Tài liệu môn kỹ năng quản lý thời gian

Tài liệu “Kỹ năng Tổ chức công việc và Quản lý thời gian” này được đúc kết từ những kiến thức về quản lý hiện đại cùng với những kinh nghiệm của các tác giả qua nhiều năm công tác và gi

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

VIỆN NGHIÊN CỨU KINH TẾ ỨNG DỤNG

- -

ThS Trần Nhật Minh ThS Trần Hữu Trần Huy ThS Nguyễn Thị Trường Hân

ThS Hồ Thanh Trúc

KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN

Thành phố Hồ Chí Minh, 2016

LỜI NÓI ĐẦU

Các bạn sinh viên thân mến!

Trong những năm gần đây, thực trạng vấn đề tuyển dụng tại đa số các doanh nghiệp cho thấy hầu hết các sinh viên khi mới ra trường có tỉ lệ thành công khi xin việc là rất thấp Bên cạnh vấn đề về kiến thức chuyên ngành còn một số thiếu thốn nhất định, lý do quan trọng phải kể đến đó chính là việc thiếu các kỹ năng mềm cần thiết để hòa nhập và thành công trong công việc của các bạn Đáp ứng nhu cầu lớn lao đó, Bộ môn Kỹ năng mềm ra đời nhằm mục tiêu trang bị cho các bạn đầy đủ một số kỹ năng mềm tối cần thiết ngay từ khi các bạn còn đang trong môi trường sinh viên, nhằm giúp cho các bạn có được nhiều lợi thế cạnh tranh hơn trong quá trình học tập cũng như đi làm sau này

Tài liệu “Kỹ năng Tổ chức công việc và Quản lý thời gian” này được đúc kết từ những

kiến thức về quản lý hiện đại cùng với những kinh nghiệm của các tác giả qua nhiều năm công tác và giảng dạy trong nhiều môi trường khác nhau Mong muốn của các tác giả được chia sẻ với các bạn sinh viên những kinh nghiệm của mình trong việc xây dựng một

kế hoạch tốt nhất trong vấn đề tổ chức công việc của bạn và quản lý thời gian của mỗi người trong một ngày để đạt được hiệu quả cao Để học tốt và ứng dụng được những kiến thức này, yêu cầu người học bên cạnh việc tham gia đầy đủ các hoạt động tại lớp, cũng còn rất cần thiết sự tự học và tham khảo của các bạn để hoàn tất các bài tập tình huống được đưa ra trong tài liệu này

Mọi ý kiến đóng góp của các bạn sẽ là những yếu tố quí giá giúp cho tài liệu này hoàn thiện hơn trong những lần cập nhật sau này Thư từ góp ý xin được gửi về Bộ môn Kỹ năng mềm - Viện Nghiên cứu Kinh tế ứng dụng

Chúc các bạn thành công!

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 15 tháng 01 năm 2016

Nhóm biên soạn tài liệu

MỤC LỤC

Trang

LỜI NÓI ĐẦU ……….1

PHẦN 1 – KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC ……… 2

Khái niệm……….………2

Tổ chức công việc bộ phận ……… 2

Tổ chức công việc cá nhân ……… 7

PHẦN 2 – KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN ……… 13

Giai đoạn 1: Nhận biết ……… 15

Giai đoạn 2: Phân tích ……… 17

Giai đoạn 3: Lập trật tự ưu tiên ……….22

Giai đoạn 4: Nhận diện kẻ cắp thời gian ……… 24

Giai đoạn 5: Lập kế hoạch ……….31

Kết luận: 10 bí quyết quản lý thời gian ……….35

PHẦN 3 – NGHIÊN CỨU TÌNH HUỐNG VÀ BÀI TẬP ……….36

Tình huống: Một ngày làm việc của Giám đốc Huy ……….36

Bài tập 1: Những điều quan tâm ……… 41

Bài tập 2: Mục tiêu của bạn ……… 42

Bài tập 3: Ảnh hưởng đối với thời gian – các yếu tố khác ………43

Bài tập 4: Kiểm soát và chủ động ……….44

Bài tập 5: Quan trọng và khẩn trương ……… 45

Bài tập 6: Kẻ cắp thời gian của tôi ………46

Bài tập 7: Sắp xếp bàn làm việc của tôi ………46

Bài tập 8: Tôi có cầu toàn? ………47

Bài tập 9: Loại trừ kẻ cắp thời gian ……… ………48

TÀI LIỆU THAM KHẢO ………49

PHẦN 1 - KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

I/ KHÁI NIỆM

1 Định nghĩa

 Theo nghĩa rộng: tổ chức là quá trình xác định những công việc cần phải làm

và phân công cho các đơn vị cá nhân đảm nhận các công việc đó, tạo ra mối quan

hệ ngang dọc trong nội bộ Doanh nghiệp

 Theo nghĩa hẹp: tổ chức là việc sắp xếp các công việc được giao

 Trong tài liệu này, tổ chức công việc được hiểu là kết hợp cả hai định nghĩa trên, trong đó nhấn mạnh tổ chức công việc cá nhân

2 Mục đích

Thông qua việc nghiên cứu phần này, bạn sẽ thực hiện được các việc sau:

 Tổ chức công việc được giao

 Tổ chức mạng lưới công việc

 Sắp xếp hồ sơ

 Sắp xếp vị trí làm việc

 Xác định thứ tự ưu tiên công việc

 Sắp xếp kế hoạch công việc ngắn hạn…

II/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC CÁ NHÂN

Có rất nhiều người hay than phiền trong quá trình làm việc của mình, đại loại như:

