GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂNG PHÒNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HUẾ TRUNG TÂM TIN HỌC HOÀNG VŨ LUÂN GIÁO TRÌNH HUẾ – 2005 MỤC LỤC MỤC LỤC BÀI TỔNG QUAN VỀ EXCEL 1.1 Giới thiệu - Các chức Excel 1.2 Khởi động kết thúc Excel 1.3 Các thành phần khái niệm BÀI LÀM VIÊC VỚI BẢNG TÍNH 12 2.1 Các thao 12 2.2 Sử dụng menu FILE .15 2.3 Sử dụng hàm (function) công thức .16 BÀI CÁC HÀM THƯỜNG DÙNG TRONG EXCEL 18 3.1 Các hàm tính toán thống kê (Statistical) 18 3.2 Các hàm lôgic .20 3.3 Các hàm chuỗi (string), văn (text) 21 3.4 Các hàm ngày, (Date & Time) .22 3.5 Các hàm tìm kiếm tham chiếu (Lookup & Reference) 23 BÀI TẠO BIỂU ĐỒ - CHART WIZARD .25 4.1 Các thành phần biểu đồ 25 4.2 Sử dụng Chart Wizard 25 4.3 Hiệu chỉnh, tạo dạng biểu đồ 27 BÀI CƠ SỞ DỮ LIÊU TRONG EXCEL 30 5.1 Khái niệm sở liệu (Data Base) .30 5.2 Hướng dẫn tạo danh sách Excel 30 5.3 Các hàm CSDL 31 BÀI CÁC THAO TÁC TRÊN DANH SÁCH DỮ LIÊU 34 6.1 Sắp xếp liệu ([DATA]\SORT) 34 6.2 Lọc liệu ([DATA]\FILTER) 35 6.3 Thống kê theo nhóm ([DATA]\SUBTOTALS 38 6.4 Sử dụng [Data]Forms 40 6.5 Phân tích bảng liệu [Data]Pivot Table 40 BÀI CÁC CHỨC NĂNG BỔ SUNG .45 7.1 Định dạng trang: [File] Page Setup 45 7.2 Xem trước in: [File]Print Preview 46 7.3 Chức in: [File]Print 46 7.4 Sử dụng tính [Data]Group and Outline .47 7.5 Quản lý vùng hình làm việc 47 7.6 Dấu hàng/cột 47 7.7 Định dạng có điều kiện .48 7.8 Kiểm tra liệu nhập 49 7.9 Bảo vệ liệu .50 http://www.ebook.edu.vn Hoàng Vũ Luân HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH MS-EXCEL 51 BÀI MỞ ĐẦU HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL 51 BÀI SỐ 52 BÀI SỐ 2a 53 BÀI SỐ 2b 55 BÀI SỐ 55 BÀI SỐ 4a 56 BÀI SỐ 4b 58 BÀI SỐ 5a 59 BÀI SỐ 5b 60 BÀI SỐ 61 BÀI SỐ 7a 62 BÀI TẬP 7b .64 BÀI SỐ 65 BÀI SỐ 67 BÀI SỐ 10 69 BÀI SỐ 11 70 BÀI SỐ 12 71 TIN HỌC ỨNG DỤNG - MICROSOFT EXCEL - TIN HỌC ỨNG DỤNG - MICROSOFT EXCEL http://www.ebook.edu.vn Hoàng Vũ Luân BÀI TỔNG QUAN VỀ EXCEL 1.1.Giới thiệu - Các chức Excel Giới thiệu Excel trình ứng dụng bảng tính Windows, thuộc công cụ văn phòng Microsoft Office (MsOffice) Excel ứng dụng đa văn – nghĩa mở đồng thời nhiều cửa sổ văn Các thao tác Excel tuân theo tiêu chuẩn Windows, như: làm việc với cửa sổ, hộp đối thoại, hệ thống menu, sử dụng mouse, biểu tượng lệnh Excel cài đặt cách độc lập, thông thường qua cài đặt MsOffice Đường dẫn đến chương trình EXCEL.EXE thường Programs\Microsoft Office\ Các chức Excel Là ứng dụng bảng tính, cửa sổ văn Excel WorkBook, gồm nhiều Sheet – Sheet bảng tính, biểu đồ macro bảng tính Các Sheet độc lập phụ thuộc tùy vào tổ chức người sử dụng Khi lưu (save) WorkBook, Excel tự động thêm phần mở rộng XLS Chức Excel bao gồm: - tính toán, phân tích, tạo biểu đồ, lập báo cáo liệu tổ chức theo dạng bảng chiều (mô hình quan hệ) - chia