Sáng Kiến Kinh Nghiệm Công Tác Bảo Quản Tốt Hồ Sơ Lưu Trữ Tại Trường THCS Thị Trấn Long Thành

ỦY BAN NHÂN DAN HUYỆN LONG THÀNH TRƯỜNG THCS THỊ TRẤN LONG THÀNH Mã số:……………………… (Do HĐKH PGDĐT ghi) SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM CÔNG TÁC BẢO QUẢN TỐT HỒ SƠ LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG THCS THỊ TRẤN LONG THÀNH Người thực hiện: NGUYỄN THỊ KIM ÚT Lĩnh vực nghiên cứu: - Quản lý giáo dục: - Phương pháp dạy học môn:………… - Lĩnh vực khác: Văn thư – thủ quỹ  Có đính kèm: Các sản phẩm in SKKN  Mô hình  Đĩa CD (DVD)  Phim ảnh  Hiện vật khác Năm học 2015-2016 Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang BM02-LLKHSKKN SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC –––––––––––––––––– I THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN Họ tên: NGUYỄN THỊ KIM ÚT Ngày tháng năm sinh: 16-07-1983 Nam, nữ: Nữ Địa chỉ: Tổ 17, khu Kim Sơn thị trấn Long Thành, huyện Long Thành, tỉnh Đồng Nai Điện thoại: 0613 544822 (CQ)/: 0613 844179 (NR); ĐTDĐ: 0933129555 Fax: / E-mail: nguyenthikimut1983@gmail.com Chức vụ: Nhân viên Văn thư – kiêm thủ quỹ Nhiệm vụ giao (Quản lý, đoàn thể, công việc hành chính, công việc chuyên môn, giảng dạy môn, lớp, chủ nhiệm lớp,…): Văn thư - thủ quỹ nhà trường Đơn vị công tác: Trường THCS thị trấn Long Thành II TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO - Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất: Trung cấp - Năm nhận bằng: 2013 - Chuyên ngành đào tạo: Văn thư – Lưu trữ III KINH NGHIỆM KHOA HỌC - Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: - Số năm có kinh nghiệm: - Các sáng kiến kinh nghiệm có năm gần đây: 03 năm Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang Sáng kiến kinh nghiệm Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ Trường THCS TT Long Thành LỜI NÓI ĐẦU Công việc người làm công tác Văn thư – Lưu trữ trông bên tưởng chừng đơn giản “Đánh máy” bảo quản hồ sơ, có yêu cầu thật quan trọng mà có làm công tác Văn thư – Lưu trữ cảm nhận hết Điều đó, khiến cho làm công tác Văn thư – Lưu trữ tự hào vai trò, vị trí công việc làm đảm nhiệm; Trong hoạt động quan công tác Văn thư – Lưu trữ thiếu được, công tác quan trọng tất quan, tổ chức, trị - xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện tượng xảy hoạt động hàng ngày; Làm tốt công tác Văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao suất, chất lượng công tác của quan Thông tin đầy đủ, xác kịp thời hoạt động quan đạt hiệu cao, lẽ thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác Trong nguồn thông tin chủ yếu nhất, xác thông tin từ văn văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháplý; Nếu tài liệu, văn gửi tới quan, đơn vị đưa đến phận giải công việc kịp thời nhanh chóng hoạt động nhà trường đạt hiệu cao, tiến độ hoàn thành công việc không bị chậm trễ Nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư - Lưu trữ Cho nên chọn nội dung “Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ Trường THCS thị trấn Long Thành” làm đề tài Trong đề tài tập trung sâu vào lĩnh vực lưu trữ nhà trường Mong số kinh nghiệm phát huy bổ sung thêm công tác văn thư Nhà nước quan tâm trọng Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang BM03-TMSKKN Tên SKKN: CÔNG TÁC BẢO QUẢN TỐT HỒ SƠ LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG THCS THỊ TRẤN LONG THÀNH I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Trong công đổi đất nước, ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định có cải tiến để vươn tới hoàn thiện Hoà nhập vào xu năm gần nghiệp vụ công tác Văn thư – Lưu trữ có bước phát triển phong phú đa dạng, đáp ứng yêu cầu cải cách hành Công tác Văn thư - Lưu trữ hoạt động nghiệp vụ phục vụ cho công tác quản lý nhà nước doanh nghiệp Nhằm cụ thể hóa quy định nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế quan, đơn vị; Giúp quan, đơn vị thực thống hoạt động công tác Văn thư - Lưu trữ; Làm sở kiểm tra thực pháp luật việc ban hành, quản lý xử lý văn bản; Giữ gìn tài liệu lưu trữ để sử dụng thời gian lâu dài Nội dung công tác Văn thư – Lưu trữ Trường THCS thị trấn Long Thành bao gồm: Quản lý văn đến, quản lý văn đi, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ công việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan, quản lý học bạ, sổ đăng bộ, hồ sơ cán giáo viên,… Việc sưu tầm, tuyển chọn hệ thống hóa văn đạo hướng dẫn Đảng Nhà nước công tác Văn thư – Lưu trữ công việc làm cần thiết nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin lãnh đạo, cán viên chức quan đơn vị, tổ chức nói chung cán viên chức làm công tác văn phòng, công tác chuyên môn ngành Văn thư – Lưu trữ nói riêng Qua trình công tác nhà trường, việc tổ chức quản lý giải loại văn phương pháp khoa học sở quy định chung nhà nước, nhận thấy công tác hành Văn thư – Lưu trữ vô quan trọng nên định chọn đề tài: “Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ Trường THCS thị trấn Long Thành” làm sáng kiến kinh nghiệm nhằm giúp nhà trường bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ Trường THCS thị trấn Long Thành thực Thông tư như: Công văn - đến Trường THCS thị trấn Long Thành làm theo mẫu Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2016 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang Sáng kiến kinh nghiệm Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ Trường THCS TT Long Thành Nghi định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư II CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN Cơ sở lý luận Tình hình thực tế công tác Văn thư – Lưu trữ Trường THCS thị trấn Long Thành vào năm học trước sau: Với vai trò nơi tiếp nhận truyền đạt thông tin, phận văn phòng phải truyền đạt sau cho nhanh chóng, đầy đủ xác, hoạt động nhà trường hàng ngày phận văn phòng phải nhận chuyển khối lượng thông tin không Do phải ghi nhớ đầy đủ xác vấn đề cần thiết, có góp phần giải công việc lúc, kịp thời không trùng lấp Để việc theo dõi phối hợp tốt, cần đảm bảo chế độ báo cáo có giá trị thông tin cao, giúp Ban Giám hiệu biết lúc điều cần thiết thông tin để theo dõi kịp thời việc thực nhiệm vụ nhà trường Để xác định giá trị tài liệu cần đánh giá chu đáo, việc đánh giá phải vào nguyên tắc có tính lịch sử, tính toàn diện tiêu chuẩn nội dung văn kiện, vị trí văn kiện chức nhà trường Tài liệu lưu trữ phục vụ công tác hàng ngày nhà trường, hồ sơ học sinh, giáo viên, phục vụ việc sơ kết, tổng kết, báo cáo, xây dựng chương trình, kế hoạch, văn cần gửi, lưu giữ cẩn thận trường Yêu cầu chung việc tổ chức công tác thật khoa học, quản lý tốt hồ sơ phải xếp gọn gàng, đảm bảo cho công việc thực nhanh xác Cơ sở thực tiễn Công tác hành Văn thư – Lưu trữ phương tiện giúp Hiệu trưởng thực nhiệm vụ đào tạo nhà trường pháp luật nhà nước, quan điểm, đường lối sách Đảng Đối với nhà trường, công tác hành điều kiện để góp phần vào việc giáo dục trực tiếp học sinh, giáo dục môi trường, cảnh trí… Công tác Văn thư - Lưu trữ việc lựa chọn, giữ lại tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị hình thành trình hoạt động nhà trường, cá nhân để làm chứng tra cứu cần thiết Công tác Văn thư - Lưu trữ công việc thiếu nhà trường, sợi dây mắt xích Ban giám hiệu, giáo viên học sinh suốt thời gian dài việc lưu trữ hồ sơ Công tác Văn thư - Lưu trữ phải đảm bảo việc báo cáo cung cấp cách kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý tốt hồ sơ học sinh giáo viên Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang Sáng kiến kinh nghiệm Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ Trường THCS TT Long Thành Công tác Văn thư - Lưu trữ học nhà trường nhiều việc như: Giao dịch, lưu trữ hồ sơ, văn bản, báo cáo tư liệu thống kê… gồm nhiều mặt phải tiến hành thường xuyên liên tục củng cố bổ sung hồ sơ theo thời gian định III TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP Giải pháp a) Việc hình thành hoạt động nhà trường, công tác hành Văn thư Lưu trữ quan trọng việc quản lý lưu trữ hồ sơ, phải biết tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị, cá nhân để làm chứng tra cứu cần thiết b) Hiệu trưởng quan tâm đạo trực tiếp, thường xuyên kiểm tra công tác Văn thư – Lưu trữ trường Đồng thời lên kế hoạch thông báo hướng dẫn thực văn công tác Văn thư – Lưu trữ đến giáo viên, phận chuyên môn Vì thế, phận chuyên môn làm tốt luôn hoàn thiện, đổi bảo quản hồ sơ lưu trữ, quản lý tốt hồ sơ sổ sách, văn cần gửi, lưu giữ cẩn thận trường c) Để so sánh với 02 giải pháp nhà trường làm tốt công tác bảo quản hồ sơ lưu trữ quan Giải pháp a) Để thực tốt công tác bảo quản hồ sơ lưu trữ thực theo Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2016 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Nghi định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư b) Để phù hợp với tình hình thời đại công nghiệp hóa, đại hóa đất nước việc làm cần thiết công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ; Là người phụ trách công tác Văn thư – Lưu trữ không ngừng học hỏi để nâng cao trình độ công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ nhà trường giải pháp tổng thể đồng việc quản lý, bảo quản tốt công tác lưu trữ hồ sơ như: Quản lý hồ sơ giáo viên, hồ sơ học sinh, trình học tập rèn luyện học sinh, trình công tác, giảng dạy giáo viên nhà trường, phần mềm E.Mis;… Trong công việc hàng năm, nhà trường thường hình thành nhiều giấy tờ, tài liệu, sổ sách, để tránh thất lạc cần dùng để giải công việc tìm Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang Sáng kiến kinh nghiệm Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ Trường THCS TT Long Thành kiếm nhanh loại giấy tờ, tài liệu, sổ sách phải phân loại xếp cách khoa học theo thứ tự thời gian; Cần có quan điểm nhận thức đắn vai trò, ý nghĩa công tác Văn thư - Lưu trữ cần xác định rõ trách nhiệm việc cải tiến