1.1 Quản Lý Xuất Nhập Hàng Nhằm tránh việc thừa hoặc thiếu hàng so với nhu cầu thực tế. Việc quản lý lượng hàng tồn kho giúp chủ động trong việc cân đối lượng hàng hóa cần nhập theo từng giai đoạn. a. Về nhập kho : Nhập mua hàng : Là hình thức nhập thêm những mặt hàng, phụ kiện … không phải do công ty sản xuất, theo chỉ đạo của giám đốc Miền Bắc. Nghiệp vụ này làm tăng số lượng hàng tồn ở kho ( văn phòng và kho tổng miền Bắc), cần tạo mã mới theo quy định để theo dõi. Tờ trình GĐ MB duyệt Mua hàng Tạo mã Nhập kho theo dõi XNT. Nhập đổi hàng : sau khi bán hàng cho khách, do hàng bị lỗi nên ta phải xuất đổi cái khác cho khách và nhập lại hàng lỗi này. Thường thì nghiệp vụ nhập đổi hàng đi kèm với nghiệp vụ theo dõi sự gia tăng số lượng hàng hư tồn kho. Nó làm tăng số lượng hàng tồn ở kho tổng. Tờ trình GĐ MB duyệt thu hồi nhập kho phân loại theo dõi xử lý. Nhập hàng mẫu : hàng mẫu là số lượng hàng được xuất đi chào hàng, cho khách hàng xem mẫu để giới thiệu SP. Sau một thời gian nếu khách hàng mua luôn thì chuyển qua xuất bán, nếu không thì đem về nhập lại kho. Nó sẽ làm tăng số lượng hàng tồn ở kho tổng. Tờ trình GĐ MB duyệt giao hàng nhập lại hoàn thiện chứng từ theo dõi XNT Nhập nội bộ : để thuận lợi cho việc quản lý hàng hóa và xuất bán cho khách thì ta phải xuất và nhập chuyển kho nội bộ. Nhập nội bộ là việc nhập kho một số lượng hàng hóa được xuất từ những kho khác chuyển sang.Nghiệp vụ này làm thay đổi số lượng hàng hóa ở các kho chi tiết, nhưng sẽ không làm thay đổi số lượng hàng hóa tồn kho ở kho tổng (toàn công ty). Kế hoạch GĐMB duyệt điều chuyển nhập kho theo dõi XNT Nhập khác : ngoài những nghiệp vụ nhập kho nêu trên, còn có một số nghiệp vụ khác cũng làm gia tăng số lượng hàng hóa ở kho tổng như : Nhập đảo mã hàng do khi kiểm kê có sự sai lệch về số lượng giữa hai mặt hàng, hay nhập số hàng thừa do kiểm kê phát hiện tăng… Theo dõi XNT sai lệch GĐ MB duyệt nhập kho Theo dõi XNT b. Về xuất kho : Xuất bán : là nghiệp vụ xuất kho hàng hóa bán cho khách hàng. Khách hàng đặt hàng xuất hóa đơn giao hàng khách hàng xác nhận nhận hàng theo dõi XNT. Xuất đổi : là xuất hàng trong kho ra đổi cho khách hàng do hàng kém chất lượng, sau đó nhập lại số hàng lỗi này. Tờ trình GD MB duyệt giao hàng theo dõi XNT Xuất mẫu : Xuất hàng trong kho ra đi trưng bày, làm mẫu giới thiệu với khách hàng. Tờ trình GĐ MB duyệt xuất hàng hoàn thiện chứng từ theo dõi XNT Xuất nội bộ : là xuất hàng trong kho ra để nhập vào kho khác, nhằm thuận lợi cho việc quản lý cũng như bán hàng. Phiếu điều chuyển GĐ MB duyệt xuất hàng theo dõi XNT Xuất khác : bao gồm các nghiệp vụ xuất kho khác làm tăng số lượng hàng hóa ở kho tổng như xuất đảo mã hàng, xuất bỏ theo đề nghị, xuất tặng… Theo dõi XNT sai lệch GĐ MB duyệt xuất kho theo dõi XNT