sẻ liệu với ứng dụng khác Các chức phần thực thông qua hàm thiết kế sẵn hàm người sử dụng tự tạo; phần khác thông qua công cụ tổ chức hệ thống menu biểu tượng lệnh Là ứng dụng MsOffice nên Excel tối ưu hóa để sử dụng tính bổ sung, nhập văn từ Word, tạo chữ nghệ thuật từ WordArt, chèn văn toán học từ Equation, bổ sung hình ảnh từ ClipArt Gallery Ngược lại, Excel cung cấp phương thức để ứng dụng khác sử dụng chức mạnh Ngoài ra, Excel thiết kế để sử dụng nguồn liệu từ ứng dụng khác, liệu từ FoxPro, từ Lotus 1-2-3 1.2.Khởi động kết thúc Excel Khởi động Có nhiều cách khởi động chương trình Excel, số cách thông dụng: + Chọn biểu tượng Excel từ Shortcut Bar Quick Launch (nếu có) TIN HỌC ỨNG DỤNG - MICROSOFT EXCEL - BÀI → Quick Launch + Từ nút Start : [START]\Programs\(Microsoft Office)\Microsoft Office Excel + Hoặc khởi động từ biểu tượng Excel cửa sổ Windows Explorer Kết thúc Sau hoàn tất phiên làm việc Excel, ta kết thúc cách sau: + Chọn lệnh từ menu: [FILE]\Exit + Nhấn vào nút đóng cửa sổ [⌧] góc phải, nhấn Alt–F4 F Nếu WorkBook có sửa đổi chưa ghi lại thay đổi, Excel yêu cầu ta xác nhận việc có ghi hay không trước kết thúc Chọn [Yes] để ghi, [No] để kết thúc không ghi, nhấn [Cancel] để hủy lệnh tiếp tục làm việc với Excel - Cần phải hoàn tất thao tác nhập liệu ô (nếu nhập dở dang) trước kết thúc cửa sổ WorkBook http://www.ebook.edu.vn Hoàng Vũ Luân 1.3.Các thành phần khái niệm Cửa sổ ứng dụng Cửa sổ Excel vùng hình chứa chương trình Excel khởi động, tương tự cửa sổ ứng dụng khác Windows Gồm thành phần như: đường viền giới hạn kích thước cửa sổ; tiêu đề chứa tiêu đề chương trình tên WorkBook làm việc; menu ngang, công cụ (Toolbar) chứa biểu tượng lệnh; nút lệnh cửa sổ (hộp điều khiển, nút Minimize, Maximize/Restore, Close); vùng làm việc (desktop) cuối dòng trạng thái chứa thông báo trạng thái làm việc Cửa sổ workbook (văn bản) Ngay sau khởi động, thông thường Excel đưa workbook để người sử dụng bắt đầu làm việc WorkBook đặt cửa sổ văn nằm vùng desktop cửa sổ ứng dụng Khi maximize (cực đại hóa), tiêu đề cửa sổ workbook nằm chung với tiêu đề chương trình Mỗi Workbook bao gồm nhiều Sheet Mỗi Sheet lưới ô (cell) tổ chức thành hàng (row) cột (column) Row WorkBook ® Sheet Cell Column Ngay phía vùng bảng tính có thành phần: hộp tên (Name Box) chứa tên ô (hoặc dãy ô) thời chọn; hai công thức (Formula TIN HỌC ỨNG DỤNG - MICROSOFT EXCEL - BÀI Bar) chứa nội dung cho phép nhập nội dung ô chọn Phía chứa tên sheet workbook ngang, bên phải dọc Tổ chức bảng tính (sheet) Excel a Đánh địa hàng, cột ô Trong Excel, hàng đánh số (gán nhãn) từ 1, 2, đến 16384 (hoặc 65536); cột đánh thứ tự từ A, B, , Z, AA, , IV (256 cột) Giao cột hàng ô (cell) với địa xác định là: [nhãn cột][nhãn dòng], ví dụ: ô F15 giao cột F dòng 15, xác định theo cách R[số hiệu dòng]C[số hiệu