“Sao công việc của tôi rối tung lên thế này?”, “Tại sao những thứ tôi cần bình thường thì vẫn thấy mà giờ đây nó biến đi đâu mất rồi?”, “Tại sao cái file tôi đã lưu rồi mà giờ tìm lại thì không biết nó nằm đâu rồi?” … Đó chính là những dấu hiệu cho thấy bạn đã chưa thật sự tổ chức tốt công việc cho cá nhân mình Để khắc phục được những hiện tượng trên, rõ ràng bạn cần phải có kỹ năng tổ chức công việc cá nhân tốt

5 bước sau đây khi thực hiện đúng sẽ giúp bạn có được kỹ năng quan trọng này:

 Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

 Sắp xếp hồ sơ

Con người chẳng bao giờ lên kế hoạch để thất bại; chỉ đơn giản là họ đã thất bại trong việc lên kế hoạch để thành công

(Men never plan to be failures; they simply fail to plan to be successful.)

William Arthur Ward

 Sắp xếp nơi làm việc

 Quản lý thông tin

 Lập kế hoạch công việc

1 Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

1.1 Phân loại công việc

- Với công việc có tính chất thường xuyên: Là các công việc lặp lại theo một chu

kỳ nhất định Bạn cần lưu ý lại:

 Tần suất thực hiện?

 Người thực hiện?

 Đưa vào quy trình hay bản mô tả công việc?

- Với công việc không thường xuyên (sự vụ), đột xuất hoặc không ổn định: Cần

phải xem xét xem có thể chuyển về công việc thường xuyên hay không? Người làm việc sẽ không hiệu quả khi khối lượng công việc sự vụ chiếm trên 50%

1.2 Lưu đồ thời gian

Đối với công việc này, bạn phải thực hiện ngay

Ví dụ: Nếu không thanh toán cho khách hàng ngay trong tuần này sẽ bị cắt hợp đồng mua vật liệu cho công trình sắp thi công Nếu không quyết định giá nhanh trong sáng nay sẽ bị đối thủ cướp mất hợp đồng

- Nhóm B:

A - Khẩn cấp và quan trọng

B - Khẩn cấp và không quan trọng

+ Quan trọng nhưng không khẩn cấp Ví dụ: Giữ gìn sức khỏe, không hút thuốc

nhiều hoặc thức quá khuya, giữ quan hệ tốt đẹp và bền chắc với khách hàng và nhà cung cấp, kiện toàn lại bộ máy doanh nghiệp

+ Khẩn cấp nhưng không quan trọng Ví dụ: Một khách hàng tiềm năng vừa

mới quen yêu cầu trả lời ngay lập tức một vấn đề cần thời gian chuẩn bị lâu dài hoặc bưu điện yêu cầu đóng cước điện thoại di động ngay nếu không mai sẽ cắt chiều gọi

đi

Các công việc này (B) có thứ tự ưu tiên thứ hai sau công việc (A) quan trọng và khẩn cấp Đối với hai loại công việc này, bạn có thể thực hiện song song Việc thực hiện công việc nào trước còn tùy thuộc vào:

 Thời hạn giải quyết vấn đề

 Hãy tách công việc chính thành nhiều công việc khác nhau, trên cơ sở đó, bạn

có thể xác định lịch cho từng công việc

- Nhóm C: Không khẩn cấp và không quan trọng

Ví dụ: Đi uống bia với bạn bè, mua một bộ quần áo mới, đổi điện thoại di động Đáng tiếc là nhiều người lại mất quá nhìều thời gian vào những công việc không quan trọng

Bài tập ghi nhớ:

Hãy liệt kê ra giấy tất cả những công việc bạn phải làm hoặc dự định làm trong vòng

24 giờ tới, sau đó hãy sắp xếp lại theo các thứ tự ưu tiên, vẽ lưu đồ và đưa các công việc tương ứng vào các vị trí đúng của nó Sắp xếp lại kết quả theo thứ tự A – B – C

và lên kế hoạch thời gian để thực hiện nó

2 Sắp xếp hồ sơ

Bạn đã bao giờ rơi vào những tình huống như thế này chưa?

 Mất hàng giờ đồng hồ để tìm kiếm lại hồ sơ của mình?

 Sếp muốn nhận được hồ sơ XYZ ngay, bạn có thể tự tin là bất kỳ hồ sơ nào ông ấy muốn, bạn có thể cung cấp trong vòng 5 phút?

 Một nhân viên có người nhà bị tai nạn xe, anh ta không đi làm được, cả phòng bạn nháo nhào tìm hồ sơ của nhân viên ấy theo yêu cầu của khách hàng?