KẾ HOẠCH KHO VẬN 2017 I- Sơ Đồ Tổ Chức Bộ Phận Kho Vận Trực tiếp GIÁM ĐỐC MIỀN BẮC Kiểm tra, phối hợp Kế Toán, HCNS Admin Kho Vận ( điều phối) Xếp dỡ Marketing Kinh Doanh Thủ Kho Giao nhận IIMô Tả Chung Kế Hoạch Phối Hợp 1- Quy Định Chung Điều phối có quyền xuất nhập hàng theo đạo giám đốc Miền Bắc có trách nhiệm yêu cầu phận liên quan bổ xung chứng từ cần thiết theo yêu cầu công ty 1.1 Quản Lý Xuất Nhập Hàng Nhằm tránh việc thừa thiếu hàng so với nhu cầu thực tế Việc quản lý lượng hàng tồn kho - giúp chủ động việc cân đối lượng hàng hóa cần nhập theo giai đoạn a Về nhập kho : Nhập mua hàng : Là hình thức nhập thêm mặt hàng, phụ kiện … công ty sản xuất, theo đạo giám đốc Miền Bắc Nghiệp vụ làm tăng số lượng hàng tồn kho - ( văn phòng kho tổng miền Bắc), cần tạo mã theo quy định để theo dõi Tờ trình GĐ MB duyệt Mua hàng Tạo mã Nhập kho theo dõi XNT Nhập đổi hàng : sau bán hàng cho khách, hàng bị lỗi nên ta phải xuất đổi khác cho khách nhập lại hàng lỗi Thường nghiệp vụ nhập đổi hàng kèm với nghiệp vụ theo - dõi gia tăng số lượng hàng hư tồn kho Nó làm tăng số lượng hàng tồn kho tổng Tờ trình GĐ MB duyệt thu hồi nhập kho phân loại theo dõi xử lý Nhập hàng mẫu : hàng mẫu số lượng hàng xuất chào hàng, cho khách hàng xem mẫu để giới thiệu SP Sau thời gian khách hàng mua chuyển qua xuất bán, không đem nhập lại kho Nó làm tăng số lượng hàng tồn kho tổng Tờ trình GĐ MB duyệt giao hàng nhập lại hoàn thiện chứng từ theo dõi XNT - Nhập nội : để thuận lợi cho việc quản lý hàng hóa xuất bán cho khách ta phải xuất nhập chuyển kho nội Nhập nội việc nhập kho số lượng hàng hóa xuất từ kho khác chuyển sang.Nghiệp vụ làm thay đổi số lượng hàng hóa kho chi tiết, - không làm thay đổi số lượng hàng hóa tồn kho kho tổng (toàn công ty) Kế hoạch GĐMB duyệt điều chuyển nhập kho theo dõi XNT Nhập khác : nghiệp vụ nhập kho nêu trên, có số nghiệp vụ khác làm gia tăng số lượng hàng hóa kho tổng : Nhập đảo mã hàng kiểm kê có sai lệch - - số lượng hai mặt hàng, hay nhập số hàng thừa kiểm kê phát tăng… Theo dõi XNT sai lệch GĐ MB duyệt nhập kho Theo dõi XNT b Về xuất kho : Xuất bán : nghiệp vụ xuất kho hàng hóa bán cho khách hàng Khách hàng đặt hàng xuất hóa đơn giao hàng khách hàng xác nhận nhận hàng theo dõi XNT Xuất đổi : xuất hàng kho đổi cho khách hàng hàng chất lượng, sau nhập lại - số hàng lỗi Tờ trình GD MB duyệt giao hàng theo dõi XNT Xuất mẫu : Xuất hàng kho trưng bày, làm mẫu giới thiệu với khách hàng Tờ trình GĐ MB duyệt xuất hàng hoàn thiện chứng từ theo dõi XNT Xuất nội : xuất hàng kho để nhập vào kho khác, nhằm thuận lợi cho việc quản lý - bán hàng Phiếu điều chuyển GĐ MB duyệt xuất hàng theo dõi XNT Xuất khác : bao gồm nghiệp vụ xuất kho khác làm tăng số lượng hàng hóa kho tổng - xuất đảo mã hàng, xuất bỏ theo đề nghị, xuất tặng… Theo dõi XNT sai lệch GĐ MB duyệt xuất kho theo dõi XNT 1.2 Hướng Dẫn Điều Chuyển Hàng Nội Bộ - GĐ MB duyệt chương trình hỗ trợ bán hàng - Bộ phận kinh doanh gửi kế hoạch kinh doanh hàng tháng theo SKU - Thủ kho báo cáo tồn kho - Điều phối vào liệu kế hoạch, lịch sử bán hàng, tồn kho, lên lệnh điều chuyển nội gửi - GĐ MB duyệt Điều phối gửi lệnh điều chuyển nội cho điều phối Nhà Máy, yêu cầu điều chuyển Theo dõi di chuyển hàng hóa, thông báo cho phận kho đối tác vận chuyển lịch trình hàng hóa để tiến hành khai thác 1.3 Hướng Dẫn Xuất Hàng • Mục