LẬP KẾ HOẠCH PHÒNG NGỪA VÀ ỨNG PHÓ VỚI RỦI RO THIÊN TAI CHO DOANH NGHIỆP

Đối với những loại RRTT thường xảy ra theo mùa có tính định kỳ bão, lụt, doanh nghiệp cần lập kế hoạch phòng ngừa và ứng phó với RRTT theo định kỳ và gắn với quá trình lập kế hoạch sản x

LẬP KẾ HOẠCH PHÒNG NGỪA VÀ

CHO DOANH NGHIỆP

Tháng 1 năm 2013

Lời cảm ơn

Tài liệu được xây dựng trong khuôn khổ dự án “Đẩy mạnh hợp tác công –

tư trong quản lý rủi ro thiên tai và tăng khả năng chống chịu của cộng đồng tại Việt Nam” do Cơ quan Hợp tác và Phát triển Hoa Kỳ (USAID)

tài trợ

Trung tâm Giáo dục và phát triển xin chân thành cảm ơn sự hỗ trợ của Quỹ Châu Á trong quá trình thực hiện dự án và hoàn thiện tài liệu này Tài liệu không thể hoàn thành nếu không có sự cộng tác và tham gia của các doanh nghiệp trên địa bàn dự án Đặc biệt, sự hỗ trợ tích cực và nhiệt tình của các doanh nghiệp: Công ty Cổ phần (CTCP) Thủy sản Vạn Phần; Công ty Trách nhiệm Hữu hạn (TNHH) Vũ Phong; CTCP Vinatex Đà Nẵng; CTCP Vietronimex Đà Nẵng; CTCP nhà thép tiền chế Thanh Thu; Công ty Bia Huda Huế; CTCP Frit Huế; Công ty TNHH Bình Phú; CTCP Giày Bình Định; CTCP Thiên Phúc; Nhà máy thức ăn chăn nuôi Khánh Hòa (Tổng công ty Khánh Việt); Tổng Công ty Dệt may Hòa Thọ và Tập đoàn Lighthouse

Tài liệu giới thiệu trình tự thực hiện và các kinh nghiệm thực tiễn trong quá trình xây dựng kế hoạch tại các doanh nghiệp trong thời gian qua, cùng với các thông tin và kinh nghiệm ứng phó mà các doanh nghiệp thu được qua các đợt thiên tai liên tiếp đã xảy ra trong quá khứ

Trung tâm Giáo dục và phát triển

Hà Nội tháng 1 năm 2013

Mục lục

1 Giới thiệu 1

2 Nguy cơ bão và lụt 2

3 Trình tự lập kế hoạch 3

3.1 Đánh giá khả năng phòng ngừa và ứng phó với rủi ro thiên tai của doanh nghiệp 3

3.2 Lập kế hoạch 5

4 Phổ biến về bản kế hoạch của doanh nghiệp 9

5 Thử nghiệm bản kế hoạch đã lập 9

6 Kinh nghiệm và thực tiễn lập kế hoạch tại các doanh nghiệp 10

6.1 Những kinh nghiệm rút ra từ thực tiễn 10

6.2 Thực tiễn và kinh nghiệm tại nhà máy thức ăn chăn nuôi Khánh Hòa (thuộc Tổng công ty Khánh Việt) 13

6.3 Thực tiễn và kinh nghiệm tại Tập đoàn Lighthouse Đà Nẵng 17

6.4 Thực tiễn và kinh nghiệm tại Tổng công ty Hòa Thọ 27

6.5 Thực tiễn và kinh nghiệm tại CTCP VINATEX – Đà Nẵng 32

RRTT có nhiều loại: có loại RRTT thường xảy

ra theo mùa, vụ trong những thời gian nhất định,

có thể dự báo sớm (như lụt, bão) Có loại RRTT xảy ra bất thường, chưa thể dự báo sớm, cảnh báo sớm (như động đất, sóng thần )

Đối với những loại RRTT thường xảy ra theo mùa có tính định kỳ (bão, lụt), doanh nghiệp cần lập kế hoạch phòng ngừa và ứng phó với RRTT theo định kỳ và gắn với quá trình lập kế hoạch sản xuất kinh doanh (SXKD) của doanh nghiệp

để chuẩn bị ứng phó có hiệu quả khi xảy ra RRTT và khắc phục hậu quả, khôi phục sản xuất, đưa hoạt động của doanh nghiệp trở lại bình thường một cách nhanh nhất sau khi thiên tai xảy ra Chính vì vậy, cần xem kế hoạch về phòng ngừa và ứng phó với RRTT là một hoạt động không thể thiếu được và cần gắn liền với

kế hoạch SXKD của doanh nghiệp

Lập kế hoạch là xác định các hoạt động thiết yếu/cần thiết nhất mà doanh nghiệp cần phải duy

trì hoạt động và sắp xếp được thứ tự của các công việc ưu tiên cần thực hiện:

i Khi chưa xảy ra thiên tai để phòng ngừa;

ii Lúc xảy ra thiên tai để ứng phó kịp thời; iii Sau khi xảy ra thiên tai để khôi phục lại tình trạng kinh doanh và đời sống bình thường ở doanh nghiệp

Trong mỗi giai đoạn nói trên, cần xác định rõ những hoạt động thiết yếu/cần thiết nhất mà doanh nghiệp phải thực hiện để duy trì hoạt động trong mọi tình huống thiên tai

Mục đích lập kế hoạch nhằm chuẩn bị, phòng ngừa, ứng phó với RRTT thường xảy ra và khắc phục hậu quả, khôi phục kinh doanh sản xuất sau khi bị thiên tai Tài liệu này hướng dẫn trình

tự và nội dung cần tiến hành khi lập và thực hiện

kế hoạch về phòng ngừa và ứng phó RRTT đối với doanh nghiệp và giới thiệu những trường hợp nghiên cứu điển hình ở các doanh nghiệp thuộc nhiều địa phương, nhiều ngành nghề khác nhau

