Microsoft Access 2000 Ch-ơng 1: Tổng quan sở liệu Ch ng I: T NG QUAN V C 1.1 Khỏi ni m v c 1.1.1 M s d S D LI U li u u s d li u l t p h p d li u c s p x p theo m t vi c tớnh logic no ú, c t ch c cú c u trỳc, c l u tr trờn nh ng d li u l u tr thụng tin m t cỏch ng th i v cú ch n l c cho nhi u ng i dựng khỏc v cho nhi u m c ớch s d ng khỏc Cỏc lo i c s d li u n hỡnh l m t danh b n tho i, n bỏch khoa, cỏc t p h s , danh sỏch chuy n th qua b u n Cỏc c s d li u v th ng m i th ng mang cỏc thụng tin v nhõn viờn, ng b ng c a nhõn viờn, danh sỏch khỏch hng, a ch , s th tớn d ng, s ti kho n v cỏc thụng tin v s n ph m M t c s d li u c s d ng tr ng ih c ghi danh sỏch a ch c a nhõn viờn, cụng tỏc cỏc l p h c v cỏc thụng tin v gi ng d y M t c quan b t ng s n l u gi cỏc n i dung thụng tin v b t ng s n nh quy ho ch nh c a, giỏ bỏn v cỏc chi ti t khỏc v nh tv n quan tr ng cụng tỏc tin h c húa khõu qu n lý l chỳng ta ph i bi t cỏch thi t k v t ch c c s d li u (CSDL) V y c s d li u l gỡ ? Cỏch ho t ng c a chỳng sao? Ta ph i dựng cụng c gỡ khai thỏc thụng tin trờn c d li u ? Nh ng vớ d sau õy s giỳp b n ph n no hi u v v n ú a Vớ d 1: t Cụng Ty mu n th c hi n vi c qu n lý húa n khỏch hng Cụng ty ó phõn tớch v thi t k c s d li u cho khõu qu n lý ny, k t qu g m cỏc thụng tin sau: - Danh m c khỏch hng bao g m cỏc thụng tin: Mó khỏch hng (MAKH), H v tờn khỏch hng (TENKH), a ch khỏch hng (DIACHIKH), n v khỏch hng (DONVIKH) - Danh m c kho bao g m cỏc thụng tin: Mó kho (MAKHO), tờn kho (Tenkho), a ch kho (DIACHIKHO) - Danh m c húa n bao g m cỏc thụng tin: S húa n khỏch hng (SOHD), Ngy nh p xu t húa n (NGAYHD), lo i húa n l nh p hay xu t (LOAIHD), mó khỏch hng (MAKH), mó kho (MAKHO), tr giỏ húa n (TRIGIA) Cụng ty c n qu n lý trờn m i s húa n nh ng thụng tin v khỏch hng, kho hng, lo i húa n, tr giỏ húa n b Vớ d 2: Xột ho t ng qu n lý h s v tớnh l ng cho nhõn viờn m t cụng ty, ng i ta c n cỏc thụng tin sau: - s Nhõn Viờn ta c n bao g m cỏc thụng tin: H tờn nhõn viờn, phỏi, ngy thỏng n m sinh, mó n v ,mó ch c v , mó b c - Danh m c ch c v bao g m cỏc thụng tin: Mó ch c v , tờn ch c v - Danh m c - Danh m c h s bao g m cỏc thụng tin: Mó ng ch, mó b c, h s l di n gi i v h s l ng n v bao g m cỏc thụng tin: Mó Dịch vụ Tin học Tấn Ph-ớc n v , tờn n v Trang ng, Microsoft Access 2000 Ch-ơng 1: Tổng quan sở liệu c Vớ d 3: Xột cỏc ho t ng mua bỏn c a m t cụng ty th ng nghi p Cỏc thụng tin c n ch a g m cú: - Danh sỏch cỏc m t hng - Danh sỏch cỏc c a hng - Danh sỏch cỏc nhõn viờn t ng c a hng - Danh sỏch cỏc i lý - Danh sỏch cỏc nh