 Một nhân viên nghỉ việc, anh ta không làm đơn, bây giờ bạn không biết hồ sơ của anh ta thế nào…

Nếu có, có lẽ bạn đã chưa tổ chức được một hệ thống quản lý hồ sơ hiệu quả

2.1 Quản lý hồ sơ giấy

Bạn nên lập một danh mục tất cả các loại hồ sơ giấy và máy tính của mỗi nhân viên Mẫu dưới đây là một gợi ý cho bạn để quản lý hồ sơ:

 Danh mục hồ sơ của mỗi nhân viên và danh mục hồ sơ của bạn chính là hồ sơ toàn bộ phận của bạn

 Khi nhân viên lập xong của họ, hãy kiểm tra lại danh mục hồ sơ của họ, và ký tên duyệt danh mục này

 Hãy tổ chức 1 tháng 1 hoặc 2 lần, bạn yêu cầu nhân viên cập nhật hồ sơ vào danh mục

2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD…

 Cách quản lý hồ sơ thông thường là lập theo các cấp folder khác nhau

 Nên có mục input để quản lý các thông tin đầu vào Đây là phần chứa đựng các thông tin nhưng chưa xử lý

 Phần thùng rác (không phải là mục Recycle của máy tính) để lưu các thông tin cần xoá, chỉ xoá các thông tin này sau 3 tháng

Hãy đưa ra một quy định hướng dẫn cho tất cả NV làm giống nhau:

 Input (Đầu vào)

 Output (Đầu ra)

 Quy định backup dữ liệu

Stt Tên

Hồ

Sơ

Người quản

lý

Người được đọc

HS

Vị trí

để

HS

Dạng hồ sơ Cách

thức, phân loại sắp xếp

Ngày phát sinh

HS

Ngày cất

HS Văn

bản

Trong

ổ cứng máy vi tính

R/đĩa mềm

CD-1

2

3

 Quy định sao lưu dữ liệu định kỳ

 Quy định quét virus định kỳ

 Quy định thời gian kiểm tra và quét dữ liệu, sao lưu lại dữ liệu định kỳ

MỘT SỐ LỖI TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ MÁY

 Không đặt chế độ autosave trong 1 phút (Microsoft Office)

 Lưu hồ sơ trong ổ C (nên lưu ở ổ D, vì ổ C có thể bị mất do vô tình fomat (cài lại máy))

 Lưu hồ sơ lung tung, không biết tìm hồ sơ ở đâu

 Lúc soạn thảo thì lưu trên desktop rồi sau đó quên di chuyển vào folder cần thiết, và khi desktop đầy rác thì xóa đi hoặc máy bị hư phải cài lại

4 Quản lý thông tin

4.1 Phân loại thông tin:

 Giữa quản lý và nhân viên (giao việc, kiểm tra, hệ thống báo cáo nội bộ…)

 Giữa các nhân viên nội bộ

 Input (thông tin đầu vào)

 Output (thông tin ra)

4.2 Bằng chứng thông tin

Bạn hãy thiết lập hệ thống các bằng chứng về việc chuyển thông tin trong tổ chức

 Sổ giao việc

 Sổ giao nhận thông tin

 Sổ công văn đến – đi

 Sổ giao nhận sản phẩm

 Sổ giải quyêt công việc

4.3 Lưu đồ thông tin

Thiết lập lưu đồ thông tin để luôn nắm chắc và nhận biết tiến độ công việc cũng như tránh những nhầm lẫn tai hại trong quá trình xử lý thông tin

Ví dụ: Lưu đồ tiếp nhận và xử lý hồ sơ cán bộ được cử đi học theo đề án 322

4.4 Các nguyên tắc quản lý thông tin

 Feedback ngay Khi nhận được thông tin, hãy phản hồi ngay cho người nhận

Trường hợp chưa trả lời được, hãy email cho khách biết thời hạn bạn trả lời

 Quản lý thông tin đầu vào Nhiều NV khi nhận được thông tin thì “bỏ đại”

vào nơi nào đó rồi xử lý sau Sau đó thì họ lại quên mất, không xử lý Điều này đòi hỏi nhân viên của bạn phải chuyển thông tin vào một nơi Input quy định nào đó

 Đảm bảo là người nhận đã nhận được thông tin Bạn đã từng nghe nguyên

tắc nhắc nợ 3 lần? Lần thứ nhất, bạn gửi thư cho kế toán thanh toán của khách hàng Điều này, chưa được tính cho lần thứ nhất Lần thứ nhất chỉ được tính khi người nhận đã confirm (xác nhận) là họ đã nhận được thư Bằng cách nào? Nhiều người sẽ gọi điện cho khách sau 3 ngày hỏi xem khách đã nhận được chưa? Người cẩn thận thì cho người mang trực tiếp cho khách và yêu cầu khách ký tên hoặc email cho khách và đề nghị khách xác nhận là đã nhận được

4.5 Sổ giải quyết công việc

Sổ giải quyết công việc là cuốn sổ theo dõi toàn bộ công việc của bạn Sổ giải quyết công việc gồm các nội dung:

 Nội dung công việc

 Người giao, ngày giao (hoặc lấy từ kế hoạch cá nhân)

 Bạn biết ngày mai nhân viên của bạn làm gì?

 Bạn sẽ khó có thể biết nếu bạn không có kế hoạch

Để làm tốt bước này, bạn hãy sử dụng công cụ 5W1H2C5M (sẽ được trình bày ở nội dung tiếp theo)

III/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC BỘ PHẬN

1 Xác định chức năng nhiệm vụ

Hiện nay vẫn còn khá nhiều Doanh nghiệp nhầm lẫn giữa khái niệm chức năng và nhiệm vụ Vì vậy chúng ta vẫn thường thấy cụm từ “chức năng nhiệm vụ” đi chung với nhau khi người ta muốn nói về những việc mà một bộ phận nào đó trong Doanh nghiệp cần phải đảm bảo việc thực hiện nó theo những tiêu chuẩn được đặt ra từ ban đầu

