiết đến lệnh menu thao tác xử lý (thêm/sửa/xóa/lưu/in) Để thực phân quyền, bạn vào phân h ệ Thiết lập hệ thống/ chọn Cấp quyền - Loại danh sách: Chọn cấp quyền cho Người dùng nhóm người dùng Cấp quyền cho: chọn người dùng nhóm người dùng cần cấp quyền Phân h ệ: chọn phân hệ cần cấp quyền Trong danh sách menu ra, bạn muốn cấp quyền tick chọn vào ô tương ứng: Run/xem, Add/thêm, Edit/sửa, Delete/xoá, Print/in Phần mềm kế toán ABC.Net®SSE – Phiên dành cho doanh nghiệp nhỏ Trang: 37 Lưu ý:  Bạn cần bấm “Lưu cấp quyền” trước chọn người dùng khác chuyển qua phân h ệ khác  Để cấp quyền nhanh, bạn cấp quyền kiểu loại trừ: bấm “Cấp tất quyền”, sau loại bỏ quyền bạn không muốn cấp  Những ô bạn không tick chọn lệnh menu chức Thiết lập thông tin chung Thiết lập thông tin quy định Đồng tiền hạch toán, sử dụng tỷ giá, quy định kỳ kế toán, kiểu số , Hệ thống ABC.Net®SSE cho phép đổi màu sắc hiển thị báo cáo thông qua trang Định dạng báo cáo Vào phân h ệ Thiết lập hệ thống/ chọn Thiết lập thông tin chung Nhấp nút “Sửa” để thay đổi trường cho thích hợp - Đồng tiền hạch toán: VND, USD - Sử dụng tỷ giá hạch toán - Cho phép chi âm qu ỹ: tick chọn hệ thống cho phép chi ti ền cao số tiền có quỹ - Cho phép xuất âm kho: tick chọn  hàng hoá chưa đ ủ kho cho làm phiếu xuất - Kỳ kế toán nhập số dư: chọn kỳ (năm/tháng) cần nhập số dư - Kỳ kế toán hành: k ỳ mặc định để in báo cáo Khi chọn báo cáo cần in kỳ kế toán mặc định kỳ hành - Kỳ kế toán mở sổ/ đóng sổ: Là khoảng thời gian cho phép NSD nhập chứng từ Dùng để khóa tháng/năm, ngăn ngừa nhập thêm liệu vào báo cáo tháng/năm cũ làm xong (khoá s ổ) - … - Xong nhấp nút “Lưu” để lưu thiết lập Đổi mật Vào phân h ệ Thiết lập hệ thống/ chọn Đổi mật - Nhập mật cũ - Nhập mật (2 lần) Phần mềm kế toán ABC.Net®SSE – Phiên dành cho doanh nghiệp nhỏ Trang: 38 Nhấp nút “Ok” để đồng ý thay đổi Lưu ý: NSD thay đổi mật từ dường dẫn: Menu/Thiết lập hệ thống/Danh sách người dùng  Sửa  nhập lại mật  Lưu Bảo trì sở liệu Nhằm đảm bảo an toàn cho sở liệu kế toán doanh nghiệp tốc độ xử lý liệu hệ thống nhanh gọn, định kỳ NSD cần thực chức “Bảo trì Cơ sở liệu” từ phần mềm Cách thực hiện: Từ Menu chính, chọn mũi tên cạnh nút biểu tượng chương trình góc trái phía hình Click chọn Phần mềm kế toán ABC.Net®SSE – Phiên dành cho doanh nghiệp nhỏ Trang: 39 Chọn Bảo trì Cơ sở liệu Nhấp chọn tiêu chí bảo trì: • Clean Database • • • Shrink database files Shrink database logs Backup Database - Hệ thống mặc định lưu file Backup vào nơi lưu liệu chương tr ình NSD - thay đổi cách nhấp vào nút “Browse”, chọn đường dẫn đến nơi cần lưu, đặt tên, sau b ấmnút “Save” Xong nhấp nút “Ok” để hoàn tất