Tìm Hiểu Công Tác Số Hóa Tài Liệu Tại Cục Thông Tin Khoa Học Và Công Nghệ Quốc Gia.pdf

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN THƢ VIỆN ­­­­­­­­o0o­­­­­­ NGUYỄN THU HÀ TÌM HIỂU CÔNG TÁC SỐ HÓA TÀI LIỆU TẠI CỤC THÔNG TIN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ QUỐ[.]

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN - THƢ VIỆN -­­­­­­­­o0o­­­­­­ - NGUYỄN THU HÀ TÌM HIỂU CƠNG TÁC SỐ HĨA TÀI LIỆU TẠI CỤC THƠNG TIN KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ QUỐC GIA KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH: THÔNG TIN – THƢ VIỆN Hệ đào tạo: Chính quy Khố học : QH – 2008 - X NGƢỜI HƢỚNG DẪN: ThS TRẦN HỮU HUỲNH HÀ NỘI, 2012 LỜI CAM ĐOAN Đề tài khố luận tơi “Tìm hiểu cơng tác số hố tài liệu Cục Thông tin Khoa học Công nghệ Quốc gia” Tơi xin cam đoan nội dung khố luận thân tự nghiên cứu, tìm tịi học hỏi, hướng dẫn bảo giáo viên hướng dẫn Trong q trình thực khố luận, bên cạnh cố gắng, nỗ lực không ngừng thân, nhận động viên giúp đỡ nhiệt tình từ phía thầy giáo, gia đình bạn bè Qua đây, tơi gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy cô giáo bạn học khoa Thông tin - Thư viện, trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn, đồng thời xin chân thành cảm ơn các cô chú, anh chị, cán công tác Cục Thông tin Khoa học công nghệ Quốc gia bảo tận tình tạo điều kiện giúp đỡ tơi hồn thành khóa luận Đặc biệt, tơi xin bày tỏ lịng kính trọng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo, ThS Trần Hữu Huỳnh - người tận tình hướng dẫn, động viên giúp đỡ tơi suốt thời gian thực khoá luận Hà Nội, ngày 10 tháng năm 2012 Sinh viên Nguyễn Thu Hà DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CTTKH&CNQG Cục Thông tin Khoa học Công nghệ Quốc gia CSDL Cơ sở liệu KQNC Kết nghiên cứu NDT Người dùng tin KH&CN Khoa học Công nghệ KH&KT Khoa học Kỹ thuật TT-TV Thông tin Thư viện TVKH&KTTW Thư viện Khoa học kỹ thuật Trung ương STD Scientific and technological Documents (Tài liệu Khoa học Công nghệ) DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ ĐƢỢC THỂ HIỆN TRONG KHOÁ LUẬN Bảng 1: Thống kê nguồn lực thông tin CTTKH&CNQG Bảng 2: Sự khác cán thư viện số cán thư viện truyền thống Bảng 3: Yêu cầu kỹ thuật số hóa tài liệu MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU .1 Tính cấp thiết đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Tình hình nghiên cứu .2 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Cơ sở lý luận phương pháp nghiên cứu Những đóng góp đề tài Bố cục khóa luận .4 PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG 1: CỤC THÔNG TIN KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ QUỐC GIA VỚI CƠNG TÁC SỐ HỐ TÀI LIỆU 1.1 Quá trình hình thành phát triển Cục Thông tin Khoa học Công nghệ Quốc gia 1.1.1 Sơ lược lịch sử hình thành phát triển .5 1.1.2 Chức nhiệm vụ 11 1.1.3 Đội ngũ cán cấu tổ chức .13 1.2 Đặc điểm người dùng tin nhu cầu tin Cục 16 1.2.1 Đặc điểm người dùng tin 16 1.2.2 Nhu cầu tin 17 1.3 Nguồn lực thông tin .20 1.4 Tầm quan trọng cơng tác số hóa tài liệu Cục Thơng tin Khoa học Công nghệ Quốc gia 23 1.4.1 Khái niệm tài liệu, tài liệu số, tài liệu điện tử số hóa tài liệu 23 1.4.2 Vai trị cơng tác số hóa tài liệu CTTTKH&CNQG 25 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC SỐ HỐ TÀI LIỆU TẠI CỤC THƠNG TIN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ QUỐC GIA .27 2.1 Tài liệu số hóa Cục Thơng tin Khoa học Cơng nghệ Quốc gia 27 2.1.1 Đặc điểm nguồn tài liệu số hóa 27 2.1.2 Nguồn tài nguyên số nội sinh cấu vốn tài liệu Cục 28 2.1.2.1 Cơ sở liệu thư mục 28 2.1.2.2 Cơ sở liệu toàn văn .28 2.1.3 Dịch vụ số hóa tài liệu Cục 29 2.2 Nguồn nhân lực số hoá tài liệu 30 2.2.1 Số lượng nguồn nhân lực 30 2.2.2 Chất lượng nguồn nhân lực 30 2.3 Hạ tầng sở vật chất thiết bị 32 2.3.1 Hạ tầng sở thông tin thiết bị số hóa 33 2.3.2 Phần mềm quản lý tài liệu số 35 2.4 Tiến trình quy trình thực cơng tác số hóa tài liệu 37 2.4.1 Tiến trình thực cơng tác số hóa tài liệu Cục 37 2.4.2 Quy