Chức năng có thể được hiểu là những nhiệm vụ lớn nhất của một bộ phận Vậy còn nhiệm vụ: đó chính là những tác vụ cụ thể mà bộ phận đó phải thực hiện trong phạm

vi chuyên môn mà mình đảm trách để hoàn thành một hoặc nhiều mục tiêu cụ thể

Chức năng có thể hiểu là những sản phẩm/dịch vụ mà bộ phận của bạn cung cấp Khi hiểu theo khái niệm khách hàng nội bộ, bộ phận của bạn sẽ phải cung cấp các sản phẩm…cho bộ phận tiếp theo Sản phẩm đó là gì? Đó chính là chức năng của bạn

Ví dụ: Bộ phận Quản trị Nguồn Nhân lực có chức năng chính là tìm kiếm, đào tạo và duy trì nguồn nhân lực cho Doanh nghiệp Trong phạm vi chức năng đó họ sẽ thực hiện những nhiệm vụ cụ thể như:

- Lập kế hoạch tuyển dụng

- Thực hiện tuyển dụng

- Định biên nhân sự

- Xây dựng mô tả công việc

- Tính toán tiền lương và phụ cấp

- Đưa ra những biện pháp để giữ chân nhân tài

- Xây dựng quan hệ lao động trong Doanh nghiệp …

Từ những chức năng đó, bạn sẽ đặt câu hỏi: Làm thế nào để thực hiện được nó một cách hoàn hảo? Dĩ nhiên kiến thức cơ bản của nhà quản trị sẽ cho bạn biết rằng qui trình để thực hiện sẽ phải trải qua 4 bước tuần tự:

Tổ Chức Hoạch Định

Lãnh Đạo

Kiểm Soát

Phân bổ và sắp xếp các nguồn lực

Tác động đến người khác để đảm bảo đạt được mục tiêu

Kiểm tra việc thực hiện

Lãnh Đạo

Kiểm Soát

Phân bổ và sắp xếp các nguồn lực

Tác động đến người khác để đảm bảo đạt được mục tiêu

Kiểm tra việc thực hiện

Realistic – Có thể thực hiện được (trong nguồn lực cho phép)

Time-bound – Có giới hạn thời gian

Bài tập ghi nhớ:

Bạn hãy đặt ra cho mình một mục tiêu cá nhân theo tiêu chí SMART (trong bất kỳ lĩnh vực nào: học tập, rèn luyện, trau giồi bản thân ….)

2 Lập kế hoạch tổ chức thực hiện công việc

Để thực hiện tốt công tác tổ chức, đương nhiên ngay từ đầu bạn phải làm tốt công tác hoạch định kế hoạch Một công cụ hiệu quả sẽ giúp bạn có được những bước đi vững chắc ngay từ ban đầu và xuyên suốt cả quá trình thực hiện công việc Đó chính là phương pháp 5W1H2C5M được mô tả như sau:

Các yếu tố trên chính là các câu hỏi gợi ý để giúp bạn hoàn thành tốt công tác tổ chức công việc Cụ thể là bạn sẽ phải trả lời thật rõ cho các câu hỏi sau:

 What: Công việc gì mà bạn phải làm (càng cụ thể càng tốt)?

 Why: Mục đích/Mục tiêu của công việc đó?

 Where: Công việc này sẽ được tiến hành cụ thể ở đâu?

 When: Khi nào thì bạn bắt đầu làm và hạn chót hoàn thành của công việc?

 Who: Ai sẽ làm người chịu trách nhiệm thực hiện chính và ai sẽ là người chịu trách nhiệm giám sát tiến độ thực hiện công việc này?

 How: Công việc này sẽ được thực hiện như thế nào? Bằng cách nào?

 Control: Bạn sẽ đặt ra hình thức nào để kiểm soát tiến độ công việc?

 Check: Bạn sẽ dùng cách nào và khi nào để kiểm tra kết quả công việc?

 Manpower: Những ai sẽ được huy động thêm để hỗ trợ thực hiện công việc?

 Money: Ngân sách dành cho việc thực hiện công việc là bao nhiêu?

 Material: Những nguyên vật liệu nào được phép sử dụng?

 Machines: Các loại máy móc, phương tiện nào được dùng?

 Methods: Gợi ý hoặc chỉ định phương pháp thực hiện công việc?

Lưu ý: Tất cả những yếu tố liên quan đến con người nên trình bày cụ thể bằng tên, chức danh, vị trí công tác, tránh trường hợp ghi chung chung …

Bài tập ghi nhớ: (làm theo nhóm – 30 phút)

Bạn hãy sử dụng công cụ 5W1H2C5M nêu trên để lập kế hoạch tổ chức công việc cụ thể cho đợt tuyển dụng nhân sự sắp tới của Công ty mình

3 Định biên công việc

Bây giờ bạn hãy lập một danh sách các công việc mà bộ phận bạn phải thực hiện

 Hãy nhớ là liệt kê cả các công việc của quản lý, như hoạch định – tổ chức – lãnh đạo – kiểm tra

 Hãy ước lượng thời gian thực hiện cho từng công việc đó trong một năm

 Tổng cộng thời gian và chia cho số ngày làm việc trong năm Bạn sẽ biết mình cần bao nhiêu người