công tác Văn thư - Lưu trữ để bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ trường; Lập hồ sơ tốt giữ đủ văn bản, giấy tờ vấn đề, việc, người giúp cho việc nghiên cứu, thi hành nhiệm vụ, với chủ trương, đường lối Đảng sách pháp luật Nhà nước, ngành Đồng thời sở đắn để giải công việc cụ thể; Lập hồ sơ tốt giúp cho việc thừa kế kinh nghiệm hay, cách làm sáng tạo, khoa học, tránh thiếu sót trước Từ nâng cao chất lượng hiệu công tác, tiết kiệm thời gian có ý nghĩa thiết thực việc chống bệnh quan liêu giấy tờ thường sinh công tác Văn thư – Lưu trữ; c) Để thực tốt công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ trường Là người phụ trách công tác Văn thư – Lưu trữ phải thu thập chứng đầy đủ để giúp cho việc kiểm tra theo dõi hoạt động nhà trường sau Đó công tác bảo quản lưu trữ đầy đủ tài liệu có giá trị phục vụ cho việc lưu trữ hồ sơ trường tốt Đồng thời nêu chương trình công tác cần có đủ tài liệu để báo cáo cấp cách nhanh chóng Giải pháp A Đối với văn đến Theo Điều 12 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan “Tất văn bản, kể đơn, thư cá nhân gửi đến quan, tổ (Sau gọi chung văn đến) Trình tự ban hành văn đến bao gồm bước sau: 3.1 Tiếp nhận, đăng ký văn đến; 3.2 Đăng ký văn đến; 3.3 Trình, chuyển giao văn đến; 3.4 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Cụ thể sau: 3.1 Tiếp nhận, đăng ký văn đến 3.1.1 Tiếp nhận văn đến a) Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn, làm việc, Văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải kiểm tra Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang Sáng kiến kinh nghiệm Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ Trường THCS TT Long Thành số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (Nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gởi trước nhận ký nhận; b) Trường hợp phát thiếu, bì, tình trạng bì không nguyên vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (Đối với bì văn có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải báo cáo người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên với người chuyển giao văn bản; c) Đối với văn đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn bản; phát có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gởi báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải 3.1.2 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến a) Các bì văn phân loại xử lý - Loại phải bóc bì: Các bì văn gửi cho quan, tổ chức - Loại không bóc bì: Các bì văn đến có đóng dấu mức độ mật gửi đích danh cá nhân tổ chức đoàn thể quan, tổ chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với văn gửi đích danh cá nhân (Nếu văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký) Việc bóc bì văn mật thực theo quy định Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước quy định cụ thể quan, tổ chức b) Việc bóc bì phải đảm bảo yêu cầu - Những bì có đóng dấu mức độ khẩn phải bóc bì trước để giải kịp thời; - Không gây hư hại văn bản, không bỏ sót văn bì, không làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi dấu bưu điện; - Đối chiếu số, ký hiệu ghi bì với số, ký hiệu văn bì; văn đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu văn bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết; - Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần phải kiểm tra, xác minh điểm văn đến mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn giữ lại bì đính kèm với văn để làm chứng Đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến a) Tất văn đến thuộc diện đăng ký Văn thư phải đóng dấu “Đến”; ghi số đến ngày đến (kể đến trường hợp cần thiết) Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang Sáng kiến kinh nghiệm Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ Trường THCS TT Long Thành Đối với văn đến chuyển qua Fax qua mạng, trường hợp cần thiết, phải chụp in giấy đóng dấu “Đến” b) Những văn đến không thuộc diện đăng ký Văn thư (Văn gửi đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị cá nhân) chuyển cho nơi nhận mà đóng đấu “Đến” c) Dấu “Đến” đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống số, ký hiệu (đối với văn có tên loại), phần trích yếu nội dung (Đối với công văn) vào khoảng giấy trống ngày, tháng, năm ban hành văn d) Mẫu dấu “Đến” 50mm 35 mm TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẾN Số:……………………… Ngày:………………… Chuyển:…………………………… Lưu hồ sơ số:……………………… 3.2 Đăng ký văn đến Văn đến đăng ký Sổ đăng ký văn đến Cơ sở liệu quản lý văn đến máy vi tính 3.2.1 Đăng ký văn đến sổ a) Lập Sổ đăng ký văn đến Căn số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức quy định việc lập loại sổ đăng ký cho phù hợp Cụ thể sau: - Trường hợp 2000 văn đến, nên lập hai sổ: Sổ đăng ký văn đến dùng để đăng ký tất loại văn (Trừ văn mật); - Từ 2000 đến 5000 văn đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn đến bộ, ngành, quan trung ương; Sổ đăng ký văn đến quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn mật đến; - Trên 5000 văn đến, nên lập sổ đăng ký chi tiết theo nhóm quan giao dịch định Số đăng ký văn mật đến; - Các quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; - Đối với quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành công yêu cầu, đề nghị khác quan, tổ chức công dân lặp thêm Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định pháp luật b) Đăng ký văn đến Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang Sáng kiến kinh nghiệm Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ Trường THCS TT Long Thành - Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, xác thông tin cần thiết văn bản; không viết bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt từ, cụm từ không thông dụng - Mẫu Sổ đăng ký văn đến cách đăng ký văn đến PHÒNG GD&ĐT LONG THÀNH TRƯỜNG THCS TT LONG THÀNH SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 2014 Từ ngày ……đến ngày…… Từ số…….đến số…… Quyển số:……… 3.2.2 Đăng ký văn đến Cơ sở liệu quản lý văn đến máy vi tính a) Yêu cầu chung việc xây dựng Cơ sở liệu quản lý văn đến thực theo quy định hành pháp luật lĩnh vực b) Việc đăng ký (Cập nhật) văn đến vào Cơ sở liệu quản lý văn đến thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm c) Văn đến đăng ký vào Cơ sở liệu quản lý văn đến phải in giấy để ký nhận đóng sổ để quản lý d) Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội mạng diện rộng để đăng ký văn mật đến 3.3 Trình, chuyển giao văn đến 3.3.1 Trình văn đến a) Sau đăng ký văn đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu quan, tổ chức người người đứng đầu quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau gọi chung người có thẩm quyền) xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận b) Căn nội dung văn đến; Quy chế làm việc quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền phân phối văn cho ý kiến đạo giải thời hạn giải văn (nếu cần) Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang 10 Sáng kiến kinh nghiệm Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ Trường THCS TT Long Thành quy phạm pháp luật trường THCS thị trấn Long Thành ban hành văn Việc ghi ngày, tháng, năm văn hành thực theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành c) Trình ký văn bản: Văn Trường THCS thị trấn Long Thành trước trình ký phải kiểm tra nội dung, thể thức kỹ thuật trình bày văn (Người kiểm tra phải ký xác nhận) Tất văn tập trung phận văn thư để làm thủ tục trình ký, người ký văn người có thẩm quyền như: Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng 2.2 Đăng ký văn đi: Trường THCS thị trấn Long Thành đăng ký văn sổ, mẫu sổ đăng ký văn thực Phụ lục số VII sổ văn theo Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 2.3 Nhân bản, đóng dấu Trường THCS thị trấn Long Thành: a) Nhân bản: Văn Trường THCS thị trấn Long Thành nhân theo số lượng xác định phần nơi nhận văn thời gian quy định b) Đóng dấu quan: Việc đóng dấu Trường THCS thị trấn Long Thành đóng dấu lên chữ ký đóng văn rõ ràng xác, chiều mực dấu quy định, đóng dấu lên chữ ký phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký bên trái Mẫu sổ văn Trường THCS thị trấn Long Thành quy đinh thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Tên loại Số, Ngày trích ký hiệu tháng yếu nội văn văn dung văn Người ký Nơi nhận văn Đơn vị, người nhận lưu Số lượng Ghi 2.4 Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Trường THCS thị trấn Long Thành: Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang 14 Sáng kiến kinh nghiệm Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ Trường THCS TT Long Thành Văn Trường THCS thị trấn Long Thành sau hoàn thành thủ tục văn thư chuyển ngày văn ký (Chậm ngày làm việc kế tiếp) Việc gửi văn phận Văn thư gửi phải tổ chức cách khoa học để tránh nhầm lẫn, thiếu sót đảm bảo cho văn gửi nhanh chóng xác Cần lựa chọn phong bì cho phù hợp với số lượng văn Văn Trường THCS thị trấn Long Thành chuyển giao trực tiếp cho quan cấp trên: UBND huyện Long Thành, Phòng TC – KH, Phòng Giáo dục Đào tạo Long Thành, UBND thị trấn Long Thành,… Việc chuyển phát văn Trường THCS thị trấn Long Thành thực sau: Văn sau trình ký, ghi số, đóng dấu đăng ký vào sổ, chuyển giao theo mục nơi nhận văn Văn nội chuyển giao sổ có ký nhận văn Văn chuyển thường gửi trực tiếp đến nơi tiếp nhận văn bản, có gửi qua đường bưu điện qua mạng internet Sau văn gửi đi, nhân viên Văn thư thường gọi điện thoại cho phận tiếp nhận, tổ chức để kiểm tra xem văn đến tay người nhận chưa Một số văn nội chuyển giao cho phận cá nhân có sổ chuyển giao văn Mẫu sổ chuyển giao theo quy đinh thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Trường THCS thị trấn Long Thành thực Ngày chuyển Số, ký hiệu văn Nơi nhận văn Ký nhận Ghi 2.5 Lưu văn Trường THCS thị trấn Long Thành: Theo quy định Nhà nước văn phải lưu Văn thư (Bản gốc) lưu hồ sơ công việc Bản lưu xếp theo thứ tự đăng ký xếp cách khoa học để phục vụ cho việc tra cứu, sử dụng Hết thời gian sử dụng tài liệu Văn thư theo quy định, tập lưu văn phải chuyển vào lưu trữ quan theo chế độ nộp lưu Còn văn Trường THCS thị trấn Long Thành sau xử lý, xếp theo thứ tự, ngắn hộp hồ sơ Sau xếp lên kệ theo thứ tự năm, kèm theo sổ lưu văn trường Nhìn chung việc quản lý tổ chức văn Trường THCS thị trấn Long Thành với quy định Nhà nước, thực đầy đủ nguyên tắc thể tầm quan trọng công tác Văn thư hoạt động quản lý nhà nước Vì cần phải có quy trình cụ thể nguyên tắc để điều hành công tác theo hướng mà nhà nước quy định, mà điển hình Thông tư 01/TTBNV Bộ Nội vụ ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang 15 Sáng kiến kinh nghiệm Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ Trường THCS TT Long Thành C Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Lập danh mục hồ sơ a) Khái niệm danh mục hồ sơ gì: Danh mục hồ sơ thống kê hồ sơ dự kiến lập quan, đơn vị tổ chức ngành, kèm theo ký hiệu thời hạn bảo quản hồ sơ, xác định theo chế độ quy định b) Tác dụng danh mục hồ sơ - Quản lý hoạt động quan, tổ chức cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ; - Giúp cho quan, tổ chức chủ động việc tổ chức lập hồ sơ quản lý hồ sơ, tài liệu giai đoạn văn thư chặt chẽ khoa học; - Là để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ đơn vị, cá nhân góp phần nâng cao ý thức trách nhiệm cá nhân quan, tổ chức việc lập hồ sơ chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; - Là cức để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ phục vụ sử dụng Căn lập danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ bào gồm: Các văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức đơn vị quan tổ chức; Quy chế làm việc quan; Quy chế công tác Văn thư - Lưu trữ quan, tổ chức; Kế hoạch nhiệm vụ công tác hàng năm quan, tổ chức, đơn vị cá nhân Nội dung lập danh mục hồ sơ a) Xây dựng khung đề mục danh mục hồ sơ; b) Xác định hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ đơn vị người lập; c) Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ; d) Đánh số, ký hiệu đề mục hồ sơ; Tổ chức lập danh mục hồ sơ a) Danh mục hồ sơ lập theo 02 cách - Cách thứ nhất: + Cuối năm văn thư, lãnh đạo văn phòng (Phòng hành chánh) giao cho cán văn thư, lưu trữ quan dự kiến danh mục hồ sơ cho toàn quan tách danh mục hồ sơ đơn vị chuyển cho đơn vị (Bộ phận); + Trưởng đơn vị đạo cho phận, nhân viên góp ý bổ sung hoàn chỉnh phần danh mục đơn vị gửi lại cho văn phòng (Chánh văn phòng) quan; Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang 16 Sáng kiến kinh nghiệm Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ Trường THCS TT Long Thành + Văn phòng / Chánh văn phòng hoàn chỉnh lần cuối danh mục hồ sơ toàn quan trình cho cho người có thẩm quyền ký duyệt, ban hành - Cách thứ hai: + Cuối năm văn thư, phận, nhân viên tự dự kiến hồ sơ thuộc phần công việc cần phải lập năm; + Căn vào nhiệm vụ chủ yếu giao đảm nhận, CB, GVCNV cần xác định nhóm hồ sơ hồ sơ cần lập năm; + Thông thường nhiệm vụ lớn nhóm hồ sơ Trong công việc, nhiệm vụ cụ thể hồ sơ (Nếu trình giải công việc hình thành nhiều tài liệu) Ví dụ: Cán bộ, nhân viên giao nhiệm vụ phụ trách công tác tuyển dụng cán bộ, nhân viên xác định nhóm hồ sơ cần lập hồ sơ tuyển dụng Sau chia việc tuyển dụng chức danh hồ sơ như: Hồ sơ tuyển dụng nhân viên kế toán, hồ sơ tuyển dụng nhân viên thư viện, hồ sơ tuyển dụng nhân viên y tế,… + Sau nộp cho trưởng đơn vị để kiểm tra, xem xét, sửa đổi, bổ sung hoàn chỉnh danh mục hồ sơ đơn vị (Bộ phận) chuyển cho Văn phòng/ Phòng hành chánh quan; + Cán văn thư, lưu trữ quan giúp văn phòng/ Chánh văn phòng tổng hợp, hoàn chỉnh danh mục hồ sơ toàn quan trình lãnh đạo ký duyệt, ban hành b) Danh mục hồ sơ người đứng đầu quan, tổ chức duyệt, ký ban hành vào đầu năm c)Văn thư chụp danh mục hồ sơ ban hành gửi đơn vị, cá nhân có liên quan để thực lập hồ sơ theo danh mục Trong trình thực có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế có công việc giải phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ đơn vị cá nhân đơn vị cá nhân cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ quan, tổ chức Mở hồ sơ a) Mở hồ sơ việc lấy tờ bìa hồ sơ ghi thông tin ban đầu hồ sơ như: Ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ thiết kế in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251: 2012 Bìa hồ sơ lưu trữ b) Mỗi cá nhân giải công việc giao có trách nhiệm mở hồ sơ công việc (Theo Danh mục hồ sơ, kể trường hợp quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ) Thu thập, cập nhât văn bản, tài liệu vào hồ sơ Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang 17 Sáng kiến kinh nghiệm Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ Trường THCS TT Long Thành a) Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ tương