Nếu doanh nghiệp đã có kế hoạch và luôn chuẩn

bị tốt cho tình huống bão và lụt, doanh nghiệp sẽ hoàn toàn chủ động ứng phó trong mọi tình huống thiên tai hoặc thảm họa sẽ xảy ra Vì các

kế hoạch ứng phó với các tình huống khủng hoảng khác thường được xây dựng trên những nguyên tắc và trình tự tương tự với tình huống bão lụt

LẬP KẾ HOẠCH PHÒNG NGỪA VÀ ỨNG PHÓ

2 Nguy cơ bão và lụt

Nước ta chịu ảnh hưởng của 13 loại hình thiên tai các loại như: hạn hán, động đất, cháy rừng, bão, lũ, sạt lở đất Nhưng xảy ra thường xuyên nhất và gây thiệt hại lớn nhất vẫn là lũ và bão (83% số người thiệt mạng và hơn 70% thiệt hại

về kinh tế)

Bão kèm theo mưa lớn là tác nhân chính của những trận lũ lớn trên các triền sông, nhất là đồng bằng sông Hồng và miền Trung, tạo sức ép toàn diện đối với vùng hạ lưu, tàn phá nhiều mặt đối với đời sống kinh tế - xã hội Theo cảnh báo của Trung tâm Phòng chống thiên tai châu Á, biến đổi khí hậu làm thiên tai ngày càng nghiêm trọng hơn, nhất là với quốc gia nhạy cảm trước

thiên tai như Việt Nam Rủi ro thiên tai (RRTT) cũng ảnh hưởng trực tiếp đến sản xuất kinh doanh (SXKD) của các doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp vừa và nhỏ

Hầu hết các doanh nghiệp đóng trên địa bàn thường xuyên bị bão và lũ đều có ban phòng chống bão lụt và ban này có trách nhiệm theo dõi tình hình thời tiết và thông báo cho những người liên quan Để tiện theo dõi và có thể hiểu

và chuyển tải một cách nhanh chóng các tin thông báo thời tiết liên quan đến gió và bão, các doanh nghiệp có thể tham khảo bảng cấp gió và sóng dưới đây:

Bảng cấp gió và sóng (Việt Nam) Cấp gió Tốc độ gió Độ cao sóng

<1 1-5 6-11 12-19

- 0,1 0,2 0,6

20-28 29-38

1,0 2,0

- Cây nhỏ có lá bắt đầu lay động, ảnh hưởng đến lúa đang phơi màu

- Biển hơi động Thuyền đánh cá bị chao nghiêng, phải cuốn bớt buồm

6

7

10,8-13,8 13,9-17,1

39-49 50-61

3,0 4,0

- Cây cối rung chuyển Khó đi ngược gió

- Biển động Nguy hiểm đối với tàu, thuyền

8

9

17,2-20,7 20,8-24,4

62-74 75-88

5,5 7,0

- Gió làm gãy cành cây, tốc mái nhà gây thiệt hại về nhà cửa Không thể đi ngược gió

- Biển động rất mạnh Rất nguy hiểm đối với tàu, thuyền

10

11

24,5-28,4 28,5-32,6

89-102 103-117

9,0 11,5

- Làm đổ cây cối, nhà cửa, cột điện Gây thiệt hại rất nặng

- Biển động dữ dội Làm đắm tàu biển

118-133 134-149 150-166 167-183 184-201 202-220

14,0 - Sức phá hoại cực kỳ lớn

- Sóng biển cực kỳ mạnh Đánh đắm tàu biển có trọng tải lớn

Nguồn: Hội Đập lớn và Phát triển Nguồn nước Việt Nam (VNCOLD)

LẬP KẾ HOẠCH PHÒNG NGỪA VÀ ỨNG PHÓ

3 Trình tự lập kế hoạch

Kế hoạch phòng ngừa và ứng phó với RRTT

(sau đây sẽ gọi tắt là kế hoạch), là công cụ cần thiết để giúp cho doanh nghiệp biết rõ:

 Những việc cần phải thực hiện;

 Thời gian cần phải bắt đầu thực hiện;

 Thời gian cần phải hoàn thành;

 Mức độ/khối lượng công việc cần phải thực hiện;

 Chi phí cần phải bỏ ra;

 Người /đơn vị /tổ chức trong doanh nghiệp được giao thực hiện từng loại công việc đã qui định

3.1 Đánh giá khả năng phòng ngừa

và ứng phó với rủi ro thiên tai của doanh nghiệp

Khả năng phòng ngừa và ứng phó với rủi ro thiên tai của doanh nghiệp là cơ sở đầu tiên và quan trọng nhất để lập và chỉ đạo thực hiện kế

hoạch

Muốn đánh giá thực trạng khả năng phòng ngừa

và ứng phó với rủi ro thiên tai của doanh nghiệp

cần phải thực hiện các công việc theo trình tự

sau đây:

i) Thông tin cần thu thập đầu tiên là tình hình cơ bản của doanh nghiệp có liên quan đến khả năng phòng ngừa và ứng phó với rủi ro thiên tai của doanh nghiệp, bao gồm:

Ví dụ, tất cả các doanh nghiệp tham gia nghiên cứu điển hình đều nằm ở Duyên hải miền Trung (từ Nghệ An đến Khánh Hòa), là vùng thường

có bão, lụt xảy ra trong thời gian từ tháng 4 đến tháng 11 hàng năm, nên kế hoạch phòng ngừa và ứng phó với RRTT của doanh nghiệp phải tập trung vào phòng ngừa và ứng phó với nạn bão, lụt thường xảy ra tại địa phương trong thời gian trên Mặt khác, vị trí của doanh nghiệp ở xa hoặc gần các thị trấn, khu dân cư, khu công nghiệp cũng là những yếu tố cần xem xét

điểm sản xuất kinh doanh và ngành nghề sản xuất:

Sản xuất kinh doanh (SXKD) và công nghệ sản xuất của mỗi ngành sẽ chịu tác động và ảnh hưởng khác nhau đối với RRTT Nhưng dù hoạt động ở ngành nghề và lĩnh vực nào thì cũng đều phải liệt kê các hoạt động sản xuất và kinh doanh và đánh giá xem mức độ ảnh hưởng trong trường hợp thiên tai xảy ra đối với từng hoạt động và quy trình sản xuất, cung cấp dịch vụ làm cơ sở để lập kế hoạch hợp lý

Bảo vệ con người trong thiên tai là một những điểm trọng tâm nhất trong kế hoạch QLRRTT của doanh nghiệp, nhưng yếu tố này chưa được các doanh nghiệp quan tâm đúng mức RRTT có

LẬP KẾ HOẠCH PHÒNG NGỪA VÀ ỨNG PHÓ

thể ảnh hưởng nhiều đến sự di chuyển từ nhà ở của người lao động đến doanh nghiệp để làmviệc hoặc ngay tại nơi làm việc, đặc biệt đối với các ngành thâm dụng lao động (ví dụ dệt may,

da giày)

Khả năng chịu đựng của cơ sở vật chất, thiết bị, dụng cụ sản xuất (như nhà xưởng, kho tàng, nhà ở…) của doanh nghiệp khi xảy ra thiên tai Phần này cần có đánh giá của các nhà chuyên môn và

kỹ thuật (về xây dựng và kết cấu)

huống thiên tai:

Chúng ta không thể lập kế hoạch ứng phó với mọi tình huống sẽ xảy ra, nhưng những kinh nghiệm trước đây sẽ cho chúng ta biết những việc cần chuẩn bị để giảm thiểu thiệt hại về người và của khi có thiên tai xảy ra Vì vậy, chú

ý thu thập các tài liệu về thiệt hại đã xảy ra trong những năm trước tại doanh nghiệp, tại nơi cư trú của cán bộ công nhân viên (CBCNV), tại địa phương doanh nghiệp đóng trụ sở và tại các bên liên quan với doanh nghiệp, nhất là tại các nhà cung cấp nguyên liệu và khách hàng tiêu thụ sản phẩm lớn nhất của doanh nghiệp trong những

thời kỳ trước để biết mức độ rủi ro mà doanh

nghiệp đã gặp phải và lập kế hoạch phòng ngừa RRTT trong thời gian tới

Hộp số 1:

THU THẬP THÔNG TIN PHỤC VỤ VIỆC LẬP KẾ HOẠCH CỦA DOANH NGHIỆP

Thông tin chung về DN

Vị trí địa lý; Lĩnh vực hoạt động chủ yếu; Cơ cấu tổ chức; Số lượng cán bộ công nhân viên; Doanh thu bình quân 3 năm gần đây của doanh nghiệp

Xác định mức độ rủi ro của DN

Doanh nghiệp thường gặp những loại hình thiên tai nào từ trước đến nay?

Những loại thiệt hại và mức độ thiệt hại mà các doanh nghiệp đã trải qua trước đây?

Nếu doanh nghiệp đã bị thiệt hại, cần tìm hiểu rõ:

Những loại thiệt hại trực tiếp: Nhà xưởng, máy móc thiết bị, sản phẩm hàng hoá

Những loại thiệt hại gián tiếp: Mất nguồn cung ứng nguyên liệu từ các nhà cung cấp; công nhân nghỉ việc; bị phạt

kinh tế do chậm tiến độ sản xuất, kinh doanh

Những giải pháp và biện pháp khắc phục của doanh nghiệp sau những đợt thiên tai trước đây và đánh giá hiệu quả Các hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD) của doanh nghiệp phụ thuộc vào các loại dịch vụ công cộng nào (giao thông, viễn thông, dịch vụ ngân hàng, điện, cấp nước, thoát nước, chất đốt, nhiên liệu ), cần dự tính đầy đủ và có đánh giá thực tế và chuyên nghiệp

Mức độ sẵn sàng ứng phó với thiên tai của doanh nghiệp:

Xác định những hoạt động thiết yếu doanh nghiệp cần duy trì trong tình huống thiên tai để lên kế hoạch dự phòng (ví dụ: Duy trì tình trạng cơ sở vật chất và đường sá )

Rà soát tất cả các hoạt động mà các doanh nghiệp đã tiến hành để bảo vệ tài sản, nguyên vật liệu, và sản phẩm của doanh nghiệp

Xác định năng lực và khả năng của doanh nghiệp (nguồn nhân lực, tài chính), sau đó đưa ra các phương án hỗ trợ xây dựng kế hoạch cho các doanh nghiệp

LẬP KẾ HOẠCH PHÒNG NGỪA VÀ ỨNG PHÓ

Khi đánh giá khả năng phòng ngừa và ứng phó với rủi ro thiên tai của doanh nghiệp, cần đặt ra

các giả thiết, các câu hỏi như:

 Nhà xưởng, kho tàng, bến bãi của doanh

nghiệp có nguy cơ bị thiệt hại hay không?

 Các vật dụng, đồ dùng có nguy cơ bị mất

mát, hư hỏng hay không ?

 Hệ thống thiết bị và máy móc văn phòng của

doanh nghiệp có dễ bị hư hỏng hay không?

 Làm thế nào để đảm bảo an toàn cho nhân viên trong thời gian đang làm việc tại doanh

nghiệp hoặc đang ở tại nhà, đang di chuyển trên đường đến đoanh nghiệp hay trên

đường về nhà?

 RRTT sẽ có ảnh hưởng như thế nào đến hoạt

động SXKD của doanh nghiệp?

 Doanh nghiệp đã chuẩn bị ứng phó với

RRTT như thế nào?

 Khả năng ứng phó của doanh nghiệp đối với

từng loại thiệt hại nói trên như thế nvào?