cột], R5C8 ô dòng cột (tức cột H) Đối với ô sheet workbook đó, địa dạng đầy đủ là: ‘Path\[Tên_workbook]Tên_Sheet’!Tham_chiếu_ô Trong đó: + Path đường dẫn đầy đủ workbook tham chiếu; + Tham_chiếu_ô tên ô, khoảng ô Khoảng ô tập hợp ô có dạng: dãy liên tục ô (giới hạn khung hình chữ nhật) và/hoặc ô rời rạc Trong ô liên tục (khoảng ô) viết theo dạng ô_đầu_tiên_trên_trái:ô_cuối_cùng_dưới_phải, ví dụ: A4:C7 khoảng liên tục 12 ô giới hạn cột (A, B, C) hàng (4, 5, 6, 7); ô rời rạc cách dấu phân cách (thông thường dấu phẩy), ví dụ: C5, E9, F12 dãy ô rời b Nội dung ô Mỗi ô chứa liệu công thức tính toán Ÿ Dữ liệu : - chuỗi ký tự (character/string) ví dụ Họ tên - số (numeric) 125 - ngày (date) 08/12/1998 - (time) 8:15:25 Ÿ Công thức tính toán có dạng: ký tự dấu (=) biểu thức Ví dụ: ô A3 ta nhập =5+3 sau nhấn Enter, nội dung A3 + Biểu thức tính toán định nghĩa tập hợp toán tử toán hạng viết theo quy tắc (cú pháp) Excel quy định Trong đó: Toán tử phép toán số học: + (cộng), - (trừ), * (nhân), / (chia), % (phần trăm), ^ (lũy thừa); toán tử so sánh: < (nhỏ hơn: less than), > (lớn hơn: greater than), = (bằng: equal to), = (lớn bằng: greater than or equal to), (không bằng: not equal to), toán tử nối chuỗi & (ví dụ: “HO”&“TEN” ® “HOTEN”) Toán hạng giá trị (constant), tham chiếu ô, nhãn (label), tên (name) hàm (function) workbook Các chuỗi bao cặp nháy kép “ ” Ÿ Hàm (function) có dạng: Tên_hàm(danh sách đối số – có), cặp ngoặt đơn bắt buột Do hàm thực trình xử lý hay tính toán trả http://www.ebook.edu.vn Hoàng Vũ Luân kết nên xuất đâu biểu thức mà có toán hạng Ngoài ra, Excel cho phép khả hàm lồng nhau, nghĩa hàm xuất danh sách đối số hàm khác Ví dụ: SUM(A1, SUM(C5:F7)) F Ví dụ công thức: = 15 + (4 * A6) – SUM(B2:B4) Trong đó: 5, hằng; A6, B2:B4 tham chiếu ô; SUM tên hàm; + * – toán tử F Giá trị công thức Excel tự động cập nhật có thay đổi liên quan đến giá trị toán hạng c Tham chiếu tương đối tuyệt đối Để tham chiếu đến ô, có hai cách: tham chiếu tương đối tham chiếu tuyệt đối Ÿ Tham chiếu tương đối xác định vị trí tương đối từ ô chứa tham chiếu đến ô tham chiếu Ví dụ: công thức ô C3 có chứa tham chiếu đến ô A2 hiểu là: xuất phát ô thời (C3) sang trái cột (từ C sang A) di chuyển lên hàng (từ hàng thứ lên 2) để lấy liệu - Với tham chiếu tương đối, người sử dụng chép công thức từ ô sang ô khác giá trị tham chiếu tự động thay đổi Ví dụ, chép công thức C3 sang K5 tham chiếu đến A2 đổi lại I4 (giữ nguyên tương đối từ K5 đến I4: sang trái lên 1) - Từ suy ra, chép công thức theo chiều dọc số hiệu hàng bị thay đổi, số hiệu cột giữ nguyên Tương tự, chép theo chiều ngang gía trị cột bị thay đổi, giữ lại số hiệu dòng - Ví dụ: xét bảng sau: C D F 12 =SUM(C12:D12) 13 =SUM(C13:D13) 14 ? 