Truy xuất dữ liệu hồ sơ quản lý hoạt động giáo viên bằng công cụ Mail Merge trong Microsoft Word, nhằm nâng cao công tác quản lý của Khoa thuộc trường Cao đẳng nghề An Giang

Hiện nay, công tác quản lý quá trình hoạt động dạy và học của giáo viên ở cácKhoa vẫn chưa được quan tâm đúng mức, chất lượng quản lý, thống kê, báo cáo quátrình hoạt động, giảng dạy của

Phần I

MỞ ĐẦU

I BỐI CẢNH CỦA ĐỀ TÀI

Qua các năm thực hiện và kiểm tra thực tế cho thấy việc thực hiện thiết lập hồ

sơ quản lý hoạt động của giáo viên ở Khoa chưa đạt yêu cầu Một số Khoa và một bộphận không nhỏ cán bộ, viên chức chưa hiểu đúng hoặc chưa quan tâm đúng mức đếncông tác lập hồ sơ công việc, xem đây là nhiệm vụ của người làm công tác văn thư-lưu trữtại Khoa, vì vậy việc lập hồ sơ công việc chưa thực sự trở thành thói quen khi thực hiệnnhiệm vụ của mỗi cán bộ, công nhân viên chức

Hiện nay, công tác quản lý quá trình hoạt động dạy và học của giáo viên ở cácKhoa vẫn chưa được quan tâm đúng mức, chất lượng quản lý, thống kê, báo cáo quátrình hoạt động, giảng dạy của giáo viên chưa đáp ứng yêu cầu về minh chứng chothẩm định chất lượng hoặc chuẩn hóa ISO về các mặt như: đánh giá xếp loại chuyênmôn, thanh tra toàn diện GV, đánh giá xếp loại viên chức, xếp loại thi đua hàng năm,chuẩn kiến thức của GV,…

Nguyên nhân chủ yếu của tình trạng trên đầu tiên phải kể đến đó là khó khăn vềphía nhân viên làm công tác văn thư vẫn còn khá “yếu” Các quy định về trách nhiệmtrong lập hồ sơ công việc, lưu trữ, báo cáo hiện hành của Khoa chưa được cụ thể hoátrong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư, lưu trữ của mỗi Khoa

Mặt khác, công tác lãnh đạo, chỉ đạo triển khai thực hiện các quy định về côngtác văn thư, lưu trữ tại các Khoa chưa đồng bộ; trình độ chuyên môn, nghiệp vụ củamột bộ phận nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa theo kịp yêu cầu côngviệc đề ra Cán bộ, viên chức làm việc liên quan đến công văn, giấy tờ chưa được bồidưỡng kiến thức về lập hồ sơ công việc, phong cách làm việc thiếu khoa học, nhậnthức chưa đầy đủ về trách nhiệm lập hồ sơ công việc

II LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Trên cơ sở cập nhật, lưu trữ đánh giá, xếp loại hoạt động chuyên môn, thanh tratoàn diện, xếp loại thi đua, xếp loại viên chức của từng GV hàng năm, tôi đã ứng dụngMail Merge truy xuất dữ liệu của từng GV Từ đó, có cơ sở theo dõi hoạt động chuyênmôn của GV, để có hồ sơ minh chứng, phục vụ cho kiểm định chất lượng dạy nghềcủa Khoa

Bản thân được phân công là trưởng khoa Đại cương, với nhiệm vụ theo dõi hoạtđộng giảng dạy của GV Qua nhiều năm, trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn,chúng tôi muốn hệ thống hoá lại quá trình hoạt động của GV, nâng cao công tác quản

lý ở Khoa nên đã nghiên cứu đề tài “Truy xuất dữ liệu hồ sơ quản lý hoạt động giáo viên bằng công cụ Mail Merge trong Microsoft Word, nhằm nâng cao công tác quản lý của Khoa thuộc trường Cao đẳng nghề An Giang”.

III PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG ĐỀ TÀI

- Phạm vi nghiên cứu đề tài là truy xuất dữ liệu hồ sơ hoạt động của giáo viênbằng Mail merge trong Microsoft Word

- Đối tượng của đề tài là hồ sơ hoạt động cá nhân của giáo viên trong khoa

IV MỤC ĐÍCH ĐỀ TÀI.