cung c p - V.v Nhõn viờn c a hng ch theo dừi cỏc thụng tin v cỏc m t hng (mó hng, tờn hng, n v tớnh, ) m khụng c n ph i bi t l nh cung c p cỏc m t hng cho cụng ty c a h d Vớ d 4: Xột cỏc cỏc ho t ng o t o m t tr ng i h c Cỏc thụng tin c n ch a g m cú: - Danh sỏch cỏc b mụn tr ng - H s lý l ch c a t ng sinh viờn - H s lý l ch c a cỏn b gi ng d y (CBGD) v cụng vi c c a h (bao g m cỏc mụn liờn quan v cỏc mụn h cú gi ng d y) - Danh sỏch cỏc mụn h c ng v i t ng mụn - Quỏ trỡnh h c t p v k t qu t c c a t ng sinh viờn - V.v Trong cụng tỏc qu n lý ng i ta th ng chia nhi u phũng ban ch ng h n nh phũng ti v , phũng t ch c, phũng o t o M i m t phũng ban cú nhi m v riờng v khụng c n ph i quan tõm gỡ n cỏc phũng ban khỏc Vớ d : phũng t ch c qu n lý h s lý l ch c a CBGD m khụng quan tõm n h s lý l ch c a sinh viờn; cũn phũng o t o l i theo dừi quỏ trỡnh h c t p c a sinh viờn m khụng c n bi t chi ti t cụng vi c c a CBGD 1.1.2 Thu t ng : u dựng t xớ nghi p (enterprise) nh l m t thu t ng chung ch i x y nh ng ho t ng th ng m i, ho c khoa h c, k thu t, ho c cỏc ho t ng khỏc cú qui mụ l n, v gi s xớ nghi p ny c tin h c húa, ta cú nh n xột nh sau: Cỏc thụng tin c ch a trờn cỏc b nh ngoi nh m t kho d li u Kho ny khụng quan tõm n d li u vo v d li u m ch g m cỏc d li u liờn quan ho t ng c a xớ nghi p Chỳng ta c m t b ch ng trỡnh ng d ng truy xu t m i l nh v c c a xớ nghi p cú m t nhúm ng i dựng m t ph n nh a kho d li u núi trờn m khụng quan tõm n c u trỳc bờn H c ng khụng chỳ ý n cỏc d li u khỏc cú kho khụng liờn quan n ho t ng c a mỡnh Ngh a l m i ng i s d ng ch c nhỡn vo kho d li u nh qua m t cỏi khung v h c m t ng nh kho d li u ch dnh cho h m thụi 1.1.3 nh nh ngh a c s d li u: s d li u (Database) l m t t p h p cỏc d li u cú c u trỳc c ghi trờn ngoi c a mỏy tớnh v cỏc i t ng v cỏc ho t ng th gi i th c Dịch vụ Tin học Tấn Ph-ớc Trang Microsoft Access 2000 Ch-ơng 1: Tổng quan sở liệu a m t xớ nghi p (núi chung) v c cỏc h ng d ng c a xớ nghi p ny s d ng t cỏch cú ch n l c v ỳng lỳc 1.2 H qu n tr CSDL (Database Management System DBMS): Trong m t h th ng t ch c, CSDL c thi t k ch t ch thỡ lm th no ta cú th khai thỏc c d li u h th ng CSDL ú? lm c u ú ta ph i thụng qua m t h qu n tr CSDL (DBMS) Hi n cú r t nhi u DBMS c s ng nh FOXPRO FOR DOS, ORACLE, MICROSOFT VISUAL FOXPRO, Microsoft Access, Vi c ch n h c s d li u no cụng tỏc qu n lý l tựy thu c vo nhi u y u t khỏc Ti li u ny s d ng DBMS Microsoft Access 2000 vi c t ch c, l u tr , qu n lý v khai thỏc c s d li u 1.3 n ch c a cỏch qu n lý d u trỳc) li u c i n (t p tin d