• Quy định tiêu chuẩn công tác phí cho CBNV khi đi công tác trong và ngoài nước. • Quy định các bước thực hiện khi đi công tác, tạm ứng công tác phí, thanh toán công tác phí. • Tạo điều kiện thuận lợi cho CBNV hoàn thành tốt công tác. • Thực hiện tiết kiệm và kiểm soát việc sử dụng chi phí phù hợp với yêu cầu công tác thực tế, đồng thời đề cao tính tự giác, trung thực của CBNV
QUY ĐỊNH CHẾ ĐỘ CÔNG TÁC Kiểm tra Tên Chức vụ Ngày Chữ ký Kiểm soát Phê duyệt TRANG KIỂM SOÁT BAN HÀNH, SỬA ĐỔI Lần ban hành/ngày ban hành 01 Lần sửa đổi/ ngày sửa đổi Trang sửa đổi Nội dung chính ban hành, sửa đổi Ban hành áp dụng lần đầu DANH SÁCH PHÂN PHỐI TÀI LIỆU STT 10 11 12 13 14 15 Đơn vị được nhận tài liệu Ban Tổng Giám đốc Phòng Nhân Phòng Hành Chính Phòng Kế toán Phòng Tài Phòng Pháp lý Phòng Phát triển – Kinh doanh Nhận bản photo (ghi rõ số lượng) 01 01 01 01 01 01 01 Nhận file mềm (đánh dấu “X” vào nếu được nhận) Mục đích • Quy định tiêu chuẩn công tác phí cho CBNV công tác nước • Quy định bước thực công tác, tạm ứng công tác phí, toán công tác phí • Tạo điều kiện thuận lợi cho CBNV hoàn thành tốt công tác • Thực tiết kiệm kiểm soát việc sử dụng chi phí phù hợp với yêu cầu công tác thực tế, đồng thời đề cao tính tự giác, trung thực CBNV …………………… Phạm vi áp dụng • CBNV …………………………………… cấp có thẩm quyền cử công tác nước nước (Quyết định cử Cán công nhân viên công tác, Quyết định thành lập đoàn công tác, Giấy công tác) • Các Công ty con/Công ty thành viên trực thuộc …………… vào quy định để thực hiện cho đúng, phù hợp với thực tế của đơn vị mình Định nghĩa, thuật ngữ • Công tác phí: khoản phí Công ty cấp cho Cán nhân viên sử dụng, phục vụ nhu cầu công tác nước nước, bao gồm: Chi phí lại: Vé máy bay, tàu hỏa, tàu cánh ngầm, tàu thuỷ, xe, vé qua phà, phí cầu đường từ Trụ sở Văn phòng ……………………… đến nơi công tác, chi phí khoán vé xe lại nơi lưu trú nơi công tác Phí lưu trú nơi đến công tác Chi phí ăn uống Cước hành lý, tài liệu mang theo để phục vụ cho công tác Các khoản phí, lệ phí phụ cấp công tác phí • Khu vực công tác: nơi cán công nhân viên cử đến công tác, gồm địa phương có mức sống theo phân định khu vực hành Nhà nước, bao gồm: Khu vực I: Bao gồm tất thành phố trực thuộc Trung ương (Hà Nội, Tp HCM, Đà Nẵng, Cần Thơ, Hải Phòng) Khu vực II: Bao gồm tất thành phố thuộc tỉnh Khu vực III: Bao gồm tất đơn vị hành từ cấp huyện, thị trực thuộc tỉnh Khu vực đặc biệt: bao gồm tất Quốc gia lãnh thổ Việt Nam • Đơn vị: phòng ban, phận, tổ, đội, nhóm trực thuộc Công ty Trách nhiệm, yêu cầu • Khi có nhu cầu công tác Trưởng đơn vị phụ trách có trách nhiệm lập kế hoạch nhu cầu công tác (dự trù chi phí, thời gian công tác, công việc cần thực hiện…) trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt Thực theo “Quy trình công tác” mục Quy định • Giao trách nhiệm cho Phòng hành chuẩn bị trước công việc: bố trí phương tiện lại, dịch vụ lưu trú (đặt vé, đặt phòng) bố trí việc ăn uống (nếu được)… sau có thị cho Cá nhân Đoàn công tác • CBNV công tác phải tuân thủ theo quy định của Quy chế này Các trường hợp nằm quy định nêu Quy chế cá nhân/đoàn/đơn vị công tác lập tờ trình xin ý kiến đạo Ban Tổng Giám đốc phê duyệt • Các Trưởng đơn vị, Phòng Kế toán chịu trách nhiệm kiểm soát chặt chẽ CBNV công tác, kiểm soát tốt việc tạm ứng, toán và hoàn ứng Các tiêu chuẩn công tác phí: 5.1 Tiêu chuẩn chi phí lại: Phương tiện Các đối tượng công tác - Máy bay công tác - Đồng thời áp dụng: Vé hạng thương gia (Business class C class) Vé hạng (First Class) có phê duyệt Ban TGĐ; - CBNV công tác tàu hỏa toán theo giá vé xe từ nơi làm việc đến khu vực công tác ngược lại gồm: tiền vé xe, cước chuyên chở tài liệu, dụng cụ hành lý phục vụ cho chuyến công tác (nếu có) mà người công tác trực tiếp chi trả - Giá vé không bao gồm chi phí dịch vụ khác như: tham quan du lịch dịch vụ khác không phục vụ công việc - Áp dụng cho CBNV công tác ô tô khách toán theo giá vé xe từ nơi làm việc đến khu vực công tác ngược lại gồm: tiền vé xe, cước chuyên chở tài liệu, dụng cụ hành lý phục vụ cho chuyến công tác (nếu có) mà người công tác trực tiếp chi trả - Giá vé không bao gồm chi phí dịch vụ khác như: tham quan du lịch dịch vụ khác không phục vụ công việc - Trường hợp CBNV công tác đột xuất, cấp bách từ nơi làm việc đến khu vực công tác ngược lại ô tô khách mà mua vé, lại phương tiện tự túc mà vé, chứng từ toán, chi phí lại toán theo tiêu chuẩn giá vé niêm yết hãng xe khách Phương Trang Mai Linh Tàu hỏa Ô tô khách, Phương tiện CBNV tự túc Áp dụng: Vé hạng phổ thông (economy Class) cho đối tượng Trường hợp lại nội vùng công tác, cán nhân viên công Chi phí tác dùng thẻ taxi Công ty để toán lại nội Cán nhân viên di chuyển nội vùng công tác vùng công toán phụ cấp có kế hoạch công tác, giấy công tác Trưởng đơn vị, Ban tác Tổng Giám đốc ký xác nhận - Chú ý: - Trường hợp công tác phương tiện Công ty Công ty thuê phương tiện phục vụ cho CBNV công tác Công ty không tính chi phí lại cho CBNV Các cá nhân/đơn vị công tác liên hệ Phòng Hành để phối hợp thực - Trong phương tiện di chuyển nêu trên, ưu tiên sử dụng phương tiện máy bay cho chặng đường có tuyến máy bay Việc sử dụng phương tiện di chuyển người công tác đề nghị, có ý kiến Trưởng đơn vị Ban Tổng giám đốc phê duyệt - Các loại chứng từ cần toán: a Nếu hóa đơn tài hợp lệ: hóa đơn đỏ, vé tàu xe, … toán Phòng kế toán Vì vậy, cần giữ lại cùi vé để làm toán b Còn lại vào giấy công tác, giấy đường… có ký xác nhận Trưởng đơn vị, phê duyệt Ban Tổng Giám đốc chuyển sang cho Phòng Nhân phối hợp với Phòng Kế toán để tính chi phí vào lương; - Tiêu chuẩn chi phí lại không áp dụng cho tất cả CBNV được hưởng phụ cấp lưu động công tác nội thành và khu vực lân cận ngày - Các đơn vị công tác có trách nhiệm chủ động liên hệ với phòng Hành để chuẩn bị trước công tác đặt vé có lịch công tác cần phương tiện di chuyển 5.2 Khu vực nước I Tiêu chuẩn chi phí lưu trú: chi phí thuê phòng lại nơi công tác Chủ tịch HĐQT, Chuyên gia cấp cao, Thành viên HĐQT, Giám đốc chức Trưởng Phó Phòng Ban Ban TGĐ Thanh toán theo hoá đơn tài chính, chứng từ thực tế phát sinh II, III K.vực nước Tối đa 1.000.000 đồng/người/ngày Tối đa 700.000 đồng/người/ngày Tối đa 800.000 đồng/ngày/người Tối đa 500.000 đồng/ngày/người Tiêu chuẩn khách sạn sao Các đối tượng lại Tối đa 350.000đồng /người/ngày Tiêu chuẩn khách sạn Trường Trường hợp cấp công tác cấp từ cấp P.TGĐ trở lên, tiêu chuẩn lưu trú hợp thực theo mức tiêu chuẩn cấp quy Trường hợp CBNV công tác đơn vị thuộc Hệ thống, nghỉ Đơn vị không hưởng chi phí lưu trú - Ghi chú: - Yêu cầu CBNV công tác, việc lưu trú nêu phải có chứng từ cần toán: hóa đơn tài hợp lệ để toán Phòng Kế toán - Các đơn vị công tác có trách nhiệm chủ động liên hệ với phòng Hành để chuẩn bị trước công tác đặt phòng có lịch công tác cần nơi lưu trú 5.3 Khu vực Tiêu chuẩn chi phí ăn uống Chủ tịch HĐQT, Chuyên gia cấp Trưởng TV HĐQT, Ban cao, Giám đốc phòng Ban TGĐ chức Chi phí ăn uống toán theo hóa đơn Trong thực tế phát sinh nước (nếu có) cho tất khu vực công tác 150.000 đồng/người/bữa Phó 100.000 đồng/người/bữa Các đối tượng lại Trên 01 ngày (có qua đêm): 50.000 đồng/người/bữa ăn Nước Chi phí ăn uống Chi phí ăn uống 15 USD/người/bữa ăn nước Châu Âu, Châu toán Mỹ, Nhật Bản, Trung Đông; 10USD/người/ bữa ăn nước khác theo hóa đơn thực tế phát sinh (nếu có) cho tất Khu vực Chủ tịch HĐQT, Chuyên gia cấp Trưởng TV HĐQT, Ban cao, Giám đốc phòng Ban TGĐ chức Phó Các đối tượng lại khu vực công tác Lưu ý: - Việc toán tiền ăn uống nêu có hóa đơn tài hợp lệ toán Phòng kế toán - Còn lại vào giấy công tác, giấy đường… có ký xác nhận Trưởng đơn vị, phê duyệt Ban Tổng Giám đốc chuyển sang cho Phòng Nhân phối hợp với Phòng Kế toán để tính chi phí vào lương; - Trong trường hợp phát sinh thực tế nằm quy định nêu cá nhân/đơn vị công tác phải xin ý kiến đạo Ban Tổng Giám đốc 5.4 Cước hành lý, tài liệu mang theo để phục vụ cho công tác và ngoài nước (nếu có): được chi trả thực tế theo giá vé hoặc phiếu thu của Nhà xe 5.5 Các khoản phí, lệ phí: Các khoản phí, lệ phí sân bay, lệ phí visa, lệ phí tham dự Hội nghị, hội thảo toán thực chi theo hoá đơn phiếu thu hợp lệ, quy định lãnh nước 5.6 Khoản hỗ trợ phụ cấp công tác phí: Khi công tác CBNV hỗ trợ thêm tiền phụ cấp công tác phí sau: Đối với cán quản lý là: 400.000 đồng/người/ngày; Đối với nhân viên là: 250.000 đồng/người/ngày; Chi phí tiếp khách Khi có nhu cầu tiếp khách để giải công việc liên quan đến Công ty, CBNV (trừ Ban Tổng Giám đốc) phải làm Phiếu nhu cầu tiếp khách (theo biểu mẫu) trình Ban TGĐ duyệt Nếu tiếp khách đột xuất xa Công ty, CBNV phải điện thoại báo cho người quản lý trực tiếp để ghi vào biểu mẫu trình TGĐ duyệt Đối với cấp Giám đốc chức trở lên thì điện thoại báo Ban TGĐ, về phải lập phiếu nhu cầu tiếp khách, trình ký và làm theo thủ tục toán Quy định trách nhiệm kiểm soát việc thực Ban TGĐ, Trưởng đơn vị, GĐ chức (nếu có), cấp có thẩm quyền phải xem xét, cân nhắc cử người công tác (về số lượng người, thời gian công tác), bảo đảm hiệu công tác, tiết kiệm phạm vi dự toán duyệt (nếu có) Căn theo tính chất công việc chuyến công tác phạm vi dự toán cho chuyến công tác theo quy định, CBNV công tác sử dụng chi phí công tác bảo đảm nguyên tắc tiết kiệm hiệu Những khoản chi công tác phí không theo quy định này, bị quan Nhà nước, Cơ quan Thuế, Phòng Kế toán phát xuất toán, người công tác phải hoàn trả khoản toán cho Công ty Kế toán viên phụ trách toán công tác phí chịu trách nhiệm kiểm tra hoá đơn chứng từ giấy tờ có liên quan trước thực chi toán Trưởng đơn vị quản lý có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát việc toán chi phí theo quy định Người ký duyệt toán công tác phí vượt định mức, tiêu chuẩn, chế độ, lợi dụng toán công tác phí để thu lợi bất phải hoàn trả số tiền chi không bị xử lý kỷ luật theo quy định Công ty Đồng thời, chứng từ toán xem xét hợp pháp mà Ban TGĐ yêu cầu giải thích không thỏa đáng, hợp lý coi không toán Các trường hợp không toán công tác phí Những chi phí sau không toán công tác phí ngoại trừ có đạo khác Ban Tổng Giám đốc: Những ngày làm việc riêng thời gian công tác Những ngày công ty cử học, đào tạo Hoá đơn, chứng từ, giấy công tác, giấy đường không hợp lệ Phần chi phí phát sinh vượt mức tối đa tiêu chuẩn chế độ quy định Chi phí khác không thuộc danh mục tiêu chuẩn chi phí công tác theo quy định Quy trình công tác B ớc Trách nhiệm Lưu đồ - Căn cứ vào chỉ đạo của Ban TGĐ về việc thành lập/cử đoàn hoặc cá nhân công tác -Ban TGĐ; - Căn cứ vào tính chất yêu cầu của công việc cần phải -Trưởng các công tác, cá nhân/ đoàn công tác lập Giấy công tác/ Kế QĐ.CTP.BM01 đơn vị; hoạch công tác và các giấy tờ liên quan khác trình QĐ.CTP.BM03 -Người được trưởng đơn vị/Ban TGĐ phê duyệt cử công - Trường hợp công tác nước ngoài, cá nhân, đơn vị có tác; nhu cầu công tác nước phải lập kế hoạch c.tác chi tiết trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt - QĐ cử - Ban TGĐ xem xét, phê duyệt, nếu đồng ý thì cá nhân, CBNV c.tác, Đơn vị công tác thông báo cho Phòng NS lập: Quyết -Ban TGĐ - QĐ thành định cử CBNV công tác, Quyết định thành lập đoàn lập đoàn c.tác, công tác (nếu có)s Giấy công tác - CBNV công tác, đoàn công tác chuẩn bị nội dung, tài liệu, hồ sơ liên quan, trang thiết bị cần thiết - Liên hệ với Phòng Hành để bố trí: phương tiện - Quy trình -CBNV, lại, nhu cầu lưu trú, ăn uống (nếu có)… điều xe đoàn công - Căn kế hoạch công tác, CBNV lập Giấy đề nghị tạm - Quy trình tác ứng (nếu có) – thực hiện theo quy trình tạm ứng, đề tạm ứng nghị tạm ứng phải kèm theo kế hoạch công tác, định thành lập đoàn công tác/quyết định cử công tác, Ban Tổng Giám đốc/ Trưởng Đơn vị phê duyệt Nhu cầu công tác Tài liệu, biểu mẫu Nội dung Không đồng ý Phê duyệt Đồng ý Chuẩn bị nội dung công tác Thực công tác Báo cáo công tác - Thực hiện công việc theo chỉ đạo, phân công công tác -CBNV, đoàn công - Ghi nhận thời gian, khoảng cách và đóng dấu/ký xác QĐ.CTP.BM02 tác nhận của nơi đến công tác vào Giấy đường - Chậm nhất vòng 03 ngày sau hoàn thành công tác, phải lập báo cáo kết quả thực hiện công tác -CBNV, trình Trưởng đơn vị duyệt QĐ.CTP.BM04 đoàn công - Trường hợp công tác nước ngoài, vòng 05 ngày tác kể từ ngày kết thúc đợt công tác, phải lập báo cáo công tác trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt - Làm thủ tục toán – hoàn ứng theo Quy định -CBNV, Phòng Kế toán; - QT đoàn công - Hồ sơ toán hoàn ứng phải kèm theo định toán - hoàn ứng tác cử công tác, giấy công tác, giấy đường, báo cáo công tác Ban Tổng Giám đốc phê duyệt -CBNV, đoàn c.tác - Cán nhân viên công tác thực việc lưu tất hồ sơ liên quan đến nội dung công tác 10 Biểu mẫu sử dụng STT Tên biểu mẫu Làm thủ tục toánứng Giấyhoàn công tác Giấy đường Lưu hồ sơ Nơi lưu trữ Kế toán/Nhân 10 Kế hoạch công tác Kế toán/trưởng đơn vị Báo cáo công tác Trưởng đơn vị Phiếu nhu cầu tiếp khách Kế toán Bản cam kết hoàn thành nghĩa vụ công tác nước ngoài Phòng Nhân sự/Người công tác Phòng Hành chính, Người công tác Phòng Kế toán Quyết định cử công tác Giấy đề nghị tạm ứng Giấy toán tạm ứng Giấy đề nghị toán 11 Điều khoản thi hành Quy định có hiệu lực kể từ ngày Tổng Giám đốc ………… ký định ban hành Các quy định trước trái với nội dung quy định không hiệu lực thực Các Công ty thành viên/Công ty (nếu có) trực thuộc ……………… tiến hành soạn thảo Quy định chế độ công tác phí phù hợp với Quy định thực tế đơn vị quản lý Trong quá trình áp dụng, quy định sẽ được sửa đổi bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế của Công ty, của thị trường và những thay đổi liên quan của Nhà nước Tp Hồ Chí Minh, ngày PHÊ DUYỆT BAN TỔNG GIÁM ĐỐC tháng PHÒNG NHÂN SỰ năm 20……