Luận văn: Một số biện pháp hoàn thiện công tác quản lý đảm bảo vật tư tại Ban QLDATCĐ miền Bắc docx

1 Luận văn Một số biện pháp hoàn thiện công tác quản lý đảm bảo vật tư tại Ban QLDATCĐ miền Bắc 2 LỜI NÓI ĐẦU Vấn đề bảo đảm vật tư cho các công trình điện luôn là nhiệm vụ trọng tâm, bức xúc mà lãnh đạo Ban cũng như các phòng chức năng quan tâm hàng đầu. Muốn làm được điều đó yếu tố đầu tiên cho Ban QLDACTĐ là cần phải có bộ máy quản lý bảo đảm vật tư trước, trong và sau khi hoàn thành công trình làm sao cho hợp lý nhất, hiệu quả nhất, đạt kết quả cao nhất. Chính vì lẽ đó trong thời gian thực tập tại Ban QLDACTĐMB, qua nghiên cứu tổng quát của bản thân. Được sự giúp đỡ tận tình của lãnh đạo Ban cũng như các phòng chức năng. Tôi mạnh dạn chọn đề tài: “Một số biện pháp hoàn thiện công tác quản lý đảm bảo vật tư tại Ban QLDATCĐ miền Bắc”. Nội dung gồm 3 chương sau: * Chương I: Tầm quan trọng của công tác quản lý đảm bảo vật tư sản xuất của doanh nghiệp * Chương II: Thực trạng của công tác quản lý bảo đảm vật tư của ban QLDACCTĐMB * Chương III: Một số biện pháp quản lý bảo đảm vật tư của ban QLDACCTĐMB Đề tài được nghiên cứu trong phạm vi Ban QLDACTĐ và giới hạn trong một vài vấn đề về công tác quản lý bảo đảm vật tư của Ban. Với mục đích đánh giá đúng những mặt đã làm được và chưa làm được để kiến nghị với Ban QLDACTĐMB có biện pháp xử lý hiệu quả hơn. 3 CHƯƠNG I TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC BẢO ĐẢM VẬT TƯ CỦA DOANH NGHIỆP I. SỰ CẦN THIẾT, Ý NGHĨA VÀ NỘI DUNG QUÁ TRÌNH BẢO ĐẢM VẬT TƯ CỦA DOANH NGHIỆP 1. Sự cần thiết của công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất Để quá trình SX có thể diễn ra, mọi doanh nghiệp đều phải có được yếu tố: Vật tư, lao động và tiền vốn. - Vật tư là sản phẩm của lao động được trao đổi mua bán dùng cho sản xuất như: Nguyên, nhiên liệu, máy móc thiết bị dụng cụ phụ tùng. Nói rộng ra vật tư chính là tư liệu sản xuất ở dạng tiềm năng không thể thiếu được trong bất kỳ nền sản xuất nào. Nhưng để có được vật tư cho sản xuất phải thông qua việc tổ chức quản lý chuẩn bị những vật tư cần thiết để nhằm duy trì hoạt động của doanh nghiệp diễn ra bình thường và liên tục. Do đó phải đảm bảo vật tư cho sản xuất là một quá trình kinh tế xã hội. Trong nền kinh tế gồm nhiều thành phần kinh tế tồn tại và đi lên CNXH ở nước ta hiện nay, việc tổ chức quản lý đảm bảo cân đối về mặt bằng bảo quản tốt vật tư thực hiện cung ứng thường xuyên đầy đủ giữ vai trò và vị trí quan trọng trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 4 Tóm lại, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì phải có chiến lược kinh doanh và khéo léo thâm nhập vào guồng máy của thị trường, tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức gọn nhẹ, năng động, hiệu quả và có những quyết định chính xác, mang lại kết quả cao. Có như vậy mới thực hiện tốt nhiệm vụ của mình là bảo quản vật tư cho sản xuất kịp thời đáp ứng nhu cầu tiêu dùng sản xuất xã hội. 2. Ý nghĩa của công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất Công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất rất quan trọng vì nền kinh tế bảo đảm vật tư không bảo đảm tính kế hoạch, tính khoa học