Tìm hiểu công tác số hóa tài liệu tại Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia

Với xu thế đó, Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc giaCTTKH&CNQG đã và đang được triển khai công tác số hóa tài liệu khoa học và... Xuất phát từ yêu cầu thực tế và nhận thức của bản

LỜI CAM ĐOAN

Đề tài khoá luận của tôi là “Tìm hiểu công tác số hoá tài liệu tại Cục Thôngtin Khoa học và Công nghệ Quốc gia” Tôi xin cam đoan nội dung khoá luận dobản thân tự nghiên cứu, tìm tòi và học hỏi, dưới sự hướng dẫn và chỉ bảo củagiáo viên hướng dẫn Trong quá trình thực hiện khoá luận, bên cạnh sự cố gắng,

nỗ lực không ngừng của bản thân, tôi đã luôn nhận được sự động viên và giúp đỡnhiệt tình từ phía các thầy cô giáo, gia đình và bạn bè

Qua đây, tôi gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô giáo và các bạn họckhoa Thông tin - Thư viện, trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, đồngthời tôi xin chân thành cảm ơn các các cô chú, anh chị, các cán bộ công tác trongCục Thông tin Khoa học và công nghệ Quốc gia đã chỉ bảo tận tình và tạo điềukiện giúp đỡ tôi hoàn thành khóa luận này

Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc tới thầy giáo, ThS.Trần Hữu Huỳnh - người đã tận tình hướng dẫn, động viên và giúp đỡ tôi trongsuốt thời gian thực hiện khoá luận này

Hà Nội, ngày 10 tháng 2 năm 2012Sinh viên

Nguyễn Thu Hà

TVKH&KTTW Thư viện Khoa học kỹ thuật và

Trung ương

Documents (Tài liệu Khoa học và

Công nghệ)

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

ĐƯỢC THỂ HIỆN TRONG KHOÁ LUẬN

Bảng 1: Thống kê nguồn lực thông tin tại CTTKH&CNQG

Bảng 2: Sự khác nhau giữa cán bộ thư viện số và cán bộ thư viện truyền thốngBảng 3: Yêu cầu kỹ thuật khi số hóa tài liệu

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài

1

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 1

3 Tình hình nghiên cứu 2

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

5 Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu 3

6 Những đóng góp của đề tài 3

7 Bố cục của khóa luận 4

PHẦN NỘI DUNG 5

CHƯƠNG 1: CỤC THÔNG TIN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

QUỐC GIA VỚI CÔNG TÁC SỐ HOÁ TÀI LIỆU 5

1.1 Quá trình hình thành và phát triển Cục Thông tin Khoa học và Công

nghệ Quốc gia 5

1.1.1 Sơ lược lịch sử hình thành và phát triển

5

11

1.1.3 Đội ngũ cán bộ và cơ cấu tổ chức

1.2 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của Cục 16

16

17

1.3 Nguồn lực thông tin 20

1.4 Tầm quan trọng của công tác số hóa tài liệu tại Cục Thông tin Khoa học

và Công nghệ Quốc gia 23

1.4.1 Khái niệm về tài liệu, tài liệu số, tài liệu điện tử và số hóa tài liệu

23

1.4.2 Vai trò công tác số hóa tài liệu ở CTTTKH&CNQG

25

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SỐ HOÁ TÀI LIỆU TẠI

CỤC THÔNG TIN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ QUỐC GIA 27

2.1 Tài liệu số hóa tại Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia 27

2.1.1 Đặc điểm nguồn tài liệu số hóa

27

2.1.2 Nguồn tài nguyên số nội sinh trong cơ cấu vốn tài liệu của Cục

28

2.3.1 Hạ tầng cơ sở thông tin và thiết bị số hóa

2.7 Tổ chức khai thác nguồn tài liệu số 53

CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ NHẰM

NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SỐ HÓA TÀI LIỆU TẠI CỤC

THÔNG TIN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ QUỐC GIA 59

3.1 Nhận xét chung 59

3.2.1 Tổ chức đào tạo nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ thực hiện số

hoá tài liệu 62

3.2.2 Tăng cường cơ sở vật chất phục vụ công tác số hóa tài liệu

63

3.2.3 Chính sách số hoá tài liệu và đảm bảo ngân sách

63

3.2.4 Tổ chức các buổi hội nghị, hội thảo về công tác số hóa tài liệu

64

3.2.5 Đảm bảo an toàn cho tài liệu số

64

3.2.6 Tăng cường trao đổi, chia sẻ nguồn tài nguyên số

66

3.2.7 Đẩy mạnh marketing về nguồn thông tin số

67

PHẦN KẾT LUẬN 69

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 71

PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài.

Muốn xây dựng vững chắc cho sự phát triển nền kinh tế và xã hội tri thứctrong thế kỷ 21, giải pháp có ý nghĩa quyết định là phải tăng cường đầu tư cải cách

và đổi mới nâng cao chất lượng giáo dục trong toàn xã hội, đáp ứng những yêu cầucủa nền kinh tế và xã hội mới trong tương lai Một nền giáo dục kết hợp hài hoànhững thành tựu khoa học hiện đại với những tinh hoa của truyền thống mang bảnsắc riêng sẽ có hiệu quả để phát triển và hội nhập với xu hướng chung của thế giới

Các thư viện thế giới xu hướng tự động hóa nghiệp vụ xây dựng thư việnđiện tử, thư viện số nhằm đáp ứng đầy đủ nhu cầu thông tin và tri thức của conngười trong xã hội đương đại Các tài liệu trong thư viện không chỉ đơn thuần là cáctài liệu truyền thống như: sách, báo, tạp chí mà còn bao gồm các tài liệu dạng số,dạng điện tử Gần đây, nhiều thư viện trên thế giới và Việt Nam đã và đang tiếnhành số hóa tài liệu với quy mô khác nhau Công tác số hóa tài liệu đã kéo dài tuổithọ tài liệu, tiết kiệm được diện tích kho, bạn đọc truy cập nhanh chóng chính xácthông tin tài liệu bất cứ ở đâu, thời điểm nào khi máy tính được nối mạng

Với xu thế đó, Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia(CTTKH&CNQG) đã và đang được triển khai công tác số hóa tài liệu khoa học và

công nghệ (KH&CN) nhằm đa dạng hóa các sản phẩm thông tin phục vụ cho ngườidùng tin Xuất phát từ yêu cầu thực tế và nhận thức của bản thân trong quá trình

thực tập tại Cục, tôi đã lựa chọn đề tài “Tìm hiểu công tác số hóa tài liệu tại Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của

* Nhiệm vụ nghiên cứu:

Đề thực hiện mục tiêu trên, đề tài thực hiện các nhiệm vụ sau:

Thứ nhất: Khái niệm và nội dung, quy trình và bảo quản công tác số hóa tài

liệu

Thứ hai: Khảo sát tìm hiểu thực trạng công tác số hóa tài liệu tại

CTTKH&CNQG

Thứ ba: Đề xuất và đưa ra những giải pháp áp dụng và triển khai nhằm hoàn

thiện công tác số hóa tài liệu tại CTTKH&CNQG

3 Tình hình nghiên cứu.

Công tác số hóa tài liệu đã và đang được các cơ quan thông tin- thư viện đềcập tiến tới sẽ triển khai trong sự phát triển của hoạt động thông tin – thư viện (TT –TV) hiện nay Song nghiên cứu về vấn đề này còn hạn chế ở nước ta do nguyênnhân khách quan và chủ quan của các cơ quan TT-TV nói chung vàCTTKH&CNQG nói riêng

Bởi thế, các đề tài đã nghiên cứu mới chỉ đề cập đến mức độ nhất định, chưa

có đề tài nghiên cứu về một mô hình tổ chức công tác số hóa tài liệu cụ thể Từ việcđưa ra một mô hình tổng quan ứng dụng công nghệ thông tin, đến vấn đề đầu tư hệ

thống trang thiết bị hiện đại, cũng như vấn đề đào tạo nguồn nhân lực để đáp ứngyêu cầu tổ chức công tác số hóa tài liệu Nếu có nghiên cứu chỉ là từng vấn đề trongtoàn bộ hoạt động nghiệp vụ TT-TV của hệ thống đó.

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.

* Đối tượng nghiên cứu chính của đề tài là công tác số hóa tài liệu tại CụcTTKH&CNQG

* Phạm vi nghiên cứu:

Phạm vi về thời gian: Nghiên cứu công tác số hóa tài liệu tại CTTKH&CNQG

trong giai đoạn hiện nay

Phạm vi về không gian: Khảo sát và tìm hiểu công tác số hóa tài liệu tại

CTTKH&CNQG

5 Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu.

