Kỹ năng sử dụng điện thoại và tin nhắn

Kỹ năng sử dụng điện thoại và tin nhắn trong giao tiếp

KỸ NĂNG NGHE GỌI ĐIỆN THOẠI VÀ TRẢ

LỜI TIN NHẮN

KHÁI NIỆM GIAO TIẾP QUA ĐIỆN

THOẠI

• Sử dụng điện thoại làm phương tiện giao tiếp nhằm trao đổi và tiếp nhận thông tin

giữa chủ thề này với chủ thể khác để thực hiện mục đích đề ra.

ĐẶC ĐIỂM GIAO TIẾP QUA ĐIỆN

nào

Bất ngờ

Nụ cười, ánh mắt ân cần, nhiệt tình như có người đối thoại ngay trước mặt.

Tư thế ngồi hay đứng nói thể hiện tập trung chú ý, không phân tâm.

Hỗ trợ nội dung tích cực, hiệu quả bằng kỹ năng nói, nghe và giao tiếp không dùng lời.

Quán triệt cách thể hiện tổng thể như trên đối với mọi giao tiếp qua điện thoại.

Tuân theo những chuẩn mực nghi thức về lời chào, lời hoan nghênh…

Tự nhiên, vui vẻ, nhiệt

VAI TRÒ CỦA GIAO TIẾP QUA

ĐIỆN THOẠI

Tiết kiệm về thời gian của các

bên liên quan.

Tiết kiệm chi phí

Truyền đạt thông tin nhanh

chóng và kịp thời.

KỸ NĂNG NGHE ĐIỆN THOẠI

TRƯỚC KHI NHẬN CUỘC GỌI

Nghe máy ở hồi chuông thứ 2 hoặc thứ 3, cần thời gian

chuẩn bị cho cuộc trò chuyện Trong thời gian chuông reo,

ngồi ngay ngắn, thẳng thắn, tập trung tư tưởng, dừng các

công việc đang làm

Chuẩn bị một cuốn sổ để ghi những điều cần thiết

Nắm bắt thông tin của người gọi

Chuẩn bị hơi thở và giọng nói Nhấc máy với tinh thần tích

cực, thái độ niềm nở

KHI NHẬN CUỘC GOI

Câu đầu tiên:

chào hỏi, tự

xưng danh cá

nhân

Cố gắng truyền đạt sự nhiệt tình từ khi bắt đầu đến lúc kết thúc, chú tâm vào nội dung đang nói.

Mỉm cười Không nên ăn uống bất kỳ

thứ gì

Trả lời các yêu cầu của

rõ ràng, ân cần, nhiệt tình Không nói những gì

mà mình không chắc

chắn.

LƯU Ý

Đừng để người gọi độc thoại

Giọng nói từ tốn, vừa phải

Nghe với thái độ niềm nở, tích cực

Tránh làm việc riêng khi nghe điện thoại

KĨ NĂNG GỌI ĐIỆN THOẠI

TRƯỚC KHI GỌI

Chọn thời điểm gọi

điện thích hợp.

Tìm hiểu rõ mình sắp gọi cho ai, phong cách nói chuyện của họ.

Có một cuốn sổ tay, bút viết để tốc kí khi nói chuyện.

Sẵn sàng trả lời các câu hỏi có thể có.

TRONG KHI GỌI

Nhanh chóng

nói lời chào,

giới thiệu, tên

vụ của người cần gặp

Hỏi thăm thân tình về gia đình, công việc, sức khỏe hoặc đi ngay vào vấn đề cần nói, ngắn gọn, rõ ràng, nhẹ nhàng

Khi nhận được

câu trả lời,nhanh chóng ghi lại thông tin quan trọng

Khi nhận được thắc mắc, trả lời thẳng Nếu chưa biết, hẹn cuộc nói chuyện khác

để có đáp án chính xác nhất

Chú ý tới cảm xúc và suy nghĩ của người nghe

KẾT THÚC

Câu chúc tốt lành, lời tạm biệt mở, lời cám ơn người nghe

Một lời tạm biệt tử tế sẽ tạo ấn tượng tốt

Cảm ơn người nghe đã bỏ thời gian, tỏ ý muốn được nói

chuyện lần sau (nếu thực như thế) Nếu không, cám ơn và gác máy

Tránh gọi vào giờ ăn cơm, nghỉ trưa, trước giờ đi làm, ngay sau giờ đi làm

về, giờ có phim, có

đá bóng

Chào hỏi,

tự xưng danh và xin lỗi nếu không hẹn trước Đi thẳng vấn

đề Để người nghe gác máy trước

Xác nhận lại những điều đã trao đổi

Vui vẻ niềm nở, giọng nói nhẹ nhành lưu loát rõ ràng

KỸ NĂNG SỬ DỤNG TIN NHẮN VĂN BẢN

QUA ĐIỆN THOẠI

Chú ý giọng

văn

XƯNG HÔ

• Đặc biệt chú ý đến đối tượng mà bạn đang nhắn tin, tránh trường hợp xưng hô bất

lịch sự hay vô lễ.

THỜI GIAN

Luôn nhắn tin trả lời lại Nếu đang bận, hãy cho

họ biết ngay từ đầu là bạn không thể trả lời.

Để tâm đến thời gian biểu của người khác.

Không nhắn tin trong khi đang giao tiếp dưới

hình thức “gặp mặt”: trong lớp, trong cuộc họp, trong bữa ăn,…

CHÍNH TẢ

Không sử dụng

từ lóng việc sử dụng từ Tối thiểu hóa

viết tắt.

Nếu nhắn tin cho ai đó 2 lần

mà không nhận được câu trả lời, hãy dừng ngay việc

nhắn tin!

Nếu nhận được tin nhắn do người khác gửi nhầm, lịch sự trả lời cho họ biết điều đó.

CẢM ƠN THẦY VÀ CÁC BẠN ĐÃ LẮNG NGHE