 Hãy nhóm các công việc có cùng tính chất vào một chức danh công việc

 Đảm bảo rằng tổng số thời gian phù hợp với tổng số thời gian của mỗi chức danh

 Lưu ý cộng thêm 10% thời gian cho mỗi chức danh Điều này giúp bạn tạo sức

ép cho nhân viên và điều chỉnh số lượng công việc co giãn sau này

4 Lập các bản mô tả công việc:

Bây giờ thì bạn hãy lập bản mô tả công việc cho từng chức danh

 Bản mô tả công việc gồm các nội dung: thông tin về công việc (mã số, chức danh, bộ phận, người quản lý trực tiếp), mục tiêu – yêu cầu công việc, nhiệm

vụ, quyền hạn, các mối quan hệ, tiêu chuẩn công việc, điều kiện làm việc

 Lên sơ đồ tổ chức bộ phận

 Sử dụng định biên nhân sự để điều chỉnh sơ đồ tổ chức cho phù hợp

5 Sắp xếp công việc cho nhân viên:

Công việc của nhân viên gồm các công việc thường xuyên và công việc không thường xuyên

 Công việc thường xuyên là các công việc lặp lại, đã được ghi nhận trong bản

mô tả công việc Công việc thường xuyên phải có tính lặp lại

 Công việc không thường xuyên do bạn giao cho nhân viên thực hiện

5.1 Đối với công việc thường xuyên:

Hãy đảm bảo là trong quy trình của bạn đã có đầy đủ các tài liệu hướng dẫn cho nhân viên thực hiện, bao gồm:

5.2 Công việc không thường xuyên

Hãy thể hiện nội dung giao việc cho nhân viên bằng sổ giao việc

 Giải thích cho nhân viên về lý do thực hiện công việc (Why)

 Giải thích các yêu cầu, mục tiêu, thời hạn (When) của công ty

 Giải thích phương pháp thực hiện (How)

Khi phát sinh công việc không thường xuyên, bạn hãy lưu ý

 Xác định công việc đó có lặp lại trong tương lai hay không?

 Trường hợp nó lặp lại, hãy thiết lập một số tài liệu để hướng dẫn cho nhân viên khi nó xuất hiện trong tương lai

 Như vậy, bạn đã chuyển công việc không thường xuyên thành công việc thường xuyên Và như vậy lần sau nếu có gặp lại công việc đó thì mọi việc sẽ dễ dàng hơn rất nhiều

PHẦN 2 – KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN

Trong phần trước, bạn đã biết cách thức xác định mục tiêu và tổ chức công việc cho mình Tuy nhiên vẫn còn một yếu tố quan trọng khác mà bạn cần phải chú ý để có thể đạt được mục tiêu mình mong muốn, đó chính là vấn đề bạn cần phải biết tự tổ chức, sắp xếp thời gian cho bản thân mình

Thời gian là tài nguyên hiếm hoi Cho dù bạn là ai, một ngày của bạn cũng chỉ có đúng

24 giờ, một tuần có 7 ngày và một năm có 365 ngày Vấn đề quan trọng ở đây là bạn sẽ

sử dụng thời gian của mình như thế nào? Tâm điểm của hoạt động quản lý thời gian là tập trung vào mục tiêu chứ không phải là sự bận rộn Trong cuộc sống của bạn có rất nhiều mục tiêu mà bạn muốn đạt được và bạn luôn phải phân chia thời gian để thực hiện chúng

Tự tổ chức và sắp xếp trách nhiệm có ý nghĩa là tổ chức và sử dụng quỹ thời gian của bạn cho cá nhân hay trong công việc, bạn cần xây dựng cho mình một chương trình làm việc xác định rõ quỹ thời gian nào dành cho việc nhỏ, ít quan trọng và dành nhiều thời gian hơn cho việc lớn, quan trọng hơn Bạn cần phải thích ứng để xác định đúng đắn, thận trọng những điều quan trọng thật sự cho dù cá nhân hay trong công việc Bạn phải suy tính như vậy trước khi bắt đầu chương trình hành động nào để tận dụng tối đa thời gian

có được

Bạn cần xác định và phân tích việc sử dụng thời gian của bạn hiện nay Chúng tôi đề nghị hãy giảm thiểu những điều ngăn trở thời gian của bạn và đây là vài ý kiến thực tế có thể giúp bạn khắc phục Sau cùng, đề nghị bạn lập ra một phương án riêng, trong đó bạn sẽ quản lý thời gian của mình một cách đều đặn

Anh có yêu cuộc sống không? Vậy đừng lãng phí thời gian, vì đó là vật liệu của cuộc sống

Benjamin Franklin

Hãy có thời gian cho cả công việc và hưởng thụ; khiến mỗi ngày vừa hữu ích vừa thoải mái, và chứng tỏ rằng bạn hiểu giá trị của thời gian bằng cách sử dụng nó thật tốt Và rồi tuổi trẻ sẽ tươi vui, tuổi già không có nhiều hối tiếc, và cuộc đời sẽ là một thành công tươi đẹp

Louisa May Alcott

Quản lý thời gian

Quản lý nghĩa là làm việc và tổ chức cùng với người khác Phần lớn thời gian bạn đã

dùng để giao tiếp, tổ chức công việc với nhân viên Muốn tổ chức với người khác, bạn

phải biết tự tổ chức và quản lý thời gian của chính mình

Quản lý thời gian hiệu quả đem lại nhiều lợi ích thuyết phục

- Làm cho cuộc sống dễ dàng hơn

- Giảm căng thẳng (stress)