15 =SUM(C12:C14) =SUM(D12:D14) Tại ô F12 nhập công thức tính tổng ô từ C12 đến D12, chép công thức đến ô F13 tham chiếu thay đổi thành tổng ô từ C13 đến D13, chép đến F14 thành =SUM(C14:D14) Tương tự, chép ngang từ C15 sang D15 số hiệu 12 14 không đổi, mà đổi giá trị cột từ C sang D Ÿ Tham chiếu tuyệt đối xác định tuyệt đối cách tham chiếu, nghĩa hướng đến vị trí cố định (theo hàng và/hoặc theo cột) bảng tính chép công thức Vì ô xác định hàng cột, nên tuyệt đối tác động đến hàng, đến cột hai Excel dùng ký tự $ đặt trước tên hàng tên cột để tuyệt đối Ví dụ, E1 chứa công thức = $A$1 + $B1 + C$1 + D1, bao gồm tuyệt đối A1, tuyệt đối theo hàng B1, theo cột C1 tương đối D1 Khi chép công thức đến ô H5 tự động đổi lại là: = $A$1 + $B5 + F$1 + G5 F Tên khoảng ô xem tham chiếu tuyệt đối F Trong thực hành, sau nhập tham chiếu ô ta dùng phím F4 để chuyển đổi loại tham chiếu TIN HỌC ỨNG DỤNG - MICROSOFT EXCEL - BÀI d Đặt tên cho khoảng ô Một khoảng ô gán tên để dễ sử dụng Ví dụ, thay cho việc viết công thức: = SUM(E7:E9) với E7 đến E9 chứa liệu doanh số bán tháng 7, ta viết: = SUM(Quy3), Quy3 đại diện cho khoảng ô E7:E9 Để thực điều ta tiến hành sau: Chọn ô E7 đến E9 (drag ngang qua ô E7, E8 E9) Click mouse vào hộp tên (Name Box) nhập vào tên: Quy3 Nhấn Enter để xác nhận việc đặt tên cho ô chọn F Hoặc sử dụng menu [INSERT]\Name\Define sau: - Lưu ý đến dòng cuối, tham chiếu đến khoảng ô E7:E9 Excel tự động chuyển thành tham chiếu tuyệt đối Nếu muốn xóa tên định nghĩa ta chọn tên cần xóa dùng nút [Delete] Sau gán tên cho khoảng ô, ta kiểm tra lại tên cách chọn lại khoảng ô đó, thấy xuất tên hộp tên gán đúng, ngược lại cần xóa tên gán sai tiến hành gán lại Hộp tên cho phép ta chọn chuyển nhanh đến khoảng ô: Chỉ cần nhập tên, tham chiếu ô vào hộp tên Excel tự động chọn chuyển vị trí hình đến vùng chọn - Hướng dẫn đặt tên: (b1 Chọn ô cần đặt tên → b2 Click vào hộp tên nhập tên → b3 Nhấn Enter) Kiểm tra lại tên đặt: click vào nút [ ] ta nhìn thấy tên đặt hộp rơi xuống Î 10 http://www.ebook.edu.vn Hoàng Vũ Luân cột Dùng hàm MID để lấy ký tự chuỗi Ta có công thức tính sau: [TTIEN] = [SLG] * VLOOKUP(LEFT([MAH), TABLE5, IF(MID([MAH),2,1) = "S", 3, 4), 0) Dùng hàm IF kiểm tra điều kiện khu vực hay 0; sau dùng VLOOKUP để tính % tương ứng với khu vực nhân với TTIEN Lưu ý , KV=1 cột trả lại 5, KV=2 cột 6, KV=3 cột Þ KV+4 = số hiệu cột trả lại Do ta có công thức: IF(RIGHT[MAH]="0", 0, VLOOKUP(LEFT([MAH]), TABLE5, RIGHT([MAH])+4, 0) * [TTIEN]) Biểu thức: RIGHT([MAH])+4 xác định giá trị cột trả lại tương ứng với khu vực Nếu không nhận xét trên, ta phải dùng hàm IF lồng để xác định vị trí cột cần lấy: If(kv=1, 5, if(kv=2, 6, 7)) Sau hoàn tất ghi file, chọn Sheet2 thực hành tương tự 5b: BÀI SỐ 5b BÁO CÁO DOANH THU SAP MSO VATTU NGNHAP SLNHAP TGNHAP SLXUAT TGXUAT GHICHU A1 02/06/99 15 15 C2 04/06/99 20 15 B1 05/06/99 30 25 C1 08/06/99 10 10 A2 15/06/99 25 20 A1 17/06/99 