trình thực cơng tác số hóa tài liệu .38 2.4.2.1 Thực số hóa tài liệu 43 2.4.2.2 Xử lý tài liệu số hóa 44 2.5 Các nguyên tắc số hoá tài liệu 51 2.6 Phương pháp bảo quản tài liệu số 51 2.7 Tổ chức khai thác nguồn tài liệu số .53 2.7.1 Cung cấp trực tuyến từ xa 53 2.7.2 Cung cấp tài liệu chỗ .53 2.7.3 Cung cấp trọn gói tới địa phương .53 2.8 Một số sản phẩm thơng tin số hóa Cục 54 2.8.1 Cơ sở liệu tài liệu KH&CN Việt Nam (STD) .54 2.8.2 Cơ sở liệu báo cáo kết nghiên cứu (KQNC) 55 2.8.3 Cơ sở liệu Nghiên cứu Phát triển 56 CHƢƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC SỐ HĨA TÀI LIỆU TẠI CỤC THƠNG TIN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ QUỐC GIA 59 3.1 Nhận xét chung 59 3.1.1 Ưu điểm 59 3.1.2 Hạn chế .61 3.2 Một số đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu cơng tác số hóa tài liệu 62 3.2.1 Tổ chức đào tạo nghiệp vụ chuyên môn cho cán thực số hoá tài liệu 62 3.2.2 Tăng cường sở vật chất phục vụ cơng tác số hóa tài liệu .63 3.2.3 Chính sách số hố tài liệu đảm bảo ngân sách .63 3.2.4 Tổ chức buổi hội nghị, hội thảo cơng tác số hóa tài liệu 64 3.2.5 Đảm bảo an toàn cho tài liệu số 64 3.2.6 Tăng cường trao đổi, chia sẻ nguồn tài nguyên số 66 3.2.7 Đẩy mạnh marketing nguồn thông tin số .67 PHẦN KẾT LUẬN 69 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 71 PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Muốn xây dựng vững cho phát triển kinh tế xã hội tri thức kỷ 21, giải pháp có ý nghĩa định phải tăng cường đầu tư cải cách đổi nâng cao chất lượng giáo dục toàn xã hội, đáp ứng yêu cầu kinh tế xã hội tương lai Một giáo dục kết hợp hài hoà thành tựu khoa học đại với tinh hoa truyền thống mang sắc riêng có hiệu để phát triển hội nhập với xu hướng chung giới Các thư viện giới xu hướng tự động hóa nghiệp vụ xây dựng thư viện điện tử, thư viện số nhằm đáp ứng đầy đủ nhu cầu thông tin tri thức người xã hội đương đại Các tài liệu thư viện không đơn tài liệu truyền thống như: sách, báo, tạp chí mà cịn bao gồm tài liệu dạng số, dạng điện tử Gần đây, nhiều thư viện giới Việt Nam tiến hành số hóa tài liệu với quy mơ khác Cơng tác số hóa tài liệu kéo dài tuổi thọ tài liệu, tiết kiệm diện tích kho, bạn đọc truy cập nhanh chóng xác thơng tin tài liệu đâu, thời điểm máy tính nối mạng Với xu đó, Cục Thơng tin Khoa học Cơng nghệ Quốc gia (CTTKH&CNQG) triển khai cơng tác số hóa tài liệu khoa học cơng nghệ (KH&CN) nhằm đa dạng hóa sản phẩm thơng tin phục vụ cho người dùng tin Xuất phát từ yêu cầu thực tế nhận thức thân q trình thực tập Cục, tơi lựa chọn đề tài “Tìm hiểu cơng tác số hóa tài liệu Cục Thông tin Khoa học Công nghệ Quốc gia” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu đề tài * Mục đích nghiên cứu: Trên sở bước đầu tìm hiểu nghiên cứu cơng tác số hóa tài liệu, khóa luận muốn đem lại nhìn khái qt thực trạng triển khai cơng tác số hóa tài liệu CTTKH&CNQG Từ đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác số hóa tài liệu bảo quản nguồn tài liệu số Cục * Nhiệm vụ nghiên cứu: Đề thực mục tiêu trên, đề tài thực nhiệm vụ sau: Thứ nhất: Khái niệm nội dung, quy trình bảo quản cơng tác số hóa tài liệu Thứ hai: Khảo sát tìm hiểu thực trạng cơng tác số hóa tài liệu CTTKH&CNQG Thứ ba: Đề xuất đưa giải pháp áp dụng triển khai nhằm hồn thiện cơng tác số hóa tài liệu CTTKH&CNQG Tình hình nghiên cứu Cơng tác số hóa tài liệu quan thông tin- thư viện đề cập tiến tới triển khai phát triển hoạt động thông tin – thư viện (TT – TV) Song nghiên cứu vấn đề hạn chế nước ta nguyên nhân khách quan chủ quan quan TT-TV nói chung CTTKH&CNQG nói riêng Bởi thế, đề tài nghiên cứu đề cập đến mức độ định, chưa có đề tài nghiên cứu mơ hình tổ chức cơng tác số hóa tài liệu cụ thể Từ việc đưa mơ hình tổng quan ứng dụng cơng nghệ thông tin, đến vấn đề đầu tư hệ thống trang thiết bị đại, vấn đề đào tạo nguồn nhân lực để đáp ứng yêu cầu tổ chức cơng tác số hóa tài liệu Nếu có nghiên cứu vấn đề toàn hoạt động nghiệp vụ TT-TV hệ thống Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu * Đối tượng nghiên cứu đề tài cơng tác số hóa tài liệu Cục TTKH&CNQG * Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi thời gian: Nghiên cứu công tác số hóa tài liệu CTTKH&CNQG giai đoạn Phạm vi khơng gian: Khảo sát tìm hiểu cơng tác số hóa tài liệu CTTKH&CNQG Cơ sở lý luận phƣơng pháp nghiên cứu * Cơ sở lý luận: - Dựa sở phương pháp luận chủ nghĩa Mác – Lênin tư tưởng Hồ Chí Minh cơng tác thơng tin- thư viện - Dựa vào sở lý luận quan điểm Đảng, Nhà nước thông tin học thư viện học - Các tài liệu đạo Đảng Nhà nước công tác thông tin khoa học công nghệ * Phương pháp nghiên cứu: - Điều tra khảo sát thực tế - Trao đổi trực tiếp với cán phụ trách chuyên môn, cán lãnh đạo, quản lý - Thu thập, phân tích, tổng hợp đánh giá tài liệu liên quan Những đóng góp đề tài  Về lý luận: Kết nghiên cứu khóa luận góp phần hồn thiện vấn đề lý thuyết cơng tác số hóa tài liệu hoạt động TT-TV Khóa luận làm rõ nội hàm khái niệm: tài liệu số, tài liệu điện tử,…; quy trình, nội dung vai trị, tầm quan trọng cơng tác số hóa tài liệu hoạt động TT-TV  Về thực tiễn: Khóa luận nghiên cứu thực trạng cơng tác số hóa tài liệu từ mang ý nghĩa sâu sắc thực tiễn: - Đưa quy trình, kinh nghiệm số hóa tài liệu, bảo quản nguồn tài liệu số để quan TT-TV khác tham khảo - Đưa nhận xét, đánh giá mang tính khách quan cơng tác số hóa tài liệu CTTKH&CNQG - Đưa kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác số hóa tài liệu, góp phần làm thỏa mãn tối đa nhu cầu thông tin người dùng tin kỷ nguyên số Bố cục khóa luận Ngồi phần mở đầu, phần kết luận, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục bố cục khóa luận chia thành chương sau: Chương Cục thông tin Khoa học Công nghệ Quốc gia với cơng tác số hóa tài liệu Chương Thực trạng cơng tác số hóa tài liệu Cục Thơng tin Khoa học Công nghệ Quốc gia Chương Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác số hóa tài liệu Cục Thơng tin Khoa học Công nghệ Quốc gia Tài liệu số xây dựng qua kênh: - Kênh 1: Tạo lập tài liệu gốc máy tính thơng qua việc xử lý file văn bản, hình ảnh, bảng biểu,… - Kênh 2: Tạo lập tài liệu số thơng qua hình thức chuyển đổi định dạng tài liệu tạo lập dạng khác như: Scan, ghi âm, * Tài liệu điện tử Sự phát triển khoa học công nghệ, đặc biệt công nghệ thông tin thực tiễn sản sinh loại hình tài liệu mới, tài liệu điện tử Hiện nay, khái niệm tài liệu điện tử Việt Nam chưa thống Có thể xem tài liệu điện tử tài liệu trình bày lưu trữ vật mang tin điện tử truy cập thơng qua hệ thống máy tính điện tử mạng máy tính Các vật mang tin băng từ, đĩa từ, phận lưu trữ thơng tin máy tính * Số hóa tài liệu Thư viện trường Đại học Cornell định nghĩa số hóa: “Số hóa q trình biến tài liệu in ấn giấy chuyển sang dạng số, cho phép trang thiết bị máy tính để đọc, máy quét hình phẳng, camera số, camera động loạt thiết bị khác sử dụng để số hóa tài liệu” Thơng thường, liệu dạng chữ, hình ảnh, âm thanh…sử dụng máy tính máy tính nhận biết định dạng, gọi chung liệu số Quá trình chuyển dạng liệu truyền thống viết tay, in giấy, hình ảnh… sang chuẩn liệu máy tính máy tính nhận biết gọi số hố liệu Số hóa (Digitization) q trình chuyển đổi thơng tin đối tượng thực sang dạng điện tử gọi dạng số Số hóa việc chuyển đổi dạng khác thông tin sách báo, văn bản, biểu mẫu tiếng Việt in giấy hay dạng Analogue, thành tài liệu lưu trữ máy tính (tài liệu dạng số) chỉnh sửa thơng qua dịch vụ, phần mềm nhận dạng Như vậy, số hoá tài liệu hình thức chuyển đổi liệu truyền thống bên thành dạng tài liệu số mà máy tính hiểu được/đọc 1.4.2.Vai trị cơng tác số hóa tài liệu CTTKH&CNQG Nhu cầu NDT sản phẩm dịch vụ thông tin ngày tăng theo chiều hướng phát triển nguồn lực thông tin Bên cạnh sản phẩm thông tin truyền thống như: hệ thống mục lục, thư mục cần xây dựng sản phẩm thông tin: sở liệu, ấn phẩm tóm tắt, tổng quan dịch vụ thông tin như: dịch vụ tư vấn, dịch vụ SDI, CAS… Các sản phẩm dịch vụ thông tin giúp NDT chọn lọc thông tin phù hợp với nhu cầu họ cách dễ dàng, thuận tiện nhanh chóng Xây dựng