* Cơ sở lý luận:

- Dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lênin và tư tưởng

Hồ Chí Minh về công tác thông tin- thư viện

- Dựa vào các cơ sở lý luận và quan điểm của Đảng, Nhà nước về thông tinhọc và thư viện học

- Các tài liệu chỉ đạo của Đảng và Nhà nước về công tác thông tin khoa học

và công nghệ

* Phương pháp nghiên cứu:

- Điều tra và khảo sát thực tế

- Trao đổi trực tiếp với cán bộ phụ trách chuyên môn, cán bộ lãnh đạo, quảnlý

- Thu thập, phân tích, tổng hợp và đánh giá các tài liệu liên quan

6 Những đóng góp của đề tài.

•Về lý luận:

Kết quả nghiên cứu của khóa luận sẽ góp phần hoàn thiện những vấn đề lýthuyết cơ bản của công tác số hóa tài liệu trong hoạt động TT-TV Khóa luận làm rõ

nội hàm các khái niệm: tài liệu số, tài liệu điện tử,…; quy trình, nội dung vai trò,tầm quan trọng của công tác số hóa tài liệu trong hoạt động TT-TV.

7 Bố cục của khóa luận.

Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo, phụlục thì bố cục chính của khóa luận được chia thành 3 chương như sau:

Chương 1 Cục thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia với công tác số hóa tài liệu.

Chương 2 Thực trạng công tác số hóa tài liệu tại Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia.

Chương 3 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác số hóa tài liệu ở Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia.

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 CỤC THÔNG TIN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ QUỐC GIA

VỚI CÔNG TÁC SỐ HÓA TÀI LIỆU 1.1 Quá trình hình thành và phát triển Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia.

1.1.1 Sơ lược lịch sử hình thành và phát triển.

Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia (CTTKH&CNQG) là đơn

vị thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ, được thành lập trên cơ sở triển khai thực hiệnnghị định 28/2008/NĐ-CP ngày 14/3/2008 của Chính phủ quy định chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ, nghị định159/2004/NĐ-CP ngày 31/8/2004 của Chính phủ về hoạt động thông tin khoa học

và công nghệ, nghị định 30/2006/NĐ-CP ngày 29/03/2006 của Chính phủ về thống

kê khoa học và công nghệ Tên giao dịch quốc tế là National Agency for Scienceand Technology Information (viết tắt là NASATI)

CTTKH&CNQG thành lập nhằm mục tiêu:

- Tăng cường và hoàn thiện chức năng quản lý nhà nước về thông tin, thưviện, thống kê KH&CN;

- Đẩy mạnh các hoạt động và dịch vụ công trong lĩnh vực thông tin, thư viện,thống kê KH&CN, phát triển chợ công nghệ và thiết bị, phát triển mạng thông tintiên tiến.

Cùng với sự phát triển của Bộ KH&CN (KH&CN), ngành thông tin KH&CNViệt Nam có một bề dày lịch sử phát triển trải qua 50 năm Quá trình phát triểnngành thông tin KH&CN Việt Nam qua các thời kỳ xây dựng và phát triển của Thưviện Khoa học và Kỹ thuật Trung ương (TVKH&KTTW), của Viện Thông tinKH&PT Trung ương, của Trung tâm Thông tin KH&CN Quốc gia và hiện nay làCục Thông tin KH&CN Quốc gia

* Thư viện Khoa học kỹ thuật Trung ương.

- Giai đoạn 1959-1965.

TVKH&KTTW Hội đồng Chính phủ ra quyết định thành lập hoạt động từngày 06/02/1960 Trong giai đoạn này, kho tài liệu của thư viện hình thành theohướng thư viện khoa học tổng hợp, gồm các lĩnh vực khoa học tự nhiên, khoa học

kỹ thuật và khoa học xã hội Các hoạt động nghiệp vụ của thư viện từng bước đượcđưa vào nề nếp Công tác nghiên cứu nghiệp vụ và đào tạo đội ngũ cán bộ luônđược thư viện coi trọng

- Giai đoạn 1966-1975.

Năm 1965, do điều kiện chiến tranh, TVKH&KTTW phải phân tán hoạtđộng: Cơ sở chính tại Hà Nội và các cơ sở sơ tán nằm rải rác tại 4 tỉnh (an toàn khutại Tuyên Quang, Vĩnh Phú - nay là Vĩnh Phúc, Hà Bắc - nay là Bắc Ninh và HàSơn Bình - nay là Hoà Bình) nhưng các cán bộ của thư viện đã cố gắng thực hiện tốtchức năng, nhiệm vụ được giao, phục vụ tốt công tác nghiên cứu khoa học và giảngdạy Năm 1968, Thư viện được tách thành 2 đơn vị: Thư viện Khoa học Xã hội -thuộc Ủy ban Khoa học Xã hội và Thư viện KH&KT Trung ương - thuộc Ủy banKH&KT Nhà nước

- Giai đoạn 1976-1990.

Đây là giai đoạn thư viện triển khai các hoạt động nghiệp vụ và dịch vụ phục

vụ nhu cầu thông tin phát triển kinh tế - xã hội của đất nước 1986 các chính sáchđổi mới, phát triển hợp tác quốc tế của nhà nước, đội ngũ cán bộ của thư viện cóđiều kiện nâng cao trình độ nghiệp vụ Xu hướng tin học hoá thư viện bước đầuđược xúc tiến Ngày 21/12/1976, lãnh đạo Ủy ban KH&KT Nhà nước đã phê duyệtđiều lệ tổ chức và hoạt động của thư viện, trong đó có nhiệm vụ quản lý mạng lướithư viện KH&KT trong cả nước Đánh dấu chặng đường 20 năm thành lập,TVKH&KTTW đã vinh dự được Chủ tịch nước tặng Huân chương Lao động hạngNhất

* Viện Thông tin khoa học và kỹ thuật Trung ương.

- Giai đoạn 1961-1965.

Ngày 18/08/1961, theo quyết định số 64-KHH/QĐ của Ủy ban Khoa họcNhà nước, Phòng Thông tin khoa học thuộc Ủy ban chính thức được thành lập.Phòng đã giúp Ủy ban chỉ đạo xây dựng công tác thông tin khoa học phù hợp vớitình hình cũng như yêu cầu trong nước và phổ biến những kinh nghiệm, thành tựu,tình hình phát triển KH&KT trong và ngoài nước

- Giai đoạn 1966-1972.

Đất nước trong thời kỳ chiến tranh, Phòng Thông tin khoa học của Ủy banKH&KT Nhà nước đã phải sơ tán, điều kiện làm việc không ổn định Tuy vậy,nhằm đẩy mạnh việc xây dựng hệ thống thông tin trong cả nước, đưa công tác thôngtin KH&KT phục vụ phát triển kinh tế một cách hiệu quả hơn, ngày 04/03/1971,Phòng Thông tin khoa học đã tổ chức thành công Hội nghị Thông tin KH&KT toànquốc lần thứ nhất tại Hà Nội Hội nghị này đã góp phần thúc đẩy sự ra đời của nghịquyết 89-CP của Hội đồng Chính phủ về “Tăng cường công tác thông tin KH&KT”,đánh dấu mốc phát triển của ngành thông tin KH&KT được thể chế hóa ở mức caonhất Ngày 04/10/1972, Viện Thông tin KH&KT Trung ương được thành lập theoquyết định số 187/CP của Chính phủ trên cơ sở Phòng Thông tin khoa học

- Giai đoạn 1973-1990.

Sau Hội nghị Thông tin KH&KT toàn quốc lần thứ hai được tổ chức thànhcông vào tháng 3/1977, mạng lưới cơ quan thông tin KH&KT đã được củng cố và

mở rộng trong phạm vi cả nước Đến cuối năm 1986, mạng lưới này đã bao quáthầu hết các ngành kinh tế và lĩnh vực KH&KT ở trung ương và địa phương với tổng

số hơn 250 đơn vị Công tác thông tin KH&KT đã trở thành một hoạt động mangtính xã hội, đạt được nhiều thành tựu và có đóng góp tích cực phục vụ công tác lãnhđạo, quản lý, nghiên cứu và sản xuất từ trung ương đến địa phương, Viện Thông tinKH&KT Trung ương đã chủ động củng cố, mở rộng mạng lưới và từng bước xâydựng hệ thống thông tin KH&KT quốc gia

* Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia.

- Giai đoạn 1990 - 1995.

