Tài liệu học excel cơ bản

Công thức và Hàm Công thức  Tham chiếu trong công thức  Phân bổ giá trị theo chỉ tiêu cho trước  Hàm trong bảng tính  Function Wizard  Một số hàm thường dùng ... Công thức và Hàm

MS excell 2010

Phần mềm xử lý bảng tính

Microsoft Excel là phần mềm chuyên dùng xử lý bảng tính được tích hợp trong bộ công cụ Microsoft

Office của Microsoft.

Khởi động Microsoft Excel

C1: Kích đúp chuột vào biểu tượng trên nền màn hình (Destop).

C2: Start  Programs  Microsoft Office  Microsoft Office Excel 2003

C3: Start  Run  gõ excel  OK

Cửa sổ Excel

Mở một tập tin mới (New)

C1: Click chuột vào biểu tượng New trên Toolbar.

C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl + N

C3: Vào menu File  New… Workbook

Mở một tập tin có sẵn trên ổ đĩa (Open)

C1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên Toolbar.

Lưu tập tin vào ổ đĩa (Save)

C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar.

C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl + S

C3: Vào menu File  Save

Lưu file vào ổ đĩa với tên khác (Save As)

 Khi lưu file với 1 tên khác thì file cũ vẫn tồn tại, file mới được tạo ra có cùng nội dung với file cũ

 Vào menu File  Save As

1 Chọn nơi ghi file

2 Gõ tên mới cho file

3 Bấm nút Save để ghi file

Bấm nút Cancel để hủy lệnh ghi file



Trợ giúp (Help)

SRALLOD Information Center

Tạo lập bảng tính

 Quá trình xây dựng bảng tính

 Trình tự tạo lập bảng tính bằng Excel

Quá trình tạo bảng tính

Yêu cầu Đối tượng

Tổ chức bảng

Dữ liệu

Yêu cầu Đối tượng

Tổ chức bảng

Dữ liệu

Hiện thực bằng phần mềm máy tính

Hiện thực bằng phần mềm máy tính

Phân tích

Yêu cầu : theo dõi tình hình bán hàng

Nhập dữ liệu vào ô

 Cách thức: click chuột vào ô, gõ dữ liệu vào, nhập xong gõ Enter.

 Dữ liệu chữ nhập bình thường

 Dữ liệu số nhập dấu chấm (.) thay dấu phẩy (,) ngăn cách phần thập phân

◆ Để Excel hiểu một dữ liệu dạng khác là dữ liệu dạng chữ thì nhập dấu ’ trước dữ liệu đó.

◆ Ví dụ: ’04.8766318

 Dữ liệu ngày tháng nhập theo định dạng: dd/mm/yyyy.

 Ví dụ: 25/11/1980

Các phím dịch chuyển con trỏ ô

←, ↑, →, ↓ dịch chuyển 1 ô theo hướng mũi tên

Page Up dịch con trỏ lên 1 trang màn hình

Page Down dịch chuyển xuống 1 trang màn hình.

Home cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại

Ctrl + → tới cột cuối cùng (cột IV) của dòng hiện tại

Ctrl + ← tới cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại

Ctrl + ↓ tới dòng cuối cùng (dòng 65536) của cột hiện tại

Ctrl + ↑ tới dòng đầu tiên (dòng 1) của cột hiện tại

Ctrl + ↑ + ← tới ô trái trên cùng (ô A1)

Ctrl + ↑ + → tới ô phải trên cùng (ô IV1)

Toàn trang tính Click nút Select All

Vùng Drag từ ô trên trái đến ô dưới phải của vùng chọn

Kiểu dữ liệu

Dữ liệu nhập vào bảng tính gồm 2 loại

Hằng (constant) - là các dữ liệu gốc do người sử dụng nhập và thay đổi Hằng bao gồm văn bản

(text), số (number), ngày (date) hay giờ (time).

Công thức (formula) - là biểu thức dùng để tính

toán ra giá trị hiển thị Nó biểu diễn mối quan hệ về giá trị của ô công thức với các đại lượng khác.

1

Để điền số thứ tự vào vùng A6:A8

◆ Nhập giá trị số 1 vào ô A6.

◆ Crtl + Drag fill handle qua A7 và A8.