Truy xuất dữ liệu bằng công cụ Mail merge với mục đích là:

- Quản lý hồ sơ hoạt động của giáo viên là cơ sở, tiền đề giúp lãnh đạo Khoa vànhân viên văn phòng phụ trách công tác văn thư, lưu trữ làm tốt các khâu như xác địnhgiá trị tài liệu, phân loại, tổng hợp, thống kê tài liệu…làm cơ sở cho sự phát triển các mặthoạt động của Khoa

- Phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản tài liệu, hồ sơ trong hoạt động của Khoa

- Nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác quản lý hồ sơ giáo viên Nâng caonhận thức, trách nhiệm về quản lý khai thác hồ sơ của Khoa

- Đẩy mạnh việc ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ; qua đó nắm bắt được mộtcách đầy đủ, chính xác và nhanh nhất về lý lịch, chất lượng hoạt động của giáo viên;cung cấp những thông tin làm căn cứ để các cấp quản lý theo dõi và có kế hoạch thựchiện đối với hoạt động của từng giáo viên

- Giữ gìn được các dữ liệu, hoặc không bỏ sót những tài liệu có liên quan đếnhoạt động quản lý, chuyên môn, góp phần phục vụ cho việc nghiên cứu trước mắt vàlâu dài của Khoa mình

- Phân loại, sắp xếp, văn bản, tài liệu đã lựa chọn, những văn bản, tài liệu có giátrị để chuẩn bị cho công tác kiểm định chất lượng, chuẩn hóa ISO của Khoa, cơ quan

V ĐIỂM MỚI TRONG KẾT QUẢ ĐỀ TÀI.

- Rà soát việc quản lý giáo viên gắn với việc quản lý, khai thác hồ sơ theo quyđịnh, đảm bảo tính thống nhất, chính xác thông tin của tài liệu, hồ sơ

- Nắm được thực trạng về số lượng, lý lịch GV, xếp loại hàng năm của GV,theo dõi các hoạt động, chất lượng GV và truy xuất dữ liệu hồ sơ GV theo quy định bằngchức năng Mail Merge, sẵn có trong Word

- Xây dựng và quản lý hồ sơ GV và đánh giá kết quả việc nghiên cứu, sử dụng

hồ sơ phục vụ cho công tác quản lý đội ngũ GV Cụ thể là:

+ Quản lý thông tin hồ sơ lý lịch

+ Quản lý quá trình công tác, bậc lương, bằng cấp, trình độ chuyên môn, tinhọc, ngoại ngữ, lý luận chính trị

+ Quản lý danh hiệu thi đua, xếp loại công chức, thành tích đạt được, thanh tratoàn diện

+ Thống kê báo cáo in hồ sơ giáo viên Kết xuất các số liệu thành báo cáo thống kê.Tất cả các nội dung trên được tiến hành đồng thời trên hồ sơ giấy và cập nhật

dữ liệu vào máy tính Truy xuất bằng công cụ Mail Merge trong Microsoft Word theobiểu mẫu đã nghiên cứu

Phần II

NỘI DUNG

I CƠ SỞ LÝ LUẬN

1 Mô tả về Mail Merge:

Trộn thư (Mail Merge) là một trong những chức năng có sẵn hữu dụng củaWord Mail merge thường được dùng để lắp ghép nội dung từ hai tập tin văn bản vàdanh sách để tạo ra tập tin thứ ba

Sử dụng được công cụ trộn thư trên word sẽ giúp bạn tiết kiệm hàngtrăm giờ làm việc thay vì làm thủ công như trước đây với các văn bản như: in lý lịchtừng GV, đảng viên, báo cáo quá trình các hoạt động của từng giáo viên, thư mời, giấykhen, …

Sử dụng mail merge dựa trên cơ sở lập hồ sơ hoạt động của GV hàng năm

2 Vị trí của việc lập hồ sơ.

Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, là bản lề của côngtác lưu trữ, trong đó những hồ sơ phản ánh trung thực, đầy đủ của hoạt động Khoa, tạocăn cứ chính xác để giải quyết nhanh chóng, đúng đắn và có hiệu quả công việc củaKhoa, cơ quan và mỗi cán bộ viên chức

Lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnhhưởng trực tiếp đến công tác hoạt động của Khoa

3 Tầm quan trọng của việc lập hồ sơ.

Hồ sơ, tài liệu là một loại tài sản có giá trị như các loại tài sản khác của Khoa,

có tác động trực tiếp phục vụ cho hoạt động quản lý và giáo dục của nhà trường Việcnhận thức đúng vấn đề này sẽ tạo cơ sở quản lý và bảo vệ hồ sơ tài liệu một cách phùhợp, khoa học

Để tiến hành các hoạt động chuyên môn của Khoa trong nhà trường, phải có các

hồ sơ tài liệu làm căn cứ, làm cơ sở cho việc theo dõi, sửa chữa, chỉ đạo hoạt độnggiảng dạy, học tập, bồi dưỡng của giáo viên sao cho đúng với kế hoạch, mục đích đã đề ra

Hồ sơ, tài liệu có tác dụng lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinhnghiệm, chương trình kế hoạch hoạt động một cách đầy đủ và sinh động Qua đó gópphần xây dựng và phát triển các hoạt động của Khoa chuyên môn trong nhà trườngngày càng hoàn chỉnh, năng động và hiệu quả hơn

Hồ sơ, tài liệu có tác dụng tích cực trong việc quản lý các mặt hoạt động cụ thểcủa Khoa như: công tác thống kê, kiểm tra toàn diện giáo viên, hoạt động thi đua, xếploại viên chức hàng năm