Để tăng cường khai thác, phát huy vốn tư liệu KH&KT phong phú của thưviện KH&KT Trung ương cũng như năng lực xử lý, phổ biến thông tin, đặc biệt lànăng lực ứng dụng công nghệ thông tin của Viện Thông tin KH&KT Trung ương,ngày 24/09/1990, Chủ nhiệm Ủy ban Khoa học Nhà nước đã ký quyết định số487/TCCB thành lập Trung tâm Thông tin Tư liệu KH&CN Quốc gia(TTTTTLKH&CNQG) trên cơ sở hợp nhất Thư viện KH&KT Trung ương và ViệnThông tin KH&KT Trung ương

Trung tâm tiến hành đổi mới công tác kế hoạch và phương thức cấp phát kinhphí thông qua ký kết hợp đồng thực hiện nhiệm vụ cụ thể Do đó đã nâng cao hiệuquả đồng vốn đầu tư, xây dựng tiềm lực thông tin có định hướng; mở rộng và đadạng hóa các sản phẩm và dịch vụ thông tin; tạo quyền chủ động cho các cơ quanthông tin trong hoạt động, đồng thời mở rộng các mối quan hệ và tăng cường liênkết giữa các cơ quan thông tin trong hệ thống Sau 5 năm thực hiện, số kinh phí đầu

tư tăng dần hàng năm (từ 200 triệu đồng lên đến 1 tỷ đồng) Ngoài việc bổ sung vàtrao đổi tài liệu, Trung tâm đã mở rộng được mối quan hệ hợp tác quốc tế nhằmtăng cường nguồn tin và trang thiết bị của các đối tác quốc tế Do đó đã tạo lậpđược trên 10 cơ sở dữ liệu (CSDL) với khoảng 400.000 biểu ghi Các CSDL được

tích hợp từ các CSDL chuyên đề, đưa vào mạng nội bộ và nối mạng trong toàn quốc(VISTA) Ngoài ra để quản lý sử dụng hiệu quả các đề tài và kết quả nghiên cứu,Trung tâm đã tiến hành xây dựng các CSDL đề tài khoa học với gần 2.500 biểughi/8.500 đề tài đã đăng ký và gần 2.900 biểu ghi/3.000 kết quả nghiên cứu đã đăng

ký Bên cạch đó, Trung tâm tổ chức thu thập tư liệu từ vệ tinh xây dựng hàng trămbăng hình KH&KT phục vụ công tác tuyên truyền và phổ biến các thành tựuKH&CN

- Giai đoạn 1996 - 1999.

Trung tâm đã triển khai biên soạn dự thảo “Chiến lược tăng cường công tácthông tin KH&CN phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa- hiện đại hóa đất nước vànhiệm vụ đến năm 2000” Bản chiến lược này đã cải tiến, nâng cao chất lượng cácsản phẩm và dịch vụ, Trung tâm đã đẩy mạnh dịch vụ phục vụ thông tin có thu, kýkết hợp đồng thông tin trọn gói với các ngành và địa phương Thông qua đó, tiềmlực thông tin của Trung tâm gia tăng đáng kể Mạng “Thông tin khoa học, côngnghệ và môi trường quốc gia” với giao thức Internet đã được thiết lập, tạo điều kiệntruy nhập rộng rãi các CSDL trong và ngoài hệ thống CSDL toàn văn cũng bắt đầuđược triển khai tại Trung tâm Các phòng đọc đều có máy tính để tra cứu, phòngđọc đa phương tiện được thành lập Trung tâm đã trở thành nhà cung cấp dịch vụInternet dùng riêng và nhà cung cấp nội dung thông tin trên Internet

- Giai đoạn 2000 – 2004.

Công tác thông tin KH&CN chuyển biến căn bản lên một tầm cao mới Năm

2003 TTTTTLKH&CNQG được đổi tên thành Trung tâm Thông tin KH&CN Quốcgia, TTTTKH&CNQG nhằm thực hiện công tác thông tin KH&CN có hiệu quả đãhoàn thành việc soạn thảo và trình Chính phủ ban hành Nghị định 159/2004/NĐ-CPngày 31/08/2004 về hoạt động thông tin KH&CN, tạo lập và phát triển thị trườngcông nghệ ở Việt Nam Trung tâm được lãnh đạo Bộ KH&CN giao làm đầu mối,thường trực, phối hợp với các đơn vị tổ chức thành công chợ Công nghệ và thiết bịViệt Nam 2003 (Techmart Việt Nam 2003) với quy mô quốc gia lần đầu tiên ở

nước ta Sau đó, Thủ tướng Chính phủ đã chính thức ra quyết định tổ chức techmartđịnh kỳ 2 năm 1 lần ở quy mô quốc gia và khuyến khích tổ chức techmart tại cáckhu vực và địa phương trong cả nước Từ đó, Trung tâm được giao nhiệm vụ tổchức và quản lý hoạt động Techmart Việt Nam Techmart ảo cũng được triển khai

đã hỗ trợ tích cực và hiệu quả cho các tổ chức, cá nhân trong giao dịch và chuyểngiao công nghệ, triển khai nhân rộng mô hình cung cấp thông tin KH&CN phục vụphát triển kinh tế - xã hội khu vực nông thôn, miền núi, thúc đẩy ứng dụng các kỹthuật tiến bộ, góp phần xóa đói, giảm nghèo tại hàng trăm xã/phường trong cả nước

Mô hình này hiện đang được hàng chục địa phương nhân rộng và phát huy hiệu quảthiết thực

Năm 2004, TTTTKH&CNQG được Chủ tịch nước tặng thưởng Huânchương Lao động hạng nhất

- Giai đoạn 2005-2009.

Từ năm 2006, Trung tâm được lãnh đạo Bộ giao làm đầu mối và chủ trì triểnkhai kết nối mạng thông tin Á - Âu giai đoạn II (TEIN 2) Sau một thời gian triểnkhai, VinaREN được khai trương vận hành (tháng 2.2008) Tính đến nay, VinaREN

đã có 55 mạng thành viên gồm các viện nghiên cứu, trường đại học hàng đầu, một

số bệnh viện và trung tâm thông tin lớn tại 11 tỉnh, thành phố trong cả nước Qua

đó, cộng đồng các nhà khoa học Việt Nam giao lưu và liên kết hợp tác với hơn 40triệu nhà khoa học tại hơn 4.000 trường đại học, phòng thí nghiệm hàng đầu trên thếgiới VinaREN đang hỗ trợ tích cực các hoạt động hợp tác nghiên cứu khoa học vàđào tạo như: hội nghị truyền hình trực tuyến chất lượng cao, đào tạo trực tuyến, yhọc từ xa VinaREN thúc đẩy mạnh mẽ hiệu quả truy cập, chia sẻ và sử dụng rộngrãi các nguồn tài nguyên thông tin điện tử phong phú thiết thực công tác nghiêncứu, đào tạo, sản xuất kinh doanh của đất nước

Từ ngày 11/03/2005, Việt Nam chính thức được UNESCO chấp nhận là quốcgia thành viên của mạng lưới mã số chuẩn quốc tế cho xuất bản phẩm nhiều kỳ(ISSN) Trung tâm được chỉ định là trung tâm ISSN quốc gia của Việt Nam, trực

tiếp tổ chức thực hiện việc đăng ký, cấp mã số chuẩn quốc tế cho xuất bản phẩmnhiều kỳ trên lãnh thổ Việt Nam Tính đến tháng 6/2009, Trung tâm ISSN ViệtNam đã đăng ký và cấp ISSN cho 294 xuất bản phẩm.

Tháng 9/2009, TTTTKH&CNQG đã tổ chức thành công chợ Công nghệ vàThiết bị Việt Nam ASEAN+3 (Techmart Việt Nam ASEAN+3) quy mô quốc tế với

sự tham gia của 651 đơn vị thuộc các nước ASEAN+3 và trong nước Tổng trị giáhợp đồng được ký kết tại Techmart này đạt 1.718 tỷ đồng Hiện nay, Trung tâmđang tích cực đẩy mạnh công tác quảng bá, triển khai, giới thiệu các nguồn tin điện

tử, hướng dẫn các nhà khoa học, cán bộ giảng dạy… khai thác các nguồn tin hiệuquả nhằm phục vụ công tác nghiên cứu và đào tạo

Năm 2008, nghị định 28/2008/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn và cơ cấu tổ chức của Bộ KH&CN, có Cục Thông tin KH&CN Quốc gia đểtăng cường công tác quản lý và phát triển sự nghiệp thông tin KH&CN Ngày 27/12/2009, Bộ đã có quyết định 2880/QĐ-BKHCN thành lập Cục Thông tinKH&CN Quốc gia trên cơ sở tổ chức của TTTTKH&CNQG Ngày 28/01/2010, Bộtrưởng đã ban hành điều lệ tổ chức và hoạt động của Cục Thông tin KH&CN Quốcgia (CTTKH&CNQG) kèm theo quyết định số 116/QĐ-BKH&CN

Trải qua chặng đường lịch sử 50 năm xây dựng và trưởng thành,CTTKH&CNQG Việt Nam đã phát triển mạng lưới thư viện KH&KT rộng lớn.Những thành tựu có được ngày hôm nay là nhờ sự quan tâm của Đảng và Nhà nước;

sự chỉ đạo sát sao của lãnh đạo Ủy ban Khoa học Nhà nước, Bộ KH&CN; sự hỗ trợcủa quốc tế và sự đóng góp đầy tâm huyết của nhiều thế hệ cán bộ thư viện và thôngtin CTTKH&CNQG Việt Nam đã từng bước khẳng định vai trò quan trọng củamình trong xã hội, một nghề hữu ích đầy triển vọng và được thừa nhận là một yếu

tố của tiềm lực KH&CN, một nguồn lực quốc gia cho sự phát triển đất nước

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ.

