Nâng cao hiệu quả sử dụng cơ sở vật chất tại trường đại học công nghiệp việt trì

Alexander 1996 định nghĩa quản lý cơ sở vật chất như “quá trình mà một tổ chức đảm bảo rằng tòa nhà của mình, hệ thống và dịch vụ hỗ trợ các hoạt động cốt lõi và quy trình cũng như góp p

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

LỜI CAM ĐOAN iv

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT v

DANH MỤC HÌNH VẼ vi

DANH MỤC BẢNG BIỂU vii

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT 4

1.1 Định nghĩa hoạt động quản lý trang thiết bị (Facilities management) 4

1.2 Quá trình phát triển của khái niệm quản lý CSVC 8

1.3 Chức năng và mục tiêu của hoạt động quản lý CSVC 9

1.3.1 Chức năng của quản lý CSVC 9

1.3.2 Mục tiêu của QLCSVC 11

1.4 Nội dung của hoạt động quản lý trang thiết bị 12

1.4.1 Quản lý hoạt động 12

1.4.2 Quản lý không gian (Space management) 14

1.4.3 Quản lý dịch vụ (Management of facilities service) 18

1.5 Các yếu tố tác động đến hoạt động quản lý trang thiết bị 22

1.5.1 Chi phí 24

1.5.2 Chính sách của chính phủ 24

1.5.3 Phát triển công nghệ 25

1.5.4 Yêu cầu thay đổi và kinh doanh 25

1.5.5 Yêu cầu linh hoạt hóa cơ sở vật chất 25

1.5.6 Nhu cầu và kỳ vọng của nhân viên 26

1.5.7 Kỳ vọng của khách hàng 26

1.6 Hoạt động quản lý cơ sở vật chất trong trường đại học 26

1.6.1 Khái niệm, phân loại QLCSVC trong trường học 26

1.6.2 Vai trò và ý nghĩa của quản lý cơ sở hạ tầng trong trường đại học 29

1.6.3 Yêu cầu đối với quản lý cơ sở vật chất và thiết bị giáo dục trong trường đại học 32

1.6.4 Cơ sở pháp lý của quản lý cơ sở vật chất và thiết bị giáo dục trong trường đại

học 32

1.7 Tóm tắt chương I 34

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CƠ SỞ VẬT CHẤT CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP VIỆT TRÌ 35

2.1 Giới thiệu chung về trường Đại học Công Nghiệp Việt Trì 35

2.1.1 Tóm tắt lịch sử hình thành và phát triển 35

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 38

2.2 Thực trạng hoạt động quản lý cơ sở vật chất của trường Đại học Công nghiệp Việt Trì 38

2.2.1 Thực trạng công tác quản lý hoạt động của trường Đại học Công nghiệp Việt Trì 38

2.2.2 Thực trạng công tác quản lý không gian của trường Đại học Công Nghiệp Việt trì 56

2.2.3 Thực trạng quản lý dịch vụ cơ sở vật chất của trường Đại học Công nghiệp việt trì 60

2.3 Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến quản lý trang thiết bị của trường Đại học Công Nghiệp Việt Trì 63

2.3.1 Yêu cầu phát triển cơ sở hạ tầng 63

2.3.2 Chính sách nhà nước 63

2.3.3 Sự thay đổi của môi trường 64

2.3.4 Yêu cầu nâng cao tính linh hoạt 64

2.3.5 Người sử dụng dịch vụ 65

2.3.6 Trình độ chuyên môn và hệ thống quản lý 65

2.4 Kết luận chương II 67

CHƯƠNG III: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝCƠ SỞ VẬT CHẤT TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP VIỆT TRÌ 69

3.1 Nguyên tắc đề xuất giải pháp 69

3.1.1 Nguyên tắc đảm bảo tính kế thừa 69

3.1.2 Nguyên tắc đảm bảo thực tiễn 70

3.1.3 Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi 70

3.1.4 Nguyên tắc đồng bộ 70

3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý cơ sở vật chất 71

3.2.1 Giải pháp1: Nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động tại trường Đại học Công nghiệp Việt Trì 71

3.2.2 Giải pháp2:Lập kế hoạch quản lý và sử dụng không gian 79

3.2.3 Giải pháp 3: Nâng cao hiệu quả công tác quản lý dịch vụ 83

3.3 Kết luận chương III 85

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 86

TÀI LIỆU THAM KHẢO 88

PHỤ LỤC 43

PHỤ LỤC 2 45

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan:

1 Những nội dung trong luận văn này là công trình nghiên cứu của tôi

dưới sự hướng dẫn trực tiếp của TS Nguyễn Danh Nguyên

2 Mọi tham khảo dùng trong luận văn đều được trích dẫn rõ ràng tên

tác giả, tên công trình, thời gian, địa điểm công bố

3 Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng

được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

4 Mọi sao chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo, hay gian trá, tôi

xin chịu hoàn toàn trách nhiệm

LÊ THỊ DỊU

DANH MỤC HÌNH VẼ

 

Hình 1.1: Các thành phần của quản lý cơ sở vật chất (Nordic 2003) 6 

Hình 1.2: Định nghĩa về QLCSVC (Levainen 2001, RAKLI 2001, Nordic 2003) 8 

Hình 1.3: Chức năng của QLCSVC (Wagenberg & Jongenelen năm 2002) 11 

Hình 1.4: Vai trò trung tâm của quản lý cơ sở vật chất và người quản lý CSVC (Waardhuizen 1999) 14 

Hình 1.5: Yêu cầu của quản lý không gian (Ahmadfauzi 2000) 17 

Hình 1.6: Quản lý dịch vụ cơ sở vật chất (Rakli 2001) 20 

Hình 1.7: Nội dung cụ thể của quản lý cơ sở vật chất (Nordic FM 2003) 21 

Hình 1.8: Áp lực ảnh hưởng đến phát triển FM 23 

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức trường Đại học Công nghiệp Việt Trì 38

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1: Tóm tắt các mục tiêu của quản lý không gian 17 

Bảng 1.2: Các loại dịch vụ cơ sở vật chất khác nhau 20 

Bảng 2.1: Số lượng CSVC-TBGD trong nhà trường 40 

Bảng 2.2 Diện tích làm việc bình quân trên đầu người tại các khoa 42 

Bảng 2.3 Số lượng CSVC-TBGD tại các khoa trong trường 43 

Bảng 2.4 Tình trạng CSVC – TBGD Khoa Phân tích 44 

Bảng 2.5 Tình trạng CSVC – TBGD Khoa Công nghệ môi trường 44 

Bảng 2.6 Tình trạng CSVC – TBGD Khoa Kinh tế 45 

Bảng 2.7 Tình trạng CSVC – TBGD Khoa Ngoại ngữ 45 

Bảng 2.9 Bảng thống kê số lượng và diện tích các phòng học, phòng thực hành 48 

Bảng 2.10 Bảng thống kê số lượng máy móc, thiết bị phục vụ dạy học 49 

Bảng 2.11 Bảng thống kê số lượng máy móc, thiết bị phục vụ cho phòng thí nghiệm 50 

Bảng 2.12: Mức độ sử dụng CSVC-TBGD tại các khoa trong nhà trường 50 

Bảng 2.13: Đánh giá mức độ sử dụng CSVC-TBGD trong nhà trường qua một số học phần 51 

Bảng 2.14: Hiệu quả sử dụng CSVC-TBGD theo nhận định của giảng viên 52 

Bảng 2.15: Kết quả khảo sát sinh viên 52 

Bảng 2.16: Thống kê SV mong muốn được sử dụng CSVC-TBGD 53 

Bảng 2.17: Thống kê tổng thể diện tích phòng làm việc và lớp học giảng đường 57 

Bảng 2.18: Thống kê chi tiết diện tích xây dựng 58 

Bảng 2.19 Nguyên giá xây dựng theo sổ sách 59 

Bảng 2.20: Thống kê khảo sát công tác phục vụ giảng dạy 61 

Bảng 2.21: Thống kê thời gian khắc phục sự cố 62 

Bảng 3.1: Tổng hợp giải pháp cải tiến hoạt động 71 

Bảng 3.2: Tổng hợp giải pháp cải tiến công tác quản lý không gian 79 

Bảng 3.3: Tổng hợp giải pháp quản lý dịch vụ 84

LỜI MỞ ĐẦU

1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Đất nước ta bước vào giai đoạn công nghiệp hóa, hiện đại hóa một cách nhanh chóng và mạnh mẽ với mục tiêu năm 2020 đưa Việt Nam trở thành một quốc gia công nghiệp Muốn thực hiện được sự nghiệp to lớn đó, chúng ta cần phải thực hiện nhiều công việc quan trọng và đầy khó khăn Trong đó cơ bản nhất là đào tạo được nguồn nhân lực chất lượng cao đáp ứng được yêu cầu của nền kinh tế - xã hội của nền văn minh công nghiệp Vì vậy Đảng ta đã xác định giáo dục là quốc sách hàng đầu với mục tiêu nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài Để thực hiện mục tiêu đó, giáo dục cần phải có sự đầu tư và đổi mới một cách cơ bản về nhiều mặt Từ quản lý, nâng cao chất lượng đội ngũ GV, tăng cường CSVC, nội dung, chương trình và phương pháp dạy học và giáo dục……Trong đó việc đầu tư CSVC có vai trò quan trọng đối với việc nâng cao chất lượng GD&ĐT của nhà trường

Trường Đại học Công nghiệp Việt Trì đào tạo các chuyên ngành về lĩnh vực hóa học, công nghệ hóa học, công nghệ kỹ thuật môi trường, công nghệ kỹ thuật điện, điện tử, cơ khí, ngành công nghệ thông tin, kế toán và quản trị kinh doanh Quá trình phát triển và trưởng thành, nhà trường có những thuận lợi cơ bản và gặp phải không ít khó khăn

Trong nhưng năm vừa qua được sự quan tâm của bộ giáo dục, các sở ban ngành trong thành phố, đặc biệt với sự cố gắng, quyết tâm của Lãnh đạo cùng tập thể cán bộ giáo viên, nhà trường đã không ngừng cố gắng phấn đấu học hỏi, từng bước đưa nhà trường phát triển đi lên, các ngành nghề mới được mở rộng như ngành Ngôn ngữ Anh,

cơ sở vật chất và thiết bị giáo dục ngày dần được cải thiện, số lượng học sinh - sinh viên

có nguyện vọng vào học trong nhà trường hàng năm thay đổi liên tục, uy tín của nhà trường được nâng cao

