Quản trị hành vi tổ chức trong công ty CP vật tư vận tải xi măng

Quản trị Hành vi tổ chức trong Công ty CP vật tư vận tải xi măngBÀI LÀM Quản trị Hành vi tổ chức là môn học không chỉ giới thiệu cho người học khái niệm cơ bản về tổ chức mà còn giúp cho

Quản trị Hành vi tổ chức trong Công ty CP vật tư vận tải xi măng

BÀI LÀM

Quản trị Hành vi tổ chức là môn học không chỉ giới thiệu cho người học khái niệm cơ bản về tổ chức mà còn giúp cho những người làm công tác quản lý hiểu được hành vi của các cá nhân trong tổ chức Đặc biệt, môn học đã đi sâu vào việc nghiên cứu một số yếu tố ảnh hưởng đến hành vi của cá nhân và nhóm trong việc quyết định hiệu quả của

tổ chức, tập trung vào quản lý tổ chức và các hành vi nhân sự như: tâm lý học, xã hội học, tâm lý học xã hội…

Trong nền kinh tế tri thức hiện nay, với xu thế toàn cầu hoá và sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin thì các mô hình tổ chức cũng phát triển với rất nhiều xu hướng mới, bên cạnh đó các hành vi của tổ chức cũng biến đổi một cách rất đa dạng và phong phú Điều đó đặt ra cho các nhà quản lý rất nhiều cơ hội và thách thức, đòi hỏi người lãnh đạo tổ chức phải không ngừng nghiên cứu; tìm hiểu về các hành vi của tổ chức để hiểu rõ các chức năng và đối tượng của quản trị hành vi tổ chức, nhận thức được tầm quan trọng và thách thức của quản trị hành vi trong tổ chức, tìm hiểu có hệ thống về các hành vi và thái độ của con người trong một tổ chức và sự tương tác giửa hành vi của con người với tổ chức nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức

Vậy tổ chức và hành vi tổ chức là gì? tại sao phải nghiên cứu về tổ chức?

Trước hết tổ chức là tập hợp những con người làm việc cùng nhau để đạt được mục đích Hành vi của tổ chức bao gồm những điều mà mọi người suy nghĩ, cảm nhận và hành động trong tổ chức hoặc liên quan tới tổ chức

Việc điều chỉnh hành vi của nhà lãnh đạo cũng như của nhân viên cấp dưới cho phù hợp với điều kiện của tổ chức cơ bản được tiến hành sau khi có những nghiên cứu kỹ càng các hành vi trong tổ chức Nhờ có sự hiểu biết như vậy họ có thể lựa chọn phương pháp và phong cách lãnh đạo tập thể lao động phù hợp với từng con nguời và từng trường hợp cụ thể, đồng thời hiểu được các yếu tố liên quan đến cấp độ cá nhân như đặc tính tiểu sử, khả năng, tính cách, học tập, nhận thức, giá trị, thái độ, sự hài lòng và động viên đã ảnh hưởng như thế nào đến các hành vi trong tổ chức

Với mục đích xây dựng những mối quan hệ tốt đẹp hơn thông qua việc nâng cao tính sáng tạo của mọi cá nhân trong tổ chức, đòi hỏi các nhà quản lý cần có những ảnh hưởng đến mô hình hành vi nhóm, truyền thông, lãnh đạo, trao quyền hay giải quyết

xung đột… để đạt được kết quả công việc cũng như sự hài lòng của các thành viên trong tổ chức

Trong bài nghiên cứu cá nhân về môn học “ Hành vi tổ chức” của mình, tôi xin đề cập đến việc phát triển dự án đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm việc tại công

ty cổ phần vật tư vận tải xi măng

1 Thông tin về doanh nghiệp

Công ty CP vật tư vận tải xi măng là doanh nghiệp nhà nước hoạch toán kinh tế độc lập,Trực thuộc tổng công ty xi măng Việt Nam Dược thành lập theo quyết đình số

842 / BXD -TCCB ngày 03/12/1990 của bộ trưởng bộ xây dựng trên cơ sở hợp nhất xí nghiệp cung ứng vật tư thiết bị xi măng và Công ty Vận Tải - Bộ xây dựng Công ty chính thức đi vào hoạt động kể từ ngày 05/01/1991

Ngày 12/02/1993 Bộ trưởng bộ xây dựng ban hành quyết định số 022A/BXD-TCLD Thành lập lại công ty Vật tư vận tải xi măng

Ngày 22/02/2006 Bộ trưởng đã có quyết định số 280/QD-BXD về việc chuyển

doanhnghiệp nhà nước Công ty vật tư vận tải xi măng thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam thành Công ty Cổ phần Vật tư vận tải xi măng

Công ty chính thức đi vào hoạt động dưới hình thức Công ty cổ phần từ ngày

24/04/2006 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103011963 do sở kế hoạch đầu tư Hà Nội cấp

Thương hiệu của công ty:

- Tên viết tắt: VTV

- Địa chỉ: 21B Cát Linh – Phường Cát Linh – Quận Đống Đa – Hà Nội

- Điện thoại: 04.38457328 Fax: 04 38457186

- Website: http://vtvxm.com.vn

Ngành nghề kinh doanh của Công ty:

- Kinh doanh các loại vật tư dùng cho ngành xi măng ;

- Kinh doanh vật liệu xây dựng, nhiên liệu (xăng, dầu, khí đốt);

- Kinh doanh vận tải và dịch vụ vận tải ;

- Kinh doanh phụ tùng ô tô và bảo dưỡng sửa chữa ô tô ;

- Kinh doanh khai thác, chế biến các loại phụ gia và xỉ thải phục vụ cho sản xuất xi măng và các nhu cầu khác của xã hội

- Kinh doanh cho thuê văn phòng, nhà kho, cửa hàng và bến bãi;

- Kinh doanh các ngành nghề khác phù hợp với quy định của pháp luật

Sơ đồ tổ chức của công ty như sau:

Vị thế Công ty

Công ty là đơn vị duy nhất cung cấp 100% nhu cầu than cho tất cả các nhà máy xi măng Xi măng Hải Phòng, Xi măng Hoàng Thạch, Xi măng Bút Sơn, Xi măng Hoàng Mai, Xi măng Tam Điệp và Xi măng Hà Tiên 2 Với lợi thế đó công ty tiếp tục kinh doanh các loại vật liệu phụ gia xi măng khác phục vụ cho việc sản xuất xi măng của các nhà máy đó như đá Bô xít, đá Bazan, đá đen, đá xilíc, quặng sắt

Công ty nhận được nhiều sự ưu ái từ phía Tổng Công ty Xi măng.

Chiến lược Phát triển và Đầu tư

Ổn định, giữ vững thị phần và kinh doanh có hiệu quả các mặt hàng truyền thống (than cám, phụ gia, dịch vụ vận tải )

Đầu tư phương tiện để nâng cao năng lực vận tải sông - biển, bảo đảm thực hiện tối đa các dịch vụ cung ứng, vận tải trong Tổng công ty xi măng

Mở rộng thị trường, tăng thị phần kinh doanh phụ gia cho sản xuất xi măng

Tổ chức khai thác kinh doanh vận tải biển trong nước và quốc tế

2 Sự cần thiết của việc phát triển tầm nhìn đổi mới

Thomas L.Friedman tác giả của Thế giới phẳng đã chỉ ra “Mười nhân tố làm phẳng thế giới” để chứng minh cho kết luận của mình Trong số mười nhân tố làm phẳng thì

có tới 2/3 các yếu tố thuộc về công nghệ thông tin Đây cũng chính là những yếu tố khiến mô hình của các tổ chức trở nên rất đa dạng và phong phú trước xu thế toàn cầu hoá nhiều cơ hội nhưng cũng nhiều thách thức như:

- Thay đổi thời gian biểu và khoảng cách, thiết kế lại công việc và các mối quan hệ, tăng giá trị của việc quản lý tri thức, hỗ trợ làm việc từ xa và hỗ trợ cho các nhóm ảo

- Làm việc từ xa: Cho phép các thành viên làm việc từ xa thong qua các máy tính được

nối mạng

- Thay đổi lực lượng lao động: Sự đa dạng về lực lượng lao động mang lại những lợi

thế cho tổ chức, nhưng bên cạnh đó cũng đòi hỏi tổ chức phải có những thay đổi để thích ứng

- Các giá trị và đạo đức nơi công sở: Giá trị là những niềm tin bền vững về những điều

quan trọng trong những tình huống khác nhau

Thành công của Microsoft, Google, Yahoo…là trải nghiệm cho những điều trên và cung đã chứng minh cho thế giới thấy “con người là tài sản quý giá nhất” của mỗi tổ chức, là những “nhân tố bền bỉ” để xây dựng tổ chức của họ trở thành một tổ chức học hỏi

Việc xây dựng một tổ chức học hỏi có một vai trò quan trọng trong việc đào tạo đội ngũ nhân viên có trình độ cao, xây dựng văn hoá học tập trong tổ chức, tăng khả năng cạnh tranh trên thuơng trường Giá trị của đổi mới thử nghiệm, tính linh hoạt và sáng kiến được gắn chặt vào văn hoá của tổ chức Mọi người ở mọi cấp độ được trao thêm quyền lực để giải quyết vấn đề và tìm cách làm việc hiệu quả hơn Kiến thức được

truyền bá rộng rãi cho những ai có nhu cầu và mọi người được khuyến khích áp dụng kiến thức đó vào công việc

3 Đổi mới và vấn đề xây dựng tổ chức học hỏi

Quan điểm cá nhân tôi cho rằng một dự án đổi mới mô hình quản lý có liên quan nhiều đến các nội dung được đề cập trong quản trị hành vi tổ chức đó là việc xây dựng tổ chức học hỏi Bởi theo định nghĩa: “Tổ chức biết học hỏi là tổ chức trong đó mọi thành viên được huy động, lôi cuốn vào việc tìm kiếm, phát hiện và giải quyết vấn đề, vào việc làm cho tổ chức có khả năng thực nghiệm cách làm mới, để biến đổi, phát triển và cải tiến liên tục nhằm đẩy nhanh khả năng tăng trưởng của tổ chức, khiến tổ chức có thể đạt được mục tiêu của mình một cách tốt đẹp nhất”

Tư tưởng cơ bản của tổ chức học hỏi là “giải quyết vấn đề” thay vì các tổ chức truyền thống được thiết kế nhằm thực hiện một sứ mệnh định sẵn

Như vậy, từ định nghĩa trên ta có thể thấy rõ những vai trò quan trọng của việc xây dựng một tổ chức học hỏi, đó là:

Thứ nhất, hình thành được “tư duy hệ thống” trong tổ chức Bằng cách nhìn vào thực

tế thông qua một hệ thống tư duy, các thành viên trong tổ chức có thể làm việc trung thành với hệ thống thay vì chống lại nó, để tạo ra giải pháp lâu dài cho các vấn đề khó trong các vấn đề gặp phải của doanh nghiệp Việc huy động và lôi cuốn các thành viên trong tổ chức vào việc phát hiện và giải quyết vấn đề chính là sự hình thành nên tư duy

hệ thống, là nền tảng để xây dựng một văn hóa tổ chức mạnh

Thứ hai, nâng cao khả năng thích ứng linh hoạt của tổ chức Trong một môi trường

đầy biến động và cạnh tranh, sự tồn tại của một công ty sẽ phụ thuộc vào sự phản ứng nhanh trước các rủi ro và cơ hội Chỉ có khả năng học hỏi, tiếp thu nhanh, phát triển và cải tiến liên tục, doanh nghiệp mới đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của khách hàng Nếu đặc điểm của quản trị ngày nay coi sự thay đổi là tất yếu thì khả năng xây dựng một tổ chức học hỏi càng có vai trò quan trọng để biến thách thức của sự thay đổi trở thành một cơ hội cho tổ chức Tư tưởng tập trung “giải quyết vấn đề” thay vì thực hiện một sứ mệnh định sẵn thể hiện rõ khả năng thích ứng nhanh của doanh nghiệp cho mọi hoàn cảnh

Thứ ba, tổ chức học hỏi được xây dựng hiệu quả sẽ tăng khả năng cạnh tranh Việc tìm

kiếm, phát hiện và giải quyết vấn đề, làm cho tổ chức có khả năng thực nghiệm cách làm mới rõ ràng sẽ làm cho năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp tăng cao nhờ khả năng phát triển các phương pháp làm việc và sản phẩm mới nhanh hơn, hiệu quả hơn,

phù hợp với yêu cầu về thời gian của khách hàng.

Thứ tư, hình thành và phát huy nguồn lực tri thức của tổ chức Tổ chức học hỏi xây

dựng và duy trì thiết chế qua đó những tri thức (được dung nạp từ bên ngoài hoặc phát

lộ từ bên trong qua mỗi cá nhân trong tổ chức) được chia sẻ, hoàn thiện và phát huy hiệu ứng lan tỏa Những tri thức này cũng được thanh lọc theo thời gian và những gì còn lại trở thành giá trị vô hình cho tổ chức Các bí quyết, kinh nghiệm quý tích lũy trở thành nguồn lực chung cho các thành viên trong tổ chức và có thể mang lại kết quả tổng hợp cho doanh nghiệp

Thứ năm, xây dựng tổ chức học hỏi hiệu quả là điều kiện để hình thành và phát huy

hiệu quả của các nhóm làm việc, hình thành tính liên kết, thống nhất cao trong tổ chức Quá trình học hỏi, chia sẻ tri thức, cùng nhau tìm kiếm các phương pháp làm việc hay giải quyết các vấn đề gặp phải sẽ làm cho các thành viên trong tổ chức hình thành thói quen hợp tác, chia sẻ và hỗ trợ nhau cùng hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức

Thứ sáu, tổ chức học hỏi là môi trường tốt nhất để lãnh đạo doanh nghiệp chia sẻ tầm

nhìn và thực hiện hiệu quả công tác lãnh đạo của mình Chia sẻ tầm nhìn xuất hiện khi tất cả mọi người trong tổ chức hiểu được những gì mà tổ chức đang cố gắng để làm, có thật sự cam kết đạt được tầm nhìn đó, và hiểu rõ ràng vai trò của mình như thế nào trong tổ chức, có thể góp phần làm cho tầm nhìn thực tế hay không Nhà lãnh đạo chỉ

có thể chia sẻ tầm nhìn, lôi cuốn, định hướng, động viên… đội ngũ của mình hiệu quả khi và chỉ khi tổ chức đó có cơ chế trao đổi thông tin thuận lợi, các thành viên luôn sẵn sàng và tích cực tham gia vào quá trình học hỏi của tổ chức Qua giao tiếp, người lãnh đạo có thể hiểu được phần nào những mong muốn, hành động cùng những suy nghĩ của đội ngũ nhân viên và ngược lại, từ đó có thể đưa ra những điều chỉnh hoặc những quyết sách phù hợp nhằm tăng động lực làm việc cho nhân viên để hướng tới hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức

Thứ bảy, trong mối tương quan với văn hóa tổ chức, tổ chức học hỏi phát triển văn hóa

tổ chức Chúng ta đều biết văn hóa của tổ chức là những giá trị, những niềm tin, sự hiểu biết, các chuẩn mực được các thành viên trong tổ chức chia sẻ

Có thể khẳng định văn hóa là nền tảng của “tổ chức biết học hỏi” Văn hóa của tổ chức biết học hỏi phải mạnh mẽ trong ba lĩnh vực sau: Cái toàn thể là quan trọng hơn cái bộ phận, ranh giới giữa các bộ phận phải giảm thiểu đến mức thấp nhất; Văn hóa tổ chức

là bình đẳng với tất cả mọi thành viên; Các giá trị văn hóa phải được cải thiện và thích nghi

Hơn thế, nền tảng của một tổ chức được xây dựng dựa trên các mục tiêu, sự kỳ vọng, giá trị và các kiến thức về quản trị Những nhân tố này sẽ định hướng cho văn hoá của

tổ chức Bản sắc văn hoá đó sẽ xác định phong cách lãnh đạo, giao tiếp và động lực làm việc của các thành viên trong tổ chức Nhân viên sẽ cảm nhận điều này như chất lượng cuộc sống nơi công sở, yếu tố chi phối động cơ làm việc của họ Và kết quả cuối cùng chính là chất lượng công việc, sự hài lòng với bản thân, sự thăng tiến của các thành viên và sự phát triển chung của cả tổ chức Tất cả các nhân tố này hoà quyện vào nhau để tạo nên một hình mẫu trong công việc, điều mà các tổ chức luôn cố gắng thực

hiện Văn hóa tổ chức không thể coi là “văn hóa mạnh” khi tổ chức không xây dựng

được một tổ chức học hỏi hiệu quả

Lãnh đạo công ty CP vật tư vận tải xi măng đã nhận thức rằng kiến thức của cán bộ, công nhân viên của công ty chính là một nguồn lực tạo lợi thế cạnh tranh Do đó mà việc xây dựng tổ chức học hỏi không chỉ để quản lý hiệu quả nguồn lực tri thức chiến lược mà còn có vai trò quan trọng đảm bảo cho sự thành công cho công ty

4 Xác định các bước hành động chi tiết và cụ thể cho dự án đổi mới

Một doanh nghiệp muốn thành công thì trước tiên người lãnh đạo phải là một người học hỏi và phải tạo ra được một môi trường học tập trong tổ chức Môi trường đó nhất thiết phải thúc đẩy việc nuôi dưỡng “Các cá nhân học tập”, tạo nên “Một tổ chức học tập” Dự án đổi mới cụ thể sẽ dễ được chấp nhận hơn và cũng thuận lợi hơn nếu mọi thành viên trong tổ chức tự tin vào khả năng của họ để thích ứng với môi trường đó Trong giai đoạn thực hiện các thay đổi lớn còn nhiều rắc rối, tầm nhìn sẽ giúp định hướng và phối hợp các quyết định, hành động của hàng ngàn người làm việc ở khắp các địa điểm khác nhau để phát huy hết khả năng của một tổ chức học tập

Công ty CP vật tư vận tải xi măng đã xây dựng các bước hành động cho mô hình “tổ chức học hỏi” như sau:

 Lãnh đạolà người tiên phong để biến công ty thành 1 tổ chức học hỏi Lãnh đạo đóng vai trò là người thiết kế, người giáo viên và là người phục vụ

Lãnh đạo là người xây dựng tầm nhìn/quan điển được chia sẻ

Lãnh đạo là nhà thiết kế cấu trúc tổ chức theo chiều ngang

Lãnh đạo là người biết phát huy năng lực của mỗi thành viên

 Cấu trúc chiều ngang: Phá bỏ cấu trúc theo chiều dọc – đây là cấu trúc tạo

ra khoảng cách lớn giữa người quản lý và nhân viên cấp dưới Xây dựng cấu trúc theo

chiều ngang sẽ giúp công ty có ddwuwocj sự hợp tác giữa người quản lý với nhân viên cấp dưới, giữa các thành viên với nhau, giữa bộ phận này với bộ phận khác

Cấu trúc theo chiều ngang lấy mô hình nhóm là trung tâm

 Ủy quyền: Trao quyền cho các thành viên trong việc ra quyết định Sự ủy quyền đúng đắn sẽ tạo nên những nhóm, tổ tự quản Mọi thành viên sẽ tích cực tham gia vào việc ra quyết định cúng như việc kiểm ra, đánh giá…

 Chia sẻ thông tin/ truyền thông: Thông tin trong tổ chức luôn đả bảo yếu tố thông suốt Các dữ liệu chính thức về ngân sách, chi phí, lợi nhuân sẵn có để cung cấp cho mọi thành viên Truyền thông công khai giúp các thành viên trong tổ chức được trao đổi trực tiếp và nhấn mạnh vào việc lắng nghe

 Ban bố chiến lược: Với tổ chức học hỏi, người lãnh đạo không kiểm soát hay chỉ đạo chiến lược một mình Chiến lược của tổ chức cần được ban bố tại các cuộc thảo luận có sự tham gia của tất cả các thành viên trong tổ chức Điều này giúp mọi thành viên có được thông tin đầy đủ từ môi trường bên ngoài cũng như môi trường bên trong của tổ chức Chiến lược được ban bố dựa trên tư tưởng chung đồng thuận

 Văn hóa mạnh mẽ: văn hóa học hỏi tại công ty được thông qua các phương pháp tiếp cận như: áp dụng công nghệ thông tin, giảm bớt cấp bậc kiểm soát, giảm đến mức thấp nhất ranh giới giữa các bộ phận, coi trọng và chấp nhận các ý kiến của nhân viên, tạo ra một môi trường khuyến khích các sáng kiến, thay đổi mô hình quản lý của

tổ chức, đề cao tầm quan trọng của hoạt động nghiên cứu phát triển, cung cấp các kênh trao đổi chung, khen thưởng cho các cá nhân hoàn thành xuất sắc công việc

Kết luận:

Trong môi trường kinh doanh hiện nay, sự phát triển của tổ chức dựa trên quá trình học tập liên tục chính là chìa khóa của mọi sự thành công Việc thích nghi với môi trường và liên tục cải tiến sẽ được hỗ trợ mạnh mẽ nếu xây dựng một tổ chức học hỏi Người lãnh đạo tăng cường việc học hỏi và đổi mới, sáng tạo trong tổ chức bằng cách khuyến khích thuộc cấp thực hiện thử nghiệm và tiếp thu kiến thức, chia sẻ thông tin, phổ biến kiến thức, tư duy có hệ thống… là những yếu tố tạo lợi thế cạnh tranh cho tổ chức

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

- Tài liệu học tập môn "Quản trị hành vi tổ chức" của chương trình MBA của ĐH

Griggs liệu trên Internet

- http://www.kh-sdh.dn.vn

- http://vi.wikipedia.org