Một Số Biện Pháp Hoàn Thiện Công Tác Quản Lý Đảm Bảo Vật Tư Tại Ban Qldatcđ Miền Bắc

Header Page of 89 LUẬN VĂN: Một số biện pháp hoàn thiện công tác quản lý đảm bảo vật tư Ban QLDATCĐ miền Bắc Footer Page of 89 Header Page of 89 LỜI NÓI ĐẦU Vấn đề bảo đảm vật tư cho công trình điện nhiệm vụ trọng tâm, xúc mà lãnh đạo Ban phòng chức quan tâm hàng đầu Muốn làm điều yếu tố cho Ban QLDACTĐ cần phải có máy quản lý bảo đảm vật tư trước, sau hoàn thành công trình cho hợp lý nhất, hiệu nhất, đạt kết cao Chính lẽ thời gian thực tập Ban QLDACTĐMB, qua nghiên cứu tổng quát thân Được giúp đỡ tận tình lãnh đạo Ban phòng chức Tôi mạnh dạn chọn đề tài: “Một số biện pháp hoàn thiện công tác quản lý đảm bảo vật tư Ban QLDATCĐ miền Bắc” Nội dung gồm chương sau: * Chương I: Tầm quan trọng công tác quản lý đảm bảo vật tư sản xuất doanh nghiệp * Chương II: Thực trạng công tác quản lý bảo đảm vật tư ban QLDACCTĐMB * Chương III: Một số biện pháp quản lý bảo đảm vật tư ban QLDACCTĐMB Đề tài nghiên cứu phạm vi Ban QLDACTĐ giới hạn vài vấn đề công tác quản lý bảo đảm vật tư Ban Với mục đích đánh giá mặt làm chưa làm để kiến nghị với Ban QLDACTĐMB có biện pháp xử lý hiệu Footer Page of 89 Header Page of 89 CHƯƠNG I TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC BẢO ĐẢM VẬT TƯ CỦA DOANH NGHIỆP I SỰ CẦN THIẾT, Ý NGHĨA VÀ NỘI DUNG QUÁ TRÌNH BẢO ĐẢM VẬT TƯ CỦA DOANH NGHIỆP Sự cần thiết công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất Để trình SX diễn ra, doanh nghiệp phải có yếu tố: Vật tư, lao động tiền vốn - Vật tư sản phẩm lao động trao đổi mua bán dùng cho sản xuất như: Nguyên, nhiên liệu, máy móc thiết bị dụng cụ phụ tùng Nói rộng vật tư tư liệu sản xuất dạng tiềm thiếu sản xuất Nhưng để có vật tư cho sản xuất phải thông qua việc tổ chức quản lý chuẩn bị vật tư cần thiết để nhằm trì hoạt động doanh nghiệp diễn bình thường liên tục Do phải đảm bảo vật tư cho sản xuất trình kinh tế xã hội Trong kinh tế gồm nhiều thành phần kinh tế tồn lên CNXH nước ta nay, việc tổ chức quản lý đảm bảo cân đối mặt bảo quản tốt vật tư thực cung ứng thường xuyên đầy đủ giữ vai trò vị trí quan trọng hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Tóm lại, doanh nghiệp muốn tồn phát triển phải có chiến lược kinh doanh khéo léo thâm nhập vào guồng máy thị trường, tổ chức máy quản lý tổ chức gọn nhẹ, động, hiệu có định xác, mang lại kết cao Có thực tốt nhiệm vụ bảo quản vật tư cho sản xuất kịp thời đáp ứng nhu cầu tiêu dùng sản xuất xã hội Ý nghĩa công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất Công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất quan trọng kinh tế bảo đảm vật tư không bảo đảm tính kế hoạch, tính khoa học đồng dẫn đến tình trạng sản xuất Footer Page of 89 Header Page of 89 bị ngừng trệ sản phẩm, tiến độ thi công công trình giảm Số lượng vật tư không đủ suất lao động sản xuất, thi công giảm Trong kinh tế thị trường, vấn đề bảo đảm vật tư cho sản xuất lại quan trọng Nó đòi hỏi phải có tìm tòi, tính toán giá cả, hạch toán giá cả, hạch toán cụ thể loại vật tư, số lượng cần dùng để tránh lãng phí vật tư tiết kiệm vốn lưu động - Đảm bảo vật tư đáp ứng yêu cầu cung ứng đầy đủ loại vật tư số lượng chất lượng quy cách chủng loại kịp thời thời gian đồng giúp cho việc tăng suất lao động xã hội tiết kiệm thời gian lao động giảm chi phí không cần thiết - Tổ chức quản lý tốt công tác bảo đảm