Trường Đại học Công nghiệp Việt Trì đào tạo bậc đại học và cao đẳng song cơ

sở vật chất chưa đáp ứng được yêu cầu đào tạo của một trung tâm đào tạo về kinh

tế, khoa học công nghệ, trong khi đó việc quản lý cơ sở vật chất và thiết bị giáo dục

còn nhiều hạn chế Mặt khác, đội ngũ cán bộ lãnh đạo hiểu biết về khoa học công nghệ còn ít nên rất cần thiết biện pháp quản lí hiệu quả

Qua thực tế công tác tại Trường Đại học Công nghiệp Việt Trì, tôi lựa chọn đề

tài “Nâng cao hiệu quả sử dụng cơ sở vật chất tại trường Đại học Công nghiệp Việt Trì" làm đề tài nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp của mình nhằm đáp ứng

nhu cầu thực tiễn nói trên

1.2 Mục đích của đề tài

Nghiên cứu đề xuất các biện pháp quản lý cơ sở vật chất - thiết bị giáo dục phục

vụ tốt cho công tác đào tạo của Trường Đại học Công nghiệp Việt Trì hiện nay

1.3 Khách thể và đối tượng nghiên cứu của đề tài

a Khách thể nghiên cứu của đề tài

Cơ sở vật chất và trang thiết bị giáo dục của Trường Đại học Công nghiệp Việt Trì đang sử dụng trong quá trình đào tạo hiện nay

b Đối tượng nghiên cứu của đề tài

Công tác quản lý cơ sở vật chất- thiết bị giáo dục tại Trường Đại học Việt Trì

1.4 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

- Tổng quan những vấn đề lý luận cơ bản về công tác quản lý cơ sở vật chất

và thiết bị giáo dục trong trường đại học, cao đẳng và trung học chuyên nghiệp

- Đánh giá thực trạng công tác quản lý cơ sở vật chất và thiết bị giáo dục ở Trường Đại học Công nghiệp Việt Trì

- Đề xuất một số giải pháp tăng cường quản lý cơ sở vật chất và thiết bị giáo dục ở Trường Đại học Công nghiệp Việt Trì

1.5 Phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đánh giá thực trạng trong 3 năm từ 2013 đến 2016 và đề xuất một số biện pháp quản lý cơ sở vật chất và thiết bị giáo dục ở Trường Đại học Công nghiệp Việt Trì trong khoảng 5 năm tới

1.6 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp phân tích, tổng hợp, khái quát hoá, so sánh đối chiếu qua việc hồi cứu tư liệu hiện có

- Phương pháp điều tra khảo sát, tổng kết kinh nghiệm, lấy ý kiến chuyên gia về công tác quản lý cơ sở vật chất - thiết bị giáo dục góp phần nâng cao chất lượng đào tạo

- Phương pháp xử lý số liệu thống kê

1.7 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung chính của luận văn được kết cấu thành 3 chương:

- Chương I: Cơ sở lý thuyết về quản lý cơ sở vật chất

- Chương II: Thực trạng hoạt động quản lý, sử dụng cơ sở vật chất của trường Đại học Công nghiệp Việt Trì

- Chương III: Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý cơ sở vật chất tại trường Đại học Công nghiệp Việt Trì

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT

1.1 Định nghĩa hoạt động quản lý trang thiết bị (Facilities management)

Có nhiều định nghĩa về quản lý cơ sở vật chất (Facilities Management) được các tác giả đưa ra và phát triển qua thời gian Becker(1999) định nghĩa quản lý cơ

sở vật chất như là “các trách nhiệm điều phối tất cả những nỗ lực có liên quan đến công tác lập kế hoạch, thiết kế và quản lý các tòa nhà và hệ thống thiết bị, đồ đạc để tăng cường khả năng của tổ chức giúp cạnh tranh và đáp ứng tốt hơn trong bối cảnh thay đổi nhanh chóng”

Định nghĩa về QLCSVC được Hamer (1988) đưa ra cho rằng “QLCSVC là các quy định về kế hoạch, thiết kế, xây dựng và quản lý không gian trong tất cả các loại cấu trúc từ các tòa nhà văn phòng đến các nhà máy, khu vực hoạt động công cộng” QLCSVC có liên quan đến các kế hoạch phát triển tổ chức thông qua các chính sách về cơ sở vật chất, dự báo, đất đai, không gian, các dự án thiết kế, xây dựng và đổi mới, hoạt động xây dựng và kế hoạch bảo trì đồ đạc thiết bị Định nghĩa này nhấn mạnh đến việc quản lý không gian trong tổ chức

Tương tự Jim Steinmann (1988) cũng xác định hoạt động quản lý cơ sở vật chất "là phương pháp có hệ thống kiểm kê, lập kế hoạch, thiết kế và duy trì không gian, thiết bị và đồ nội thất cho các cơ sở trong mục đích chung hoặc mục đích đặc biệt có thể cần phải được linh hoạt để thích nghi với sự thay đổi Định nghĩa này bổ sung thêm vấn đề không gian dự trữ và công nhận QLCSVC như một công cụ để duy trì "sự thay đổi" các chương trình kế hoạch của một tổ chức Alexander (1996) định nghĩa quản lý cơ sở vật chất như “quá trình mà một tổ chức đảm bảo rằng tòa nhà của mình, hệ thống và dịch vụ hỗ trợ các hoạt động cốt lõi và quy trình cũng như góp phần thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức trong điều kiện thay đổi”.Nó tập trung vào việc đáp ứng nhu cầu của người sử dụng để hỗ trợ các vai trò quan trọng của các thành viên trong tổ chức và phấn đấu để không ngừng nâng cao chất lượng, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo giá trị.Đây rõ ràng là một chức năng quản

lý quan trọng trong mọi tổ chức

Các tổ chức lớn trên toàn thế giới sử dụng QLCSVC như một phần của chiến lược để tái cơ cấu và tạo dựng lợi thế cạnh tranh.Nó cũng có thể đảm bảo rằng các tòa nhà và các dịch vụ hỗ trợ được cải thiện nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng

và đóng góp vào các mục tiêu kinh doanh của tổ chức.Alexander cũng nhấn mạnh thực tế là quản lý cơ sở vật chất hoàn toàn là một công cụ cốt lõi giúp hỗ trợ việc kinh doanh của một tổ chức với mục đích làm cho nó hiệu quả hơn Regterschot (1988) mô tả thiết bị cơ sở vật chất như là “một hoạt động quản lý tích hợp (lập kế hoạch và giám sát), thực hiện linh hoạt và sáng tạo có hiệu quả các mục tiêu của một tổ chức trong một môi trường luôn thay đổi” Regterschot cũng cho thấy QLCSVC như là một công cụ để sử dụng không gian và dịch vụ với mục đích giảm chi phí và tăng lợi nhuận cho tổ chức Hamer (1988) mô tả QLCSVC như quá trình lập kế hoạch, thực hiện, duy trì và sử dụng không gian vật lý thích hợp và các dịch

vụ cho một tổ chức, đồng thời tìm cách giảm tổng chi phí liên quan Định nghĩa này giới thiệu nơi làm việc như một công cụ quản lý chiến lược.Ông cho thấy QLCSVC như một công cụ để chiếm không gian và dịch vụ với mục đích giảm chi phí và nâng cao lợi nhuận có sẵn.Trung tâm quản lý thết bị của Đại học Strathclyde định nghĩa QLCSVC là “quá trình mà tổ chức phân phối và duy trì các dịch vụ hỗ trợ trong một môi trường có chất lượng để đáp ứng nhu cầu chiến lược” Định nghĩa này là song song với định nghĩa quản lý chất lượng của dịch vụ cho khách hàng vì nhu cầu chiến lược có thể là nhu cầu của khách hàng, nhân viên, nhà cung cấp, các nhà đầu tư hoặc thậm chí là nhu cầu của cộng đồng

Một nghiên cứu gần đây của West và Ooi (2001), chỉ ra tám định nghĩa hiện tại và ảnh hưởng của QLCSVC dẫn đến việc xác định các thiết bị quản lý như quản

lý tổng hợp của nơi làm việc để nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức Theo Brochner (2003) thìhoạt động quản lý cơ sở vật chất là việc chịu trách nhiệm đảm bảo các chi phí quản lý hiệu quả của việc xây dựng và quản lý các thiết bị liên quan, tạo ra một môi trường hỗ trợ các hoạt động của người sử dụng và kinh nghiệm và kiến thức của họ sẽ cung cấp nền tảng quan trọng để xây dựng các quyết định liên quan Maas và Pleunis (2001) cũng cho thấy FM như “trách nhiệm điều phối các nỗ lực để đảm bảo rằng các xu hướng công trình, công nghệ, đồ nội thất và tổ chức

được đáp ứng phù hợptheo thời gian” Tuy nhiên, những định nghĩa này không nhấn mạnh đến sự đóng góp, trong đó các cơ sở vật chất được quản lý tốt có thể làm cho một tổ chức hoạt động hiệu quả hơn

Viện quản lý cơ sở vật chất Anh (2000) định nghĩa QLCSVC là tích hợp các hoạt động đa ngành trong môi trường xây dựng và quản lý các tác động của chúng đối với con người và nơi làm việc Định nghĩa này thừa nhận sự đóng góp của các quy trình, nguyên tắc, pháp luật, lý thuyết và thực tiễn từ các ngành nghề khác nhau

và lại lặp đi lặp lại sự cần thiết phải quản lý những tác động to lớn mà cơ sở vật chất thiết bị có thể tác động lên con người và nơi làm việc của các tổ chức

Then (2000)nhận định có sáu lĩnh vực quản lý mà QLCSVC cần phải bao gồm

là quản trị chiến lược, quản lý tài sản, quản lý dịch vụ, quản lý sự thay đổi, quản lý con người và quản lý thông tin FEFC và NAO (1997)cũng đưa ra danh sách những

gì được cho là năng lực cốt lõi của quản lý cơ sở vật chất bao gồm quản lý tài sản, quản lý tài chính, quản lý tổ chức, đổi mới và quản lý thay đổi và quản lý nguồn nhân lực