30 25 C2 25/06/99 35 30 B1 27/06/99 20 20 B2 30/06/99 25 20 Trong đó, MSO gồm ký tự, ký tự đầu tên vật tư (A, B, C) ký tự cuối loại (1, 2) Bảng cho biết đơn giá nhập, xuất vật tư ứng với loại 2: MSO VATTU GNHAP1 GNHAP2 GXUAT1 GXUAT2 A XANG 3000 3500 4000 4500 B DAU 2000 2500 3000 3500 C NHOT 10000 10500 11000 15000 Câu Căn vào MSO điền tên vật tư vào cột VATTU Câu Tính tổng tiền nhập (TGNHAP) loại số lượng nhân đơn giá nhập tùy thuộc vào loại Tương tự tính tổng tiền xuất (TGXUAT) Câu Ở cột ghi đánh dấu X xuất hết số lượng nhập Câu Cột SAP ghi thứ tự hàng tương ứng theo TGXUAT với giá trị cao (sắp theo chiều giảm) 60 http://www.ebook.edu.vn Hoàng Vũ Luân BÀI SỐ Tạo biểu đồ Chart Wizard Tham chiếu tuyệt đối PHIẾU THEO DÕI TIỀN GỞI TIẾT KIÊM So tien Lai suat 1.10% Them bot Cong tien Thang Dau thang Lai Cuoi thang cuoi thang cuoi thang 20000000 220000 20220000 500000 20720000 20720000 2000000 -300000 -500000 200000 1000000 600000 -200000 -500000 10 1000000 Tổng số tiền có sau 12 tháng Câu Tính tiền Lãi = Số tiền đầu tháng * Lãi suất Câu Số tiền cuối tháng = Số tiền đầu tháng + Lãi Câu Cộng tiền cuối tháng = Cuối tháng + Thêm bớt cuối tháng Câu Số tiền đầu tháng sau = Cộng tiền cuối tháng tháng trước Câu Tính số tiền có sau 12 tháng Câu Lập biểu đồ minh họa số tiền có đầu tháng Câu Trang trí lưu với tên BTAP6.XLS Hướng dẫn thực hành: Lưu ý rằng, để chép công thức tham chiếu đến ô Lai suat cần phải đặt tham chiếu tuyệt đối Sau tính xong ô đầu tiên, chép công thức xuống phía lưu ý chép ô cuối bảng số liệu điền vào đầy đủ Trong có liệu 10 tháng Để tính đến 12 tháng, ta xem phần thêm bớt cuối tháng 0, tính theo công thức: Giả sử tổng sau 10 tháng x Khi ta có Tổng sau 12 tháng = (x + x*Lai suat) + (x + x*Lai suat)*Lai suat Với Lai suat ô chứa giá trị 1,1% Vẽ biểu đồ Bước Chọn vùng liệu: bao gồm cột Tháng cột Dau thang Bước Chọn biểu tượng ChartWizard, trỏ có dạng dấu + HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL - BÀI SỐ 61 (Vẽ vùng bảng tính để đặt biểu đồ) Bước Cung cấp thông tin cần thiết sau chọn [Finish] để kết thúc Tiến hành theo bước hướng dẫn phần lý thuyết Biểu đồ có dạng: 30000000 25000000 20000000 15000000 10000000 5000000 10 Sau tạo biểu đồ, chọn phần tử biểu đồ để chỉnh sửa xem kết để hiểu thêm thành phần biểu đồ BÀI SỐ 7a Tạo bảng liệu, sử dụng hàm sở liệu (DSUM, DAVERAGE ), tổ chức vùng điều kiện NHÀ MÁY NƯỚC HUẾ STT KHHANG KVUC METK TTIEN 10 VAN HOANG VO TRAN LE BUI VU NGUYEN BUI LE A B C B C A A C B B 45 65 23 14 78 93 90 24 56 78 58500 91000 34500 19600 117000 120900 117000 36000 78400 109200 Khu vực A Phụ thu Đơn giá 1300 B C 100 150 1400 1500 PTHU 6500 3450 1400 11700 0 3600 5600 7800 TTHU 58500 97500 37950 21000 128700 120900 117000 39600 84000 117000 [bảng_tìm] Câu Tính Thành tiền = Mét khối * Đơn giá (tùy thuộc khu