Phân biệt hiệu quả và hiệu suất. để đạt được hiểu quả và hiệu suất cần phải làm gì

Phân biệt hiệu quả và hiệu suất. để đạt được hiểu quả và hiệu suất cần phải làm gì

PHÂN BIỆT HIỆU QUẢ VÀ HIỆU

SUẤT?

ĐỂ ĐẠT ĐƯỢC HIỆU QUẢ VÀ

HIỆU SUẤT CẦN PHẢI LÀM GÌ ?

PHÂN BIỆT HIỆU QUẢ VÀ HIỆU

SUẤT?

ĐỂ ĐẠT ĐƯỢC HIỆU QUẢ VÀ

HIỆU SUẤT CẦN PHẢI LÀM GÌ ?

I KHÁI NIỆM

Hiệu quả : đo lường về sự thích hợp của các mục tiêu được chọn (đó có phải là những mục tiêu đúng không?) và mức

độ chúng được thực hiện.

Vậy, hiệu quả chính là làm đúng việc cần làm.

- Đây là vấn đề rất quan trọng, bởi vì làm đúng việc (xác định và thực hiện việc đúng) sẽ đưa tổ chức đi đúng hướng -Hay nói cách khác, các tổ chức sẽ đạt được hiệu quả hơn khi các nhà quản trị chọn được mục tiêu đúng và hoàn

thành chúng.

Công

thức

Hiệu quả :

Hiệu quả = Kết quả/Mục tiêu

_ Hiệu quả cao ↔ Kết quả > Mục tiêu

(càng lớn hơn 1) _ Hiệu quả trung bình, kém

↔ Kết quả < = Mục tiêu

PHÂN LOẠI

PHÂN LOẠI

•Hiệu quả trực tiếp, hiệu quả gián tiếp

•Hiệu quả (ngắn hạn) trước mắt và hiệu quả lâu

dài (dài hạn)

•Hiệu quả lượng hóa và hiệu quả định danh.

Các bước đo lường hiệu quả:

•B1: Xác định mục tiêu

•B2: Xác định tiêu chuẩn

•B3: Quyết định “định chuẩn”

•B4: Lựa chọn công cụ thang đo

•B5: So sánh kết quả với mục tiêu và chi phí

(hay yếu tố đầu vào với đầu ra)

•B6: Đưa ra kế hoạch hành động

HIỆU SUẤT

Hiệu suất (Efficiency) là đại lượng đo lường việc sử dụng các nguồn lực như thế nào để đạt được mục tiêu, hay tỷ lệ giữa nguồn sử dụng so với nguồn

chuẩn.

Vậy Hiệu suất chính là làm việc đúng cách

•Hiệu suất = Kết quả/Chi phí bỏ ra

•Thang đo: Chỉ số đo lường hiệu suất KPI – (Key Performance Indicators)

•KPI là gì?

Là chỉ số đo lường lượng hóa tiêu chí đánh giá hiệu quả của doanh nghiệp, tổ chức đối với từng công việc, bộ phận, cá nhân.

VÍ D Ụ

8 chỉ số KPI của Viettel đối với NV Kinh doanh A

•Hoàn thành chỉ tiêu tháng: 50 Dcom, 2CA,

1Blackberry, 15Iphone

•Tiếp xúc ngày 4 khách hàng/người/ngày

•Bán được ít nhất 1 thuê bao/người/ngày.

•100% khách hàng lưu số NV tiếp xúc

•Đầy đủ công cụ dụng cụ, áo đồng phục quần

sẩm màu.

•100% người tiếp xúc là khách hàng hoặc cá

nhân trong DN

•Nắm rõ các nghiệp vụ, dịch vụ

•100% Nhập báo cáo trực tiếp lên phần mềm

Các bước thiết lập quản lý hiệu

suất

Các bước thiết lập quản lý hiệu suất:

Bước 1: Thiết lập mục tiêu, mục đích rõ ràng

Bước 2: Phân công trách nhiệm đối với các nhiệm vụ, bộ phận và quyết định

Bước 3: Đối chiếu tình hình hoạt động với mục tiêu đề ra

và đánh giá kết quả

Bước 4: Đưa ra ý kiến phản hồi mang tính tích cực, kịp thời đối với việc hoàn thành công việc

Bước 5: Khuyến khích hành động

Bước 6: Có phương pháp quản lý hợp lý, kiểm tra đối với mỗi cá nhân trong nhiệm vụ khác nhau.

Nội dung so sánh Hiệu quả Hiệu suất

Cơ sở xác định Kết quả đạt được/Mục tiêu đề

ra

Kết quả đạt được/Chi phí bỏ ra

Mục đích Làm được việc Làm đúng cách

Tầm quan trọng trong quản trị

Quan trọng hơn Ít quan trọng hơn

Tỷ lệ Tỷ lệ thuận với kết

quả, nghịch với chi phí

Phụ thuộc vào Hiệu quả, mục tiêu

Xây dựng thang đo Khó Một vài khía cạnh Rất phức tạp Toàn diện hơn

PHÂN BIỆT

II Ý nghĩa đối với nhà quản trị:

- Lý do tồn tại của quản trị là muốn có hiệu quả, chỉ khi người ta muốn hiệu quả người ta mới quan tâm đến quản trị Vậy trong quản trị quan trọng nhất là làm đúng việc

-Là đúng việc cho dù không phải bằng cách tốt nhất vẫn hơn là làm không đúng việc cho dù là làm cách tốt nhất

- Tổ chức/ doanh nghiệp cần hướng tới đạt cả hiệu quả và hiệu suất

•Nhà quản trị muốn tăng hiệu quả:

+ Giảm chi phí, tăng kết quả

+ Giữ kết quả, tăng chi phí

+ Tăng kết quả, giảm chi phí

III Những việc cần làm để nâng cao hiệu quả và hiệu suất

1 Đối với các nhà lãnh đạo doanh nghiệp

a Luôn truyền thông về tầm nhìn – sứ mệnh tới nhân viên

Khi có một nhân viên mới, luôn truyền đạt những giá trị tầm nhìn sứ mệnh tới từng nhân viên Tại mỗi buổi họp, người lãnh đạo và quản lý đều nhắc lại tới tất cả các nhân viên và để đạt được hiệu suất của mình mỗi người nhân viên đều phải biết được sứ mệnh tầm nhìn đó để thực hiện công việc.

b Hoạch định và cam kết mục tiêu của công ty với

mục tiêu của từng nhân viên

Khi tuyển dụng một người luôn phải có một kế hoạch cho nhân viên mới và luôn mong những người mới đó thực

hiện được các công việc của họ Các chỉ tiêu phải rõ ràng và có thể đo lường được

c Đánh giá hiệu suất

Cứ sau 6 tháng, người lãnh đạo, quản lý và nhân viên đều phải ngồi lại với nhau và có những ý kiến đánh giá

Người quản lý phải luôn luôn nhớ và hiểu những cam kết của nhân viên nếu họ thực hiện kém hơn hay cao hơn những cam kết đó Việc đánh giá nhân viên là rất quan trọng, người quản lý không chỉ nhận xét, đánh giá theo quan điểm cá

nhân của họ mà phải lất các ý kiến nhận xét từ các nhân

viên khác và có các cuộc họp với nhân viên

d Tưởng thưởng nhân viên

Phải có chiến lược khen thưởng những nhân viên tốt bằng những khoản lương và thưởng thực tế

đ Phát triển đội ngũ nhân viên

Xây dựng và phát triển đội ngũ nhân viên luôn là chiến lược ưu tiên hàng đầu Cần phải mở các khóa học để trau dồi kiến thức chuyên môn và tìm kiếm những người tài giỏi

2.Đối với cá nhân mỗi nhân viên

o Xác định mục tiêu phải làm rõ với chính bản thân

mình về những mục tiêu quan trọng cần đạt được

o Lập kế hoạch làm việc có khoa học phải lập kế

hoạch làm việc: tổng quát, hàng tháng, hàng tuần và hàng ngày.

o Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên chia công

việc thành 4 mục nhỏ, gồm: việc cấp thiết nhưng

không quan trọng, việc quan trọng nhưng không cấp thiết, việc không cấp thiết nhưng quan trọng và việc không cấp thiết cũng không quan trọng.

o Tập trung vào các lĩnh vực trọng yếu Tất cả mọi

nghề nghiệp, công việc đều có những lĩnh vực trọng yếu Làm tốt các lĩnh vực trọng yếu, sẽ tạo ra kết quả vượt trội.