đích: Qui định cách thức đảm bảo hàng hoá xếp dỡ - lưu kho - bao gói bảo quản giao hàng quy định nhằm tránh tượng sử dụng sai, làm hỏng, làm suy giảm chất lượng • • - mát Phạm vi: Nhân viên kho đối tác kho vận công ty Nội dung: Chuẩn bị giao hàng: Yêu cầu xuất hàng xuất phát từ nguồn: xuất bán cho khách hàng, xuất chuyển cho siêu thị- NPP, xuất cho Horebar , xuất để thay hàng bị hư (đổi hàng cho khách) - Nhận đơn hàng hệ thống, in đơn hàng Nhân viên điều phối tập hợp tất phiếu yêu cầu xuất hàng kênh, vào lượng hàng bán địa điểm, hàng tồn kho, tình trạng tồn kho NPP, điểm bán Sau - kiểm tra điều chỉnh yêu cầu xuất hàng kênh phù hợp Thủ kho chuẩn bị hồ sơ xuất hàng, photo làm 03 phiếu giao nhận hàng hóa, 03 hóa đơn photo - chứng từ kèm Cho tập kết hàng hóa vào vị trí xuất hàng Thủ kho bàn giao hồ sơ giao hàng cho nhân viên giao nhận, nhân viên giao nhận lấy phiếu xuất - hàng nhận hàng kho Thủ kho xuất hàng theo mã tên hàng, theo nguyên tắc kế toán FIFO ( nhập trước xuất trước) trường hợp đặc biệt, điều phối trình GĐ MB duyệt để phù hợp với tình hình Thủ - kho xuất kho hàng hoá, nhân viên giao nhận ký vào ô người nhận, thủ kho giữ lưu hồ sơ Thủ kho, nhân viên giao hàng có trách nhiệm kiểm tra hàng hoá thông số: quy cách,số lượng, chất lượng, bao bì sản phẩm Nếu phát không đạt yêu cầu, phải đổi hàng khác, báo lại - cho điều phối kết Giao hàng: Điều phối liên hệ với khách hàng, lên kế hoạch giao hàng Trước chuẩn bị giao hàng, nhân viên giao hàng phải liên hệ với nơi nhận hàng, xác định - hẹn, người nhận hàng, thông tin đường Điều phối liên hệ phương tiện chuyên chở thuê để giao hàng cho khách, đối tác - vận chuyển không đáp ứng đủ nhu cầu Nhân viên giao hàng chuẩn bị phương án dự phòng phương tiện bị hư, trời mưa, - hàng bị hư hỏng nguyên nhân chủ quan phải chịu trách nhiệm Khi đến giao hàng cho khách, khách kiểm tra hàng hoá Nếu đầy đủ, giao cho khách hoá đơn phiếu xuất kho hoá đơn, yêu cầu khách ký vào photo phiếu xuất kho Người ký nhận hàng phải có văn uỷ quyền khách hàng Trong trường hợp phát sinh, có tranh chấp với khách hàng, hàng thiếu , phải liên hệ điều phối để - xin ý kiến giải quyết, không tự ý giải bỏ Nhân viên giao nhận phải bàn giao chứng từ nhận hàng khách hàng cho thủ kho, thủ kho bàn giao cho kế toán làm toán lưu Điều phối tiếp nhận đơn hàng, chứng từ lên kế hoạch giao hàng thủ kho chuẩn bị hàng hóa, hồ sơ giao hàng giao nhận nhận hàng kho giao hàng cho khách bàn giao chứng từ ký nhận khách hàng 1.4 Hướng dẫn nhập hàng • Mục đích: Qui định cách thức đảm bảo hàng hoá xếp dỡ - lưu kho - bao gói bảo quản nhập hàng quy định nhằm tránh tượng sử dụng sai, làm hỏng, làm suy giảm chất lượng • • mát, tối ưu chi phí Phạm vi: Nhân viên kho đối tác kho vận công ty Nội dung: Chuẩn bị nhập hàng: - Thủ kho nhận lệnh điều chuyển nội từ điều phối, xếp kho để nhập hàng, thông báo nhân - viên kho chuẩn bị nhập hàng Thủ kho nhận chứng từ bàn giao hàng theo container, kiểm tra seal chì, hướng dẫn lái xe vào khu - vực nhập hàng Nhập hàng : Thủ kho hướng dẫn nhân viên xếp dỡ theo hướng dẫn