Bên cạnh đó, Nordic (2003) định nghĩa QLCSVC bao gồm các hoạt động chính như hoạt động quản lý tài sản, quản lý hoạt động, quản lý không gian và quản

lý dịch vụ Hình 1.1 thể hiện các hoạt động chính của quản lý cơ sở vật chất

Hình 1.1: Các thành phần của quản lý cơ sở vật chất (Nordic 2003)

Trong khi các định nghĩa còn xuất hiện đa dạng và khác nhau xoay quanh trọng tâm của mình, thì một kiểm nghiệm gần đây cho thấy rằng có một số chủ đề

phổ biến của QLCSVC được thể hiện gồm 4 vấn đề.Đầu tiên, trọng tâm của

QLCSVC là nơi làm việc hay không gian làm việc, nơi làm việc trong trường hợp này đề cập đến một nơi mà công việc được thực hiện Do đó, nó không chỉ hạn chế

là các tòa nhà văn phòng thương mại mà nó cũng bao gồm các loại nơi làm việc

khác nữa Thứ hai, QLCSVC áp dụng đối với mọi tổ chức, bởi vì tất cả đều chiếm không gian cho công việc của họ.Thứ ba, QLCSVC đóng vai trò hỗ trợ trong việc tăng cường hiệu quả hoạt động của tổ chức.Cuối cùng, một cách tiếp cận tích hợp là

cần thiết trong thực hành QLCSVC Nói cách khác, quản lý cơ sở vật chất có thể được định nghĩa một cách ngắn gọn là“Các hoạt động quản lý tổng hợp nơi làm việc

để nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức”(Tai & Ooi, 2001)

IFMA (2003) cũng mô tả công việc của một người quản lý cơ sở vật chất bao gồm các nhiệm vụ và chức năng sau:

- Hoạch định chiến lược và chiến thuật cơ sở vật chất

- Dự báo tài chính và ngân sách

- Mua sắm bất động sản, cho thuê

- Mua sắm đồ nội thất, trang thiết bị và các dịch vụ cơ sở bên ngoài

- Xây dựng công trình, cải tạo và tái sử dụng

- Vấn đề môi trường

- Phát triển các chính sách và thủ tục cơ sở công ty

- Quản lý chất lượng cơ sở vật chất

- Kiến trúc, kỹ thuật lập kế hoạch và thiết kế

- Quy hoạch và quản lý không gian

- Hoạt động xây dựng, bảo trì và kỹ thuật

- Giám sát các dịch vụ kinh doanh, vận chuyển, phục vụ

- Viễn thông

Trong luận án này định nghĩa của QLCSVC (Hình 1.2) sẽ được sử dụng trong đó bao hàm một số phần của tất cả định nghĩa giới thiệu phía trên và tổng quát nhất TheoLevainen (2001) và Nordic (2003) thì QLCSVC bao gồm quản lý hoạt động, quản lý không gian và quản lý dịch vụ.Quản lý tài sản không được xem xét trong khuôn khổ này vì đây được coi là hoạt động rộng và bậc cao hơn trong phạm

vi nghiên cứu này

Hình 1.2: Định nghĩa về QLCSVC (Levainen 2001, RAKLI 2001, Nordic 2003)

Các định nghĩa khác nhau của QLCSVC vẫn còn tiếp tục phát triển và đổi mới, tuy nhiên nhìn chung QLCSVC mô tả công tác quản lý của tất cả các hoạt động có liên quan đến cơ sở hạ tầng của một tổ chức bao gồm từ quản lý không gian các tòa nhà, quản lý các hoạt động tác nghiệp, và quản lý dịch vụ phục vụ cho người

sử dụng QLCSVC là một công cụ quản lý chiến lược nhằm khai thác tối đa khả năng đáp ứng giữa khu vực làm việc với con người trong tổ chức và các công việc

1.2 Quá trình phát triển của khái niệm quản lý CSVC

Owen (1995) đã chỉ ra thuật ngữ “quản lý cơ sở vật chất”đầu tiên và bản thân

có nguồn gốc trong thế giới máy tính công nghệ cao và đẫ được dần dần đưa vào khu vực môi trường xây dựng thông qua quy hoạch không gian và các nhà sản xuất nội thất văn phòng Ở đó, nó đã được sử dụng như một phương tiện giao tiếp giữa các chuyên gia không gian nội thất và một loạt các khách hàng hoặc “người sử dụng” Quản lý cơ sở vật chất đã được công nhận là khái niệm mang tính chất quản

lý tại Hoa Kỳ vào đầu những năm 1980 và đã được thực hành ở Anh kể từ khoảng năm 1983 Tất cả các chức năng, mà hiện nay được thành lập theo sự quản lý cơ sở, tồn tại trước khi có sự công nhận của QLCSVC Những gì QLCSVC đã đạt được đó

là đổi mới, là sự hiểu biết về một cách tiếp cận phối hợp và tích hợp một loạt các hoạt động kinh doanh có thể gia tăng thêm giá trị cho quá trình của một tổ chức Điều này đã được chứng thực bởi Spedding (1999) khi ông nói rằng cái mới trong

Quản lý bất động

sản

Quản lý công ty bất động sản

Quản lý tài sản Quản lý nhà đất Quản lý xây dựng

Quản lý hoạt động Quản lý không gian Quản lý dịch vụ Quản lý danh mục

đầu tư

QLCSVC chính là quan điểm về sự hỗ trợ cho các hoạt động bất động sản có thể thực hiện sứ mệnh và mục tiêu của một doanh nghiệp cụ thể

Đặc biệt, xu hướng cho các công ty đa quốc gia, với các tòa nhà dịch vụ cao tại các địa điểm thành phố đắt đỏ, để nhấn mạnh vào làm sao tài sản làm việc một cách hiệu quả nhất làm tăng giá trị cho hoạt động quản lý cơ sở vật chất Việc thực hành quản lý cơ sở vật chất như một nghề chuyên nghiệp bắt đầu từ thời điểm này

Sự phát triển của các tổ chức thương mại nổi bật nhất trong lĩnh vực này là Hiệp hội Quản lý thiết bị quốc tế (IFMA) - từ khi thành lập vào năm 1980 cho đến năm 1985

đã có đến 1500 và hơn 4.000 thành viên vào năm 1987 là một ví dụ ấn tượng về điều này (Hamer 1988) Spedding (1999) tiết lộ rằng ông đã từng tiếp xúc với các khái niệm về QLCSVC trong cuối những năm 1980

Thời điểm này hoạt động quản lý cơ sở vật chất dần phát triển và được coi như là một trong những khái niệm chiến lược mà các tổ chức sử dụng để duy trì hoạt động và đáp ứng chiến lược đổi mới của họ (Torkildsen 1992).Green và Price (2000), Nutt (1999), Grimshaw (2003),Price và Aklaghi (1999)chỉ ra rằng các doanh nghiệp gần đây

và các văn bản học thuật đã nhấn mạnh rằng QLCSVC như là một hình thức quản lý của một tổ chức, phát triển đến một mức độ chiến lược cao hơn hướng đến các tiện tích khách hàng/doanh nghiệp để thu được giá trị tốt nhất từ nó

1.3 Chức năng và mục tiêu của hoạt động quản lý CSVC

1.3.1 Chức năng của quản lý CSVC

Hamer (1988) phát biểu rằng các chức năng sau đây là những hoạt động thường được thực hiện bởi các nhà quản lý cơ sở vật chất trong quá trình thực hiệnnhiệm vụ bao gồm Quản lý hàng tồn kho, quy hoạch tổng thể, bố trí vị trí và lập

kế hoạch, xây dựng, chiến lược bất động sản, phối hợp di chuyển, quản lý và thực hiện dự án, phối hợp mua sắm, lập kế hoạch bảo trì, quản lý trang web và phối hợp

hệ thống tổng thể

Sekula (2003) nhấn mạnh rằng sự thành công của quản lý cơ sở vật chất không chỉ được giới hạn vào việc làm cách nào để thực hiện công việc của mình mà còn làm như thế nào đểđánh giá được sự phù hợp và tính linh hoạt của hệ thống cơ

sở vật chất đó.Vì vậy, điều quan trọng là phải hiểu được sự tổng thể của tổ chức và

văn hóa của nó Các vấn đề tối quan trọng là những vấn đề ảnh hưởng đến sự an toàn và an ninh của công ty và nhân viên của mình Vấn đề hoạt động phải được xử

lý bao gồm lập kế hoạch tài chính và ngân sách, hoạt động bảo trì, hợp đồng dịch vụ

và các nhà cung cấp, không gian làm việc, cơ sở hạ tầng công nghệ, hệ thống quản

lý, tổ chức các phòng ban và nhân sự và các phòng họp Hamer (1988) cũng xác định chính xác các đặc điểm cá nhân được sở hữu bởi hiệu quả quản lý cơ sở vật chất Sự liên quan của công việc nghiên cứu này là xác định các đặc điểm của con người cho sự thành công của hoạt động quản lý cơ sở vật chất Ngoài ra, sự hiện diện của quản lý không gian làm việc trong một tổ chức cho thấy cam kết để quản

lý cơ sở vật chất

Thompson (1991) đã cho rằng QLCSVC chủ yếu bao gồm quản lý các dịch

vụ hỗ trợ, công nghệ thông tin và quản lý danh mục đầu tư Điều thú vị là, quản lý danh mục đầu tư là một yếu tố của quản lý tài sản có thể có nghĩa là thay thế quản

lý danh mục đầu tư cho quản lý tài sản

Quản lý cơ sở vật chất có thể được tóm tắt gồm các chức năng như tối ưu môi trường cho các chức năng chính của tổ chức, đưa ra một cái nhìn tích hợp của

cơ sở hạ tầng kinh doanh và sử dụng nó để cung cấp sự hài lòng cho khách hàng và tối đa hóa giá trị thông qua sự hỗ trợ và tăng cường cốt lõi kinh doanh Chúng ta có thể phát triển định nghĩa để mô tả quản lý cơ sở vật chất như một cái gì đó mà:

(Atkin 2003)

- Cung cấp dịch vụ hiệu quả và khả năng đáp ứng

- Cho phép thay đổi, đổi mới trong việc sử dụng không gian trong tương lai

- Tối đa khả năng sử dụng tài sản

- Tạo ra lợi thế cạnh tranh cho tổ chức

- Nâng cao văn hóa và hình ảnh của tổ chức

Trong nhiều tổ chức thì chức năng của quản lý cơ sở vật chất (Facilities Management functions) là một chức năng mới cung cấp một sự kết nối giữa các hoạt động cốt lõi và các hoạt động cơ sở vật chất.Các hoạt động cơ sở vật chất cũng

có thể được đặt tên cơ sở sản xuất.Vị trí của chức năng của QLCSVC trong việc tổ chức được thể hiện trong hình 1.3 phía dưới.Chức năng của FM có thể được hiểu là

bộ phận quản lý cơ sở nội bộ hoặc quản lý cơ sở của một tổ chức thương mại bên

ngoài(Wagenberg & Jongenelen năm 2002)

Quản lý các cơ sở vật chất có trách nhiệm tạo điều kiện thực hiện giá trị cốt

lõi trong kinh doanh.Điều này được thể hiện trong hình 1.3 (Wagenberg &

- Phát triển dự báo có ý nghĩa hơn và chính xác các yêu cầu về không gian trong tương lai, giảm chi phí các nguồn lực

- Chuẩn bị ngân sách vốn tương lai chính xác hơn

- Cung cấp một khuôn khổ để đáp ứng ngân sách thành lập một cách hiệu quả hơn

- Nâng cao tinh thần nhân viên và hiệu quả và cải thiện môi trường tốt hơn đáp ứng với nhu cầu của người lao động

- Khuyến khích nhân viên trong các quyết định quản lý cơ sở vật chất

HOẠT ĐỘNG

SVC

PHƯƠNG TIỆN SẢN XUẤT

- DỊCH VỤ BÊN

NGOÀI

- Việc tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề cụ thể được phát triển trong bối cảnh của một kế hoạch tổng thể sử dụng không gian tổng thể

- Cải thiện không gian sử dụng

- Hoãn hoặc tránh công trình xây dựng mới không cần thiết

- Sắp xếp và tái sử dụng một số dự án có thể được giảm

- Quản lý các thông tin và hàng tồn kho của không gian, thiết bị và đồ đạc

có thể được kiểm soát

- Kiểm soát các nguồn vốn để hỗ trợ các hoạt động có thể đạt được và phân

bổ hiệu quả hơn

- Cải thiện môi trường làm việc tổng thể được thực hiện và phòng chức năng linh hoạt và hiệu quả chi phí được thực hiện tốt hơn

- Xây dựng tiêu chuẩn chức năng cho văn phòng, trạm làm việc, trang thiết

bị đặc biệt

- Giảm chi phí mua sắm trung bình

- Tiêu chuẩn hóa quy hoạch nội thất, thiết kế dự án và các thành phần thiết kế

- Giảm tiêu thụ năng lượng

- Phân phối điện, thông tin liên lạc và dịch vụ tương tự đạt được hiệu quả hơn

Do đó một trong những mục tiêu của QLCSVClà để đảm bảo rằng mỗi khoảng trống của không gian trong bất kỳ tổ chức được hạch toán nhằm đảm bảo rằng các tổ chức đáp ứng các mục tiêu đầu tư

1.4 Nội dung của hoạt động quản lý trang thiết bị

Như đã trình bày trong (Hình 1.2), nội dung của hoạt động quản lý trang thiết

bị và cơ sở hạ tầng bao gồm 3 mảng chính là quản lý hoạt động (Operational management), quản lý không gian (Space management) và quản lý dịch vụ (Management of facilities service) Lần lượt 3 nội dung này sẽ được tác giả trình bày chi tiết hơn sau đây:

1.4.1 Quản lý hoạt động

Thông thường người quản lý (Facilities manager) có trách nhiệm cung cấp hiệu quả cơ sở vật chất và dịch vụ để hỗ trợ tổ chức của mình trong việc đạt được mục tiêu đề ra.Điều này có nghĩa có các khía cạnh khác nhau với nhiệm vụ quản lý

của hoạt động.Một làquản lý các hoạt động và việc cung cấp liên tục các thiết bị và dịch vụ đáp ứng nhu cầu cho những người sử dụng trong tổ chức Ở đây người quản

lý cơ sở vật chất có nhiệm vụ hỗ trợ và trực tiếp thực hiện các công việc cung cấp

cơ sở hạ tầng và thiết bị một cách nhanh chóng theo đúng kế hoạch và nhiệm vụ Thứ hai là chiến lược với tầm nhìn hướng đếntương lai, để dự đoán trước và đáp

ứng nhu cầu phát triển của tổ chức trong tương lai(Waardhuizen 1999)

Quản lý hoạt động trong QLCSVC tập trung vào các vấn đề sau:

- Ngăn ngừa thiệt hại và duy trì hoạt động trong các tòa nhà và thiết lập một điều kiện tốt nhất đồng thời đảm bảo an ninh và an toàn

- Cung cấp thiết bị và dịch vụ cho khách hàng là đội ngũ nhân viên nội bộ

- Tạo ra và duy trì một môi trường làm việc thoải mái và hiệu quả

Nhiệm vụ quản lý cơ sở vật chất là như vậy, để đảm bảo rằng tất cả các thiết

bị và dịch vụ được cung cấp đầy đủ và kịp thời, nhiều yếu tố trong đó có quan hệ với nhau chặt chẽ, được đồng bộ hóa để tối đa hóa và tối ưu hóa lợi ích của người lao động và các công ty hay người trực tiếp sử dụng các tiện ích cơ sở vật chất và thiết bị Do đó bộ phận quản lý cơ sở hạ tầng chính là đầu mối liên lạc cho tất cả các

cơ sở và dịch vụ và báo cáo các vấn đề, trục trặc xảy ra trong quá trình khách hàng

sử dụng Người quản lý cơ sở vật chất hoạt động theo chiều ngang và theo chiều dọc trong tổ chức, như thể hiện trong hình 1.4 dưới đây Trong hình, khách hàng nội

bộ nằm ở phía bên tay phải của đường ngang, các nhà cung cấp dịch vụ và chuyên gia tư vấn nằm ở phía bên trái hình Theo đường thẳng đứng, cơ sở vật chất của tổ chức, một phạm vi rộng của các dịch vụ và các khu vực trọng điểm Phía trên đường trung tâm là hoạt động của quản lý cấp cao.Người quản lý cơ sở vật chất có vai trò trung gian giữa tất cả các khu vực này mà người quản lý được sự hỗ trợ của công ty

để đạt được mục tiêu của tổ chức (Waardhuizen 1999)

Hình 1.4: Vai trò trung tâm của quản lý cơ sở vật chất và người quản lý CSVC

(Waardhuizen 1999)

Quản lý hoạt động của cơ sở vật chất thiết bị trong tổ chức là hướng cho các

cơ sở vật chất này giữ trong tình trạng tốt và sẵn sàng phục vụ công việc.Tuy nhiên, với tốc độ hoạt động thay đổi nhanh chóng trong bối cảnh như hiện nay, công tác quản lý cơ sở vật chất dường như không được phép đứng yên mà cũng phải luôn thay đổi, đồng thời cũng phải liên tục đổi mới để đáp ứng được yêu cầu phát triển chuyên nghiệp ngày càng cao của tổ chức và của người sử dụng trực tiếp Đây cũng

là yêu cầu của công tác quản lý hoạt động cung cấp cơ sở vật chất trang thiết bị trong tổ chức

1.4.2 Quản lý không gian (Space management)

1.4.2.1 Giới thiệu về quản lý không gian

Quản lý không gian là một trong những yếu tố bên trong cơ cấu quản lý tài sản của tổ chức.Quản lý không gianxây dựng thông thường được thực hiện bởi các nhóm nghiên cứu phát triển và sử dụng không gian, trong đó một bộ phận được thành lập có trách nhiệm quản lý quản lý tài sản và không gian các tòa nhà trong tổ chức

Quản lý không gian là rất quan trọng đối với không gian chức năng và sự hài

lòng của khách hàng và người trực tiếp sử dụng không gian (Ahmadfauzi,

2000).Ngoài việc giảm chi phí quản lý tài sản, thực hiện quy hoạch quản lý không

Quản lý cao cấp

Quản lý cơ sở vật chất

Tổ chức cơ sở vật chất Nhà cung cấp dịch vụ tư

gian sẽ làm tăng lợi nhuận tiền tệ và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực.Vì vậy, một trong những công cụ để nghiên cứu hiệu quả xây dựng là xác định không gian sử dụng hợp lý bởi sự quý giá và hạn chế của nó.Quản lý không gian cũng rất quan trọng đối với các cơ quan giáo dục để đạt được hiệu quả sử dụng không gian.Không gian là một hệ thống các cơ sở, các tòa nhà tạo thành.Nhu cầu về không gian là không thể đoán trước, do đó việc sử dụng không gian cần được lập kế hoạch nhằm tối đa hóa hiệu quả

Trong những năm qua, tình trạng yếu kém trong công tác quản lý tài sản và

sử dụng không gian được thấy rõ trong các tổ chức và họ đang tìm kiếm một hướng nghiêm túc đối với một giải pháp quản lý tài sản tốt hơn cho tài sản trong đó bao gồm quản lý không gian.Vấn đề quản lý không gian bao gồm những vấn đềlàm sao

để đạt được tối ưu hóa về chức năng với số lượng tối thiểu nhất của cơ sở vật chất

để hỗ trợ chức năng không gian (Yusdira Yusof 2010)

Mặc dù có rất nhiều báo cáo trong các phương tiện truyền thông về việc sử dụng không gian không hiệu quả, những vấn đề này vẫn còn tiếp tục tăng.Các yếu

tố gây ra sự thất bại là thiếu khả năng quản lý không gian, lập kế hoạch và đánh giá nhu cầu không gian.Điều này dẫn đến sự thất bại của các không gian bất động sản không được sử dụng hiệu quả