nguồn tài ngun số xu tất yếu mục đích lưu, bảo quản tài liệu, mở rộng đối tượng phục vụ chia sẻ tài liệu, tận dụng tối đa sở vật chất trang thiết bị đại Kế hoạch số hóa CTTKH&CNQG bắt đầu thực năm 1990, nguồn liệu đưa vào số hóa Báo cáo kết nghiên cứu khoa học, ấn phẩm khoa học công nghệ,…Cơng tác số hóa tài liệu xác định nhiệm vụ trọng tâm Cục Nhu cầu NDT sản phẩm dịch vụ thông tin (SP&DVTT) ngày tăng theo chiều hướng phát triển nguồn lực thông tin như: sở liệu, ấn phẩm tóm tắt, tổng quan dịch vụ thông tin như: dịch vụ tư vấn, dịch vụ theo chế độ hỏi đáp, dịch vụ bạn đọc đặc biệt, dịch vụ tra cứu thông tin qua mạng số hóa tài liệu để nguồn thơng tin cung cấp cho bạn đọc thuận tiện Số hoá nguồn tài liệu -đây cơng đoạn địi hỏi đầu tư nhiều cơng sức, kinh phí: - Giúp việc lưu trữ, sử dụng, chia sẻ thơng tin dễ dàng, nhanh chóng - Linh hoạt việc chuyển đổi sang loại liệu số khác - Giảm chi phí tối đa quản lý, không gian lưu trữ - Tiết kiệm thời gian tìm kiếm, chia sẻ thơng tin - Có khả chỉnh sửa tái sử dụng liệu số - Khỏi bị hủy hoại trình phục vụ Việc số hóa tài liệu hoạt động địi hỏi nhiều cơng sức, trí tuệ kinh nghiệm cán TT-TV Có thể coi số hóa phương thức cốt lõi để đảm bảo phát triển bền vững nguồn tin điện tử quan thông tin Mặc dù nguồn tin điện tử quan phần lớn tài liệu sẵn dạng điện tử như: tạp chí điện tử, sách điện tử, tin điện tử, CSDL trực tuyến,…Song nguồn tin dạng điện tử cần số hóa mang lại lợi ích rõ nét: - Sự tiến truy cập: tạo khả đa truy cập, tức nhiều người dùng tin từ nhiều nơi khác truy cập sử dụng tài liệu - Bảo quản nguồn tin: tài liệu số hóa bị ảnh hưởng mức độ sử dụng thường xuyên số lượng lớn NDT, giúp cho bảo quản nguồn tin dễ dàng, thuận tiện kéo dài tuổi thọ tài liệu Vì lý mà số hóa xem phương thức hữu hiệu để bảo quản nguồn tin quý hiếm, tài liệu độc hay tài liệu xám…  Tiểu kết chương 1: Qua chương 1, Khoá luận trình bày sơ lược lịch sử phát triển, chức nhiệm vụ, cấu tổ chức, nguồn lực thông tin CTTKH&CNQG Đồng thời nghiên cứu trình bày đặc điểm người dùng tin nhu cầu tin CTTKH&CNQG Nêu bật lên tầm quan trọng tài liệu số công tác thông tin thư viện nói chung phát triển nguồn tin KH&CN nói riêng CTTKH&CNQG, nêu rõ nội hàm khái niệm bản: tài liệu, tài liệu số, số hoá tài liệu, tài liệu điện tử nhằm làm rõ cho giải vấn đề chương CHƢƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SỐ HĨA TÀI LIỆU TẠI CỤC THƠNG TIN KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ QUỐC GIA 2.1 Tài liệu số hóa Cục Thông tin Khoa học Công nghệ Quốc gia 2.1.1Đặc điểm nguồn tài liệu số hoá Số hoá tài liệu nội sinh, tài liệu tiếng Việt, tài liệu có giá trị lâu dài, xu hướng tất yếu hoạt động thông tin KH&CN nước ta Nhận thức tính tất yếu xu hướng phát triển giá trị to lớn nguồn tài liệu có, CTTKH&CNQG tiến hành số hoá nguồn tài liệu nội sinh, tài liệu xám, tài liệu quý xây dựng sở liệu toàn văn phục vụ bạn đọc tốt KQNC dạng tài liệu xếp vào dạng “tài liệu xám”, loại tài liệu có giá trị khoa học cao sử dụng lâu dài Mặt khác, báo cáo KQNC tài liệu phản ánh rõ nét tính chất hoạt động nghiên cứu khoa học phát triển cơng nghệ Bằng việc số hố KQNC, tính chất có điều kiện thuận lợi để phát huy, làm tăng hiệu sử dụng KQNC Kho báo cáo kết đề tài nghiên cứu KH&CN cấp (cấp nhà nước, cấp bộ/ngành, cấp tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương, cấp sở) với 11.000 tập báo cáo nguồn tài liệu quý lớn Việt Nam kết nghiên cứu khoa học CTTKH&CNQG tiến hành số hoá đầu sách thuộc nhiều lĩnh vực KH&CN khác nhau, phục vụ cho nhu cầu tin nhóm NDT khác Các tài liệu số hoá bao gồm nhiều loại tài liệu khác nhau: tạp chí nước KH&CN, sách tài liệu quý KH&CN Cục có nguồn tài liệu làm nguyên liệu đầu vào đủ lớn để phục vụ cho công tác tạo lập nguồn tài liệu số, gồm: Kho sách, tạp chí tiếng Việt ngoại văn với khối lượng lớn; nguồn thông tin đa dạng cập nhật cung cấp từ nhà khoa học doanh nghiệp, ) Đến hết năm 2011, Cục thu thập số hóa khoảng 6000 đề cương đề tài báo cáo KQNC địa phương Trên sở số