Giúp lãnh đạo Khoa thống nhất chỉ đạo các mặt về hoạt động giáo dục, bồidưỡng, phát triển nhân sự nhằm làm cho hoạt động của Khoa được thuận lợi, đúngmục đích Giúp lãnh đạo nắm được thành phần, số lượng hồ sơ tài liệu hiện có của nhàtrường, của Khoa và thực trạng bảo quản, lưu trữ để có cách chỉ đạo hợp lý

Hồ sơ, tài liệu ở Khoa là bằng chứng xác minh, đối chiếu trong những trườnghợp cần thiết như trong kiểm định chất lượng, duy trì chuẩn ISO của Khoa

4 Yêu cầu của việc lập hồ sơ.

Đề hồ sơ lập ra có chất lượng, đáp ứng tốt các yêu cầu về nghiên cứu sử dụng

và lưu trữ tài liệu, khi lập hồ sơ cần chú ý đảm bảo các yêu cầu dưới đây:

a) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của Khoa.

Chức năng, nhiệm vụ của Khoa trên từng mặt công tác, từng vấn đề, sự việc cụthể Phản ánh các hoạt động về công tác đào tạo, về hoạt động giảng dạy, về nghiêncứu khoa học của Khoa thuộc trường

Nhằm tránh được tình trạng cùng một văn bản nhưng được cập nhật, lập hồ sơ ởnhiều nơi, nhiều chỗ bộ phận có chức năng nhiệm vụ hoạt động khác nhau

b) Đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản.

Nhìn chung mọi sự việc, vấn đề do Khoa giải quyết đều phải trải qua một quátrình hoặc ngắn, hoặc dài Văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc cómối liên quan chặt chẽ với nhau, đó là khách quan chứ không phụ thuộc vào ý muốnchủ quan của người quản lý, nhân viên văn phòng Khoa

Hồ sơ lập ra có đảm bảo mối liên hệ khách quan của văn bản thì mới phản ánhcác vấn đề, sự việc được trọn vẹn, giữ được mối liên hệ bên trong của chúng Do đógiúp cán bộ lãnh đạo nghiên cứu, sử dụng tài liệu được dễ dàng và hoàn chỉnh Thựchiện yêu cầu này, đòi hỏi cán bộ quản lý, nhân viên văn phòng Khoa phải biết phânloại hồ sơ cho phù hợp, không xé lẻ những văn bản có liên quan về một sự việc, vấn đề

c) Chọn lọc các văn bản, hồ sơ có giá trị lưu trữ, cập nhật.

Trong thực tế hoạt động của Khoa, văn bản phản ánh về một vấn đề, sự việcthường hình thành khá nhiều Các loại văn bản có giá trị khác nhau, yêu cầu nghiêncứu, sử dụng không giống nhau nên thời hạn bảo quản chúng cũng sẽ khác nhau

Nếu đảm bảo được yêu cầu này, sẽ làm tăng thêm chất lượng văn bản được bảoquản, phục vụ nghiên cứu được tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, cậpnhật, nhân viên văn phòng sẽ khỏi mất nhiều thời gian để tra tìm, nghiên cứu đượcnhanh chóng và thuận tiện Do đó yêu cầu đặt ra đối với lập hồ sơ là phải đầy đủ vàchính xác

d) Việc lập hồ sơ phải thuận lợi cho việc sử dụng.

Khi lập hồ sơ có nhiều cách lập nhưng đòi hỏi nhân viên văn phòng, cán bộlãnh đạo Khoa theo dõi, nghiên cứu, giải quyết những vấn đề, công việc nên phải lập

hồ sơ sao cho tiện việc tra tìm và sử dụng

Thiết lập nội dung hồ sơ dựa trên cơ sở yêu cầu của các điều, tiêu chí trongQuyết định số 02/2008/QĐ-BLĐTBXH ngày 17 tháng 01 năm 2008 của Bộ LĐTBXHban hành Quy định hệ thống tiêu chí, tiêu chuẩn kiểm định chất lượng dạy nghề

Chúng tôi xin nêu một số điều, tiêu chuẩn của quy định trên có liên quan đến việcnghiên cứu đề tài như sau:

- Điều 7 Tiêu chí 2: Tổ chức và quản lý

+ Tiêu chuẩn 3 Công tác quản lý, phát triển đội ngũ giáo viên và cán bộ quản lýcủa trường

+ Tiêu chuẩn 5 Trường thực hiện và cải tiến thường xuyên công tác kiểm tra

- Điều 9 Tiêu chí 4: Giáo viên và cán bộ quản lý

+ Tiêu chuẩn 2 Đội ngũ giáo viên đạt chuẩn về trình độ được đào tạo, chuẩn vềnăng lực nghề nghiệp và đáp ứng yêu cầu giảng dạy của trường