- Tăng hiệu quả công việc

- Tăng niềm vui trong công việc

- Tăng năng suất của cá nhân và tập thể

- Tăng "thời gian riêng tư " cho bạn dùng

Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn suy nghĩ thêm cho công việc quan trọng và thì giờ

giải trí

Năm chữ A trong quản lý thời gian hiệu quả

MÔ HÌNH 5A ĐỂ QUẢN LÝ THỜI GIAN TỐT HƠN

1 AWARE: Nhận biết: để đề ra mục tiêu cho cá nhân & công việc Sau đó sắp xếp ưu tiên

2 ANALYSE: Điều cần làm

3 ATTACK: Tấn công kẻ cắp thời gian  loại bỏ kẻ ăn cắp thời gian của mình

4 ASSIGN: Lập thứ tự ưu tiên

5 ARRANGE: Hoàn thiện kỹ năng, lập kế hoạch

6 SAVE TIME, BETTER USE: Tiết kiệm thời gian, sử dụng thời gian tốt hơn

1 Awareness: Nhận biết

Nhận biết đâu là điều quan trọng cho cá nhân và công việc Giai đoạn đầu tiên này giúp xác định mục tiêu cụ thể các yếu tố trên Bạn phải coi trọng các yếu tố liên quan đến cách thức sử dụng thời gian, thói quen, tác phong, giao tiếp và trách nhiệm công việc của bạn

2 Analysis: Phân tích điều cần làm

Để cải thiện sử dụng thời gian bạn cần đào sâu chi tiết về cách sử dụng thời gian hiện tại

và những điều làm mất thời gian Phân tích như vậy giúp bạn sẽ xác định được cần làm gì

để tốt hơn

3 Attack: Tấn công kẻ cắp thời gian

Có nhiều điều làm mất thời gian của bạn Những “kẻ cắp thời gian” cần phải loại bỏ khi bạn chú tâm vào những điều cần yếu

4 Asignment: Lập trật tự ưu tiên

Khi loại trừ “kẻ cắp thời gian'', bạn nhớ lập trật tự ưu tiên cho công việc đang dang dở Cần làm những việc này một cách đều đặn

5 Arrangement: Sắp đặt kế hoạch

Giai đoạn cuối cùng là bạn phải sắp xếp thời gian có mục đích rõ ràng Nhớ đều đặn hoàn thiện các kỹ năng “nhỏ bé” kể trên để phục hồi thời gian đã mất Bạn cần phải có kế hoạch thông minh

Bây giờ chúng ta cùng xem kỹ hơn năm giai đoạn này:

1 AWARENESS: Nhận biết

Trước hết cần phải hiểu rõ chính bạn để có thể hoàn thiện việc quản lý thời gian Một, bạn nghiêm túc xác định mục đích cá nhân và công việc (hay các trọng điểm): sẽ đi đâu

và muốn thế nào Hãy viết các mục tiêu ra để thấy rõ mức độ quan trọng ở đó

Hiệu quả quản lý thời gian có được từ hai cách kiểm soát: tự kiểm soát và kiểm soát công việc Tự kiểm soát là do hiểu biết chính mình ưu điểm, khuyết điểm, nhân cách, cách

nhìn sự việc theo tổng quan hay chi tiết Kiểm soát công việc là hiểu rõ công việc tức là

tổ chức và vai trò trong tổ chức ấy Vì là lãnh đạo, bạn cần hiểu rõ mục đích chính của cơ quan Người ta sẽ đánh giá bạn qua sự hiểu biết này

Khi đề ra mục đích và trọng tâm, bạn đã thấy đâu là điều quan trọng thật sự Hãy nghĩ về con người bạn muốn tạo nên Bạn hướng sự nghiệp về đâu? Cơ quan bạn cần đạt được điều gì ?

Để làm rõ mục đích không phải là chuyện dễ dàng Bạn biết sơ qua những liên quan đến mục tiêu Nhưng còn phải đưa ý tưởng mình ra ánh sáng Hãy làm như sau:

 Quan trong / Ưu tiên :

Hãy tách riêng mục tiêu của gia đình với mục đích cá nhân và công việc (sự nghiệp / kinh doanh) Nhớ phải giữ thế cân bằng Nếu bạn quyết định lấy bằng đại học, cùng lúc muốn dạy con bạn bơi lội và chơi lướt ván buồm tất cả các thứ một lúc thì xin bạn hãy suy xét lại Mọi mục tiêu đều quan trọng nhưng phải xác định cái nào quan trọng hơn trong thời điểm hiên tại :

Mức độ quan trọng tạm thời có thể hoán chuyển khi một vài trọng điểm đã hoàn tất / các

ưu tiên có thay đổi

 Kinh nghiệm quá khứ :

Hãy nhớ lại những chuyện đã làm hoặc xảy ra mà bạn cảm thấy “hài lòng”: lúc nào bạn

đã thành công Có lẽ bạn mừng cho sự thăng chức trong vị trí hiện nay

Về cá nhân, khi mua nhà mới hoặc đi nghỉ hè với bạn thân đều đem lại niềm sung sướng Nếu cảm nhận sự hài lòng ở đâu thì điều quan trọng cũng ở ngay đó vậy

 Viết ra giấy : (để hệ thống hóa, tránh sai sót)

Hãy viết ra giấy những ý tưởng của bạn Đừng lừa dối chính mình khi cho là có thể nhớ trong đầu các mục đích đa dạng của bạn