và sự đồng bộ sẽ dẫn đến tình trạng sản xuất bị ngừng trệ sản phẩm, tiến độ thi công công trình sẽ giảm. Số lượng vật tư không đủ thì năng suất lao động trong sản xuất, thi công sẽ giảm. Trong nền kinh tế thị trường, vấn đề bảo đảm vật tư cho sản xuất lại càng quan trọng. Nó đòi hỏi phải có sự tìm tòi, tính toán giá cả, hạch toán giá cả, hạch toán cụ thể đối với từng loại vật tư, số lượng cần dùng để tránh lãng phí vật tư và tiết kiệm vốn lưu động. - Đảm bảo vật tư là đáp ứng các yêu cầu cung ứng đầy đủ các loại vật tư về số lượng chất lượng quy cách cũng như chủng loại kịp thời về thời gian và đồng bộ giúp cho việc tăng năng suất lao động xã hội tiết kiệm được thời gian lao động giảm chi phí không cần thiết. - Tổ chức và quản lý tốt công tác bảo đảm vật tư còn góp phần tiết kiệm vật tư giữ gìn về số lượng và chất lượng cấp phát vật tư theo hạn mức. 5 - Kiểm tra việc sử dụng vật tư cũng là những biện pháp tiết kiệm vật tư quan trọng. - Tổ chức tốt công tác bảo đảm vật tư ảnh hưởng tốt đến công tác vận tải ghép nối vận chuyển hợp lý, giảm cước phí vận chuyển vật tư (Giảm được chi phí lưu thông) dẫn đến giảm được giá thành sản phẩm. Ngoài ra tổ chức và quản lý tốt đảm bảo vật tư còn có tầm quan trọng trong công tác hạch toán kinh doanh của doanh nghiệp. Trong giá thành sản phẩm công nghệ thì vật tư chiếm từ 70- 90% tổng chi phí. Vì vậy tổ chức quản lý tốt bảo đảm vật tư cho sản xuất sẽ làm giảm chi phí dẫn đến hạ giá thành sản phẩm. II- CÁC HÌNH THỨC VÀ NỘI DUNG QUÁ TRÌNH BẢO ĐẢM VẬT TƯ CỦA DOANH NGHIỆP Bất cứ một nền sản xuất nào cũng cần vật tư để bảo đảm sản xuất. Tổ chức và quản lý bảo đảm vật tư cho sản xuất là một quá trình bao gồm các bước sau: 1. Mua sắm vật tư Mua sắm vật tư là khâu đầu tiên của quá trình bảo đảm vật tư cho sản xuất. Muốn kinh doanh có hiệu quả kinh tế cao, thực hiện tốt nhiệm vụ kinh tế của mình thì ngay khâu đầu tiên này phải hoạt động có chất lượng cao. Vì vậy không ngừng đổi mới và nâng cao chất lượng công tác này là nhiệm vụ không thể thiếu được của doanh nghiệp. Nó phải có cơ sở khoa học và gồm các nội dung sau: 6 a) Xác định nhu cầu Để bảo đảm hoạt động có hiệu quả đòi hỏi các doanh nghiệp phải xác định được đầy đủ các loại nhu cầu vật tư phục vụ đáp ứng cho doanh nghiệp của mình. * Nhu cầu vật tư cho hoạt động xây lắp. Xác định theo công thức Nhu cầu vật tư (N)=(khối lượng xây lắp) x (định mức vật tư cho một đơn vị xây lắp) * Nhu cầu vật tư dự trữ: Đối với loại vật tư cụ thể, cần quy định đại lượng dự trữ sản xuất tối đưa và đại lượng dự trữ sản xuất tối thiểu. Đại lượng dự trữ sản xuất tối đưa bằng dự trữ chuẩn bị cộng dự trữ bảo hiểm cộng dự trữ thường xuyên tối đa. Đại lượng dự trữ sản xuất tối thiểu bằng tổng dự trữ chuẩn bị cộng dự trữ bảo hiểm. b. Xác định lượng hàng đặt mua Khi xác định hàng đặt mua cần phải bảo đảm nguyên tắc không bị ứ đọng ở khâu dự trữ làm ảnh hưởng đến tốc độ chu chuyển vốn. Xác định lượng hàng mua theo công thức: )VdVd(VV 12cdcm    Trong đó: V cm : Lượng vật tư cần mua V cd : Lượng vật tư cần dùng 7 Vd 1 : Lượng vật tư dự trữ đầu kỳ Vd 2 : Lượng vật tư dự trữ cuối kỳ Vđ 1 = (Vk + Vnk )- Vx. Vk: Lượng vật tư tồn kho ở thời điểm tồn kho Vnk: lượng vật