BÀI 1: ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ HỌC “Great things in business are never done by one person, they’re done by a team of people.” ‘Những điều tuyệt vời kinh doanh không thực người, chúng đến từ tập thể.’ - STEVE JOBS - TRANG Câu 1: Khoa học quản trị nghệ thuật quản trị, loại cần cho nhà quản trị hơn? Trước tìm hiểu khoa học nghệ thuật quản trị trước hết cần phải biết khái niệm quản trị: - Quản trị trình hay nhiều người thực nhằm phối hợp hoạt động người khác đề đạt kết mà người hoạt động riêng lẽ đạt - Quản trị tác động có hướng đích chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt kết cao với mục tiêu định trước - James Stoner Stephen Robbín: Quản trị tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm soát hoạt động thành viên tổ chức sử dụng tất nguồn lực khác tổ chức nhằm đạt mục tiêu đề - Mary Parker Follett cho "Quản trị nghệ thuật đạt mục đích thông qua người khác" Nếu xét riêng từ ta giải thích sau: Quản: đưa đối tượng vào khuôn mẫu quy định sẵn Trị: dùng quyền lực buộc đối tượng phải làm theo khuôn mẫu định Nếu đối tượng không thực áp dụng hình phạt đủ mạnh, đủ sức thuyết phục để buộc đối tượng phải thi hành nhằm đạt mục tiêu - Từ khái niệm trên, đưa số nhận xét: - Phương thức quản trị: trình hoạch định, tổ chức, điều khiển kiểm soát mà nhà quản trị sử dụng nhằm đạt mục tiêu tổ chức - Con người: hoạt động quản trị xảy khi: o Có số người kết hợp với thành tổ chức o Do tính cần thiết hoạt động quản trị - Tổ chức: thực thể có mục đích riêng, có thành viên có cấu có tính hệ thống; gồm ba đặc tính chung: o Tổ chức phải có mục đích o Tổ chức phải gồm nhiều thành viên o Tổ chức phải có cấu mang tính hệ thống, có xếp phân công lao động, quy định quyền hạn trách nhiệm cụ thể - Hiệu quản trị: hiệu tỉ lệ so sánh kết đạt với mục tiêu đặt Lý tồn hoạt động quản trị muốn có hiệu Hoạt động quản trị đơn vị kinh doanh đơn vị hành có khác biệt nhật định mục tiêu Đối với đơnTRANG vị kinh doanh, thường lợi nhuận dùng để đo lường thành Còn đơn vị hành chính, tổ chức phi lợi nhuận thành hoạt động thường xem xét tùy theo mục tiêu, sứ mệnh đơn vị TÍNH KHOA HỌC VÀ TÍNH NGHỆ THUẬT CỦA QUẢN TRỊ TÍNH KHOA HỌC CỦA QUẢN TRỊ Khoa học quản trị cung cấp cho nhà quản trị tư hệ thống trước vấn đề phát sinh, phương pháp khoa học, công cụ để giải vấn đề… tính khoa học quản trị thể yêu cầu sau: - Quản trị phải đảm bảo phù hơp với vận động quy luật khách quan, hiểu rõ áp dụng tốt thành tựu khoa học kinh nghiệm thực tế vào thực hành quản trị - Quản trị cần sử dụng kỹ thuật thiết lập chiến lược, kỹ thuật, thiết kế cấu tổ chức, kỹ thuật kiểm tra… - Quản trị phải đảm bảo phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh tổ chức giai đoạn cụ thể Những tác phẩm xuất sắc “Principles and Methods of Scientific Management” Fredrich W.Taylor (Mỹ) hay “Industrial and General Administration” Henry Fayol (Pháp) bước phát triển quan trọng khoa học quản trị đại Ngày khoa học quản trị phát triển mạnh mẽ trở thành môn khoa học độc lập Trong trình phát triển mình, quản trị học kết hợp với nhiều môn khoa học khác, sử dụng luận điểm thành tựu chúng để giải nhiều vấn đề lý luận thực tiễn quản trị Như vậy, khoa học quản trị cho ta hiểu biết nguyên tắc, quy luật, phương pháp, kỹ thuật quản trị để sở biết