HƯỚNG DẪN LẬP SỔ KẾ TOÁN TRÊN EXCEL & A-TOOLS

HƯỚNG DẪN LẬP SỔ KẾ TOÁN TRÊN EXCEL & A-TOOLS [Xuất lần I Tài liệu lưu hành nội bộ] Tài liệu nên sử dụng để thực hành lớp với phân tích chi tiết giảng viên Nguyễn Duy Tuân [08/05/2011] Công ty Cổ phần BLUESOFTS Hướng dẫn lập sổ kế toán Excel & A-Tools MỤC LỤC PHẦN I: LẬP SỔ KẾ TOÁN TRÊN EXCEL & A-TOOLS Tạo tên – Define Name Kiểm soát nhập liệu - Data Validation SUMPRODUCT Công thức mảng - Phép tính có nhiều điều kiện 10 Kỹ thuật lọc liệu - AutoFilter 12 Phương pháp tổ chức sở liệu kế toán Excel Phân tích nghiệp vụ luồng liệu kế toán Mối quan quan hệ liệu sổ 14 5.1 Thiết lập sổ danh mục 14 5.2 Sổ nhật ký (NKC - Details) 15 5.3 Sổ kho (KHO – Details) 16 5.4 Tổng hợp chứng từ (ChungTu-Header) 16 5.5 Mối quan hệ sổ kế toán doanh nghiệp 17 Phân tích nghiệp vụ lập sổ kế toán tổng hợp TK: 131, 331, 156 - Ứng dụng công thức mảng 22 6.1 Lập sổ tổng hợp 131 22 6.2 Lập sổ tổng hợp 331 24 6.3 Lập sổ tổng hợp 156 24 Phân tích nghiệp vụ lập sổ - Ứng dụng AutoFilter 25 Tìm hiểu hàm BS_SQL A-Tools phương pháp khai báo SQL 28 Hướng dẫn sử dụng hàm BS_SQL 31 Ứng dụng hàm hàm BS_SQL, IF, SUM để lập sổ kế toán 32 Ví dụ làm sổ 32 PHẦN II: CHIA SẺ FILE EXCEL CHO NHIỀU NGƯỜI DÙNG CHUNG TRÊN MẠNG, PHÂN QUYỀN TRUY CẬP CỦA NGƯỜI DÙNG 34 Tạo máy chủ Quản trị máy chủ 34 Chức máy khách (Excel Client) - Kết nối tới máy chủ 39 Các chức hỗ trợ soạn thảo cập nhật liệu lên máy chủ 43 Công ty Cổ phần BLUESOFTS| Nguyễn Duy Tuân – Tel: (+84) 0904210337 Website: www.bluesofts.net Email: duytuan@bluesofts.net Công ty Cổ phần BLUESOFTS Hướng dẫn lập sổ kế toán Excel & A-Tools PHẦN I: LẬP SỔ KẾ TOÁN TRÊN EXCEL & A-TOOLS Tạo tên – Define Name Cách tạo Name: + Name tên định nghĩa người dùng, tham chiếu tới địa ô bảng tính – Gọi Name tĩnh, hay gán tên cho công thức – Gọi Name động Trong công thức, thay dung địa ta dung Name dễ hiểu linh động Để tạo Name làm theo bước đây: Bước 1: Chọn vùng địa cần gán Name Bước 2: Vào menu Insert->Name->Define… ta hình đây: Mục “Names in workbook:” bạn đặt tên, ví dụ THANH_TIEN , nhấn nút “Add” để hoàn tất việc tạo Name Lưu ý: ký tự đầu tên bắt buộc phải chữ (A, B, Z) Để tính tổng cột thành tiền, bình thường ta dung công thức Công ty Cổ phần BLUESOFTS| Nguyễn Duy Tuân – Tel: (+84) 0904210337 Website: www.bluesofts.net Email: duytuan@bluesofts.net Công ty Cổ phần BLUESOFTS Hướng dẫn lập sổ kế toán Excel & A-Tools =SUM(I4:I63) Vậy ta dùng công thức sau để thay =SUM(THANH_TIEN) Tạo Name động Name động địa tham chiếu tư thay đổi theo tình liệu người dùng Ví dụ tạo Name có tên DanhSachMa Name tham chiếu vào vùng MaHang ô C4 sổ “1561”, tham chiếu vào MAKH – Mã khách hàng C4 “131” Trong thiết kế Sổ kế toán SQL, tác giả thiết kế sổ động với tham gia Name động Danh sách đối tượng theo dõi chi tiết thay đổi tự động tài khoản thay đổi Tại lại nên dùng Name Excel? + Linh hoạt: thực tế ta có nhiều công thức tham chiếu vào vùng địa I4:I63, vùng nayàthay đổi công thức ta