vật tư góp phần tiết kiệm vật tư giữ gìn số lượng chất lượng cấp phát vật tư theo hạn mức - Kiểm tra việc sử dụng vật tư biện pháp tiết kiệm vật tư quan trọng - Tổ chức tốt công tác bảo đảm vật tư ảnh hưởng tốt đến công tác vận tải ghép nối vận chuyển hợp lý, giảm cước phí vận chuyển vật tư (Giảm chi phí lưu thông) dẫn đến giảm giá thành sản phẩm Ngoài tổ chức quản lý tốt đảm bảo vật tư có tầm quan trọng công tác hạch toán kinh doanh doanh nghiệp Trong giá thành sản phẩm công nghệ vật tư chiếm từ 70- 90% tổng chi phí Vì tổ chức quản lý tốt bảo đảm vật tư cho sản xuất làm giảm chi phí dẫn đến hạ giá thành sản phẩm II- CÁC HÌNH THỨC VÀ NỘI DUNG QUÁ TRÌNH BẢO ĐẢM VẬT TƯ CỦA DOANH NGHIỆP Bất sản xuất cần vật tư để bảo đảm sản xuất Tổ chức quản lý bảo đảm vật tư cho sản xuất trình bao gồm bước sau: Mua sắm vật tư Mua sắm vật tư khâu trình bảo đảm vật tư cho sản xuất Muốn kinh doanh có hiệu kinh tế cao, thực tốt nhiệm vụ kinh tế khâu phải hoạt động có chất lượng cao Vì không ngừng đổi nâng cao Footer Page of 89 Header Page of 89 chất lượng công tác nhiệm vụ thiếu doanh nghiệp Nó phải có sở khoa học gồm nội dung sau: Footer Page of 89 Header Page of 89 a) Xác định nhu cầu Để bảo đảm hoạt động có hiệu đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định đầy đủ loại nhu cầu vật tư phục vụ đáp ứng cho doanh nghiệp * Nhu cầu vật tư cho hoạt động xây lắp Xác định theo công thức Nhu cầu vật tư (N)=(khối lượng xây lắp) x (định mức vật tư cho đơn vị xây lắp) * Nhu cầu vật tư dự trữ: Đối với loại vật tư cụ thể, cần quy định đại lượng dự trữ sản xuất tối đưa đại lượng dự trữ sản xuất tối thiểu Đại lượng dự trữ sản xuất tối đưa dự trữ chuẩn bị cộng dự trữ bảo hiểm cộng dự trữ thường xuyên tối đa Đại lượng dự trữ sản xuất tối thiểu tổng dự trữ chuẩn bị cộng dự trữ bảo hiểm b Xác định lượng hàng đặt mua Khi xác định hàng đặt mua cần phải bảo đảm nguyên tắc không bị ứ đọng khâu dự trữ làm ảnh hưởng đến tốc độ chu chuyển vốn Xác định lượng hàng mua theo công thức: Vcm  Vcd  (Vd  Vd1 ) Trong đó: Vcm: Lượng vật tư cần mua Vcd: Lượng vật tư cần dùng Vd1: Lượng vật tư dự trữ đầu kỳ Vd2: Lượng vật tư dự trữ cuối kỳ Vđ1 = (Vk + Vnk )- Vx Vk: Lượng vật tư tồn kho thời điểm tồn kho Vnk: lượng vật tư nhập kho từ thời điểm kiểm kê đến cuối năm báo cáo Footer Page of 89 Header Page of 89 Vx: Lượng vật tư xuất dùng thời điểm kiểm kê đến cuối năm báo cáo c Đặt hàng ký kết hợp đồng mua bán Đặt hàng sở quan trọng để ký kết hợp đồng kính tế mua bán hàng hoá Hợp đồng mua bán hàng hóa loại văn có tính chất pháp lý hình thành sở thoả thuận cách bình đẳng tự nguyện chủ thể nhằm xác lập thực chấm dứt quan hệ trao đổi hàng hoá Tiếp nhận bảo quản vật tư Tất vật tư thiết bị kỹ thuật mua sắm cho doanh nghiệp phải tổ chức tiếp nhận bảo quản tốt Để đảm bảo yêu cầu phận tiếp liệu phải chọn phương tiện vận chuyển thuận lợi giảm thời gian vận chuyển số lần bốc dỡ tránh hao hụt mát vận chuyển Khi hàng về, doanh nghiệp cần tổ chức tốt công tác tiếp nhận bảo quản hàng hoá Mục đích công tác kiểm tra việc thực hợp đồng mua bán vật tư hàng hoá nguyên vẹn bảo đảm số lượng chất lượng Ai người chịt trách nhiệm hao hụt hư hỏng hàng hoá Trong thương mại việc tiếp nhận theo hai giai đoạn Tiếp nhận hàng từ doanh nghiệp thương mại tiếp nhận kho doanh nghiệp sản xuất: Việc tiếp nhận hàng số lượng chất lượng thực doanh nghiệp theo hai phương pháp chủ yếu: phương pháp kiểm tra toàn phương pháp kiểm tra điển hình Tổ chức tiếp nhận tạo điều kiện cho thủ kho nắm số lượng chất lượng, chủng loại vật tư, hạn chế nhầm lẫn Tiếp nhận xác quy cách chủng loại vật tư ghi hợp đồng, hoá đơn phiếu giao hàng để chuyển nhanh vật tư vào kho theo bố trí xếp kho Mặt khác công tác tiếp nhận phải bảo đảm loại vật tư nhập kho phải có giấy tờ hợp lệ phải qua phận kiểm nhận, kiểm định xác Nếu vật tư mua sai quy cách, không bảo đảm chất lượng thiếu hụt phải có biên xác nhận.Thủ kho phải ghi đầy đủ số thực nhập người giao hàng ký chuyển cho phận có trách nhiệm kí vào sổ giao, nhận chứng từ Footer Page of 89 Header Page of 89 Sau vật tư tiếp nhận vào kho, phòng vật tư, doanh nghiệp phải tổ chức quản lí bảo quản hàng kho Kho nơi dự trữ bảo quản hàng hóa, vật tư, thiết bị trước đưa vào sử dụng Tuỳ thuộc vào tính chất, đặc điểm vật tư mà kho doanh nghiệp xây dựng theo nhiều kiểu khác với diện tích, dung tích phù hợp Kho phải bố trí nơi khô ráo, thoáng mát với hệ thống thiết bị cần thiết cho bảo quản xếp thuận tiện cho việc chuyên chở, xuất nhập vật tư Vật tư kho phải xếp hợp lí tuỳ theo đặc điểm thiết bị, vật tư Tránh hư hỏng, làm xuống cấp vật tư Tận dụng tối đưa diện tích kho Đảm bảo an toàn kho tránh mát hoả hoạn cháy nổ xảy Xu hướng kinh tế thị trường kho doanh nghiệp xây dựng không đáng kể mà tập trung khâu lưu thông Vật tư bảo quản tùy thuộc vào tính chất lý hoá mà bố trí xếp theo loại kho Theo yêu cầu: dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra, thời điểm sẵn sàng cấp phát kịp thời theo tiến độ Cấp phát vật tư Đây vấn đề quan trọng, tổ chức tốt bảo đảm cho sản xuất hoạt động doanh nghiệp nhịp nhàng góp phần tăng suất lao động công nhân tăng thêm vòng quay vốn lưu thông doanh nghiệp, nâng cao chất lượng hạ giá thánh sản phẩm v.v Việc cấp phát vật tư tiến hành theo hạn mức Hạn mức lượng vật tư quy định cho hạn mục công trình để phận thực nhiệm vụ giao Hạn mức cấp phát nâng cao trách nhiệm phận việc sử dụng số lượng vật tư lĩnh cách hợp lý tiết kiệm Nâng cao trách nhiệm phòng vật tư việc quản lý số lượng vật tư quy định hạn mức đầy đủ kịp thời quy cách, phẩm chất góp phần chấn chỉnh củng cố công tác kho tàng, giảm số lượng chứng từ đơn giản hoá công tác hạch toán ban đầu cấp phát vật tư Căn vào tiên lượng công trình lệnh giám đốc phòng vật tư lập phiếu xuất kho dạng khác tùy theo đối tượng phương thức xuất hàng Footer Page of 89 Header Page of 89 Quyết toán sử dụng Việc tổ chức quản lý bảo đảm vật tư đầu vào không dừng lại việc mua sắm, tiếp nhận vận chuyển vật tư hàng hoá - để nâng cao hiệu sử dụng vật tư đòi hỏi doanh nghiệp phải định kỳ toán vật tư sử dụng việc toán nhằm: tính toán lượng vật tư thực chi có mục đích không ? Việc sử dụng yếu tố vật chất có tuân thủ định mức tiêu dùng hay không? Lượng vật tư tiết kiệm bội chi, nguyên nhân gây lãng phí sử dụng vật tư doanh nghiệp Ở doanh nghiệp áp dụng ba phương pháp sau để toán vật tư : - Phương pháp kiểm kê: Theo phương pháp sở số liệu kiểm tra thực tế tồn kho vật tư phân xưởng đầu kỳ cuối kỳ báo cáo số lượng vật tư xuất kỳ để xác định thực tế vật tư chi phí áp dụng công thức + Phương pháp đơn hàng: Trên sở số liệu kết sử dụng vật tư xác định cách so sánh thực chi với mức quy định tính sau thực hợp đồng + Quyết toán theo lô hàng cấp ra: Là phương pháp thường xuyên thiết thực nhất, cấp phát vật tư tiến