* Chức năng.

Xuất phát từ yêu cầu phát triển hoạt động thông tin, thư viện và thống kêKH&CN, ngày 17/12/2009, Bộ trưởng Bộ KH&CN đã ký và ban hành quyết định

số 2880/QĐ-BKHCN về việc thành lập CTTKH&CNQG thuộc Bộ KH&CN trên cơ

sở tổ chức lại Trung tâm thông tin KH&CN Quốc gia Xác định chức năng sau:

“CTTKH&CNQG có chức năng tham mưu giúp Bộ trưởng quản lý nhà nước và tổ

chức thực hiện các hoạt động sự nghiệp về thông tin, thư viện, thống kê KH&CN”.

Bộ trưởng cũng giao cho Cục trưởng CTTKH&CNQG xây dựng điều lệ tổ chức vàhoạt động của Cục trình Bộ trưởng phê duyệt

* Nhiệm vụ.

- Xây dựng và trình Bộ trưởng Bộ KH&CN:

+ Dự thảo các văn bản quy phạm pháp luật, tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuậttrong lĩnh vực thông tin- thư viện, thống kê KH&CN, phát triển chợ công nghệ vàthiết bị, phát triển các mạng thông tin KH&CN tiên tiến

+ Dự thảo chiến lược, chính sách, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 5 năm, hàngnăm, đề án xây dựng cơ sở hạ tầng cho thông tin- thư viện, thống kế KH&CN, pháttriển chợ công nghệ và thiết bị, trung tâm giao dịch thông tin công nghệ và đầu tưphát triển các mạng thông tin KH&CN tiên tiến

- Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật,tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật, chiến lược, chính sách , quy hoạch, kế hoạch, đề

án sau khi được cấp có thẩm quyển ban hành, phê duyệt

- Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật trong lĩnh vực thông tin- thưviện, thống kê KH&CN

- Ban hành các văn bản cá biệt, văn bản quy phạm nội bộ thuộc lĩnh vực

TT-TV, thống kê KH&CN, chỉ đạo và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ trong lĩnh vựcTT-TV, thống kê KH&CN, phát triển chợ công nghệ và các thiết bị và phát triểncác mạng thông tin KH&CN tiên tiến như: Nghiên cứu khoa học và phát triển côngnghệ, ứng dụng công nghệ thông tin và các thành tựu KH&CN tiên tiến; Đào tạo,bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ; Đăng ký, lưu giữ và sử dụng

thông tin kết quả các nhiệm vụ KH&CN; Quản lý và cấp mã số chuẩn quốc tế chocác xuất bản phẩm kế tiếp (ISSN); Hoạt động hợp tác quốc tế

- Chỉ đạo và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ trong lĩnh vực TT-TV, thống kêKH&CN, phát triển chợ công nghệ và thiết bị, các mạng thông tin KH&CN tiêntiến:

+ Nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ, ứng dụng công nghệ thông tin

và các thành tựu KH&CN tiên tiến

+ Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ

+ Đăng ký, lưu giữ và sử dụng thông tin kết quả các nhiệm vụ KH&CN; Quản lý

và cấp mã số chuẩn quốc tế cho các xuất bản phẩm kế tiếp (ISSN)

+ Hoạt động hợp tác quốc tế

- Phối hợp thanh tra; Kiểm tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạmhành chính trong lĩnh vực động TT-TV, thống kê KH&CN, phát triển chợ côngnghệ và thiết bị, các mạng thông tin KH&CN tiên tiến theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức và phát triển thư viện KH&CN Quốc gia và Liên hiệp thư việnViệt Nam về các nguồn thông tin KH&CN (Vietnam Library Consortium); Chủ trìcập nhật, bổ sung và phát triển nguồn thông tin KH&CN cho cả nước

- Tổ chức và thực hiện xử lý phân tích - tổng hợp và cung cấp thông tin phục

vụ lãnh đạo, phục vụ hoạt động quản lý nhà nước, nghiên cứu, đào tạo, sản xuất,kinh doanh và phát triển kinh tế - xã hội nông thôn, miền núi; Cập nhật và phát triểncổng điện tử về thông tin KH&CN Việt Nam; Xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia vềKH&CN trong đó có: các CSDL về nhân lực, thành tựu KH&CN, CSDL thống kêKH&CN; Xuất bản các sách KH&CN, Tạp chí Thông tin và tư liệu và các xuất bảnphẩm thông tin KH&CN khác

- Tổ chức phát triển dịch vụ giao dịch thông tin công nghệ, chợ công nghệ vàthiết bị Việt Nam; Tổ chức, tham gia các triển lãm, hội chợ trong nước và quốc tế;Cung cấp thông tin công nghệ phục vụ các doanh nghiệp; Tổ chức và thực hiệncông tác thống kê KH&CN

- Tổ chức, vận hành và phát triển mạng Nghiên cứu và đào tạo Việt Nam(VinaREN)

- Tổ chức hoạt động dịch vụ trong lĩnh vực TT-TV, thống kê KH&CN và tổchức các sự kiện KH&CN

- Thực hiện cải cách hành chính trong lĩnh vực TT-TV

- Quản lý về tổ chức, cán bộ, tài sản và hồ sơ tài liệu của Cục theo sự phâncấp và quy định của Bộ

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng giao

1.1.3 Đội ngũ cán bộ và cơ cấu tổ chức.

 Đội ngũ cán bộ.

Hiện tại CTTKH&CNQG có nguồn nhân lực với 165 cán bộ TT-TV có trình

độ cao, có tính chuyên nghiệp, trong đó với hơn 72% số cán bộ có trình độ từ đạihọc trở lên, trong đó có 7 tiến sỹ (chiếm 4,2%), trên 20 thạc sỹ (chiếm 13 %)

- Khối đơn vị quản lý nhà nước gồm: Văn phòng, Phòng Kế hoạch-Tài chính,Phòng Quản lý Thông tin thống kê, Phòng Hợp tác Quốc tế.

- Khối đơn vị sự nghiệp gồm: Thư viện KH&CN Quốc gia, Trung tâm xử lý

và phân tích thông tin, Trung tâm giao dịch Thông tin Công nghệ Việt Nam, Trungtâm Thống kê KH&CN, Trung tâm Tin học và đào tạo, Trung tâm Quản lý mạngNghiên cứu và đào tạo Việt Nam, Tạp chí Thông tin & tư liệu, Trung tâm Thông tinphát triển

1.2 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của Cục.

1.2.1 Đặc điểm người dùng tin.

Người dùng tin (NDT) là đối tượng phục vụ chính của mọi hệ thống thôngtin, đó là đối tượng phục vụ của công tác thông tin tư liệu NDT vừa là khách hàngcủa các dịch vụ thông tin, đồng thời họ là người sản sinh ra thông tin mới Họ giữvai trò quan trọng trong các hệ thống thông tin tại CTTKH&CNQG

NDT luôn là cơ sở để định hướng các hoạt động của đơn vị thông tin, đề racác sản phẩm và dịch vụ thông tin phù hợp Họ tham gia vào hầu hết các công đoạncủa dây chuyền thông tin và có thể thông báo hoặc đánh giá các nguồn tin cho cơquan thông tin

NDT là người sử dụng thông tin và là người sáng tạo, làm giàu nguồn thôngtin Thỏa mãn nhu cầu tin cho NDT đồng nghĩa với việc phát triển nguồn tin củathư viện sự thỏa mãn nhu cầu tin cho họ chính là cơ sở để đánh giá chất lượng hoạtđộng thông tin trong thư viện

Hiện nay NDT tại Cục CTTKH&CNQG phát triển nhanh chóng cả về sốlượng và thành phần Trình độ của NDT có nhiều cấp độ khác nhau và đa dạng: cácnhà quản lí, lãnh đạo các cấp, các ngành; các nhà khoa học, các cán bộ nghiên cứu,giảng dạy ở các viện, trung tâm nghiên cứu, các trường đại học cao đẳng, trung họcchuyên nghiệp; cán bộ công tác tại các cơ quan, các cơ sở KH&CN địa phương, cáccán bộ kỹ thuật, kỹ sư nhà máy sản xuất, kinh doanh; sinh viên các trường đại họccao đẳng có nhu cầu thông về khoa học và công nghệ nói chung

Qua quá trình thực tập và khảo sát tại CTTKH&CNQG, tôi tạm thời chiathành 4 nhóm chính như sau:

Nhóm 1: Cán bộ lãnh đạo, quản lý.