ứng mở kể tài liệu phim, ảnh, ghi âm b) Cần thu thập kịp thời văn bản, tài liệu phát biểu lãnh đạo, tham luận đại hội hội nghị, hội thảo,… đảm bảo toàn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc Kết thúc hồ sơ a) Kiểm tra lại mức độ đầy đủ văn bản, tài liệu có hồ sơ; b) Loại bỏ văn trùng, nháp tư liệu tham khảo xét thấy không cần đưa vào hồ sơ (Nếu có); c) Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ - Sau thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu hồ sơ đưa vào hồ sơ  Sắp xếp thứ tự văn bản, tài liệu hồ sơ nhằm cố định thứ tự cho văn bản, tài liệu hồ sơ chặt chẽ, tra tìm văn bản, tài liệu dễ dàng, nhanh chóng - Theo thời gian: Là xếp văn bản, tài liệu có hồ sơ theo thời gian ban hành văn bản, văn ban hành trước xếp trước, văn ban hành sau xếp sau; - Theo vần chữ cái: Là xếp văn hồ sơ có tên người tên địa phương, tên quan theo vần a, b, c;… - Theo tầm quan trọng tác giả: Là xếp văn tác giả cấp trước, đến văn cấp  Áp dụng xếp văn bản, tài liệu hồ sơ nhiều tài liệu nhiều tác giả đề cập đến vấn đề (sự việc); - Theo trình giải công việc: Là xếp văn đề xuất, đặt vấn đề lên trước đến vấn đề giải cuối văn kết thúc vấn đề  Áp dụng cho hồ sơ việc cụ thể; - Theo thứ tự văn bản: Là xếp văn có số nhỏ trước, văn số lớn sau  Áp dụng để xếp văn bản, tài liệu tập lưu văn văn thư quan; - Trường hợp hồ sơ có tài liệu phim, ảnh phải bỏ vào bì d) Đánh theo số tờ văn bản, tài liệu - Là ghi số thứ tự cho tờ văn có hồ sơ xếp, đánh số tờ cho học sinh bảo quản 20 năm trở lên; - Số thứ tự tờ văn ghi góc bên phải, chữ số Ả rập (1, 2, 3, ); - Nếu hồ sơ bảo quản nhiều đơn vị bảo quản số tờ ghi riêng cho đơn vị bảo quản (Đơn vị thống kê tra tìm tài liệu kho lưu trữ); Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang 18 Sáng kiến kinh nghiệm Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ Trường THCS TT Long Thành - Nếu văn đóng thành ghi số thứ tự cho cuốn; - Nếu hồ sơ có hình ảnh ảnh ghi số thứ tự Nếu tờ giấy dán nhiều hình ghi số thứ tự e) Lập mục lục văn (Tài liệu, công văn, văn kiện) - Mục lục văn thống kê văn có hồ sơ xếp đánh số tờ, nhằm cố định thứ tự văn hồ sơ; - Mục lục văn để quản lý chặt chẽ văn hồ sơ; - Chỉ lập mục lục văn cho hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn MỤC LỤC VĂN BẢN STT Số, ký hiệu VB Ngày, tháng VB Tác giả VB Trích yếu nội dung VB Tờ số Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) f) Lập chứng từ kết thúc Chứng từ kết thức phần ghi tóm tắt về: - Số lượng; - Chất lượng; - Tình trạng vật lý; - Tình trạng pháp lý; - Mức độ đầy đủ; - Đặc điểm khác;… Chứng từ kết thúc Đơn vị bảo quản gồm có .tờ (Viết chữ: Mục lục văn có tờ Đặc điểm trạng thái văn bên hồ sơ: Long Thành, ngày tháng Người lập hồ sơ năm g) Trình bày bìa hồ sơ Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang 19 Sáng kiến kinh nghiệm Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ Trường THCS TT Long Thành - Bìa hồ sơ in theo mẫu TCN1-2002 cục văn thư lưu trữ Nhà nước; - Ngày 23/7/2012 Bộ Khoa học Công nghệ ban hành TCVN 9521-2012 (Bìa hồ sơ lưu trữ) theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN Kiểm tra, điều chỉnh việc lập hồ sơ - Cuối năm khoảng tháng 11, Văn phòng/ Phòng hành chánh cần phối hợp với đơn vị tiến hành kiểm tra tình hình lập hồ sơ CB, CCVC; - Căn để kiểm tra: Danh mục hồ sơ yêu cầu hồ sơ; - Nếu thấy số lượng hồ sơ chưa đủ, chất lượng hồ sơ chưa đạt yêu cầu, Văn phòng/ Chánh văn phòng cần hướng dẫn thêm thủ trưởng đơn vị đôn đốc nhắc nhở CB, CCVC bổ sung, hoàn thiện hồ sơ; - Xem xét lại thời hạn bảo quản hồ sơ (Đối chiếu với Danh mục hồ sơ thực tế tài liệu hồ sơ); - Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu hồ sơ (Nếu cần); - Nếu hết năm mà công việc chưa giải xong chưa thực việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu thủ tục nộp lưu a) Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ đơn vị, cá nhân vào lưu trữ quan quy định thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; - Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng thời hạn tháng, kể từ ngày công trình toán b) Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ quan - Các hồ sơ nguyên tắc dùng làm để theo dõi, giải công việc thuộc trách nhiệm cá nhân, cá nhân giữ tự loại hủy văn hết hiệu lực thi hành; - Hồ sơ công việc chưa giải xong; - Hồ sơ phối hợp giải công việc (Trường hợp trùng với hồ sơ đơn vị chủ trì); - Các văn gửi để biết, để tham khảo c) Thủ tục nộp lưu - Khi nộp lưu tài liệu phải lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” - Và “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu; - Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu lưu trữ quan giữ loại IV HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang 20 Sáng kiến kinh nghiệm Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ Trường THCS TT Long Thành Qua lý luận thực tiễn kinh nghiệm “Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ trường” hoạt động quản lý hành nhà nước quan trọng, thể hiện: Công tác Văn thư – Lưu trữ công việc phải có tính khoa học tiến hành trôi chảy, không bị động, không bị chậm trễ Các văn giao nhận phải có ký nhận, ghi chép đầy đủ thông tin chuyển đến người có trách nhiệm thi hành nhanh chóng, kịp thời; Góp phần bảo vệ bí mật thông tin có liên quan đến quan, tổ chức, bí mật quốc gia; Làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ tiết kiệm thời gian, tiền đề tốt cho công tác lưu trữ phát triển để phục vụ tốt cho mục đích nghiên cứu sử dụng hàng ngày tra cứu cần thiết; Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý quan Giúp cho CB, GVCNV quan nâng cao hiệu công việc cách nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân, đúc kết kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu đề có chất lượng đạt hiệu cao V ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG Để xác định đề tài có phạm vi áp dụng thực tế đạt hiệu đơn vị Trên sở đó, đề xuất: - Đối với nhân viên phụ trách làm công tác Văn thư – Lưu trữ đề nghị ngành Giáo dục Đào tạo Long Thành phải tổ chức lớp tập huấn, bồi dưỡng cho cán bộ, nhân viên làm công tác này, năm lần Từ đó, sở thực tế cán bộ, nhân viên định hướng có kế hoạch tổ chức tốt công tác Văn thư – Lưu trữ đơn vị cách khoa học sáng tạo hơn; - Là Cán bộ, nhân viên làm công tác Văn thư – Lưu trữ tìm tòi học hỏi trau dồi kinh nghiệm cách: Nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, học hỏi bậc thầy cô giáo gid mà chưa nhận thức được; - Để áp dụng tốt công việc đạt hiệu tốt Người trực tiếp làm công tác Văn thư – Lưu trữ người có trách nhiệm thu thập thông tin tài liệu (Phải biết Thông tư, Nghị định quan cấp ban hành) để từ biết cách xử lý hoàn chỉnh hồ sơ cho phù hợp VI TÀI LIỆU THAM KHẢO Công văn - đến Trường THCS thị trấn Long Thành làm theo mẫu Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang 21 Sáng kiến kinh nghiệm Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ Trường THCS TT Long Thành Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2016 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Nghi định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư Long Thành, ngày 22 tháng năm 2016 Người thực Nguyễn Thị Kim Út Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang 22 BM04-NXĐGSKKN UBND HUYỆN LONG THÀNH TRƯỜNG THCS TT LONG THÀNH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Long Thành, ngày 22 tháng năm 2016 PHIẾU NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Năm học 2015-2016 Tên sáng kiến kinh nghiệm: Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ Trường THCS thị trấn Long Thành Họ tên tác giả: Nguyễn Thị Kim Út Chức vụ: Văn thư – thủ quỹ Đơn vị: Trường THCS thị trấn Long Thành Lĩnh vực: (Đánh dấu X vào ô tương ứng, ghi rõ tên môn lĩnh vực khác) - Quản lý giáo dục:  - Phương pháp dạy học môn:  - Phương pháp giáo dục  - Lĩnh vực khác: . Sáng kiến kinh nghiệm triển khai áp dụng: Tại đơn vị  Trong Ngành  Tính (Đánh dấu X vào ô đây) - Đề giải pháp thay hoàn toàn mới, bảo đảm tính khoa học, đắn - Đề giải pháp thay phần giải pháp có, bảo đảm tính khoa học, đắn  - Giải pháp gần áp dụng đơn vị khác chưa áp dụng đơn vị mình, tác giả tổ chức thực có hiệu cho đơn vị  Hiệu (Đánh dấu X vào ô đây) - Giải pháp thay hoàn toàn mới, thực toàn ngành có hiệu cao  - Giải pháp thay phần giải pháp có, thực toàn ngành có hiệu cao  - Giải pháp thay hoàn toàn mới, thực đơn vị có hiệu cao  - Giải pháp thay phần giải pháp có, thực đơn vị có hiệu  - Giải pháp gần áp dụng đơn vị khác chưa áp dụng đơn vị mình, tác giả tổ chức thực có hiệu cho đơn vị  Khả áp dụng (Đánh dấu X vào ô dòng đây) - Cung cấp luận khoa học cho việc hoạch định đường lối, sách: Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang 23 Sáng kiến kinh nghiệm Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ Trường THCS TT Long Thành Trong Tổ/Phòng/Ban  Trong quan, đơn vị, sở GD&ĐT  Trong ngành  - Đưa giải pháp khuyến nghị có khả ứng dụng thực tiễn, dễ thực dễ vào sống: Trong Tổ/Phòng/Ban  Trong quan, đơn vị, sở GD&ĐT  Trong ngành  - Đã áp dụng thực tế đạt hiệu có khả áp dụng đạt hiệu phạm vi rộng: Trong Tổ/Phòng/Ban  Trong quan, đơn vị, sở GD&ĐT  Trong ngành  Xếp loại chung: Xuất sắc  Khá  Đạt  Không xếp loại  NGƯỜI THỰC HIỆN SKKN XÁC NHẬN CỦA TỔ CHUYÊN MÔN THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ Nguyễn Thị Kim Út Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang 24 Sáng kiến kinh nghiệm Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ Trường THCS TT Long Thành CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc BÁO CÁO TÓM TẮT SÁNG KIẾN Năm học 2015-2016 Kính gởi: Hội đồng Thẩm định Sáng kiến kinh nghiệm huyện Long Thành Họ tên: NGUYỄN THỊ KIM ÚT Năm sinh: 1983 Chức vụ: Nhân viên Văn Thư – thủ quỹ Đơn vị: Trường THCS thị trấn Long Thành