Tài liệu học kỹ năng tư vấn bảo mật thông tin khách hàng

ĐẠO ĐỨC NGHỀ NGHIỆP VÀ CHÍNH SÁCH BẢO MẬT THÔNG TIN KHÁCH HÀNG 1.1 Khái quát chung nghề luật Theo nghĩa rộng nhất, hiểu nghề luật nghề có liên quan đến luật, kể nhiều công việc như: Thẩm phán, kiểm sát viên, luật sư, công chứng viên, thừa phát lại, chấp hành viên, điều tra viên, giám định viên, chuyên viên pháp lý, cố vấn pháp lý, giáo viên dạy luật, cán nghiên cứu pháp luật… Qua theo nghĩa rộng, thấy nghề luật thật phong phú đa dạng xã hội pháp quyền, tất nghề luật cần tôn vinh cách xứng đáng a Thẩm phán Thẩm phán chức danh tư pháp, người bổ nhiệm làm thẩm phán người có đủ điều kiện theo quy định pháp luật, quyền nhân danh Nhà nước để xét xử vụ án Thẩm phán – theo nghĩa lý tưởng hiểu người quyền định cuối để mang lại công cho người, cứu người vô tội trừng phạt kẻ ác sở pháp luật b Kiểm sát viên Kiểm sát viên chức danh tư pháp (tại hầu giới thường gọi công tố viên), kiểm sát viên đại diện cho Viện kiểm sát nhân dân buộc tội kiểm sát trình tố tụng phiên Viện trưởng Viện kiểm sát quyền định khởi tố vụ án, khởi tố bị can, lệnh bắt giữ, tham gia điều tra vụ án, truy tố người phạm tội c Công chứng viên Công chứng viên người làm việc Phòng công chứng, có quyền xác nhận tính hợp pháp giao dịch, hợp đồng… d Thừa phát lại Thừa phát lại chức danh tư pháp, tên gọi "thừa phát lại" thuật ngữ có gốc Hán - Việt có tính lịch sử, tồn miền Nam Việt Nam thời kỳ trước năm 1975, người công lại (một người nhân viên nhà nước lại mang quyền lực nhà nước người Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm) Trong vốn từ ngữ Việt Nam nay, có người đề xuất có tên khác thừa hành viên e Luật sư Theo nghĩa hẹp, nói đến nghề luật góc độ cung cấp dịch vụ tư vấn pháp luật nói đến nghề luật sư Nghề luật sư nghề luật tiêu biểu thể đầy đủ đặc trưng nghề luật Luật sư không giống nghề bình thường khác yêu cầu kiến thức trình độ chuyên môn yêu cầu việc hành nghề luật sư phải tuân thủ theo quy tắc đạo đức nghề nghiệp Đây nét đặc thù riêng nghề luật sư nét đặc thù tác động sâu sắc đến kỹ hành nghề, đặc biệt kỹ tranh tụng luật sư Luật sư người có đủ tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề theo quy định pháp luật quốc gia, thực dịch vụ pháp lý theo yêu cầu cá nhân, quan, tổ chức Luật sư hành nghề tự làm việc tổ chức hành nghề luật sư tổ chức khác Thu nhập luật sư từ khoản thù lao khách hàng trả Trong khuông khổ chương trình này, đối tượng mà tác giả muốn hướng tới nghề tư vấn pháp luật mà trọng tâm Luật sư trợ giúp viên pháp lý Trên thực tế, nghề nghiệp mà tác giả liệt kê thực chất tư vấn pháp luật lẽ người làm công việc hầu hết am hiểu pháp luật, họ đưa nhận định pháp lý, “lời khuyên pháp lý” vụ việc cụ thể Tuy nhiên, xem xét phương diện chức Luật sư, trợ giúp viên pháp lý chủ thể cung cấp dịch vụ tư vấn pháp luật có thu phí miễn phí Nghề luật sư có đặc điểm riêng biệt so với nghề khác Trước hết nghề tự do, hình thành từ nhu cầu minh oan, bảo vệ cho người thân bạn bè bị nhà cầm quyền giam giữ hay bị trừng phạt cách độc đoán, vô cớ Hoạt động người có trình độ, uy tín, lòng trắc ẩn, vị tha tự nguyện đứng thực hiện, sau phát triển thành nghề tự có điều lệ, có quy chế Nhà nước quy định thừa nhận Đây nghề tự người hành nghề tổ chức hành nghề tổ chức Nhà nước hay cán bộ, công chức mà người cung cấp dịch vụ pháp lý Nghề luật sư có chức xã hội bảo vệ công lý, phát triển kinh tế xây dựng xã hội công bằng, dân chủ, văn minh Nghề luật sư cung cấp dịch vụ pháp lý, tham gia tố tụng để bào chữa cho bị can, bị cáo, bảo vệ cho người bị hại, nguyên đơn dân sự, bị đơn dân vụ án hình sự, làm người đại diện bảo vệ cho đương vụ án dân sự, hành chính; tư vấn pháp luật, tư vấn giao dịch hợp đồng cho cá nhân, quan, tổ chức; đại diện tố tụng cho cá nhân, quan, tổ chức; thực dịch vụ pháp lý khác theo yêu cầu khách hàng Nghề luật sư nghề góp phần tích cực trì công lý bảo vệ pháp luật Về trì công lý: Luật sư tham gia góp phần bảo vệ giải phóng người tự người, giá trị tự nhiên phẩm chất xã hội người sở tôn trọng chân lý khách quan, dựa vào quy luật tự nhiên xã hội, dựa vào lợi ích cộng đồng, dân tộc hoà bình giới Về bảo vệ pháp luật: Luật sư tôn trọng tuân thủ pháp luật, góp phần tuyên truyền pháp luật, hướng cho người thực hành vi ứng xử sở quy định pháp luật, chống biểu vi phạm pháp luật Nghề luật sư nghề liên quan đến lợi ích Nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp công dân, cá nhân, tổ chức Các hoạt động luật sư trước hết hướng tới công lý, bảo vệ giá trị vật chất tinh thần Nhà nước, lợi ích dân tộc, tránh biểu xâm phạm độc lập, chủ quyền, tự an ninh Nhà nước, chống biểu hành vi xâm phạm đến tài sản Nhà nước luôn bảo vệ giá trị quốc gia Hoạt động nghề nghiệp luật sư bảo vệ quyền, lợi ích chân công dân, cá nhân tài sản, danh dự, nhân phẩm… Hoạt động luật sư liên quan đến việc bảo vệ quyền, lợi ích tổ chức, đặc biệt doanh nghiệp, hình thức tổ chức sản xuất kinh doanh thuộc thành phần khác kinh tế quốc dân… Nghề luật sư nghề cao quý hàm chứa mục đích phẩm chất cao đẹp đòi hỏi người hành nghề luật sư phải có trình độ lực cao, có văn hoá đạo đức sáng Ở Việt Nam, nghề luật sư có từ thời Pháp thuộc Lúc (trước năm 1930) luật sư người Pháp chiếm độc quyền hành nghề bào chữa