cách giải vấn đề quản trị Tuy nhiên, việc vận dụng khoa học quản trị vào thực tiễn đòi hỏi phải tính đến số yếu tố khác hoàn cảnh cụ thể, hay quản trị đòi hỏi tính nghệ thuật TÍNH NGHỆ THUẬT CỦA QUẢN TRỊ Một nhà quản trị tiếng nói rằng: “Một vị tướng tài không cần biết kỹ thuật điều khiển tên lửa nào, kỹ thuật lái máy bay làm để xe tăng vượt qua chướng ngại vật, phải biết dùng pháo loại pháo cỡ mang lại hiệu mong muốn Khi dùng máy bay, dùng xe tăng Sự phối hợp chúng mang lại hiệu gì? Phải làm để sử dụng tốt loại vũ khí đó? Người làm tướng phải nắm kiến thức loại phải sáng tạo Trong lĩnh vực quản trị kinh doanh vậy” Như vậy, nghệ thuật quản trị kỹ năng, bí quyết, “mưu mẹo’ ‘biết làm nào’ để đạt mục tiêuTRANG mong muốn với hiệu cao Nghệ thuật quản trị gắn với tình cụ thể biểu số lĩnh vực như: - Nghệ thuật sử dụng người: nhà quản trị phải am hiểu đặc điểm người; biết sử dụng họ vào việc gì, đâu phù hợp để phát huy hết khả mình, cống hiến nhiểu cho tập thể - Nghệ thuật giáo dục người: việc với ai, nên áp dụng hình thức khen, chê, kỷ luật,…ở mức độ nào, tiến hành đâu, vần đề mang tính nghệ thuật - Nghệ thuật ứng xử: lực chọn lời nói, cách nói thái độ phù hợp với người nghe nghệ thuật ứng xử giao tiếp - Nghệ thuật bán hàng: ‘Nghệ thuật bán tức nghệ thuật làm cho người mua tin họ có lợi họ mua’ – Sheldon (Trích ‘Lời vàng cho doanh nghiệp’- Nhà xuất trẻ 1994) Nghệ thuật quản trị biểu nghệ thuật tạo thời cơ, nghệ thuật sử dụng đòn bẩy quản lý, nghệ thuật định… TÓM LẠI: Muốn quản trị có hiểu cao, nhà quản trị trước hết phải sử dụng thành tựu khoa học quản trị vận dụng chúng cách nghệ thuật thực tiễn Để chứng minh cho việc khoa học nghệ thuật quản trị cần thiết cho nhà quản trị ta nói công ty Google Để trở thành doanh nghiệp khổng lồ với 50.000 nhân viên họ áp dụng khoa học nghệ thuật quản trị nào? Tự đưa ý tưởng Google Cafe nơi nhân viên khuyến khích gặp gỡ, trao đổi chuyện trò chia sẻ quan điểm công việc sống Không số doanh nghiệp khác, Google không coi việc nhân viên uống cà phê tán dóc việc làm gây lãng phí giảm hiệu suất lao động Ngược lại, họ coi việc nhân viên chia sẻ với điểm quan trọng không nói mấu chốt hoạch định Ở Google, tất nhân viên gửi mail cho ban quản trị Một họp tổ chức vào thứ Sáu tuần mang tên Ơn Chúa, Thứ Sáu (TGIF - Thank God It’s TRANG Friday) kiện mong chờ Trong họp này, người đứng đầu hệ thống trao đổi với tất nhân viên vấn đề xảy tuần Công ty tất nhiên nhân viên khuyến khích trao đổi ý kiến vấn đề họ quan tâm Tập trung vào nhân viên thay lãnh đạo Tại Google, người ta tích cực phát triển công cụ Moderator, quản lý họp hay trao đổi công nghệ Thông qua Moderator, nhân viên đưa câu hỏi trước tổ chức kiện bỏ phiếu chọn câu hỏi mà theo họ thú vị sắc sảo Như kiện diễn ra, nội dung đóng góp xây dựng người Moderator phần dự án 20%, kỹ sư Google phép dành 20% thời gian làm việc để tham gia vào dự án họ thấy thú vị Đây mấu chốt phát triển sản phẩm, dịch vụ cách thành công: muốn làm sẵn lòng làm việc chăm điều mà họ ham thích Thực tế chứng minh ý tưởng thành công lớn, dự án hàng đầu Google Gmail, Google Earth hay Orkut thành sáng tạo dự án 20% Ở cấp cao hơn, cấp độ nhóm, Google tổ chức hoạt động gọi là“hackathons” Hoạt động kéo dài 24 liên tục tập trung vào vấn đề mà nhóm quan tâm Google thường