Tên nội dung sáng kiến: CÔNG TÁC BẢO QUẢN TỐT HỒ SƠ LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG THCS THỊ TRẤN LONG THÀNH I Xuất xứ Công việc người làm công tác Văn thư – Lưu trữ trông bên tưởng chừng đơn giản “Đánh máy” bảo quản hồ sơ, có yêu cầu thật quan trọng mà có làm công tác Văn thư – Lưu trữ cảm nhận hết Điều đó, khiến cho làm công tác Văn thư – Lưu trữ tự hào vai trò, vị trí công việc làm đảm nhiệm; Trong hoạt động quan công tác Văn thư – Lưu trữ thiếu được, công tác quan trọng tất quan, tổ chức, trị - xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện tượng xảy hoạt động hàng ngày; Làm tốt công tác Văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao suất, chất lượng công tác của quan Thông tin đầy đủ, xác kịp thời hoạt động quan đạt hiệu cao, lẽ thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác Trong nguồn thông tin chủ yếu nhất, xác thông tin từ văn văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháplý; Nếu tài liệu, văn gửi tới quan, đơn vị đưa đến phận giải công việc kịp thời nhanh chóng hoạt động nhà trường đạt hiệu cao, tiến độ hoàn thành công việc không bị chậm trễ Nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư - Lưu trữ Cho nên chọn nội dung “Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ Trường THCS thị trấn Long Thành” làm đề tài Trong đề tài tập trung sâu vào lĩnh vực lưu trữ nhà trường Mong số kinh nghiệm phát huy bổ sung thêm công tác văn thư Nhà nước quan tâm trọng Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang 25 Sáng kiến kinh nghiệm Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ Trường THCS TT Long Thành II Phương pháp triển khai Các bước thực Bước 1: a) Đối với văn đến Theo Điều 12 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan “Tất văn bản, kể đơn, thư cá nhân gửi đến quan, tổ (Sau gọi chung văn đến) b) Đối với văn Theo Điều 17 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan “Tất văn quan, tổ chức phát hành gọi văn đi” c) Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Căn theo Chương IV Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Bước 2: a) Xử lý văn đến Toàn văn đến phải xử lý tập trung (Trừ văn đặc biệt, Mật, có quy định riêng pháp luật) đầu mối văn thư xử lý theo trình tự sau: Văn thư tiếp nhận, đóng dấu đăng ký văn đến  Hiệu trưởng xem chuyển văn sau có ý kiến phê duyệt  Hiệu trưởng theo dõi, đôn đốc việc xử lý, giải văn theo thời hạn quy định; Văn đến, bì có đóng dấu cấp độ: Khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hóa tốc trước (hẹn giờ) thiết phải xử lý sau nhận, ngày nghỉ, lễ, tết,… b) Xử lý văn Tại Trường THCS thị trấn Long Thành, tùy theo chức năng, nhiệm vụ phận mà văn đánh máy in phận văn thư, số phận khác không thuộc phận văn thư Cho nên văn dễ sai qua trình ký, không theo quy trình soạn thảo định thảo, sạch, mà có gốc nên văn dễ sai quy định c) Xử lý lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Đối với hồ sơ lưu quan phận nộp phận công tác Văn thư – Lưu trữ, số hồ sơ phận văn thư tự soạn thảo đưa cho Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang 26 Sáng kiến kinh nghiệm Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ Trường THCS TT Long Thành thủ trưởng quan ký duyệt Lúc phận Văn thư – Lưu trữ làm công tác lưu trữ hồ sơ phòng làm việc Hiệu Công tác Văn thư – Lưu trữ công việc phải có tính khoa học tiến hành trôi chảy, không bị động, không bị chậm trễ Các văn giao nhận phải có ký nhận, ghi chép đầy đủ thông tin chuyển đến người có trách nhiệm thi hành nhanh chóng, kịp thời; Góp phần bảo vệ bí mật thông tin có liên quan đến quan, tổ chức, bí mật quốc gia; Làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ tiết kiệm thời gian, tiền đề tốt cho công tác lưu trữ phát triển để phục vụ tốt cho mục đích nghiên cứu sử dụng hàng ngày tra cứu cần thiết; Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý quan Giúp cho CB, GVCNV quan nâng cao hiệu công việc cách nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân, đúc kết kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu đề có chất lượng đạt hiệu cao III Bài học kinh nghiệm: - Để bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ trường công việc đòi hỏi tỉ mỉ, thận trọng, khoa học ngăn nắp Ngoài hồ sơ văn thư lưu trữ bảo quản có nhiều loại khác Trên đây, xin đưa vài kinh nghiệm nhỏ Tuy không hoàn hảo lắm, giúp cho hoàn thành tốt công việc giao; - Cần phải thường xuyên không ngừng rèn luyện, học tập để bước nâng cao nghiệp vụ quản lý IV Kiến nghị: / Xác nhận Thủ trưởng đơn vị Long Thành, ngày 22 tháng năm 2016 Người viết sáng kiến Nguyễn Thị Kim Út Nhận xét Hội đồng thẩm định Sáng kiến huyện: Đạt hay không đạt:……………… Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang 27 Sáng kiến kinh nghiệm Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ Trường THCS TT Long Thành Người thực hiện: Nguyễn Thị Kim Út Trang 28