tư nhập kho từ thời điểm kiểm kê đến cuối năm báo cáo. Vx: Lượng vật tư xuất dùng thời điểm kiểm kê đến cuối năm báo cáo. c. Đặt hàng và ký kết hợp đồng mua bán Đặt hàng là cơ sở quan trọng để ký kết hợp đồng kính tế về mua bán hàng hoá. Hợp đồng mua bán hàng hóa là một loại văn bản có tính chất pháp lý được hình thành trên cơ sở thoả thuận một cách bình đẳng tự nguyện giữa các chủ thể nhằm xác lập thực hiện và chấm dứt mọi quan hệ trao đổi hàng hoá. 2. Tiếp nhận và bảo quản vật tư Tất cả những vật tư thiết bị kỹ thuật được mua sắm cho doanh nghiệp phải được tổ chức tiếp nhận bảo quản tốt. Để đảm bảo được yêu cầu đó bộ phận tiếp liệu phải chọn phương tiện vận chuyển thuận lợi nhất là giảm được thời gian vận chuyển và số lần bốc dỡ tránh hao hụt mất mát trong vận chuyển. Khi hàng về, doanh nghiệp cần tổ chức tốt công tác tiếp nhận và bảo quản hàng hoá. Mục đích của công tác này là kiểm tra việc thực hiện các hợp đồng mua bán vật tư hàng hoá về nguyên vẹn bảo đảm số 8 lượng và chất lượng. Ai là người chịt trách nhiệm về những hao hụt và hư hỏng hàng hoá. Trong thương mại việc tiếp nhận theo hai giai đoạn. Tiếp nhận hàng từ doanh nghiệp thương mại và tiếp nhận tại kho của doanh nghiệp sản xuất: Việc tiếp nhận hàng về số lượng và chất lượng được thực hiện ở doanh nghiệp theo hai phương pháp chủ yếu: phương pháp kiểm tra toàn bộ và phương pháp kiểm tra điển hình. Tổ chức tiếp nhận sẽ tạo điều kiện cho thủ kho nắm chắc được số lượng chất lượng, chủng loại vật tư, hạn chế nhầm lẫn. Tiếp nhận chính xác quy cách chủng loại vật tư đã ghi trong hợp đồng, hoá đơn phiếu giao hàng để chuyển nhanh vật tư vào kho theo sự bố trí sắp xếp trong kho. Mặt khác công tác tiếp nhận còn phải bảo đảm loại vật tư nhập kho phải có giấy tờ hợp lệ và phải qua bộ phận kiểm nhận, kiểm định chính xác. Nếu vật tư mua về sai quy cách, không bảo đảm chất lượng hoặc thiếu hụt phải có biên bản xác nhận.Thủ kho phải ghi đầy đủ số thực nhập và cùng người giao hàng ký rồi chuyển cho bộ phận có trách nhiệm kí vào sổ giao, nhận chứng từ. Sau khi vật tư được tiếp nhận vào kho, phòng vật tư, các doanh nghiệp phải tổ chức quản lí và bảo quản hàng ở kho. Kho là nơi dự trữ bảo quản hàng hóa, vật tư, thiết bị trước khi đưa vào sử dụng. Tuỳ thuộc vào các tính chất, đặc điểm của vật tư mà kho của doanh nghiệp được xây dựng theo nhiều kiểu khác nhau với diện tích, dung tích phù hợp. Kho phải được bố trí ở nơi khô ráo, thoáng mát với hệ thống thiết bị cần thiết cho bảo quản sắp xếp thuận tiện cho việc chuyên chở, 9 xuất nhập vật tư. Vật tư trong kho phải được sắp xếp hợp lí tuỳ theo đặc điểm của các thiết bị, vật tư. Tránh hư hỏng, làm xuống cấp vật tư. Tận dụng tối đưa diện tích kho. Đảm bảo an toàn trong kho tránh mất mát cũng như hoả hoạn cháy nổ xảy ra. Xu hướng trong nền kinh tế thị trường là kho doanh nghiệp xây dựng không đáng kể mà chỉ tập trung ở khâu lưu thông. Vật tư được bảo quản tùy thuộc vào tính chất lý hoá mà bố trí sắp xếp theo từng loại kho. Theo yêu cầu: dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra, ở thời điểm nào cũng sẵn sàng cấp phát kịp thời theo tiến độ. 3. Cấp phát vật tư Đây là vấn đề hết sức quan trọng, tổ chức tốt sẽ bảo đảm cho sản xuất hoạt động của doanh nghiệp được nhịp nhàng góp phần tăng năng suất lao động của công nhân tăng thêm vòng quay của vốn lưu thông doanh nghiệp, nâng cao chất lượng và hạ giá thánh sản phẩm v.v. Việc cấp phát vật tư được tiến hành theo hạn mức. Hạn mức là lượng vật tư quy định cho từng hạn mục công trình để các bộ phận thực hiện nhiệm vụ được giao. Hạn mức cấp phát nâng cao trách nhiệm của từng bộ phận trong việc sử dụng số lượng vật tư lĩnh được một cách hợp lý và tiết kiệm. Nâng cao trách nhiệm của phòng vật tư trong việc quản lý số lượng vật tư quy định trong hạn mức đầy đủ kịp thời và đúng quy cách, phẩm chất góp phần chấn chỉnh và củng cố công tác kho tàng, giảm số lượng chứng từ và đơn giản hoá công tác hạch toán ban đầu về cấp phát vật tư. 10 Căn cứ vào tiên lượng công trình và lệnh của giám đốc phòng vật tư lập phiếu xuất kho dưới các dạng khác nhau tùy theo đối tượng và phương thức xuất hàng. 4. Quyết toán sử dụng Việc tổ chức quản lý bảo đảm vật tư đầu vào không chỉ dừng lại ở việc mua sắm, tiếp nhận vận chuyển vật tư hàng hoá - để nâng cao hiệu quả sử dụng vật tư đòi hỏi các doanh nghiệp phải định kỳ quyết toán vật tư sử dụng việc quyết toán nhằm: tính toán lượng vật tư thực chi có đúng mục đích không ? Việc sử dụng các yếu tố vật chất có tuân thủ các định mức tiêu dùng hay không? Lượng vật tư tiết kiệm được hoặc bội chi, nguyên nhân gây lãng phí trong sử dụng vật tư ở doanh nghiệp. Ở các doanh nghiệp có thể áp dụng ba phương pháp sau để quyết toán vật tư : - Phương pháp kiểm kê: Theo phương pháp này trên cơ sở số liệu kiểm tra thực tế tồn kho vật tư ở phân xưởng đầu kỳ và cuối kỳ báo cáo và số lượng vật tư xuất trong kỳ để xác định thực tế vật tư chi phí áp dụng công thức. + Phương pháp đơn hàng: Trên cơ sở các số liệu về kết quả sử dụng vật tư được xác định bằng cách so sánh thực chi với mức quy định được tính sau khi thực hiện hợp đồng. + Quyết toán theo từng lô hàng cấp ra: [...]... quyết toán vật tư thiết bị khi công trình hoàn thành + Thực hiện chế độ báo cáo, kiểm kê vật tư thiết bị theo định kỳ + Chủ trì tổ chức nghiệm thu khối lượng gia công + Lập chứng từ thanh toán công tác đánh giá hồ sơ dự thầu vật tư thiết bị theo chế độ quy định 6 Quyết toán công trình Để nâng cao hiệu quả sử dụng vật tư Ban quản lý dự án công trình điện miền bắc đã định kỳ quyết toán vật tư sử dụng... toán hợp đồng mua sắm vật tư thiết bị 32 + Tổ chức thực hiện công tác giám sát, gia công vận chuyển vật tư + Nghiệm thu hồ sơ mời thầu mua sắm vật tư thiết bị + Cấp phát bảo quản vật tư thiết bị (Phần do A cấp) cho các dự án trên cơ sở tiên lượng công trình + Là thành viên thường trực của Hội đồng thanh lý vật tư thiết bị và tham gia hội đồng kiểm kê + Theo dõi việc sử dụng vật tư thiết bị đã lắp đặt... bảo quản tốt Để đảm bảo được yêu cầu đó Ban đã giao cho kho Thượng đình những chức năng và nhiệm vụ sau: - Chức năng: Tham mưu chủ nhiệm điều hành dự án quản lý giao nhận, bảo quản , sắp xếp vật tư thiết bị của Ban thuộc phạm vi kho quản lý - Nhiệm vụ : +Tiếp nhận vật tư thiết bị nhập kho và sắp xếp theo đúng quy hoạch kho + Thường xuyên làm công tác bảo quản , vệ sinh kho vật tư thiết bị theo đúng... thảo