nghiệp vụ bảo trì Khoá/Mở chứng từ Cho phép NSD khóa sổ toàn chứng từ nhập liệu khoảng thời gian định Sau thực thao tác khóa sổ toàn chứng từ trước ngày khóa sổ không sửa lại Ngược lại muốn sửa chứng từ khoá, NSD sử dụng chức mở chứng từ Cách thực hiện: Tick chọn - Vào phân h ệ Thiết lập hệ thống/ Xử lý/ chọn Khoá/Mở chứng từ Chọn kỳ kế toán cần khoá/m - Click chọn Khoá chứng từ Mở khoá chứng từ - Chọn nghiệp vụ cần khoá mở (tick trực tiếp vào nút nghiệp vụ) Muốn chọn hết tick vào nút tick sẳn Ngược lại muốn bỏ hết tick vào nút trắng bên cạnh - Xong nh ấp nút “Ok” để hoàn tất nghiệp vụ khoá/mở chứng từ Lịch sử truy cập ABC.Net®SSE cho phép ghi lại thao tác NSD truy cập vào hệ thống Quản trị hệ thống (Admin) kiểm tra làm gì, liệu gì, lúc nào, máy nào, …Tất thao tác thêm, s ửa, xoá liệu, … hệ thống ghi lại thông tin giúp quản trị hệ thống kiểm soát liệu Phần mềm kế toán ABC.Net®SSE – Phiên dành cho doanh nghiệp nhỏ Trang: 40 Cách thực hiện: - Vào phân h ệ Thiết lập hệ thống/ Xử lý/ chọn Lịch sử truy cập Hệ thống hiển thị toàn b ộ thao tác phát sinh Để tìm thao tác đó, NSD chọn điều kiện để xem như: Mã chức năng, Máy trạm, Người sử dụng, Mã thao tác, Mã nghiệp vụ, Giá trị, Ngày tạo Xong nh ấp nút “Tìm” để thực nghiệp vụ tìm kiếm Đăng ký b ản quyền Từ Menu chính, chọn mũi tên cạnh nút biểu tượng chương trình góc trái phía hình (giống mục Bảo trì liệu) Chọn “Đăng ký quyền” Khi cấp License, NSD chép mã số đăng ký quyền cấp vào mục “Mã khóa quyền”  OK NSD nên đăng ký quyền để sử dụng Phiên Full đảm bảo sở liệu 10 Thiết lập năm tài Vào phân h ệ Thiết lập hệ thống/ chọn Thiết lập năm tài - Hệ thống tạo mặc định cho NSD năm tài theo quy ịnh đ chung t 01/01 đến 31/12 năm từ 2008 đến 2020 Chia theo Kỳ (tháng), Quý, Năm - NSD tạo năm tài khác phù hợp với tình hình cụ thể doanh nghiệp cách nhấp nút “Thêm”, nhập thông tin cần thiết nhấp nút “Lưu” để lưu lại thông tin vừa tạo Thực tương tự cho chức “Sửa”, “Xoá” 11 Quy tắc đánh số chứng từ tự động: ABC.Net®SSE hỗ trợ đánh số chứng từ tăng tự động theo quy tắt người sử dụng tự thiết lập Vào phân h ệ Thiết lập hệ thống/ chọn Quy tắc đánh số chứng từ tự động - Nhấp nút “Thêm” để tạo thêm quy tắc - Nhập thông tin Mã quy tắc, Diễn giải, Chuỗi cố định, Định dạng ngày/tháng/năm (ch ọn hộp thoại),Ký tự phân cách (gạch chéo, gạch ngang) Phần mềm kế toán ABC.Net®SSE – Phiên dành cho doanh nghiệp nhỏ Trang: 41 - Có thể bấm nút “Xem trước” để xem qua chuỗi ký tự số chứng từ vừa tạo xem phù h ợp chưa - Sau nhấp nút “Lưu” để lưu mã quy tắc vừa tạo 12 Thiết lập số chứng từ tăng tự động: Sau bạn thiết lập quy tắt đánh số chứng từ tăng tự động bước trên, để