+ Tiêu chuẩn 4 Có kế hoạch và thực hiện thường xuyên việc bồi dưỡng nâng caotrình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ giáo viên (Quyết định số 1415/QĐ-CĐN

về việc ban hành Quy định về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, viên chức trường Cao đẳngnghề An Giang, ngày 29 tháng 8 năm 2012)

Thực hiện đề tài trên cơ sở nhà trường hoạt động theo tiêu chuẩn ISO9001:2008, quy trình kiểm soát hồ sơ, ban hành ngày 31 tháng 3 năm 2010 (mục 1)

II THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ

1 Tình hình nhân sự của khoa Đại cương.

Trong những năm gần đây, trước yêu cầu đổi mới, đội ngũ GV khoa Đại cươngtrường Cao đẳng nghề An Giang đã có nhiều thay đổi (về số lượng và trình độ)

* Số lượng GV theo tổ chuyên môn:

+ Khoa: 03 (gồm: 01 Trưởng Khoa, 01 Phó trưởng Khoa; 01 Nhân viên vănphòng Khoa)

+ Tổ bộ môn: Gồm 4 tổ (tổ Khoa học cơ bản; tổ GDQP-GDTC; tổ Ngoại ngữ;

* Trình độ đào tạo của đội ngũ GV :

Năm học Tổng số Sau Đại

2 Thuận lợi

Để có được một bộ hồ sơ chuyên môn của từng GV trong Khoa gọi là “đầy đủ”theo quy định, điều này có lẽ không khó, vì nhà trường đã có hường dẫn về số lượng,thậm chí biểu mẫu từng loại hồ sơ ngay từ đầu năm học

Ban lãnh đạo nhà trường đã có sự quan tâm và chỉ đạo sâu sát về hoạt độngquản lý hồ sơ chuyên môn từng Khoa trong nhà trường, đã tạo mọi điều kiện thuận lợi

để các Khoa chuyên môn nâng cao công tác thiết lập, quản lý hồ sơ chuyên môn ởKhoa nhằm nâng cao chất lượng trong công tác quản lý hoạt động Dạy-Học của giáo viên

Xây dựng được đội ngũ giáo viên ngày càng tăng về chất lượng, đáp ứng kịpthời qui mô phát triển về đào tạo các ngành nghề của trường

Giáo viên đảm bảo đủ trình độ chuẩn và có nhiều điện kiện thuận lợi để thamgia các lớp đào tạo trên chuẩn

3 Khó khăn.

- Việc nghiên cứu, khai thác sử dụng hồ sơ theo dõi hoạt động của giáo viênchưa thể hiện trong công tác quản lý, theo dõi hồ sơ

- Chưa có phiếu theo dõi, khai thác hoạt động các năm của GV

- Chế độ báo cáo công tác quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức trong quá trình thựchiện chưa cụ thể về nội dung

- Việc quản lý hồ sơ, tài liệu còn riêng lẻ, chưa có sự kết nối nên khi tổng hợpmột hoạt động thì phải mất nhiều thời gian, rất khó khăn trong việc theo dõi, đôn đốchoạt động của GV, nhằm nâng cao chất lượng công tác giáo dục đào tạo

Hiện nay không phải Khoa nào cũng làm tốt công tác quản lý hồ sơ; cũng chưa

có sự chỉ đạo cụ thể, từ đó dẫn đến sự lúng túng nhất định về công tác thiết lập hệthống hồ sơ hoạt động của giáo viên trong Khoa qua các năm học

4 Phân tích nguyên nhân.

Nguyên nhân của vấn đề, có thể do chủ quan từ các cán bộ quản lý ở Khoa, chỉđạo chưa kịp thời, chưa cụ thể trong việc thiết lập từng loại hồ sơ; nhận thức chưa đầy

đủ về tầm quan trọng trong công tác thiết lập hồ sơ, lưu trữ dữ

Công tác kiểm tra của Khoa chưa sâu sát, chưa có hiệu quả, từ đó tư vấn chưakịp thời dẫn đến “không có tác dụng”

Về biểu mẫu hồ sơ quản lý, chưa tiến hành hoặc tiến hành không đồng bộ hoặckhông được theo dõi thường xuyên

Theo dõi đánh giá xếp loại hoạt động chuyên môn của giáo viên chưa chặt chẽdẫn tới vấn đề thúc đẩy ý thức tự học, tự bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên mônnghiệp vụ của GV còn chưa tốt

Nguyên nhân nữa phải kể đến đó là các quy định về trách nhiệm trong lập hồ sơcủa Khoa chưa được cụ thể hoá trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác lưu trữcủa mỗi Khoa Công tác chỉ đạo triển khai thực hiện các quy định về công tác lưu trữtại các Khoa chưa đồng bộ, quyết liệt

Mặt khác, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của nhân viên văn phòng làm côngtác văn thư, lưu trữ vẫn chưa theo kịp yêu cầu công việc đề ra; chưa được bồi dưỡng

kiến thức về lập hồ sơ công việc, phong cách làm việc thiếu khoa học, nhận thức chưađầy đủ về trách nhiệm lập hồ sơ công việc.