hóa xây dựng sưu tập báo cáo KQNC số hóa Cục Thơng tin KH&CN Quốc gia, đảm bảo bảo quản lâu dài phục vụ hiệu theo quy định cụ thể 2.1.2 Nguồn tài nguyên số nội sinh cấu vốn tài liệu Cục CTTKH&CNQG đơn vị có nguồn tài nguyên số KH&CN lớn nước, bên cạnh nguồn tài nguyên số mua từ bên ngoài, Cục quan đứng đầu nguồn tài nguyên số nội sinh Nguồn tài nguyên số Cục phong phú nội dung đa dạng hình thức, phân chia thành CSDL thư mục CSDL toàn văn: 2.1.2.1 Cơ sở liệu thư mục Các CSDL thư mục nguồn tài liệu số nội sinh lớn có CTTKH&CNQG Nguồn tài liệu giúp cho NDT tiếp cận tới nguồn tài nguyên truyền thống quý báu với hàng triệu mà Cục lưu giữ Tính đến năm 2009, Cơ sở liệu gồm : - Sách Thư viện KHKT Trung ương 143.969 biểu ghi - Tạp chí Thư viện KHKT Trung ương 6.938 biểu ghi - Tài liệu KH&CN nước 345.323 biểu ghi - Báo cáo kết nghiên cứu 9.851 biểu ghi - Tài liệu KH&CN Việt Nam trước 2004: 73.259 biểu ghi - Đề tài tiến hành: 3.706 biểu ghi - Mục lục liên hợp tạp chí: 3.808 biểu ghi 2.1.2.2 Cơ sở liệu toàn văn CSDL toàn văn khoa học cơng nghệ bao gồm: tồn văn báo đăng tải ấn phẩm khoa học công nghệ, kinh tế, văn hố cơng bố Việt Nam, tin điện tử Cục, toàn văn báo cáo kết nghiên cứu Các CSDL toàn văn Cục xây dựng hầu hết từ năm 2004 đến nay, bao gồm: - Tài liệu KH&CN Việt Nam STD (từ 2004 đến T10/2011 với khoảng 76.000 biểu ghi có tệp tồn văn đính kèm) - Thư viện điện tử KH&CN phục vụ nơng thơn: 226.122 tài liệu tồn văn đa phương tiện (tính đến cuối tháng 9/2011) Trong có 79.998 tài liệu thuộc lĩnh vực KH&CN với 1.045 phim khoa học, 3.039 tiêu chuẩn 2.312 trích từ tạp chí kỷ yếu hội nghị, hội thảo - Công nghệ chào bán: 7.600 biểu ghi (2009) - Dịch vụ KH&CN: 856 biểu ghi (2009) - Báo cáo kết nghiên cứu: 10.000 biểu ghi (2010) - Văn pháp quy KH&CN - Giải pháp phần mềm (2288 biểu ghi) - Tiêu chuẩn Việt Nam - Nhãn hiệu hàng hoá - Các tin điện tử: Nông thôn đổi mới, Tri thức phát triển, Tổng luận KH&CN, Khoa học Công nghệ, Môi trường phát triển bền vững, - Thư viện phim KH&CN (hơn 256 phim lưu giữ 145 đĩa CD-ROM) - Ngồi ra, Cục cịn lưu giữ nhiều CSDL trước năm 2004 : Khoa học Công nghệ Mơi trường, VietNam Development News, Tạp chí Hoạt động Khoa học, Communication physics, Báo cáo Khoa học Công nghệ, - Với hàng triệu biểu ghi thuộc nhiều CSDL quý : Book, STD, Kết nghiên cứu Nguồn tài nguyên số nội sinh nguồn lực thông tin chủ yếu cấu nguồn tin Cục 2.1.3 Dịch vụ số hoá tài liệu Cục Với hệ thống số hoá tài liệu đại công suất cao gồm máy Kirtas 1600 hệ thống thiết bị phần mềm xử lý lưu trữ liệu số, CTTKH&CNQG cung cấp dịch vụ số hoá tài liệu cho trường đại học, viện nghiên cứu, trung tâm lưu trữ, thư viện có nhu cầu số hố tài liệu quy mơ cơng nghiệp Với hệ thống thiết bị số hóa Kirtas APT1600 Kabis, tài liệu gốc bảo đảm tháo rời cơng suất số hố đạt đến 1.600 trang/giờ Sản phẩm số hố nhiều khổ mẫu liệu theo lựa chọn như: dạng PDF, ảnh GPEG, dạng TIFF, 2.2 Nguồn nhân lực số hoá tài liệu 2.2.1 Số lượng nguồn nhân lực Hiện CTTKH&CNQG cơng tác số hố nguồn tài liệu phịng số hố thực (tầng 4), số lượng cán tiến hành cơng tác số hố cán thức Các cán số hố Cục làm việc với tinh thần trách nhiệm cao Tuy nhiên khối lượng cơng việc số hố nhiều, Cục điều chuyển số cán khác đến làm việc phịng số hố Hiện nay, số lượng cán làm việc phịng số hố 11 cán 2.2.2 Chất lượng nguồn nhân lực Hiện nay, Cục có đội ngũ cán số hố có trình độ đào tạo đầy đủ kỹ nghiệp vụ cho nhiệm vụ phát triển nguồn tài nguyên số với số lượng lớn Tuy nhiên, khối lượng công việc tải, Cục bổ sung thêm cán để đảm bảo hiệu cơng tác số hố tài liệu Trình độ cán thức phịng số hố bậc đại học Người cán thư viện xem người tổ chức chuyên gia thông tin, môi trường làm việc họ môi trường “số” Nhiệm vụ cán thư viện số xem xét với góc độ sau: - Thu thập tư liệu: Lựa chọn, bổ sung, xử lý, bảo quản, tổ chức phục vụ sưu tập số - Thiết kế cấu trúc kỹ thuật cho thư viện số - Biên mục: Mô tả nội dung tài liệu số (siêu liệu); - Xây dựng kế hoạch, hỗ trợ dịch vụ số (định hướng thông