1.4.2.2 Định nghĩa quản lý không gian

Quản lý không gian là một tập hợp con của quản lý cơ sở vật chất Quản lý

cơ sở vật chất đã được định nghĩa là sự tích hợp củacác quá trình trong một tổ chức

để duy trì và phát triển các dịch vụ với sự hỗ trợ và nâng cao hiệu quả của các hoạt

động chính của nó (tiêu chuẩn Anh, năm 2010 và Ủy ban châu Âu về Tiêu chuẩn

hóa, 2007) Do đó, Abdul Rahman (2004) đã xác quản lý không gian như một quá

trình của quản lý cơ sở vật chất và xác định nhu cầu hướng tới tiếp tục đầu tư mở rộng kinh doanh Các yếu tố trong quản lý cơ sở vật chất bao gồm, lập kế hoạch, thiết kế, nơi làm việc, xây dựng, cho thuê, thuê, bảo trì, tư vấn, xây dựng bảo tồn và quản lý không gian Quản lý không gian là quá trình lập kế hoạch yêu cầu không gian, xác định các điểm yếu, phân bổ hiện tại và điều kiện cần thiết không gian cho khách hàng và người sử dụng, giám sát sử dụng, giúp người sử dụng xác định các

vấn đề sử dụng không gian và giải quyết các vấn đề quản lý không gian Nói cách khác, quản lý không gian không chỉ xem xét số lượng của không gian hiện tại,mà còn quan tâm đến chất lượng của các không gian cung cấp cho khách hàng Do đó, mối quan hệ giữa người sử dụng và tổ chức (chủ sở hữu) là điều cần thiết trong

quản lý không gian (Ahmadfauzi, 2000)

1.4.2.3 Lý thuyết, nhu cầu và mục tiêu của quản lý không gian

Lịch sử của quản lý không gian có nguồn gốc từ những năm 1970 với ý

tưởng không gian tiêu chuẩn (UGC 1987).Điều này có nghĩa là phân bổ hoặc sự cần

thiết của cơ sở không gian được xác định dựa trên nhu cầu trung bình của một người và nhu cầu của tổ chức

Trong năm 1996, Văn phòng Kiểm toán Quốc gia xứ Wales đã công bố

"Hướng dẫn thực hành tốt" cho không gian tổ chức giáo dục đại học với mục đích quản lý Nghiên cứu quản lý không gian cũng được thực hiện với các tổ chức giáo dục đại học Wales, Anh và Scotland và các tổ chức lựa chọn bên ngoài các tổ chức giáo dục đại học Những phát hiện từ nghiên cứu nhấn mạnh rằng việc định lượng chi phí của việc sử dụng không gian dựa trên chiến lược phát triển không gian, nâng cao khả năng sử dụng không gian, hệ thống dữ liệu sử dụng, và tập trung của không gian vẫn tuân theo phân phối hệ thống Nhiều nghiên cứu cũng chỉ ra rằng nhờ thực hiện chính sách quản lý không gian, chi phí có thể giảm lên đến 50%

Ahmadfauzi (2000) đã phát triển một số vấn đề cho các nhu cầu quản lý không gian Ông nói rằng cơ sở mới sẽ chỉ được phát triển nếu nó thực sự cần thiết,

cơ sở vật chất không mong muốn sẽ ngăn cản và phá bỏ các nỗ lực giảm chi phí bảo trì, sử dụng không đúng mục đích không gian sẽ được ngăn chặn bằng cách sử dụng không gian và hệ thống đăng ký nghề nghiệp Nghiên cứu của ông cũng khám phá những ý tưởng rằng không gian sẽ được phân phối và phụ thuộc vào cấp bậc và không gian đã được đảm bảo an toàn về nguy cơ cháy nổ và an ninh

Hình 1.5: Yêu cầu của quản lý không gian (Ahmadfauzi 2000)

Quản lý không gian phải được thực hiện từ các tổ chức có hoạt động trên các

nguồn lực hạn chế và giảm việc sử dụng không đúng cách không gian (Alexander,

1993) Tuyên bố này đã được sự đồng ý của Castells (1996) đề cập đến quản lý không

gian là một công cụ giúp hạn chế tối đa không gian sử dụng hoặc không gian không cần thiết mà có thể tạo ra chi phí về tiền tốt hơn vào các lĩnh vực quan trọng khác

Dựa trên các nghiên cứu của Middleton (1989), William (1994), Lee (1996), và Ahmadfauzi (2000), việc quản lý không gian mục tiêu có thể được tóm tắt như sau:

Bảng 1.1: Tóm tắt các mục tiêu của quản lý không gian

Thực hiện chức năng Đảm bảo chức năng phù hợp với việc tận dụng tối đa

không gian xây dựng Nhất quán Đảm bảo quản lý không gian nhất quán với hệ thống

chung và đạt đượcmục tiêu chung của tổ chức Hiệu quả Đảm bảo không gian được sử dụng hiệu quả, kiểm soát

tốt và tối đa hóa lợi ích cho tổ chức Linh hoạt Quản lý không gian thậm chí cũng cần linh hoạt có thể

sử dụng cho các mục đích khác nhau hoặc khi có không gian trống, hoặc không còn làm việc nữa

Chi phí Quản ý không gian hiệu quả là được xem xét đến kế

hoạch, thực hiện và các thành phần tham gia với kết quả giảm chi phí và giảm các khoản bảo trì…

(Nguồn: Yusdira 2011)

Theo Ahmadfauzi (2000), trong việc đảm bảo môi trường làm việc chất lượng, các yếu tố bao gồm trong quản lý không gian là sử dụng hiệu quả không gian, không gian được phân phối một cách sáng tạo, quản lý không gian được thực hiện bởi đội ngũ nhân viên đáng tin cậy và sử dụng công nghệ thông tin trong công việc Việc thực hiện các yếu tố quản lý không gian sẽ dẫn đến giảm lực lượng lao động, cơ cấu lại tổ chức

và tăng cường sử dụng công nghệ thông tin trong các tổ chức

Điều này dẫn đến việc tạo ra các hình ảnh tích cực cho tổ chức, trong đó có thẩm quyền cụ thể hơn thẩm quyền so với những tổ chức khác, với đội ngũ nhân viên chất lượng, môi trường làm việc thú vị và tăng của tổ chức hiệu suất

1.4.3 Quản lý dịch vụ (Management of facilities service)

1.4.3.1 Khái niệm dịch vụ

Quản lý dịch vụ là một khái niệm khá phức tạp.Từ này có nhiều ý nghĩa, từ dịch vụ cá nhân để phục vụ như một sản phẩm Thuật ngữ này có thể còn lớn hơn trong phạm vi cá nhân.Một chiếc máy, hoặc bất kỳ sản phẩm vật lý nào cũng có thể trở thành một dịch vụ cho khách hàng nếu những người bán tạo ra các giải pháp để

đáp ứng các nhu cầu chi tiết nhất khách hàng(Harvey-Jones)

Trong năm 1960, năm 1970 và 1980 một loạt các định nghĩa của các dịch vụ

đã được đề xuất Những định nghĩa tập trung vào các hiện tượng dịch vụ, và chủ yếu chỉ bao gồm những dịch vụ cung cấp bởi các công ty dịch vụ.Có quan điểm ngược lại, Gummesson (1987) đề cập đến một nguồn không xác định: Một dịch vụ

là một cái gì đó có thể được mua và bán ra nhưng mà bạn không thể cảm nhận trên đôi tay của bạn

Từ năm 1980 các cuộc thảo luận về việclàm thế nào để xác định các dịch vụ

đã diễn ra và không có định nghĩa cuối cùng nào được thỏa thuận Tuy nhiên, trong năm 1990 định nghĩa về dịch vụ được đưa ra như: dịch vụ là một quá trình bao gồm hàng loạt các hoạt động nhiều hay ít hữu hình hoặc vô hình, nhưng không cần thiết luôn luôn phải diễn ra trong sự tương tác giữa khách hàng và nhân viên phục vụ vàcác tài nguyên vật lý của hàng hóa và hệ thống cung cấp dịch vụ, được cung cấp

như là giải pháp cho các vấn đề của khách hàng(Grönroos 2000)

Dịch vụ thường được so sánh với hàng hóa vật chất Grönroos (2000) đã cố gắng để gói gọn đặc điểm của dịch vụ vào ba dạng cơ bản bao gồm ba đặc điểm chính sau:

- Dịch vụ là quá trình bao gồm các hoạt động hoặc một loạt các hoạt độngnhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng

- Dịch vụ có thể ở một mức độ sản xuất và tiêu thụ cùng một lúc

- Khách hàng tham gia vào quá trình dịch vụ ở một mức độ nào đó

Một trong những thuộc tính đặc biệt thường được nhắc đến nhiều nhất của dịch vụ là các giao dịch với việc không có khả năng lưu trữ các dịch vụ.Thuộc tính này phát sinh vì nhiều dịch vụ là quá trình (mà có thể hoặc không thể được liên kết với một sản phẩm hữu hình) Điều này có nghĩa rằng thời gian giao hàng có trùng hợp với nhu cầu cụ thể của người mua hay không và hậu quả của thời gian không thích hợp có thể rất nghiêm trọng và tốn kém Nhà cung cấpcố gắng phục vụ cho nhiều khách hàng, cần phải đảm bảo rằng họ có đủ năng lực có sẵn để đáp ứng nhu cầu của tất cả.Không có khả năng lưu trữ các dịch vụ cũng tạo ra khó khăn trong việc đảm bảo chất lượng.Chất lượng dịch vụ có thể không được có thể kiểm tra

trước khi giao cho khách hàng(Fearon 2001)

1.4.3.2 Định nghĩa quản lý dịch vụ (Management of facilities service)