5 Rút kinh nghiệm từ những thuận lợi và khó khăn trên.

Trong thời gian tới, để đổi mới, nâng cao chất lượng công tác thiết lập hồ sơquản lý ở mỗi Khoa cần phải thực hiện một số nội dung chủ yếu sau:

- Cụ thể hoá trách nhiệm thiết lập hồ sơ quản lý của Khoa trong Quy chế côngtác văn thư, lưu trữ của từng Khoa; và xem đây là một trong những tiêu chuẩn xétkhen thưởng và đánh giá công chức hàng năm

- Thủ trưởng các Khoa cần quan tâm, chỉ đạo quyết liệt nhân viên văn phòngthực hiện tốt công tác thiết lập hồ sơ và coi đây là một trong những tiêu chí đánh giámức độ hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên văn phòng hàng năm

- Đẩy mạnh công tác tuyên truyền nâng cao nhận thức của cán bộ, giáo viên,công nhân viên về ý nghĩa của công tác lưu trữ dữ liệu, hồ sơ; cũng như tinh thần tráchnhiệm đối với công tác lập hồ sơ quản lý và hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hiện hành của Khoa

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ lập hồ sơ cho cán bộ quản lý Khoa,nhân viên văn phòng Khoa

III MỘT SỐ BIỆN PHÁP THỰC HIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CHUYÊN MÔN GV CỦA Khoa

1 Cách sử dụng Mail Merge để truy xuất hồ sơ.

Trước hết tạo 1 file excel hoặc word chứa dữ liệu nguồn (Data source), lànhững nội dung cần chèn Sau đó lập văn bản chính (Main Document), là phiếu theodõi hoạt động của GV trong word

Trong cửa sổ word, chọn menu Tools Letters and Mailings Mail Merge

Select document type chọn Next: Srarting document (ở dưới cùng) cửa sổ sẽ chuyểnsang Step 2 of 6, chọn tiếp Next: Select recipients cửa sổ sẽ chuyển sang Step 3 of 6.Chọn Browse Cửa sổ Mail Merge hiện lên bên phải màn hình word Cửa sổ SelectData Source hiện ra Từ cửa sổ này chọn đường dẫn đến file word hoặc excel cầndùng, chọn Open , sau đó cửa sổ Select Table mở ra, chọn sheet cần dùng trong fileexcel hoặc file word đã mở, sau đó chọn OK Cửa sổ Mail Merge Recipients hiện ra,trong cửa sổ này đánh dấu chọn những dòng cần chọn để chèn vào word, sau đó chọn OK

Trở về cửa sổ Mail Mergr ở Step 3 of 6, chọn Next: Write your letter đến Step 4

of 6 Ở trong văn bản word đạt con trỏ tại vị trí cần chèn dữ liệu lấy từ văn bản dữ liệunguồn Sau đó, tại Step 4 of 6 trong cửa sổ Mail Merge chọn More items hộp thoạiInsert Merge Field hiện ra, từ hộp thoại này chọn từng cột tương ứng với từng vị trítrong word để chèn vào, chèn xong 1 cột chọn Close để đóng cửa sổ lại, sau đó chọntiếp More items để chèn tiếp lần lượt đến hết những cột cần chèn thì thôi

Sau đó ở Step 4 of 6 chọn Next: Preview you letter để đến Step 5 of 6 , sau đóchọn tiếp Next: Complete the merge để đến Step 6 of 6 Tại Step 6 of 6 chọn Editindividual letter, cửa sổ Merge to New Document hiện ra, chọn All để chọn tất cả(hoặc tuỳ chọn khác) sau đó chọn OK

Như vậy là đã xong, ta sẽ có tất cả một loạt những bản word theo thứ tự từ 1đến hết trong danh sách ở từ văn bản dữ liệu nguồn.

Muốn cho văn bản đúng mẫu và đẹp mắt thì soạn mẫu bên word cho đúng vàđẹp Khi trộn văn bản không ảnh hưởng gì đến hình thức đã soạn sẵn

Trộn, in Mail merge, cho phép tạo hàng loạt các trang văn bản có phần nộidung giống nhau từ một văn bản chính (Main document) kết hợp với các nội dung chitiết khác nhau từ một văn bản dữ liệu khác (Data source) Main Document Datasource

* Lưu ý trong các bước chỉnh sửa truy xuất dữ liệu bằng công cụ MAIL MERGE trong WORD.

- Bước 1 mở nội dung tập tin Main chính trên WORD và tập tin danh sách cơ

sở dữ liệu để trộn trên WORD (hay EXCEL)

- Bước 2 Mở Document WORD: “Phiếu theo dõi chuyên môn GV”, kích hoạt thanh công cụ Mail Merge.

