Các chức năng của quản trị

Khái niệm, chức năng: - Các chức năng của QTKD là tập hợp các hoạt động cần thiết mà nhà quản trị phải thực hiện để hoàn thành các mục tiêu đã đề ra.. Theo phương hướng tác động: Có 4 ch

Chương: CÁC CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ

I Khái niệm và phân loại

1 Khái niệm, chức năng:

- Các chức năng của QTKD là tập hợp các hoạt động cần thiết mà nhà quản trị phải thực hiện để hoàn thành các mục tiêu đã đề ra

2 Phân loại:

a Theo phương hướng tác động: Có 4 chức năng

- Hoạch định: Định ra kế hoạch hoạt động

- Tổ chức động viên

- Điều khiến: hay chức năng lãnh đạo chỉ huy

Tập hợp các hoạt động của nhà quản trị để đưa ra các quyết định và tổ chức thực hiện nó để giải quyết mọi vấn đề liên quan đến doanh nghiệp để hoàn thành mục tiêu nhanh nhất, an toàn và hiệu quả nhất

- Kiểm tra điều chỉnh:

Là việc xác định thành quả thông qua thu thập thông tin về kết quả thực tế

và kết quả mong đợi Nếu có sự sai lệch thì tiến hành điều chỉnh, sửa chữa nhằm đảm bảo DN tiến đến mục tiêu đã định

b Theo nội dung tác động: Bao gồm 4 chức năng

- Quản trị sản xuất

- Quản trị tài chính

- Quản trị thương mại

- Quản trị nhân sự

II Chức năng QRKD (Theo phương hướng tác động)

1 Hoạch định

a Khái niệm

Là việc đề ra những mục tiêu cần đạt được từ đó thiết kế công việc cần phải làm theo thời gian để đạt được mục tiêu đó

- Là chức năng đầu tiên phải thực hiện để làm tiền đề cho các chức năng khác.

- Nhờ có chức năng này mà đơn vị chủ động đối phó với tình huống có thể xảy ra

- Hoạch định giúp cho sự thống nhất trong hoạt động của các bộ phận phối hợp chặt chẽ để cùng hoàn thành mục tiêu chung

c Phân loại hoạch định

- Hoạch định dài hạn: (Hoạch định chiến lược) trên 5 năm đây là việc do các quản trị gia cao cấp xây dựng và triển khai thực hiện một kế hoạch tổng thể, định hướng các hoạt động có tính lâu dài

- Hoạch định ngắn hạn: (hay hoạch định chiến thuật hoặc tác nghiệp hoặc

kế hoạch hàng năm) dưới 5 năm Đây là việc do các quản trị gia cấp thấp và cấp trung gian vạch ra nhằm thực hiện những mục tiêu chính đã được đưa ra ở kế hoạch tổng thể

d Tiến trình làm hoạch định: Bao gồm 6 bước chính sau.

* Bước 1: Cơ hội

- Xác định vị trí của doanh nghiệp trên thị trường bao gồm lượng khách hàng, thị phần của doanh nghiệp, uy tín …

- Xác định uy tín của sản phẩm, bạn hàng và các đối thủ, kể cả đối thủ tiềm tàng

-Xác định tiềm năng, cơ hội, nguồn lực mà doanh nghiệp đang và sẽ có

* Bước 2: Xác định mục tiêu cần đạt được

Đó là việc giải quyết các vấn đề liên quan như: Doanh nghiệp cần phải đạt được điều gì? Để đạt được điều đó thì:

+ Doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực nào?

+ Vị trí dự kiến trên thị trường?

+ Mức độ tăng trưởng về các mặt như thế nào?

+ Cần hoàn thiện mối quan hệ với môi trường và nội bộ ở chỗ nào?

* Bước 3: Xác định tiền đề

- Đây là những giả thiết được đặt ra để tìm cách giải quyết sao cho phù hợp với mục tiêu đề ra

- Ngoài ra các kế hoạch đang thực hiện trong doanh nghiệp cũng chính là các tiền đề quan trọng trong công việc hoạt động

- Nhìn chung các nhà quản trị doanh nghiệp hiện đại đều thực hiện tốt công tác hoạch định, dự báo, tăng trưởng kinh tế, thị trường Nhà doanh nghiệp phải biết lựa chọn các tiền đề trực tiếp liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp để việc xây dựng và triển khai có hiệu quả

* Bước 4: Chuẩn bị các phương án hành động để giải quyết

- Một số biện pháp động viên tinh thần làm việc của nhân viên

+ Phải đối xử khách quan công bằng, không thiên vị, không định kiến + Khen thưởng, xử phạt đúng mức đúng người đúng chỗ