vực) Câu Tính Tổng thu = Thành tiền + Phụ thu (theo khu vực) Câu Tính tổng tiêu thụ lớn nhất, nhỏ trung bình số mét khối tiêu thụ khu vực ghi kết vào bảng sau: Khu Vực A B C Tổng 296400 319500 206250 Lớn 120900 117000 128700 Bé 58500 21000 37950 Trung bình 98800 79875 68750 Câu Vẽ đồ thị minh họa cho bảng câu 62 http://www.ebook.edu.vn Hoàng Vũ Luân Câu Trang trí lưu file với tên BTAP7.XLS Hướng dẫn thực hành: Dùng Vlookup để tính đơn giá khu vực sau nhân với số mét khối, ta có: (cột bảng tìm chứa đơn giá) [TTIEN]=[METK] * VLOOKUP([KVUC], [Bang_Tìm], 3, 0) Tương tự trên, với cột bảng tìm chứa phụ thu ta có: [TTHU]=[TTIEN] + VLOOKUP([KVUC], [Bang_Tìm], 2, 0) Dùng hàm sở liệu DSUM, DMIN, DMAX, DAVERAGE với điều kiện khu vực tổ chức sau: KVUC KVUC KVUC A B C Lưu ý rằng, nhãn tham gia điều kiện phải xác nhãn cột bảng liệu, thường ta dùng chức copy để chép nhãn cột để tránh sai sót Giả sử bảng liệu gán tên DATA7a, ta có công thức để tính tổng tiêu thụ khu vực A là: DSUM(DATA7a, “TTHU”, [đkA]), với [đkA] hai ô KVUC A vùng điều kiện Tương tự công thức ô lại - Trong thực hành, ta chép công thức sang ô bên cạnh, sau sửa lại cho xác Đồ thị: 400000 A 300000 B 200000 C 100000 Tong Lon nhat HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL - BÀI TẬP 7b Be nhat Trung binh 63 BÀI TẬP 7b Vận dụng hàm sở liệu có kết hợp hàm chuỗi Ôn tập hàm tìm kiếm (Thực hành tiếp Sheet2 7a) DANH SÁCH LƯƠNG THÁNG 06 NĂM 2005 SO MASO HOTEN PHAI CHVU TĐOVH LGCB PHCAP NGCONG AFD8 Hồng 460 23 CFC1 Thanh 310 24 CMT5 Sơn 330 23 BMC7 Hoàng 430 25 CMT3 Tâm 320 24 CFT3 Lan 320 22 CFC6 Mai 360 26 CFT4 Thúy 350 23 CMD2 Hùng 310 20 CMC9 Tình 380 23 MaxL= ? MinL= THUONG CGLUONG AveL= ? ? cho gồm ký tự MS1, MS2, MS3 MS4, ký tự đầu chức vụ, thứ hai phái, thứ ba trình độ văn hóa ký tự cuối số năm công tác, với giá trị sau: MASO MS1 Chức vụ MS2 Phái MS3 Trình độ văn hóa A TP F Nữ D Đại học B PP M Nam C Cao đẳng C NV T Trung cấp MS4 Năm công tác Câu Căn vào MASO chèn thông tin vào cột PHAI, CHVU, TĐOVH Câu Tính PHCAP = PCCV+THNIEM, với THNIEM = NAMCT * 6000 PCCV tính sau: Câu Tính CHVU PCCV TP 40000 PP 25000 NV 10000 THUONG Biết: Nếu NGCONG>=25, THUONG = 120.000; 2320), 50000, 0))) Để lọc ghi kết ta dùng chức lọc nâng cao (Advanced Filter) với vùng điều kiện học bổng sau: HBONG HBONG HBONG HBONG 150000 100000 50000 Lưu ý, sau tạo vùng điều kiện Sheet3, ta đặt trỏ ô trống trước sử dụng lệnh lọc 66 http://www.ebook.edu.vn Hoàng Vũ Luân Tương tự, sử dụng lọc nâng cao với điều kiện lọc sau: Tuoi Tuoi Tuoi Tuoi >=16 20 20 Trước hết chọn tên trường cần (ví dụ, chọn trường HOTEN), sau sử dụng lệnh [DATA]SORT Sau lần sắp, nên thay đổi số yếu tố để hiểu rõ chức BÀI SỐ Các thao tác danh sách liệu: SORT, FILTER, SUBTOTAL BẢNG BÁN HÀNG MAH NBAN TEN SLUONG 12/12/97 BAP 324 12/12/97 BIA 454 14/12/97 BOT 