có sắc lệnh Tổng thống Pháp ngày 25/5/1930, thực dân Pháp tổ chức Hội đồng luật sư Hà Nội Sài Gòn, luật sư người Việt Nam tham gia biện hộ Năm 1945, Cách mạng Tháng Tám thành công, quyền tay nhân dân, ngày 2/9/1945 Chủ tịch Hồ Chí Minh đọc Bản tuyên ngôn độc lập khai sinh nước Việt Nam dân chủ cộng hoà Ngay sau đó, Nhà nước có văn pháp lý quy định chế độ bào chữa, điều kiện công nhận luật sư Nhưng thời kỳ kinh tế xã hội yếu kém, đất nước vừa trải qua giai đoạn chiến tranh, nghề luật sư chưa phát triển Pháp lệnh luật sư năm 1987 ban hành sở pháp lý quan trọng cho việc phát triển hoạt động luật sư nước ta Pháp lệnh quy định người tốt nghiệp đại học pháp lý có trình độ tương đương đại học pháp lý, đoàn luật sư kết nạp công nhận cấp thẻ hành nghề trở thành luật sư phép hành nghề luật sư Năm 2001 Pháp lệnh luật sư thay đến năm 2006 Luật luật sư ban hành, với quy định đầy đủ hành nghề luật sư, điều kiện gia nhập Đoàn luật sư… tạo điều kiện thuận lợi cho nghề luật sư Việt Nam phát triển Luật luật sư năm 2006 quy định người muốn công nhận luật sư sau tốt nghiệp đại học luật (không chấp nhận trình độ tương đương đại học luật quy định Pháp lệnh tổ chức luật sư 1987) phải trải qua khoá đào tạo luật sư, qua thời gian tập (18 tháng) đạt kết kỳ kiểm tra hết tập hành nghề luật sư Hiện nay, thời gian tập rút ngắn lại 12 tháng thay vào thời gian học khóa đào tạo luật sư lại kéo dài lên 12 tháng Luật luật sư đặc biệt trọng đến tiêu chuẩn phẩm chất đạo đức luật sư, cách quy định rõ trường hợp không đủ tư cách đạo đức để trở thành luật sư, trường hợp vi phạm phẩm chất đạo đức phải xoá tên khỏi danh sách luật sư cấm hành nghề luật sư Bên cạnh đó, theo quy định Pháp lệnh tổ chức luật sư năm 1987 cán bộ, công chức luật sư, có nghĩa người vừa hành nghề luật sư vừa thực nghĩa vụ, quyền hạn công chức Quy định ảnh hưởng đến tính khách quan hoạt động luật sư, vừa tạo phận luật sư không chuyên tâm với nghề, phận cán bộ, công chức không mẫn cán công vụ Để khắc phục tình trạng này, theo quan điểm chuyên nghiệp hóa đảm bảo quy luật khách quan, Pháp lệnh luật sư năm 2001 Luật luật sư năm 2006 quy định cán bộ, công chức không hành nghề luật sư 1.2 Đạo đức nghề luật Theo cách hiểu thông thường, đạo đức nguyên tắc chuẩn mực quy định hành vi xử người đời sống cộng đồng xã hội thừa nhận Theo từ điển Tiếng Việt, đạo đức quy tắc, xử người phù hợp với lợi ích chung xã hội, tập thể cộng đồng, hình thành sở quan niệm, quan điểm cộng đồng người thiện, ác, công nghĩa vụ, lương tâm, nhân phẩm, danh dự phạm trù khác thuộc đời sống tinh thần xã hội Từ đó, hiểu cách đơn giản đạo đức nghề luật toàn nguyên tắc, chuẩn mực đạo đức mà người làm nghề luật phải tuân theo hành nghề Đạo đức nghề luật thước đo phẩm chất đạo đức trách nghiệm nghề Bài viết “Số lượng luật sư ít” đăng tải http://www.hieuhoc.com nghiệp khuôn mẫu cho tu dưỡng, rèn luyện để tạo lập giữ gìn uy tín nghề nghiệp người hành nghề luật Đạo đức nghề luật trước hết loại đạo đức xã hội loại đao đức nghề nghiệp mang đầy đủ yếu tố đạo đức xã hội, đạo đức nghề nghiệp nói chung Tuy nhiên có tính đặc thù khác với đạo đức xã hội sau: Thứ nhất, đạo đức nói chung phạm trù xã hội, hình thành sở nhận thức người thiện – ác, tốt – xấu Vì vậy, xã hội có đạo đức riêng Tuy nhiên khác với phạm trù đạo đức xã hội, đạo đức nghề luật không hoàn toàn dựa vào thiện, ác mà lấy pháp luật làm tảng Chính thế, đạo đức nghề luật hình thành lĩnh vực hoạt động pháp luật Dù vậy, cần lưu ý, đạo đức nghề luật phát huy tính hiệu tảng pháp luật nhân tính, công khách quan Hay nói cách khác, pháp luật phi nhân tính, xâm phạm thô bạo đến quyền người, làm “nền tảng” cho đạo đức nghề luật Thứ hai, đối tượng, đạo đức nghề luật hướng tới điều chỉnh chủ thể đặc biệt – người am hiểu pháp luật, thực hành pháp luật, chí nhân danh Nhà nước để điều chỉnh, thiết lập lại mối quan hệ bị phá vỡ Kết thực hành pháp luật chủ thể ảnh hưởng lớn đến lợi ích người dân, xã hội quốc gia Trong đạo đức nói chung hướng đến điều chỉnh nhiều chủ thể khác xã hội Thứ ba, đạo đức nghề luật pháp điển hóa thành quy phạm pháp luật với nội dung quy định giới hạn quyền, nghĩa vụ chế tài chủ thể vi phạm trình hành nghề luật Đây điểm khác biệt đặc trưng đạo đức nghề Luật so với đạo đức phạm trù chung Đạo đức nói chung không “pháp điển hóa” nguyên tắc xử thành quyền, nghĩa vụ hay chế tài a Đạo đức nghề nghiệp Thẩm phán Thẩm phán chức danh tư pháp biên chế tổ chức Tòa án nhân dân, phải có đầy đủ đạo đức người cán bộ, công chức ngành Tòa án Điều 15 Luật Cán bộ, công chức quy định: “Cán bộ, công chức phải thực cần, kiệm, liêm, chính, chí công vô tư hoạt động công vụ” Mỗi ngành nghề việc thể phẩm chất đạo đức thực nhiệm vụ có nét đặc thù riêng - Với quân đội, phẩm chất đạo đức thể hiện: “Quân đội ta trung với Đảng, hiếu với dân; nhiệm vụ hoàn thành; khó khăn vượt qua, kẻ thù đánh thắng” - Với Công an nhân dân: “Đối với Tổ quốc phải tuyệt đối trung thành; dân nhân phải kính trọng lễ phép; địch phải cương khôn khéo; đồng đội phải thân ái, giúp đỡ; công việc phải tận tuỵ…” - Với ngành y: “Lương y từ mẫu” - Đối với ngành Tòa án thì: “Phụng công thủ pháp, chí công vô tư”… Khi nói chuyện với Cán ngành Tư pháp năm 1950, Chủ tịch Hồ Chí Minh nói: “Trong công tác xử án