+ Bố trí con người đúng chuyên môn, đúng vị trí phù hợp với sở trường, phù hợp với công việc

+ Tạo ra bầu không khí đoàn kết, thân ái trong tập thể, cùng hoạt động vì mục tiêu chung

+ Khuyến khích cấp dưới tham gia giải quyết những công việc chung

- Tổ chức: Chúng ta có thể dùng từ “tổ chức” một cách rất linh hoạt nhằm chú trọng các cơ quan, xí nghiệp, trường hợp, bệnh viện, đơn vị quân đội, công

ty nghĩa là ám chỉ một cơ cấu có chủ định về vai trò nhịêm vụ hay những chức

vụ đã hợp thức hoá

- Nhà nghiên cứu về quản trị phân biệt ra 2 hình thức tổ chức: “Tổ chức chính thức và tổ chức không chính thức”

- Tổ chức chính thức: Là một cơ cấu có chủ định của các vai trò nhiệm vụ trong các doanh nghiệp được quy định một cách chính thức Để cho tổ chức chính thức này hoạt động có hiệu quả thì nó phải linh hoạt và có một không gian nhất định để thực hiện quyền tự quyết để phát huy được tài năng và sức sáng tạo của mọi người

- Tổ chức không chính thức: Là tập hợp những hoạt ộng liên kết của nhiều người mà không cần có mục tiêu chung nhưng với ý thức tự giác cho dù những

sự liên kết này có thể có mang lại những hiệu quả hợp tác các tiền đề đã đặt ra ở bước ba

* Bước 5: Lượng giá và lựa chọn phương án để tìm ra phương án tối ưu

* Bước 6: Xây dựng các kế hoạch phụ trợ (chức thuật, tác nghiệp, kế hoạch ngắn hạn …)

2 Tổ chức động viên

a Khái niệm

Công tác tổ chức bao gồm: Việc thành lập nên các bộ phận trong doanh nghiệp để đón nhận nhiều công việc cần thiết Xây dựng cá mối quan hệ, nhiệm

vụ, quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận đó

b Nội dung

- Sắp xếp bố trí các bộ phận các đơn vị đảm bảo thống nhất cho các hoạt động của doanh nghiệp

- Xác định trách nhiệm, quyền hạn, chức năng cũng như mối quan hệ cho các bộ phận và các đơn vị

- Tìm hiểu động cơ, nhu cầu làm việc từ đó có biện pháp động viên kích thích cấp… làm việc

c Một số vấn đề về công tác quản trị nhân sự

* Tuyển dụng:

- Căn cứ để tuyển dụng

+ Căn cứ vào chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp

+ Căn cứ vào nguồn nơi sẽ tuyển dụng

VD: - Cơ quan tuyển dụng

+ Cơ quan trực tuyến: Là cơ quan sau này sẽ nhận ứng viên về làm việc + Cơ quan tham mưu: Là cơ quan chuyên gia về nhân sự

VD: Công ty Cà phê Trung Nguyên tuyển sinh viên khoa Kinh tế QTKD Đại học Tây Nguyên về phòng kinh doanh …

- Quá trình tuyển dụng:

Bắt buộc các ứng viên phải vượt qua hệ thống rào cản:

+ Hồ sơ, đơn xin việc …

+ Trắc nghiệm chuyên môn và xã hội: (nói rõ hiểu biết xã hội nói chung) + Phỏng vấn

+ Sức khoẻ

- Huấn luyện và đào tạo:

+ Cách thức: - Đào tạo tại chỗ

- Gửi đi đào tạo + Kỹ năng cần đào tạo: - Kỹ năng giao tiếp

- Nghiệp vụ

- Đãi ngộ: C/s lương bổng, tính chất làm việc, cơ hội thăng tiến

- Đánh giá nhân viên: Nhằm đề bạt, thuyên chuyển, sa thải

+ Thường xuyên

+ Định kỳ

3 Điều khiển:

a Khái niệm: Điều khiển là chỉ sự tác động trực tiếp của nhà lãnh đạo lên

tập thể doanh nghiệp để đảm bảo mọi việc diễn ra theo đúng kế hoạch

b Nội dung:

Ra quyết định:

- Trong kinh doanh ra quyết định có tính chất hàng ngày của nhà quản trị Muốn điều khiển thì phải ra quyết định, nếu không nhà quản trị đã từ bỏ quyền điều khiển của mình

- Hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp phụ thuộc vào các quyết định, ảnh hưởng đến sự thành bại của doanh nghiệp

- Để có quyết định chính xác nhà quản trị phải có năng lực và trình độ chuyên môn, nhạy bén linh hoạt với tình hình, có kiến thức về nghệ thuật giao tiếp và sử dụng con người …

* Tổ chức thực hiện quyết định.