Nhóm 2: Các cán bộ nghiên cứu, giảng dạy.

Nhóm 3: Cán bộ lĩnh vực sản xuất – kinh doanh.

Nhóm 4: Nghiên cứu sinh, học viên cao học và sinh viên.

Hiện nay, theo thống kê mới nhất, CTTKH&CNQG có trên 35.600 bạn đọc,trong đó trên 9.500 bạn đọc thường xuyên tới sử dụng tài liệu và hàng vạn người sửdụng dịch vụ Trong đó có 3.800 bạn đọc là cán bộ có trình độ tiến sỹ, phó giáo sư,giáo sư (chiếm 18,4%) đã được cấp sổ mượn sách về nhà, 10.045 bạn đọc là sinhviên các trường đại học, cao đẳng, trung học dạy nghề, (chiếm 55%); 3.420 bạn đọc

là cán bộ kỹ thuật, kỹ sư nhà máy, xí nghiệp khối sản xuất (chiếm 18%); 1.330 bạnđọc là bạn đọc khối công ty liên doanh, công ty TNHH chiếm (7%) Có thể nói rằng

số cán bộ có trình độ cao, có học hàm, học vị kỹ sư, cán bộ kỹ thuật đang chiếm tỷ

lệ lớn trong số bạn đọc của Cục

1.2.2 Nhu cầu tin.

Khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển, nhu cầu thông tin của con người ngàycàng lớn, đa dạng và phong phú Nhu cầu thông tin là nhu cầu khách quan củangười dùng tin về những thông tin cần thiết cho công việc của họ Nó tùy thuộc vàotừng nhóm người dùng tin, vào bản chất công việc và nhiệm vụ mà người dùng tinphải hoàn thành Chất lượng của việc đáp ứng nhu cầu tin lại phụ thuộc vào sự nắmbắt những đặc điểm của những nhu cầu, yêu cầu dùng tin đó Yêu cầu tin càng rõràng, cụ thể thì việc thỏa mãn nhu cầu tin càng nhanh chóng và hiệu quả Vì thế nếukhông nắm chắc nhu cầu dùng tin sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ quá trình hoạtđộng thông tin thư viện của cơ quan

Phân nhóm người dùng tin cho phép ta có được những sản phẩm tin phù hợpvới từng nhóm Vì không một sản phẩm thông tin nào lại có thể đáp ứng mọi mặtcho mọi người với nhu cầu thông tin khác nhau

Nhu cầu tin xuất phát từ nhu cầu nhận thức của con người tăng lên cùng với

sự gia tăng các mối quan hệ trong xã hội và mang tính chất chu kỳ Nếu nhu cầu tinđược thỏa mãn kịp thời, chính xác thì nhu cầu tin ngày càng được phát triển

NDT gồm nhiều độ tuổi khác nhau, mỗi độ tuổi được sinh ra và lớn lên trongnhững điều kiện xã hội tương đồng Sự khác nhau về độ tuổi trình độ của họ cónhững đặc điểm tâm lý riêng tạo nên sự khác biệt về nhu cầu

Theo thống kê gần đây tính trung bình hàng tháng, CTTKH&CNQG đã phục

vụ được:

- 8.500 lượt người đọc tại các phòng đọc của thư viện và tra cứu các nguồnthông tin mà Cục đặt mua

- 54.240 lượt tài liệu được lưu thông

- Trên 10.000 lượt người truy cập vào các nguồn tin điện tử trực tuyến

- 466.733 trang tài liệu các loại được tin, sao và tải về qua mạng

Như vậy, so với năm 2006, năm 2010 số lượt bạn đọc đến thư viện tăng 139%,

số tài liệu luân chuyển tăng 289% [Trần Thị Thu, Phát triển nguồn tin phục vụnghiên cứu và đào tạo Việt Nam Kỷ yếu hội thảo khoa học ngành thông tin thống

kê KH&CN lần thứ VI, Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia Bộ Khoahọc và Công nghệ]

* Nhu cầu tin là cán bộ lãnh đạo, quản lý.

Đây là nhóm NDT chiếm số lượng không nhiều song là nhóm rất quan trọngcủa CTTKH&CNQG Họ cần cơ sở lý luận để đưa ra quyết định mang tính chiếnlược và sách lược có ảnh hưởng đến lợi ích và sự phát triển của toàn xã hội

Họ là những người có học hàm, học vị rất cao là chủ thể thực hiện chức năngquản lý vừa là người xây dựng các nhiệm vụ chiến lược phát triển kinh tế- xã hội.Thông tin giúp họ quản lý thành thực tiễn hành động, khi thông tin đầy đủ chính xácthì quá trình quản lý, lãnh đạo càng đạt kết quả cao

Họ cần nghiên cứu các loại hình tài liệu về các ngành: khoa học công nghệ,quản lý xã hội, sản xuất kinh doanh… mang tính chuyên sâu về các lĩnh vực chuyên

môn Họ là người có nhu cầu sử dụng thông tin tài liệu “xám” và sáng tạo ra nhữngthông tin mới có giá trị cao.

* Nhu cầu tin là các cán bộ nghiên cứu, giảng dạy.

Đây là nhóm NDT cũng có trình độ học vấn cao, hoạt động thông tin năngđộng và tích cực Họ vừa là chủ thể vừa là khách thể của hoạt động thông tin, luônkhai thác mạnh nguồn lực thông tin nói chung và nguồn tài liệu xám nói riêng Nhu cầu của họ là những thông tin mang tính chất chuyên ngành, vừa mangtính chất lý luận và thực tiễn chuyên sâu Nhóm này chiếm tỉ lệ khá cao tại Cục, nhucầu tin của họ khá cao về các loại hình thức tài liệu truyền thống và hiện đại.Thường là tài liệu quý hiếm, tài liệu xám đã số hóa; các tài liệu chuyên sâu về mộtngành, một lĩnh vực cụ thể mà họ quan tâm

* Nhu cầu tin là cán bộ lĩnh vực sản xuất – kinh doanh (SXKD)

SXKD là khu vực rộng lớn nhất của nền sản xuất xã hội, nó trải rộng trongmọi lĩnh vực của đời sống và cần có sự tham gia của nhiều người trên mọi miền đấtnước

Họ là người có trình độ chuyên môn, trình độ học vấn khác nhau: kỹ sư,công nhân lành nghề, thương nhân,… Nhiệm vụ chính của họ là trực tiếp hoặc giántiếp làm ra các sản phẩm phục vụ xã hội hoặc trực tiếp phục vụ nhu cầu xã hội.Nhóm NDT này có tỉ lệ tương đối thấp, tuy nhiên đã phần nào cho thấy thành phầnNDT đến với CTTKH&CNQG phong phú và đa dạng Cần nghiên cứu và điều tra

rõ nhu cầu tin của họ để có kế hoạch đáp ứng thông tin đầy đủ và chính xác cho đốitượng này

* Nhu cầu tin là nghiên cứu sinh, học viên cao học và sinh viên.

Đây là nhóm NDT chiếm tỉ lệ lớn nhất tại CTTKH&CNQG luôn biến độngtại Cục Nhu cầu tin của họ rất đa dạng, tham khảo để mở rộng kiến thức và cậpnhật các thông tin mới về nhu cầu của học tập và nghiên cứu khoa học phù hợp vớingành học và lĩnh vực cần nghiên cứu

Nghiên cứu đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin tại CTTKH&CNQG sẽgiúp cho việc nhận dạng nhu cầu thông tin và sử dụng các nguồn tài liệu số của họ,qua đó tìm ra những biện pháp phù hợp nhằm đáp ứng đúng với nhu cầu thông tincủa mỗi nhóm NDT.

1.3 Nguồn lực thông tin.

Nguồn lực thông tin là nền tảng chính cho mọi hoạt động thông tin của cơ quanthông tin- thư viện Đó chính là cơ sở để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tinmới, để thực hiện sự hợp tác, trao đổi, chia sẻ nguồn lực giữa các thư viện và cơquan thông tin Việc phát triển nguồn lực thông tin và tổ chức quản lý khai thác mộtcách có hiệu quả nguồn lực đó phục vụ nhiệm vụ phát triển kinh tế- xã hội của đấtnước càng có ý nghĩa hơn khi công nghệ thông tin đã và đang ngày càng phát triểnchi phối toàn bộ hoạt động của xã hội CTTKH&CNQG đã tạo lập, lưu giữ, quảntrị, cập nhật, phát triển và đưa vào phục vụ nguồn tin KH&CN lớn nhất Việt Namvới vốn tư liệu rất lớn và phong phú, ngân hàng dữ liệu có thể truy cập tại chỗ hoặctrực tuyến

Sau đây là một số nguồn thông tin KH&CN chủ yếu mà Cục đã xây dựng vàđược bổ sung được trong nhiều năm qua với nhiều dạng tài liệu khác nhau:

 Nguồn tài liệu dạng in.

