IC Internet and Computing Core Certification Guide Global Standard Các ứng dụng chủ chốt Bài 9: Microsoft Excel 2010 © CCI Learning Solutions Inc Thông tin giảng viên Ths Cấn Đình Thái Khoa CNTT 0986425099 candinhthai@gmail.com © IIG Vietnam Mục tiêu học • • • • • • • Thêm thay đổi số nhãn Nhập công thức Quản lý trang tính Định dạng liệu Sắp xếp lọc liệu Tạo thao tác với biểu đồ Tùy chỉnh thiết lập trang © CCI Learning Solutions Inc Tìm hiểu thuật ngữ Workbook (Sổ tính) Một tệp tin Excel chứa nhiều trang tính Worksheet (Trang tính) Một báo cáo đơn thẻ sổ tính; mặc định sổ tính gồm có ba trang tính Cell (Ô) Giao dòng cột; Cell Address (Địa ô) Định danh giao hàng cột Active Cell (Ô hoạt động) Ô hiển thị với đường viền dày, © CCI Learning Solutions Inc Tìm hiểu thuật ngữ • Báo cáo tài liệu để theo dõi thông tin dạng số • Việc tổ chức thông tin trang tính thực theo cách rõ ràng để bạn khác sử dụng để phân tích nội dung − bao gồm nhãn mô tả phù hợp nằm báo cáo để người sử dụng hiểu nội dung họ xem − sử dụng thành phần thiết kế để nhấn mạnh vùng liệu − © CCI Learning Solutions Inc Sử dụng hợp lý để đảm bảo báo cáo không trở nên khó đọc Quản lý sổ tính • Tạo sổ tính trống − Khi bạn khởi động Excel, sổ tính trống hiển thị tự động đặt tên Book1 − Mỗi bạn tạo sổ tính phiên làm việc, Excel đánh số Book2, Book3,… − Khi bạn thoát khỏi Excel bắt đầu khởi động lại nó, Excel lại bắt đầu đánh số từ − Để tạo sổ tính trống: − Nhấp chuột vào thẻ File, chọn New, sau vùng Available Templates, chọn Blank workbook, nhấp chuột vào Create; − © CCI Learning Solutions Inc Nhấn CTRL+N Quản lý sổ tính • Tạo sổ tính từ sổ tính mẫu − Để tạo sổ tính sử dụng mẫu đó, nhấp chuột vào thẻ File, sau chọn New © CCI Learning Solutions Inc Quản lý sổ tính • Nhập liệu trang tính Labels (Nhãn) Văn nhập vào ô hiển thị cách xác bạn nhập liệu; mặc định lề trái Values (Giá trị) Giá trị dạng số; mặc định lề phải Formulas (Công thức) Bao gồm tham chiếu ô, toán tử toán học, hàm (các lệnh tính toán) thao tác liệu − Nhập văn nhãn − Nhấp chuột vào ô để chọn sau nhập liệu − Sử dụng phím Backspace Delete để khắc phục lỗi nhập liệu đầu vào − Khi bạn kết thúc việc nhập liệu, nhấn ENTER để di chuyển đến ô tiếp theo, nhấn TAB để di chuyển đến ô bên phải − Có thể nhấp chuột vào ô khác nhấn phím mũi tên để chấp nhận liệu đầu vào ô © CCI Learning Solutions Inc Quản lý sổ tính − Nhãn giúp cho bạn phác thảo mối quan hệ thành phần liệu − Bạn nhập chỉnh sửa liệu cách trực tiếp ô hoạt động, sử dụng công thức để nhập liệu dài − Nhãn chứa đến 32,767 ký tự − Nếu nhãn dài độ rộng ô : − hiển thị nội dung đè lên đường viền cũ cột đè lên vị trí ô trống liên tiếp − Dữ liệu đầu vào nằm ô liên tiếp che đường viền cột − Bạn dễ dàng thay đổi giao diện lề nhãn ô − Chiều dài tối đa nội dung công thức 8,192 ký tự © CCI Learning Solutions Inc Quản lý sổ tính • Nhập số ngày tháng − Số giá trị số mặc định lề phải ô − Nếu bạn nhập ký tự khác với chữ số, Excel xử lý toàn liệu nhập vào ô nhãn − Excel hiển thị giá trị định dạng − Khi bạn nhập giá trị ngày tháng, nhập dạng số − Mặc định giá trị ngày tháng m-d-yy − Các giá trị ngày tháng không hiển thị dạng đầy đủ ngày, tháng, năm − Nếu Excel hiểu giá trị ngày tháng, hiển thị giá trị dạng văn ◦ gây vấn đề trang tính bạn sử dụng giá trị ngày tháng công thức sử dụng để tính toán © CCI Learning Solutions Inc 10 Sẵn sàng để in ấn • Các thiết lập trang Orientation Thiết lập Portrait landscape Scaling Đặt kích thước trang tính theo tỷ l ệ, ho ặc đ ể sử dụng tính tự co dãn tỷ lệ để vừa trang tính s ố trang Paper size chọn khổ giấy Print quality xác định mật độ điểm in First page number sử dụng tùy chọn để xác định số trang bắt đ ầu trang tính in © CCI Learning Solutions Inc 64 Sẵn sàng để in ấn • Thẻ Margins (Lề trang) Margins thiết lập lượng khoảng trống từ cạnh giấy xung quanh vùng diện tích in trang tính Tùy chọn Header thiết lập khoảng cách tiêu đề cạnh trang, tùy chọn Footer thiết lập khoảng cách chân trang cạnh trang giấy Center on page Căn trang tính theo chiều ngang, chiều dọc hai trang giấy © CCI Learning Solutions Inc 65 Sẵn sàng để in ấn − Cách khác để thay đổi lề trang: − Trên thẻ Page Layout, nhóm Page Đ ộ r ộng cột Setup, nhấp chuột vào Margins; − Lề tiêu đề Lề nhấp chuột vào thẻ File, chọn Print, chọn Show Margins sau kéo đường lề trang mà bạn muốn điều chỉnh Lề trái & phải Lề dướ i Lề chân trang © CCI Learning Solutions Inc 66 Sẵn sàng để in ấn • Thẻ Header/Footer − Tiêu đề trang văn in trang trang tính − Chân trang văn in trang − Một vài tiêu chuẩn cho Tiêu đề chân trang có sẵn tự tạo − Mỗi tiêu đề chân trang gồm có ba phần: Left, Center, Right − Sử dụng nút để chèn biến sử dụng tiêu đề chân trang © CCI Learning Solutions Inc 67 Sẵn sàng để in ấn Format Text Thay đổi font chữ cỡ chữ đ ược nhập vào ba ph ần File Path Chèn đường dẫn tên tệp tin vào tiêu đề chân trang; hiển thị thành mã &[Path]&[File] Page Number Mã &[Page] hiển thị ph ần đ ược ch ọn tiêu đ ề ho ặc chân File Name mã &[File] trang; Number of Chèn tên tệp tin vào tiêu đề chân trang; hiển thị thành Mã &[Pages] hiển th ị tổng số trang tài li ệu Sheet Name Chèn tên trang tính tại; hiển thị mã &[Tab] Chèn ngày tháng vào báo cáo; hiển thị thành mã Picture Chèn ảnh vào tiêu đề chân trang; hiển thị thành mã Pages Date &[Date] Time Chèn vào báo cáo; hiển thị thành mã &[Time] &[Picture] Format Thay đổi thuộc tính cho ảnh Picture © CCI Learning Solutions Inc 68 Sẵn sàng để in ấn • Thẻ Sheet Print area Lựa chọn phần trang tính bạn muốn in Print titles Lặp lại tiêu đề cột dòng trang đ ược in Print In phần cụ thể trang tính báo cáo Page order Thay đổi thứ tự trang đánh số đ ược in © CCI Learning Solutions Inc 69 Sẵn sàng để in ấn • In trang tính − Để in trang tính, nhấp chuột vào thẻ File, chọn Print © CCI Learning Solutions Inc 70 Sẵn sàng để in ấn − Tổng số trang vùng hiển thị in nằm phía bên trái xem trước − Biểu đồ xem trước trang tính in dựa vị trí trang tính − di chuyển biểu đồ đến trang tính mới, chèn ngắt trang liệu biểu đồ − Sau đảm bảo sẵn sàng để in, bạn chọn tùy chọn Print − Mặc định, Excel in trang tính kích hoạt sổ tính − © CCI Learning Solutions Inc xác định in tất trang tính sổ tính, nhóm trang tính hay dải ô 71 Tổng kết học • • • • • • • thêm thay đổi số nhãn nhập công thức đơn giản quản lý trang tính định dạng liệu xếp lọc liệu tạo thao tác với biểu đồ tùy chỉnh thiết lập trang © CCI Learning Solutions Inc 72 Câu hỏi ôn tập Một ô là: a Một trường bên ribbon để hiển thị tham chiếu b Các hộp màu xám nằm vị trí bên trái trang tính để cột dòng c Giao cột dòng d Bất kỳ đáp án e a c Bước bạn nên sử dụng để hiển thị danh sách mẫu sổ tính? a Trên công cụ truy xuất nhanh, chọn New b Nhấp chuột vào thẻ File, chọn New c Nhấn CTRL + N d Nhấp chuột vào đường liên kết Blank Workbook khung tác vụ Getting Started © CCI Learning Solutions Inc 73 Câu hỏi ôn tập Làm cách để bạn điều chỉnh độ rộng cột? a Trên thẻ Home, nhóm Cells, nhấp chuột vào Format, chọn Column Width b Trên thẻ Home, nhóm Cells, chọn Format, chọn Row Height c Nhấp chuột kéo đường kẻ bên phải tiêu đề cột d Bất kỳ đáp án e a c Khi bạn chèn dòng mới, đặt đâu? a Phía dòng b Bên dòng © CCI Learning Solutions Inc 74 Câu hỏi ôn tập Bạn nhập địa ô vào công thức nào? a Bạn nhập cách thủ công b Bạn chọn ô tiếp tục nhập công thức c Bạn nhấp chuột vào ô chứa công thức thay nhập địa ô d Bất kỳ đáp án e a or c Quan sát bảng thông tin đây, sau kết luận bạn đưa từ liệu: a.Sản xuất vật dụng (widgets) nhiều thời gian sản xuất tiện ích (gadgets) tháng b.Lượng sản phẩm tạo lớn tuần thứ ba tháng c.Các tiện ích sản xuất gần gấp đôi so với vật dụng d.Bất kỳ đáp án e.b c © CCI Learning Solutions Inc 75 Câu hỏi ôn tập Tại bạn muốn đặt trường Last Name làm khóa xếp trường First Name thành khóa xếp thứ hai? a Tất thao tác xếp cần chứa hai trường xếp b Bạn muốn nhóm tất người có tên đầu (first name) c Bạn muốn xếp theo thứ tự người có tên cuối (last name) d Bạn muốn lọc liệu để hiển thị tất người có tên cuối (last name) Thuật ngữ “Series” đề cập đến điều gì? a Một tập hợp liệu sử dụng biểu đồ b Kiểu biểu đồ tạo c Nhóm biểu đồ sử dụng cho loại liệu khác đưa vào biểu đồ d Tiêu đề biểu đồ © CCI Learning Solutions Inc 76 Câu hỏi ôn tập Nếu bạn muốn đưa xu hướng liên tục, kiểu biểu đồ bạn tạo ra? a Column (cột) b Bar 10 c Line (đường) d Pie (hình bánh) Tại bạn muốn xem trang tính trước in ra? a Để quan sát xuất in b Để tránh lãng phí giấy cần phải thay đổi c Để xác định cần có thay đổi bố cục báo cáo d Bất kỳ đáp án © CCI Learning Solutions Inc 77 Câu hỏi ôn tập 11 12 Bạn chèn ngắt trang nào? a Trên thẻ Insert, nhóm Setup, chọn Page Break b Trên thẻ Insert, nhóm Break, chọn Page c Trên thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, chọn Page Break d Trên thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, chọn Breaks, Insert Page Break Các nút bạn sử dụng để chèn tên tệp tin vào tiêu đề chân trang? a d b e c f © CCI Learning Solutions Inc 78 [...]... Solutions Inc 33 Tạo các công thức đơn giản • Sử dụng địa chỉ tuyệt đối và tương đối − Khi sao chép công thức sử dụng địa chỉ ô tương đối và dán nó vào ô khác, Excel sẽ tự động điều chỉnh tham chiếu ô trong ô được dán để phản ánh vị trí mới − địa chỉ tuyệt đối của ô đề cập đến vị trí chính xác hoặc cố định − Để thay đổi địa chỉ ô tương đối thành địa chỉ ô tuyệt đối: © CCI Learning Solutions Inc − Nhập dấu... nhấn ENTER • Để sửa lỗi nhập liệu, nhấn BACKSPACE hoặc DELETE • Để kích hoạt chế độ chỉnh sửa của Excel: − nhấn phím F2, or − nhấp đúp chuột vào ô đó; Excel sẽ hiển thị điểm chèn văn bản − Sau khi kích hoạt, lựa chọn phần văn bản trong ô: © CCI Learning Solutions Inc − nhập văn bản thay thế, và nhấn ENTER để thoát chế độ chỉnh sửa; hoặc − dùng DELETE để xóa các ký tự không mong muốn trong nội dung của... đối: © CCI Learning Solutions Inc − Nhập dấu $ trước số dòng hoặc ký tự của cột; hoặc − Nhấn F4 mỗi khi bạn nhập địa chỉ ô ◦ F4 lần đầu trên địa chỉ ô làm cho cả tham chiếu cột và dòng thành tuyệt đối ◦ nhấn một lần nữa chỉ có tham chiếu dòng trở thành tuyệt đối ◦ nhấn lần thứ ba thì chỉ có tham chiếu cột trở thành tuyệt đối ◦ nhấn phím lần thứ tư sẽ xóa tham chiếu tuyệt đối trên cả cột và dòng 34 Tạo... có nghĩa tham chiếu cột là tuyệt đối – nghĩa là, địa chỉ ô luôn tham chiếu đến cột B − B$6 là tham chiếu kết hợp Trong địa chỉ ô B$6, tham chiếu dòng là tuyệt đối – nghĩa là, địa chỉ ô luôn tham chiếu đến Dòng 6 − © CCI Learning Solutions Inc $B$6 là tham chiếu tuyệt đối ◦ cả tham chiếu cột và dòng là tuyệt đối ◦ Bất kỳ công thức nào sử dụng địa chỉ ô sẽ luôn tham chiếu đến ô B6 35 Định dạng có nghĩa... Column Width; hoặc − đặt vị trí trỏ chuột trên dòng tại vị trí cạnh phải của tiêu đề cột được điều chỉnh; khi bạn quan sát thấy biểu tượng − Để kiểm tra độ rộng của cột, nhấp chuột vào cạnh phải của tiêu đề cột © CCI Learning Solutions Inc 22 Thao tác với nội dung • Điều chỉnh chiều cao của dòng − Để điều chỉnh chiều cao của dòng: − Trên thẻ Home, trong nhóm Cells, nhấp chuột vào Format, và sau đó chọn... lùi lại (Undo) hoặc Thực hiện lặp lại (Repeat) − Excel có thể thực hiện lùi lại đến tối đa 100 lệnh vừa được sử dụng − “lịch sử các hành động vừa thực hiện” được hiển thị khi bạn nhấp chuột vào mũi tên bên cạnh nút Undo − Lệnh Undo chỉ có thể được thực hiện theo thứ tự ngược lại với các thay đổi đã xảy ra lần lượt trong trang tính − Tính năng Repeat chỉ có thể sử dụng được nếu đã có một hoặc nhiều... định, thư mục My Documents bên trong thư viện Documents là đường dẫn lưu tệp tin Có thể tạo các thư mục mới trong Excel trong quá trình lưu tài liệu − Để lưu thay đổi vào một tập tin có sẵn, nhấp chuột vào thẻ File và sau đó chọn Save As − Kiểu tệp tin mặc định được sử dụng cho tệp tin Excel là xlsx © CCI Learning Solutions Inc 12 Quản lý các sổ tính • Mở các sổ tính − Để mở một tệp tin: − Nhấp chuột... trí khác trong trang tính Left, Right, Up, Nhấn các phím chỉ hướng để di chuyển đến một ô tại một thời điểm Down Home Di chuyển đến cột A trong dòng hiện tại CTRL+ HOME Di chuyển tới ô A1 CTRL+END Di chuyển tới ô cuối cùng có dữ liệu trong bản báo cáo của bạn CTRL+G or F5 Hiển thị hộp thoại Go To để cho phép bạn di chuyển nhanh chóng đến địa chỉ ô, tên của dải ô, hoặc dấu trang (bookmark) Bạn cũng... chép ô chứa công thức sang các ô khác − • Các tham chiếu trong ô sẽ tự động thay đổi khi được dán vào một ô mới Excel tính các công thức theo “thứ tự tự nhiên”: − các phép mũ thực hiện trước tiên, sau đó đến phép nhân và chia, sau đó là cộng và trừ − Các ký hiệu sau thường được sử dụng trong Excel để biểu diễn các toán tử toán học chuẩn * Nhân + Cộng / Chia - Trừ © CCI Learning Solutions Inc 30 Tạo các... chiều cao của dòng: − Trên thẻ Home, trong nhóm Cells, nhấp chuột vào Format, và sau đó chọn Row Height; hoặc − © CCI Learning Solutions Inc Đặt vị trí trỏ chuột vào cạnh dưới của tiêu đề dòng được điều chỉnh Khi nó thay đổi thành 23 Thao tác với nội dung • Thêm hoặc xóa các dòng, cột, hoặc ô − Để chèn một cột vào phía bên trái của cột đã chọn: − Trên thẻ Home, trong nhóm Cells, nhấp chuột vào mũi tên