li u khụng - D x y tỡnh tr ng d li u b trựng l p, phõn tỏn, thi u nh t quỏn: + D th a v lóng phớ: Trong ph n l n cỏc h th ng khụng t ch c d li u thnh CSDL, m i l nh v c ng d ng cựng m t xớ nghi p l i cú nh ng t p tin d li u riờng v cựng m t thụng tin u ú d n n s d th a ỏng k v d li u u tr v k t qu c a nú l s lóng phớ b nh Vớ d : tr ng i h c, k t qu h c t p c a sinh viờn c l u phũng o t o, ng th i c ng c l u phũng ti v c n c vo ú m xột i m rốn luy n v phỏt h c b ng cho sinh viờn + D li u khụng ng b : Th ng x y tr ng h p nhi u ng i cựng thao tỏc trờn cựng m t thụng tin v m t i t ng c a th gi i th c N u i t ng ny l i c miờu t thnh hai m c riờng bi t thỡ cú s thay i, m c ny th ng b p nh t khụng ng th i ho c m t m c b quờn khụng c p nh t Khi ú s x y s khụng nh t quỏn miờu t thụng tin c a xớ nghi p Vớ d : K t qu h c t p c a m t sinh viờn ó b gi m sỳt, ú em ny ỏng lý khụng cũn c nh n h c b ng n a Nh ng phũng ti v khụng p nh t k p th i thụng tin trờn, nờn v n ti p t c phỏt h c b ng cho em Cựng ti t h c l i cú hai giỏo viờn cú l ch gi ng d y - Ch ng trỡnh ng d ng lm ch nh ng cỏch t ch c s li u nờn b ph thu c d li u H n n a, phớ t n vi t v b o trỡ ch ng trỡnh cao - S l ng d li u t ng nhanh - S chia s d li u b h n ch - Cỏc m i liờn h gi a nh ng thụng tin khụng c chỳ tr ng 1.4 u m c a CSDL: a Cú th gi m b t s d th a d li u l u tr : Khi cú h ng d ng khỏc th c ch t cựng ũi h i nh ng t p d li u nh nhau, ng i qu n tr (database manager) s h p nh t t p ny l i, ch l u tr t l n v dựng chung cho c hai h núi trờn b Cú th trỏnh c s khụng nh t quỏn d li u l u tr qu n tr c s d li u s cho cỏch b o v ch ng l i tớnh khụng nh t quỏn nh v a núi c D li u l u tr cú th c dựng chung Trong CSDL, cỏc t p tin d li u cl ul i cú th c dựng chung cho t c ng d ng, cho c ch ng trỡnh ng d ng m i Dịch vụ Tin học Tấn Ph-ớc Trang Microsoft Access 2000 Ch-ơng 1: Tổng quan sở liệu d Cú th mb o c s tuõn th cỏc tiờu chu n th ng nh t CSDL giỳp m b o cỏc nguyờn t c v m b o d li u c a h th ng ban ngnh c a xớ nghi p (Vớ d : cỏc bỏo bi u ngnh ti chớnh hay ngõn hng) hay a trung tõm tớnh toỏn Nh v y, vi c b o trỡ v trao i d li u gi a cỏc n i liờn quan s d dng e Cú th ỏp d ng c cỏc bi n phỏp an ton d li u Khụng ph i ng i s d ng no c ng c truy xu t n ton b d li u Ng i qu n tr cú th : - Ch cho phộp m t s ng i no ú c quy n truy xu t t i m t s t p tin no ú thụi b ng m t m t mó ó c ng i qu n tr nh tr c - Ki m tra cỏc ý truy xu t n d li u m t f Cú th gi c s ton v n d li u CSDL ch c ch a cỏc d li u ỳng Nh s qu n lý t p trung, nú cho phộp ng i qu n tr nh