Hộp số 2:

Xác định các hoạt động cần thực hiện ở CÔNG TY CP THIÊN PHÚC (tỉnh Bình Định) sau khi tiến hành đánh giá:

Tiến hành tập huấn quản lý rủi ro thiên tai cho các phòng ban và người lao động trong doanh nghiệp;

Những hoạt động cần tiến hành nhằm tăng cường khả năng ứng phó với RRTT của doanh nghiệp:

Tìm hiểu tình hình đường sá, giao thông vận chuyển;

Lập kế hoạch chống đỡ, sử dụng nhà xưởng, kho, bãi;

Xác định danh sách người chịu trách nhiệm từng việc cụ thể;

Lập danh bạ các số điện thoại cần thiết, các số điện thoại dự phòng ngoài vùng ảnh hưởng, và có thể sử dụng sau khi thiên tai xảy ra

Tìm hiểu hoặc thêm thông tin có sẵn từ hội chữ thập đỏ và Ủy ban PCLBTW

Lập kế hoạch dự phòng, ứng phó trong các tình huống khẩn cấp Lập kế hoạch giảm thiểu thiệt hại khi xảy ra thiên tai (gia cố, sắp xếp lại nhà xưởng, kho bãi) Lập kế hoạch đào tạo và diễn tập ứng phó RRTT trong toàn công ty

Việc đầu tiên cần làm là thành lập ban chỉ đạo phòng chống bão lụt (PCBL) tại doanh nghiệp Ban chỉ đạo cần có đầy đủ đại diện của các phòng ban liên quan và có phân công nhiệm vụ, trách nhiệm rõ ràng, có sơ đồ tổ chức và thông tin liên lạc, địa chỉ liên hệ của ban PCBL

LẬP KẾ HOẠCH PHÒNG NGỪA VÀ ỨNG PHÓ

Để có thể lập kế hoạch một cách hiệu quả các doanh nghiệp cần:

 Phải học cách xây dựng kế hoạch (qua các lớp tập huấn hoặc xem các tài liệu hướng dẫn trên trang thông tin:

hỗ trợ người lao động và cộng đồng trong tình huống thiên tai

 Lập các bảng biểu chi tiết, phân công nhiệm

vụ rõ ràng (xem ví dụ điển hình của Tập đoàn Lighthouse, mục 8)

Khi xây dựng kế hoạch cần lưu ý:

 Bản kế hoạch phải ngắn gọn, rõ ràng và dễ hiểu

 Bản kế hoạch phải có tính linh hoạt Khi cần thiết có thể điều chỉnh một cách nhanh chóng và dễ dàng

 Phải tính đến tình huống cần làm việc vào các ngày nghỉ hoặc chủ nhật, hoặc trong bất

cứ điều kiện thời tiết như thế nào để ứng phó với rủi ro thiên tai

 Phải kiểm tra lại bản kế hoạch và điều chỉnh, cập nhật thường xuyên (nếu cần)

 Các hoạt động này cần lồng ghép vào các hoạt động thường ngày của doanh nghiệp

 Tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp cần nắm rõ các hoạt động cụ thể trong bản kế hoạch

Hộp số 3:

Những yêu cầu chi tiết của bảng kế hoạch trong tình huống khẩn cấp (tình huống bão):

Những hoạt động cần chuẩn bị trước khi xảy ra bão từ 4 – 5 ngày:

Trước bão 3 ngày nếu cấp gió <=4; cấp gió từ 5-7 thì cần làm gì và cấp gió trên cấp 8 thì cần làm gì?

Trong khi xảy ra bão:

Chủ yếu tuần tra, bảo vệ tòa nhà, thiết bị, cơ sở vật chất và báo cáo tình hình diễn biến đến các bên liên quan

Ứng cứu những hư hỏng trong điều kiện cho phép, đảm bảo an toàn tính mạng của các thành viên trong nhóm ứng trực

Sau khi bão tan:

Các hoạt động cụ thể cần tiến hành Dọn dẹp, sửa chữa …

Chuẩn bị điều kiện phục hồi sản xuất kinh doanh

Yêu cầu chung: tất cả những cá nhân liên quan cần nắm chi tiết những việc cần làm và biết cách thực hiện trong thời gian nhanh nhất Cần thường xuyên rà soát và điều chỉnh, bổ sung nếu cần thiết

LẬP KẾ HOẠCH PHÒNG NGỪA VÀ ỨNG PHÓ

Tất cả doanh nghiệp (dù quy mô lớn, vừa hay nhỏ), đều phụ thuộc vào các nhà cung cấp, đối tác, bạn hàng khi tiến hành doanh, cung cấp dịch

vụ, và hàng hóa Chính vì vậy, những doanh nghiệp và tổ chức mà bạn phụ thuộc cũng cần có

kế hoạch ứng phó trong tình huống thiên tai Nếu doanh nghiệp bạn đã có kế hoạch, hãy giúp

hỗ trợ đào tạo, lập kế hoạch, phổ biến thông tin cho các đối tác, bạn hàng, nhà cung cấp trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp

Hộp số 4:

Chia sẻ kinh nghiệm lập kế hoạch từ Tập đoàn Lighthouse (thành phố Đà Nẵng)

Tập đoàn xác định công tác phòng chống RRTT là công việc quan trọng, thiết thực, nên rất chú trọng công tác chuẩn bị sẵn sàng trong các tình huống thiên tai Sau khi tham dự lớp tập huấn về xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro thiên tai (QLRRTT) cho doanh nghiệp, các đơn vị trực thuộc đã tiến hành hàng loạt các hoạt động để tăng cường khả năng ứng phó của doanh nghiệp Sau khi được tập huấn, doanh nghiệp tiến hành đánh giá và xác định những vấn đề cần đề cần giải quyết ngay Quá trình thực hiện kế hoạch trong năm qua cho thấy, quan trọng nhất là là ý thức, quyết tâm của lãnh đạo và cách thức tổ chức, triển khai phải rõ ràng và cụ thể