hành theo mức quy định dùng vào việc thực nhiệm vụ sản xuất Mức chi phí quy định tính cách lấy số thành phẩm nhân với mức tiêu dùng vật tư So sánh thực thi với mức quy định vật tư ta biết chênh lệch với mức tiết kiệm hay bội chi Footer Page of 89 Header Page 10 of 89 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ BẢO ĐẢM VẬT TƯ TẠI BAN QUẢN LÝ DACTĐMB I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH PHÁT TRIỂN vµ CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA BAN QLDACTĐMB > Qu¸ tr×nh h×nh thµnh Thực định 315/HĐBT ngày 1/9/1990 việc chấn chỉnh lại sản xuất kinh doanh khu vực kinh tế quốc doanh Ngày 15/7/1995 Tổng giám đốc công ty Điện lực Việt Nam ký định số 492 ĐVN/TCCB-LĐ việc thành lập Ban QLDACCTĐMB sở sát nhập Ban Quản lý công trình đường dây 500 KV phần lực lượng Ban QLCT Điện Trụ sở Ban QLDACTĐMB đặt 1111D đường Hồng Hà - Quận Hoàn kiếm Hà Nội Ban QLDA CTĐMB tổ chức nghiệp kinh tế trực thuộc Tổng Công ty Điện lực Việt nam đơn vị có tư cách pháp nhân mở tài khoản Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước, sử dụng dấu riêng để ký kết hợp đồng liên quan đến thực dự án theo nhiệm vụ phân cấp củaTCT(1) Vì vốn hoạt động Ban vốn Nhà nước cấp Trách nhiệm Ban sử dụng nguồn vốn cho có hiệu quả, tiết kiệm hợp lý Ban uỷ quyền tiếp nhận từ chủ đầu tư để quản lý toán cho tổ chức tư vấn đơn vị xây lắp cung ứng vật tư thiết bị, chi phí cho công việc ban QLDA kể việc tham gia với tư cách hoạt động tư vấn, quản lý sử dụng có hiệu loại vốn Nhiệm vụ Ban QLDACCTĐ quản lý dự án lưới điện có điện áp từ 110 KV trở lên công trình điện khác theo phân cấp TCT giao quy định (1) Tổng công ty Điện lực Việt Nam Footer Page 10 of 89 Header Page 40 of 89 Trong công tác lập đơn hàng Hàng năm theo kế hoạch Ban QLDATCĐ MB phải cung ứng lượng vật tư lớn cho công trình điện thi công xây lắp được: Do phải lập nhiều đơn hàng để mua thiết bị vật tư nước nước - Đơn hàng văn kiện mang tính hợp đồng, buộc Ban phải có khoản chi lớn Cho nên điều tối quan trọng văn kiện phải rõ ràng chỗ hiểu sai Ví dụ: Không dùng cụm từ đây: - “Giá thoả thuận” - “Giao hàng sớm tốt” - “Có chất lượng thương mại thông thường” - “Giống cung cấp trước đây” Và' từ khác có tính chất tương tự, lỏng lẻo, gây khó khăn lớn sau đây: Đơn đặt hàng phải có thông tin : - Tên địa xí nghiệp đặt hàng -Tên địa công ty nhận đơn hàng - Số ký hiệu, mã hàng - Số lượng sản phẩm khối lượng dịch vụ yêu cầu - Tả đầy đủ loại, kiểu, phân cấp quy cách cần thiết để xác định sản phẩm dịch vụ - Một công bố áp dụng quy cách sản phẩm liệu kỹ thuật có liên quan - Ghi rõ chứng hợp cách sản phẩm (phù hợp với yêu cầu) cần gửi theo hàng giao Footer Page 40 of 89 Header Page 41 of 89 - Giá thoả thuận người mua người bán - Cách thức giao hàng - Các hướng dẫn giao hàng Chữ ký người mua chức vụ họ tổ chức mua hàng - Những điều kiện kinh doanh bên mua Ủy quyền rõ ràng cho người ký đơn hàng đề giới hạn lần ký Nếu vượt qua giá trị phải ban giám đốc kiểm duyệt Kiểm tra việc tiếp nhận hàng Kiểm tra nhận hàng khâu quan trọng hệ thống mua hàng Kiểm tra vào lúc tiếp nhận xem nhận hay trả lại hàng phương pháp không hiệu lãng phí cần thay đổi Vì vậy, kiểm tra trực tiếp hay gián tiếp qua bên thứ ba độc lập đòi hỏi phải có chứng chất lượng hợp cách theo vật tư mua, bảo đảm thứ giao kỳ phù hợp với yêu cầu nêu hợp đồng * Nội dung chứng chất lượng hợp cách gồm: - Tên