cỏc th t c ki m tra c n thi t th c hi n cỏc thao tỏc p nh t ki m tra nh t l cỏc tớnh ch t v giỏ tr (vớ d : s l ng hng bỏn khụng th v t quỏ s l ng hng ang t n) Khú ki m tra h n c p n cỏc yờu c u mang tớnh c u trỳc, ch ng h n khụng th gỏn hai chi c mỏy bay cho cựng m t chuy n bay g Cú th cõn b ng c cỏc yờu c u i l p nhau: Nh bi t c t t c cỏc yờu c u c a ton b xớ nghi p, ng i qu n tr cú th thi t k CSDL theo cỏch th c lm cho m i ng i u c m th y th a h í ngh a c a t ng liờn h gi a cỏc lo i d li u c n i b t i Cú th mb o c tớnh c l p cao 1.5 Khỏi ni m v CSDL quan h (Relational Database) Ngu n g c c a mụ hỡnh c s d li u quan h u tiờn l ti n s E.F Codd thi t k ó c cụng b r ng rói trờn cỏc t p thỏng 07/1970 v i bi Mụ hỡnh d li u quan h cho cỏc ngõn hng d li u l n Theo mụ hỡnh ny, cỏc d li u s c u vo mỏy tớnh d i d ng cỏc b ng chi u g i l cỏc quan h v gi a cỏc b ng cú m i liờn h c nh ngh a nh m ph n ỏnh m i liờn k t th t s c a cỏc i ng d li u bờn ngoi th gi i th c Trong mụ hỡnh ny cú m t s cỏc khỏi ni m b n sau: 1.5.1 Cỏc thnh ph n c a C s d li u quan h : A Ngụn ng mụ t d li u ( Data definition Language DDL) g m: Mụ t c u trỳc c a c s d li u Mụ t cỏc liờn h c a d li u, cỏc lo i rng bu c B Ngụn ng s d ng d li u (Data Manipulation Language DML) cú c tớnh nh ngụn ng l p trỡnh dựng : Truy xu t d li u C p nh t d li u Khai thỏc d li u C.T n d li u ( Data dictionary DD): l n i t p trung l u tr v : Thnh ph n c u trỳc c a c s d li u (th c th , thu c tớnh, m i liờn h ) Ch ng trỡnh Mó b o m t, th m quy n s d ng Dịch vụ Tin học Tấn Ph-ớc Trang Microsoft Access 2000 Ch-ơng 1: Tổng quan sở liệu 1.5.2 Khỏi ni m th c th : Th c th (entity) hay i t ng (object): l khỏi ni m ch m t v t c th hay tr u t ng th gi i th c Ta cú th phõn bi t th c th ny hay th c th khỏc Vớ d : - Anh Nguy n V n A l th c th - Nhõn viờn l m t th c th Thu c tớnh ( attribute): l cỏc tớnh ch t c a th c th Vớ d : Nhõn viờn (Mó s , H tờn, Phũng, N m sinh, a ch , M c l ng) ú Mó s , H tờn, Phũng, N m sinh, a ch , M c l ng l thu c tớnh (tớnh ch t) c a th c th nhõn viờn Th c th cú thu c tớnh chung:Thnh l p t p cỏc th c th ho c t p cỏc i ng m cỏc thu c tớnh luụn ph i cú Vớ d : T p th c th ng i cú cỏc thu c tớnh chung h tờn, n m sinh T p th c th xe mỏy cú cỏc thu c tớnh chung: s s n, s mỏy, hi u i th c th c xỏc nh b ng m t b ng, m i thu c tớnh c a th c th c nh b ng m t c t c a b ng - B ng (Table) hay quan h : G m cú nhi u dũng v nhi u c t Trong m t ng ph i cú ớt nh t l m t c t - C t (Column) hay tr ng (Field): N m b ng Trong m t b ng thỡ khụng cú hai c t trựng