Với tư cách là thư viện trung tâm của cả nước về KH&CN, kho tài liệu trên vậtmang tin truyền thống của Cục rất phong phú, bao gồm:

- Trên 450.000 đầu tên sách thuộc nhiều lĩnh vực KH&CN

- Hơn 7.000 đầu tên tạp chí và ấn phẩm kế tiếp xuất bản trên giấy, trong đó cógần 1000 tên tạp chí được bổ sung thường xuyên

- Hơn 11.000 báo cáo KQNC của các đề tài nghiên cứu các cấp

- Hơn 7 triệu bản mô tả sáng chế trên vi phiếu

- Kho tài liệu tra cứu quý

Trước năm 1990, khoảng 55% tài liệu thư viện của CTTKH&CNQG thu thậpđược là tài liệu tiếng Nga, 40% là tài liệu bằng các ngôn ngữ gốc latinh, 5% là tài

liệu tiếng Việt và các ngôn ngữ khác Từ sau năm 1990, tài liệu được bổ sung vàoCục chủ yếu là tài liệu tiếng Anh, tiếng Pháp và tiếng Việt Phần tài liệu tiếng Nga

bổ sung mới là không đáng kể

Theo thống kê từ năm 2009, tỷ lệ tài liệu của Cục theo lĩnh vực như sau:

- Khoa học tự nhiên: 35%

- Kỹ thuật và công nghệ: 45%

- Nông-lâm-ngư, y học: 19%

Tỷ lệ phân bố tài liệu theo ngôn ngữ như sau:

- 58% là thuộc nhóm ngôn ngữ latin (chủ yếu là tiếng Anh);

- 33% là tiếng Nga;

- 9% là tiếng Việt

Có thể khẳng định đây là kho tài liệu KH&CN lớn nhất của Việt Nam Đặcbiệt, kho báo cáo kết quả các đề tài nghiên cứu KH&CN các cấp (cấp nhà nước, cấpbộ/ngành, cấp tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương, cấp cơ sở) với hơn 11.000 tậpbáo cáo là nguồn tài liệu quý và lớn nhất Việt Nam về kết quả nghiên cứu khoa học

Tạp chí trên giấy cập nhật thường xuyên 700 tên

Tạp chí điện tử toàn văn Hơn 15.000 tên

Báo cáo kết quả nghiên cứu 11.000 báo cáo

Ngoài ra các vật mang tin như: vi phim, băng hình, CD-ROM, CSDL, CSDLtrực tuyến và các nguồn tin trên Internet

 Các CSDL do Cục xây dựng.

Xây dựng, duy trì và phổ biến thông tin KH&CN trong nước là một trong nhữngnhiệm vụ trọng tâm của CTTKH&CNQG Cục đã xây dựng một số CSDL quantrọng và đưa lên khai thác phục vụ theo chế độ trực tuyến trên mạng thông tin

KH&CN Việt Nam (VISTA) và mạng Nghiên cứu và đào tạo Việt Nam(VinaREN).

Cục có khoảng trên 10 CSDL, trong đó có các CSDL lớn được xây dựng từnhiều năm trước như: STD (tài liệu KH&CN Việt Nam) xây dựng từ năm 1987;Book (Sách tại Thư viện KHKT Trung ương); KQNC (Báo cáo kết quả nghiên cứukhoa học, CSDL về chợ công nghệ Việt Nam )

 Các CSDL KH&CN trên thế giới.

Trên 10 CSDL, trong đó có các CSDL nổi tiếng như: IEEE/IEE Fulltext (Thưviện điện tử về CNTT, điện và điện tử) Chemical Abstracts (Tạp chí tóm tắt về hoáhọc); PASCAL (CSDL đa ngành về KH&CN), đặc biệt là các CSDL trực tuyếnnhư: ScienceDirect; ISI- Web of Knowledge; Ebrary,…

 Nguồn điện tử không trực tuyến:

Nguồn tin điện tử không trực tuyến bao gồm các cơ sở dữ liệu do Cục xâydựng hoặc mua trên CD- ROM, hoặc thư viện điện tử trên ổ đĩa cứng máy tính

 Mạng VISTA.

Mạng Thông tin KH&CN Việt Nam bao gồm nhiều dịch vụ về KH&CN như:

- Các dịch vụ Thư viện thông qua website: www.clst.ac.vn

- Khai thác thông tin KH&CN trên CSDL thư mục của CTTKH&CNQG

- Khai thác các thông tin trong chợ ảo về công nghệ thông quawww.techmartvietnam.com.vn

- Cung cấp các dịch vụ Internet

- Quảng cáo trên mạng VISTA

 Chợ Công nghệ và thiết bị Việt Nam trên mạng (techmart ảo)

Chợ Công nghệ ảo có chức năng giới thiệu công nghệ, thiết bị cần mua và chàobán trong và ngoài nước, đồng thời là sàn giao dịch về công nghệ, thiết bị và tư vấnKH&CN

 Xuất bản phẩm.

Hiện nay, Cục có rất nhiều xuất bản phẩm dạng in như : Sách KH&CN ViệtNam, tạp chí Thông tin - Tư liệu, Tổng luận Khoa học – Công nghệ - Kinh tế vàhàng chục bản tin điện tử như: Nông thôn đổi mới, Khoa học và công nghệ môitrường,

 Các chương trình phim KHCN.

Các phim KH&CN trong nước và nước ngoài được cung cấp cho NDT dướidạng các đĩa VCD, DVD theo yêu cầu

1.4 Tầm quan trọng của công tác số hóa tài liệu tại Cục Thông tin Khoa học

và Công nghệ Quốc gia.

1.4.1 Khái niệm về tài liệu, tài liệu số, tài liệu điện tử và số hóa tài liệu.

* Tài liệu

Ở nước Nga, theo tiêu chuẩn quốc gia về thuật ngữ GOST 16487-70 “Vănthư và công tác lưu trữ- các thuật ngữ và định nghĩa”, tài liệu được định nghĩa: “Làphương tiện để giữ lại các tin tức về những sự việc, sự kiện, hiện tượng của thựctiễn khách quan và hoạt động tư duy của con người”

Ngày nay, tài liệu định nghĩa:“Tài liệu - là thông tin được gắn trên vật mangtin với những tiêu chí cho phép nhận dạng nó” Đối với công tác quản lý văn thư,lưu trữ điều quan trọng là nhận dạng thông tin chứa đựng trong tài liệu, trình bàytheo trật tự được thiết lập với những tiêu chí nhất định

* Tài liệu số.

Theo từ điển giải nghĩa của Mindwrrap “Tài liệu số là những tài liệu đượclưu giữ bằng máy tính”, có thể được tạo lập bởi máy tính như việc xử lý các file vănbản, các bảng biểu hoặc chúng có thể được chuyển đổi sang dạng số từ những tàiliệu dạng khác

Tài liệu số: là các đối tượng được lưu trữ, xử lý trên bộ nhớ máy tính và được

truyền đi thông qua các thiết bị số và mạng

Tài liệu số được xây dựng qua 2 kênh:

- Kênh 1: Tạo lập tài liệu gốc bằng máy tính thông qua việc xử lý các file vănbản, hình ảnh, bảng biểu,…

- Kênh 2: Tạo lập tài liệu số thông qua hình thức chuyển đổi định dạng cáctài liệu đã được tạo lập ở dạng khác như: Scan, ghi âm,

* Tài liệu điện tử.

Sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin trongthực tiễn đã sản sinh ra một loại hình tài liệu mới, đó là tài liệu điện tử Hiệnnay, khái niệm về tài liệu điện tử ở Việt Nam vẫn chưa thống nhất

Có thể xem tài liệu điện tử là tài liệu được trình bày và lưu trữ trên các vậtmang tin điện tử và có thể truy cập được thông qua hệ thống máy tính điện tử vàmạng máy tính Các vật mang tin ở đây có thể là băng từ, đĩa từ, các bộ phậnlưu trữ thông tin của máy tính

* Số hóa tài liệu.