phải công bằng, liêm khiết, Như chưa đủ Không thể hạn chế hoạt động khung Tòa án Phải gần dân, hiểu dân, giúp dân, học dân; học dân để giúp thêm liêm khiết, thêm công Thêm phải luôn cố gắng học tập lý luận, học tập đường lối sách Chính phủ tóm lại, phải công bằng, liêm khiết, sạch, gần dân, hiểu dân, giúp dân, học dân” + Cán bộ, công chức ngành Tòa án nhân dân phải thực Phụng công, thủ pháp, chí công, vô tư; + Cán bộ, công chức ngành Tòa án phải thực chủ trương, đường lối Đảng, sách, pháp luật Nhà nước; thực chức trách, nhiệm vụ, công vụ cán bộ, công chức theo quy định pháp luật; nghiêm chỉnh chấp hành thực quy chế, quy định làm việc nội quy quan; + Cán bộ, công chức ngành Tòa án không ngừng học tập, tu dưỡng, rèn luyện để nâng cao lực, phẩm chất trị, đạo đức nghề nghiệp, ứng xử có văn hoá để hoàn thành nhiệm vụ, công vụ giao; + Khi thực nhiệm vụ, cán bộ, công chức, viên chức phải mặc gọn gàng, lịch sự; cán bộ, công chức, viên chức có trang phục riêng thực theo quy định pháp luật + Lễ phục cán bộ, công chức, viên chức trang phục thức sử dụng buổi lễ, họp trọng thể, tiếp khách nước ngoài; lễ phục nam cán bộ, công chức, viên chức: comple, áo sơ mi, cravat; lễ phục nữ cán bộ, công chức, viên chức: áo dài truyền thống, comple nữ; cán bộ, công chức, viên chức người dân tộc thiểu số, trang phục ngày hội dân tộc coi lễ phục + Cán bộ, công chức, viên chức phải đeo thẻ thực nhiệm vụ; thẻ cán bộ, công chức, viên chức phải có tên quan, ảnh, họ tên, chức danh, số hiệu cán bộ, công chức, viên chức Bộ Nội vụ hướng dẫn thống mẫu thẻ cách đeo thẻ cán bộ, công chức, viên chức + Cán bộ, công chức, viên chức thi hành nhiệm vụ phải thực quy định việc phải làm việc không làm theo quy định pháp luật; giao tiếp ứng xử, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ lịch sự, tôn trọng Ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc; không nói tục, nói tiếng lóng, quát nạt + Có quan hệ tốt với nhân dân chịu giám sát nhân dân vậy, giao tiếp ứng xử với nhân dân, cán bộ, công chức, viên chức phải nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể quy định liên quan đến giải công việc + Việc xếp, trí phòng làm việc phải bảo đảm gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, hợp lý Không lập bàn thờ, thắp hương, không đun, nấu phòng làm việc Cơ quan có trách nhiệm bố trí khu vực để phương tiện giao thông cán bộ, công chức, viên chức người đến giao dịch, làm việc Không thu phí gửi phương tiện giao thông người đến giao dịch, làm việc…2 b Đạo đức nghề nghiệp Kiểm sát viên Điều 107 Hiến pháp năm 2013 quy định “Viện kiểm sát nhân dân thực hành quyền công tố, kiểm sát hoạt động tư pháp có nhiệm vụ bảo vệ pháp luật, bảo vệ quyền người, quyền công dân, bảo vệ chế độ xã hội chủ nghĩa, bảo vệ lợi ích Nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp tổ chức, cá nhân, góp phần bảo đảm pháp luật chấp hành nghiêm chỉnh thống nhất.” Với chức hiến định, ngành kiểm sát nhân dân mang trọng trách lớn trước Đảng, trước Nhà nước nhân dân nhiệm vụ bảo vệ công lý bình yên cho đời sống nhân dân Tính từ ngày 26/7/1960, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Lệnh công bố Luật tổ chức Viện kiểm sát nhân dân, đến 50 năm trôi qua, lời dạy Bác cán ngành Kiểm sát nhân dân nguyên giá trị thực tiễn; phương châm giáo dục, bồi dưỡng cán Ngành kiểm sát; kim nam, chuẩn mực đạo đức để cán Ngành kiểm sát nhân dân phấn đấu, rèn luyện trưởng thành Chủ tịch Hồ Chí Minh nhận định: “Mỗi cán kiểm sát phải công minh, trực, khách quan, thận trọng, khiêm tốn” 2http://toaan.gov.vn/portal/page/portal/tandtc/Baiviet? p_page_id=1754190&p_cateid=1751909&article_details=1&item_id=20395570’; Trần Văn Tú - Phó Chánh án TAND tối cao Công minh, trực hiểu công bằng, minh bạch, nghĩa, trung trực Theo đó, chuẩn mực đạo đức người cán kiểm sát thực thi nhiệm vụ giữ tâm cho sáng, đức cho trong, minh bạch, thẳng công việc, để đảm bảo công bằng, bảo vệ đúng, bảo vệ công lý nghĩa Không tác động mà nao núng, thiên vị dẫn đến giải công việc có điều khuất tất, bất công Để thực điều đó, người cán Kiểm sát phải rèn luyện ý thức, tác phong phương pháp làm việc cách khách quan, thận trọng khiêm tốn Khi thực thi nhiệm vụ, người cán kiểm sát phải giữ cho nhìn nhận, đánh giá cách công tâm, trung thực, tôn trọng thật khách quan Tuyệt đối không định kiến cá nhân hay tác động tiêu cực mà mà có nhìn phiến diện xử lý công việc, xa rời thật, chí suy diễn, bóp méo thật thiên vị Yêu cầu tính khách quan không đòi hỏi người cán Kiểm sát thiên vị, mà phải thận trọng khiêm tốn, chủ quan, kiêu ngạo, thiếu cẩn trọng, tỉ mĩ nguyên nhân dẫn đến nhận định, đánh giá phiến diện, không đúng, gây nhầm lẫn, sai sót công việc Kiểm sát viên phải đáp ứng đủ đức tính sau: Phải công minh, thực thi nhiệm vụ cách công sáng suốt, không thiên vị cá nhân, không tư lợi bất chính; Phải trực, thẳng, trung thực mà kiên bảo vệ đúng, bảo vệ nghĩa, bảo vệ công lý; Phải khách quan phân biệt rõ phải trái, xác định sai, đâu thật, đâu gian dối, tránh suy diễn, xuyên tạc thực tế theo định kiến cá nhân mà dẫn đến sai lầm; Phải thận trọng, tận tâm, tận lực để xem xét, giải công việc cách toàn diện, đầy đủ, tránh sai, tránh sót dù nhỏ nhất; Phải khiêm tốn, biết tôn trọng thân, phân biệt rõ khen, chê, mà