xếp dỡ ( đính kèm) Theo dõi hàng thẻ kho ( ngày tháng nhập kho, số lượng, date) Thủ kho ký nhận hàng theo lệnh điều chuyển, bên vận tải ký bàn giao hàng hóa theo lệnh điều - chuyển, giữ lại kho lưu bản, chuyển kế toán lưu Nhập bảng xuất nhập tồn Báo cáo điều phối phát sinh trình nhập hàng Điều phối gửi lệnh điều chuyển thủ kho nhập hàng báo cáo phát sinh theo dõi XNT 1.5 Kiểm Tra Đối Chiếu - Hàng tháng phận kho vận tổng hợp số liệu XNT - Hàng tháng phận admin tổng hợp đơn hàng xuất hệ thống - Hàng tháng phận kế toán tổng hợp chứng từ nhận Kiểm tra đối chiếu chéo số liệu, báo cáo lên giám đốc Miền Bắc 1.6 Giao nhận hàng hóa theo tờ trình ( hàng mẫu, hàng biếu tặng …) - Trưởng phận lên kế hoạch theo tháng mùa trũng ( tháng đến tháng 8) , theo tuần mùa cao điểm ( tháng đến tháng năm sau) trình giám đốc Miền bắc phê duyệt theo - from mẫu công ty Trưởng phận phân bổ cho nhân viên theo quy đinh Có thể lấy toàn bộ, phần kho Nhân viên lấy hàng, phải có giấy tờ ký nhận trưởng phận theo from mẫu - công ty Trường hợp phát sinh kế hoạch, trưởng phận gửi tờ trình email trình giám đốc Miền Bắc, giám đốc Miền Bắc đạo trực tiếp điều phối xuất nhập hàng Trưởng phận bổ xung tờ trình thiếu ( không xuất, nhập hàng tiếp chưa bổ xung đầy đủ chứng từ lần trước) 1.7 Bảo Quản Hàng Hóa - Xếp dỡ hàng hóa theo quy trình xếp dỡ ( đính kèm) - Thủ kho gửi báo cáo xuất nhập tồn, tình trạng hàng hóa hàng ngày - Phân loại ghi rõ nguồn gốc hàng nhập kho, thu hồi - Xuất hàng cho khách hàng theo quy trình - Những hàng hóa lỗi xử lý chỗ được, thủ kho tiến hành xử lý ( thay vỏ thùng, dán tem rượu …) - Phối hợp với phận khác xử lý thông tin - Điều phối xếp điều tiết hàng hóa phù hợp, an toàn, nhanh chóng LƯU ĐỒ QUẢN LÝ KHO Thông Báo Lịch Nhập Kho ĐẦU VÀO Nhập Kho Thông Báo Lịch Nhập Kho Chuẩn Bị Nhân Lực, Vật Lực Phát sinh quy trình: giấy tờ, nhân sự, hàng hóa bất thường, thừa, thiếu, date, tình trạng bao bì … Khai Thác, Kiểm Tra Hàng Hóa Nhập Mua Hàng Nhập Đổi Hàng Nhập Hàng Mẫu Nhập Nội Bộ Cập Nhật XNT, Hồ Sơ Lưu Kiểm Tra Đề Xuất Định Xử Lý Kỳ Thông Báo Đơn Hàng ĐẦU RA Xuất Kho Lập, Nhận Hồ Sơ Xuất Kho Chuẩn Bị Nhân Lực, Vật Lực Hoàn Tất Thủ Tục Xuất Kho Phát sinh quy trình: giấy tờ, nhân sự, hàng hóa bất thường, thừa, thiếu, date, tình trạng bao bì … Xuất Bán Hàng Xuất Đổi Hàng Xuất Hàng Mẫu Xuất Nội Bộ Cập Nhật XNT, Hồ Sơ Lưu Kế Hoạch Phối Hợp, Phương Án Chi Phí 2.1 Phương án 1: Thuê đối tác kho vận toàn diện ( kho bãi, thủ kho, xếp dỡ, giao nhận) 2.1.1 Kế hoạch phối hợp: a Giao nhận hàng - Điều phối điều tiết hàng hóa xuất nhập, nhận bàn giao đơn hàng, tờ trình, chứng từ xuất nhập kho Bàn giao lại cho đối tác kho vận - Điều phối tiếp nhận thông tin từ khách hàng, kênh kinh doanh, phận liên quan từ phối hợp với đối tác kho vận lập kế hoạch điều phối giao nhận hàng phù hợp với thị trường nhu cầu phận khác - Đối tác kho vận tiến hành giao nhận hàng hóa, bàn giao chứng từ giao nhận cho điều phối, điều phối bàn giao lại cho phận kế toán làm toán lưu - Điều phối xác nhận với khách hàng lượng hàng nhận, hóa đơn, chứng từ kèm Nếu có phát sinh yêu cầu đối tác kho vận tiến hành bổ xung - Đối tác kho vận gửi báo cáo XNT theo ngày lượng hàng, tình trạng hàng hóa - Đối với hàng hóa lỗi, xử lý Miền Bắc, điều phối trình GĐ MB phê duyệt phương án xử lý theo trường hợp cụ thể b Chứng từ bàn giao - Hóa đơn, chứng từ bàn giao có ký xác nhận chi tiết ( số hóa đơn, chứng từ, tờ trình, thời gian ) - Đối tác vận chuyển bàn giao chứng từ giao hàng có chữ ký xác nhận khách hàng theo yêu cầu ( số lượng hàng nhận, date …) - Trường hợp thiếu chứng từ, đối tác kho vận phải bổ xung đầy đủ chứng theo yêu cầu điều phối dựa quy định phận kế toán c Thanh toán - Đối tác kho vận phải làm hồ sơ toán trước ngày 10 hàng tháng Thanh toán chi phí kho vận dựa đơn hàng số lượng hàng giao - Điều phối đánh giá trình GĐ MB định tỷ lệ toán hiệu công việc đối tác kho vận, dựa hợp đồng ký bên 2.1.2 Phương án chi phí a Theo hợp đồng cũ ( triệu) Doanh số/ hạng mục 60000 70000 80000 90000 Kho, xếp dỡ (0.5%) 300 350 400 450 Vận chuyển ( 2%) 1200 1400 1600 1800 Hoa hồng ( 0.5%) 300 350 400 450 Tổng 1800 2100 2400 3000 b Theo hợp đồng tương tự Miền Nam ( chưa cập nhật) 2.2 Thuê đối tác bán toàn diện ( Vận tải) 2.2.1 Phương án phối hợp ( tương tự phương án 1) 2.2.2 phương án chi phí G/S: phương án lương nhân viên, chi phí kho, cont hàng trị giá tỷ, doanh số 60 tỷ, diện tích kho tăng 50m cho 10 tỷ doanh thu gia tăng sau: • • • • Chi phí thuê kho 500 mét vuông x 70 nghìn x 12 = 420 tr Chi phí dỡ cont thuê 1.2 tr/cont x 60 = 72 tr Chi phí nhân viên thủ kho : 8tr/tháng x 13 = 104 tr ( tính thưởng) Chi phí vận tải 2% : 2% x 60 tỷ = 1,2 tỷ (Triệu) Doanh số/ hạng mục 60000 70000 80000 90000 Kho bãi 420 462 504 546 Dỡ cont 72 84 96 108 Thủ kho 104 104 104 104 Vận tải ( 2%) 1200 1400 1600 1800 Tổng 1796 2050 2304 2558 Chưa tính phát sinh khác ( + 2% tổng chi ) Nhìn vào bảng tính chi phí phương án chênh lệch nhiều chi phí Giải pháp kiến nghị: - Vẫn dùng phương án kho vận cũ Bổ xung phụ lục hợp đồng cho đơn hàng ngoại tỉnh 50 triệu - Kiểm kê hàng hóa theo tháng, chốt số liệu hàng thực tồn, để kiểm soát hàng hóa với đối tác - Đối tác gia cố kho chống nóng ( trừ phương án trần xốp , trần xốp dễ bắt lửa), sử dụng phin cách nhiệt - Về nhân đối tác: bổ xung thêm yêu cầu, mùa trũng doanh số, tối thiểu nhân viên giao hàng xe máy, mùa cao điểm tối thiểu nhân viên giao hàng xe máy để đáp ứng nhu cầu, theo thực tế với đơn hàng nhỏ lẻ, tốc độ giao hàng xe máy nhanh gấp gần lần giao hàng ô tô ... Nội Bộ Cập Nhật XNT, Hồ Sơ Lưu Kế Hoạch Phối Hợp, Phương Án Chi Phí 2.1 Phương án 1: Thuê đối tác kho vận toàn diện ( kho bãi, thủ kho, xếp dỡ, giao nhận) 2.1.1 Kế hoạch phối hợp: a Giao nhận hàng... cho thủ kho, thủ kho bàn giao cho kế toán làm toán lưu Điều phối tiếp nhận đơn hàng, chứng từ lên kế hoạch giao hàng thủ kho chuẩn bị hàng hóa, hồ sơ giao hàng giao nhận nhận hàng kho giao... trợ bán hàng - Bộ phận kinh doanh gửi kế hoạch kinh doanh hàng tháng theo SKU - Thủ kho báo cáo tồn kho - Điều phối vào liệu kế hoạch, lịch sử bán hàng, tồn kho, lên lệnh điều chuyển nội gửi -