- Bước 3 Nhấp nút công cụ Open data Source (nút thứ hai từ trái qua) trên thanh Mail Merge để đưa vào tập tin danh sách “theo dõi danh sách GV Khoa Đại cương”, WORD ( hay EXCEL) cơ sở dữ liệu đã chuẩn bị ở bước 1, (xem hình).

- Bước 4 Khi đưa vào tập tin WORD (hay EXCEL) sẽ xuất hiện hộp thoại Select Table yêu cầu bạn xác định lại lần nữa thật chính xác tập tin chứa cơ sở

dữ liệu chính thức

- Bước 5.Trở lại giao diện trộn thư của WORD bạn nhấp chọn vào các vị trí cần điền nội dung trên tập tin “Phiếu theo dõi chuyên môn GV”, nhấp nút Insert Merge Fields (nút thứ sáu từ trái qua) trên thanh Mail Merge lần lượt chèn vào các cột tương

ứng cho đúng vị trí

- Bước 6 Nhấp nút công cụ Merge to new document (nút thứ tư tính từ phải qua) trên thanh công cụ Mail Merge để xuất kết quả trộn thư

- Bước 7 Truy xuất, nhấp váo công cụ View Merged Data, lần lượt truy xuất

thông tin của từng giáo viên, nhấp vào nút Previous Record hoặc next Record (lui, tới)

để xem thông tin giáo viên nào muốn truy xuất

2 Tổ chức thu thập thông tin, quản lý hồ sơ tài liệu trong Khoa.

Lãnh đạo Khoa cần chỉ đạo việc tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu trong Khoa củamình, ra các quy định về chế độ lập, lưu và khai thác hồ sơ tài liệu Đồng thời tiếnhành kiểm tra, đánh giá hoạt động này nhằm chấn chỉnh lề lối làm việc của nhân viên,nâng cao nhận thức và tinh thần trách nhiệm trong quản lý hồ sơ tài liệu, không nhữngbảo vệ hồ sơ tài liệu không bị thất lạc, mất mát mà còn phát huy được tác dụng tích

cực của hồ sơ, tài liệu trong các mặt hoạt động của Khoa Chính vì vậy việc tổ chứcthu thập thông tin, quản lý hồ sơ tài liệu cần phải thực hiện theo các nguyên tắc sau:

- Thống nhất quản lý hồ sơ, tài liệu của Khoa, đây là nguyên tắc cơ bản, vìmuốn hoạt động của Khoa theo đúng mục tiêu kế hoạch thì việc chỉ đạo các mặt hoạtđộng phải thống nhất toàn bộ hồ sơ tài liệu để phục vụ hoạt động giáo dục, nghiên cứu

và quản lý nhanh chóng, hiệu quả

- Xác định toàn bộ hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Khoa

là tài sản chung của Khoa, vì vậy mọi thành viên cần tuân thủ các quy định về tổ chức,quản lý hồ sơ tài liệu

- Việc quản lý hồ sơ, tài liệu phải do nhân viên văn phòng chuyên trách đảmnhiệm và được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo Khoa Bộ phận này giúp lãnhđạo quản lý toàn bộ hồ sơ Tài liệu trong Khoa, khi có sự thay đổi nhân sự thì việc bàngiao hồ sơ tài liệu phải được thực hiện nghiêm túc, đúng quy định

- Phải xây dựng được quy định cụ thể về các mặt nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tàiliệu như: chế độ lập và phân loại hồ sơ, chế độ bảo quản và phục vụ khai thác, chế độđánh giá, báo cáo hồ sơ tài liệu lưu trữ,

- Thường xuyên hay định kỳ tổ chức các cuộc họp chuyên đề để kiếm tra tìnhhình tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu trong Khoa, từ đó góp phần thiết thực vào hoạtđộng của Khoa

3 Công tác chỉ đạo cập nhật dữ liệu thông tin theo yêu cầu và sử dụng hiệu quả

các loại hồ sơ.

Từ kinh nghiệm cho thấy nhân viên văn phòng, đội ngũ giáo viên hiện nay chưa

có thói quen đi tìm hiểu thông tin, hay nghiên cứu những vấn đề thuộc về chuyên đề để

áp dụng vào công việc, thậm chí tổ chuyên môn, Khoa, nhưng khi hỏi đến thì trả lời

“quên” hay do “nhiều việc” chưa thống kê, hoặc nhớ lơ mơ lưu trữ ở chỗ nào, thậm chíbáo cáo không chính xác… Chính vì thế khi triển khai thực hiện các văn bản, yêu cầucủa các cấp lãnh đạo, không dừng lại việc báo cáo các nội dung liên quan từ công vănsố… mà phải cụ thể hóa các nội dung vào thực tế Khoa, đưa ra những yêu cầu thựchiện, thể hiện rõ nội dung, thậm chí phải yêu cầu từng tổ thảo luận, thống nhất lại cácnội dung cho phù hợp với đặc điểm của tổ, Ví dụ: vấn đề nhà trường đã chỉ đạo cụ thểcác đề mục kiểm định chất lượng, thống nhất các nội dung nhưng trong thực tế để thểhiện minh chứng thì các Khoa còn lúng túng về lưu trữ thông tin, văn bản, các loại báocáo, nhất là công tác kiểm tra đánh giá, xếp loại giáo viên Đây cũng là cách để cácKhoa, tổ chuyên môn, giáo viên thực hiện triệt để, đúng tinh thần theo sự chỉ đạo