rút kinh nghiệm để tích cực học hỏi, phấn đấu rèn luyện thân tốt Có thể thấy năm đức tính Chủ tịch Hồ Chí Minh yêu cầu với người cán kiểm sát chuẩn mực tiên để hình thành nên đạo đức người cán kiểm sát c Đạo đức nghề nghiệp Luật sư Đạo đức nghề luật sư quy tắc, chuẩn mực có vai trò quan trọng luật sư kể người làm nghề tư vấn pháp luật tổ chức hành http://vksndtc.gov.vn/tin-chi-tiet-4602; Nguyễn Thị Bạch Tuyết nghề luật sư, không đánh giá đơn thông qua lời nói mà cụ thể hóa văn pháp luật mang tính nguyên tắc, mệnh lệnh, tính bắt buộc thực Ở Việt Nam đạo đức nghề luật nêu cụ thể số văn bản: Thứ nhất, Luật Luật sư số 65/2006/QH1 Quốc Hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XI, kỳ họp thứ thông qua ngày 29 tháng 06 năm 2006; Thứ hai, Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật Luật sư số 20/2012/QH13 cuả Quốc Hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ thông qua ngày 20 tháng 11 năm 2012; Thứ ba, Quy tắc đạo đức ứng xử nghề nghiệp Luật sư Việt Nam Liên đoàn luật sư Việt Nam Hội đồng luật sư toàn quốc (ban hành kèm theo định số 68/QH-HĐLSTQ ngày 20 tháng năm 2011 Hội đồng luật sư toàn quốc) Nghề luật sư Việt Nam nghề cao quý, hoạt động nghề nghiệp luật sư nhằm mục đích góp phần bảo vệ công lý, bảo vệ độc lập, chủ quyền toàn vẹn lãnh thổ; góp phần phát triển kinh tế, nghiệp dân giàu, nước mạnh, xã hội dân chủ, công bằng, văn minh Tính chuyên nghiệp đạo đức nghề nghiệp tảng nghề luật sư Luật sư phải có bổn phận tự nâng cao trình độ, kỹ chuyên môn; nêu gương việc tôn trọng, chấp hành pháp luật; tự giác tuân thủ quy tắc đạo đức ứng xử nghề nghiệp hoạt động hành nghề, lối sống giao tiếp xã hội Quy tắc Đạo đức Ứng xử nghề nghiệp luật sư quy định chuẩn mực đạo đức ứng xử nghề nghiệp, thước đo phẩm chất đạo đức trách nhiệm nghề nghiệp luật sư Quy tắc Bảo vệ công lý nhà nước pháp quyền Luật sư có nghĩa vụ trung thành với Tổ quốc Bằng hoạt động nghề nghiệp mình, luật sư góp phần bảo vệ công lý xây dựng nhà nước pháp quyền theo Hiến pháp pháp luật Việt Nam Quy tắc Độc lập, trung thực, tôn trọng thật khách quan Luật sư phải độc lập, trung thực, tôn trọng thật khách quan, không lợi ích vật chất, tinh thần áp lực khác để làm trái pháp luật đạo đức nghề nghiệp Quy tắc Bảo vệ tốt lợi ích khách hàng Luật sư có nghĩa vụ bảo đảm chất lượng dịch vụ pháp lý cung cấp cho khách hàng, tận tâm với công việc, phát huy lực, sử dụng kiến thức chuyên môn, kỹ nghề nghiệp cần thiết để bảo vệ tốt quyền lợi ích khách hàng theo quy định pháp luật, Quy tắc Đạo đức Ứng xử nghề nghiệp luật sư Quy tắc Thực trợ giúp pháp lý miễn phí Trợ giúp pháp lý miễn phí lương tâm trách nhiệm nghề nghiệp luật sư Luật sư có nghĩa vụ thực trợ giúp pháp lý miễn phí cho người nghèo đối tượng khác theo quy định pháp luật, Điều lệ Liên đoàn Luật sư Việt Nam tận tâm, vô tư trách nhiệm nghề nghiệp vụ việc có nhận thù lao Quy tắc Xứng đáng với tin cậy xã hội Luật sư có nghĩa vụ phát huy truyền thống tốt đẹp nghề luật sư, thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn, giữ gìn phẩm chất uy tín nghề nghiệp; thái độ ứng xử mực, có văn hóa hành nghề lối sống để tạo xứng đáng với tin cậy, tôn trọng xã hội luật sư nghề luật sư Quy tắc Nhận vụ việc khách hàng 6.1 Luật sư không phân biệt đối xử giới tính, dân tộc, chủng tộc, tôn giáo, quốc tịch, tuổi tác, khuyết tật, tình trạng tài sản tiếp nhận vụ việc khách hàng; 6.2 Luật sư tôn trọng lựa chọn luật sư khách hàng; nhận vụ việc theo khả chuyên môn, điều kiện thực vụ việc phạm vi yêu cầu hợp pháp khách hàng; 6.3 Luật sư có nghĩa vụ giải thích cho khách hàng biết quyền, nghĩa vụ trách nhiệm họ quan hệ với luật sư; tính hợp pháp yêu cầu khách hàng; khó khăn, thuận lợi việc thực dịch vụ; quyền khiếu nại thủ tục giải khiếu nại khách hàng luật sư; 6.4 Khi nhận vụ việc khách hàng, luật sư, tổ chức hành nghề luật sư phải xác định rõ quyền, nghĩa vụ hai bên hợp đồng dịch vụ pháp lý Quy tắc Thù lao Luật sư, tổ chức hành nghề luật sư phải tư vấn cho khách hàng quy định pháp luật tính thù lao, phương thức toán thù lao; thông báo rõ ràng mức thù lao, chi phí cho khách hàng mức thù lao, chi phí phải ghi hợp đồng dịch vụ pháp lý Quy tắc Thực vụ việc khách hàng 8.1 Luật sư chủ động, tích cực giải vụ việc khách hàng thông báo tiến trình giải vụ việc để khách hàng biết; 8.2 Trong thực cung cấp dịch vụ pháp lý cho khách hàng, luật sư không để tiền bạc lợi ích vật chất khác chi phối đạo đức ứng xử nghề nghiệp làm sai lệch mục đích nghề luật sư; 10 chế giễu họ, ) Tránh biểu cách thái Đừng tiếc nụ cười phải cười lúc chỗ cảm xúc phải phù hợp với nội dung (Ví dụ: không nên cười nói tai nạn giao thông gia tăng) Dưới bảng liệt kê số cử chỉ, hoạt động số văn hóa quốc gia mà mang ý nghĩa riêng Ngôn ngữ cử số văn Ý nghĩa hóa khác “Tôi đồng ý” hầu hết quốc gia Gật đầu “Tôi không đồng ý” số nơi Hy Lạp, Yugoslavia, Bungari Thổ Nhĩ Kỳ Hất đầu sau “Đồng ý” Thái Lan, Philippines, Ấn Độ Lào Nhướng lông mày Nháy mắt “Đồng ý” Thái Lan số nước khác châu Á “Xin chào” Philippines “Tôi có bí mật muốn chia sẻ với anh này!” Mỹ nước châu Âu Là dấu hiệu tán tỉnh số quốc gia khác Mắt lim dim “Chán quá!” hay “Buồn ngủ quá!” Mỹ “Tôi lắng nghe” Nhật, Thái Lan Trung Quốc Vỗ nhẹ lên mũi “Bí mật!” Anh (bằng ngón trỏ) “Coi