Khi xây dựng kế hoạch xong cần làm thử, sau đó điều chỉnh lại cho hợp lý hơn Sau mỗi đợt thiên tai lại điều chỉnh tiếp để sẵn sàng ứng phó cho đợt thiên tai tiếp theo Các đơn vị thuộc Tập đoàn không ngừng cải tiến các công cụ, biện pháp phòng chống bão theo tinh thần: tận dụng, tại chỗ, nhanh chóng, dễ thao tác

Ngoài ra, Tập đoàn rất chú trọng việc phổ biến và cung cấp thông tin cho người lao động Công tác lập

kế hoạch cần có sự tham gia của các phòng ban và bộ phận Tập đoàn cũng có chế độ kiểm tra, khen thưởng, và điều chỉnh kế hoạch thường xuyên

Những hoạt động này cho thấy lợi ích rõ ràng đối với nội bộ doanh nghiệp, địa phương, cộng đồng, và hiệu quả trong việc phục hồi kinh doanh sau thiên tai Chính vì vậy, ngoài việc hỗ trợ các đơn vị trực thuộc xây dựng kế hoạch chi tiết và khoa học, Tập đoàn Lighgthouse cũng rất sẵn sàng chia sẻ thông tin, kinh nghiệm, cho các doanh nghiệp khác trên địa bàn Đà Nẵng và các tỉnh khác

Chi tiết xin xem thêm mục 8 – điển hình từ Tập đoàn Lighthouse

LẬP KẾ HOẠCH PHÒNG NGỪA VÀ ỨNG PHÓ

4 Phổ biến về bản kế hoạch của

doanh nghiệp

Sau khi hoàn thành bản kế hoạch, cần phải phổ biến thông tin cho tất cả người lao động trong doanh nghiệp để họ nắm rõ những việc cần làm trong tình huống thiên tai Thông tin cung cấp cho người lao động cần ngắn gọn, rõ ràng, cụ thể trách nhiệm từng bộ phận và từng cá nhân (xin xem thêm ví dụ ở mục 8)

Khách hàng, bạn hàng, nhà cung cấp, ngân hàng

và cổ đông cũng cần được cung cấp thông tin đầy đủ, vì đây là những nhóm đối tượng có liên quan trực tiếp đến hoạt động SXKD của doanh nghiệp

Ngoài người lao động, những đối tượng dưới đây cũng cần được cung cấp thông tin trước và sau khi thiên tai:

 Các doanh nghiệp đóng bên cạnh (hoặc cộng đồng kề cận)

 Khách hàng

 Nhà cung cấp

 Cổ đông và ngân hàng

Những thông tin này có thể cung cấp dưới dạng

kế hoạch hoặc thông báo về tình hình SXKD trong mùa mưa bão và những tình huống có thể xảy ra và kế hoạch ứng phó trong từng tình huống

LẬP KẾ HOẠCH PHÒNG NGỪA VÀ ỨNG PHÓ

5 Thử nghiệm bản kế hoạch đã lập

Kế hoạch đã được xây dựng phải có tính khả thi

và có hiệu quả khi thiên tai xảy ra Cách duy nhất để có thể biết được là bản kế hoạch của doanh nghiệp có hợp lý và khả thi hay không là

tổ chức diễn tập Những người có liên quan tiến hành làm thử các kế hoạch, sau đó rút kinh nghiệm và điều chỉnh lại kế hoạch cho hợp lý

Tổ chức các cuộc họp và phổ biến kế hoạch sau khi đã diễn tập

Rút kinh nghiêm:

Dù tập huấn hay diễn tập dưới hình thức nào thì cũng cần tiến hành rút kinh nghiệm, nếu cần thiết sẽ phải điều chỉnh lại kế hoạch Sau mỗi mùa mưa bão lại tiếp tục rút kinh nghiệm và điều chỉnh kế hoạch và chuẩn bị sẵn sàng cho những đợt thiên tai tiếp theo Xem thêm chi tiết tại ví dụ điển hình của Tổng Công ty Dệt may Hòa Thọ

LẬP KẾ HOẠCH PHÒNG NGỪA VÀ ỨNG PHÓ

6 Kinh nghiệm và thực tiễn lập kế hoạch tại các doanh nghiệp

6.1 Những kinh nghiệm rút ra từ thực tiễn

Kinh nghiệm 1: Xác định các hoạt động thiết yếu của doanh nghiệp đề duy trì hoạt động kinh doanh trong tình huống thiên tai, giúp doanh nghiệp có thể quay trở lại SXKD một cách nhanh nhất

Ngay sau khi thiên tai xảy ra, nếu doanh nghiệp

bị ảnh hưởng, rất nhiều khả năng doanh nghiệp của bạn không thể quay trở lại SXKD ngay được Chính vì vậy nếu bạn xác định được những hoạt động thiết yếu của doanh nghiệp, xác định mức độ tối thiểu các hoạt động cần duy trì sẽ giúp doanh nghiệp có thể sớm quay lại hoạt động bình thường sau thiên tai Cần xác định các vấn đề sau đây:

 Các hoạt động thiết yếu của doanh nghiệp có thể ngừng trong bao lâu mà không ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh?

 Các hoạt động của doanh nghiệp có liên quan với nhau như thế nào?

 Doanh nghiệp bạn phụ thuộc vào những tổ chức nào hay nhà cung cấp nào?