- Cốt lõi của hoạt động điều khiển là việc lựa chọn các quyết định hợp lý

và tổ chức thực hiện nó một cách khoa học, linh hoạt, mềm dẻo phù hợp điều kiện bên trong và bên ngoài của tổ chức

- Kết luận: Thông qua chức năng điều khiển có thể đánh giá được năng lực, kinh nghiệm thực tế, phẩm chất đạo đức phong cách của nhà quản trị một cách khách quan

4 Kiểm tra - điều chỉnh

a Khái niệm:

Là việc kiểm tra giám sát của nhà lãnh đạo thông qua hệ thống thông tin phản hồi, từ đó phát hiện ra những sai sót, lệch lạc để kịp thời điều chỉnh cho doanh nghiệp thực hiện đúng kế hoạch và đạt mục tiêu đề ra:

b Tiến trình:

c Những nguyên nhân có thể gặp phải cần điều chỉnh

- Do lập kế hoạch không sát với thực tế do đó cần lập lại kế hoạch cho sát với thực tế

Do nguồn lực yếu và thiếu, do vậy cần tìm cách tăng cường nguồn lực lên bằng cách

+ Vay thêm tiền để đầu tư

+ Đổi mới công nghệ

- Do năng lực của người thực hiện kém do đó phải đào tạo và đào tạo lại

để nâng cao năng lực của cán bộ lên

Thiết lập tiêu

chuẩn (kế hoạch)

Đo lường kết quả

Sự khác nhau

Có thể chấp nhận

Tiếp tục công việc

Sự khác biệt

Không thể chấp nhận

Điều chỉnh

d Một số công cụ thường sử dụng để kiểm tra.

Tập báo cáo chuyên môn (số liệu thống kê) Báo cáo tài chính

1 Vì con người ta luôn muốn được khen ngợi mỗi khi họ đạt kết quả tốt

mà nhà quản trị không động viên kịp thời thị họ cảm thấy không có động lực phấn đấu Và ngược lại khi họ mắc sai lầm cần có biện pháp xử lý ngay nhưng không phải bắt lấy cho vào mà cần đúng lúc, đúng chỗ để họ cảm thấy mình vẫn luôn được tôn trọng và sẽ quyết tâm sửa chữa sai lầm

2 Nếu tập thẻ không đoàn kết thì sẽ không có sức mạnh dẫn tới rát kho

thành công được mục tiêu đặt ra

3 Ví dụ Cty Trung Nguyên tuyển sinh viên khoa Kinh Tế Quản Trị KD

ĐHTN về phòng kinh doanh, thì cơ quan trực tuyển ở đây là phòng kinh doanh còn phòng tổ chức nhân sự là phòng tham mưu

4 Hàng tháng có thể đánh giá xếp loại nhân viên trong tổ chức hoặc phòng đến cuối năm tập hợp lại sẽ được kết quả sát thực hơn Vì thế nếu để đến cuối năm anh ta không tốt thì anh ta sẽ bị đánh giá không tốt và hàng năm của anh ta bị phủ nhận hoàn toàn theo ý chủ quan

Lãnh đạo hay còn gọi là điều khiển, chỉ huy là tác đông kên người khác để

họ làm tốt những công việc dẫn đến hoàn thành mục tiêu đã định của tổ chức

* Những yếu tố hình thành kỹ năng lãnh đạo

- Có khả năng nhận thức được rằng những con người có những có thúc đẩy khác nhau

- Có khả năng khích lệ: Tạo được sự hấp dẫn và sức cuốn hút đối với cấp dưới để tạo ra được lòng trung thành, sự tận tâm và một ước muốn mạnh mẽ từ phía những nhân viên cấ dưới để thúc đẩy hộ hành động như nhà quản trị mng muốn

- Có khả năng hành động theo một phương pháp nhất định; Nhằm tạo đươc một bầu không khó thuận lợi cho sự hợp tác và công hiến của các thành viên trong tổ chức

* Những nguyên tắc cần tuân thủ khi thiết kế cơ cấu tổ chức quản trị

- Nguyên tắc cân bằng

Sự cân bằng trong cơ cấu tổ chức thể hiện ở các mặt

+ Tầm hạn quản trị

+ Truyền mệnh lệnh và thông tin

+ Việc sử dụng chuyên gia

+ Phân quyền, uỷ quyền cho các bộ phận

- Nguyên tắc linh hoạt:

Phải dự đoán trước những khả năng khác nhau có thể xảy ra để có một cơ cấu tổ chức sao cho khả năng thích ứng với với những hoàn cảnh khác nhau đó, vượt qua những trở ngại do hoàn cảnh để thành đạt mục tiêu

- Phải rõ ràng và vận hành tốt

Cơ cấu tổ chức phải được mọi người thông hiểu, không nên quá rắc rối và

mơ hồ, mọi người phải hiểu rõ chức năng nhiệm vụ của họ để họ hoàn thành tốt phần việc của mình, hợp tác tốt với ngành khác

- Phải có hiệu quả: Co cấu tổ chức phải gọn nhẹ nhưng vững mạnh và làm việc có kết quả

* Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị

- Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến

Người cấp dưới chỉ có một người thủ trưởng cấp trên trực tiếp và duy nhất

- Ưu điểm của cơ câu này là tuân thủ nhất quan nguyên tắc một thủ trưởng tạo được sự thống nhất với tập trung cao độ trong mệnh lệnh, điều khiển

Hạn chế:

+ Đòi hỏi thủ trưởng phải có kiến thức rộng toàn diện trên những chức năng chuyên môn quan trọng, điều này rất khó thực hiện với những tổ chức có quy

mô lớn và phức tạp về những lĩnh vực chuyên môn

+ Hạn chế việc sử dụng những chuyên gia có trình độ cao trong các lĩnh vực chuyên môn

- Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng

+ Cơ cấu này xuất phát từ yêu cầu phù hợp về chuyên môn, các hoạt động chuyên môn giống nhau được nhóm thành bộ phận

Các ưu điểm:

+ Tính lôgíc và tính chuyên môn hoá cao

+ Giảm tiểu được nhân viên và thiết bị, nhờ tránh được sự trùng lặp

+ Làm cho nhân viên cảm thấy thoải mái và thoả mãn vì tất cả họ và cấp trên trực tiếp của họ nói cùng ngôn ngữ chuyên môn

Nhược điểm:

+ Các thành viên trong bộ phận chức năng quá coi trọng công việc chuyên môn và lợi ích của mình mà sao lãng mục tiêu chung

+ Khó phát triển và đào tạo những nhà quản trị chung cấp cao hơn cho tương lai

- Cơ cấu trực tuyến chức năng

+ Là cơ cấu phối hợp của hai loại trực tuyến và chức năng Ở đây người lãnh đạo trực tuyến được hỗ trợ về mặt chuyên môn dưới hình thức tham mưu,

cố vấn để đưa ra những quyết định thuộc lĩnh vực chuyên môn của các đơn vị chức năng

+ Trong trường hợp cụ thể người lãnh đạo trực tuyến có thể giao quyền cho người lãnh đạo chức năng ra những quyết định có tính chuyên môn và tiến hành kiểm tra công việc của các đơn vị trực tuyến cấp dưới

+ Cơ cấu này sử dụng tốt vai trò của các chuyên gia trong lĩnh vực chuyên môn

- Cơ cấu sản phẩm

Cơ cấu này thích hợp với các công ty sản xuất nhiều loại sản phẩm và mỗi loại có quy mô lớn

Ưu điểm:

Là hướng vào kết quả cuối cùng, các trưởng bộ phận chịu trách nhiệm toàn diện về sản phẩm hay dịch vụ do bộ phận mình sản xuất ra

Nhược điểm:

Là có sự trùng lặp về các chức năng ở các đơn vị khác nhau làm phân tán lực lượng lao động tốn kém thêm thiết bị và lao động

- Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý.

+ Cơ cấu này cho phép có sự chú ý đáng kể đến thị trường và các vấn đề địa phương, tăng cường sự kết hợp theo vùng, tạo điều kiện để đào tạo những nhà quản trị tổng hợp

+ Tuy nhiên cơ cấu này đòi hỏi gia tăng sự kiểm soát của quản trị cấp cao

và cần có nhiều người để đảm trách công việc quản trị tổng quát

- Cơ cấu kiểu ma trận

+ Cơ cấu này tận dụng được sự phối hợp một cách hệ thống giữa các chức năng chuyên môn với dự án hoặc sản phẩm do trưởng dự án hoặc sản phẩm chịu trách nhiệm chính

+ Nhược điểm của cơ cấu này là người trưởng dự án không có những cán

bộ chức năng thuộc biên chế dưới quyền mà chỉ là người của đơn vị chức năng biệt phái tới

+ Dễ nảy sinh tranh chấp quyền lực giữa trưởng dự án và trưởng chức năng