địa bên cung ứng - Số ghi loại ngày phát chứng - Tên địa khách hàng - Số hiệu đơn đặt hàng khách hàng - Mô tả sản phẩm số lượng sản phẩm - Nhãn hiệu riêng khách hàng, nơi thích hợp - Bản quy cách theo đơn hàng hóa phải cung cấp - Văn kiện người công ty giao phụ trách chất lượng người phó ông ta ký Footer Page 41 of 89 Header Page 42 of 89 * Kiểm tra hàng hoá vật từ thực tế vào lúc tiếp nhận xem có hỏng hóc khâu vận chuyển Nếu hàng có tổn thất đổ vỡ hư hỏng không hợp đồng phải mời quan có tư cách pháp nhân giám định lập chứng thư giám định để giải việc bồi thường hàng Hoàn thiện công tác ký hợp đồng thực hợp đồng Muốn có nguồn hàng ổn định vững phải thực tốt công tác ký thực hợp đồng kinh tế: Để làm tốt công tác phải làm tốt quy trình sau: + Lên tiên lượng chủng loại quy cách số lượng loại vật tư cần mua kỳ kế hoạch năm + Thông cáo mời thầu phương tiện thông tin đại chúng + Tiêu chuẩn: Để lựa chọn người cung ứng dựa phương thức sau : - Trước hết chọn người cung ứng truyền thống - Chọn người thực tốt cam kết hợp đồng - Giá phải hợp lý, phù hợp với thị trường - Hàng phải bảo đảm chất lượng theo nhu cầu uy tín thị trường - Đáp ứng số lượng theo yêu cầu tiến độ thi công - Con đường vận chuyển vật tư phải ngắn - Chọn người đồng ý toán chậm - Có dịch vụ trước sau bán hàng Sau đáp ứng nhu cầu ưu tiên ký hợp đồng mua đơn vị chủ quản, đơn vị ngành, đơn vị chuyên doanh - Tiếp đến đơn vị kinh tế tập thể - Cuối mua tư nhân +Sau lựa chọn người cung ứng Phòng vật tư Ban đàm phán với đơn vị cung ứng hợp đồng mua bán vật tư hàng hoá Footer Page 42 of 89 Header Page 43 of 89 Nội dung hợp đồng phải thể mẫu sau: Footer Page 43 of 89 Header Page 44 of 89 HỢP ĐỒNG KINH TẾ - Căn nghị định số 76/CP Hội Đồng Chính Phủ quy định theo Hợp Đồng Kinh tế - Căn theo định 217/HĐBT hội Đồng Bộ Trưởng đổi công tác kế hoạch hoá hạch toán KD XHCN Đại diên bên A Ông,bà : Chức vụ: Đại diện Ban QLDATCĐMB Có lài khoản số: Tại Ngân hàng: Đại diện bên B Ông,bà : Chức vụ: Đại diện: Có lài khoản số: Tại Ngân hàng: Sau bàn bạc, bên A trí mua bên B vật tư sau: Điều I: Số lượng, giá cả: TT Tên vật tư Đ vị SL Đ Giá Thành tiền Ghi Điều II: Quy cách chất lượng: Phần phải ghi tỉ mỉ quy cách chất lượng, kích thước, thông số kỹ thuật yêu cầu, độ nhẵn bóng, đồ bền, yêu cầu kỹ thuật có Footer Page 44 of 89 Header Page 45 of 89 Điều III: Phương thức giao nhận hàng, thời gian, địa điểm giao nhận Phần qui định bên bán giao hàng cho bên mua đâu, bên chịu trách nhiệm vận chuyển, bốc dỡ, lên xuống hàng hóa, thời gian giao nhận tiến độ giao nhận Phần qui định đơn vị giao hàng theo khối lượng, theo bao bì, theo ba rem đơn vị tính Qui định tỷ lệ hao hụt giao nhận vận chuyển có Điều IV: Hình thức toán Phần qui định hình thức toán nào? Tiền séc hay tiền mặt, trả tiền trước hay sau, thời gian toán Nếu có biến động giá xử lý Điều V: Cam kết chung: Hai bên cam kết thực qui định trên, gây thiệt hại cho phải bồi thường vật chất Còn phát sinh tình hai bên tham gia bàn bạc xử lý điều chỉnh Hợp đồng có giá trị kể từ ngày ký lập thành có giá trị nhau, bên giữ Đại diện bên B Đại diện bên A + Sau ký kết hợp đồng phòng vật tư Ban phải chủ động bám nguồn hàng, tìm hiểu khả sản xuất doanh nghiệp cung ứng cách xác + Hợp đồng ký phải tổ chức thực nghiêm túc, đầy đủ có trách nhiệm + Nếu trình thực hợp đồng có tranh chấp xảy ra, hai bên không giải phải chủ động nhờ trọng