phải thay đổi lại, mât nhiều time cho việc Theo phương pháp dung Name ta cần làm việc sửa lại Name tham chiếu lại vào vùng địa thay đổi tất công thức tự thay đổi + Trực quan: nhìn vào công thức =SUM(THANH_TIEN) ta biết tính tổng cột thành tiền Còn =SUM(I4:I63) đến lúc ta không nhớ tính tổng + Linh động: Chúng ta xem ví dụ Name động thấy rõ điều Công ty Cổ phần BLUESOFTS| Nguyễn Duy Tuân – Tel: (+84) 0904210337 Website: www.bluesofts.net Email: duytuan@bluesofts.net Công ty Cổ phần BLUESOFTS Hướng dẫn lập sổ kế toán Excel & A-Tools Kiểm soát nhập liệu - Data Validation Data Validation chức cho phép người dùng kiểm soát giá trị nhập vào bảng tính theo điều kiện rang buộc đó, không thỏa mãn cảnh báo không cho nhập Chức quan trọng, giúp cho nhập liệu giá trị cần nhập, tránh nhập liệu sai Ví dụ: cần nhập số lượng bán hàng từ 1->10; ngày phải ”Validation” Sau chọn xong ta hình đây: Công ty Cổ phần BLUESOFTS| Nguyễn Duy Tuân – Tel: (+84) 0904210337 Website: www.bluesofts.net Email: duytuan@bluesofts.net Công ty Cổ phần BLUESOFTS Hướng dẫn lập sổ kế toán Excel & A-Tools Bỏ qua giá trị trống Loại kiểm soát Nhấp nhận thay đổi cho tất ô có thiết lập Xóa Validation + Allow: chọn loại kiểm soát:  Whole number: kiểm soát số nguyên  Decimal: kiểm soát số lẻ  List: kiểm soát danh sách  Date: kiểm soát giá trị ngày  Time: kiểm soát giá trị kiểu thời gian  Text length: kiểm soát số ký tự/độ rộng văn  Custom: kiểm soát công thức + Input Message: thông báo nhập liệu ô + Error Alert: thong báo nhập sai, tức không điều kiện thiết lập Bây làm thử ví dụ ứng dụng Validation đây: Ví dụ 1.1: Chỉ cho nhập số nguyên từ 0->10 vùng A3:A8 Bước 1: Chọn vùng A3:A8 Bước 2: Vào menu Data->Validation Mục Tại tab “Setting” thiết lập sau: + Mục “Allow” chọn “Whole number” + Mục “Data” chọn “between” + Mục “Minimum” chọn + Mục “Maximum” chọn 10 Công ty Cổ phần BLUESOFTS| Nguyễn Duy Tuân – Tel: (+84) 0904210337 Website: www.bluesofts.net Email: duytuan@bluesofts.net Công ty Cổ phần BLUESOFTS Hướng dẫn lập sổ kế toán Excel & A-Tools Về xong, chọn nút “Ok” để kết thúc Đầy đủ ta làm tiếp thiết lập đây: Chọn tab “Input Message”, thiết lập theo hình đây: Công ty Cổ phần BLUESOFTS| Nguyễn Duy Tuân – Tel: (+84) 0904210337 Website: www.bluesofts.net Email: duytuan@bluesofts.net Công ty Cổ phần BLUESOFTS Hướng dẫn lập sổ kế toán Excel & A-Tools Chọn tab “Error Alert”, thiết lập theo hình đây: Mục “Style” người dùng chọn giá trị: + Stop: thông báo với biểu tượng “ngừng” không cho nhập tiếp + Warning: thông báo với biểu tượng “cảnh báo” trị cho nhập liệu giá + Information: thông báo với biểu tượng “thông báo” trị cho nhập giá Ví dụ đặt trỏ vùng ta thấy thông báo “Lưu ý” ta thiết lập “Input Message” Nhập giá trị 15 Màn hình “Lỗi nhập liệu” xuất Công ty Cổ phần BLUESOFTS| Nguyễn Duy Tuân – Tel: (+84) 0904210337 Website: www.bluesofts.net Email: duytuan@bluesofts.net Công ty Cổ phần BLUESOFTS Hướng dẫn lập sổ kế toán Excel & A-Tools Ví dụ 1.2: Chỉ cho