xuyên vấn nhân viên quản lý dựa thông tin để đánh giá lực họ Nhà quản lý tốt trở thành hình mẫu cho nhà quản lý khác đồng thời người dạy kỹ quản lý năm Các nhà quản lý nhận nhiều phàn nàn phải tham gia khóa huấn luyện tăng cường lực 75% số nhân viên đánh giá có tiến 80% nhà lãnh đạo “dở” cho thấy tiến rõ rệt tham gia dự án khác Thay tập trung vào nhà lãnh đạo, Google tập trung vào nhân viên việc thay đổi cục diện giúp nhân viên tự tin làm tốt công việc Công ty nhân viên Bock cho biết điều tra quy mô toàn công ty mang tên Googlegeist, nhân viên trưng cầu ý kiến hàng trăm vấn đề Sau Công ty tuyển đội ngũ tình nguyện viên để tham gia giải vấn đề nan giải “Tôi cho văn hóa công ty nhìn sâu sắc tình trạng người (tại nơi làm việc) Mọi người tìm kiếm ý nghĩa công việc họ Họ muốn biết xảy quanh Họ muốn tham gia thay đổi môi trường đó”, Bock nhận xét Làm để biết nhân viên tự sáng tạo tư duy, họ tập trung vào mục tiêu lớn Google, TRANG không lãng phí thời gian la cà công việc? Để trả lời câu hỏi này, Google cho biết họ không quản lý nhân viên theo thời gian mà theo chất lượng đầu công việc Mỗi nhân viên tự ý thức họ có mục tiêu công việc làm để đạt mục tiêu Mỗi quý, Google đánh giá xem Hãng đạt mục tiêu quý chưa thành viên công ty Ngoài ra, bỏ qua chi tiết: Google điểm hội tụ nhân tài, nơi người thông minh nhất, giỏi giang nộp đơn, để làm việc mà để tự sáng tạo ghi nhận Câu 2: Cho biết khác biệt việc quản trị doanh nghiệp tổ chức phi lợi nhuận? Sự khác biệt quản trị tổ chức phi lợi nhuận so với doanh nghiệp chủ yếu nội dung sau: mục tiêu, nội dung, phương pháp kỹ thuật.Chúng ta nội dung để phân tích khác biệt Mục tiêu - Giống: Kiểm soát việc sử dụng nguồn lực kinh tế tổ chức nhằm đạt chiến lược mục tiêu tổ chức - Khác: Tổ chức phi lợi nhuận Doanh nghiệp Cung cấp nhiều hàng hóa Tối đa hóa lợi nhuận giá trị dịch vụ đến cộng đồng cách hiệu doanh nghiệp mang lại giá trị cho cộng đồng hoạt động mục đích phi lợi nhuận Ví dụ: Hội chữ thập đỏ (Red Cross) Ví dụ: Apple phá vỡ kỷ lục Việt nam: Hội Chữ thập đỏ Việt Nam hoạt doanh thu có phiên động lĩnh vực nhân đạo, tham gia iPhone mắt thực phối hợp với tổ chức, cá nhân thực hoạt động Chữ thập đỏ Mục đích cao Hội nhân đạo, hòa bình, hữu nghị, góp phần xây dựng đất nước Việt Nam dân giàu, nước mạnh, xã hội dân chủ, công bằng, văn minh Nội dung Nội dung quản trị tiếp cận theo chức quản trị gắn liền với việc xác lập, cung cấp thông tin thực chức quản trị thông tin định hướng; thông tin tổ chức thực hiện; thông tin kiểm tra, đánh giá; thông tin định Do đó, để phân tích chứng minh khác biệt nội dung quản trị doanh nghiệp với tổ TRANG chức phi lợi nhuận, tập trung làm rõ chức Chức cung cấp thông tin định hướng: 2.1 Lập dự toán ngân sách sản xuất kinh doanh: - Đối với doanh nghiệp: Việc lập dự toán sản xuất lập dựa mục tiêu thông tin mà nhà trị muốn sử dụng Họ lập dự toán dựa hệ thống tiêu sau: Hệ thống tiêu dự toán ngân sách sản xuất, kinh doanh xây dựng riêng cho trình, như: Quá trình mua hàng, trình sản xuất, trình tiêu thụ sản phẩm hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp chi tiết cho nội dung: vốn tiền; hàng tồn kho; loại chi phínghiệp vụ kinh doanh: chi phí bán hàng; chi phí quản lý doanh nghiệp; loại báo cáo tổng hợp: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết hoạt động kinh doanh,… Tất lập để dự đoán cho mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận mà kế hoạch kinh doanh công ty đặt để phục vụ cho mục tiêu định nhà quản trị - Đối với tổ chức phi lợi nhuận: Họ lập dự toán hoạt động, việc lập dự toán lập để xem xét trước khả hoạt động dự án, từ dự trù nguồn ngân sách cách thức quản lý hoạt động dự án để đảm bảo mục tiêu mà dự án mang lại Do đó, tổ chức phi lợi nhuận việc lập dự toán ngân sách hoạt động sản xuất kinh doanh hàng năm, hàng tháng theo dự án, hoạt động đánh giá trách nhiệm quản lý cấp bậc quản trị cần thiết 2.1 Chức cung cấp thông tin tổ chức thực hiện: Về quản trị chi phí: - Đối với doanh nghiệp: Doanh nghiệp vào đặc điểm hoạt động yêu cầu quản lý để tổ chức tập hợp chi phí theo trung tâm phát sinh chi phí, như: Tổ, đội, phân xưởng cho công việc, sản phẩm, công đoạn sản xuất cho trình sản xuất xác định loại chi phí doanh nghiệp Từ phân loại, đánh giá, kiểm soát chi phí theo trung tâm phát sinh chi phí - Đối với tổ chức phi lợi nhuận: Cũng giống doanh nghiệp, quản trị chi phí nội dung kế toán quản trị mà tổ chức phi lợi nhuận đặc biệt quan tâm mục tiêu tổ chức đảm bảo hoàn thành mục đích đặt với chi phí tối thiểu Do đó, quản trị chi phí tổ chức phi lợi nhuận phải gắn liền với việc phân loại, đánh giá, kiểm soát chi phí theo trung tâm phát sinh chi phí theo trình hoạt động, phạm vi chuyên môn, cấp TRANG bậc quản trị… Về quản trị giá thành sản phẩm: - Đối với doanh nghiệp: Doanh nghiệp vào đối tượng tính giá thành cách thức tổ chức, quản lý chi phí mà xác định phương pháp tính giá thành phù hợp với mục tiêu mà doanh nghiệp muốn hướng đến Mục tiêu để phục vụ cho việc định giá bán, phân tích chi phí sản xuất để nâng cao hiệu sản xuất doanh nghiệp - Đối với tổ chức phi lợi nhuân: Thông thường, tổ chức không hoặt quan tâm đến việc quản trị giá thành (nếu có).Bởi mục tiêu họ đặt hướng đến mục đích hoạt động tổ chức – hướng đến cộng đồng xã hội Định giá bán: - Đối với Doanh nghiệp: Doanh nghiệp dựa nguyên tắc: giá bán bù đắp chi phí đạt lợi nhuận mong muốn - Đối với tổ chức phi lợi nhuận: Giá bán (nếu có) thường quy định theo chuẩn chung nhà nước ban hành Ví dụ như: học phí trường học, viện phí bệnh viện công,… 2.2 Chức cung cấp thông tin kiểm tra, đánh giá: Phân tích mối quan hệ chi phí, khối lượng lợi nhuận: - Đối với doanh nghiệp: Đây việc làm quan trọng để doanh nghiệp đưa định kinh doanh công ty nhằm tối đa hóa lợi nhuận Doanh nghiệp thường dựa tiêu chí, tiêu phân tích bao gồm: o Lãi tính biến phí đơn vị (còn gọi số dư đảm phí); o Tổng lãi tính biến phí; o Tỷ suất lãi tính biến phí; o Kết cấu chi phí; Đòn bẩy kinh tế; o Điểm hoà vốn (sản lượng, doanh thu, công suất, thời gian hoà vốn,…); Đối với tổ chức phi lợi nhuận: Thông thường không phân tích mối quan hệ chi phí, khối lượng lợi nhuận, mục tiêu tổ chức tối đa hóa lợi nhuận doanh nghiệp thông thường Nếu có quan tâm đến vấn đề này, dừng lại việc: cân đối so sánh chi phí bỏ với lợi ích thu để xem xét việc hoạt động có hiệu hay không? Ví dụ: Trường học xem xét chi phí mở rộng tin để cung cấp nhiều dịch vụ cho học sinh vàTRANG giáo viên trường để hoạt động dạy học đạt hiệu tốt với hiệu mà mang lại: nguồn thu cho nhà trường tăng thêm chất lượng dạy học cải thiện 2.3 Chức