tài kinh tế tương đương giải - Hết hợp đồng xí nghiệp phải lý hợp đồng kiến nghị với bên bán tồn để có biện pháp khắc phục Tiết kiệm sử dụng vốn cho công tác mua sắm vật tư: Nhìn vào bảng tổng vốn Ban, ta thấy vốn thực lớn Do Ban trạng thái thiếu vốn, toán nan giải ban Footer Page 45 of 89 Header Page 46 of 89 Để đảm bảo cho trình hoạt động Ban tiến hành thuận lợi Ban phải có thêm nguồn vốn Nguồn vốn có từ nhiều nguồn khác : - Hợp tác đầu tư liên doanh liên kết với thành phần kinh tế nước - Có biện pháp xin chậm trả khoản nộp ngân sách để huy động vốn vào sản xuất - Chọn biện pháp cung ứng vật tư thiết bị B tham gia thi công xây lắp có khả toán chậm để tận dụng nguồn vốn họ - Tiến hành tốt công tác tiêu thụ, nhượng bán loại vật tư thành phẩm, vậl tư thu hồi phẩm chất ứ đọng để tăng nguồn vốn giảm chi phí dự trữ - Tiến hành thực hành tiết kiệm, tiết kiệm chi phí bất hợp lý giảm chi tiêu tiếp khách, không mua sắm phương tiện lại không cần thiết, giảm trang bị thiết bị theo kiểu phong trào Tận dụng nguồn lực lợi sẵn có Ban bao gồm yếu tố trình độ tay nghề công nhân, khả kỹ thuật, nhà xưởng máy móc thiết bị sẵn có, thành lập tổ đội tu sửa chữa lắp đặt thiết bị vật tư từ thiết bị hư hỏng thành thiết bị có đủ tiêu chuẩn đưa vào sử dụng dể tiết kiệm vốn mua sắm Ví dụ: Tên thiết bị Giá mua Giá tự làm 31,5 23,2 Tủ bảo vệ 28 22,5 Cầu dao 35Kv 22 17,5 Cầu dao 110Kv 45 29,3 Tủ điều kiện - Việc thu mua vật tư nguyên vật liệu chưa kiểm tra chặt chẽ giá chất lượng tạo kẽ hở cho việc tự động nâng giá mua Do vậy, Ban cần sớm hoàn chỉnh quy chế thu mua vật tư nguyên vật liệu để giảm chi phí thu mua, tăng chất lượng vật tư nguyên vật liệu Đây khâu định việc tiết kiệm hay lãng phí định mức tiêu hao nguyên vật Footer Page 46 of 89 Header Page 47 of 89 liệt Quy chế cần phải xây dựng chế độ khuyến khích lợi ích vật chất chịu trách nhiệm vật chất Chế độ thưởng phạt phải quy định rõ mức thưởng vào số tiền làm lợi thực tế - Không ngừng bồi dưỡng đào tạo nghiệp vụ nâng cao trình độ phẩm chất cán làm công tác vật tư Hoàn thiên máy quản lý bảo đảm vật tư Đây vấn đề quan trọng gắn với tổ chức người, yếu tố thành công 6.1 Cụ thể Người cán lãnh đạo công tác vật tư nên bố trí nhân viên thống kê tiếp liệu theo loại mặt hàng định nhằm giúp cho họ chuyên sâu nghiệp vụ, tạo điều kiện tốt cho họ nắm loại vật tư mà họ quản lý để tránh tình trạng vật tư hết mà Hoặc mua loại vật tư dẫn đến ứ đọng vật tư, ứ đọng vốn lợi cho Ban a) Duy trì nghiêm chế độ kiểm toán sổ sách :ghi chép đầy đủ tượng xuất nhập thời kỳ, phải xác định cho lượng giá trị lại loại vật tư nguyên vật liệu để qua xác định điểm đặt hàng đôn đốc quản lý cung ứng đơn đặt hàng - Đối với vật tư thiết bị Ban chủ yếu nhập trọn theo công trình đường dây trạm điện Đơn giá tính cho vật tư thiết bị công trình Vì để tiện cho việc quản lý vật tư công trình thi công để thuận lợi cho việc toán công trình hoàn thành Người làm công tác quản lý kế toán dự trữ nên áp dụng phương pháp xuất hết lô để tính Cụ thể nên áp dụng theo mẫu sau: Tên vật tư Mã hàng Đơn vị tính Thời Footer Page 47 of 89 Nhập Xuất Tồn Header Page 48 of 89 gian SL Giá Giá ĐV T.Bộ SL Giá Giá ĐV T.Bộ SL Giá Giá ĐV T.Bộ b kiểm toán thực tiễn: Ngoài việc kiểm tra sổ sách người làm công tác thống kê vật tư phải định kỳ tháng năm phối hợp với kho kiểm tra thực tế cách cân đo đong đếm cách xác vật tư thiết bị thực tế lại