giai phap tan thanh ban cuoi cung

Hỗ trợ cán bộ công chức của UBND huyện Tân Thành thực hiện tác nghiệp đối với quá trình tiếp nhận-thụ lý-trả kết quả đối với việc giải quyết các thủ tục hành chính theo cơ chế 1 cửa ; đồ

UBND HUYỆN TÂN THÀNH

==========

THUYẾT MINH DỰ ÁN ĐẦU TƯ

ỨNG DỤNG CNTT TRONG GIẢI QUYẾT HỒ SƠ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA TẠI UBND

HUYỆN TÂN THÀNH

MỤC LỤC

PHẦN I:GIỚI THIỆU DỰ ÁN 3

PHẦN II:SỰ CẦN THIẾT ĐẦU TƯ DỰ ÁN 4

I Mục tiêu đầu tư dự án 4

I.1 Mục tiêu chung 4

I.2 Mục tiêu cụ thể 4

II Khảo sát và phân tích hiện trạng 4

II.1 Hiện trạng quy trình tổ chức quản lý và xử lý nghiệp vụ 4

II.2 Sự cần thiết đầu tư: 8

II.3 Các điều kiện khó khăn và thuận lợi 10

I Các hạng mục đầu tư 12

I.1 Hạ tầng kỹ thuật 12

I.2 Các phần mềm sử dụng: 15

I.3 Đào tạo nhân lực hệ thống: 26

II Quy mô đầu tư 27

PHẦN IV:PHÂN TÍCH & ĐỊNH HƯỚNG LỰA CHỌN CÔNG NGHỆ 28

I Phân tích và lựa chọn các công nghệ 28

II Trang bị cơ sở hạ tầng CNTT 28

III Phân tích thời gian khai thác hiệu 28

PHẦN V:TỔNG MỨC ĐẦU TƯ DỰ ÁN 29

I Các căn cứ xác định tổng mức đầu tư: 29

II Xác định tổng mức đầu tư 29

II.1 Chi phí đầu tư 29

II.2 Các chi phí khác 36

III Nguồn vốn đầu tư 36

PHẦN VI:TỔ CHỨC THỰC HIỆN, CƠ CHẾ QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC DỰ ÁN ĐẦU TƯ37 I Tiến độ thời gian thực hiện dự án 37

II Kiến nghị hình thức quản lý thực hiện dự án: 39

II.1 Xác định mối quan hệ và trách nhiệm của các cơ quan liên quan: 40

II.2 Phân tích rủi ro và biện pháp phòng ngừa 40

II.3 Cơ chế quản lý và khai thác dự án sau khi hoàn thành 42

PHẦN VII:KẾ HOẠCH ĐẤU THẦU 43

I Phân chia gói thầu 43

II Hình thức đấu thầu 43

III Thời gian thực hiện các gói thầu 43

PHẦN VIII: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 43

I Hiệu quả đầu tư 43

I.1 Hiệu quả về giải quyết công việc 43

I.2 Hiệu quả về quản lý 44

I.3 Hiệu quả về xã hội 44

II Kiến nghị 44

II.1 Mô hình quản lý 44

II.2 Hỗ trợ chuyện viên thực hiện công tác tiếp nhận, xử lý và trả kết quả tại TT giao dịch một cửa 44

PHẦN I:GIỚI THIỆU DỰ ÁN

Tên dự án:

 Đầu tư ứng dụng CNTT trong giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại UBND huyện Tân Thành tỉnh Bà Rịa – Vũng tàu

Các căn cứ pháp lý:

 Quyết định số 136/2001/QĐ-Ttg ngày 17/9/2001 đã yêu cầu “Mở rộng cơ chế một cửa trong việc giải quyết công việc của cá nhân và

tổ chức ở các cơ quan hành chính nhà nước các cấp”

 Quyết định số 181/2003/QĐ-Ttg về quy chế thực hiện cơ chế “một cửa” ở các cơ quan hành chính nhà nước ở các địa phương

 Chỉ thị số: 32/2006/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ về một số biện pháp cần làm ngay để chấn chỉnh

kỷ luật, kỷ cương hành chính trong giải quyết công việc của người dân và doanh nghiệp

 Quyết định số 4741/2006/QĐ-UBND ngày ngày 28 tháng 12 năm

2006 của UBND tỉnh Bà Rịa Vũng tàu về việc Quy định việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ theo cơ chế “một cửa” tại Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh

 Quyết định số 503/QĐ-UBND ngày 01 tháng 02 năm 2007 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc ban hành kế hoạch cải cách hành chính năm 2007 của tỉnh Bà rịa – Vũng Tàu;

Tổng mức đầu tư

 796,592,665 VND (Bảy trăm chín mươi sáu triệu năm trăm chín

mươi hai nghìn sáu trăm sau mươi lăm đồng)

Thời gian thực hiện dự án

 Từ tháng 5 năm 2007 đến hết tháng 7 năm 2007

Chủ đầu tư

Cơ quan chủ quan đầu tư

 Sở Bưu chính – Viễn thông tỉnh Bà rịa - Vũng tàu

PHẦN II:SỰ CẦN THIẾT ĐẦU TƯ DỰ ÁN

I Mục tiêu đầu tư dự án

I.1 Mục tiêu chung

 Nâng cao trình độ quản lý, tạo một bước thay đổi đột phá trong các quy trình giải quyết các thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại UBND huyện Tân Thành với sự hỗ trợ hiệu quả của các phần mềm hoạt động trên mạng, góp phần thực hiện cải cách hành chính