tờn Trờn m t c t ch l u m t lo i d li u Th t tr c sau gi a cỏc c t b ng l khụng quan tr ng Cỏc thu c tớnh c s c a m t tr ng l: Tờn tr ng (Field name), ki u d li u (Data Type), r ng (Field Size): Thớ d : Ta cú m t b ng l u tr thụng tin v cỏc mụn h c: Mó mụn h c Tờn mụn h c tớn ch HH001 Húa h c i c ng A1 VL002 t lý i c ng A2 TH001 s d li u Trong b ng ny cú c t: Mó mụn h c, Tờn mụn h c v c t S tớn ch (1 tớn ch ng ng v i 15 ti t chu n) xỏc Dịch vụ Tin học Tấn Ph-ớc Trang Microsoft Access 2000 Ch-ơng 1: Tổng quan sở liệu Cỏc thu c tớnh c s c a cỏc c t ny: t Tờn c t Ki u d li u r ng Mó mụn h c MA_MON_HOC Chu i Tờn mụn h c TEN_MON_HOC Chu i 40 tớn ch SO_TIN_CHI Number Integer - Dũng (Row): m ngang b ng Trong m t b ng thỡ khụng cú dũng trựng l p v thụng tin l u tr Th t tr c sau gi a cỏc dũng b ng l khụng quan tr ng - Khúa chớnh (Primary Key): L m t ho c nhi u tr ng b ng m d li u a cỏc c t ny b t bu c ph i cú (khụng c tr ng) v ng th i ph i nh t khụng c phộp trựng l p (tớnh nh t c a d li u) H n n a giỏ tr c a khúa chớnh xỏc nh nh t c a cỏc tr ng khỏc cựng m t dũng - Khúa ngo i (Foreign Key): L m t ho c nhi u tr ng cựng m t b ng m cỏc tr ng ny l khúa chớnh c a m t b ng khỏc Do ú d li u t i cỏc c t ny t bu c ph i t n t i m t b ng khỏc (Tớnh t n t i c a d li u) Thớ d : l u tr v qu n lý thụng tin c a cỏc sinh viờn, ta t ch c cỏc b ng n gi n sau: + B ng mụn h c: L u tr cỏc thụng tin v mụn h c + B ng sinh viờn: L u tr thụng tin c a cỏc sinh viờn (Mó s sinh viờn, h tờn, ngy sinh, ) + B ng k t qu thi: L u tr m thi c a t ng mụn h c cho cỏc sinh viờn: Trong ú: - B ng Mụn h c cú c t Mó mụn h c l khúa chớnh Thụng th ng mụ hỡnh quan h vi t g n chỳng ta cú th vi t b ng theo cỳ phỏp sau: Mụnh c(Mó mụn h c,Tờn mụn h c,S tớn ch ) Cỏc c t g ch d i b ng chớnh l khúa chớnh c a b ng th hi n ph thu c hm b ng Mụn h c chỳng ta cú th vi t: Mó mụn h c (Tờn mụn h c) Mó mụn h c (S tớn ch ) ng sinh viờn cú c t mó s l khúa chớnh ú s th hi n: Dịch vụ Tin học Tấn Ph-ớc Trang Microsoft Access 2000 Ch-ơng 1: Tổng quan sở liệu Sinh viờn (Mó s , H tờn, Phỏi, Ngy sinh, ) Mó s ( H tờn, ngy sinh, Phỏi, ) ng k t qu thi cú c t Mó s , Mó mụn h c (hai c t) l khúa chớnh t qu (Mó s , Mó mụn h c, m) Trong b ng k t qu thi cú c t Mó s l khúa ngo i v c t mó mụn h c c ng l khúa ngo i Chỳng ta cú th th y r ng b ng k t qu thi t i c t Mó sinh viờn ch cho phộp ch a cỏc mó sinh viờn cú b ng sinh viờn v c t Mó mụn h c ch cho phộp ch a cỏc Mó mụn h c cú b ng Mụn h c, u ny hi n nhiờn vỡ chỳng ta ch l u tr m c a cỏc sinh viờn cú th t s t n t i b ng sinh