 Nếu các hoạt động thiết yếu này không thể tiếp tục duy trì được trong bão lũ thì sẽ có

tác động gì đối với toàn bộ hoạt động SXKD của doanh nghiệp (Ví dụ : giảm sút doanh thu, mất uy tín, và mất các hợp đồng – liên quan đến các vấn đề pháp lý)

 Nguồn lực tối thiểu mà doanh nghiệp cần chuẩn bị để duy trì các hoạt động thiết yếu (Ví dụ như: nhân viên, nguyên vật liệu, đồ dùng khác, nhà xưởng,…)

Kinh nghiệm 2: Thực hiện các biện pháp phòng ngừa ngay sau khi đánh giá RRTT của doanh nghiệp, để bảo vệ doanh nghiệp (tài sản,

hệ thống thông tin, nguyên vật liệu)

Chuẩn bị sẵn sàng ứng phó thiên tai không có nghĩa là chỉ có bản kế hoạch, có nhiều hoạt động

mà doanh nghiệp cần tiến hành để bảo vệ doanh nghiệp tránh được nhiều rủi ro có thể gặp phải

do thiên tai Dưới đây là một số gợi ý giúp doanh nghiệp có thể chuẩn bị ứng phó tốt hơn:

- Xác định cụ thể những máy móc, nguyên vật liệu, hàng hóa, và thiết bị cần bảo vệ, lên danh sách các thiết bị đó cùng với tên cán bộ hoặc nhân viên chịu trách nhiệm

- Phải chấp hành đúng quy định pháp luật về phòng chống cháy nổ

LẬP KẾ HOẠCH PHÒNG NGỪA VÀ ỨNG PHÓ

- Phải đảm bảo nhà xưởng của doanh nghiệp

có thể chống chịu lụt, bão, gió lốc (cần đánh giá và thực hiện các biện pháp gia cố ngay tùy theo điều kiện của doanh nghiệp)

- Đánh giá mức độ rủi ro với bão, lụt, gió lốc của doanh nghiệp (có thể với lụt, triều dâng hoặc triều cường, vỡ đê hay vỡ đường ống nước cũng có ảnh hưởng tương tự)

Kinh nghiệm 3: Hàng năm cần xem xét lại mức bảo hiểm xem có thể đáp ứng với các rủi

ro của doanh nghiệp chưa?

Có chính sách bảo hiểm phù hợp là rất quan trọng để giúp doanh nghiệp có thể phục hồi được sau khi bị ảnh hưởng

Hàng năm doanh nghiệp cần xem xét lại chính sách bảo hiểm và cân nhắc mức mua bảo hiểm cho đơn vị mình Đây cũng là thời điểm để đánh giá và rà soát lại những công việc và nhiệm vụ đặt ra trong bản kế hoạch, xem có cần điều chỉnh và bổ sung gì không

Khi tham gia bảo hiểm các doanh nghiệp lưu ý:

cần đọc kỹ các điều kiện bảo hiểm để hiểu đúng

và tham gia các sản phẩm bảo hiểm phù hợp

Trong Bảo hiểm Tài sản, các doanh nghiệp bảo hiểm thiết kế sản phẩm bảo hiểm như sau: Cháy

nổ (riêng với rủi ro cháy nổ); Cháy nổ và các rủi

ro đặc biệt như lũ lụt, bão lốc, giông tố… Doanh nghiệp xác định rủi ro nào đe dọa thiệt hại tài sản thì hãy mua bảo hiểm Khi mua bảo hiểm, doanh nghiệp nên nghe theo tư vấn của các công

ty bảo hiểm để lựa chọn danh mục bảo hiểm phù hợp, và để hiểu đúng các điều kiện bảo hiểm và

các điều khoản loại trừ Không nên chỉ vì tiết kiệm hoặc chỉ mua bảo hiểm cho đủ thủ tục mà xem nhẹ việc nghiên cứu kỹ danh mục bảo hiểm Đặc biệt, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng các quy định về phí, không nên trì hoãn việc đóng phí bảo hiểm để tránh việc hợp đồng bảo hiểm bị mất hiệu lực, dẫn tới những thiệt hại rất lớn khi bão lũ xảy ra mà không được đền bù

Kinh nghiệm 4: Cần tăng cường hợp tác và hỗ trợ giữa các đối tác, bạn hàng, nhà cung cấp nhằm tăng cường khả năng chống chịu với thiên tai đối với toàn bộ chuỗi cung ứng và tiêu thụ sản phẩm ở doanh nghiệp

Kinh nghiệm nhiều năm qua cho thấy sự cần thiết phải hợp tác và hỗ trợ để có kế hoạch phù hợp với các nhà cung cấp, các đối tác để doanh nghiệp có thể quay lại hoạt động sớm nhất sau khi xảy ra thiên tai Vì nếu một trong nhưng đối tác hoặc nhà cung cấp quan trọng bị thiệt hại nặng nề, chắc chắn hoạt động của doanh nghiệp mình cũng sẽ ảnh hưởng theo Vì vậy, hãy hợp tác và hỗ trợ để đảm bảo những đối tác nhà cung ứng, khách hàng quan trọng cũng có kế hoạch ứng phó Ngoài ra, doanh nghiệp cần hợp tác với các doanh nghiệp có trụ sở gần với doanh nghiệp, vì trong tình huống khẩn cấp các doanh nghiệp có thể hỗ trợ nhau (ví dụ có thể chia sẻ các thiết bị dự phòng trong tình huống khẩn cấp hoặc kho bãi an toàn nếu cần thiết) Thuyết phục các doanh nghiệp đóng gần doanh nghiệp bạn xây dựng kế hoach phòng ngừa và ứng phó cũng

có nghĩa là doanh nghiệp bạn cũng có thể tăng cường khả năng chống chịu chung của khu vực nếu có thiên tai xảy ra

LẬP KẾ HOẠCH PHÒNG NGỪA VÀ ỨNG PHÓ

Kinh nghiệm 5: Duy trì thông tin liên lạc hiệu quả trong nội bộ doanh nghiệp

Kế hoạch cần phải đảm bảo thông tin và liên lạc trong tình huống khẩn cấp Thông tin liên lạc cần có đối với nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp, và các cổ đông, hội đồng quản trị