chừng!” hay “Cẩn thận!” Ý Khua tay Khoanh tay Người Ý thường xuyên khua tay trò chuyện Ở Nhật, khua tay trò chuyện bị xem bất lịch Ở số quốc gia, khoanh tay có nghĩa “Tôi phòng thủ!” “Tôi không đồng ý với anh đâu” Dấu hiệu “O.K” “Tốt đẹp” hay “Ổn cả” hầu (ngón ngón “Số 0” hay “Vô dụng!” số nơi châu Âu trỏ tạo thành chữ “Tiền” Nhật Bản O) Thái độ sỉ nhục người khác Hy Lạp, Braxin, Ý, Thổ 39 Nhĩ Kỳ, Liên bang Nga số quốc gia khác Ở Bắc Mỹ hay châu Âu, dùng ngón trỏ để chuyện bình thường Sử dụng ngón trỏ Ở Nhật Bản, Trung Quốc, người khác ngón trỏ để bị xem bất kính vô bất lịch Người ta thường dùng bàn tay để người hay vấn đề Nếu sử dụng tự nhiên, linh hoạt số bí có tác dụng bổ trợ nhiều cho giảng, việc thể ý tưởng, bày tỏ quan điểm trình bày khái niệm Đây phương tiện giao lưu với người nghe, phương tiện để thực hoạt động trình thuyết trình, đặt câu hỏi, mời trả lời, chỉnh slide, viết vẽ bảng  Những rào cản khiến người nghe không tập trung cách khắc phục Trong nhiều trường hợp, dù có chuẩn bị kỹ dày công luyện tập thuyết trình không gây hứng thú với người nghe, nguời nghe tập trung, số nguyên nhân sau: Thứ nhất, thuyết trình dài, truyền tải nhiều thông tin, người nghe không theo kịp nhớ hết nội dung dẫn tới nhàm chán, kiên nhẫn Vì vậy, người thuyết trình cần chuẩn bị thuyết trình đầy đủ thông tin, tránh nói, viết dài dòng, ngôn ngữ cô đọng, súc tích, dễ hiểu để người nghe không nhàm chán; Thứ hai, người thuyết trình không thuyết phục người nghe Giọng nói đều, nhấn mạnh, tương tác với người nghe, điều làm người nghe không hứng thú với thuyết trình Do đó, người thuyết trình nên làm thân, tạo nên tương tác phù hợp hấp dẫn người nghe; Thứ ba, người nghe bị tác động nhiều yếu tố ngoại quan: thời gian buổi thuyết trình kéo dài lâu, diễn vào buổi trưa, địa điểm chật chội, tác động âm bên nên bị phân tâm không ý vào thuyết trình Trong trường hợp này, người thuyết trình phải linh hoạt 40 tình để hoàn thành thuyết trình Nếu thuyết trình kéo dài lâu, xen vào hoạt động có tương tác cao để người nghe không cảm thấy thụ động, họ tham gia vào thuyết trình; địa điểm nhỏ hẹp, người nghe cảm thấy bối, người thuyết trình nên thu ngắn thuyết trình mình, vào trọng tâm vấn đề thiết yếu để người nghe lưu nhớ, giao tiếp thân mật hơn, khiến người nghe hòa vào thuyết trình, trở nên nhiệt tình mà quên điều kiện ngoại cảnh; Thứ tư, người thuyết trình nhận câu hỏi không thiện cảm nhiều câu hỏi không liên quan đến chủ đề thuyết trình từ phía người nghe Trong trường hợp người thuyết trình cần phải thể khả tư logic, khả xử lý tình thân Bạn xin lùi tới cuối thuyết trình hướng tới ý người nghe quay trở lại vấn đề cách đặt số câu hỏi phần bạn trình bày  Ý nghĩa thuyết trình hiệu sinh viên luật  Giúp sinh viên luật rèn luyện khả tư logic Hiện nay, thuyết trình phương pháp ứng dụng hầu hết trường đại học phương pháp học tập có tương tác Phương pháp giúp sinh viên thể quan điểm cá nhân vấn đề rèn luyện thân đứng trước đám đông Thông qua việc thuyết trình giúp sinh viên tự tin chủ động trao đổi học tập, tìm kiếm, chọn lọc chia sẻ thông tin, phục vụ hiệu cho việc học tập lớp công việc Đây cách thức giúp sinh viên thể hiệu lực hình ảnh cá nhân thân  Giúp sinh viên luật rèn luyện kỹ phân tích, so sánh thông tin Thuyết trình phương pháp chủ yếu quan trọng hoạt động phổ biến pháp luật, nhằm truyền tải thông tin, nội dung quy phạm pháp luật đến cộng đồng, tạo ấn tượng tốt với người nghe, đặc biệt tạo cảm tình đối tượng tuyên truyền Từ nâng cao hiểu biết pháp luật người dân đảm bảo công xã hội 41  Giúp sinh viên luật rèn luyện kỹ nhập Người thuyết trình phải nhập thuyết trình Hãy tạo không khí vui vẻ thuyết trình Khi người nghe vui vẻ, học cởi mở việc tiếp nhận thông tin tốt Đôi người nghe không tập trung, cách đơn giản làm cho người nghe tập trung trở lại kể câu chuyện cười để tạo không khí vui vẻ Bên cạnh đó, người thuyết trình kể câu chuyện ngắn, tóm tắt vấn đề xã hội để liên hệ minh họa cho luận điểm đưa Một thuyết trình tốt phải đảm bảo yếu tố thời gian, tránh thuyết trình dài gây chán nản hay ngắn thể trình độ bạn Kỹ lập thực kế hoạch tuyên truyền, tư vấn pháp luật cộng đồng a Lập kế hoạch tuyên truyền, tư vấn pháp luật cộng đồng Để lập kế hoạch tuyên truyền, tư vấn pháp luật cộng đồng có hiệu cần phải xác định nội dung sau: Một là, đối tượng hướng tới buổi tuyên truyền, tư vấn pháp luật đó; Hai là, mục tiêu hướng tới sau buổi tuyên truyền, tư vấn pháp luật gì? Ba là, nội dung vấn đề pháp luật cần tuyên truyền, dự liệu nội dung mà đối tượng có nhu cầu tư vấn hướng tới; Bốn là, thời lượng dự kiến cho buổi tuyên truyền, tư vấn pháp luật; Năm là, địa điểm tổ chức tuyên truyền, tư vấn pháp luật b Công tác chuẩn bị tuyên truyền, tư vấn pháp luật cộng đồng - Chuẩn bị địa điểm: Chuẩn bị địa điểm tuyên truyên, tư vấn pháp luật việc liên hệ trước với quyền địa phương, cần lưu ý thích đáng việc xếp trang thiết bị cho phù hợp với đối tượng tuyên truyền, tư vấn Nếu người tư vấn người dân tộc cách xếp chỗ ngồi cần lưu ý để có đủ chỗ cho người phiên dịch Trong buổi tư vấn pháp luật công việc xếp chỗ ngồi chuẩn bị biển tên thể chuyên nghiệp Luật sư, tổ chức hành nghề Luật sư người tư vấn, tuyên truyền phổ biến pháp luật Những hiểu 42 biết cách xếp chỗ ngồi phù hợp với văn hóa đối tượng chủ thể đánh giá cao hạn chế “thất thố” không đáng có ý thích đáng đến vấn đề - Tài liệu, thông tin liên quan đến báo cáo viên, người tư vấn pháp lý, Luật sư tổ chức tư vấn: Trong trình làm việc phải giới thiệu thân hãng luật tổ chức làm việc mình, danh thiếp, bàn giới thiệu văn phòng, tạp chí, báo, tài liệu giới thiệu ghi nhận thành tích Luật sư hãng luật giúp Luật sư truyền tải thông tin nhanh chóng, hiệu sinh động hơn, đồng thời giúp Luật sư quảng bá giới thiệu nhiều thân Luật sư tổ chức hành nghề Luật sư nơi làm việc - Tra cứu đọc lại, cập nhật tra cứu hiệu lực văn quy phạm pháp luật văn bản, tài liệu khác liên quan đến mục đích buổi tuyên truyền, tư vấn pháp luật cộng đồng Thông thường phải tiến hành trình khảo sát trước tổ chức tuyên truyền, tư vấn pháp luật lại địa điển định Những thông tin khảo sát giúp có định hướng, khoanh vùng tra cứu văn bản, tài liệu có liên quan đến buổi tuyên truyền, tư vấn pháp luật Những thông tin liên quan đến thực tế áp dụng quy định pháp luật, văn bản, định, thị quan có thẩm quyền thông tin mà cần thu thập để tư vấn cho người dân cách toàn diện - Kiểm tra thông tin vụ việc người yêu cầu tư vấn: Người yêu cầu tư vấn thường đến gặp tâm “cần” hỗ trợ mặt pháp lý liên quan đến bối cảnh tư vấn cụ thể Khách hàng cung cấp nhiều thông tin “câu chuyện”, bối cảnh vụ việc cho chúng ta, nhiên quỹ thời gian hạn hẹp, cần dự liệu để hướng dẫn người yêu cầu đến trực tiếp văn phòng có văn tư vấn chuyển theo đường bưu điện cách thức khác - Chuẩn bị bảng hỏi dự kiến áp dụng: Gắn liền với thông tin người yêu cầu tư vấn cung cấp yêu cầu đề nghị cung cấp dịch vụ pháp lý họ dạng câu hỏi để khai thác thông tin cần đủ cho trình tư vấn - Chuẩn bị mẫu, biểu, đơn; 43 - Chuẩn bị số chủ đề tạo môi trường giao tiếp: Nhằm tạo không khí cởi mở với người dân, tìm hiểu thông tin địa phương, tình hình hoạt động, sản xuất kinh doanh, thành tựu mà cá nhân, tổ chức địa phương có làm tư liệu cho việc giao tiếp - Chuẩn bị nhân sự: Việc phân công trách nhiệm, phân bổ vai trò thống kế hoạch làm việc công việc thiếu để đảm bảo phối hợp ăn ý Luật sư, tư vấn viên pháp lý - Chuẩn bị trang phục: Việc chuẩn bị trang phục thể tôn trọng với người dân mà tạo cho Luật sư tự tin trao đổi với cộng đồng Cần lưu ý lựa chọn trang phục gọn gàng lịch tùy đối tượng tuyên truyền, tư vấn pháp luật 44 KỸ NĂNG LƯU TRỮ, QUẢN LÝ TÀI LIỆU VÀ VIỆC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH MỘT VĂN PHÒNG LUẬT a Sự cần thiết quản lý liệu khách hàng Trong số có người hàng đồng hồ để tìm lại hồ sơ tài liệu mình? Khi lãnh đạo bạn muốn nhận hồ sơ XYZ lập tức, bạn tự tin hồ sơ yêu cầu, bạn cung cấp vòng phút? Hoặc giả sử nhân viên có người nhà bị tai nạn xe, không làm được, tất thành viên văn phòng cuống lên tìm hồ sơ nhân viên theo yêu cầu khách hàng? Nếu bị rơi vào trường hợp trên, có lẽ chưa tổ chức hệ thống quản lý hồ sợ hiệu Việc tìm hiểu cách lưu trữ tài liệu để phục vụ tốt cho công việc cá nhân điều cần thiết lưu trữ giữ liệu cách hợp lý khoa học làm việc tiết kiệm thời gian bạn thể tính chuyên nghiệp trình làm việc Quản lý hồ sơ bao gồm công việc xếp, lưu trữ văn bản, hồ sơ văn phòng Điều liên quan đến việc phối hợp nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu huỷ hoạt động tổ chức Quản lý tài liệu, hồ sơ khoa học giúp giảm chi phí mua sắm thiết bị; đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời; xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả, dễ dàng tìm hồ sơ; thuận lợi cho việc chuyển giao, chia sẻ thông tin hồ sơ b Kỹ lưu trữ, quản lý liệu khách hàng i Lưu trữ cứng a Các hình thức lưu trữ Hình thức 1: Lưu theo vần, mẫu tự (Sử dụng cho hồ sơ tên) Hồ sơ cá nhân: bỏ tư liệu liên quan đến cá nhân vào bìa kẹp hồ sơ tên (hoặc phong bì riêng) Bên ghi tên số thông tin khác Bên hồ sơ, xếp tài liệu theo ngày tháng từ gần đến xa 45 Hồ sơ hỗn hợp: tài liệu khác xếp tập tài liệu nên xếp theo mẫu tự để dễ truy tìm cần Hồ sơ tên: phát sinh nhiều hồ sơ tên phân loại theo giai đoạn vụ việc Các hồ sơ khác có tên: đặt mã phụ sau tên sử dụng bìa hồ sơ có màu khác để phân biệt Hình thức 2: Lưu hồ sơ theo chủ đề Khi lưu hồ sơ theo cách này, cần ý số điểm sau: Tên chủ đề cần đặt cụ thể; sử dụng tiêu đề phụ đề cho hồ sơ theo chủ đề; sử dụng công cụ hỗ trợ, như: thẻ hướng dẫn theo vần mẫu tự, thẻ hướng dẫn theo chủ đề chính, kẹp hồ sơ (cũng tạo lập máy tính); kẹp hồ sơ dùng cho dạng hồ sơ cá nhân, hồ sơ tiêu đề chính; cần có bảng mục lục chủ đề để tránh việc mở hồ sơ chủ đề, gây khó khăn cho tìm kiếm Hình thức 3: Lưu hồ sơ theo địa danh Hình thức cần thiết lập danh mục địa danh giống chủ đề tra cứu chéo để dễ truy tìm (nên dùng máy tính) Hình thức 4: Lưu theo số, mã số Có thể lưu theo hệ thống lưu trữ số liên tục (tăng dần): đơn giản, không hết số hệ thống lưu trữ sử dụng số tự nhiên (như dạng mã số), ví dụ: 7-25-30 Hệ thống lưu trữ mã số sử dụng kết hợp chữ số, thông thường chữ mã hiệu, số thứ tự mã b Ưu nhược điểm cách khắc phục lưu trữ tài liệu cứng Ưu điểm: tránh trì hoãn không cần thiết, dễ dàng thực hiện, tách biệt hồ sơ với phận khác 46 Nhược điểm: có trùng lặp không cần thiết thiết bị hồ sơ phận; nhân viên thực hiệu họ phải thực nhiều công việc khác Biện