hợp đồng kinh tế và thanh lý các hợp đồng kinh tế + Soạn thảo hợp đồng kiểm toán với các cơ quan kiểm toán + Lập và trình duyệt dự toán phục vụ cho công tác quyết toán các dự án IV Đánh giá chung về công tác quản lý vật tư của Ban Quản lý dự án công trình Điện Miền Bắc Trong bi cnh i mi c ch qun lý kinh t t c ch tp trung quan liờu bao cp sang c ch th trng cú s qun lý ca Nh nc v s chuyn i t ch ... hạ giá thành sản phẩm cho công trình Lãnh đạo Ban đã giao cho phòng vật tư những chức năng và nhiệm vụ sau: - Chức năng : Tham mưu chủ nhiệm tổ chức quản lý công tác mua sắm, vận chuyển, cấp phát vật tư thiết bị cho các dự án - Nhiệm vụ: + Kiểm tra và trình duyệt hồ sơ mua sắm vật tư thiết bị các dự án + Thương thảo và trình duyệt Hợp đồng mua sắm vật tư thiết bị + Quản lý theo dõi, đôn đốc việc thực... ra Ban cũn trc tip m nhn vic tip nhn phõn phi thộp do Tng Cụng Ty ký hp ng phõn phi cho cỏc cụng ty xõy lp 1000 tn (k c nhp ngoi v trong nc) ó v ang quyt toỏn vt t v ti chớnh s thộp trờn vi c ch phc tp v c chng loi v giỏ tr c an ton trong iu kin khú khn ca Ban 4 Quá trình tiếp nhận và bảo quản vật tư 30 Những vật tư thiết bị được mua sắm cho Ban quản lý phải được tổ chức tiếp nhận bảo quản tốt Để đảm. .. toán 33 lượng vật tư thực chi có đúng mục đích không? Lượng vật tư tiết kiệm được hoặc bội chi, nguyên nhân gây lãng phí trong sử dụng vật tư ở Ban Lãnh đạo Ban đã giao cho Phòng Tài chính kế toán những chức năng và nhiệm vụ: - Chức năng: Tham mưu chủ nhiệm điều hành dự án quản lý và giám sát về lĩnh vực tài chính kế toán, thực hiện công tác hạch toán kế toán, thống kê và quyết toán vốn đầu tư xây dựng... phát vật tư thiết bị đảm bảo an toàn , kịp thời theo phiếu cấp hàng + Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ an toàn tuyệt đối + Xây dựng quy chế quy định nội quy bảo vệ, giao nhận hàng + Lập kế hoạch và nhu cầu sửa chữa, xây dựng kho hàng tháng quý, năm 31 + Là thành vên của hội đồng kiểm kê + Quan hệ với địa phương để giảI quyết các công việc liên quan 5 Cấp phát vật tư Để cho hoạt động sản xuất của Ban. .. phí cho các nhu cầu hoạt động của Ban theo chế độ 34 + Tổ chức hạch toán chi phí theo từng nguồn thu từ các dự án + Lập và trình duyệt quyết toán các dự án hoàn thành + Lưu trữ và bàn giao hồ sơ tài liệu thanh toán vật tư thiết bị + Tham gia với các Phòng khác của Ban trong công tác đấu thầu +Thường trực Hội đồng kiểm kê, tham gia hội đồng thanh xử lý tài sản, phân phối vật chất, thi đua khen thưởng +... tháng trên cơ sở Tổng công ty duyệt + Giải ngân các dự án trong kế hoạch vốn đầu tư được duyệt + Quản lý và sử dụng vốn đầu tư theo chế độ hiện hành của Nhà nước + Tổ chức bộ máy kế toán và chế độ hạch toán kế toán, thống kê theo chế độ quy định, chủ trì tổ chức giải trình với các cơ quan thẩm tra và quản lý Nhà nước + Lập báo cáo thống kê tài chính kế toán kịp thời và chính xác + Đảm bảo đủ kinh phí cho . Luận văn Một số biện pháp hoàn thiện công tác quản lý đảm bảo vật tư tại Ban QLDATCĐ miền Bắc 2 LỜI NÓI ĐẦU Vấn đề bảo đảm vật tư cho các công. đạo Ban cũng như các phòng chức năng. Tôi mạnh dạn chọn đề tài: Một số biện pháp hoàn thiện công tác quản lý đảm bảo vật tư tại Ban QLDATCĐ miền Bắc .