đề làm sở xác định số lượng chất lượng giá trị thực hàng tồn kho dự trữ đồng thời để phát nguyên nhân gây mát, hao hụt vật tư dự trữ 6.2 Đối với kho tàng người làm công tác thủ kho a) Đối với kho tàng : Vật tư ngành điện chịu ảnh hưởng yếu tố bên từ trường, nhiệt độ nên phải bảo quản điều kiện tương đối ngặt nghèo để bảo đảm chất lượng cho vật tư Vì sau vật tư chuyển lập "Biên kiểm lập" Căn vào tính chất đặc điểm vật tư mà bảo quản kho trời + Cụ thể phân loại sau: - Kho kín có điều hoà: Để bảo quản loại thiết bị cần độ xác cao đồng hồ, công tơ, rơ le, hàng điện tử, bán dẫn - Kho kín bình thường: Để bảo đảm quản lý loại vật tư vật liệu khác như: cầu chì, áp tô mát, chống sét, phụ kiện Riêng loại xăng, dầu, sơn, a xit dễ cháy nổ cần phải để kho kín tách rời kho vật liệu Kho trời: Để loại vật tư cồng kềnh có khối lượng lớn như: Cấu kiện cột, máy biến thế, cầu dao, cáp thép vv Footer Page 48 of 89 Header Page 49 of 89 + Yêu cầu quan trọng kho : - Chống trộm cắp - Cao thoáng mát, sáng sủa, chống ẩm chống dột - Các loại vật tư phải xếp giá theo khu vực, nhóm, hàng rõ ràng để dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra tiện lợi cho nhập, xuất vận chuyển vào - Các loại vật tư cồng kềnh để trời phải có mái che mưa nắng Footer Page 49 of 89 Header Page 50 of 89 b Đối với người làm công tác thủ kho Người làm công tác thủ kho phải thực người giữ của, có tinh thần trách nhiệm cao để tiện cho việc quản lý vật tư Các thủ kho nên chia để quản lý theo nhóm vật tư phải thực tốt công việc sau: - Hàng hoá nhập phải xếp nơi quy định - Chỉ xuất hàng có phiếu xuất phòng vật tư phát hành phải bảo đảm nguyên tắc có đầy đủ chữ ký thành phần như: lãnh đạo Ban (chủ nhiệm phó chủ nhiệm), phụ trách phòng vật tư, trưởng kho, phiếu phải có thời gian Riêng vật tư nhượng bán phải có thêm chữ ký kế toán trưởng phiếu - Các loại vật tư sau nhập xuất phải đăng ký cập nhật cụ thể chi tiết vào sổ thẻ thủ kho số liệu phải thường xuyên đối chiếu với sổ sách thống kê phòng vật tư khớp với số liệu thực tế - Khi có biến động vật tư nguyên vật liệu phải kịp thời báo cáo với lãnh đạo kho phòng vật tư có biện pháp xử lý - Để nâng cao trình độ quản lý vật tư Ban cần thường xuyên tổ chức học tập nâng cao nghiệp vụ chuyên môn CBCNV người làm công tác quản lý vật tư Footer Page 50 of 89 Header Page 51 of 89 KẾT LUẬN Hoàn thiện công tác quản lý bảo quản vật tư hoạt động cần thiết thiếu đơn vị kinh tế Nó khâu đặc biệt quan trọng doanh nghiệp nói chung Ban Quản lý Công Trình Điện Miền Bắc nói riêng Việc thường xuyên phân tích đánh giá trình thực hoạt động việc làm cần thiết, tìm điểm mạnh để phát huy, khắc phục hạn chế không ngừng hoàn thiện Thực hoạt động quản lý vật tư doanh nghiệp kết hợp chọn lọc linh hoạt lý luận chung thực tiễn sản xuất kinh doanh doanh nghiệp để có cấu tổ chức trình làm việc khoa học phục vụ thật tốt cho dây truyền sản xuất đặc biệt kinh tế giai đoạn bắt đầu chế thị trường TÀI LIỆU THAM KHẢO Tổng công ty Điện lực Việt Nam: Ngành điện Việt nam – 50 năm chặng đường – Hà nội tháng 12/2004 Footer Page 51 of 89 Ban QLDACTĐMB đời trưởng thành: 7/1995 (Báo cáo Nội bộ) Header Page 52 of 89 Nghị hội đồng quản trị tổng công ty điện lực Việt nam chiến lược phát triển khí điện lực đến năm 2010 – Hà nội tháng 12/1999 Tổng sơ đồ phát triển ngành điện giai đoạn (2005-2010) Thủ tướng Chính Phủ phê duyệt Phân tích hoạt động