pháp khắc phục: quản lý tập trung để giảm trùng lặp hồ sơ thiết bị, tiết kiệm thời gian xếp, tìm kiếm ii Lưu trữ mềm a Phương tiện thiết bị lưu trữ tài liệu mềm Chúng ta lưu trữ giấy tủ kệ tiêu chuẩn văn phòng, tủ kệ mở (không cửa), tủ kệ di động, tủ kệ an toàn, tủ kệ đặc biệt có phím ấn, tủ kệ liên hợp, thiết bị để hồ sơ quay, thiết bị bánh xe Ngoài ra, lưu trữ điện tử: đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD-ROM vật dụng bổ trợ: nhãn bìa kẹp, nhãn thẻ dẫn, nhãn ngăn kéo hồ sơ, bìa kẹp "out" Dù sử dụng phương tiện lưu trữ gì, áp dụng vật dụng hỗ trợ tìm kiếm nào, việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào công tác quan trọng thời đại ngày nay, mà phổ biến máy vi tính cá nhân b Ưu nhược điểm cách khắc phục lưu trữ tài liệu mềm Bản mềm tài liệu lưu trữ máy vi tính, usb, internet thiết bị điện tử khác Ưu điểm: dễ dàng chia sẻ, dễ tìm kiếm lưu trữ tài liệu, có khả liên kết tài liệu tốt Nhược điểm: dễ dàng bị chép, phát tán hay gửi Ngoài khó khăn kĩ thuật quản lý sử dụng tài liệu, bị liệu nguồn điện hay thiết bị hỏng, nội dung tài liệu bị thay đổi Cách khắc phục: đặt mật khẩu, thực nguyên tắc đặc quyền tối thiểu thiết lập sách xho việc ghi chép Thiết lập đặc quyền hạn chế thẩm định truy cập, sử dụng mã hoá để hạn chế sử dụng thiết bị lưu trữ ngoài; kiểm soát tốt laptop cách thiết lập nguyên tắc cho nội dung gửi Ngoài ra, cần cập nhật phương pháp đánh cắp liệu 47 iii Cách thức quản lý tốt tài liệu, hồ sơ a Cách xếp hồ sơ  Sắp xếp hồ sơ theo số Sử dụng phương pháp số để phân loại hồ sơ thuận tiện, đặc biệt tài liệu đánh số Có thể thực theo nhiều cách: dùng hệ thống số cuối Khi hệ thống thực cách đọc số từ phải sang trái, giúp loại trừ sai sót người ta thói quen đọc theo cách cẩn thận đọc Phương pháp số có dùng để phân tán hoạt động lưu trữ cho phép dễ dàng lấy liệu không dùng đến Ưu điểm: Nó dễ dàng mở rộng; đảm bảo tính bảo mật; cho phép nhận diện hiệu đề mục số hồ sơ cung cấp số tham chiếu Nhược điểm: Cần chi phí để chuẩn bị mục thời gian để thực hiện; chữ số số tham chiếu bị đổi chỗ, đề mục bị đưa vào sai hồ sơ, điều dễ xảy  Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian Các tài liệu lưu trữ theo trình tự thời gian đó, đặc biệt theo ngày tháng theo thời gian phát sinh Các hồ sơ chia theo ngày, tuần, tháng, quý năm tuỳ theo số lượng tài liệu lưu trữ Hệ thống sử dụng phối hợp với phương pháp phân loại khác Do đó, hồ sơ lưu trữ phổ biến theo thứ tự chữ sử dụng trình tự thời gian bên hồ sơ Ưu điểm: tiết kiệm không gian nhiều hồ sơ lưu trữ ngẫu nhiên truy cập tìm kiếm tự động địa xác, ví dụ: biết tên file Nhược điểm: nhiều khó khăn việc bảo quản liệu không giữ thời gian lâu 48  Sắp xếp hồ sơ theo vần, mẫu tự Phân loại theo thứ tự chữ dựa hồ sơ Việc phân chia thành nhóm nhỏ hệ thống đạt sở khoa học, nghĩa cách hỏi xem tên thường hay bắt đầu quốc gia Những phân chia hệ thống xác nhận mặt thống kê Một định phân nhóm chủ yếu chúng chia nhỏ thành nhóm nhỏ Nên cho phép mở rộng nhóm chủ yếu nhóm nhỏ để giảm thiểu việc chia nhỏ sau Ưu điểm: tham chiếu trực tiếp trao đổi cho hồ sơ không cần mục, dường cách làm dễ dàng để lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu, nhanh chóng kiểm soát xem có tài liệu bị lưu trữ sai hay không Nhược điểm: có tên thông dụng, trùng Phân loại theo thứ tự chữ dựa hồ sơ Việc phân chia thành nhóm nhỏ hệ thống đạt sở khoa học, nghĩa cách hỏi xem tên thường hay bắt đầu quốc gia  Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề Đây biến thể phương pháp phân loại theo thứ tự chữ cái, tài liệu xếp theo phân loại chủ yếu tiêu đề, chủ đề, ví dụ bảo hiểm bất động sản Trong nhóm chủ yếu có phân loại nhóm nhỏ Ưu điểm: Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề dễ dàng tiện lợi cho việc mở rộng Nó mang lại phương pháp hữu ích chủ đề xác định rõ ràng người ta quen thuộc với việc truy cập dễ dàng Nhược điểm: Sắp xếp tài liệu theo kiểu thường đòi hỏi nhiều tham chiếu qua lại cần có mục phức tạp; kiểu phân loại dùng hình thành hồ sơ lớn chứa mục linh tinh với tất nhiều đề tài đó, trong hệ thống lưu trữ tốt hồ sơ chứa đựng 49 đề tài có liên quan Điều dường miễn cưỡng mở hồ sơ riêng biệt cho chủ đề hồ sơ linh tinh  Sắp xếp hồ sơ theo địa lý: Các hồ sơ xếp theo địa điểm quận, thành phố cho phân loại chủ yếu Sau sử dụng phân loại nhỏ theo mẫu tự Phương pháp gọi xếp theo địa điểm Điều dễ hiểu ý niệm đơn giản người sử dụng không sớm muộn quen thuộc với khu vực địa lý có lên quan Thuận lợi: Nó cho phép số người sử dụng hồ sơ lúc mà không gây cản trở nhau; dễ hiểu; truy cập thuận tiện biết địa điểm Khó khăn: Người sử dụng cần phải có hiểu biết khu vực địa lý có liên quan, đặc biệt có số tên nơi chốn tương tự; cần mục hỗ trợ; không thống phân dẫn đến khó quản lý chung, tài liệu quan trọng khó bảo mật, văn lưu trữ phận giữ mức độ tối thiểu tạm thời b Nguyên tắc để quản lý tốt tài liệu hồ sơ Cần có quy chuẩn lưu trữ mã hoá hồ sơ; xem xét tính bảo mật; nên sử dụng tiết bị chứa đựng hiệu để giữ phân biệt loại hồ sơ khác nhau; nên dùng màu sắc để mã hoá tên mang lại nhận diện tức thời loại hồ sơ Tài liệu hồ sơ nên luôn đưa vào phía sau hướng dẫn Tài liệu sau lưu trữ nên phía trước hồ sơ Thứ tự phân loại hồ sơ nên thứ tự đề mục chắn nêu lại trước