Chúng ta đang nói đến những mục tiêu dài lâu cả đời người

Hơn nữa, khi ghi chép các mục đích, bạn sẽ chú tâm đến những điều mình tin tưởng Khi viết ra giấy, các mục tiêu thường khác đi so với khi chúng còn nằm trong trí não

Bảng sau đây sẽ cho bạn biết về các điều trên Bạn sẽ học cách thiết lập, sắp xếp ưu tiên, làm việc tích cực, hướng về mục đích đề ra

Còn những điều khác ảnh hưởng đến quỹ thời gian của bạn: tư cách, thói quen và giao tiếp Nếu bạn hay truyền miệng để liên lạc với nhân viên thì có ảnh hưởng đến thời gian của bạn là : bạn có thể đã nói đi nói lại mười lần cùng một thứ cho mười người khác nhau Thực ra chỉ cần một lời nhắn ngắn gọn là đủ

Khó làm thay đổi thói quen nhưng làm vẫn được Còn có trách nhiệm công việc liên quan đến thời gian của bạn Những trách nhiệm này không hằn là điều bạn phải tin là quan trọng Có khi là những yêu cầu đòi hỏi trong công việc mà chúng ta không thích lắm nhưng phải chịu đựng Đó là những điều không quan trọng lắm nhưng lại không thể tránh được Bạn hãy giữ cho quân bình giữa điều quan trọng trong công việc và những bổn phận áp đặt lên bạn Hãy làm rõ trách nhiệm của bạn

TRÁCH NHIỆM CỦA BẠN:

Chịu trách nhiệm về những ai?

Mức độ trách nhiệm đối với họ?

Tôi có nắm nguồn lực và kinh phí riêng?

Tôi làm việc trong môi trường chính yếu nào?

Tôi chịu trách nhiệm hành chính nào?

Tôi có phải tiếp xúc với khách hàng bên ngoài?

Tôi có phải phát huy sáng kiến?

Tôi được quyền hạn gì?

Nhân viên của tôi trách nhiệm ra sao?

Đồng nghiệp của tôi có trách nhiệm nào?

Nhiệm vụ của cơ quan tôi là gì?

Trong công việc, có nguyện vọng gì tôi chưa đưa ra?

Có thể liệt kê thêm nữa nhưng khi trả lời những câu hỏi trên sẽ giúp bạn định hình được trách nhiệm của mình

2 ANALYSE: Phân tích

Khi đã đề ra mục tiêu rồi, bạn phải làm một bước thực tế phân tích cách thức sử dụng thời gian Để kiểm soát được thời gian của mình, bạn phải biết dùng nó thế nào?

Có vẻ như đơn giản, nhưng phần lớn các lãnh đạo lại không thể nói cho bạn biết chi tiết

họ đã dùng thời gian trong ngày hay trong tuần như thế nào

Bạn cần sử dụng thời gian của mình Cần phân tích rõ cách sử dụng sau khi biết rõ mình phải làm gì Hãy mổ xẻ thì giờ trong ngày và xem xét, tự hỏi: Tôi dành thời gian bao lâu

để họp hành? Tôi đã làm công việc của người khác mất bao lâu? Hãy biết rõ thực sự bạn đang làm điều gì?

Nhật ký / Tự đánh giá:

Phương pháp này, để bạn tự đánh giá theo mẫu “Ngày của Dũng” như ở đây / có mẫu

khác rõ ràng hơn Hãy sắp xếp công đoạn làm việc theo từng 5, 10, 15 / 30 phút

Mẫu tự đánh giá: (Một ví dụ)

THỨ HAI

7h30 - 8h00 ………

8h00 – 8h30 ………

8h30 – 9h00 ………

9h00 – 9h30 ………

9h30 – 10h00 ………

10h00 – 10h30 ………

10h30 – 11h00 ………

11h00 – 11h30 ………

11h30 – 12h00 ………

12h00 – 12h30 ………

12h30 – 13h00 ………

13h00 – 13h30 ………

13h30 – 14h00 ………

14h00 – 14h30 ………

14h30 – 15h00 ………

15h00 – 15h30 ………

15h30 – 16h00 ………

16h00 – 16h30 ………

16h30 – 17h00 ………

17h00 – 17h30 ………

17h30 – 18h00 ………

Khoảng thời gian dự tính tùy theo bạn sắp đặt Cần nhất là bạn phải biết mình đang thực

sự làm điều gì lúc này Đề nghị bạn theo dõi thời gian biểu trong vài ngày liền ít nhất 3 lần trong năm Bạn hãy tập ghi chép lại công việc của mình Làm như thế, bạn sẽ biết rõ mình đang làm gì và đặt điều quan trọng nhất bạn muốn làm để hướng gần đến mục tiêu

Tự xem xét xong, bạn hãy sang phần phân tích Để có ích lợi hơn, chúng ta hãy thực hiện một khoảng thời gian biểu trọn ngày Bạn càng chi tiết càng tốt và liệt kê công việc và thời gian thực hiện

Ví dụ : “Ngày của Dũng” là một mẫu tham khảo như sau :