kinh doanh NXB Thống kê – Hà nội 1/2002 Chủ biên Phan Quang Niệm Quản lý học kinh tế quốc dân tập II – NXB KH & Kỹ thuật – 2002 Chủ biên GSTS Đỗ Hoàng Toàn – TS Mai Văn Bưu Khoa học quản lý tập I – NXB KH& Kỹ thuật – Hà nội – 2005 Chủ biên: TS Đoàn Thị Thu Hà – TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền Khoa học quản lý tập II – NXB KH&Kỹ thuật – Hà Nội – 2002 Chủ biên: TS Đoàn Thu Hà – TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền Giáo trình quản lý xã hội NXB Khoa học & kỹ thuật – Hà Nội 2000 Chủ biên: GSTS Đỗ Hoàng Toàn – TS Phan Kim Chiến 10 Báo cáo tổng kết BQLDACTĐMB từ 2004 đến 2005 (Hà nội, tháng 12 năm 2005) Footer Page 52 of 89 Header Page 53 of 89 Môc lôc LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG I: TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC BẢO ĐẢM VẬT TƯ CỦA DOANH NGHIỆP I SỰ CẦN THIẾT, Ý NGHĨA VÀ NỘI DUNG QUÁ TRÌNH BẢO ĐẢM VẬT TƯ CỦA DOANH NGHIỆP Sự cần thiết công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất Ý nghĩa công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất II- CÁC HÌNH THỨC VÀ NỘI DUNG QUÁ TRÌNH BẢO ĐẢM VẬT TƯ CỦA DOANH NGHIỆP Mua sắm vật tư Tiếp nhận bảo quản vật tư Cấp phát vật tư Quyết toán sử dụng CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ QUẢN LÝ BẢO ĐẢM VẬT TƯ TẠI BAN QUẢN LÝ DACTĐMB (Dù ¸n C«ng tr×nh §iÖn MiÒn B¾c) 10 I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH PHÁT TRIỂN vµ CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA BQLDACTĐMB 10 Bộ máy quản lý Ban QLDACTĐMB 11 Các phòng tham mưu Error! Bookmark not defined II NHỮNG ĐẶC ĐIỂM VỀ MẶT KINH TẾ KỸ THUẬT CỦA VẬT TƯ VÀ BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI BAN QLDACCTĐ 16 III THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO ĐẢM VẬT TƯ Ở BAN QLDACTĐMB18 Xác định nhu cầu 18 Footer Page 53 of 89 Header Page 54 of 89 Kiểm tra nhu cầu xác định lượng hàng đặt mua 19 Lựa chọn người cung ứng 20 IV NHẬN XÉT RÚT RA TỪ TÌNH HÌNH TRÊNError! Bookmark not defined Ưu: 27 Nhược: 28 PHẦN III: MỘT SỐ BIỆN PHÁP BẢO ĐẢM VẬT TƯ PHỤC VỤ CÁC CÔNG TRÌNH ĐIỆN 32 I PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN LƯỚI ĐIỆN ĐẾN NĂM 2000 - 2010 CỦA NGÀNH ĐIỆN NÓI CHUNG, CỦA BAN QLDACT ĐIỆN MIỀN BẮC NÓI RIÊNG 32 Khu vực kinh tế Hà Nội - Hải Phòng - Quảng Ninh 32 Khu vực Nam Hà Nội 33 Khu vực phía bắc Hà Nội 34 Điện khí hóa nông thôn 34 II MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ, BẢO ĐẢM VẬT TƯ Ở BAN QLDACTĐMB 35 Về công tác xác định nhu cầu vật tư 36 Trong công tác lập đơn hàng 40 Kiểm tra việc tiếp nhận hàng 41 Hoàn thiện công tác ký hợp đồng thực hợp đồng 42 Tiết kiệm sử dụng vốn cho công tác mua sắm vật tư 45 Hoàn thiên máy quản lý bảo đảm vật tu: 47 KẾT LUẬN 51 TÀI LIỆU THAM KHẢO 51 Footer Page 54 of 89 ... khn ca Ban Quá trình tiếp nhận bảo quản vật tNhững vật t- thiết bị đ-ợc mua sắm cho Ban quản lý phải đ-ợc tổ chức tiếp nhận bảo quản tốt Footer Page 24 of 89 Header Page 25 of 89 Để đảm bảo đ-ợc... tế lý hợp đồng kinh tế + Soạn thảo hợp đồng kiểm toán với quan kiểm toán + Lập trình duyệt dự toán phục vụ cho công tác toán dự án IV Đánh giá chung công tác quản lý vật t- Ban Quản lý dự án công. .. Quyết toán công trình Để nâng cao hiệu sử dụng vật t- Ban quản lý dự án công trình điện miền bắc định kỳ toán vật t- sử dụng nhằm: tính toán l-ợng vật t- thực chi có mục đích không? L-ợng vật t-