656 11/01/98 GAO 431 20/01/98 KEO 455 25/01/98 BAP 564 01/02/98 BIA 657 11/02/98 BOT 432 05/02/98 KEO 544 10 12/03/98 GAO 767 TGIA THUE Tổng trị giá mặt hàng bán tháng 2/1998 TONG ??? Câu Tính trị giá (TGIA) số lượng (SLUONG) nhân đơn giá (DGIA), với đơn giá thuế cho bảng sau: Tên Đơn giá Thuế BAP 3500 1% BIA 15000 1% GAO 3000 2% KEO 10000 2% BOT 5000 1% Câu Tính thuế (THUE) theo số liệu ý trị giá 100000 đồng không thu thuế Sau tính tổng cộng (TONG) trị giá cộng với thuế Câu Trích danh sách mặt hàng BAP, GAO, BOT lưu vào Sheet2 Câu Tính tổng cột TGIA, THUE tổng số lần bán theo loại mặt hàng lưu vào bảng sau Sheet3: Tên Số lần bán Tổng trị giá Tổng thuế BAP BIA GAO KEO BOT Câu Dùng kết câu để vẽ đồ thị so sánh tổng trị giá loại mặt hàng HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL - BÀI SỐ 67 Câu Trích hai bảng tính bán hàng ứng với năm: 1997 1998 Câu Tính tổng trị giá mặt hàng bán tháng 2/1998 Câu Sắp thứ tự (Sort) bảng theo cột TEN với chiều giảm dần (Descending) Câu Dùng SubTotal để tính tổng cột SLUONG, TGIA, TONG Sau thay tổng hàm khác Min, Max, Average Trang trí lưu với tên BTAP9.XLS Hướng dẫn thực hành: Vì có điều kiện nên tính thuế ta cần phải xét xem trị giá lớn hay nhỏ 100000, có công thức sau: IF([TGIA]=0”, he_so) Hàm SumIf lúc có nhiệm vụ tính tổng hệ số tương ứng với môn học có điểm lớn 0, không tính môn miễn học (có giá trị rỗng) Câu Sử dụng hàm SumProduct với giá trị bố trí theo cột Tên hàng Số lượng Giá_1 Giá_2 A12 20 3000 4000 C21 30 1000 3000 E23 25 2000 4000 D32 50 4000 5000 ? ? Tổng cộng (số_lượng ´ giá) = Giả sử cần tính tổng cộng toàn mặt hàng theo đơn giá loại mà tính tổng mặt hàng, ta sử dụng hàm SumProduct sau: SumProduct(so_luong, don_gia_1) cho kết quả: 340000 Tương tự tính tổng theo đơn giá loại BÀI SỐ 12 Sử dụng công cụ Solver để giải toán đặc biệt HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL - BÀI SỐ 12 71 Trong Excel có bổ sung số công cụ mạnh để giải toán như: tìm nghiệm hệ phương trình, giải toán tối ưu Solver (trong menu Tools) Trong phần giới thiệu số ví dụ minh họa chức Bài Giải hệ phương trình sau: 3x + 4y - 3z = 4x - 2y + 6z = 40 x + 4y + 8z = 78 Bước Lập mô hình toán (theo mẫu đây) A Biến B x C y D z Nghiệm (tạm) 1 Hệ số a b c phương trình phương trình phương trình 3 4 -2 -3 Giá trị tạm 13 10 Mục tiêu 40 78 - Các ô B2:D2 chứa nghiệm hệ, ta cho tất (và gọi nghiệm tạm) dùng Solver để yêu cầu tính nghiệm thật - Các ô B5:D7 chứa hệ số phương trình - Các ô B10:D10 chứa giá trị vế phải phương trình - Các ô B9:D9 giá trị trung gian tương ứng với nghiệm tạm hệ; tính cách thay nghiệm tạm vào vế trái phương trình (tổng tích), ta dùng hàm SumProduct để tính Công thức ô B9 là: [B9] = SumProduct(B5:D5, $B$2:$D$2) = (tương tự với ô [C9] [D9]) Bước Cung cấp thông tin cho Solver Sau lập xong mô hình, chọn