+ D

Ctrl



1 End Num Lock

O Ins

6



3 PgDn

*

Del

+ _

Enter

 Nhập công thức vào ô đầu

 Chọn lại ô đầu

 Drag fill handle sang các ô trong vùng công thức

Sửa đổi nội dung ô

◆ Double-click vào ô muốn sửa

◆ Chọn ô rồi nhấn F2

◆ Sử dụng các phím soạn thảo văn bản để điều chỉnh

◆ Nhấn Enter / Tab sau khi sửa

Công cụ Formatting Toolbar

Định dạng ô - Column Width

Bề rộng tăng lên đủ hiển thị giá trị 500,000 Double Click đường biên cột D

Xử lý trang tính (worksheet)

◆ Chọn sheet : Click tab chứa tên trang tính

◆ Đặt tên sheet : Double-Click sheet tab, gõ tên mới

◆ Thêm trang tính : R-Click, Insert, Worksheet

◆ Di chuyển : Drag sheet gốc sang vị trí sheet mới

◆ Sao chép : Ctrl + Drag sheet gốc sang vị trí mới

◆ Hủy bỏ : R-Click, Delete

Active sheet

Thêm / hủy bỏ hàng, cột, và ô

◆ Chọn ô nằm trong vị trí tác động

◆ Right-Click, chọn Insert / Delete

Row : R-Click vào row label, Insert / Delete Column : R-Click vào column label, Insert / Delete

Di chuyển và sao chép ô

Di chuyển và sao chép ô bằng cách

◆ Dùng các nút lệnh Cut, Copy và Paste

◆ R-Click đối tượng rồi chọn Cut, Copy hoặc Paste

◆ Drag (Ctrl + Drag) đường biên ô sang chép đến

Paste Special

 Lệnh Paste Special … cho phép lựa chọn các nội dung, tác vụ khi paste ô gốc vào ô đích

Freeze panes

 Lệnh Window  Freeze Pane dùng đối với bảng tính lớn để người sử dụng luôn luôn quan sát tiêu

đề hàng và cột khi di chuyển trên bảng

◆ Click ô nằm dưới hàng tiêu đề và bên phải cột tiêu đề

Zoom

 Nội dung cửa sổ dữ liệu có thể phóng to hay thu nhỏ (zoom) để giúp quan sát rõ ràng

Zoom

◆ Click OK

Format  Cells

Border - điều chỉnh đường

khung : kiểu đường, màu sắc và cách vẽ

khung

Format  Cells

Pattern - lựa chọn màu và

màu nền

Format Painter

Công cụ Format Painter trên standard toolbar cho phép sao chép các định dạng ô (font style, date

format, border, and other formatting options) sang các ô khác

◆ Chọn ô chứa định dạng cần sao chép

◆ Click nút Format Painter

◆ Chọn ô muốn có định dạng giống ô gốc

Format Painter

Dữ liệu văn bản (text)

 Dữ liệu kiểu text là tổ hợp của ký tự số, khoảng trắng, và các “ký tự phi số”

Ví dụ : 10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675.

 Text chứa mô tả, giải thích, định danh đối tượng.

 Phép xử lý trên text bao gồm phép kết nối chuỗi (&), và một số hàm xử lý văn bản.

Tràn ô chứa văn bản

Văn bản canh lề trái và nằm trên 1 hàng trong ô

Tràn ô : khi nội dung văn bản vượt quá bề rộng ô thì phần vượt sẽ hiển thị sang ô kế bên (nếu ô đó rỗng)

hoặc bị che (nếu ô kế có dữ liệu)

Để tránh hiện tượng tràn ô :

◆ Định dạng wrap text

◆ Xuống dòng trong ô (Alt + Enter)

◆ Tăng bề rộng ô

Định dạng văn bản - Formatting Toolbar

Center Across Selection

Định dạng văn bản - Format  Cells

Dữ liệu số (number)

 Số là giá trị hằng bao gồm các

◆ Các ký số từ 0 đến 9 và

◆ Ký tự như dấu + – ( ) , / $ % E e

 Một dữ liệu số chỉ có tối đa 1 dấu dùng để phân cách phần nguyên và thập phân.

 Số âm bắt đầu bằng dấu trừ – hoặc được đặt trong cặp dấu đóng ( và mở ngoặc )

 Dấu $ dùng để nhập dạng tiền phụ thuộc cài đặt trong mục Regional Setting trong Control Panel

 Phân số bắt đầu bằng 1 số sau đó là khoảng trắng và phân số Ví dụ phân số 1/2 được nhập là 0 1/2

Tràn ô dữ liệu số

Dữ liệu số được canh theo lề phải trong ô

Khi ô không đủ bề rộng để hiển thị số thì

◆ Excel sẽ tự nới rộng nếu được

◆ Chuyển sang dạng scientific

◆ Biểu diễn bằng các dấu thăng #

Để tránh hiện tượng tràn ô :

◆ Tăng bề rộng ô

◆ Giảm ký số thập phân

Định dạng số - Formatting Toolbar

Định dạng số - Format  Cells  Number

Dữ liệu ngày và giờ (Date & Time)

 Ngày và giờ được Excel xử lý như là dữ liệu số

 Khi nhập đúng dạng ngày và giờ, Excel sẽ tự phát hiện và biểu diễn theo dạng đã chọn trong

Regional Settings của Control Panel.