Cần xây dựng cơ chế thông tin liên lạc (hoặc sơ

đồ hệ thống thông tin liên lạc) để có thể cung cấp thông tin nhanh nhất trong nội bộ doanh nghiệp Đây là một trong những việc mà hầu như rất ít doanh nghiệp Việt Nam áp dụng, nhưng nếu trong tình huống thiên tai hoặc khẩn cấp xảy ra, cơ chế thông tin đã xây dựng sẵn giúp doanh nghiệp:

 Có thể liên lạc được với nhân viên, nếu thiên tai xảy ra ngoài giờ làm việc

 Để thông báo cho người nhà nếu có tại nạn xảy ra tại nơi làm việc hay trên đường về/đến nhà và cơ quan khi thiên tai xảy ra

Cơ chế thông tin này cũng giúp cho người lao động có thể báo cáo diễn biến thiên tai hoặc báo cáo nhanh tình hình thiệt hại và ảnh hưởng của thiên tai đến đơn vị mình, tới ban chỉ đạo PCBL của doanh nghiệp một cách nhanh nhất Điều này đặc biệt quan trọng với những doanh nghiệp

có nhiều đơn vị trực thuộc và đóng ở nhiều địa bàn khác nhau

Ngoài ra, tùy thuộc vào điều kiện của doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể lựa chọn thêm một

số phương án sau:

 Chuyển các cuộc gọi sang vùng khác

 Có thể cập nhật thông tin trên trang web từ

xa (khi không ở trụ sở doanh nghiệp)

 Có hệ thống thông tin liên lạc dự phòng nếu

hệ thống thông tin di động quá tải hay không hoạt động

Kinh nghiệm 6: Theo dõi và liên hệ với truyền thông

Các doanh nghiệp từ trước đến nay thường chỉ quan tâm đến việc theo dõi truyền thông để nghe tình hình thời tiết mà ít khi quan tâm đến việc cung cấp thông tin cho báo chí và truyền thông

về những thiệt hại, khó khăn hay nhu cầu của doanh nghiệp đối với công tác quản lý rủi ro thiên tai (QLRRTT) Đây cũng có thể là một nguyên nhân mà từ trước đến nay rất ít có sự quan tâm của chính quyền địa phương hay các tổ chức dành cho khối doanh nghiệp Mọi nỗ lực

và nguồn lực hỗ trợ đều tập trung cho cộng đồng

Thường khi thiên tai xảy ra, nhất là những thiên tai gây ảnh hưởng nặng nề thu hút sự quan tâm của giới truyền thông và báo chí Chính vì vậy, doanh nghiệp và các cơ quan đại diện doanh nghiệp (Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam – VCCI, hoặc các Hiệp hội doanh nghiệp) cần chủ động cung cấp thông tin cho báo chí và thông tin về những ảnh hưởng đối với doanh nghiệp Để làm được như vậy các doanh nghiệp cần cung cấp thông tin chính xác về tình hình doanh nghiệp Điều này cũng nhằm tránh tác động tiêu cực cho doanh nghiệp và người lao động, do việc cung cấp thông tin không chính xác Mặc khác theo dõi những thông tin về

LẬP KẾ HOẠCH PHÒNG NGỪA VÀ ỨNG PHÓ

truyền thông cũng giúp cho doanh nghiệp quyết định hỗ trợ người lao động và cộng đồng một cách hiệu quả hơn

Vì vậy, trong bản kế hoạch cần có:

- Ai trong doanh nghiệp sẽ là người phụ trách truyền thông (bao gồm cả theo dõi thông tin

và trả lời báo chí và các cơ quan truyền thông)?

- Ai là người có quyết định duyệt các thông tin đưa ra cho báo chí?

- Dựa vào cơ chế thông tin mà các doanh nghiệp đã xây dựng, các đơn vị cần hướng

dẫn cho người chịu trách nhiệm cung cấp những thông tin chung, cung cấp thông tin ban đầu cho truyền thông

Hộp số 7:

Một số điểm khác cần lưu ý khi xây dựng kế hoạch:

Khi xây dựng kế hoạch và khi điều chỉnh, chỉnh sửa, cập nhật kế hoạch, cần đảm bảo là mọi người đều đang sử dụng bản kế hoạch mới nhất với đầy đủ thông tin được cập nhật (ghi ngày tháng cập nhật) Sao chụp và phân phát bản bản kế hoạch cho những người có trách nhiệm liên quan trong bản kế hoạch Những thông tin mật – Nếu trong kế hoạch của bạn có những thông tin mật (ví dụ địa chỉ liên hệ của một số người) bạn phải đánh dấu và lưu giữ riêng

Giao cho người nào chịu trách nhiệm ghi chép lại các hoạt động xảy ra trong tình huống khẩn cấp (cung cấp thông tin và các quyết định cần thiết) để sau này có thể tham khảo lại khi cần

6.2 Thực tiễn và kinh nghiệm tại nhà máy thức ăn chăn nuôi Khánh Hòa (thuộc Tổng công ty Khánh Việt)

Trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa từ trước đến nay chưa có bão hay lốc lớn, mà chủ yếu bị ảnh hưởng của hoàn lưu bão gây mưa to Chính điều này dẫn đến sự chủ quan của người dân và các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa Tuy

nhiên, Nhà máy thức ăn chăn nuôi Khánh Hòa vẫn xác định lập kế hoạch quản lý rủi ro thiên tai

là một công việc hết sức quan trọng giúp nhà máy có thể chủ động sẵn sàng ứng phó với các tình huống rủi ro khác Mặt khác lãnh đạo nhà

LẬP KẾ HOẠCH PHÒNG NGỪA VÀ ỨNG PHÓ

máy cũng coi đây là một cách thiết thực nhất để

thực hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp

đối với xã hội và cộng đồng (bảo vệ sự đầu tư

của doanh nghiệp và sự an toàn của người lao

động)