cung cấp thông tin định Lựa chọn thông tin thích hợp cho việc định: - Đối với doanh nghiệp: Doanh nghiệp phải đối mặt với việc đưa định ngắn hạn – dài hạn trình hoạt động Với mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận nên doanh nghiệp phải cân nhắc chi phí bỏ với lợi nhuận thu Dựa cách thức quản lý thu thập thông tin, doanh nghiệp sử dụng để đưa định Đó là: định xem xét có đầu tư mở rộng hoạt động sản xuất hay không? Nên vay hay huy động vốn từ cổ đông, nên mua sắm hay thuê tài sản… - Đối với tổ chức phi lợi nhuận: Như nói, họ quan tâm đến mục tiêu hoạt động xứ mệnh cộng đồng xã hội Do đó, họ có cách thức lựa chọn cách thức thu thập thông tin để đưa định khác với doanh nghiệp thông thường Họ thu thập thông tin: chi phí bỏ có lớn so với lợi ích thu hay không? Chi phí bỏ cho dự án có mang lại hiệu cho cộng đồng hay không?, … Phương pháp kỹ thuật: Trong tổ chức phi lợi nhuận, việc kiếm lợi nhuận có hạn chế ứng dụng Trong hầu hết hoạt động phi lợi nhuận, nhấn mạnh vào việc quản lý đặt vào mức độ dịch vụ cung cấp cho người bảo trợ Nếu chi phí không bù đắp dịch vụ cung cấp cách tài trợ từ nguồn khác Do kỹ thuật phân tích lợi nhuận không áp dụng tổ chức phi lợi nhuận sửa đổi Trong tổ chức phi lợi nhuận, mục tiêu đàm bảo doanh thu vượt qua chi phí trường hợp Một hoạt động phi lợi nhuận tạo dòng tiền luôn vượt qua dòng tiền doanh thu vào, chằng hạn sở thú, công viên Mục tiêu lợi nhuận mục tiêu tối thượng tổ chức phi lợi nhuận, Nhiều dịch vụ cung cấp mà không cần bù đắp lại chi phí Do phân tích quản trị tồ chức philợi nhuận, doanh thu thường liên quan doanh nghiệp Hơn nữa, nguồn tiền hỗ trợ cung cấp cho tổ chức phi lợi nhuận lúc có liên quan trực tiếp đến dịch vụ cung cấp, nhà tài trợ bị tính phí cho dịch vụ Mối quan hệ trái ngược với tổ chức kinh doanh nơi mà sản phẩm bán doanh thu nhận gắn chung với Những phương pháp phân tích áp dụng tổ chức kinh doanh liên quan đến doanh thu chi phí tương ứng tạo doanh thu Việc lường thành công tổ chức phi lợi nhuận TRANG ghi nhận việc lợi nhuận kiếm cao nhất, mà đo lường chất lượng dịch vụ cung cấp với chi phí kinh tế 10 Phương pháp đo lường thành công việc định tổ chức phi lợi nhuận khác với tổ chức kinh doanh Ví dụ việc định liên quan đến chi phí khấu hao, tổ chức kinh doanh việc định liên quan đến thời gian phẩn bổ chi phí khấu hao quan trọng ảnh hưởng đến chi phí trừ xác định thuế thu nhập phải nộp, nhiên đốivới tổ chức phi lợi nhuận trả thuế việc định thời gian khấu hao không quan trọng Để hiểu rõ khác biệt việc quan trọng xem xét việc định phi lợi nhuận cách nhìn toàn diện Một phương pháp hiệu để phát triển cho cách nhìn The balance sorecard (bảng điểm cân bằng) giảng chương sau chương trình Nhân tố tổ chức kinh doanh lợi nhuận vượt chi phí nhiều Trong tổ chức phi lợi nhuận việc hạn chế chi phí quan trọng, tổ chức muốn trì tồn Chi phí hiệu cần đánh giá để định dịch vụ hiệu đươc cung cấp Nếu kiểm soát chi phí tài nguyên nguồnvốn tổ chức giảm đến mức làm ngăn chặn khả tiếp tục hoạt động tổ chức Mức nguồn lực tối thiểu cần thiết tổ chức để thực chức sứ mệnh Do đó, cung cấp dich vụ không tạo lợi nhuận lý cho việc kiểm soát chi phí tổ chức phi lợi nhuận Do kỹ thuật phân tích tổ chức kinh doanh phải vận dụng có điều chỉnh thích hợp tổ chức phi lợi nhuận