viờn hay khụng v mụn h c ph i cú b ng mụn h c Trong thớ d trờn, ta th y mó sinh viờn b ng k t qu thi l (1000001) ph i thu c t p h p cỏc sinh viờn b ng sinh viờn (1000001, 1000002, 100003, ) Thụng th ng s d ng ký hi u ( mụ t m t ph thu c hm t n t i Thớ d : b ng k t qu thi t n t i hai ph thu c hm: t qu thi[Mó s ] (Sinh viờn [Mó s ] t qu thi[Mó mụn h c] (Mụn h c [Mó mụn h c] 1.5.3 Bi t p v C s d li u: t c a hng bỏn s mu n xõy d ng m t h th ng qu n lý vi c bỏn hng ng nh vi c cung ng hng t cỏc hóng cung ng Qua tỡm hi u c a hng c ch c nh sau: a hng chia lm nhi u khu v c, m i khu v c bỏn m t lo i hng nh t nh i khu v c cú m t ng i qu n lý v nhi u nhõn viờn lm vi c qu n lý cho khu v c ú M i ng i qu n lý ch qu n lý m t khu v c, m t nhõn viờn ch lm vi c cho khu c nh t Cỏc thụng tin c n l u tr v khu v c v nhõn viờn g m:M i khu v c cú Mó khu v c v tờn i nhõn viờn cú Mó NV, h tờn, m c l ng v ngy vo lm vi c i m t hng c bỏn c a hng thỡ nhi u nh cung c p, m i nh cung p cú th cung ng nhi u m t hng C a hng ch c n theo dừi nh cung ng no cung ng m t hng gỡ v i giỏ bao nhiờu Thụng tin l u tr v nh cung ng v m t hng bao g m:M t hng cú Mó s MH, tờn m t hng, n v tớnh Cung ng: Mó s , tờn nh cung ng, tờn qu n lý (giỏm c), a ch , n tho i, fax i khỏch hng mu n mua hng thỡ ph i l p m t n t hng M i n t hng cú s c nh c in s n trờn m u n M t n t hng cú th mua nhi u m t hng Thụng tin v khỏch hng v n t hng bao g m:Khỏch hng (KH): Mó s , tờn KH, a ch , n tho i, fax n t hng ( H): Ngy t, cỏc m t hng, t mua, s l ng v n giỏ Yờu c u: Tỡm cỏc th hi n (th c th ) c a bi toỏn trờn Xõy d ng mụ hỡnh k t h p cho bi toỏn Chuy n mụ hỡnh k t h p sang mụ hỡnh quan h : Dịch vụ Tin học Tấn Ph-ớc Trang Microsoft Access 2000 Ch-ơng 1: Tổng quan sở liệu Cỏc th c th quan h : Xõy d ng mụ hỡnh m i k t h p cho bi toỏn: Chuy n mụ hỡnh k t h p sang mụ hỡnh quan h : Dịch vụ Tin học Tấn Ph-ớc Trang Microsoft Access 2000 Ch-ơng 1: Tổng quan sở liệu Dịch vụ Tin học Tấn Ph-ớc Trang ... cỏi khung v h c m t ng nh kho d li u ch dnh cho h m thụi 1.1.3 nh nh ngh a c s d li u: s d li u (Database) l m t t p h p cỏc d li u cú c u trỳc c ghi trờn ngoi c a mỏy tớnh v cỏc i t ng v cỏc ho... chung) v c cỏc h ng d ng c a xớ nghi p ny s d ng t cỏch cú ch n l c v ỳng lỳc 1.2 H qu n tr CSDL (Database Management System DBMS): Trong m t h th ng t ch c, CSDL c thi t k ch t ch thỡ lm th no... u l u tr : Khi cú h ng d ng khỏc th c ch t cựng ũi h i nh ng t p d li u nh nhau, ng i qu n tr (database manager) s h p nh t t p ny l i, ch l u tr t l n v dựng chung cho c hai h núi trờn b Cú