Một trong những phần quan trọng của quản lý cơ sở hạ tầng thiết bị là quản lý dịch vụ và đặc biệt là quản lý dịch vụ cung cấp, đáp ứng trong quản lý cơ sở vật chất thiết bị.Quản lý dịch vụ cơ sở vật chất là rất phức tạp và danh sách các dịch vụ khác nhau cũng khá phiền hà.Tất cả các hoạt động dịch vụ, có hỗ trợ các giá trị kinh doanh cốt lõi của tổ chức, mà xuất phát từ cơ sở vật chất của tố chức có thể được coi là quản

lý dịch vụ trong hoạt động quản lý cơ sở vật chất.RAKLI (2001) xác định rằng quản lý dịch vụ trong quản lý cơ sở vật chất tập trung vào các đặc điểm của cơ sở vật chất và cách mà chúng hỗ trợ hoạt động của người sử dụng.Quản lý dịch vụ cơ sở vật chất bao gồm các loại sử dụng dịch vụ và các dịch vụ bất động sản (Hình 1.6)

Hình 1.6: Quản lý dịch vụ cơ sở vật chất (Rakli 2001)

Theo Rakli (2001) quản lý dịch vụ được tập trung vào người sử dụng cơ sở

vật chất và các dịch vụ tập trung vào các hoạt động bảo trì bất động sản.Đây có thể

được chia thành các dịch vụ bảo trì và sửa chữa và dịch vụ thay thế Barrett (1995)

phân chia các dịch vụ quản lý thiết bị vào ba lĩnh vực: dịch vụ mặt bằng, dịch vụ

văn phòng và các dịch vụ trung tâm (Bảng 1.2)

Bảng 1.2: Các loại dịch vụ cơ sở vật chất khác nhau

Cơ sở vật chất Dịch vụ văn phòng Dịch vụ tập trung

An toàn

Lau dọn

(Nguồn: Barrett 1995)

Trong một định nghĩa về FM của Nordic FM (Hình 1.7) quản lý dịch vụ cơ

sở hạ tầng thiết bị được lan truyền hiện theo 5 loại chính Quản lý các dịch vụ là

một trong những nhiệm vụ chính, nó không bao gồm tất cả các dịch vụ thiết bị, an

ninh an toàn và khả năng đáp ứng Theo đó, quản lý dịch vụ và một số dịch vụ sẽ

gia tăng theo quản lý tài sản và Quản lý không gian

Dịch vụ sửa chữa và thay thế Dịch vụ bảo trì

Hình 1.7: Nội dung cụ thể của quản lý cơ sở vật chất (Nordic FM 2003)

Quản lý hành vi

Quản lý hoạt động

Quản lý các dịch vụ

Xd lại/

đổi mới

Quản lý

tài sản

Quản lý không gian

nội thất

Nội thất trang thiết

bị

Hiểu người quản

lý

Sự t/gia của người quản

lý

Sự hài lòng người quản

lý

Không gian toàn nhà Dịch vụ ở toàn nhà Môi trường tòa nhà Đất đai

toàn nhà

Ăn uốn g Dọn dẹp

Bảo

vệ

Dịch

vụ khác

Thành phần kết cấu

Kết câu giàn khung

Môi trường

bên trong

Môi trường

thân thiện

Quanh cản h

Đường dẫn chất thải

thống điều hòa

không khí

Vận chuyển

Giao tiếp

Phòng cháy chữa cháy

Bên ngoài toàn nhà

Bãi

đỗ

xe

Theo hình 1.7 thì nội dung của quản lý dịch vụ bao gồm công tác đảm bảo an nình, vệ sinh lau dọn, phục vụ dịch vụ, ăn uống, giải trí, và các dịch vụ khác như khả năng đáp ứng yêu cầu sử dụng dịch vụ cho người sử dụng, khả năng khắc phục các sự cố và đảm bảo sự hài lòng của người sử dụng

1.5 Các yếu tố tác động đến hoạt động quản lý trang thiết bị

Udo (1998) khám phá mối quan hệ giữa quản lý cơ sở vật chất và các hoạt động quản lý khác để tìm kiếm những bài học có giá trị Ông kết luận bằng cách nhấn mạnh việc sử dụng các kỹ năng quản lý cơ sở vật chất và kỹ thuật cho việc quản lý các khoản đầu tư bất động sản, ông nhận ra chúng phải bao gồm tất cả các dịch vụ khách hàng và các cơ sở khác hơn là quản lý hoạt động xây dựng Tác phẩm của ông về cơ bản lại lặp lại các tính năng quen thuộc của QLCSVC và quản lý tài sản, ngoại trừ một thực tế là những gì thúc đẩy QLCSVCtheo cách tiếp cận kinh doanh đôi bên cùng có lợi và sự liên tục đổi mới, dự đoán và thích ứng để không ngừng nâng cao khả năng đáp ứng sự mong đợi của khách hàng, nhân viên, nhà cung cấp, các nhà đầu tư và cộng đồng thông qua việc sử dụng cơ sở hạ tầng tối ưu

và không ngừng cải tiến

+ Nhu cầu vận hành + Cắt giảm, thu nhỏ

Vì vậy cần tập trung vào

Sự linh hoạt:

+ Nguồn bên ngoài

+ Cần sự hưởng ứng nhanh

+ SD dự án lớn

+ Tỷ giá hối đoái bất ổn

Nhu cầu và sự mong đợi

- Điều kiện việc làm

+ Mô hình PPP + Giá trị lớn nhất + Sức khỏa và sự an toàn

Phát triển CNTT + Giao tiếp + Bảo trì + Quản lý không gian Yếu tổ ảnh hưởng

Giá trị dịch vụ tốt nhất + Tính đổi mới + Tính linh hoạt + Phát triển CNTT + Vấn đề môi trường

Quản trị DN + Ảnh hưởng bên hữu quan + Tổng hợp Tài Nguyên Quản trị nguồn hài hòa +Mối quan hệ +Chiến lược + Quản lý + Thị trường

Okoroh, Jones và Ilozor (2003) trong nghiên cứu của mình đã chỉ ra có 7 yếu

tố chính tác động đến hoạt động quản lý cơ sở vật chất thiết bị trong một tổ chức Hình 1.8 thể hiện cụ thể các yếu tố tác động đến hoạt động quản lý cơ sở vật chất gồm: Yêu cầu giảm chi phí, chính sách của chính phủ, yêu cầu phát triển công nghệ, yêu cầu thay đổi kinh doanh của thị trường, nâng cao tính linh hoạt, kỳ vọng và yêu cầu của nhân viên và các kỳ vọng của khách hàng và quản lý

1.5.1 Chi phí

Trong bối cảnh kinh tế khó khăn như hiện nay thì nhu cầu giảm chi phí quản

lý cơ sở hạ tầng thiết bị là yếu tố quan trọng nhất tác động đến kế hoạch và chính sách quản lý QLCSVC trong tổ chức

Từ yêu cầu giảm chi phí liên quan đến hoạt động quản lý cơ sở vật chất sẽ định hướng cho các nhà quản lý hoạch định các chính sách phù hợp vừa đảm bảo đủ khả năng hoạt động vừa đảm bảo được tầm nhìn tương lai và giá trị cốt lõi của tổ chức

Các quyết định đầu tư cơ sở hạ tầng và thiết bị cũng chịu tác động khá lớn bởi yêu cầu giảm chi phí đồng thời cũng thúc đẩy cá nhà quản lý cơ sở hạ tầng phải tìm ra các phương pháp quản lý hiệu quả hơn nhằm tiết kiệm chi phí và nâng cao khả năng cạnh tranh đồng thời tối ưu hóa hiệu quả sử dụng chi phí

1.5.2 Chính sách của chính phủ

Bất kỳ hoạt động trong tổ chức nào cũng đều phải chịu tác động từ các chính sách của chính phủ, hoạt động quản lý cơ sở vật chất cũng không phải là một ngoại lệ.Trong từng ngành nghề lĩnh vực khác nhau thì yêu cầu của chính phủ về hệ thống

cơ sở hạ tầng cũng có những đặc điểm riêng với yêu cầu cụ thể

Với chính sách này, các hệ thống cơ sở hạ tầng trong các tổ chức phải đảm bảo được các tiêu chuẩn và chính sách đề ra của chính phủ về mức độ an toàn, đảm bảo

an ninh, tỷ lệ sử dụng không gian, thẩm mỹ, các yêu cầu về công nghệ kỹ thuật Hoặc đôi khi còn cả các yêu cầu về quản lý và hạn mức đầu tư

Tất cả các yêu cầu trên sẽ góp phần chi phối tác động đến các quyết định trong hoạt động quản lý cơ sở vật chất trong các tổ chức

1.5.3 Phát triển công nghệ

Yêu cầu phát triển công nghệ cũng có tác động đến hoạt động quản lý cơ sở vật chất thiết bị trong tổ chức Tuy nhiên yếu tố này không thực sự rõ ràng và đôi khi các nhà quản lý thường không nhận ra hoặc bỏ qua yếu tố này

Yêu cầu công nghệ thể hiện được tầm nhìn của nhà lãnh đạo của tổ chức trong tương lai, từ đó đưa ra được các quyết định cho công tác đầu tư cơ sở hạ tầng, công nghệ thông tin, bố trí các tòa nhà, khu vực làm việc theo đúng kế hoạch và khả năng phát triển của tổ chức trong tương lai

Một số vấn đề của yếu tố công nghệ tác động đến hoạt động quản lý cơ sở vật chất như:

- Thông tin

- Thiết kế mặt bằng và hệ thống các tòa nhà

- Quản lý không gian

- Bảo trì hoạt động

1.5.4 Yêu cầu thay đổi và kinh doanh

Yếu tố thứ tư này cũng có tác động mạnh mẽ đến các quyết định trong hoạt động quản lý cơ sở hạ tầng.Yếu tố này có thể thể hiện tầm nhìn chiến lược của nhà quản lý để đón đầu được các xu hướng thay đổi trong tương lai hoặc đưa ra các quyết định thay đổi hoạt động quản lý cơ sở hạ tầng nhằm đáp ứng được sự thay đổi nhanh chóng của môi trường

Một số vấn đề chi phối yếu tố này bao gồm:

- Ảnh hưởng của các bên liên quan

- Quản lý các nguồn lực

- Quản lý các mối quan hệ

- Thích ứng thị trường

- Các quan điểm về giá trị và giá trị cốt lõi

- Yêu cầu đổi mới

1.5.5 Yêu cầu linh hoạt hóa cơ sở vật chất

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế và xã hội, yêu cầu nâng cao tính linh hoạt luôn được các tổ chức đặc biệt quan tâm.Áp lực linh hoạt hóa hệ

thống quản lý cũng nhằm mục đích nâng cao hiệu quả sử dụng không gian và cơ sở

hạ tầng đồng thời giảm các chi phí liên quan

Các tổ chức luôn luôn tìm kiếm các giải pháp cải tiến liên tục nhằm nâng cao tính linh hoạt cho hệ thống Kéo theo đó, các yêu cầu về quản lý cơ sở hạ tầng thiết

bị tất nhiên cũng sẽ chịu tác động và thay đổi theo

1.5.6 Nhu cầu và kỳ vọng của nhân viên

Kỳ vọng của nhân viên và người sử dụng các sản phẩm cơ sở hạ tầng thiết bị

có một ảnh hưởng lớn đến quyết định và các kế hoạch quản lý của bộ phận quản lý

cơ sở hạ tầng trong tổ chức

Những nhân viên chính là những người trực tiếp sử dụng đầu ra của cơ sở hạ tầng tron tổ chức, vì vậy thật không hợp lý nếu họ không được sử dụng các sản phẩm không như mong đợi

1.5.7 Kỳ vọng của khách hàng

Yếu tố này vừa liên quan đến hình ảnh về tổ chức trong mắt các khách hàng

và đối tác vừa liên quan đến các áp lực của khách hàng đối với các điều kiện yêu cầu về cơ sở hạ tầng thiết bị của tổ chức

Một số kỳ vọng thường thấy khiến tổ chức phải xem xét thay đổi từ phía khách hàng và đối tác có thể gồm:

- Yêu cầu đổi mới và hiện đại hóa các khu vực làm việc

- Xây dựng thêm các tòa nhà chức năng

- Nâng cao tính an toàn

- Đảm bảo không gian sạch đẹp, hiệu quả

1.6 Hoạt động quản lý cơ sở vật chất trong trường đại học

1.6.1 Khái niệm, phân loại QLCSVC trong trường học

Mục đích chính của trường học là giảng dạy và học tập.Cơ sở vật chất trong trường học là nguồn lực chủ yếu cung cấp cho nhân viên và sinh viên để tối ưu hóa năng suất của họ trong quá trình giảng dạy và học tập.Việc chuyển giao kiến thức không chỉ diễn ra trong khuôn khổ của lớp học từ giáo viên cho học sinh mà quá trình học tập còn diễn ra thông qua việc phát hiện, thăm dò, tương tác với môi trường bên trong và bên ngoài đòi hỏi phải có sự phát triển sáng tạo và đổi mới dạy

tồn tại để phục vụ nhu cầu kinh tế xã hội và chính trị của xã hội luôn thay đổi, do đó

tổ chức này cũng có những tương tác thường xuyên với môi trường bên ngoài.Tổ chức nhận được đầu vào từ môi trường bên ngoài theo hình thức nguồn nhân lực và vật chất Chất lượng của các sản phẩm đào tạo mang một mối quan hệ trực tiếp với chất lượng của việc triển khai hoạt động quản lý cơ sở vật chất trong quá trình sản xuất Theo Propst (1972) các dạng hữu ích của tài nguyên được liên kết với các nhà hoạch định và đội ngũ quản lý là các kỹ sư thiết kế âm thanh nghe nhìn, thiết kế kỹ thuật, khoa học hành vi, xây dựng thiết kế hệ thống, quan hệ cộng đồng và báo chí, nghiên cứu sinh thái, xử lý dữ liệu điện tử của các phần cứng thông số kỹ thuật, xử

lý dữ liệu điện tử để phát triển chương trình, sử dụng các cơ sở đào tạo và kế hoạch tài chính Những thành phần khác bao gồm lập kế hoạch dịch vụ, thiết kế đồ họa, lập kế hoạch chăm sóc sức khỏe, quản lý thông tin, giám sát lắp đặt, thiết kế nội thất, lập kế hoạch phòng thí nghiệm và kỹ thuật, thiết kế ánh sáng, tư vấn quản lý

dự án lập kế hoạch, an toàn kỹ thuật, lập kế hoạch trang web, thiết bị kỹ thuật chuyên môn và lập kế hoạch đô thị

Điều này có nghĩa là quản lý cơ sở vật chất là trách nhiệm cả một tập thể giữa chính quyền địa phương, nhân viên và sinh viên của từng trường và cộng đồng nơi trường tọa lạc.Mặt khác Nhà nước bảo đảm việc thực hiện thực tế chính sách quốc gia về Giáo dục bằng cách cung cấp môi trường thuận lợi cho việc giảng dạy

và học tập hiệu quả.Knezevich (1975) mô tả hoạt động QLCSVC như là “Bố trí không gian của các chương trình đào tạo” Ông nhấn mạnh rằng các chương trình là biểu hiện vật lý của QLCSVCthông qua xây dựng và sắp xếp của các tòa nhà trong trường, một môi trường có kiểm soát tạo điều kiện cho quá trình dạy và học và bảo

vệ điều kiện vật lý của cơ sở vật chất Ông cũng nói thêm rằng thiết bị trường học

có ý nghĩa lớntrong quá trình giảng dạy theo kế hoạch và các hoạt động ngoại khóa Unruh (1974) nhấn mạnh rằng cả giáo viên và sinh viên cần nơi để tìm kiếm, đọc, viết, trao đổi, tương tác, xem, nghe, suy nghĩ, thử nghiệm Sinh viên cần nơi để trao đổicác vấn đề hoặc để thu thập các thông tin cho mục đích học tập và nghiên cứu

Giáo viên cần không gian văn phòng, phòng hội nghị quy hoạch đội ngũ, cơ

sở để chẩn đoán các nhu cầu của học sinh, và phương tiện để chuẩn bị bài thuyết trình giảng dạy Quan điểm mới của quá trình dạy và học tập ghi nhớ kiến thức theo

hướng sự tham gia của sinh viên trong việc áp dụng, phân tích, tổng hợp và đánh giá kiến thức nhấn mạnh sự cần thiết của tính linh hoạt của không gian trong các trường học Sự phức tạp của việc tạo lậpmôi trường học tập đòi hỏi sự linh hoạt trong thiết kế của các tòa nhà trong trường.Cơ sở vật chất hiện đại được thiết kế cho các hoạt động học tập và xã hội đa dạng hơn trước

Phương tiện đa năng được sử dụng cho các hoạt động học tập trong giờ học, có thể có sẵn cho mọi người sử dụng trong hoặc sau giờ học.Các cơ sở đó có thể được sử dụng cho chương trình đào tạo, các hoạt động xã hội và giải trí Điều này sẽ tạo điều kiện học tập và giải trí cho người sử dụng thông qua các tiện ích như phòng hội nghị, phòng tập thể dục, thư viện và các cơ sở thể thao Nỗ lực tích hợp như vậy là chi phí có hiệu quả và mang đến cho cộng đồng gần gũi hơn với các trường học Một số tòa nhà

đã được xây dựng từ rất lâu do đó việc đổi mới và hiện đại hóa các tòa nhà cũ và xuống cấp cần được thực hiện để đảm bảo rằng cơ sở vật chất cho các khu vực nhóm lập kế hoạch, không gian văn phòng, phòng làm việc, phát triển thư viện, khu vực ăn giảng viên, không gian lưu trữ, khu vực hội nghị sinh viên, khu vực dịch vụ hướng dẫn dạy theo từng nhóm lớn, không gian cho các phương tiện giảng dạy, thư viện trung tâm, cơ

sở khoa học, khu vực nghiên cứu cá nhân và cơ sở giáo dục thể chất Thiết bị, vật tư cần thiết cho việc đạt được mục tiêu giáo dục và mục tiêu

Một số thiết bị thực hiện chức năng cụ thể trong khi những thiết bị khác như máy tính thực hiện các chức năng đa dạng hơn.Thiết bị trường học tồn tại trong các hình thức khác nhau và mục đích sử dụng khác nhau.Các thiết bị có thể cố định hoặc di chuyển và chúng phục vụ mục đích khác nhau trong hệ thống giáo dục của nhà trường Chúng được sử dụng trong các phòng học, phòng thí nghiệm, văn phòng, nhà xưởng, nhà ăn, nhà vệ sinh, thư viện và cho thể thao.Ngoài ra còn một

số cơ sở vật chất khác như đồ nội thất trong các lớp học, văn phòng, nhà ăn, phòng thí nghiệm, hội thảo, ngoài trời, nhà ở, phòng sinh hoạt chung, và những thiết kế dành cho các trường hợpđặc biệt Cơ sở vật chất công nghệ thông tin và truyền thông (ICT) cũng bao gồm số những loạiphần mềm quản lý lớp học khác nhau, quản lý cơ sở, kiểm soát hàng tồn kho, quản lý bảo trì, mua sắm trực tuyến, dịch vụ

ăn uống và quản lý chung Việc áp dụng các phần mềm đòi hỏi các nhà quản lý cơ

sở vật chất của trường cần được đào tạo các kỹ năng cần thiết để cho phép họ đủ khả năng tận dụng tối đa năng lực của các phần mềm

1.6.2 Vai trò và ý nghĩa của quản lý cơ sở hạ tầng trong trường đại học

Cơ sở vật chất và thiết bị giáo dục là nội dung, phương tiện truyền tải thông tin giúp giáo viên tổ chức và điều khiển hoạt động nhận thức của học viên, giúp học viên hứng thú học tập, rèn luyện tác phong, kỷ luật lao động, kỹ năng thực hành, hình thành phương pháp học tập chủ động, tích cực

Quá trình dạy và học là một quá trình trong đó hoạt động dạy và hoạt động học phải là những hoạt động khăng khít giữa các đối tượng xác định và có mục đích nhất định Để quá trình dạy học đạt chất lượng và hiệu quả cao, cần phải sử dụng nhiều phương pháp dạy học phối hợp khác nhau nhưng phù hợp với mục tiêu, nội dung cần truyền đạt, với đặc điểm nhận thức của đối tượng nhận thức

Đứng về mặt nội dung và phương pháp dạy học thì CSVC-TBGD đóng vai trò hỗ trợ tích cực Vì có CSVC-TBGD tốt thì giáo viên mới có thể tổ chức được quá trình dạy học khoa học, đưa người học tham gia thực sự vào quá trình tìm tòi, khám phá ra những điều cần nhận thức dưới sự hướng dẫn của người dạy, thiết bị giáo dục phải phù hợp mới triển khai được các phương pháp dạy học có hiệu quả Trong quá trình dạy học thì thiết bị giáo dục là một bộ phận của nội dung và phương pháp dạy học, chúng có thể vừa là phương tiện để nhận thức, vừa là đối tượng chứa đựng trình độ khoa học kỹ thuật, văn hóa, nghệ thuật của sự phát triển khoa học kỹ thuật xã hội, đất nước Không ít nội dung học tập phức tạp cần đến sự

hỗ trợ tích cực của phương tiện trực quan mới giải quyết được như chứng minh các hiện tượng khoa học trong tự nhiên, toán học, tin học, cấu tạo, nguyên lý làm việc của trang thiết bị Học viên rất cần trực tiếp tận mắt nhìn thấy, tai nghe thấy, tay được cầm nắm, được trực tiếp làm thực nghiệm, được lắp ráp thao tác, quan sát nhận xét bằng việc sử dụng các dụng cụ, phương tiện cụ thể Nhận thức bằng tất cả các giác quan của cơ thể con người Để CSVC-TBGD góp phần đảm bảo chất lượng kiến thức khoa học yêu cầu phải chính xác, khoa học, tổng quát và bền vững Như vậy CSVC-TBGD là công cụ nhận thức của con người

Các phương tiện kỹ thuật dạy học (PTKTDH) là bộ phận của CSVC-TBGD

có vai trò quan trọng đặc biệt trong việc tạo khả năng hình thành, củng cố, hệ thống

hóa, vận dụng kiến thức vào thực tiễn PTKTDH gồm các máy chiếu quang học, máy tạo hoặc khuyếch đại âm thanh, hình ảnh, máy lưu giữ và tái hiện thông tin, máy tính về công nghệ thông tin vốn chứa đựng những tiềm năng sư phạm to lớn trong việc hỗ trợ tích cực giảng dạy và học tập Bằng những phương tiện hiện đại con người đã tổ chức các cuộc hội thảo, hội nghị, các lớp học theo phương thức giáo dục từ xa, các lớp học qua vệ tinh, học tập tại gia đình cho người lớn tuổi đã được một số nước áp dụng và sẽ được mở rộng trong những năm tới Thiết bị giáo dục và PTKTDH tạo những điều kiện đi sâu vào các đề tài nghiên cứu, đồng thời cho phép trình bày các vấn đề trìu tượng một cách sinh động Đó là khả năng tăng tốc độ truyền tải thông tin, thực hiện các phương pháp trực quan, thực nghiệm, tạo những “vùng hợp tác” giữa thầy và trò, tạo ra khả năng thực hành, củng cố kiến thức, rèn luyện kỹ năng làm việc, học tập, sự khéo léo tay chân, bồi dưỡng khả năng

tự học, tự chiếm lĩnh tri thức, tạo ra hứng thú học tập, cải tiến các hình thức lao động sư phạm, tạo khả năng tổ chức một cách khoa học và điều khiển hoạt động giáo dục Để có hiệu quả trong sử dụng dạy học, yêu cầu cơ sở vật chất và thiết bị giáo dục phải phù hợp với đặc điểm tâm sinh lý đối tượng, với khả năng tư duy của học sinh, nó phải mang tính khoa học tính sư phạm và phải đảm bảo tính kinh tế

Như vậy CSVC-TBGD góp phần nâng cao hiệu quả của các phương pháp dạy học Nếu không có CSVC-TBGD thì mọi ý tưởng dạy học của giáo viên về kết quả dạy học có thể bị hạn chế, vì những kiến thức khoa học trìu tượng rất khó có thể giải thích cho học sinh hiểu và nắm vững vấn đề nếu thiếu sự hỗ trợ của CSVC-TBGD Có CSVC-TBGD, nhưng CSVC-TBGD đó phải phù hợp với yêu cầu về nội dung và phương pháp giáo dục; phải đảm bảo tính khoa học, tính sư phạm, an toàn cho người sử dụng; phù hợp với sự phát triển tâm lý và sinh lý lứa tuổi học sinh Tính khoa học là mức độ chuẩn xác trong việc phản ánh hiện thực Tính sư phạm là

sự phù hợp với các yêu cầu về mặt sư phạm như độ rõ, kích thước, màu sắc, dễ sử dụng, phù hợp tâm sinh lý học sinh Tính kinh tế là giá thành theo một số tiêu chuẩn trên

CSVC-TBGD có thể đơn giản hay hiện đại nhưng qua sử dụng nó phải có kết quả khoa học, đảm bảo yêu cầu về mặt mỹ quan, sư phạm, an toàn và giá cả hợp lý, tương xứng với hiệu quả mà nó mang lại và không nhất thiết là phải đắt tiền Khi

dụng và cho học sinh được trực tiếp thực hành Có đủ CSVC-TBGD sẽ cho phép tổ chức các hình thức hoạt động dạy học đa dạng, linh hoạt như dạy trong lớp, dạy ngoài lớp, dạy chia nhóm, mỗi học viên sẽ được thao tác trực tiếp trên CSVC-TBGD để tự khám phá tri thức mới Khi đó mỗi học viên, nhóm học viên đóng vai trò là người tiến hành tư duy tích cực để tìm kiếm cái mới cho chính mình, là người

“tự phát minh” CSVC-TBGD đủ, cho phép tổ chức nhiều hình thức hoạt động dạy học phong phú, đa dạng và có hiệu quả.CSVC-TBGD phải đảm bảo chất lượng Theo VAT Project thì khả năng của các giác quan trong việc duy trì học tập: Nghe 11%, nhìn 80%, các giác quan khác 9% Thiết bị giáo dục hiện đại có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc tạo khả năng xây dựng, hình thành, củng cố có hệ thống hóa kiến thức lý thuyết vào thực tiễn CSVC-TBGD còn chứa đựng tiềm năng sư phạm to lớn trong việc hỗ trợ tích cực trong giảng dạy, học tập như:

- Tăng tốc độ truyền tải thông tin

- Thực hiện các phương pháp dạy học trực quan, thực nghiệm

- Tạo những vùng hợp tác sinh động giữa thầy và trò

- Tạo khả năng hình thành, củng cố tri thức

- Rèn luyện kỹ năng làm việc, học tập, sự khéo léo của đôi tay, đôi chân

- Bồi dưỡng khả năng tự học, tự chiếm lĩnh tri thức

- Tạo ra hứng thú lôi cuốn người học

- Tiết kiệm thời gian trên lớp

- Cải tiến các hình thức lao động sư phạm

- Tạo khả năng tổ chức một cách khoa học, điều khiển hoạt động giáo dục Tóm lại, CSVC-TBGD vừa là một thành tố của quá trình dạy học, vừa là một

bộ phận của nội dung và PPDH Sử dụng tốt CSVC-TBGD sẽ thúc đẩy chất lượng dạy và học trong trường, đảm bảo thông tin về các sự vật hiện tượng gây hứng thú nhận thức và là một trong những động cơ thúc đẩy niềm say mê học tập của HSSV Đồng thời trong quá trình sử dụng CSVC-TBGD sẽ rèn luyện cho HSSV tính cẩn thận, tỷ mỷ chính xác, giáo dục ý thức giữ gìn đồ vật, vệ sinh và ý thức bảo vệ môi trường góp phần hình thành nhân cách của người học Việc xây dựng và tổ chức sử dụng CSVC-TBGD lại phụ thuộc nhiều vào công tác quản lý của người lãnh đạo

trường, do đó công tác quản lý CSVC-TBGD là vô cùng quan trọng, nó góp phần

nâng cao chất lượng giảng dạy và học tập trong các trường học

1.6.3 Yêu cầu đối với quản lý cơ sở vật chất và thiết bị giáo dục trong trường đại học

Để quản lý cơ sở vật chất và thiết bị giáo dục tốt người cán bộ quản lý trường học cần nắm vững các yêu cầu sau:

- Nắm vững cơ sở lý luận và thực tiễn về lĩnh vực quản lý

- Nắm vững các chức năng và nội dung quản lý, biết phân lập và phối hợp các nội dung quản lý, các mặt quản lý

- Hiểu rõ chương trình giáo dục và những điều kiện Cơ sở vật chất và thiết

bị giáo dục để chỉ đạo chương trình

- Có ý tưởng đổi mới và thực hiện ý tưởng bằng một kế hoạch khả thi

- Biết huy động mọi tiềm năng có thể của tập thể sư phạm

- Có biện pháp tập trung mọi tiềm năng vật chất vào một hướng thống nhất

và đảm bảo Cơ sở vật chất và thiết bị giáo dục để nâng cao chất lượng giáo dục

- Hàng kỳ, hàng năm phải có kế hoạch kiểm kê, kiểm tra theo đúng qui định của nhà nước về quản lý tài sản

1.6.4 Cơ sở pháp lý của quản lý cơ sở vật chất và thiết bị giáo dục trong trường

đại học

Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị giáo dục tại cơ sở theo sổ tài sản đã được nhà trường bàn giao Hàng năm lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa tài sản, trang thiết bị trình Hiệu trưởng quyết định

Quản lý và sử dụng tài chính, tài sản của cơ sở theo sự phân cấp, theo dự

toán hàng năm đã được Hiệu trưởng phê duyệt

Tổ chức các hoạt động quản lý học sinh, sinh viên và tổ chức các hoạt động phục vụ các nhu cầu học tập, nghiên cứu, ứng dụng của học sinh, sinh viên tại cơ sở theo kế hoạch đã được nhà trường phê duyệt

Nghị quyết 14 ngày 11/01/1979 của Bộ Chính trị về Cải cách giáo dục đã chỉ

rõ "Cơ sở vật chất - kỹ thuật của trường học là những điều kiện vật chất cần thiết

giúp học sinh nắm vững kiến thức, tiến hành lao động sản xuất, thực nghiệm và nghiên cứu khoa học hoạt động văn nghệ và rèn luyện thân thể…bảo đảm thực hiện