tin, tư vấn chuyển giao…) - Tạo lập giao diện thân thiện với người sử dụng hệ thống mạng - Xây dựng sánh, tiêu chuẩn liên quan đến thư viện - Thiết kế, trì chuyển giao sản phẩm thơng tin chất lượng cao với giá trị gia tăng - Bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ thơng tin số môi trường mạng - Bảo đảm an ninh thông tin - Hình thức, phương thức phục vụ Có kiến thức tổng hợp: để đáp ứng yêu cầu thư viện số, người cán thông tin- thư viện cần có kiến thức ngành khoa học thư viện, khoa học thông tin, công nghệ thông tin, ngoại ngữ số chuyên ngành cụ thể khác Nội dung Vai trò xã hội Cán TV truyền thống Cán TV số Thu thập tư liệu, Phổ biến Chuyên gia thông tin, Định tư liệu hướng thông tin Môi trường làm việc Thư viện truyền thống Thư viện số Hệ thống kiến thức Đơn lẻ Tổng hợp Nhóm độc giả Cố định Bất người dùng kết nối mạng máy tính Cơ sở dịch vụ Bên toàn nhà thư Trên hệ mạng máy tính viện Nội dung cơng việc Đơn điệu Đa dạng, phong phú Cách thức phục vụ Bị động Chủ động Đối tượng làm việc Tài liệu in Các sưu tập số Nội dung công việc Gửi giao tài liệu Định hướng thông tin, tư vấn chuyển giao công nghệ đại Trình độ làm việc Thấp (Ngoại ngữ Cao, chuyên nghiệp CNTT) Sự khác cán thư viện số cán thư viện truyền thống Cán làm cơng tác số hóa tài liệu có kiến thức chun mơn cao, biết vận hành hệ thống máy móc, ứng dụng cơng nghệ thơng tin, trang thiết bị đại có kỹ thao tác xử lý thơng tin, với trình độ đại học trở lên… 2.3 Hạ tầng sở vật chất thiết bị Việc lựa chọn công nghệ để tiến hành thực số hóa tài liệu quan trọng, cơng cụ đắc lực giúp ta thực cơng việc quy trình tạo lập vận hành sưu tập số Do công nghệ để thực phải đáp ứng yêu cầu:  Là công cụ môi trường để đảm bảo tài liệu số hóa sau tạo lập dễ dàng, thuận tiện cho người dùng tiếp cận  Có đủ độ tin cậy cho người quản trị kỹ thuật viên trình tạo lập, bảo quản cung cấp liệu sau đưa sưu tập vào hoạt động  Đáp ứng đầy đủ yêu cầu chuẩn nghiệp vụ thông tin - thư viện  Đáp ứng yêu cầu phân quyền truy cập đến tài liệu theo tài liệu nhóm đối tượng người dùng (rất quan trọng đảm bảo tuân thủ Luật quyền tài liệu)  Dễ dàng trao đổi liệu với chuẩn khác, có cơng cụ lưu an tồn xuất, nhập liệu Dựa theo yêu cầu trên, để sưu tập số phát huy hết tác dụng, Thư viện thực tạo lập sưu tập số cần có sở hạ tầng sau: + Phải có hệ thống mạng Intranet kết nối Internet với tốc độ đường truyền đủ mạnh đáp ứng cho số người dùng tối thiểu thư viện (hiện hầu hết trường xây dựng mạng LAN thư viện với tính nhánh hệ thống Intranet nhà trường, điều hạn chế thư viện muốn đưa sưu tập lên Internet) + Hệ thống máy chủ đủ mạnh để đáp ứng việc lưu trữ, bảo quản, cung cấp liệu quản lý người dùng phần mềm hệ thống có quyền + Trang Web đăng tải cổng truy cập người dùng vào sưu tập (phát huy hiệu nên xây dựng cổng thông tin điện tử để thực giao dịch hỗ trợ trực tuyến với người dùng) + Phần mềm quản lý tài liệu số: Hiện có nhiều phần mềm (phần mềm nguồn mở Greenstone số phần mềm thương mại công ty cá nhân xây dựng) Phần mềm quản lý tài liệu số phải đáp ứng yêu cầu:  Quản lý đa dạng đối tượng số khác (Text, hình ảnh, âm thanh, Video, GIS )  Hỗ trợ đa ngơn ngữ  Có tính Upload tài liệu từ máy trạm từ máy chủ  Có khả phân quyền truy cập theo mức độ mật tài liệu hoăc theo đặc thù nhóm đối tượng người dùng (cán quản lý, giáo sư, giảng viên, sinh viên tuỳ theo sách thư viện)  Đối với tài liệu khơng thu phí sử dụng, phần mềm cần có cơng cụ phân quyền hạn chế: Chỉ mở xem, không chép để hạn chế việc chép bất hợp pháp ( chưa có phần mềm nguồn mở)  Đối với tài liệu có thu phí sử dụng, phần mềm cần có cơng cụ giao dịch trực tuyến để người dùng có đăng ký tự Download đăng nhập nhận tài liệu qua E-mail  Giao diện tra cứu OPAC đồng cho tất sưu tập Có khả hỗ trợ tra tìm, lướt tìm theo điểm truy cập tác giả, nhan đề, chủ đề, từ khoá, nơi lưu giữ, kích thước tài liệu … Đặc biệt, OPAC cần hỗ trợ cơng cụ trình duyệt theo chủ đề, tác giả nhan đề theo sưu tập Đây cơng cụ hữu ích tiện dụng cho người sử