 Tập trung tạo hiệu quả xác lập được trình tự ưu

tiên cho những công việc có giá trị nhất mà chúng

ta cần tập trung vào để hoàn thành.

 Chuẩn bị đầy đủ trước khi bắt đầu

 Luôn sẵn sàng bằng cách học hỏi và hoàn thiện

kỹ năng Khi học nhiều, hiểu nhiều, kỹ năng được

nâng cao, chúng ta sẽ cảm thấy tự tin hơn, làm

việc say mê hơn và đạt được nhiều thành quả hơn.

 Quyết đoán và hành động nhanh chóng nên giải

quyết các công việc nhiều nhất có thể để tránh bị quá tải vào ngày hôm sau Sự chủ động và quyết đoán trong công việc sẽ giúp giảm thiếu tối đa thời gian “chết” và nâng cao hiệu suất làm việc.

 Tạo động lực thúc đẩy hành động Để là người

thành công nên là người lạc quan: tìm điểm tốt,

khía cạnh tích cực trong mọi tình huống; rút ra

những bài học kinh nghiệm từ khó khăn, thất bại; luôn tìm kiếm giải pháp cho mọi vấn đề.

 Luôn có ý thức khẩn trương là nguồn độc lực và

mong muốn bắt tay vào công việc ngay lập tức, và hoàn thành nhiệm vụ trong thời hạn sớm nhất

 Chuyên tâm với từng công việc.

 Tự đánh giá và ghi nhận thành quả của bản

thân nên tự đánh giá những điều đã làm được,

những việc còn thiếu sót, tự thưởng cho những cố gắng và thành công của bạn Việc ghi nhận thành công giúp tự tin để sẵn sàng gặt hái nhiều thành

công hơn nữa.

Ngày nọ, chị em Tấm và Cám đi

mò cua bắt ốc Mẹ Cám đặt mục tiêu cho mỗi đứa 4 giỏ Tấm thì chăm chỉ bắt cả buổi trời 4 tiếng đồng hồ, được 5 giỏ đầy; còn Cám thì ham chơi, bắt có 2 tiếng đồng hồ và được 3 giỏ Vậy ta hãy xem xem Tấm và Cám, ai có hiệu quả, hiệu suất cao hơn nhé.

Hiệu quả = Kết quả/Mục tiêu

Tấm = 5 giỏ / 4 giỏ = 1,25 Cám = 3 giỏ / 4 giỏ = 0,75

→ Tấm làm việc Hiệu quả hơn

Hiệu suất = Kết quả/Chi phí

(chi phí ở đây là thời gian)

Tấm = 5 giỏ / 4 tiếng = 1,25 Cám = 3 giỏ / 2 tiếng = 1,5

→ Cám làm việc Hiệu suất hơn

IV THỰC TẾ TẠI VIỆT

NAM

•Ít doanh nghiệp sử dụng thang đo

hiệu quả, hiệu suất.

•Nếu có, Không tuân thủ quy trình

thang đo và thường cảm tính.

•Định kỳ các công ty có kiểm tra

nhân viên, công việc, nhưng thường

hình thức và lý thuyết.

•Doanh nghiệp ứng dụng chưa tốt

vì chưa có thang đo chuẩn, mất thời

gian, cá nhân sợ các thang đo vì rất

“nhạy cảm”.

Cảm ơn Cô & các bạn đã lắng nghe, mong nhận được sự chia sẻ, trao đổi của

Cô và các bạn!

Cảm ơn Cô & các bạn đã lắng nghe, mong nhận được sự chia sẻ, trao đổi của

Cô và các bạn!