◆ Dấu : dùng phân cách giờ và phút

◆ Dấu / phân cách ngày tháng và năm

◆ Dấu cách dùng để phân cách khi nhập chung ngày và giờ vào trong cùng 1 ô

 Bình thường Excel dùng dạng giờ 24 Để nhập giờ ở dạng 12 thì nhập sau giá trị giờ dấu cách và

chữ AM hay PM

 Excel lưu trữ dữ liệu ngày ở dạng số (serial number) và giờ ở dạng phân số với mẫu số 24.

 Dữ liệu ngày giờ có thể cộng, trừ hoặc một số xử lý khác Để dùng chúng trong công thức hãy bao quanh bằng cặp dấu nháy kép ví dụ như công thức sau ="5/12/94"-"3/5/94” cho giá trị là 68

 Trong Excel ngày được đánh số từ năm đầu thế kỷ ví dụ như serial number là 1 biểu diễn cho ngày 01/01/1900.

Dữ liệu ngày và giờ (Date & Time)

Định dạng ngày và giờ

Công thức và Hàm

 Công thức

 Tham chiếu trong công thức

 Phân bổ giá trị theo chỉ tiêu cho trước

 Hàm trong bảng tính

 Function Wizard

 Một số hàm thường dùng



Kiểu dữ liệu công thức

 Công thức (formula) - là biểu thức dùng để tính toán ra giá trị hiển thị Nó biểu diễn mối quan hệ về

giá trị của ô công thức với các đại lượng khác.

Công thức (formulas)

 bắt đầu bởi dấu =

 sau đó là các hằng số, địa chỉ ô, hàm số được nối với nhau bởi các phép toán.

 Các phép toán: + , - , * , / , ^ (luỹ thừa)

= B3*B4 + B5/5

= 2*C2 + C3^4 – ABS(C4)

= SIN(A2)

Toán tử số học

Toán tử logic

Toán tử (tt)

Toán tử dãy tạo ra một tham chiếu của một dãy ô chỉ bằng 2 tham chiếu đầu và cuối của dãy

Toán tử liên kết sẽ kết hợp các tham chiếu tạo thành một tham chiếu

Công thức và Hàm

 Công thức

 Tham chiếu trong công thức

 Phân bổ giá trị theo chỉ tiêu cho trước

 Hàm trong bảng tính

 Function Wizard

 Một số hàm thường dùng



Tham chiếu tương đối , tuyệt đối

Thành tiền (VND) = Thành tiền (USD) x Tỷ giá

Tham chiếu tương đối, tuyệt đối, hỗn hợp

Công thức và Hàm

 Công thức

 Tham chiếu trong công thức

 Phân bổ giá trị theo chỉ tiêu cho trước

Phân bổ giá trị

Đặc trưng bài toán :

◆ Biết trước tổng số các phần tử (Sxi)

◆ Tìm giá trị của các phần tử (xi)

Giá trị mỗi phần tử được quyết định bởi tiêu thức phân bổ (qi)

=$C$7/$B$7*B5

=

120.000 80.000

i

q q

Công thức và Hàm

 Công thức

 Tham chiếu trong công thức

 Phân bổ giá trị theo chỉ tiêu cho trước

Hàm (function)

( arguments ) để xử lý, tính toán và trả về giá trị kết quả

FUNCTION_NAME (<Arguments List>)

Function_Name : tên hàm được Excel quy định

Arguments List : danh sách đối số phân cách bằng dấu phẩy Các đối số của hàm có thể là giá trị, công

thức, tham chiếu, array hoặc có thể là hàm khác Một số hàm có thể có đối số tùy chọn (optional argument)

Function_Name : tên hàm được Excel quy định

Arguments List : danh sách đối số phân cách bằng dấu phẩy Các đối số của hàm có thể là giá trị, công thức, tham chiếu, array hoặc có thể là hàm khác Một số hàm có thể có đối số tùy chọn (optional

argument)

Hàm xử lý chuỗi

LEFT(“Chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bên trái của chuỗi

◆ VD: =LEFT(“Gia Lâm – Hà Nội”,7)

cho kết quả là chuỗi “Gia Lâm”

RIGHT(“Chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bên phải của chuỗi

◆ VD: =RIGHT(“Gia Lâm – Hà Nội”,6)

cho kết quả là chuỗi “Hà Nội”

MID(“Chuỗi ký tự”, m, n): Cho n ký tự tính từ ký tự thứ m của chuỗi

◆ VD: =MID(“Gia Lâm–Hà Nội”,9,2)

cho kết quả là chuỗi “Hà”

Hàm Round

10 11

A B

C

2.3 3.4 D

Total 12

10 11

A B

C

2 3 D

Total 12

10 A

C

2 D

 Làm tròn number đến vị trí thập phân thứ n

Ngữ pháp : ROUND(number , n )

Decrease Decimal

=R OU ND (D 10 ,0 )

5.7

6

IF lồng nhau (nested IF)

Thực hiện quyết định nhiều chiều

Hàm PMT

 Hàm PMT cho giá trị khoản tiền đều phải trả định kỳ của 1 khoản vay

Ngữ pháp : PMT( rate , nper , pv , fv , type)

◆ rate – lãi suất định kỳ

◆ nper – số kỳ phải trả

◆ pv – giá trị hiện tại của tiền tệ (khoản vay)

◆ fv – giá trị tương lai của tiền tệ (khoản còn lại sau khi thanh toán lần cuối) Nếu không ghi thì là 0

◆

Hàm thống kê

SUM (đối 1, đối 2, …, đối n): cho tổng của các đối số

Các đối số là các hằng, địa chỉ ô, vùng

AVERAGE (đối 1, đối 2, …, đối n): cho giá trị trung bình

cộng của các số

Hàm thống kê (2)

MAX (đối 1, đối 2, …, đối n): cho giá trị lớn nhất.

MIN (đối 1, đối 2, …, đối n): cho giá trị nhỏ nhất.

Hàm thống kê (3)

COUNT(đối1, đối2,…): đếm số lượng các ô có chứa số và các số trong các đối số.

◆ Các đối số là các số, ngày tháng, địa chỉ ô, địa chỉ vùng.

Ví dụ 1 Ví dụ 2

Hàm thống kê (4)

COUNTIF(miền_đếm, điều_kiện): đếm số lượng các ô trong vùng đếm thoả mãn điều kiện.

Ví dụ 1 Ví dụ 2

Hàm thống kê (5)

SUMIF (miền_đ/k , đ/k , miền_tổng): hàm tính tổng có điều kiện

Giả sử miền B2:B5 chứa các giá trị tiền nhập 4 mặt hàng tương ứng 100, 200, 300, 400 Miền C2:C5 chứa tiền lãi tương ứng 7, 14, 21, 28 thì hàm SUMIF(B2:B5,“>160”,C2:C5) cho kết quả bằng 63 (=14+21+28)

Hàm thống kê (6)

Khi order = 1

RANK(value, range , [order])

Khi order = 0

Hàm ngày tháng

NOW(): trả về ngày và giờ ở thời điểm hiện tại.

TODAY(): trả về ngày tháng hiện tại.

DAY(“mm/dd/yy”): Cho giá trị ngày.

Công thức và Hàm

 Công thức

 Tham chiếu trong công thức

 Phân bổ giá trị theo chỉ tiêu cho trước

Bước 1 - Chọn hàm Function Wizard

✦Wizard hỗ trợ nhập hàm theo “step by step”

Paste Function

Kết quả của công thức

Công thức và Hàm

 Công thức

 Tham chiếu trong công thức

 Phân bổ giá trị theo chỉ tiêu cho trước

 Hàm trong bảng tính

 Function Wizard

 Một số hàm thường dùng



Tóm tắt một số hàm thường dùng

AVERAGE =AVERAGE(B1:B10) Trung bình công các giá trị trong vùng B1:B10

ROUND =ROUND(D10,2) Làm tròn giá trị trong ô D10 đến 2 số lẻ

TODAY =TODAY() Trả về ngày hiện hành của máy tính

Một số hàm thường dùng

COUNT =COUNT(A1:A100) Đếm tất cả các ô có dữ liệu số trong vùng A1:A100

SUMIF =SUMIF(_,_,_) Tính tổng theo điều kiện đơn giản

COUNTIF =COUNTIF(_,_)

VLOOKUP =VLOOKUP(_,_,_,_) Hàm tìm kiếm giá trị theo cột

Đếm theo điều kiện đơn giản

Theo các bạn mình cần phải làm gì

đây để biết họ bán mặt hàng gì ?

Ước gì họ đưa cho mình xem bảng

danh sách các mặt hàng của cửa

hàng.

Mình sẽ tìm kiếm trong danh sách đó

và xem mã hàng “BB” họ quy ước là

gì thì sẽ biết ngay.

Hàm tìm kiếm và tham chiếu

Hàm tìm kiếm VLOOKUP , HLOOKUP

Nếu cửa hàng đưa cho bạn một bảng danh sách các hàng hoá như hình bên thì dùng hàm VLOOKUP

VLOOKUP

hàm tìm kiếm theo cột

Hàm tìm kiếm VLOOKUP , HLOOKUP

Nếu cửa hàng đưa cho bạn một bảng danh sách các hàng hoá như hình bên thì dùng hàm HLOOKUP

HLOOKUP

hàm tìm kiếm theo hàng

Hàm VLOOKUP

Cú pháp :

VLOOKUP( lookup_value , table_array , col_index, range_lookup )

Thì cậu phải dựa vào thông tin mã hàng chứ gì nữa

A6

?

=VLOOKUP(A6,

Hàm VLOOKUP

Cú pháp :

VLOOKUP( lookup_value , table_array , col_index, range_lookup )

Hàm VLOOKUP – đối số thứ hai

Table_array : địa chỉ bảng danh mục

Giờ mình đã biết mã hàng rồi, mình chỉ cần cửa hàng đưa cho

Hàm VLOOKUP

Cú pháp :

VLOOKUP( lookup_value , table_array , col_index, range_lookup )

Hàm VLOOKUP – đối số thứ ba

Col_index : chỉ số cột kết quả cần lấy thông tin trong bảng danh mục

Các bạn nhận xét xem bảng danh mục hàng hoá mà cửa hàng họ đưa mình có bao nhiêu cột thông tin ?

?

=VLOOKUP(A6,$A$14:$C$16,2

Mình đang muốn lấy thông tin về tên hàng Các bạn giúp mình xem cột thông tin này nằm ở cột thứ mấy trong bảng danh mục ?

2

Hàm VLOOKUP

Cú pháp :

VLOOKUP( lookup_value , table_array , col_index, range_lookup )

tìm kiếm chính xác

Mình tìm trong bảng danh mục xem À thì ra “BM” là Bút mực Còn

“BX” là là Ủa sao không tìm thấy ???

trả về mã lỗi #NA

=VLOOKUP(A6,$A$14:$C$16,2,0)

Hàm VLOOKUP – đối số thứ tư

Range-lookup : kiểu dò tìm

1

?

Hãy tìm kiếm đơn giá ?

Ngày 2/6, 3/6 sao không thấy trong bảng giá ???

Hàm tìm kiếm HLOOKUP

HLOOKUP

hàm tìm kiếm theo hàng

Hàm HLOOKUP

Cú pháp :

VLOOKUP( lookup_value , table_array , col_index, range_lookup )

HLOOKUP( lookup_value , table_array , row_index, range_lookup )

Row_index : chỉ số của hàng kết quả cần lấy thông tin trong bảng danh mục

Ghi nhớ !

 VLOOKUP : hàm tìm kiếm theo cột

 HLOOKUP : hàm tìm kiếm theo hàng

Tính năng AutoCalculate

 Tính năng AutoCalculate tự động lấy vùng chọn làm đối số của phép gọi hàm và hiện kết quả hàm

đó trên status bar.

 Bình thường hàm SUM được áp lên vùng chọn.

Excel cho phép thay đổi phép tính bằng cách right-click vào status bar và chọn 1 trong các hàm sau : Average, Count, Count num, Max,

Min, và Sum

Công thức và Hàm

 Công thức

 Tham chiếu trong công thức

 Phân bổ giá trị theo chỉ tiêu cho trước

Tham chiếu dữ liệu trong sheet khác

 Công thức có thể tham chiếu đến dữ liệu trong sheet khác theo ngữ pháp sau

Khái niệm

 Đồ thị là hình ảnh trực quan của dữ liệu

SRALLOD Information Center

Báo cáo Doanh số Quí 1 - 1999

Chi nhánh Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Cộng

BIỂU ĐỒ DOANH SỐ

Tây Đông Nam

40 60 80 100 120

BIỂU ĐỒ DOANH SỐ

Tháng 3 Tháng 2 Tháng 1