dụng, kể người chưa có kỹ tìm tin 2.3.1 Hạ tầng sở thơng tin thiết bị số hố Hiện nay, để triển khai cơng tác số hóa tài liệu, Cục xây dựng dây truyền số hóa đại với hệ thống thiết bị số hóa Kirtas dựa công nghệ đại Giai đoạn đặc trưng với việc hình thành phận chun trách số hóa tài liệu Cục sở hệ thống thiết bị số hóa hãng KIRTAS Hiện nay, Cục trang bị hai máy số hóa chuyên nghiệp: Kirtas APT1600 Kabis  Về hệ thống số hóa KIRTAS: Đây thiết bị thiết kế phù hợp với địi hỏi số hóa tài liệu đóng tập Về bản, hệ thống vận hành công suất thiết bị hãng Kirtas APT1600 Kabis không khác nhiều Tồn hệ thống số hóa hãng Kirtas sử dụng máy ảnh kỹ thuật số chất lượng cao, khác với công nghệ máy quét phẳng truyền thống để chụp hình ảnh Thơng số kỹ thuật Kirtas APT1600 Kabis sau: - Tốc độ quét: 1600 trang/giờ - Hình ảnh: màu/đen trắng - Định dạng đầu ra: TIFF, JPEG, RAW, - Sao chụp: Máy ảnh kỹ thuật số 16.7 triệu điểm ảnh, độ sâu 24 bit RGB, 4.992 x 3.228 điểm ảnh - Độ phân giải ảnh 300 ppi tăng lên đến 600 ppi - Kích cỡ trang giấy : 11,4cm x 17,8cm x 35,5cm - Độ dày trang giấy: 20g/m2 đến 30g/m2 - Độ dày đóng tập: 10,16cm - Kích cỡ máy ( Rộng x Dài x Cao): 84cm x 72cm x 122cm - Tính xác: Bộ cảm biến Page Edge Sensor - Thiết bị chia tách trang Page Seperato - Trọng lượng: 73kg - Nguồn điện: 110 – 240VAC, 50/60 Hz, 15 A - Trạm xử lý: Máy chủ: Kirtas Image Server Ngoài ra, hệ thống số hóa Kirtas cịn tích hợp phần mềm BookScan Editor cho phép chỉnh trang tự động theo khối liệu với suất cao phần mềm nhận dạng ký tự quang học (OCR) cho 189 ngôn ngữ 2.3.2 Phần mềm quản lý tài liệu số CTTKH&CNQG quan đầu trình ứng dụng công nghệ thông tin Việc ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu triển khai từ sớm (từ đầu thập niên 80) Cùng với trình phát triển công nghệ thông tin, Cục không ngừng đẩy nhanh trình áp dụng phần mềm vào hoạt động Hiện tại, Cục sử dụng đồng thời nhiều phần mềm để quản lý nguồn tài nguyên số Dưới số phần mềm sử dụng:  CDS/ISIS for DOS WIN/ISIS Phần mềm áp dụng Cục CDS/ISIS for DOS Đây phần mềm tư liệu dùng để quản lý CSDL dạng văn có cấu trúc UNESCO phát triển phổ biến từ năm 1985 cung cấp miễn phí cho thư viện Việt Nam Đây phần mềm dùng phổ biến thư viện Việt Nam để quản lý thư viện truyền thống CDS/ISIS có đặc trưng sau: - Sử dụng giao diện DOS để xây dựng CSDL - Sử dụng dạng biên mục máy đọc CFF (Common Communication Fomat) Hiện nay, WIN/ISIS phát triển đến phiên 1.5 nhu cầu quản lý liệu thư viện Cục ngày cao, phần mềm WIN/ISIS đáp ứng nên Cục triển khai thêm phần mềm khác Phần mềm WIN/ISIS sử dụng để xây dựng quản lý số CSDL như: Kết nghiên cứu, đề tài tiến hành mục lục liên hợp Các CSDL sau xây dựng WIN/ISIS chuyển sang WEB/ISIS để phục vụ truy cập trực tuyến thông qua mạng VISTA  Phần mềm Zope Zope (Z Object Publishinh Environmen) tập hợp phần mềm mã nguồn mở, công ty Zope Corporation cộng đồng lớn nhà phát triển phần mềm xây dựng Zope viết ngôn ngữ Python, phiên Zope vào năm 1998 Zope cung cấp dịch vụ tảng Web  Phần mềm Libol Libol (Library Online) phần mềm quản trị thư viện tích hợp cơng ty TINH VÂN phát triển từ 1998 Phiên Libol 5.5 CTTKH&CNQG áp dụng vào quản lý hoạt động thư viện từ 2004 đến Mặc dù không sử dụng để xây dựng quản lý CSDL toàn văn Libol phần mềm đóng vai trị quan trọng việc tạo nguồn tài liệu thư mục Cục Hiện nay, bên cạnh chức thống kê, quản lý bạn đọc, phần mềm công cụ chủ yếu để xây dựng, quản lý, khai thác CSDL Sách Tạp chí Libol 5.5 có khả hỗ trợ nghiệp vụ quản lý nội dung với nhiều tính bật chuẩn biên mục MARC 21, AACR_2 giúp nhập xuất thơng tin dễ dàng, có tính bảo mật cao, nhập liệu, tìm kiếm hiển thị đa ngữ  Phần mềm GreenStone Tải FULL (83 trang): https://bit.ly/3Rgtwjl Dự phòng: fb.com/TaiHo123doc.net GreenStone phần mềm nguồn mở thư viện số tiếng phổ biến dùng để thu gom biên mục tài liệu theo Dublin Core, đồng thời tổ chức thành sưu tập xuất đĩa CD hay để khai thác trực tuyến qua Internet Greenstone lưu hành với giấy phép GPL dùng rộng rãi khắp nơi giới