Hàng năm thường vẫn có những đợt mưa lớn

nhiều ngày, cùng với nước mưa trên thượng

nguồn đổ về qua sông Cái, sông Dinh gây lũ lụt

tại các địa phương vùng hạ lưu sông Địa điểm

đặt Nhà máy ở vị trí cao, thoát nước tốt, nên

không bị ảnh hưởng của lũ lụt Tuy nhiên, nếu

mưa to các đập chứa nước phải xả lũ thì sẽ gây

ngập cục bộ ở quốc lộ 26, đường vào Nhà máy, cũng như các vùng dân cư phụ cận nơi có nhà ở của nhiều cán bộ công nhân viên (CB-CNV) của Nhà máy, gây cản trở cho hoạt động của doanh nghiệp

Về cơ bản nhà máy có hệ thống xử lý nước thải riêng, hạn chế gây ô nhiễm môi trường và xây dựng hệ thống nhà xưởng kiên cố, mái tôn dày

có thể chịu bão cấp 9, cấp 10 Hiện tại nhà máy đang xây dựng dự án khảo sát và thiết kế hệ thống kho ngầm, sẽ tránh được gió lốc (Hệ thống kho silo)

Nhà máy Thức ăn Chăn nuôi Khánh Hòa

Thiết lập đội phòng chống bão, trực 24/24

Sau khi đánh giá mức độ sẵn sàng của doanh

nghiệp vào tháng 8 năm 2012, doanh nghiệp

cũng xác định cần có những kế hoạch về sử

dụng nhà xưởng, kho bãi, danh sách người chịu trách nhiệm từng việc cụ thể, các số điện thoại cần thiết, các số dự phòng ngoài vùng ảnh hưởng trước và sau khi thiên tai gây ra

Trong tình huống khẩn cấp cần có sẵn danh mục các thiết bị và vật tư dự phòng Kế hoạch hàng năm cần được củng cố thêm Cụ thể, nhà máy đã xác định các hoạt động cần thiết trong kế hoạch phòng ngừa và ứng phó của doanh nghiệp:

 Duy trì đường sá và dọn dẹp chướng ngại vật;

 Hướng dẫn sử dụng đường tự quản;

 Bảo vệ thiết bị và dữ liệu cần thiết;

 Phân công nhiệm vụ trong trường hợp khẩn cấp và có kế hoạch khôi phục sau thiên tai;

Đặc điểm nổi bật của nhà máy thức ăn chăn nuôi Khánh Hòa là: ý thức trách nhiệm của lãnh đạo doanh nghiệp đối với các hoạt động liên quan đến công tác QLRRTT khá tốt, đầu tư nâng cấp nhà xưởng, sắp xếp kho bãi hợp lý, và thực hiện các biện pháp được khuyến nghị và có trách nhiệm với người lao động và cộng đồng

LẬP KẾ HOẠCH PHÒNG NGỪA VÀ ỨNG PHÓ

 Báo cáo diễn biến cho cơ quan chịu trách

nhiệm chính;

 Lập danh mục điện thoại khẩn cấp khi cần

thông báo;

 Hệ thống thông tin liên lạc dự phòng;

 Bảo vệ hệ thống cấp thoát nước; tham gia

các hoạt động hỗ trợ giảm nhẹ thiên tai tại

địa phương;

 Thông báo, hướng dẫn cho người lao động

ứng phó với mưa bão;

 Kế hoạch huy động người lao động hỗ trợ

tiền và hiện vật hỗ trợ cho cộng đồng dân cư

trong khu vực bị ảnh hưởng bởi bão, hàng

năm;

 Hoạt động bảo vệ, khôi phục môi trường sau

khi thiên tai xảy ra, trồng lại cây xanh trong

khuôn viên và xung quanh nhà máy

Các hoạt động DN đã tham gia để chuẩn bị ứng

phó với thiên tai trong thời gian qua:

Cử người tham gia các khóa tập huấn về

QLRRTT;

 Lên kế hoạch cần làm trong các tình huống

khẩn cấp cho nhân viên trong doanh nghiệp;

 Xây dựng kế hoạch và có hướng dẫn cần

thiết cho các bộ phận và nhân viên về các

bước chuẩn bị ứng phó trước và sau thiên

tai;

 Mua bảo hiểm bão lũ;

 Lên danh sách các thiết bị và vật tư dự

phòng trong bão lũ;

 Xây dựng kế hoạch ứng phó khẩn cấp cho

doanh nghiệp trong bão lũ;

 Xây dựng kế hoạch khôi phục khẩn cấp cho

doanh nghiệp sau bão lũ

Các chuyên gia CED và Ban Giám đốc Nhà máy thức

ăn chăn nuôi Khánh Hòa họp trước buổi khảo sát

Qua quá trình lập kế hoạch, Nhà máy chia sẻ một số kinh nghiệm với các đơn vị trong ngành sản xuất thức ăn chăn nuôi:

Ngành nghề kinh doanh của Nhà máy là chế biến thức ăn chăn nuôi, nên nguyên liệu chủ yếu

là các loại nông sản, rất nhạy cảm với môi trường ẩm, ướt Vì vậy, nếu không có kế hoạch ứng phó tốt thì thiệt hại sẽ rất lớn khi thiên tai xảy ra Cho nên các doanh nghiệp trong ngành chế biến thức ăn chăn nuôi cần lưu ý: kho tàng bảo quản nguyên liệu và thành phẩm cần phải thông thoáng và đảm bảo chắc chắn, không dột, không được ngập đọng nước Các phương tiện vận chuyển phải kín nước, khô ráo

Khách hàng của doanh nghiệp chủ yếu nằm ở khu vực miền Trung, nơi chịu nhiều thiên tai bão lụt Trong khi đó, sản phẩm của Nhà máy là thức

ăn sống hàng ngày cho vật nuôi Vì vậy, phương

án cung cấp sản phẩm đầy đủ, đúng hẹn cho khách hàng là tối quan trọng Hơn nữa, việc hỗ trợ các đối tác, bạn hàng, nhà cung cấp, nhất là các đại lý cùng xây dựng kế hoạch cũng rất quan trọng cho các doanh nghiệp thuộc ngành này