XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2008

CÔNG TY TƯ VẤN VÀ CÔNG NGHỆ QUỐC TẾ(INCOTECH) Văn phòng: Số 2/10, Ngõ 176, Lê Trọng Tấn, Thanh Xuân, Hà Nội Điện thoại : (84-4) 3565 8259/ 3565 8257 Email Fax: (84-4) 35658257 : incotech.jsc@vnn.vn HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2008 Hà Nội, năm 2011 Mục tiêu viêc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng Hệ thống quản lý chất lượng quan hành nhà nước thiết lập theo TCVN ISO 9001:2008 Đây Hệ thống tuân thủ yêu cầu chung (mục 4/TCVN ISO 9001:2008) vận hành theo chu trình kế tiếp, gắn bó với thể tập trung bốn phần: − Trách nhiệm quản lý (mục 5/TCVN ISO 9001:2008) − Quản lý nguồn lực (mục 6/TCVN ISO 9001:2008) − Thực sản phẩm (giải công việc) (mục 7/ TCVN ISO 9001:2008) − Đánh giá, cải tiến (mục 8/TCVN ISO 9001:2008) CẢI TIẾN LIÊN TỤC Trách nhiệm quản lý K K H Á C Y H Ê Quản lý ðo, phân tích nguồn lực cải tiến U C ðầu vào Thực Sản phẩm H T H H Á Ỏ C A H M ðầu Mô hình phương pháp tiếp cận theo trình -2- H 1.1 Yêu cầu chung: Cơ quan hành nhà nước phải xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, lập thành văn bản, thực hiện, trì cải tiến liên tục tính hiệu Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với yêu cầu TCVN ISO 9001:2008 Để thực Hệ thống Quản lý chất lượng, quan hành nhà nước phải thực nội dung sau đây: − Xác định chức năng, nhiệm vụ mình, theo xác định Quá trình cần thực Hệ thống quản lý chất lượng (gồm Quá trình hoạt động quản lý, Quá trình hỗ trợ,…); − Xác định trình tự tương tác Quá trình đó; − Xác định chuẩn mực phương pháp để đảm bảo điều hành kiểm soát Quá trình có hiệu lực; − Đảm bảo nguồn lực thông tin cần thiết để hỗ trợ hoạt động theo dõi Quá trình đó; − Theo dõi, phân tích, đánh giá thực biện pháp cần thiết để đạt kết dự định cải tiến liên tục Quá trình 1.2 Về tài liệu: Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 Cơ quan hành nhà nước có yêu cầu sau: 1.2.1 Tài liệu gồm: Chính sách mục tiêu chất lượng, Sổ tay chất lượng, Quy trình hay Thủ tục, Hướng dẫn tài liệu khác cần có để đảm bảo cho hoạt động Cơ quan có hiệu lực kiểm soát Quá trình hoạt động (Xem chi tiết phần IV - Các tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng) 1.2.2 Kiểm soát tài liệu: Cơ quan phải thiết lập trì Quy trình hay Thủ tục để kiểm soát tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng -3- Kiểm soát tài liệu kiểm soát việc phê duyệt, phân phát, sửa đổi xử lý tài liệu Lãnh đạo định Kiểm soát tài liệu phải đảm bảo: − Khẳng định tính đắn, đầy đủ trước ban hành; − Xem xét, cập nhật cần thiết phê duyệt lại; − Nhận biết tình trạng soát xét hành tài liệu; − Đảm bảo tài liệu hành Hệ thống quản lý chất lượng cung cấp đầy đủ cho người cần thiết để tiến hành công việc; − Đảm bảo tài liệu có nguồn gốc từ bên phải nhận biết việc phân phát chúng phải kiểm soát; − Ngăn ngừa phân phát, sử dụng tài liệu lỗi thời Nếu cần lưu giữ tài liệu mục đích phải tách biệt, có dấu hiệu riêng, không để lẫn lộn với tài liệu hành Hệ thống quản lý chất lượng 1.2.3 Kiểm soát Hồ sơ chất lượng: Hồ sơ chất lượng loại tài liệu đặc biệt Cơ quan phải thiết lập trì Quy trình hay Thủ tục để kiểm soát Hồ sơ Hệ thống quản lý chất lượng Hồ sơ chất lượng sở cung cấp chứng phù hợp với yêu cầu hoạt động có hiệu lực Hệ thống quản lý chất lượng Do đó, Quy trình hay Thủ tục kiểm soát Hồ sơ chất lượng phải đảm bảo nhận biết, bảo quản, sử dụng, phục hồi, xác định thời hạn lưu giữ hủy bỏ Hồ sơ chất lượng Các nội dung cần xây dựng hệ thống quản lý chất lượng quan hành nhà nước 2.1 Trách nhiệm quản lý (tương ứng với mục tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008) 2.1 Cam kết Lãnh đạo -4- Lãnh đạo cao Cơ quan phải thể cam kết việc xây dựng, thực cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng: − Truyền đạt cho người Cơ quan hiểu rõ tầm quan trọng việc đáp ứng yêu cầu, mong đợi khách hàng (Công dân) yêu cầu chế định; − Đề sách mục tiêu chất lượng sở 08 nguyên tắc Quản lý chất lượng; − Đảm bảo nguồn lực cần thiết; − Thực thường xuyên (định kỳ) xem xét Lãnh đạo Hệ thống quản lý chất lượng, kịp thời có đánh giá điều chỉnh cần thiết 2.1.2 Định hướng khách hàng Lãnh đạo Tổ chức phải đảm bảo yêu cầu mong đợi đáng khách hàng (Công dân) xác định thực nhằm thỏa mãn khách hàng (trong Sơ đồ mô hình điểm phần IV rõ: Ở Đầu vào khách hàng (Công dân) với yêu cầu họ qua trình tạo Sản phẩm (giải công việc) tới Đầu Khách hàng (Công dân) thỏa mãn mà họ cảm nhận được) Lưu ý rằng, xác định nhu cầu mong đợi khách hàng, phải xem xét nghĩa vụ liên quan tới yêu cầu Luật pháp quy định quản lý Dù trực tiếp hay không trực tiếp với Dân, Cơ quan quản lý hành Nhà nước cấp phải thể yêu cầu xem xét, giải công việc, định 2.1.3 Chính sách chất lượng Lãnh đạo Cơ quan phải đề sách chất lượng với đảm bảo rằng: − Phù hợp với mục đích, chiến lược Cơ quan quan tâm tới yêu cầu, mong đợi Dân; -5- − Đáp ứng yêu cầu cải tiến nâng cao hiệu lực hiệu Hệ thống quản lý chất lượng; − Đặt sở cho việc thiết lập xem xét mục tiêu chất lượng; − Được phổ biến rộng rãi để người thấu hiểu thực thống Tổ chức; − Được xem xét, bổ sung, điều chỉnh để thích hợp với hoạt động Cơ quan Lưu ý: Chính sách chất lượng coi Tuyên bố “ý định” cam kết thực ý định Lãnh đạo cao Cơ quan Quan trọng nội hàm Chính sách chất lượng Còn cách thể văn Cơ quan tự chọn Dưới số thí dụ Chính sách chất lượng: “Chúng cam kết không ngừng cải tiến, ñảm bảo hoạt ñộng thỏa mãn ñòi hỏi mong ñợi Khách hàng trách nhiệm lực mình” “Thỏa mãn Khách hàng tuân thủ chế ñịnh mục tiêu phấn ñấu Chúng cam kết hành ñộng ñáp ứng yêu cầu Khách hàng; Cán bộ, Công chức hiểu thấu thực nghiêm chỉnh quy ñịnh có liên quan; trì cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng” “Chúng cam kết rằng, tâm nỗ lực chung tất Cán bộ, Công chức, ñảm bảo không ngừng cải tiến, nâng cao chất lượng Công việc, ñặc biệt công tác nghiên cứu phục vụ cho ñổi kinh tế,…” “ðảm bảo nâng cao chất lượng nhằm ñáp ứng yêu cầu ngày cao Tổ chức Công dân ưu tiên hàng ñầu hoạt ñộng Tổ chức -6- sở thực phương châm: ðơn giản công khai hóa thủ tục; tránh phiền hà, sách nhiễu; rút ngắn thời gian; tăng cường trách nhiệm…” “Bằng biện pháp cần thiết, phấn ñấu ñạt Hiệu lực Hiệu cao hoạt ñộng quản lý ñược giao thông qua xem xét, giải kịp thời, ñầy ñủ yêu cầu Khách hàng nâng cao tinh thần trách nhiệm, ý thức phục vụ” 2.2 Hoạch định 2.2.1 Mục tiêu chất lượng Lãnh đạo Cơ quan đảm bảo mục tiêu chất lượng (chung Cơ quan cụ thể hóa Đơn vị trực thuộc có liên quan) xác lập Mục tiêu chất lượng phải quán với sách chất lượng, với hoạt động trình chính, với khả chất lượng dịch vụ cung cấp Nói chung, mục tiêu chất lượng phải cụ thể đánh giá phương pháp thích hợp Cơ quan xác định Lưu ý: Trong quan hành