Ở Việt Nam, nhiều trung tâm TT-TV thư viện chuyên ngành sử dụng phần mềm Greenstone để xây dựng sưu tập số GreenStone áp dụng vào hoạt động CTTKH&CNQG từ sớm (2004) Hiện nay, GreenStone sử dụng để quản lý khai thác trực tuyến thư viện điện tử tài liệu tồn văn kỹ thuật nơng nghiệp GreenStone có tính năng: Xây dựng sưu tập tài liệu điện tử từ Internet CSDL trực tuyến dạng đa phương tiện, sưu tập âm thanh, hình ảnh, tranh ảnh, hình ảnh động, hoạt hình, đồ hình, tồn văn,… Xây dựng sưu tập chuyên ngành, cách số hố tài liệu có thư viện: Sách, tạp chí, báo cáo khoa học, đề tài nghiên cứu khoa học,…với sưu tập toàn văn 2.4 Tiến trình quy trình thực cơng tác số hố tài liệu 2.4.1 Tiến trình thực cơng tác số hố tài liệu Cục Cơng tác số hóa tài liệu KH&CN Cục Thơng tin KH&CN Quốc gia chia thành hai thời kỳ: - Thời kỳ 2004- 2009: Số hóa phân tán, sử dụng máy quét thông thường (Scanner) Tải FULL (83 trang): https://bit.ly/3Rgtwjl Dự phòng: fb.com/TaiHo123doc.net - Thời kỳ 2010- đến nay: Số hóa tập trung, sử dụng hệ thống số hóa KIRTAS  Hoạt động số hóa tài liệu thời kỳ 2004- 2009 Trong giai đoạn này, công tác số hóa tài liệu thực theo cách phân tán, giao trực tiếp cho đơn vị chịu trách nhiệm xây dựng CSDL toàn văn Bộ phận đăng ký KQNC nơi lưu giữ báo cáo KQNC KH&CN, chịu trách nhiệm số hóa báo cáo KQNC lưu giữ Phịng CSDL Trung Tâm xử lý Phân tích thơng tin, chịu trách nhiệm số hóa báo KH&CN Phịng chọn xử lý đưa vào CSDL STD Thiết bị số hóa máy quét văn phòng, chủ yếu máy quét HP Mặc dù có khác định đối tượng cần số hóa (bài báo báo cáo KQNC) vấn đề lựa chọn khổ mẫu tài liệu số  Lựa chọn khổ mẫu liệu số phần mềm số hóa Trên sở tìm hiểu khổ mẫu liệu lưu trữ trao đổi thông tin, CTTKH&CNQG đề xuất lựa chọn khổ mẫu liệu số PDF (Portable Document Format) Khổ mẫu liệu PDF hãng Adobe phát triển sử dụng với chương trình quét Adobe Acrobat Phần mềm đọc tài liệu theo khổ mẫu PDF Acrobat Reader miễn phí, có sẵn hầu hết tất máy tính  Yêu cầu kỹ thuật tệp số hóa Để đảm bảo chất lượng tài liệu số hóa, đồng thời trì kích thước tệp tin hợp lý, Cục quy định: - Mật độ điểm ảnh tối đa 300 dpi tối thiểu 200 dpi - Mỗi tài liệu giấy tương ứng với tệp tin Như với CSDL STD, đối tượng cần số hóa tập báo cáo KQNC Trên thực tế tài liệu có độ lớn khác nhau, từ vài chục trang đến vài trăm trang Do báo cáo KQNC dày nên qt phải tháo bìa để qt trang  Xử lý tệp tin sau quét Tệp tin sau quét xử lý lại phần mềm Adobe Acrobat Các thao tác gồm: - Kiểm tra số trang - Cắt riềm (Cropping) - Làm BOOKMARK - Đặt lại tên tệp  Hoạt động số hóa tài liệu từ 2010 – ( sử dụng hệ thống KIRTAS) Hiện triển khai cơng tác số hóa tài liệu, Cục xây dựng dây truyền số hóa đại với hệ thống thiết bị số hóa Kirtas dựa công nghệ đại Giai đoạn đặc trưng với việc hình thành phận chuyên trách số hóa tài liệu Cục sở hệ thống thiết bị số hóa hãng KIRTAS Hiện nay, Cục trang bị hai máy số hóa chuyên nghiệp: Kirtas APT1600 Kabis 2.4.2 Quy trình thực cơng tác số hố tài liệu Số hóa tài liệu khơng đơn giản việc trang bị thiết bị phần cứng máy quét (scanner), máy ảnh kỹ thuật số (camera), loại thiết bị lưu trữ… mà số hóa bao gồm cơng đoạn phức tạp q trình tạo sưu tập tài liệu số nhằm bảo quản, tạo lập nguồn liệu số cho thư viện số hóa, chia sẻ mạng nội hay phục vụ trực tuyến Số hóa tài liệu quy trình địi hỏi nhiều thời gian, cần chuẩn bị 6796215 ... TRẠNG CÔNG TÁC SỐ HỐ TÀI LIỆU TẠI CỤC THƠNG TIN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ QUỐC GIA .27 2.1 Tài liệu số hóa Cục Thông tin Khoa học Công nghệ Quốc gia 27 2.1.1 Đặc điểm nguồn tài liệu số hóa. .. TÀI LIỆU TẠI CỤC THƠNG TIN KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ QUỐC GIA 2.1 Tài liệu số hóa Cục Thông tin Khoa học Công nghệ Quốc gia 2.1.1Đặc điểm nguồn tài liệu số hoá Số hoá tài liệu nội sinh, tài liệu. .. trọng công tác số hóa tài liệu Cục Thơng tin Khoa học Công nghệ Quốc gia 1.4.1 Khái niệm tài liệu, tài liệu số, tài liệu điện tử số hóa tài liệu * Tài liệu Ở nước Nga, theo tiêu chuẩn quốc gia