Ngày của Dũng

Ngày thứ ba, 23/7/2013

7.41-7.44 Điện thoại từ chi nhánh số 5, đòi số liệu cho báo

7.56-8.00 Giải thích xong cho Hiền điều cần thiết Hiền

8.16-8.18 Điện thoại từ chi nhánh số 5 Nhắc lấy dữ liệu

Nhắc Hiền đưa dữ liệu cho Lý

Lý

8.29-8.47 Tuấn ghé vào mời mọi người dùng cơm trưa Tuấn

8.49-8.54 Hai gặp Tuấn và đề nghị dùng cơm trưa ở số 94 Hai, Tuấn

9.01-9.07 Minh (ông chủ) gọi điện báo thay đổi lịch Minh

9.21-9.23 Phòng máy tính gọi đến đề nghị nâng cấp trang

thiết bị

Phúc

9.23-9.30 Lập chương trình họp Tôi

9.30-9.34 Hùng ghé vào để kiểm tra số ngày nghỉ còn tồn

đọng và than phiền về cấp trên Buổi gặp mặt được sắp xếp với anh ta cho buổi chiều

14.00

Bảo Hùng quay trở lại sau và đi xuống phân xưởng Hùng

14.00-14.24

Nói chuyện với Thắng và với quản đốc của anh ta

để giúp họ giải quyết vấn đề Sắp xếp buổi gặp mặt Thắng và người quản đốc 14.24-

14.35

Ký, các lá thư cho Hiền và đọc đánh máy bản thông

Phi Các quản đốc

Khi phân tích thời gian biểu hãy nhớ những điểm sau:

1) Công việc ích lợi nào chiếm nhiều thời gian nhất?

2) Công việc vô bổ chiếm nhiều thời gian nhất?

3) Công việc ích lợi nào không đáng dành nhiều thời gian?

4) Công việc nào cần thời gian nhiều hơn?

5) Lúc nào trong ngày thì bận rộn nhất?

Dũng sắp xếp công việc của mình như sau:

Chuyên môn (C): Công việc nghiệp vụ như lên kế hoạch lâu dài, viết hồ sơ nhân viên,

xem xét báo cáo

Cấp bách (không dự báo trước được) (CB): Việc cần làm ngay như bất đồng cá nhân,

quyết định cấp bách

Thường xuyên (T): Việc hành chánh giấy tờ, thư từ, điện thoại, nhắc nhở nhân viên

Cá nhân (CN): Việc riêng như gia đình, giải lao

Trong mỗi phần, Dung ghi rõ C, CB, T, CN Sau đó cộng hết thảy động tác của từng loại Nhìn chung sẽ thấy Dũng mất nhiều thời gian cho những việc không quan trọng Việc hành chánh và cá nhân chiếm quá nhiều thời gian trong một ngày làm việc Nếu bạn cũng thế thì hãy biết còn nhiều người cũng vậy lắm Các nghiên cứu cho thấy người lãnh đạo thường bị lôi cuốn vào những chuyện lung tung, nhất thời và giai đoạn hoặc mất liên tục trong công việc

Nói thực, bạn sẽ khó tìm được cách giải quyết thỏa đáng cho những điều quan trọng Có khi bạn bận rộn (hay cảm thấy như vậy) vì cứ phải trả lời điện thoại, khách không hẹn trước hoặc giải quyết bất đồng cá nhân Có nhiều người lãnh đạo và tổ chức cho “sự bận rộn” là đồng nghĩa với hiệu suất và cho như vậy là làm việc siêng năng Không phải thế đâu! Nếu như có ai đó cứ loay hoay bận bịu, lúc nào cũng căng thẳng, ấy là vì họ đã có thể không biết cách sắp xếp thời gian hợp lý

Nếu bạn giống như họ, bạn sẽ mất nhiều thời gian lệ thuộc vào tác động của người khác thay vì đã có thể lên chương trình làm việc chú tâm vào những điểm cần thiết quan trọng hơn Bạn đang mất nhiều thời gian cho những điều ít hiệu quả

3 ASSIGN: Lập trật tự ưu tiên

Lập thời gian biểu xong, bạn cần biết phân loại như sau:

 Kiểm soát được / Chủ động

 Quan trọng

 Khẩn trương

 Giao cho ai khác

 Kiểm soát được / chủ động :

Hãy tự hỏi mình có thể tự kiểm soát được bao nhiêu công việc? Cần bổ sung gì cho công việc Nếu bạn chú tâm vào những việc không liên quan trực tiếp hoặc của người khác đang làm tốt hơn thì bạn đã mất thời gian

Công việc nào tự bạn làm lấy? Việc nào do người khác đề nghị? Hãy xem lại khung thời gian biểu của mình và chọn ra Tính điểm khả năng chủ động của bạn theo cách sau:

(điểm 0 đến 6)

0 : Không kiểm soát được trong công việc

3 : Bạn có kiểm soát một phần trong công việc

6 : Kiểm soát hoàn toàn trong công việc

Từ đó suy ra bạn ở mức độ kiểm soát thế nào trong khung thời gian của mình

Cũng tính như vậy cho “chủ động”

0 : Bạn bị động hoàn toàn trong công việc

3 : Bạn có linh động trong công việc

6 : Chủ động hoàn toàn trong công việc

Từ đó suy ra khả năng chủ động của bạn

 Sự quan trọng :

Hãy sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng “Có” và “Không” Nghĩa là phải nghỉ đến hậu quả của các quyết định và hành động Sẽ phí thời gian nếu bị kẹt vào những điều không quan trọng so với mục tiêu đề ra và trách nhiệm chính

Theo Pareto’s Law, còn gọi là “Luật 80/20” thì người lãnh đạo chỉ dành được 20% thời gian cho kết quả tốt Còn lại 80% là chuyện “bỏ đi”

 Sự khẩn trương :

Công việc có khẩn trương và cần làm ngay không?