tiên Ví dụ, sử dụng tên họ tên riêng nên đứng trước, tiếp sau chữ viết tắt tên quốc gia phân loại chủ yếu chúng nên tên thành phố thị trấn Tất phân loại hồ sơ dựa từ ngữ nên theo thứ tự chữ từ chuỗi chữ cái; từ kép nên xử lý từ chuỗi cac chữ cái; từ kép nên xử lý từ Nên tránh viết tắt tên gọi hồ 50 sơ Cũng nên tránh dùng từ đồng nghĩa Tài liệu nên chia thành nhóm nhỏ để lưu trữ Như tài liệu nhóm theo thứ tự chữ chia thành hồ sơ gồm từ A đến F, G đến L, M đến R, từ S đến Z Cũng áp dụng điều tương tự cho tài liệu lưu trữ theo số, theo địa lý phương pháp khác c Giới thiệu số hệ thống lưu trữ tài liệu KIPOS - Knowledge Information Portal Solution dự án phát triển phần mềm lớn Công ty Hiện Đại lĩnh vực quản lý thông tin tư liệu thư viện KIPOS xây dựng để trở thành giải pháp tổng thể tích hợp hoàn chỉnh, hỗ trợ tối đa công tác quản lý dạng thông tin tư liệu từ truyền thông đến tài liệu số xuất điện tử thư viện công nghệ kỹ thuật KIPOS phân thành phân khu chức giới thiệu thị trường dòng sản phẩm lưu trữ hợp (với tính cao cấp lưu trữ thông minh dành cho trung tâm liệu vừa nhỏ Dòng sản phẩm tích hợp giải pháp: chia sẻ tập tin HNAS(Hitachi Network Attached Storage) lưu trữ tầm trung AMS (Adaptable Modular Storage) có tiếng thị trường vào hệ thống phần cứng với giao diện quản lý Ngoài ra, dòng sản phẩm hỗ trợ phần mềm lưu ứng dụng (Application Protector) giúp người dùng tiện lợi việc lưu, khôi phục bảo vệ môi trường ứng dụng cách dễ dàng Tại Việt Nam, sản phẩm lưu trữ HDS phân phối thức Công ty Ingram Micro NAS (Network Attached Storage) phương pháp lưu trữ liệu sử dụng thiết bị lưu trữ đặc biệt gắn trực tiếp vào mạng LAN thiết bị mạng bình thường (tương tự máy tính, switch hay router) Các thiết bị NAS gán địa IP cố định người dùng truy nhập thông qua điểu khiển máy chủ Trong số trường hợp, NAS truy cập trực tiếp không cần có quản lý máy chủ 51 Trong môi trường đa hệ điều hành với nhiều máy chủ khác nhau, việc lưu trữ liệu, lưu phục hồi liệu, quản lý hay áp dụng sách bảo mật thực tập trung Mỗi phương pháp lưu trữ, dù truyền thống hay đại có ưu nhược điểm riêng Chúng ta cần phải biết vận dụng phù hợp phương pháp vào công việc người cho thuận tiện Lưu trữ tài liệu công việc không đơn giản, song với trình độ khoa học kĩ thuật phát triển nay, chắn ngày có nhiều phương pháp quản lí lưu trữ c Quản trị hành văn phòng luật i Khái quát quản trị hành Quản trị hành văn phòng việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa kiểm soát hoạt động văn phòng Có thể hiểu rằng, quản trị văn phòng công việc cụ thể hàng ngày liên quan tới hoạt động tổ chức, quản lý điều hành văn phòng nhằm giải hiệu chức năng, nhiệm vụ văn phòng Các chức phận quản trị hành bao gồm: Chức hoạch định: Đề mục tiêu công việc cụ thể, xác định biện pháp thực soạn thảo kế hoạch để triển khai văn phòng Chức tổ chức: tuyển chọn, huấn luyện, xếp nhân văn phòng nhằm thực hiệu mục tiêu công việc Chức lãnh đạo: Phân công nhiệm vụ, hướng dẫn, động viên, tạo động lực…cho nhân viên văn phòng thực tốt nhiệm vụ xác định kế hoạch Chức kiểm soát: Theo dõi, kiểm tra kết thực công việc thực tế, phát vấn đề phát sinh đề biện pháp xử lý kịp thời Một số điều cần lưu ý xây dựng sách quản lý văn phòng liệt kê đây: • Xây dựng tài liệu hướng dẫn văn phòng thủ tục hành • nguồn lực Hướng dẫn sử dụng không gian trang thiết bị văn phòng để đảm • bảo tính cộng đồng, tính riêng tư vấn đề an ninh văn phòng Hướng dẫn truy cập thư viện máy tính văn phòng nguồn tài nguyên tài liệu văn phòng 52 • Hướng dẫn sử dụng điện thoại, vật tư văn phòng cách thức xử lý • • • • thông tin Quy trình báo cáo, chuyển giao, kết thúc nhiệm vụ công việc Chính sách bảo mật thông tin khách hàng Cách thức kiểm tra xung đột lợi ích văn phòng Các danh sách liên hệ nguồn nhân lực văn phòng như: danh sách chuyên gia hỗ trợ hoạt động văn phòng; danh sách tổ chức hỗ trợ chuyển vụ việc khách hàng… ii Ý nghĩa trình quản trị hành Quản trị hành đóng vai trò quan trọng trình quản trị doanh nghiệp tổ chức nói chung, trình đảm bảo cho việc tập hợp xử lý, lưu trữ, thu hồi phân phối thông tin văn phòng thông suốt, đảm bảo cho trang thiết bị vận hành an toàn iii Thiết lập thời gian biểu hiệu Để thiết lập thời gian biểu hiệu quả, cần lưu ý nội dung sau: • Lập danh sách việc cần làm; • Phân chia thời gian xác; • Thiết lập thời điểm hoàn thành cho việc cố gắng tuân thủ; • Sử dụng thời gian thông minh; • Sắp xếp dự liệu máy tính; • Báo sát mục tiêu mình; • Đừng tập trung; • Hợp tác với đồng nghiệp; • Tránh việc giám sát không cần thiết; • Hủy bỏ họp thường lệ; • Hãy bận rộn; • Không lãng phí thời gian; • Tự thưởng thân 53 ... sách bảo mật thông tin khách hàng 1.4.1 Tại phải bảo mật thông tin khách hàng Bảo mật thông tin việc giữ kín thông tin liên quan đến vụ việc khách hàng, không tiết lộ cho người khác Những thông tin. .. không? 2.3 Kỹ tư vấn khách hàng 2.3.1 Kỹ thu thập thông tin để thực tư vấn Để đảm bảo hoạt động tư vấn diễn hiệu quả, sinh viên luật tham gia tư vấn cần trang bị cho kỹ để trình tư vấn chuyên... hàng, khách hàng sửa thêm thông tin cần • Thảo luận làm, đưa thỏa thuận cam kết với khách hàng trước nhận tư vấn cho khách hàng nhiều trường hợp sau vấn khách hàng người vấn phát nhận tư vấn cho khách