Thư viện trường Đại học Cornell định nghĩa số hóa: “Số hóa là quá trình biếncác tài liệu in ấn trên giấy được chuyển sang dạng số, cho phép các trang thiết bịnhư máy tính để đọc, máy quét hình phẳng, camera số, camera động và một loạt cácthiết bị khác được sử dụng để số hóa tài liệu”

Thông thường, các dữ liệu dạng chữ, hình ảnh, âm thanh…sử dụng trên máy tính vàđược máy tính nhận biết đúng định dạng, được gọi chung là dữ liệu số Quá trìnhchuyển các dạng dữ liệu truyền thống như các bản viết tay, bản in trên giấy, hìnhảnh… sang chuẩn dữ liệu trên máy tính và được máy tính nhận biết được gọi là sốhoá dữ liệu Số hóa (Digitization) là quá trình chuyển đổi những thông tin trênnhững đối tượng thực sang dạng điện tử còn gọi là dạng số

Số hóa là việc chuyển đổi một dạng nào khác của thông tin như sách báo, vănbản, biểu mẫu tiếng Việt in trên giấy hay dạng Analogue, thành tài liệu lưu trữ trênmáy tính (tài liệu dạng số) và có thể chỉnh sửa thông qua các dịch vụ, phần mềmnhận dạng

Như vậy, số hoá tài liệu là hình thức chuyển đổi các dữ liệu truyền thống bên ngoài thành dạng tài liệu số mà máy tính có thể hiểu được/đọc được.

1.4.2.Vai trò công tác số hóa tài liệu ở CTTKH&CNQG.

Nhu cầu của NDT về sản phẩm và dịch vụ thông tin ngày một tăng theochiều hướng phát triển của nguồn lực thông tin Bên cạnh sản phẩm thông tin truyền

thống như: hệ thống mục lục, các bản thư mục cần xây dựng các sản phẩm thôngtin: cơ sở dữ liệu, ấn phẩm tóm tắt, tổng quan và các dịch vụ thông tin mới như:dịch vụ tư vấn, dịch vụ SDI, CAS…

Các sản phẩm và dịch vụ thông tin sẽ giúp NDT chọn lọc thông tin phù hợpvới nhu cầu của họ một cách dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng Xây dựng nguồntài nguyên số chính là một xu thế tất yếu vì mục đích sao lưu, bảo quản tài liệu, mởrộng đối tượng phục vụ và chia sẻ tài liệu, tận dụng tối đa cơ sở vật chất và trangthiết bị hiện đại

Kế hoạch số hóa tại CTTKH&CNQG được bắt đầu thực hiện năm 1990,

trong đó các nguồn dữ liệu được đưa vào số hóa là Báo cáo kết quả nghiên cứukhoa học, các ấn phẩm khoa học và công nghệ,…Công tác số hóa tài liệu đã đượcxác định là nhiệm vụ trọng tâm của Cục hiện nay Nhu cầu của NDT về sản phẩm

và dịch vụ thông tin (SP&DVTT) ngày một tăng theo chiều hướng phát triển củanguồn lực thông tin như: cơ sở dữ liệu, ấn phẩm tóm tắt, tổng quan cũng như dịch

vụ thông tin mới như: dịch vụ tư vấn, dịch vụ theo chế độ hỏi đáp, dịch vụ bạn đọcđặc biệt, dịch vụ tra cứu thông tin qua mạng và số hóa tài liệu để nguồn thông tincung cấp cho bạn đọc được thuận tiện hơn

Số hoá nguồn tài liệu -đây là công đoạn đòi hỏi đầu tư nhiều công sức, kinhphí:

- Giúp việc lưu trữ, sử dụng, chia sẻ thông tin dễ dàng, nhanh chóng

- Linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các loại dữ liệu số khác nhau

- Giảm chi phí tối đa quản lý, không gian lưu trữ

- Tiết kiệm thời gian tìm kiếm, chia sẻ thông tin

- Có khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu số

- Khỏi bị hủy hoại trong quá trình phục vụ

Việc số hóa tài liệu là hoạt động đòi hỏi rất nhiều công sức, trí tuệ và kinhnghiệm của cán bộ TT-TV Có thể coi số hóa là phương thức cốt lõi để đảm bảo sựphát triển bền vững của nguồn tin điện tử trong cơ quan thông tin Mặc dù nguồn tin

điện tử của cơ quan phần lớn là các tài liệu ở sẵn dạng điện tử như: tạp chí điện tử,sách điện tử, bản tin điện tử, CSDL trực tuyến,…Song những nguồn tin không phải

ở dạng điện tử cần được số hóa mang lại lợi ích rõ nét:

- Sự tiến bộ về truy cập: tạo ra khả năng đa truy cập, tức là nhiều người dùngtin từ nhiều nơi khác nhau có thể cùng truy cập và sử dụng tài liệu đó

- Bảo quản nguồn tin: các tài liệu được số hóa ít bị ảnh hưởng bởi mức độ sửdụng thường xuyên của số lượng lớn NDT, giúp cho bảo quản nguồn tin được dễdàng, thuận tiện và kéo dài tuổi thọ của tài liệu

Vì lý do này mà số hóa được xem là phương thức hữu hiệu để bảo quản cácnguồn tin quý hiếm, các tài liệu độc bản hay các tài liệu xám…

Qua chương 1, Khoá luận đã trình bày sơ lược về lịch sử phát triển, chức năngnhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, nguồn lực thông tin của CTTKH&CNQG Đồng thờinghiên cứu và trình bày đặc điểm chính của người dùng tin và nhu cầu tin tạiCTTKH&CNQG Nêu bật lên tầm quan trọng của tài liệu số đối với công tác thôngtin thư viện nói chung và đối với sự phát triển của nguồn tin KH&CN nói riêng tạiCTTKH&CNQG, nêu rõ nội hàm những khái niệm cơ bản: tài liệu, tài liệu số, sốhoá tài liệu, tài liệu điện tử nhằm làm rõ hơn cho giải quyết vấn đề ở chương 2

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SỐ HÓA TÀI LIỆU

TẠI CỤC THÔNG TIN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ QUỐC GIA 2.1 Tài liệu số hóa tại Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia.

2.1.1 Đặc điểm nguồn tài liệu số hoá.

Số hoá các tài liệu nội sinh, tài liệu tiếng Việt, nhất là những tài liệu có giá trịlâu dài, là xu hướng tất yếu trong hoạt động thông tin KH&CN ở nước ta Nhậnthức được tính tất yếu của xu hướng phát triển đó và giá trị to lớn của nguồn tài liệuhiện có, CTTKH&CNQG đã và đang tiến hành số hoá nguồn tài liệu nội sinh, tàiliệu xám, tài liệu quý hiếm và xây dựng các cơ sở dữ liệu toàn văn phục vụ bạn đọctốt nhất

KQNC là một trong các dạng tài liệu được xếp vào dạng “tài liệu xám”, loại tàiliệu có giá trị khoa học rất cao và được sử dụng lâu dài Mặt khác, báo cáo KQNC

là một trong những tài liệu phản ánh rõ nét nhất các tính chất cơ bản của hoạt độngnghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ Bằng việc số hoá KQNC, các tínhchất này có điều kiện thuận lợi để phát huy, làm tăng hiệu quả sử dụng KQNC.Kho báo cáo kết quả các đề tài nghiên cứu KH&CN các cấp (cấp nhà nước,cấp bộ/ngành, cấp tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương, cấp cơ sở) với hơn 11.000tập báo cáo là nguồn tài liệu quý và lớn nhất Việt Nam về kết quả nghiên cứu khoahọc

CTTKH&CNQG đã và đang tiến hành số hoá các đầu sách thuộc nhiều lĩnhvực KH&CN khác nhau, phục vụ cho nhu cầu tin của từng nhóm NDT khác nhau.Các tài liệu được số hoá bao gồm nhiều loại tài liệu khác nhau: các tạp chí trong vàngoài nước về KH&CN, sách và tài liệu quý về KH&CN Cục có nguồn tài liệu làmnguyên liệu đầu vào đủ lớn để phục vụ cho công tác tạo lập nguồn tài liệu số, gồm:Kho sách, tạp chí tiếng Việt và ngoại văn với khối lượng lớn; nguồn thông tin đadạng và cập nhật được cung cấp từ các nhà khoa học và doanh nghiệp, )

Đến hết năm 2011, Cục đã thu thập và số hóa khoảng 6000 đề cương đề tài vàbáo cáo KQNC của các địa phương Trên cơ sở số hóa sẽ xây dựng được sưu tập

báo cáo KQNC được số hóa tại Cục Thông tin KH&CN Quốc gia, đảm bảo bảoquản lâu dài và phục vụ hiệu quả theo những quy định cụ thể.