nhà nước, thường thấy nêu mục tiêu sau: − Cải tiến, nâng cao chất lượng công việc; − Hợp lý hóa Cơ quan cho gọn nhẹ hơn, giảm bớt đầu mối; − Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ; phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn cho Đơn vị cá nhân; − Cải tiến phương thức phương pháp làm việc để rút ngắn thời gian giảm chi phí; − Đơn giản hóa thủ tục; − Thực chế “một cửa”; -7- − Không sách nhiễu, phiền hà; − Quan hệ đối xử thân thiện với Dân; − Tạo môi trường làm việc thuận lợi để Cán bộ, Công chức làm việc có suất cao; − Mọi người phải làm việc theo Quy chế, Quy trình, Hướng dẫn, Biểu mẫu quy định; − 100% Cán bộ, Công chức hội đủ lực theo Chức danh vào năm…; − Áp dụng Công nghệ thông tin (như nối mạng nội bộ, làm việc mạng) để tăng Năng suất-Chất lượng công việc; − …… Mục tiêu chất lượng đề cho năm số năm Căn vào Chính sách chất lượng; xem xét mặt mạnh mặt yếu mình…; Cơ quan nên nêu số mục tiêu có ý nghĩa thiết thực, thực nhằm trước hết đáp ứng yêu cầu xác định Hệ thống quản lý chât lượng Về nguyên tắc, mục tiêu chất lượng phải đánh giá Tuy nhiên, tùy theo mục tiêu khả thu thập tình hình, số liệu mà mức đánh giá định tính hay định lượng Trong Cải cách Hành chính, người ta thường quan tâm tới biểu liên quan tới mục tiêu như: Giảm sai lỗi, rút ngắn thời gian, giảm tồn đọng việc, giảm chi phí, giảm phiền hà, giảm khiếu nại-tố cáo, gọn nhẹ Tổ chức, giảm biên chế…Vì vậy, đánh giá, không máy móc đòi hỏi mục tiêu phải định lượng số cụ thể Trong điều kiện nay, phần lớn đánh giá nằm phạm vi hiệu lực Các hoạt động quan hành vào nề nếp, Chuẩn mực xác định cần coi trọng đánh giá Hiệu (quan hệ kết chi phí) Tính hiệu (Hiệu so với Chuẩn mực) 2.2.2 Hoạch định Hệ thống quản lý chất lượng -8- Lãnh đạo Cơ quan phải xác định Hệ thống quản lý chất lượng để đáp ứng yêu cầu chung (nêu điểm 4.1, mục 4/TCVN ISO 9001:2008) mục tiêu chất lượng đề Phải đảm bảo tính quán Hệ thống Quản lý chất lượng có thay đổi cần thiết hoạt động Cơ quan Lưu ý: − Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 không yêu cầu lập kế hoạch chất lượng nói chung mà yêu cầu lập kế hoạch ứng với phần tạo sản phẩm (giải công việc - mục 7); − Các mục tiêu, Quá trình, Quy trình, Hướng dẫn Hệ thống quản lý chất lượng coi kế hoạch chất lượng 2.3 Trách nhiệm, Quyền hạn, Thông tin: 2.3.1 Trách nhiệm quyền hạn − Trách nhiệm nội dung phải làm Quyền hạn nội dung làm − Lãnh đạo cao Cơ quan phải xác định rõ văn trách nhiệm, quyền hạn người quyền mối quan hệ Cơ quan (gồm Cơ quan chung Đơn vị trực thuộc) phổ biến rộng rãi yêu cầu người tuân thủ nhằm đảm bảo cho Hệ thống quản lý chất lượng thực thuận lợi, đạt hiệu cao Lưu ý: − Yêu cầu Cải cách Hành khắc phục nhanh chóng tình trạng chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn cấp (Trung ương với Tỉnh-Thành phố trực thuộc Trung ương; Tỉnh-Thành phố với Quận, Huyện; Quận, Huyện với Phường, Xã) Cơ quan cấp vừa không rõ ràng, vừa có trùng chéo khiến cho máy công kềnh trục trặc vận hành, khó phát huy sức mạnh toàn hệ thống; hiệu lực hiệu Quản lý Nhà nước không cao -9- − Tiến tới quan hành nhà nước hai phận: Quản lý Nhà nước (công quyền) phục vụ Quản lý Nhà nước (sự nghiệp) − Sẽ phân cấp tối đa trách nhiệm quyền hạn cho cấp để giảm bớt vụ cấp phát huy tính chủ động, sáng tạo cấp − Chuyển giao số dịch vụ công cộng quan Nhà nước đảm nhiệm cho Tổ chức phi Chính phủ hay Công dân thực (Nhà nước cấp kinh phí giám sát) Ví dụ: Trách nhiệm, Quyền hạn Giám đốc Sở KH & ĐT tỉnh X: Trách nhiệm: + Lãnh đạo toàn hoạt động Sở chịu trách nhiệm trực tiếp trước Chủ tịch UBND Tỉnh Bộ trưởng Bộ KH & ĐT; + Trực tiếp phụ trách công việc: Dự thảo Văn Pháp quy trình UNDN Tỉnh duyệt, ban hành; Quy hoạch; Quản lý phát triển nhà công trình công cộng; giám định Nhà nước công trình xây dựng; công tác Thanh tra Tổ chức-Cán bộ; Quyền hạn: + Quyết định cao vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ Sở − Thí dụ trách nhiệm, quyền hạn Phó Giám đốc Sở Kế hoạch Đầu tư Thành phố Y: + Các Phó Giám đốc người giúp việc cho Giám đốc, Giám đốc phân công phụ trách số lĩnh vực công tác chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở, cấp trước Pháp luật lĩnh vực công tác giao + Giúp Giám đốc Sở phụ trách giải công việc theo lĩnh vực công tác Giám đốc phân công; đạo, kiểm tra, giải công việc phát sinh, báo cáo, đề xuất Phòng, Ban thuộc lĩnh vực phân công; -10- Phụ lục Mẫu trang bìa Sổ tay chất lượng (Tên Cơ quan hành nhà nước) -43- SỔ TAY CHẤT LƯỢNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TRONG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH Mã số: STCL Ban hành lần:… Ngày:………… -44- -45- Mẫu trang 01 Sổ tay chất lượng Mã số: STCL Tên Cơ quan SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Ban hành lần:… Ngày:………… Theo dõi sửa đổi tài liệu Ngày Vị trí Nội dung sửa đổi Phân phối tài liệu Trưởng (Cơ quan) 10 Đơn vị C Phó trưởng (Cơ quan 11 Đơn vị D Phó trưởng (Cơ quan) 12 Đơn vị E -46- Ghi Phó trưởng (Cơ quan) 13 Đơn vị F Đơn vị A 15 Đơn vị I Đơn vị B 16 Thư ký BCĐ Người viết Kiểm tra Phê duyệt Họ tên Chức vụ Chữ ký Trang 1/n Mẫu trang Sổ tay chất lượng Sổ tay chất lượng STCL Lần lượt trình bày nội dung Hướng dẫn mục phần V Mục đích Phạm vi áp dụng ……………… Chính sách chất lượng ………… Mục tiêu chất lượng ……… Giới thiệu Cơ quan -47- ………… Các yêu cầu Hệ thống quản lý chất lượng …………… Danh mục qui trình, Hướng dẫn ban hành …………… Trang 2/n -48- Mẫu trang cuối Sổ tay chất lượng Sổ tay chất lượng STCL MỤC LỤC -49- Trang n/n Phụ lục Mẫu trang bìa Qui trình (hay Thủ tục) (Tên Cơ quan) -50- QUI TRÌNH ……………………………………………………… ……………………………………………………… Mã số: QT-…… Ban hành lần:… Ngày:………… -51- -52- Mẫu trình bày trang 01 Qui trình (hay Thủ tục) Mã số: QT-…… (Tên Cơ quan) (Tên Qui trình hay Thủ tục) Ban hành lần:… Ngày:………… Theo dõi sửa đổi tài liệu Ngày Vị trí Nội dung sửa đổi Phân phối tài liệu Trưởng (Cơ quan) 10 Đơn vị C Phó trưởng (Cơ quan) 11 Đơn vị D Phó trưởng (Cơ quan) 12 Đơn vị E -53- Ghi Phó trưởng (Cơ quan) 13 Đơn vị F Đơn vị A 15 Đơn vị I Đơn vị B 16 Thư ký BCĐ Người viết Kiểm tra Phê duyệt Họ tên Chức vụ Chữ ký Trang 1/n Mẫu trang Qui trình hay Thủ tục Qui trình……… QT-…… Lần lượt trình bày mục Qui trình hay Thủ tục: Mục đích Phạm vi áp dụng ……………… Tài liệu viện dẫn ………… Thuật ngữ, định nghĩa ………… Nội dung Qui trình -54- 5.1 Lưu đồ …………… 5.2 Mô tả ……………… Hồ sơ …………………… Phụ lục …………… Trang 2, 3, n/n -55- Phụ lục Mẫu trình bày Hướng dẫn Mã số: HD-…… (Tên Cơ quan) (Tên Hướng dẫn) Ban hành lần:… Ngày:………… Lần lượt trình bày nội dung Hướng dẫn như: Mục đích (để thực Qui trình hay Thủ tục nào) Nội dung cụ thể cần phải làm (trình bày theo trình tự làm gì, Ai làm, cách làm,….) …………… -56- Chữ ký người duyệt (ở cuối trang) Trang n/n -57-