ô [B9] làm mục tiêu, gọi lệnh [Tools]Solver, ta có: 72 http://www.ebook.edu.vn Hoàng Vũ Luân - Trong hộp [By Changing Cells] ta dùng mouse để chọn vùng lưu kết (nghiệm) B2:D2 (Excel tự động thêm kiểu tham chiếu tuyệt đối) - Trong vùng [Subjects to the Constraints] ta nhập ràng buộc dùng làm mục tiêu lời giải Đối với việc giải hệ phương trình, mục tiêu cần đạt giá trị tạm phải với giá trị thực có (vế phải phương trình) Ở trước ta dùng ô B9 làm đích, lại giá trị phải đạt Ta chọn Add khai báo đẳng thức lại làm mục tiêu hộp: Sử dụng nút Add để thêm ràng buộc, sau hoàn tất chọn [OK] để quay hộp Solver Parameters Bước Thực lệnh kết thúc Sau hoàn tất khai báo, ta chọn nút [Solve] để Excel tự động tính thông báo kết quả; Nếu đồng ý với lời giải chọn nút Keep Solver Solution, không phục hồi giá trị gốc Restore Orginal Values chọn OK để hoàn tất Cuối cùng, ta có kết sau: A B C D Biến x y z Nghiệm Giá trị 40 78 10 Mục tiêu 40 78 Lưu ý giá trị ô B2:D2 B9:D9 thay đổi Tóm lại, để sử dụng Solver đòi hỏi yêu cầu sau: - Phải cung cấp đầy đủ tham số hộp thoại Đặc biệt cần lưu ý ô đích (Set Target Cell) cần phải chứa công thức có liên quan đến vùng nghiệm, không Excel báo lỗi - Chỉ vùng mà Excel tác động lưu kết quả, thường bắt đầu với giá trị giá trị tạm thời để Excel có khởi điểm tính toán HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH EXCEL - BÀI SỐ 12 73 - Cung cấp đầy đủ ràng buộc dùng làm mục tiêu để tính toán Bài tập tương tự Giải hệ phương trình sau 3x + 4y - 3z - t = 26 4x - 2y + 6z - 7t = 10 {nghiệm là: x + 4y + 8z - 6t = 12 (x=8; y=3; z=2; t=4) } 2x - 9y + 5z + 3t = 11 Bài Xét toán tìm cực đại lợi nhuận sau: “Một nhà máy sản xuất sản phẩm (sph_a, sph_b sph_c) với tiền lãi tương ứng đơn vị sản phẩm 75, 35 50 Các sản phẩm đòi hỏi số linh kiện (6 loại) với tương quan chúng cho bảng bảng cho biết số lượng linh kiện tồn kho Hãy lập kế hoạch sản xuất cho lợi nhuận thu lớn Dùng Solver, ta lập mô hình toán sau: A B C - E F SPh_a SPh_b SPh_c 100 100 100 Linh kiện Tồn kho Yêu cầu Lk_1 700 400 2 Lk_2 850 500 Lk_3 380 300 Lk_4 500 400 1 Lk_5 650 400 Lk_6 450 200 1 Tiền lãi/sp 75 35 50 3500 5000 10 - Mục tiêu sản xuất -> D 11 Lợi nhuận 7500 12 Tổng lợi nhuận 16000 Trong mô hình trên, có ô chứa công thức sau: Các ô từ C4 đến C9 chứa hàm SumProduct($D$2:$F$2,D4:F4) Tính lợi nhuận tiền lãi sản phẩm nhân với số sản phẩm Tổng lợi nhuận tổng cộng lợi nhuận sản phẩm Trong hộp thoại Solver Parameters ta khai báo sau: Chọn ô D12 làm ô đích giá trị mục tiêu Max; ô lưu kết D2:F2 (với giá trị khởi đầu 100) ràng buộc sau: Sau chọn Solve, ta nghiệm 107, 105 181 với Tổng lợi nhuận 20750 Bài tập tương tự Hãy thay đổi tham số giải lại toán Hãy tìm toán tương tự, (ví dụ lập lịch sản xuất cho chi phí thấp nhất) sau lập mô hình giải 74 http://www.ebook.edu.vn Hoàng Vũ Luân