2.1.2 Nguồn tài nguyên số nội sinh trong cơ cấu vốn tài liệu của Cục.

CTTKH&CNQG là một trong những đơn vị có nguồn tài nguyên số vềKH&CN lớn nhất cả nước, bên cạnh những nguồn tài nguyên số mua từ bên ngoài,Cục là cơ quan đứng đầu về nguồn tài nguyên số nội sinh

Nguồn tài nguyên số của Cục rất phong phú về nội dung và đa dạng về hìnhthức, có thể phân chia thành CSDL thư mục và CSDL toàn văn:

2.1.2.1 Cơ sở dữ liệu thư mục.

Các CSDL thư mục là nguồn tài liệu số nội sinh lớn nhất hiện có củaCTTKH&CNQG Nguồn tài liệu này giúp cho NDT có thể tiếp cận tới nguồn tàinguyên truyền thống quý báu với hàng triệu bản mà Cục đang lưu giữ Tính đếnnăm 2009, Cơ sở dữ liệu này gồm :

- Sách ở Thư viện KHKT Trung ương 143.969 biểu ghi

- Tạp chí ở Thư viện KHKT Trung ương 6.938 biểu ghi

- Tài liệu KH&CN nước ngoài 345.323 biểu ghi

- Báo cáo kết quả nghiên cứu 9.851 biểu ghi

- Tài liệu KH&CN Việt Nam trước 2004: 73.259 biểu ghi

- Đề tài đang tiến hành: 3.706 biểu ghi

- Mục lục liên hợp tạp chí: 3.808 biểu ghi

2.1.2.2 Cơ sở dữ liệu toàn văn.

CSDL toàn văn về khoa học công nghệ bao gồm: toàn văn các bài báo đăng tảitrong các ấn phẩm khoa học công nghệ, kinh tế, văn hoá được công bố ở ViệtNam, các bản tin điện tử của Cục, toàn văn báo cáo các kết quả nghiên cứu

Các CSDL toàn văn của Cục được xây dựng hầu hết từ năm 2004 đến nay, baogồm:

- Tài liệu KH&CN Việt Nam STD (từ 2004 đến T10/2011 với khoảng 76.000biểu ghi có tệp toàn văn đính kèm)

- Thư viện điện tử KH&CN phục vụ nông thôn: 226.122 tài liệu toàn văn và đaphương tiện (tính đến cuối tháng 9/2011) Trong đó có 79.998 tài liệu thuộc lĩnhvực KH&CN với 1.045 phim khoa học, 3.039 tiêu chuẩn và 2.312 bài trích từ cáctạp chí và kỷ yếu hội nghị, hội thảo.

- Công nghệ chào bán: hơn 7.600 biểu ghi (2009)

- Dịch vụ KH&CN: 856 biểu ghi (2009)

- Báo cáo kết quả nghiên cứu: trên 10.000 biểu ghi (2010)

- Văn bản pháp quy về KH&CN

- Giải pháp phần mềm (2288 biểu ghi)

- Tiêu chuẩn Việt Nam

- Nhãn hiệu hàng hoá

- Các bản tin điện tử: Nông thôn đổi mới, Tri thức phát triển, Tổng luận vềKH&CN, Khoa học Công nghệ, Môi trường và phát triển bền vững,

- Thư viện phim KH&CN (hơn 256 phim được lưu giữ trên 145 đĩa CD-ROM)

- Ngoài ra, Cục còn lưu giữ nhiều CSDL trước năm 2004 như : Khoa họcCông nghệ Môi trường, VietNam Development News, Tạp chí Hoạt động Khoahọc, Communication physics, Báo cáo Khoa học Công nghệ,

- Với hàng triệu biểu ghi thuộc nhiều CSDL quý như : Book, STD, Kết quảnghiên cứu Nguồn tài nguyên số nội sinh đã và đang là nguồn lực thông tin chủ yếutrong cơ cấu nguồn tin của Cục

2.1.3 Dịch vụ số hoá tài liệu của Cục.

Với hệ thống số hoá tài liệu hiện đại và công suất cao gồm 2 máy Kirtas 1600

và hệ thống thiết bị và phần mềm xử lý và lưu trữ dữ liệu số, CTTKH&CNQG cungcấp dịch vụ số hoá tài liệu cho các trường đại học, viện nghiên cứu, các trung tâmlưu trữ, thư viện có nhu cầu số hoá tài liệu ở quy mô công nghiệp Với hệ thống vàthiết bị số hóa Kirtas APT1600 và Kabis, tài liệu gốc được bảo đảm không phảitháo rời và công suất số hoá đạt đến 1.600 trang/giờ

Sản phẩm số hoá có thể ở nhiều khổ mẫu dữ liệu theo lựa chọn như: dạngPDF, ảnh GPEG, dạng TIFF,

2.2 Nguồn nhân lực số hoá tài liệu.

2.2.1 Số lượng nguồn nhân lực.

Hiện nay CTTKH&CNQG công tác số hoá nguồn tài liệu do phòng số hoáthực hiện (tầng 4), số lượng cán bộ tiến hành công tác số hoá là 2 cán bộ chính thức

Các cán bộ số hoá của Cục làm việc với tinh thần trách nhiệm cao Tuy nhiênkhối lượng công việc số hoá nhiều, Cục đã điều chuyển một số cán bộ khác đến làmviệc tại phòng số hoá Hiện nay, số lượng cán bộ làm việc trong phòng số hoá là 11cán bộ

2.2.2 Chất lượng nguồn nhân lực.

Hiện nay, Cục có đội ngũ cán bộ số hoá có trình độ và được đào tạo đầy đủ các

kỹ năng nghiệp vụ cho nhiệm vụ phát triển nguồn tài nguyên số với số lượng lớn.Tuy nhiên, khi khối lượng công việc quá tải, Cục đã bổ sung thêm cán bộ để đảmbảo hiệu quả trong công tác số hoá tài liệu Trình độ của 2 cán bộ chính thức trongphòng số hoá là bậc đại học

Người cán bộ thư viện được xem như là người tổ chức và chuyên gia thông tin,môi trường làm việc của họ là môi trường “số” Nhiệm vụ của một cán bộ thư viện

số được xem xét với các góc độ sau:

- Thu thập tư liệu: Lựa chọn, bổ sung, xử lý, bảo quản, tổ chức phục vụ các bộsưu tập số

- Thiết kế cấu trúc kỹ thuật cho thư viện số

- Biên mục: Mô tả nội dung tài liệu số (siêu dữ liệu);

- Xây dựng kế hoạch, hỗ trợ các dịch vụ số (định hướng thông tin, tư vấnchuyển giao…)

- Tạo lập các giao diện thân thiện với người sử dụng trong hệ thống mạng

- Xây dựng các chính sánh, tiêu chuẩn liên quan đến thư viện

- Thiết kế, duy trì và chuyển giao các sản phẩm thông tin chất lượng cao vớigiá trị gia tăng.

- Bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ đối với thông tin số trong môi trường mạng

- Bảo đảm an ninh thông tin

- Hình thức, phương thức phục vụ

Có kiến thức tổng hợp: để đáp ứng được yêu cầu của thư viện số, người cán bộthông tin- thư viện cần có những kiến thức cơ bản về các ngành khoa học thư viện,khoa học thông tin, công nghệ thông tin, ngoại ngữ và một số chuyên ngành cụ thểkhác

Nội dung Cán bộ TV truyền thống Cán bộ TV số

Vai trò trong xã hội Thu thập tư liệu, Phổ biến

Đối tượng làm việc Tài liệu in Các bộ sưu tập số

Nội dung công việc Gửi giao tài liệu Định hướng thông tin, tư vấn và

chuyển giao công nghệ hiện đại

Trình độ làm việc Thấp (Ngoại ngữ và

CNTT)

Cao, chuyên nghiệp

Sự khác nhau giữa cán bộ thư viện số và cán bộ thư viện truyền thống

Cán bộ làm công tác số hóa tài liệu có kiến thức chuyên môn cao, biết vậnhành hệ thống máy móc, ứng dụng công nghệ thông tin, trang thiết bị hiện đại và cócác kỹ năng thao tác xử lý thông tin, với trình độ đại học trở lên…

• Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về chuẩn nghiệp vụ thông tin - thư viện

• Đáp ứng yêu cầu phân quyền truy cập đến tài liệu theo từng tài liệu vàtừng nhóm đối tượng người dùng (rất quan trọng đảm bảo tuân thủ Luật bản quyềncủa tài liệu)

• Dễ dàng trao đổi dữ liệu với các chuẩn khác, có công cụ sao lưu an toàn vàxuất, nhập dữ liệu

Dựa theo các yêu cầu trên, để bộ sưu tập số phát huy được hết tác dụng, Thưviện khi thực hiện tạo lập bộ sưu tập số cần có cơ sở hạ tầng sau:

+ Phải có hệ thống mạng Intranet được kết nối Internet với tốc độ đườngtruyền đủ mạnh đáp ứng cho số người dùng tối thiểu của thư viện (hiện nay hầu hếtcác trường đã xây dựng mạng LAN của thư viện với tính năng là một nhánh của hệthống Intranet nhà trường, điều này sẽ rất hạn chế khi thư viện muốn đưa bộ sưu tậplên Internet)

+ Hệ thống máy chủ đủ mạnh để đáp ứng việc lưu trữ, bảo quản, cung cấp dữliệu và quản lý người dùng và các phần mềm hệ thống có bản quyền

+ Trang Web đăng tải và là cổng truy cập của người dùng vào bộ sưu tập