Việc phải thiết lập các loại hồ sơ, không chỉ đơn thuần là để cho đủ, mà cốt lõi

là hiệu quả mang lại từ những nội dung được thể hiện qua hồ sơ chuyên môn Vì thếviệc quy định những nội dung và biện pháp thực hiện các nội dung đó ra sao để đạthiệu quả ở từng công việc thể hiện qua hồ sơ đây cũng là vấn đề quan trọng, nó vừakhông mất nhiều thời gian cho lãnh đạo Khoa, tổ trưởng chuyên môn ngồi thiết lập,đăng kí mà còn có hiệu quả thật sự khi làm công tác minh chứng chất lượng, theo dõihoạt động của từng giáo viên để có cơ sở quy hoạch đội ngũ, có kế hoạch bồi dưỡngđội ngũ, xem xét quá trình hoạt động của GV

Việc thiết lập hồ sơ bồi dưỡng đội ngũ giáo viên, đây là hồ sơ được quy địnhcủa trường từ những năm qua, tuy nhiên để thật sự phát huy hiệu quả vấn đề này thìcần phải xem lại một cách nghiêm túc.

Với chúng tôi, ngay từ đầu năm học để lập kế hoạch hoạt động năm học củaKhoa, trong đó có kế hoạch bồi dưỡng đội ngũ, đã chỉ đạo các tổ trưởng chuyên môntheo dõi hồ sơ lưu trữ chuyên môn của từng giáo viên để làm cơ sở cho lập kế hoạchhoạt động như: đăng ký thi đua, thanh tra toàn diện giáo viên, quy hoạch học tập nângcao của GV, công tác bồi dưỡng GV theo chuyên đề,…

Trong từng năm học, đến từng thời điểm Khoa đã lưu trữ được những lần đánhgiá xếp loại thanh tra toàn diện GV, đạt Giáo viên dạy giỏi cấp Khoa, cấp trường,…đểxem xét, đối chiếu sự chuyển biến và chắc chắn sẽ có một kết quả nhất định trong mộtnăm học Từ đó góp ý, tư vấn về giảng dạy, học tập của GV, đồng thời đánh giá, theodõi sự chuyển biến cụ thể trong công việc

Tóm lại, việc quy định thiết lập hồ sơ theo dõi hoạt động chuyên môn của giáoviên cần cụ thể về nội dung để làm cơ sở cho công tác kiểm tra, đánh giá, xếp loại GVtrong năm học Có kế hoạch và thực hiện thường xuyên việc bồi dưỡng nâng cao trình

độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ giáo viên

4 Thiết lập, kết nối dữ liệu hồ sơ quản lý hoạt động của GV ở Khoa.

a) Tổ chức thực hiện:

- Thông báo cho nhân viên văn phòng thứ tự các công việc

- Giải thích các yêu cầu

- Làm mẫu cho nhân viên một lần

- Tiến hành lập danh mục hồ sơ giấy và hồ sơ máy tính

- Sắp xếp lại hệ thống hồ sơ

b) Theo dõi, cập nhật văn bản, dữ liệu đưa vào hồ sơ:

Đây là khâu quan trọng nhất trong việc lập hồ sơ vì chất lượng của hồ sơ Để hồ

sơ có chất lượng và có giá trị cao thì người có trách nhiệm lập hồ sơ phải thu thập đầy

đủ, chính xác văn bản dữ liệu hình thành trong hoạt động của Khoa có liên quan đến

hồ sơ cần lập

Thực hiện kế hoạch kiểm định chất lượng của Khoa về việc rà soát thông tin, cơ

sở dữ liệu hồ sơ giáo viên, hồ sơ chuyên môn của giáo viên Sau khi tiến hành rà soátchúng ta cần rút ra dữ liệu nào cần phải lưu trữ để có cơ sở báo cáo, minh chứng chohoạt động quản lý nhân sự, quản lý hoạt động chuyên môn của GV thuộc Khoa quản lý:

- Cập nhật các hồ sơ phát sinh vào danh sách

- Kiểm tra danh mục hồ sơ định kỳ của cán bộ, giáo viên, công nhân viên

- Nên lập một danh mục tất cả các loại hồ sơ giấy và máy tính của mỗi giáoviên, yêu cầu nhân viên văn phòng cập nhật hồ sơ vào danh mục

- Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian

c) Quản lý hồ sơ:

- Cách quản lý hồ sơ thông thường là lập theo các cấp thư mục khác nhau,nhằm để quản lý các thông tin đầu vào Đây là phần chứa đựng các thông tin nhưngchưa xử lý

- Hãy ra một quy định hướng dẫn cho nhân viên văn phòng cập nhật, quản lý

dữ liệu thống nhất theo yêu cầu Quy định thời gian kiểm tra dữ liệu, sao lưu lại dữliệu định kỳ

- Sắp xếp hồ sơ theo số và theo thời gian

d) Thiết lập nội dung, biểu mẫu:

- Thiết kế và sử dụng các biểu mẫu thống nhất theo sự chỉ đạo chung

- Về thiết lập hồ sơ, đã xây dựng biểu mẫu hồ sơ hoạt động chuyên môn đối vớigiáo viên đảm bảo theo quy định

- Thời gian theo dõi, từ năm 2007 (thành lập trường Cao đẳng nghề) đến nay

- Về thành phần hồ sơ, trong hồ sơ thể hiện lý lịch, các văn bằng, chứng chỉ đạtđược, các hoạt động chuyên môn, thanh tra toàn diện, xếp loại thi đua, xếp loại chuyênmôn, xếp loại công chức, các danh hiệu đã đạt được

- Mỗi hoạt động có thể lưu trữ báo cáo riêng theo từng mặt hoạt động, một vấn

đề lưu ý ở đây là thứ tự danh sách giáo viên, để khỏi mất thời gian cho sao lưu qua

bảng tổng hợp (data Source/ theo dõi danh sách GV Khoa Đại cương) dùng để kết

nối với mục Menu Tools/Letters and Mailings/Mail merge; đồng thời truy xuất nhanh

dữ liệu cho từng giáo viên Theo mẫu sau:

PHIẾU THEO DÕI SINH HOẠT CHUYÊN MÔN CỦA GIÁO VIÊN

Ngày, tháng, năm sinh:

Ngày hưởng lương:

XL Chuyên môn

XL Công chức

Ghi chú Thời gian Xếp

loại

Danh hiệu

Bằng khen

5 Việc ứng dụng, cải tiến, điều chỉnh dữ liệu hồ sơ quản lý tại Khoa.

Khoa đã quan tâm chỉ đạo thực hiện triển khai công tác quản lý hồ sơ theo quyđịnh, thực hiện việc cập nhật và quản lý hồ sơ ”điện tử” song song với hồ sơ giấy củagiáo viên, đã lập cơ bản và đáp ứng được yêu cầu, cập nhật đầy đủ các thông tin bắtbuộc Nhân viên văn phòng được giao phụ trách đã quan tâm, thường xuyên cập nhậtthông tin kịp thời theo quy định

Về khai thác sử dụng, Khoa đã thực hiện được các quy trình nghiệp vụ, tổnghợp, kết xuất thông tin, lập các bảng biểu thống kê, báo cáo; các chức năng tra cứu,tìm kiếm thông tin về giáo viên, của những năm trước như sau:

PHIẾU THEO DÕI SINH HOẠT CHUYÊN MÔN CỦA CÁ NHÂN

Ngày, tháng, năm sinh: 12/05/1958 Nơi sinh:

Địa chỉ hiện nay: Mỹ Xuyên, LX, AG.

Trình độ văn hoá:Tốt nghiệp THPT/BTTH

Trình độ sư phạm: Đại học - sư phạm

Hệ đào tạo: Tại chức

Môn đào tạo:Chính trị

Ngày vào ngành: 01/11/1977

Ngày vào trường: 01/8/2002

Ngày vào biên chế: 01/5/1979

Tuy nhiên do công tác quản lý hồ sơ chưa tập trung, chưa được chuyên mônhoá nên kết quả việc nghiên cứu, sử dụng hồ sơ phục vụ cho công tác quản lý đội ngũcán bộ, giáo viên của các tổ nói riêng, của Khoa nói chung là chưa cao

Khoa định kỳ cập nhật thông tin, nghiên cứu và có đề xuất những giải pháp đốivới công tác quản lý hồ sơ của Khoa, có kế hoạch, định hưóng cho hoạt động củaKhoa, tổ chuyên môn và của từng giáo viên

Tuy nhiên chất lượng thông tin trong hồ sơ chưa đảm bảo, chưa phản ánh đầy

đủ thông tin về giáo viên

Năm học 2012-2013, chúng tôi tiến hành cải tiến, thực hiện chỉnh sửa biểu mẫu,

có nghiên cứu, cập nhật dữ liệu của giáo viên được thể hiện đầy đủ hơn về lý lịch, cácloại trình độ đạt được, kể cả bậc lương, ngày vào ngành, các hoạt động chuyên môn,những danh hiệu thi đua đạt được, xếp loại công chức cuối năm và đã thực hiện theomẫu hiện tại (phần phụ lục)