phần mềm hiểu quy tắt đó, bạn cần ánh xạ quy tắt cho loại nghiệp vụ Nếu nghiệp vụ bạn không muốn phần mềm cho số tự động bạn cần bỏ chọn cột Auto# Lúc đó, nghi ệp vụ bạn tự nhập số chứng từ Vào phân h ệ Thiết lập hệ thống/ chọn Thiết lập số chứng từ tăng tự động - Nhấp chọn nút “Sửa” - Trên cột Mã #, nhấp chọn ô tương ứng với mã nghiệp vụ cần thay đổi, bấm nút mũi tên để chọn quy tắc đánh số chứng từ tự động tương ứng nhập bước - Sau nh ấp nút “Lưu” để lưu lại - PHẦN III: CÁC THAO TÁC, TI ỆN ÍCH THÔNG DỤNG KHÁC Khi sử dụng hệ thống ABC.Net®SSE NSD gặp số thao tác giống nhau, thực hầu hết phân hệ như: Phần mềm kế toán ABC.Net®SSE – Phiên dành cho doanh nghiệp nhỏ Trang: 42 Tìm ki ếm ABC.Net®SSE cho phép NSD tìm nhanh chứng từ dựa theo điều kiện lựa chọn Cách thực hiện: - Chọn phân hệ tương ứng với chứng từ cần tìm kiếm từ hình (Menu) Ví dụ Phân hệ “Kế toán tiền” chọn “Phiếu chi tiền mặt” Tìm theo: chọn điều kiện tìm kiếm thích hợp như: Số chứng từ, Ngày chứng từ, Nội dung,… • Toán t ử: Like (giống như), = , > ,< ,… • Giá trị: Nếu tìm theo ngày định dạng giá trị ngày dd/mm/yyyy Dấu “*” đại diện cho ký tự hay nhóm ký tự - Nhấp nút “Tìm” bấm Alt+M (ký tự gạch chân) để tìm chứng từ Kết tìm kiếm hiển thị hình danh sách bên Từ kết tìm kiếm này, NSD có ểth truy ngược chứng từ gốc để xem chi tiết hoặ c sửa cách click đúp chu ột vào dòng chứng từ tìm thấy - Hoặc muốn mở nhanh chứng từ cần tìm ta nhấp nút “Chọn” bấm Alt+C ABC.Net®SSE cho phép tìm chứng từ tất phân hệ khác Mua hàng, Bán hàng, Hàng t ồn kho,… Sao chép • ABC.Net®SSE cho phép NSD thêm nhanh chứng từ với nội dung tương tự chứng từ khác có sẵn hệ thống Chức giúp NSD nhập liệu nhanh hơn, tiết kiệm thời gian Cách thực hiện: Mở chứng từ cần chép VD: Phiếu chi tiền mặt Có cách m phiếu chi: - Cách 1: Nhấp vào nút “Phiếu chi tiền mặt” sơ đ giao diện (Menu) ABC.Net®SSE Phần mềm kế toán ABC.Net®SSE – Phiên dành cho doanh nghiệp nhỏ Trang: 43 Cách 2: Vào phân h ệ Kế toán tiền/nhấp đúp Phiếu chi tiền mặt - Tìm phiếu chi cần chép/ nhấp đúp để mở Bấm Ctrl+S để tạo phiếu chi click vào m ũi tên cạnh nút “Thêm”, chọn “Sao chép” Hệ thống tạo phiếu chi có nội dung phiếu chi cũ NSD cần sửa thông tin cần thiết số tiền, diễn giải,… cho phù hợp với chứng từ Sau b ấm nút “Lưu” để lưu chứng từ ABC.Net®SSE cho phép thực chép chứng từ tất phân hệ khác Mua hàng, Bán hàng, Hàng t ồn kho,… Thêm, Sửa, Xoá, Lưu Trên hình nhập liệu (Phiếu Thu/Chi, Phiếu Mua/Bán hàng, Phiếu Nhập/Xuất, tạo hệ thống Danh mục,…) NSD thấy nút chức năng: - “Thêm” (Phím t ắt: Alt+T): Giúp thêm m ới chứng từ - “Sửa” (Phím t ắt: Alt+S): Dùng đ ể sửa chứng từ “Xóa” (Phím t ắt: Alt+X): Dùng đ ể xóa chứng từ “Khôi phục” (Phím tắt: Alt+K): Quay trạng thái ban đầu (giống thêm chứng từ) “Lưu” (Phím t ắt: Alt+L): Dùng để lưu chứng từ “In” (Phím t ắt: Alt+I): Xem trư ớc in chứng từ “Đóng” (Phím t ắt: Alt+N): Đóng hình nh ập liệu - Tiện ích Pivot Table ABC.Net®SSE hỗ trợ NSD đổ liệu báo cáo nhiều dạng khác Excel, Pdf, Word, Html đặc biệt đỗ liệu dựa vào chức Pivot Table Excel để tạo báo cáo theo ý thích Cách thực hiện: - Từ báo cáo View (đang mở), VD Nhật ký bán hàng Nhấp nút biểu tượng có hình rubic - Click chọn “Tạo mẫu báo cáo mới” “Mở mẫu báo cáo có sẵn” (trường hợp tạo mẫu trước đó) Sau nhấp nút “Ok” bấm Alt+O để mở Hệ thống mở file Excel có giao diện sau: - Phần mềm kế toán ABC.Net®SSE – Phiên dành cho doanh nghiệp nhỏ Trang: 44 - NSD dùng chức kéo - thả để tuỳ biến báo cáo ý muốn Từ bảng Pivot Table - Field List, ch ọn tiêu cần kéo, nhấp chuột thả vào vùng liệu cần lấy số liệu (Vùng tô khung màu xanh) Vùng liệu: chia làm cụm, phân biệt sau: + Drop Page Fields Here (Vùng A): Đây v c + Drop Colum Fields Here (Vùng B): (Thường dùng có nhiều mã phân tích như: Ngày chứng từ, Tên hàng,…) + Drop Row Fields Here (Vùng C): (Thường dùng có mã phân tích như: Tháng, Quý, Năm,…) + Drop Data Items Here (Vùng D): Phần mềm kế toán ABC.Net®SSE – Phiên dành cho doanh nghiệp nhỏ Trang: 45 Lưu ý:  Sau tạo mẫu báo cáo vừa ý, NSD nên lưu lại máy tính Rồi chuyển qua phần mềm, bấm nút Lưu mẫu báo cáo: + Tên báo cáo: Đặt tên cho báo cáo tùy theo ý NSD + Đường dẫn: Bấm nút Browse chọn mẫu báo cáo vừa lưu  Xong bấm OK  Trong danh sách báo cáo có thêm mẫu báo cáo tạo Sau này, cần in báo cáo này, NSD cần DoubleClick vào mẫu báo cáo Chương trình tự động cập nhật lại liệu cho báo cáo theo định dạng thiết kế  Đ , NSD : + A (Vùng lọc liệu) thực việc chọn tiêu thức tự + + B B Sub Total C C + , NSD : p OK + Phần mềm kế toán ABC.Net®SSE – Phiên dành cho doanh nghiệp nhỏ vào vùng D Trang: 46 Phần mềm kế toán ABC.Net®SSE – Phiên dành cho doanh nghiệp nhỏ Trang: 47 ... biểu:  ABC. Net®ERP: Giải pháp quản lý nguồn lực doanh nghiệp  ABC. Net®SME: Giải pháp quản lý dành cho doanh nghiệp vừa nhỏ  ABC. Net®SSE : Phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp nhỏ  ABC. Net®HRM:... mềm kế toán ABC. Net®SSE – Phiên dành cho doanh nghiệp nhỏ Trang: PHẦN II: LÀM QUEN V ỚI ABC. Net®SSE Cài đặt ABC. Net®SSE: xem chi tiết tài liệu hướng dẫn cài đặt phần mềm Cách khởi động ABC. Net®SSE... Giải pháp quản trị nhân - tính lương – chấm công  ABC. Net®WMS: Quản lý dịch vụ bảo hành  ABC. Net®CRM: Quản lý khách hàng Giới thiệu tài liệu ABC. Net®SSE phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp