LOI CAM DOAN Em xin cam doan :
1 Những nội dung trong bài báo cáo này là do em thực hiện dưới sự
hướng dẫn trực tiếp của TS Hồng Thị Thanh Hà, Khoa Thống kê — Tin học, Trường Đại học Kinh Tế - Đà Nẵng
2 Mọi tham khảo đùng trong báo cáo này đều được trích dẫn rõ ràng tên
tác giả, tên cơng trình, thời gian, địa điểm cơng bố
3 Mọi sao chép khơng hợp lệ, vi pham quy chế đào tạo, hay gian trá, em
xm chỊu hồn tồn mọi trách nhiệm
Đà Nẵng, ngày 24 tháng 11 năm 2012
Sinh viên thực hiện
Trang 2LOI CAM ON
Chuyên đề tốt nghiệp với đề tài: “Xây Dung Hé Thong Théng Tin Quan Ly
Thư Viện Trường Đại Học Kinh TẾ Đà Nẵng” là nỗ lực làm việc của em trong thời gian qua Trong thời gian thực hiện chuyên đề tốt nghiệp em đã cĩ gắng hết mình để hồn thành chuyên đề tốt nghiệp đúng thời gian Bên cạnh đĩ là sự tận tình chỉ bảo của các thầy cơ trong bộ mơn Tin Học Quản Lý —- Trường Đại Học Kinh Tế Da Nẵng
Em xin chan thanh cảm ơn các thay cơ ở làm việc ở Thư Viện Trường Đại Học
Kinh Tế Đà Nẵng, là đơn vị thực tập đã tạo điều kiện thuận lợi để bản thân em thực hiện tốt đề tài này
Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn cơ giáo TS Hồng Thị Thanh Hà đã tận
tình hướng dẫn, động viên và giúp đỡ em trong suốt thời gian thực hiện chuyên đề tốt
nghiệp
Ngồi ra em xm gửi lời cảm ơn tới gia đình và các bạn của em đã luơn giúp đỡ,
ủng hộ em trong thời gian học tập và thực hiện chuyên đề tốt nghiệp
Mặc dù bản thân đã cĩ găng rất nhiều để thực hiện và hồn thành chuyên đề tốt
nghiệp của mình Nhưng bên cạnh những điều đã đạt được thì ít nhiều đề tài cũng cĩ
thể gặp một vài sai sĩt và nhiều khi chưa đạt được như thầy cơ mong muốn Vì thế em luơn mong được lời gĩp ý của thầy cơ và các bạn Từ đĩ em sẽ rút ra cho mình bài học kinh nghiệm và hướng khắc phục
Một lần nữa em xin kính chúc quý Thầy Cơ sức khỏe và cơng tác tốt Đà Nẵng, ngày tháng năm 2012
Sinh viên thực hiện
Cáp Văn Hiệp
Trang 3MUC LUC
0909.8299007 na DD i
090v 0o) ii DANH MUC CAC BANG BIEU woieeccccccscssesesssssssscsssessessssssscsescscsssssscessesssssesssssessvans vi
DANH MỤC CÁC HÌNH V .À - - 2 2-5 S5 SE SE E32 1111111 s1 krrxrrred vii DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮTT . 2-2 + S2 S2 EE£E£ESEEEEESEEEsrEeEsrerererssee ix DANH MỤC CÁC KÍ HIỆU - 2 - 22 SE SE£ 228 EE£EEEEEEEEEESEEEErkEsrkrerrsrersred X
MỞ ĐẦU 2G S131 3 121007131711 10103 T91 T101 7113 7150150013003 1 Nha ng gdi :"”:”-”' Ị 1 HN nn ỶẢ 1 3 Lý do chọn đề tài - -G- G- sư HC Hư Hưng 1 4 Mục tiêu đề tài - - -G- «HH TH Tư TH ng ng 2
"6 ai na 2 'x“ à 0) //ì)06)ì 0 0Š 2
CHUGNG I TONG QUAN VỀ CƠNG TÁC QUẢN LÝ THƯ VIỆN 4
1.1 Các chức năng của cơng tác quản lý Thư Viện - << <<<<< 4 1.2 Các khái niệm trong cơng tác quản lý thơng tỉn Thư Viện 4
13 Một số nghiệp vụ cơ bản trong quản lý Thư Viện - 8
1.3.1 Bố sung nguồn tịi lÏỆUM Ác HS H sgk sec §
1.3.2 Xử lý kỹ thuật Ă.ecececererrec 8
1.3.3 Phục vụ độc giủ mượn - trả tài liỆM - Q11 111 8
1.4 Vai trị của tin hoc hoa trong cơng tác quản lý Thư Viện §
1.4.1 Đối với cán bộ thư viỆP - SÁCH KH HH HT ng rskc 8 1.4.2 — Đối với độc giả G- SH HH HH HH HH ng go 9
1.5 Bài tốn quản lý hệ thống thơng tin thư viện - «- s ssss£ess x2 9
LSD DOC Bi 10
1.52 C0 BG thr ViGA oc ececccccccccccsessesssssscsssscssssesescesssssesesesesesessessseseseseeesesseen 10
CHƯƠNG II KHẢO SÁT THỰC TRANG CUA THU VIEN TRƯỜNG DHKT DA
9C 4-4“ 11
2.1 Khảo sát thực tẾ -G-G- sư ngư cv ngu cv 11 2.1.1 Giới thiệu về thư viện trường Đại học Kinh Tế Đà Nẵng 11
Trang 4"PT W.21 1 8 n5e 12
VN ,.( 5), 75.16 12
2.1.4 Cơ cấu tơ chức của Thư Viện Trường ĐHKT Đà Nẵng 13 2.2 Phân tích nghiệp vụ quản lý trong thư viện trường Đại học Kinh Tế Da 1 — 13
2.2.1 Quản lý đặt sách . + c cà cà Set re, 13
2.2.2 Quam LY MUOD, tra e 15
2.3 Một số nhược điểm trong hệ thơng thir vide .cccccceccssssessssscssessseeseseeees 18
CHƯƠNG III PHÂN TÍCH VA THIET KE HE THONG THONG TIN CHO BAI TOAN QUAN LY THU VIEN TRƯỜNG ĐHKT ĐÀ NẲNG «2 20
3.1 Sơ đồ phân rã chức năng (BFD) xxx ke HE kg cv xe: 20 3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DIED) -G- << Sư xưng gu ca 21 3.2.1 Sơ đỗ mức ngữ Cẳnh - ST Thnh nh nghe cưêo 21 3.2.2 So dd ludng dữ liệu mức ( cty reo 22 3.2.3 Sơ đồ luơng dữ liệu mức I: Quản lý độc giả c-sccc<ca 23 3.2.4 Sơ đã luơng dữ liệu mức I: Quản lý nhà cung cấp 24 3.2.5 Sơ đã luơng dữ liệu mức I: Quản {ý thủ thự 5 <ccececses 25 3.2.6 Sơ đã luơng dữ liệu mức I: Quản lý sách -cccc<cssca 26 3.2.7 Sơ đã luơng dữ liệu mức l: Quản lý mượn trả - se c<es 27 3.2.8 Sơ đã luơng dữ liệu mức I: Quản lý nhập sách -cscc<ca 28 3.2.9 Sơ đồ lung dữ liệu múc I: Thơng kê báo cáo 55s c2 29 3.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu - - << SE SE ng cv ve 30 3.3.1 Từ điển dữ liệu SG HH n HH HH Heo 30 3.3.2 Biếu diễn các thực thể Gv nh ngu 33
3.3.3 Mối quan hệ giữa các thực thể - SG kkv cv rerseo 37
3.3.4 Mơ hình ER Ă.H HH re 42 3.3.5 Lược đỗ quan hệ Ú- << TH ngưng ng ngu 42 3.3.6 Mơ hình dữ liệu quan hệ D-R - 5 SàchtH ngư, 44 3.3.7 Mơ hình vật ̓ SG SH HH HH 44 CHƯƠNG IV CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH . ¿- - 2 5s 6 £*+seesevecsrsee 51
4.1 Cơng cụ sử dụng để xây dựng hệ thơng «se ke xe sec: 51
Trang 54.1.2 Cơ sở dữ liệu 1CCESS SƠ HH, 52
4.2 Các kết quả đạt ưỢC - 5G Sex Sư cư vn ng ưng 53
KET LUAN 61
J510800/9% 63
TAI LIEU THAM KHAO - 2 22 5% S958 SE EEEEE E3 ESEEEEeEEErkrrrsrererersred 67
NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP - 25-22% ©52 S2 E£x+E+EE£z£xxe+szsers se 68
NHAN XET CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN -.- ¿5-5672 2 xseererssecree 69
Trang 6DANH MUC CAC BANG BIEU
Bảng 3.1-Từ điển đữ liệu G- 1s SE 5 1E HS HT Tưng ngư 32 Bang 3.2- Bảng thực thể Sachh «các cư TH HT TT tưng ưu 33 Bang 3.3- Bảng thực thể DocGiia << SE HE Hư ngưng cư ưu 33
Bang 3.4- Bảng thực thể Muon TTa 5S SE EEEE E33 xScgưgvg gưnướo 33
Bảng 3.5- Bảng thực thể LLOp G- G 6< 2k 1S SE EE HT HH ưu 33 Bang 3.6- Bảng thực thể LoailDocGia 5-1 EE SH HH ngư 34
Bảng 3.7- Bảng thực thể KKho - - << SE 5 1E HS TH KH Hưng ngư 34
Bảng 3.8- Bảng thực thể NhaXuatBan 5 G- G5 SE SE HS ngư 34 Bảng 3.9- Bảng thực thể 'Tac Gia . (ke SH SE EE HH TH Hàng 34 Bảng 3.10- Bảng thực thể The0ai E4 E4 EE k3 S3 xS kgxgvg g n ưeo 35 Bảng 3.1 1- Bảng thực thể Ngon NU . 5 << 2< S19 ưng 35
Bang 3.12- Bảng thực thể NhaCungCap <5 G6 E3 SE EE cvn gervrzeu 35
Bảng 3.13- Bảng thực thể PhieuNhap Sach 5-6 xe xxx xưng rzed 35 Bảng 3.14- Bảng thực thể Thu Thu G- G <5 << SE SE SE BE SE cư 1E cv ng rưrzeu 36
Bang 3.15- Bảng thực thể Quyenn . - << SE SE cư HE ghe 36
Bảng 3.16- Bảng thực thể TạlKhoan - 5 2s SE EE E33 Sckgxgvg g n ưeo 36
Bảng 3.17- Bảng thực thể Khoa SG (1h SE ngư 36
6.0» 3060) 2 45
Bang 3.19- Bang TaiKhoan ẢẢ 45
I1 À0 0 »::ì 30 01 117 45 Bảng 3.21- Bảng PhicuNhapSachh 2 1 TY Họ n0 0 08 5 se 46 115W»: :ì 300): :.00)) 1460 0000707 46 511W Ð 8» ì300 06.13) 117 Ả 46 5112.» 39.10.0106 Ả ẢẢ Ỏ 47 Bảng 3.25- Bảng NhaXuafBan .- - -ĂGĂ << x01 1013001010363 103 111 09 01 0 66 88 6 k6 47 570A» 50Ï90i10 1 08 47 115W» 6 8 48 562.10» 300) 010077 48 Bảng 3.29- Bảng Loal1lOCHa -GGQG Q0 000 HS 0 T01 1n 1H10 01101000 6 k6 48 51160000» 3092 6.0166 .Ả ẢẢ Ỏ 49
Bang 3.31- Bamg Muon Tra uu 49 Bảng 3.32- Bảng Chi TIef-ÏMÏT, G0 TT 0001 0 06 49
I1 5f c8? g4 1 50
Trang 7DANH MUC CAC HINH VE
Hình 2.1 - Cơ cấu tổ chức Thư Viện Trường ĐHKT Đà Nẵng 5s + 13
I5: 92/0109) \ Ả0ïì(1 0:8 11 a 14 Hình 2.3 - Quy trình mượn sách giáo trÌnh - - << - << Sc0391 3911391989 8855855355555 15 Hình 2.4 - Quy trình mượn sách tham khảo - 5 - 55 S1 331 093331893 85559583555555 16 509 1109) A0501 ẻ 17 50: 9019)à Ä0ïi(03:.8i:i0 v 0n 18 Hinh 2.7 - Hinh anh Khao 8n ẢẢ Ơ.Ơ.ỎỎ.Ỏ 19
Hình 3.1 - Sơ đồ phân rã chức năng (B.ED) << SE SES5 SE cư x2 4 20 Hình 3.2 - Sơ đồ luồng đữ liệu mức ngữ cảnh - << eExsx xxx gvcsea 21 Hình 3.3 - Sơ đồ luồng đữ liệu mỨc ( << s9 3E 2v xưa 22 Hình 3.4 - Sơ đồ luồng đữ liệu mức 1: Quản lý độc giả <5 se sec cses 23
Hình 3.5 - Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý nhà cung cấp - 5-5 < s4 24
Hình 3.6 - Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý thủ thư 5 5 6s s+s£< s4 25
Hình 3.7 - Sơ đồ luồng đữ liệu mức 1: Quản lý sách 5- «ke zses 26 Hình 3.8 - Sơ đồ luồng đữ liệu mức 1: Quản lý mượn trả 2-5 < «sex sa 27
Hình 3.9 - Sơ đồ luồng đữ liệu mức 1: Quản lý nhập sách 5-5 scssscscs 28 Hình 3.10 - Sơ đồ luồng đữ liệu mức 1: Thống kê báo cáo - 5 s=scscs 29
Hình 3.1 1 - Mối quan hệ giữa Quyen và Tai hoan - + << sex Sex eses 37 Hình 3.12 - Mối quan hệ giữa TaiKhoan và Thu Thu - - 2 + << s£££££s£s£+ 37 Hình 3.13 - Mối quan hệ giữa ThuThu và PhieuNhapSach - 5-55 5 52 37 Hình 3.14 - Mối quan hệ giữa ThuThu và Muon Tra ¿2 2 << s£s£*£s£ees 38 Hình 3.15 - Mối quan hệ giữa PhieuNhapSach và NhaCungCap -5-5 - 38 Hình 3.16 - Mối quan hệ giữa PhieuNhapSach và Sach 5< 5c se cxcses 38 Hình 3.17 - Mối quan hệ giữa Sach và PhanLoai - 2 «+ << E£x£xEseeeeeeses 39 Hình 3.18 - Mối quan hệ giữa Muon Tra và Sach -¿ «+ < cscsEkxex se eeeeesrs 39 Hình 3.19 - Mối quan hệ giữa MuonTra và DocGia - ¿2 < se kexcxcxcscees 39 Hình 3.20 - Mối quan hệ giữa DocGia và LoaiDocGiia - 5 < 5< +scscscees 40
Hình 3.21 - Mối quan hệ giữa DocGia và LOp - - - s8 se EeEeEs vs ses 40 Hình 3.22 - Mối quan hệ giữa Sach và TacGia .- << Se xcEE xxx rsea 40
Hình 3.23 - Mối quan hệ giữa Sach v NgonNĐgu - ô<< Exex se eeeeesrs 41 Hình 3.24 - Mối quan hệ giữa Sach và NhaXuatBan - 5 << xe exeses 41 Hình 3.25 - Mối quan hệ giữa Khoa và LOP 5 - << se x3 1v cv csez 41 I5: 6200/80 42 506/009 44
Hình 4.1 - Giao diện chính c5 < ĂĂ 1193030 3000 9E vn 55 53
Trang 8Hinh 4.5 - Form quan 00/0 01 1 55 Hinh 4.6 - Form quản lý nhà cung cấp - << s8 8 SE eEExExek xe ek 56
Hình 4.7 - Form danh sách độc giả mượn sách - << c5 se cssssssss 56 Hình 4.8 - Form mượn sácChh - - - - c «5 339.3 9 9v vn ng ve 57
Hình 4.9 - Form thơng tin chỉ tiết về độc giả mượn sách .- 5s se se cses 57
Hinh 4.10 - Form tra sach ou a ẢẢ 58 Hinh 4.11 - XU ly vi pram a 58 Hình 4.12 - Dành cho độc giả tra cứu tài lIỆU - G555 S511 3333153 559555551555555 59
p0) 8 E08 ẦẢ.ẢẢẢ 60
Hình 4.14 - Report đỘC gI1ả - G QQ S000 000000 009050998630 10 1 000040908 8 vớ 60
Hình 5.1 - Phiếu xử lý vi phạm tại Thư Viện Trường ĐHKT Đà Nẵng 63
Hình 5.2 - Phiếu kiểm kê tài liệu - + + 23 22t St EvSrEktrertrxtrrrrrkerkrsrrkrrrree 64
p0 n6 ý) 500.018 65
Hình 5.4 - Mượn tài lIỆU - << G Ă S0 S391 0 t1 ng nh ree 65 Hin 5.5 - Trả tài lIỆU - - GG G G2 2c CS 5 E0 999.99 9v vn vn v9 9 ve ve 66
Trang 9DANH MUC CAC TU VIET TAT
STT Tir viét tat Y nghĩa của từ viết tắt
l BED Business Functions Diagram
2 DDH Đơn đặt hàng
3 DFD Data Flow Diagram
4 DG Doc gia 5 DHKT Đại Học Kinh Tế 6 DR Data Relationship 7 ER Entity Relationship 8 HD Hĩa don 9 MT Muon tra
10 NCC Nha cung cap
11 PN Phiêu nhập
12 TK-BC Thơng kê - báo cáo
Trang 10DANH MUC CAC KI HIEU
THUOC Y NGHIA
Lưu đồ hệ thống Tài liệu
Lưu đồ hệ thống Nhiều tài liệu
Lưu đồ hệ thống Tiên trình xử lí
bằng tay
Lưu đồ hệ thống Tiến trình luân
phiên Lưu đồ hệ thống Lưu
Mơ hình Thực thể - Mối quan hệ Quan hệ
Biểu đồ luồng dữ liệu logic Tiến trình
Biêu đơ luơng đữ liệu Tác nhân
Mơ hình Thực thê - Mỗi quan hệ Thực thể Biéu đồ luồng dữ liệu Kho đữ liệu
Biêu đồ luơng dữ liệu Luơng đữ liệu
Biêu đồ luơng dữ liệu Tác nhân lặp lại
Biêu đồ luống dữ liệu Kho đữ liệu lặp lại
Trang 111 Lời mở đầu
Ngày nay ngành cơng nghệ thơng tin đang phát triển nhanh và mạnh, khoa học
cơng nghệ thực sự đã đem lại hiệu quả lớn cho nền kinh tế xã hội, cho các tổ chức
trong giai đoạn mở cửa hiện nay, đặc biệt là nâng cao hiệu quả trong quá trình quản lý
Cĩ thể nĩi rằng với sự phát triển của hệ thơng tin thì việc quản lý thủ cơng khơng cịn phù hợp nữa Ta cĩ thể nhận thấy một số yếu kém của việc quản lý theo phương
pháp thủ cơng như: Thơng tin về đối tượng quản lý nghèo nàn, lạc hậu, khơng thường
xuyên cập nhật Việc lưu trữ bảo quản khĩ khăn, thơng tin lưu trữ trong đơn vị khơng
nhất quán, để bị trùng lặp giữa các bộ phận Đặc biệt là mắt rất nhiều thời gian và
cơng sức để thống kê, phân tích đưa ra các thơng tin phục vụ việc ra quyết định Do đĩ, việc sử dụng các thành tựu của cơng nghệ thơng tin trong quản lý ngày càng rộng rãi và mang lại hiệu quả cao, khắc phục được những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ Các bài tốn quản lý được đưa vào máy tính và ngày càng được tối ưu hĩa, tối giản được thời gian cũng như chi phí cho quả trình xử lý, mang lại hiệu quả lớn rút ngắn thời gian và nhân lực trong quá trình quản lý
2 Tên để tài
“Xây Dựng Hệ Thống Thơng Tìn Quản Lý Thư Viện Trường Đại Học Kinh TẾ Đà Nẵng”
3 Lý do chọn đề tài
- Cơsởlý luận
Quá trình triển khai tin học hĩa trong cơng tác quản lý thư viện nhằm mục tiêu thúc đây và nâng cao hiệu quả trong cơng tác nghiệp vụ quản lý thư viện hiện vẫn chưa đồng bộ Xây dựng một hệ thống quản lý thư viện phù hợp với cơng tác quản lý thư viện cĩ ý nghĩa to lớn trong chiến lược xây dựng các thư viện điện tử
- — Cơ sở thực tiễn
Trong thực tế, việc quản lý trong quy trình nghiệp vụ thư viện của Trường Đại
Trang 12báo cáo đều được thực hiện trên máy tính Nhưng trong quá trình quản lý sách, phục
vụ độc giả vẫn cịn một số nhược điểm chưa thể khắc phục được Do đĩ em muốn vận dụng những kiến thức đã học để phân tích hệ thống một cách khoa học về cơng tác quản lý trong một thư viện lớn và việc áp dụng hiệu quả cơng nghệ thơng tin trong
cơng tác quản lý
- Lý do cá nhân
Là một người thích đọc sách em thường xuyên đến thư viện và nhà sách lớn dé đọc sách và thấy vẫn đề phức tạp trong cơng tác quản lý thư viện Việc quản lý thư viện ở một số nơi cịn thủ cơng Trường Đại học Kinh Tế Đà Nẵng là trường cĩ hệ
thống thư viện tương đối lớn đã áp dụng tin học hĩa trong cơng tác quản lý khá thành
cơng, hơn nữa là một sinh viên khoa Thống Kê - Tin Học em muốn cĩ cơ hội để gắn quá trình lý thuyết với thực hành và hiểu sâu hơn những cơng việc thực tế khi phân tích và phát triển một hệ thống thơng tin trong thực tế nên em đã chọn đề tài “Xây
Dựng Hệ Thống Thơng Tìn Quản Lý Thư Viện Trường Đại Học Kinh TẾ Đà Nẵng”
4 Mục tiêu đề tài
Trong một hệ thống Thư Viện, việc quản lý là một vấn đề quan trọng nhất, làm sao
dé Sinh Viên mượn sách mà khơng cần phải mất thời gian? Làm sao tìm kiếm sách
cũng như thủ tục mượn trả nhanh chĩng? Làm sao các thủ thư khơng mất nhiều thời
gian trong quá trình quản lý sách? Đĩ là nhưng câu hỏi, mục tiêu đặt ra mà người lãnh
đạo Thư Viện hướng tới nhằm quản lý Thư Viện một cách chặt chế, hiệu quả phục vụ
một cách tốt nhất cho các độc giả 5 Phạm vi nghiên cứu
- Hệ thống lưu trữ các thơng tin liên quan đến Thư Viện Trường ĐHKT Đà Nẵng đề phục vụ cho quá trình quản lý
- Phạm vi nằm trong giới hạn của chuyên đề tốt nghiệp
- Sử đụng hệ quản trị CSDL Access 2003 để thiết kế cơ sở đữ liệu
- Sử đụng ngơn ngữ lập VisualBasic 6.0 để cài đặt 6 Phương pháp nghiên cứu
Chuyên đề tốt nghiệp được thực hiện trên cơ sở :
- Thu thập, tổng hợp các số liệu thực tế về hoạt động quản lý thư viện
Trang 13- Ghi nhận các ý kiến, nhận định của các thủ thư tại thư viện Trường ĐHKT Đà
Nẵng về hạn chế cịn tồn tại trong hệ thống
- Sử dụng phương pháp phân tích hệ thống cĩ cấu trúc
Trang 14CHUONG I
TONG QUAN VE CONG TAC QUAN LY THU VIEN
1.1 Các chức năng của cơng tác quản lý Thư Viện
Xuất phát từ nhu cầu về thơng tin cho đơng đảo bạn đọc, mơ hình thư viện đã ra
đời Thư viện, xuất phát từ tên gọi của nĩ cĩ nghĩa là nơi lưu trữ tài liệu cho phép một
khối lượng lớn độc giả cĩ nhu cầu sử đụng nguồn tài liệu Nhiều tài liệu quý hiếm đã
được lưu trữ và bảo quản trong các thư viện trong suốt thời gian dài mà hiện nay
khơng đâu cĩ thể cĩ những tài liệu đĩ Sau đây là các chức năng chính khơng thê thiếu
trong một thư viện bao gồm :
$ Phát triển nguồn tài liệu : Bồ sung, trao đổi và nhận tặng tài liệu; © Xử lý kỹ thuật các tài liệu thu thập được;
® Tổ chức và bảo quản các kho tài liệu;
@ Phuc vu doc giả tra cứu và sử dụng tài liệu hiệu quả
Đề đáp ứng được nhu cầu của độc giả và quản lý tài liệu trong thời kỳ bùng nổ
thơng tin như hiện nay, nhiệm vụ của cơng tác thư viện càng trở nên khĩ khăn và phức
tạp Việc ứng dụng tin học hĩa vào quản lý thư viện sẽ giúp cho thư viện trở thành cửa ngõ của mọi thơng loại thơng tin, don giản hĩa các nghiệp vụ thư viện, từ đĩ nâng cao
chất lượng phục vụ độc giả
1.2 Các khái niệm trong cơng tác quản lý thơng tin Thư Viện a Bản sách (Số sách của một đầu sách)
Tập hợp các cuốn sách cĩ các thơng tin giống hệt nhau (tên sách, tên tác giả)
được gọi là các bản sách của một đầu sách
b Đấu sách
Một tập hợp các bản sách giống hệt nhau được gọi là một đầu sách c SỐ đăng ký cá biệt
Trang 15d Tit khéa
Từ khĩa là những từ ngữ đặc biệt trong mỗi tài liệu cĩ tính chất mơ tả và đặc
trưng cao cho nội dung của tài liệu đĩ hoặc là những danh từ riêng được nhắc đi nhắc
lại nhiều lần trong tài liệu
e Khung phân loại
Khung phân loại là tập hợp các ký hiệu được sắp xếp theo một trật tự nhất định
Ký hiệu phân loại của mỗi tài liệu là tập hợp các ký hiêu trong khung phân loại ƒ Kỹ hiệu phân loại
Ký hiệu phân loại là những ký hiệu bằng số hoặc bằng chữ (hoặc cả hai) quy
định sẵn để biểu diễn các khái niệm khoa học thuộc tồn bộ các lĩnh vực tri thức
ø Nhãn sách
Nhãn sách là những băng giấy nhỏ dán trên mỗi bản sách, trên cĩ ghi rõ “Tên thư viện “ cùng với các thơng tin (viết tắt theo những ký hiệu đã quy định) của chính
bản sách đĩ như ngơn ngữ, khổ cỡ, phịng phục vụ, vị trí kho, số đăng ký cá biệt (Ký
hiệu xếp giá) của bản sách đĩ trong kho, tên viết tắt của tác giả, mã phân loại của bản
sách đĩ, năm xuất bản cuốn sách
h Phích sách
Phích sách là những thẻ bằng giấy trên cĩ ghi rõ thơng tin về từng đầu sách như
tên tác giả, tên sách, mã phân loại, từ khĩa, tĩm tắt nội dung, được sắp xếp theo trật tự
nhất định (hoặc theo chủ đề, hoặc theo chữ cái) đặt các ngăn gỗ để phục vụ cho việc tra cứu của độc giả
i Phiếu mượn
Phiếu mượn là phiếu ghi các thơng tin mượn trả dành cho mỗi độc giả của thư
viện Trên phiếu cĩ ghi ngày tháng năm sinh, tên tuổi, nghề nghiệp, địa chỉ, số thẻ và
ảnh của độc giả sở hữu phiếu đĩ Trên phiếu cĩ ghi tên những cuốn sách mà độc giả mượn Phiếu này được dùng làm biên bản pháp lý về việc giao nhận và trả sách giữa độc giả và thủ thư
j Phiéu yêu cầu
Phiếu yêu cầu là phiếu ghi tên cuốn sách muốn mượn mà độc giả sẽ đưa cho
thủ thư khi cĩ nhu cầu mượn sách
Trang 16Phiéu theo 1a phiéu gan trên mỗi bản sách, trên cĩ ghi rõ ký hiệu sách, tên sách, tên tác giả, ngày mượn, người mượn, địa chỉ mượn Phiếu này dùng đề theo đõi lượng
người đã mượn sách đĩ lL SỐ đăng kỷ tổng quát
Số đăng ký tổng quát là số dùng để ghi chép các thơng tin trong mỗi đợt bổ
sung tài liệu Số gồm 3 phân chính là :
®$ Tài liệu nhập kho :
Trong phần này cĩ ghi rõ ngày tháng và số, số chứng từ (hĩa đơn) của lần bổ
sung đĩ, nơi cung cấp tài liệu, tổng số tài liệu nhập về, số lượng của mỗi loại sách,
tơng số tiền trả, số lượng tài liệu phân chia theo từng lĩnh vực, tổng số tài liệu phân
chia theo từng ngơn ngữ
® Tài liệu xuất kho :
Trong phan nay ghi rõ ngày vào số, số biên bản, ngày phê chuẩn biên bản, tổng
số tài liệu xuất kho, số lượng xuất kho của mỗi loại, tổng tiền, số lượng tài liệu phân
chia theo từng khu vực, số lượng tài liệu phân chia theo từng ngơn ngữ
® Tình hình tài liệu hằng quí, hằng năm :
Trong phần này ghi rõ ngày kiêm kê, tổng số tài liệu kiểm kê, số tài liệu thuộc
mỗi loại được kiểm kê
m SỐ đăng ký cá biệt
Số đăng ký cá biệt là số ghi chép thơng tin từng bản sách trong mỗi kho Mỗi kho chỉ cĩ một số đăng ký cá biệt duy nhất Trong số cĩ ghi đầy đũ mọi thơng tin như
ngày vào số, số thứ tự của từng bản sách trong kho, tên sách, tên tác giả, nơi xuất bản, năm xuất bản, giá tiền mỗi bản, số vào số tổng quát của mỗi bản, loại tài liệu của bản
sách đĩ, ngày vào số biên bản xuất , thơng tin kiếm kê của từng bản sách ở từng quý n Một số khung phân loại phố biến
Sách được phân loại theo một số tiêu chuẩn (gọi là khung phân loại) Các khung phân loại phổ biến hiện nay là :
Trang 17Nam
Khung phân loại này thường được dùng trong cơng tác quản lý thư viện ở Việt
Cấu trúc bảng chính
Đây là khung phân loại được các chuyên mơn thư viện Quốc Gia Việt Nam
biên soạn lại dựa trên cơ sỡ khung phân loại BBK Khung phân loại này cĩ 19 lớp cơ bản
Vi du:
0: Téng loai
1: Triét hoc Tam ly hoc Logic hoc 2: Chủ nghĩa vơ thần Tơn giáo 3K: Chủ nghĩa Mac-LéNin
3: Xã hội chính trị
D: Sach thiếu nhi
Trong các lớp cơ bản, ta cĩ thể thấy khung phân loại đã thể hiện ký hiệu xen lan ca chit so Arap va chit cai, dùng cả một sơ và hai sơ cho lớp cơ bản
Các bậc phân chia tiếp theo ở các lớp nhỏ hơn cũng sử dụng hỗn hợp chữ và số, tuy nhiên về cơ bản vẫn theo nguyên tắc thập tiến
Vi du 6 lớp được chia nhỏ như sau :
6: Kỹ thuật
6C1: Ngành kha1 mỏ 6C4: Gia cơng kim loại
6C4.1: Duc kim loại
6C4.2: Gia cơng kim loại bằng áp lực
6C4.3: Hàn, cắt kim loại
Các bảng phụ trợ: Khung phân loại PTB cĩ 4 bảng trợ ký hiệu : - Bang tro ký hiệu hình thức
Trang 181.3 Một số nghiệp vụ cơ bản trong quản lý Thư Viện
1.3.1 Bồ sung nguồn tài liệu
Đây là hoạt động đầu tiên trong chuỗi các nghiệp vụ của thư viện, tạo ra nguồn hay bản sưu tập tư bộ tài liệu Trong nghiệp vụ này, thư viện cĩ nhiệm vụ đặt mua
sách, ấn phẩm định kỳ hay bất kỳ dạng tài liệu nào khác tuân theo một chiến lược xác
định trong điều kiện kinh tế cho phép, nhằm phục vụ tốt nhất cho các đối tượng bạn đọc của mình
1.3.2 Xứ lý kỹ thuật
Sau khi bồ sung sách, quá trình xử lý kỹ thuật cĩ nhiệm vụ:
$ Phân loại tài liệu: Là quá trình cán bộ nghiệp vụ dùng các ký hiệu đã được quy định để mơ tả nội dung cuốn sách theo chuyên ngành học
® Tao phich và tơ chức hệ thống tra cứu cho độc giả: Tạo phích là cơng việc khơng thể bỏ qua Trên phích cĩ đầy đủ thơng tin cần thiết giúp độc giá xác định cuốn sách Phích được sắp xếp theo các tiêu chí khác nhau
1.3.3 Phục vụ độc giả mượn — trả tài liệu
- Tra cứu tài liệu: Độc giả sử đụng hệ thống các phích được sắp xếp theo trật tự
tên tài liệu, tên tác giá hoặc chủ đề để cĩ thể tìm được tài liệu mình cần
- Mượn tài liệu: Dựa vào thơng tin trên phích sách, độc giả cĩ thể tự mình tìm
tài liệu hoặc viết phiếu yeu cầu đưa cho thủ thư Thủ thư ghi lại thơng tin về bạn đọc
và tài liệu mà bạn đọc mượn vào phiếu theo đõi và đưa tài liệu cho độc giả mượn nếu cĩ
- Trả tài liệu: Khi bạn đọc trả tài liệu, cán bộ thủ thư xĩa tên tài liệu khỏi danh sách đang mượn của độc giả và xếp tài liệu vào vị trí cũ của nĩ
1.4 Vai trị của tỉn học hĩa trong cơng tác quản lý Thư Viện
Thế giới đang chứng kiến sự bùng nỗ đữ dội của Thơng Tin Trong bối cảnh đĩ, con người phải đối mặt với một mâu thuẫn gay gắt giữa một bên là lượng thơng tin khơng ngừng tăng nhanh và một bên là khả năng lưu trữ và xử lý thơng tin cĩ hạn của con người Vì thế mà tin học hĩa cĩ vai trị rất quan trọng trong cơng tác quản lý Thư
Viện
1.4.1 Đối với cắn bộ thư viện
Trang 19mềm chuyên dụng, máy tính sẽ cho phép cập nhật thơng tin nhanh chĩng va nhất
quán Cơng tác biên mục, phân loại và xây dựng mục lục tra cứu trở nên chính xác, giảm thiểu sức lao động của cán bộ thư viện Lưu trữ thơng tin về độc giả và tài liệu,
máy tính tạo điều kiện cho việc thống kê quản lý tình trạng luân chuyên và nhu cầu
của độc giả Tuy nhiên, điều này địi hỏi cán bộ thư viện phải cĩ một trình độ tin học
khá căn bản để sử dụng trong cơng tác quản lý
1.4.2 Đối với độc giả
Giúp cho việc tìm kiếm thơng tin trở nên hiệu quả và nhanh chĩng Ta cĩ thể
thấy được tính ưu việt trong việc ứng dụng tin học vào trong quản lý thư viện hiện đại
Tuy nhiên hiệu quả phụ thuộc vào rất nhiều chính sách phát triển và khả năng tài
chính của thư viện
1.5 Bài tốn quản lý hệ thống thơng tin thư viện
Trong một thư viện truyền thống, các hoạt động bắt nguồn từ việc bố sung
nguồn tài liệu Thư viện sẽ đặt mua tài liệu theo một chiến lược xác định phụ thuộc
vào đối tượng phục vụ của thư viện Sau đĩ, người ta tiến hành phân loại tài liệu, mơ tả chúng, sắp xếp theo một trật tự nhất định và tổ chức hệ thống tra cứu cho độc giả
dùng phích
Độc giả khi tìm một tài liệu mình cần cĩ thể tra cứu hệ thống các phích được
sắp xếp theo trật tư của tên tác giả, nhan đề tài liệu và chủ đề của tài liệu đĩ Sau khi
xác định được tài liệu mình cần thì dựa vào thơng tin vị trí của tài liệu ghi trên phích,
độc giả sẽ viết phiếu yêu cầu đưa cho thủ thư để lẫy sách cho mình Thủ thư sẽ ghi lại
những thơng tin về bạn đọc và tài liệu mà bạn đọc mượn theo đõi việc thu hồi tài liệu đĩ Khi bạn đọc vừa trả lại, thủ thư sẽ xĩa tên cuốn sách khỏi danh sách đang mượn của bạn đọc và xếp tài liệu vào vị trí cũ của nĩ
Việc thống kê số lượng tài liệu hiện cĩ như tài liệu nhập mới trong một năm, số lượng độc giả tới thư viện, loại sách mà độc giá mượn và đọc nhiều để căn cứ vào đĩ
cĩ chiến lược bố sung nguồn tài liệu thích hợp, đáp ứng nhu cầu của bạn đọc ở hiện tại
và trong tương lai
Đây là tồn bộ tiễn trình nghiệp vụ của một thư viện Khi xây dựng một hệ
Trang 20quản lý thư viện, các đối tượng tham gia vào hệ thống sẽ giảm thiểu các thao tác và thu được phản hồi một cách nhanh chĩng
1.5.1 Độc giả
Khi sử dụng chương trình nghiên cứu tài liệu, độc giả cĩ thể đễ dàng tìm được
tài liệu mình cần trong khoảng thời gian ngắn nhất Chương trình sẽ cung cấp cho độc
giá đầy đủ thơng tin về tài liệu, vị trí, trạng thái tỒn tại của từng bản tài liệu trong kho
Nếu tài liệu cĩ trong thư viện, độc giả cĩ thé yêu cầu mượn Ngược lại nếu đã
cĩ người mượn, độc giả cĩ xếp hàng đăng ký mượn tài liệu 1.5.2 Cán bộ thự viện
wx Cán bộ nghiệp vụ:
Cùng với những khả năng của máy tính, hệ thống cĩ thể trợ giúp đắc lực trong việc lưu trữ và cập nhật thơng tin, tránh tình trạng quản lý bằng số sách rất phức tạp và thiếu chính xác Do đĩ, thời gian và cơng sức quản lý cán bộ Thư Viện được giảm
thiểu Thủ thư cĩ thể kiểm tra thơng tin mượn trả tài liệu của độc giả ngay lập tức
Việc báo cáo cũng trở nên nhanh hơn nhiều so với thao tác bằng tay như trước Hệ
thống sẽ trợ giúp cán bộ thư viện trong việc thống kê theo tiêu chí đã đề ra và tạo các
ban bao cao
Y Can b6 quan ly:
Cán bộ quản lý cĩ thể nắm được các hoạt động của tồn thư viện thơng qua
việc lập các thống kê báo cáo do hệ thống trợ giúp Từ đĩ ban lãnh đạo cĩ thể đưa ra
những chính sách phù hợp cho Thư Viện
Trang 21CHUONG II
KHAO SAT THUC TRANG CUA THU VIEN TRUONG DHKT
DA NANG
2.1 Khảo sát thực tế
2.1.1 Giới thiệu về thư viện trường Đại học Kinh TẾ Đà Nẵng
Thư Viện Trường ĐHKT Đà Nẵng thành lập năm 1985 nằm trong khuơn viên
Trường ĐHKT Đà Nẵng
Thơng tin cơ bản về Thư Viện Trường ĐHKT Đà Nẵng
- Địa chỉ: 71 Ngũ Hành Sơn, Quận Sơn Trà, TP Đà Nẵng
- Điện thoại: 0511 — 950114
- Fax: 0511 — 836255
- Web: http://lib.due.edu.vn/
Tổng số tài liệu hiện cĩ 299.910 bản sách, trong đĩ :
- 213.078 bản sách giáo trình
- 86.832 sách tham khảo các loại
Hệ thống quản lý trong thư viện hầu như đã được tin học hĩa, thư viện đã được kết nạp vào Hội Liên Hiệp Thư viện Việt Nam
Thư viện gồm cĩ 2 phịng mượn và một phịng đọc: - Tầng 1: Phịng mượn sách giáo trình
- Tầng 2: Phịng mượn sách tham khảo, sách văn học (Kho sách tự chọn) - Tầng 3: Phịng đọc, cĩ: Phịng đọc chung cho mọi sinh viên, phịng đọc sách ngoại văn, luận văn, luận án dành cho Học viên cao học và Sinh viên chất lương cao, phịng đọc sách mẫu, từ điển, báo và tạp chí
Thiết bị hỗ trợ gồm:
- Máy chủ: 2 cai - May vi tinh: 21 cai - May in: 5 cai
- May photocopy: 2 cai - Máy quét mã vạch: 7 cái
Ngồi ra thư viện cịn cĩ trang web tra cứu tài liệu tại địa chỉ:
http://lib.due.edu.vn
Trang 222.1.2 Nội dụng khảo sát
2.1.2.1 Mục đích khảo sát
- Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên mơn trong cơng tác quản lý của Thư Viện
Trường Đại học Kinh Tế Đà Nẵng:
- Tìm hiểu vai trị, chức năng và cách thức hoạt động của hệ thống, qua đĩ rút
ra được những chức năng quan trọng trong hệ thống:
- Tìm ra được những khuyết điểm, những mặt hạn chế, bất cập của hệ thống
- Đề ra mục tiêu hướng tới để giải quyết vẫn đề, nghiên cứu thay đổi hệ thống
2.1.2.2 Đối tượng khảo sát
e Cán bộ lãnh đạo, quản lÿ Thư Viện
Khi muốn tìm hiểu một cách chỉ tiết các vẫn đề liên quan đến Thư Viện Trường
ĐHKT Đà Nẵng, thì người tìm hiểu khảo sát phải được sự cho phép của ban lãnh đạo
Thư Viện Khảo sát Thư Viện từ cấp trên xuống, tìm hiểu từ vẫn đề khái quát nhất đến
cu thé chi tiết các vẫn đề
e 7ìm hiểu độc giả và nghiệp vụ của thủ thư
Thơng tin mà ta tìm hiểu được từ ban lãnh đạo Thư Viện là những cái chung
nhất, khái quat nhất Muốn đi sâu, đi sát vào vẫn đề, vào từng chỉ tiết của hệ thống,
chúng cần tiếp xúc trực tiếp với hiện trạng của hệ thống Thư Viện cụ thể nhưng chúng ta cĩ thể quan sát quy trình làm việc của một thủ thư, sau đĩ đặt ra những câu hỏi liên quan đến ngiệp vụ hoặc là trực tiếp làm độc giả tham gia vào quá trình mượn sách, từ
đĩ rút ra được ưu và nhược điểm của hệ thống hiện tại 2.1.2.3 Đối tượng tài liệu
Tìm hiểu nhu cầu và các chức năng cần thiết của Thư Viện Trường ĐHKT Đà Nẵng, ngồi tìm hiểu về đối tượng người dùng thì cịn tìm hiểu thơng qua các biểu
mẫu và các tài liệu của Thư Viện
e Biểu mẫu, tập tin, số sách © Cac thu tục, quy trình e Các thơng bảo
2.1.3 Phương pháp khảo sát
-_ Quan sát trực tiếp thư viện Trường ĐHKT Đà Nẵng:
Trang 23Trong thời gian thực tập tại thư viện Trường ĐHKT Đà Nẵng giúp bản thân em
quan sát được cách thức làm việc của các thủ thư trong thư viện Bên cạnh đĩ cũng
gúp em nhìn nhận được một cách tổng quát về như cầu mượn sách của từng bộ phận độc giả
- Phỏng vấn :
Trong quả trình thực tập tại thư viện, mặc dù đã quan sát các quy trình nghiệp vụ và cách thức quản lý các đầu sách trong thư viện, em đã trực tiếp tiếp xúc với các thủ thư để đặt các cầu hỏi thơng qua đĩ giúp em hiểu sâu hơn về các quy trình trong
thư viện
- Nghiên cứu tài liệu :
Nhờ sự giúp đỡ của các thầy cơ giáo trong thư viện nên em cũng cĩ được một số tài liệu cần thiết để nghiên cứu trong thời gian làm chuyên đề
2.1.4 Co céu tổ chức của Thư Viện Trường ĐHKT Đà Nẵng
VĂN PHỊNG PHỊNG XỬ LÝ PHỊNG PHỊNG KỸ THUẬT MUON ĐỌC
Hình 2.1 - Cơ cấu tơ chức Thư Viện Trường ĐHKT Da Nang
2.2 Phân tích nghiệp vụ quản lý trong thư viện trường Đại học Kinh Tế Đà Nẵng
2.2.1 Quản lý đặt sách
Khi nhà xuất bản chuyển đầu sách mới đến (theo phiếu yêu cầu) thì thư viện sẽ tiến hành tiếp nhận và gửi các danh mục sách mới đến các khoa, các khoa chọn các
sách cần mua rồi gửi lại cho thư viện, tƠ trưởng thư viện sẽ tiếp nhận danh mục sách cần chọn rồi gửi đến ban Giám hiệu nhà trường kí xác nhận đặt sách, sau đĩ gửi danh mục sách cần mua đến nhà cung cấp, các phiếu đặt hàng, phiếu nhập, hĩa đơn sẽ được lưu trữ lại
Trang 24Quy trình đặt sách sách mới Lọc sách khoa chọn Danh mục sách chọn > \ can mua À Danh mục sách khoa chọn
Nhà cung cấp Tổ trướng Bộ phận kho Khoa Giám hiệu
Danh mục sách \ Lap danh muc / \ Chọn sách
mới „ 5 ;
Kiém tra don
dat hang Lap phiéu xuat Phiéu xuat Don dat hang Hĩa đơn thanh tốn "—— Hĩa đơn thanh tốn Kiểm tra s phiêu xuât v Lap phiéu nhap Hình 2.2 - Quy trình đặt sách
Khi nhập sách về thư viện sẽ tiến hành biên soạn, phân loại từng mục sách,
dán mã số ISBN, điền thơng tin sách vào phiếu như tên sách, tên tác giả, ngơn ngữ,
tĩm tắt nội dung, năm xuất bản, ngày nhập, số lượng nhập để nhập sách mới vào cơ sỡ đữ liệu
Hàng tháng dựa vào các báo cáo của bộ phận phịng đọc, phịng mượn(trả, bộ
phận quản lý sách sẽ tiễn hành lập danh mục những sách cần nhập thêm về do nhu cầu
của bạn đọc nhiêu hoặc đâu sách mới đê gửi đên cho nhà xuât bản
Trang 252.2.2 Quan ly mugn, tra v Mượn sách -
- Khi cần mượn sách độc giả cĩ thể tra cứu thơng tin tại trang web
http://lib.due.edu.vn/ để tìm hiểu thơng tin về sách trước
- Đối với sách giáo trình: Độc giả phải in thời khĩa biểu cá nhân (thay cho phiếu
mượn) cùng với thẻ độc giả (thẻ sinh viên đối với loại độc giả Sinh Viên) đến phịng
mượn xuất trình thời khĩa biểu cá nhân cùng với thẻ độc giả để thủ thư kiểm tra Thủ thư sử dụng máy quét đề lẫy thơng tin từ thẻ độc giả, sau khi quét thẻ xong nếu khơng cĩ vấn đề gì thì thủ thư sẽ lấy sách mà bạn đọc yêu cầu mượn theo thời khĩa biểu cá
nhân để cho mượn Thủ thư sử dụng máy quét mã vạch để đọc mã vạch của sách,
chương trình sẽ lẫy thơng tin của sách từ mã vạch, nếu cuốn sách này cĩ thể cho mượn
thì cho mượn và cập nhật lại trọng thái của cuơn sách này, sau đĩ giao sách cho độc
giả Quy trình mượn sách
Độc giả Thủ thư Bộ phận kho
Thong tin thẻ và
thời khĩa biểu Khơng mượn
được
a
; Kiém tra gido
“\ trinh muon
\
Thơng tin sach \ Thơng báo
——— sách hết
Ỷ
| h \_ tin sách mượn cân mượn
Ỷ
\ MT /
Hình 2.3 - Quy trình mượn sách giáo trình
15
- Đối với sách tham khảo: Độc giả vào phịng mượn sách tham khảo, trước khi
Trang 26khơng cĩ trục trặc gì về thơng tin độc giả thì độc giả cĩ thể vào tìm kiếm sách cần mượn Sau khi tìm được sách cần mượn độc giả xuất trình sách để thủ thư quét mã
vạch xem cuốn sách đĩ cĩ được mượn hay khơng, đồng thời quét lẫy thơng tin độc giả
và làm thủ tục mượn sách cho độc giả
Quy trình mượn sách Độc giá Thủ thư
Thơng tin the va thời khĩa biêu
— —_, Khơng mượn | — được a Ỷ Kiểm tra tình trạng sách Tìm kiêm sách muon Khơng mượn I aS duoc
\ Cap nhat thong
i > \ tin sach muon
Sach duoc muon
~~
Hình 2.4 - Quy trình mượn sách tham khảo Y Tra sách:
Khi độc giả cần trả sách thì sẽ đến từng bộ phận trả sách riêng cho từng loại sách, tại đây thủ thư dùng máy để quét lây thơng tin độc giá và những cuốn sách đang
mượn, sau đĩ độc giả muốn trả cuốn nào thì thủ thư sẽ kiểm tra tình trạng của cuốn
sách đĩ rồi làm thủ tục trả sách Sau khi trả sách xong, chương trình tư động cập nhập lại số lượng cuốn sách đĩ trong kho, đồng thời lưu ngày trả của độc giả vào phiếu
mượn trả
Trang 27
Quy trinh tra sach
Độc gia Thu thu Bo phan kho
Thong tin the va Kiểm tra thể
sách trả <a ~«
Thong tin vi
pham —Ì——
CƯ
Thơng trntrả |_ 2 Cập nhật sách Chuyén sach
tra vao kho
Vv Vv
WW N7
Hình 2.5 - Quy trình trả sách v Gia hạn sách:
Độc giả đưa thơng tin sách và thẻ sinh viên đến cho thủ thư, thủ thư kiểm tra
Xử ly vi pham
sách gia hạn và thẻ sinh viên Nếu sách gia hạn cĩ khả năng gia hạn thì thủ thư tiến hành gia hạn, đồng thời gửi thơng tin gia hạn đến cho độc giả và tiện hành cập nhập lại hạn trả trong phiếu mượn trả Nếu khơng gia hạn được thủ thử sẽ gửi thơng tin khơng thể gia hạn sách đến cho độc giả
Trang 28
Quy trinh gia han sach
Doc gia Thủ thư
Thơng tin thé va Kiểm tra thẻ và
sách gia hạn „ sách gia hạn
Ỷ Thơng tin sách Thơng báo
khơng giahạn |*—— khơng gia
hạn được
“—
Thơng tin gia han |, \ Gia han
Hình 2.6 - Quy trình gia hạn sách 2.3 Một số nhược điểm trong hệ thơng thư viện
Qua quá trình khảo sát và nghiên cứu thực tế, hệ thống thư viện trường ĐHKT Đà Nẵng tuy đã áp dụng tin học hĩa vào trong cơng tác quản lý tuy nhiên vẫn cịn một
số hạn chế sau :
- Hệ thống thư viện cĩ nhiều phân hệ nhưng cĩ một số phân hệ lại rất ít và hầu như khơng được khai thác đến như: Ấn phẩm định kỳ, báo, tạp chí, cơng thơng tin
- An phẩm định kỳ, báo tạp chí thư viện nhập về chưa thể quản lý được
- Trong quá trình mượn sách giáo trình sinh viên phải xếp hàng chờ đợi trong một thời gian dài mới cĩ thể mượn được sách gây mắt thời gian đồng thời phải cĩ bản
photo thời khĩa biểu cá nhân mới mượn được
Trang 29
Hình 2.7 - Hình ảnh khảo sát
- Kho sách giáo trình là kho sách đĩng sinh viên phải cĩ thời khĩa biểu cá nhân
mới mượn được sách, nếu muốn mượn sách giáo trình khác khơng cĩ trong thời khĩa
biểu cá nhân thì sinh viên phải đăng trước với cán bộ thư viện
- Hệ thống thư viện cĩ trang web riêng để độc giả tra cứu sách nhưng hầu như
Ít được khai thác, trong hệ thống cơ sỡ đữ liệu một số đầu sách đã được thanh lý hoặc
quá cũ khơng thể mượn, lại khơng xĩa bỏ gây lãng phí và làm khĩ khăn, mắt thời gian tìm kiếm của độc giả
- Hệ thống thư viện chỉ cĩ một cơng thơng tin tra cứu sách mà khơng cĩ một cơng thơng tin riêng phục vụ cho các nhu cầu khác như thơng báo lịch mượn, trả, thơng báo sinh viên quá hạn trả sách Các thơng tin này đều được gián thơng báo trước cửa thư viện, độc giả muốn biết ngày mượn, ngày trả, phải lên thư viện xem thơng
báo Đây là nhược điểm lớn nhất của hệ thống
- Phần mềm chuyên dụng trong quản lý thường xây ra lỗi khi in, gây khĩ khăn cho cán bộ quản lý thư viện
Trang 30CHUONG III
PHAN TICH VA THIET KE HE THONG THONG TIN CHO BAI
TOAN QUAN LY THU VIEN TRUONG DHKT DA NANG
3.1 Sơ đồ phân rã chức năng (BFD)
HỆ THĨNG THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐHKT ĐÀ NẴNG
_| Quan Ly _ Quan Ly _ Quan Ly _| Quan Ly _| Quan Ly _| Quan Ly Thắng Kê-
Độc Gia Nha Cung Cap Thi Thy Sach Muon, Tra Nhap Sach Báo Cáo
mm ae Đăng ký | | ĐăngkýTT Đăng ký TT |_| , _ | Lậpphiểu Thống kê—
Động 1ý TT EỊG [—] TT NCC ‘Tha ‘The | Sách mới Ming isch mua sach Bao cao DG
| | - Cập Nhật | | Câpnhật | | Câpnhật | | Câpnhật Lt} ngán |_| Lậphĩa đơn Thống kê —
TT ĐG thơng tin NCC TT Thủ Thư TT sách Thanh toan NCC Báo cáo NCC
, “¬ Xĩa TT ae , Biên mmụe Thống kê —
| Sb TT DG | aT ee Thủ Thư † XĩaTTsách Gia hạn sách sách Báo cáo Thủ Thư
* A “~ Á Tim Kiếm ¬ Ti kiém Théng kê —
Tim kiém DG Tim K L_ ; ¬ | L_] un :
| | L_| Tim Kiem NCC Thủ Thư —] Tìm kiếm sách “Xử lý vĩ pHạm phiéu mua sách Bao cao Sách
Chú thích: - TT : Thơng tin - DG : Déc gia ; - NCC : Nha cung cap
Hình 3.1 - Sơ đồ phân rã chức năng (BFD)
20 Thơng kê - Báo cáo Sách nhập Thống kê—
Bao cao Miron,
Trang 313.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DED) 3.2.1 Sơ đỗ mức ngữ cảnh Thủ Thư
TT Trả lời TT yêu cầu
TTT thanh tốn vi phạm—————————* [ Trên báo vi phạm
Độc Giả Yêu câu TT ĐG———] QUAN LY
TT DG——>» THU VIEN TT trả loi Y/C TRƯƠNG ĐHKT
DA NANG TT sáeh—————————— báo cáo Y/e TT —————TT sách khơng đạt ve F——Phiêu mua sách———> "TT thanh toan—— Nhà Cung Cấp báo cáo Tổ Trưởng đ——————TT sách theo phiếu
Cú thích : - YC: Yêu câu
- TT : Thơng tin - DG: Doc gia
Hình 3.1 - Sơ đồ luơng dữ liệu mức ngữ cảnh
Trang 323.2.2 So do luong dữ liệu mức 0 M TTIBe——> Thủ Thư @—TTNCC sách TT Sách YeTT Yo TT NCC—> Quan Ly ; Tự Nha Cung Thong |TT Cá j R > a
Tin} lạ Tơ Trưởng P
ý Lời phm| lyc Hồ Sơ NCC Thơng Tin Thanh Ss
Toan D3| Kho Sach
pham Quan Ly Qu an Ly
„ Mượn TT Muon tra Thon Nhap
ca ê Sich |
Số xử lý vi — >» Kê \ /
— Nn iN f = Bao ch
D2 Số mượn trả 7p BN / C40 J TT
Sach nhap
Yéu cau TT Muon tra T Nệp sách Ề
Yêu cầu TT nhập sách
A Quan Ly
Yêu câu TT thủ thư TT Sach ,
ma «————|] Nách
\ TT | Thủ Thư | veucdu 1 sich
DA | ồ Sơ Thủ Thư Nhà Cung Cấp Ẳ TINQC Phếu Ua TT Thanh toan TT Sach Theo Phiéu mua TT Sach Khong Dat Yéu cau
Hình 3.2 - Sơ đồ luơng dữ liệu mức 0
Trang 333.2.3 So do luong dữ liệu mức 1: Quản lý độc giá
Yêu cầu thơng tin đăng ký
Thong tin DG dé đăng ký Dang ky TTDG TT Độc giả-
Yêu cầu thơng tin cập nhật ĐG
Thong tin DG da cap Cap nhat TT
nhat \ DG
Thủ Thư !
TT] D1| Thẻ Độc Giả
Yêu cầu thơng tin xĩa DG
Thơng tin ĐG đã xĩa XĩaTTĐG
Thơng tin tìm kiếm a)
Kết quả Tim kiém DG
\ / Chú thích :- TT : Thơng tin
- ĐG : Độc giả Hình 3.3 - Sơ đơ luơng dữ liệu mức 1: Quản lý độc giả
Trang 343.2.4 So do luong dữ liệu mức 1: Quan lp nha cung cap
Yéu cau thong tin dang ky NCC Thơng tin NCC
Thong tin NCC da dang ký
Yêu cầu thơng tin cập nhật NCC Théng tin NCC da cap nhat Thủ Thư ` Ỉ
Yêu cầu thơng tin xĩa NCC Thơng tin NCC đã
xĩa
Thơng tin tìm kiếm
——— > Cập nhật TT NCC Á D6 | HồSơNCC Xda TT NCC =
Kết quả \ Tim kiém NCC
Chú thích : - TT : Thơng tin
- NCC: Nha cung cấp Hình 3.4 - Sơ đồ luơng dữ liệu mức 1: Quản lý nhà cung cấp
Trang 353.2.5 So dé luong dữ liệu mic 1: Quan ly thi thu
Yêu cầu thơng tin đăng ký TT Thơng tin TT Thơng tin TT đã đăng ký
Yêu cầu thơng tin cập nhật ——————> TT
Thơng tin TT đã cập Cập nhật TT nhật \ TT Ỷ \ Thủ Thư D4 Ỉ ` Hồ Sơ TT
Yêu cầu thơng tin xĩa TT Thơng tin TT đã Xĩa
Thơng tin tìm kiếm
co TìmkếmTT ÍỶ _ Ket qua Chú thích : - TT: Thủ thư
- TTTT: Thơng tin Thủ thư
Hình 3.5 - Sơ đồ luơng đữ liệu mức 1: Quản lý thủ thư
Trang 363.2.6 So do luong dit ligu mire 1: Quan ly sdch
Yêu cầu thơng tin đăng ký Sach
Thơng tin Sách đã đăng ký
ì Thủ Thư ` Ỉ
Hình 3.6 - Sơ đơ luơng đữ liệu mức 1: Quản lý sách
26
Dang ky TT Sach
\ sự Thơng tin Sách
Yêu cầu thơng tin cập nhật Sách
Thơng tin Sách đã cập nhật
y
D4) Kho sach
Yêu cầu thơng tin Sách đã hủy
Thơng tin Sách đã hủy
Thơng tin tìm kiếm ————
\ Tim kiém Sach |
Ket qua
Trang 373.2.7 So dé luong dữ liệu mức 1: Quản lý mượn trả
TT sách mượn Thủ Thư » TT sách gia hạn
TT yêu _| | TT yéu _ cầu cầu Il Du II T2C1 Xử Lý Mượn và Gia Hạn In đ€————] eu > Sách Yêu Cầu Sách Cầu TT j TT Gia Mượn Hạn 4 Sách Ạ r
[D2 | Sémuionta : D2 | Sổ mượn trà $6 much tra —————
TT Tra Lời Yêu
n———| TT Sach vs Cầu
ITT Sach Độc Giả TT Thanh Tốn Vi
ho sách a Trả Phạm |: v Yêu Cầu M l Ta «tn Pham Số xử lý vi phạm Xử Lý T86 Xử Lý Trả Sách Théngtinv =| VịPhạm pham ue nye Chú thích : - TT: Thơng tin D2 | Sổ mươn trả | - : Độc giả ND2 | Sốmức Sát — JÍ ThủThự |k—TTwphạm me ene Bị
Hinh 3.7 - So d6 luéng dit liéu mirc 1: Quan ly muon trả
27
Trang 383.2.8 So dé luong dữ liệu mức I: Quản lý nhập sách
Thủ Thư Phiếu mua
" ˆ sách Phiếu nhập sách cau E D7 | Phiếu nhập sách Kiểm tra Sách Tìm Kiếm Phiếu Nhập Sách Biên mục sách cau Chú thích : D3 Kho sách TT Sách khơng đạt yêu TT sách đạt yêu — Nhà Cung Cấp TT sách TT Thanh Tốn Lập Hĩa Đơn Thanh Tốn - TT :Thơng tin
Hình 3.8 - Sơ đồ luơng đữ liệu mức 1: Quản lý nhập sách
Trang 39Thẻ Độc Gia Kho sách Sổ xử lý vi phạm yy Số mư@ trả Tổ Trưởng A Ỉ Phiếu nhập sách TK-BC Thu Thu D4 | Hồsơ Thủ Thư Hồ sơ Nhà cung cấp
Hình 3.9 - Sơ đồ luơng đữ liệu mức 1: Thống kê bảo cáo
Trang 403.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu 3.3.1 Từ điển dữ liệu
¬ - | Mơ Tả Kiểu | Cơng ae
STT Tên Dữ Liệu Loại Diễn Giải
Dữ Liệu Thức
1 ChucDanh KTT C Chức danh
2 DiaChi KTT C Dia chi
3 DienThoai KTT N Dién thoai
4 DienThoai KTT N Dién thoai
5 Email KTT C Email
6 Fax KTT N Fax
7 GhiChu KTT C Ghi chú
8 GiaTien KTT C Giá tiền
9 GioiTinh KTT C Giới tính
10 GVCN KTT C Giao vién chu nhiém
11 ISBN KTT C Mã vạch
12 Ke KTT C Kệ
13 MaDocGia KTT C Mã độc giả
14 MaKho KTT C Mã kho
15 MaKhoa KTT C Mã khoa
16 MaLoaiDocGia KTT C Mã loại độc giả