phép nhập giá trị ngày =, 3=False 3>1=True 4>3=True *) Logic - AND =(2>3)*(3>1)*(4>3)=False*True*True=0*1*1=False/0 tương đương với hàm Công ty Cổ phần BLUESOFTS| Nguyễn Duy Tuân – Tel: (+84) 0904210337 Website: www.bluesofts.net Email: duytuan@bluesofts.net 10 Công ty Cổ phần BLUESOFTS Hướng dẫn lập sổ kế toán Excel & A-Tools Sau hoàn tất, chọn nút “Thực hiện” để A-Tools chạy hàm BS_SQL bảng tính Công thức có hàm BS_SQL tạo “SQL Builder” sau: =BS_SQL("SELECT DMHH.TEN, Sum(KHO.SLG) AS SLG FROM DMHH.MA_VLSPHH DMHH INNER JOIN KHO ON KHO.MA_VLSPHH = GROUP BY DMHH.TEN, KHO.LOAI_PHIEU HAVING KHO.LOAI_PHIEU = 'N'" , "INSERT=YES;AutoNames(THHH);") Hướng dẫn sử dụng hàm BS_SQL Hàm BS_SQL A-Tools hàm đa đặc biệt Kết trả hàm bảng liệu lọc theo điều kiện phức tạp, liệu móc nối với mà nguồn liệu từ nhiều loại CSDL khác Chỉ cần hàm BS_SQL, người dùng tạo loại báo cáo động Hàm BS_SQL có cấu trúc: BS_SQL(SQL [,OPTIONS]) + SQL: Là chuỗi khai báo câu lệnh truy vấn SQL SQL ngôn ngữ truy vấn CSDL Access, Foxpro, dBASE, SQLServer, Oracle… Câu lệnh SQL hàm BS_SQL phối hợp thêm hàm: RECNO, CELL, RANGE, DATA, GetOnce, FORMULA, FieldIf, VTC,…Nhờ phối hợp hàm khai báo SQL, hàm BS_SQL trả kết linh động + OPTIONS: Là tham số tuỳ chọn (có thể không có), tham số chuỗi, cho phép khai báo thêm tham số cho hàm, tham số ngăn cách dấu chấm phảy (;) Các tham số sử dụng OPTIONS bao gồm: DBKEY, HR, NAME, AUTONAMES, INSERT, SERVERSOURCE Có thể lập trình macro VBA để chạy kiện hàm BS_SQL, khai báo chạy macro thực tham số OPTIONS Các tham số khai báo sau: + Cho phép chạy macro trước cập nhật liệu vào bảng tính OnBeforeUpdate = YourMacro + Cho phép chạy macro sau liệu cập nhật OnAfterUpdate = YourMacro Công ty Cổ phần BLUESOFTS| Nguyễn Duy Tuân – Tel: (+84) 0904210337 Website: www.bluesofts.net Email: duytuan@bluesofts.net 31 Công ty Cổ phần BLUESOFTS Hướng dẫn lập sổ kế toán Excel & A-Tools + Cho phép chạy macro nhấp đúp chuột vào vùng liệu (có hàm BS_SQL) OnDblClick = YourMacro + Cho phép chạy macro trỏ ô di chuyển OnSelectionChange = YourMacro + Cho phép chạy macro (hàm) để thay đổi giá trị trình nhận liệu từ kết truy vấn SQL OnGetValue = YourMacro Ví dụ: lấy toàn liệu sổ kho vào bảng tính Excel, sổ kho nằm tệp Access “Examble.mdb” kết nối với mã DBKEY MDB =BS_SQL(“SELECT * FROM KHO” , “DBKEY=MDB”) Tham số SERVERSOURCE dùng để lấy liệu từ máy chủ Ví dụ: =BS_SQL(“SELECT * FROM KHO” , “DBKEY=MDB; SERVERSOURCE=YES”) Để học ngôn ngữ SQL, mở file quan trọng cài A-Tools “Bai - Huong dan su dung ham BS_SQL” “Bai - Cac ham ho tro nhom ham Database Functions” Ứng dụng hàm hàm BS_SQL, IF, SUM để lập sổ kế toán Ví dụ làm sổ Tại ô A6 nhập công thức đây: ="SELECT NGAY_GHI, SO_CT, NGAY_CT, DIEN_GIAI, '' AS [TNK], IIF(NOTK='"&C4&"',COTK,IIF(COTK=CELL(C4),NOTK,'')) AS [TKDU], IIF(NOTK=CELL(C4),THANH_TIEN,0) AS [NO], IIF(COTK=CELL(C4),THANH_TIEN,0) AS [CO] "& "FROM NKC WHERE (NOTK=CELL(C4) OR COTK=CELL(C4)) AND (NGAY_GHI>=CELL(NGAY1)) AND NGAY_GHI