 Tạo điều kiện thuận lợi để công dân, tổ chức có thêm các phương tiện để tìm hiểu, trao đổi, tương tác với các cơ quan hành chính cấp huyện, thành phố trong quá trình giải quyết các thủ tục hành chính

Từ đó tăng cường, củng cố lòng tin của công dân với các cơ quan hành chính

I.2 Mục tiêu cụ thể

 Nâng cấp hệ thống hạ tầng CNTT đồng bộ, hoàn chỉnh, hiện đại nhằm tạo cơ sở để tin học hóa việc giải quyết thủ tục hành chính vàcác quy trình quản lý khác tại UBND huyện Tân Thành

 Tin học hóa các quy trình giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính theo

cơ chế một cửa tại UBND huyện Tân Thành Hỗ trợ cán bộ công chức của UBND huyện Tân Thành thực hiện tác nghiệp đối với quá trình tiếp nhận-thụ lý-trả kết quả đối với việc giải quyết các thủ tục hành chính theo cơ chế 1 cửa ; đồng thời cung cấp thông tin để phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo các cấp

 Tạo điều kiện để công dân chủ động thực hiện việc tra cứu thông tinhướng dẫn về thủ tục hành chính, nhận thông tin tư vấn, tra cứu kếtquả thụ lý hồ sơ thủ tục hành chính, gửi hồ sơ hành chính qua mạngmáy tính và các thiết bị chuyên dùng khác

 Đào tạo cán bộ về cách thức khai thác, vận hành hệ thống thông tindịch vụ công theo cơ chế một cửa Hình thành tác phong làm việc mới: sử dụng máy tính để phục vụ quá trình giải quyết hồ sơ thủ tụchành chính

II Khảo sát và phân tích hiện trạng

II.1 Hiện trạng quy trình tổ chức quản lý và xử lý nghiệp vụ

II.1.1 Hiện trạng hạ tầng kỹ thuật của các phòng ban thuộc hệ thống sẽ đầu tư:

Cơ quan UBND huyện Tân Thành đã được trang bị máy vi tính cho các chuyên viên của phòng, ban thực hiện công tác chuyên môn nghiệp vụ, hiện tại đã trang bị lên trên 180 máy trạm và 80

máy in Hầu hết số máy tính trên có cấu hình tương đối cao, được cài đặt hệ điều hành Windows

Hệ thống mạng LAN của cơ quan UBND Tân thành đã được kết nối đế các phòng ban Tuy nhiênvăn phòng quản lý quyền sử dụng đất và phòng Tài Nguyên và Môi Trường chưa được kết nối vào mạng LAN của UBND huyện do nằm ngoài trụ sở UBND huyện khoảng 1000 mét

Hiện tại huyện đã có hệ thống Camera 4 cổng dùng cáp quang, cho đến thời điểm hiện tại mới dùng 1 cổng và đang được sử dụng rất tốt

Các cán bộ chuyên môn tại các phòng ban thuộc UBND huyện có trình độ cơ bản về công nghệ thông tin, nhiều người thường xuyên sử dụng máy tính trong công việc trong số đó có cán bộ thường xuyên kết nối và truy cập Internet

-II.1.2 Hiện trạng hồ sơ, dữ liệu liên quan đến nội dung đầu tư, yêu cầu và cơ chế trao đổi dữ liệu giữa các phòng ban với đơn vị bên ngoài.

UBND huyện Tân Thành đang tiến hành xây dựng mới địa điểm làm việc cho bộ phận tiếp nhận

và trả kết quả Các thủ tục hành chính được tiếp nhận và giải quyết theo cơ chế một cửa gồm:

4 Chuyển nhượng quyền sử dụng đất đối với hộ gia đình, cá nhân

5 Chuyển từ hình thức thuê đất sang giao đất có thu tiền sử dụng đất đối với hộ gia đình, cá nhân

6 Đăng ký chuyển mục đích sử dụng đất đối với trường hợp không phải xin phép cho hộ giađình và cá nhân

7 Đăng ký biến động về sử dụng đất do đổi tên, giảm diện tích thửa đất do sạt lở tự nhiên, thay đổi về quyền, thay đổi về nghĩa vụ tài chính đối với hộ gia đình và cá nhân

8 Cấp lại, cấp đổi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho hộ gia đình và cá nhân

9 Chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp giữa 02 hộ gia đình, cá nhân

10 Đăng ký cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất đối với hộ gia đình và cá nhân

11 Xoá đăng ký cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất đối với hộ gia đình và cá nhân

12 Thừa kế quyền sử dụng đất

13 Tặng cho quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân

14 Đăng ký thế chấp, bảo lãnh bằng quyền sử dụng đất hoặc bằng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất đối với hộ gia đình, cá nhân

15 Đăng ký xoá đăng ký thế chấp, xóa đăng ký bảo lãnh bằng quyền sử dụng đất hoặc bằng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất đối với hộ gia đình, cá nhân

16 Đăng ký góp vốn bằng quyền sử dụng đất đối với hộ gia đình, cá nhân

17 Xoá đăng ký góp vốn bằng quyền sử dụng đất đối với hộ gia đình, cá nhân

18 Giao đất, cho thuê đất nông nghiệp đối với hộ gia đình, cá nhân

19 Giao đất làm nhà ở đối với hộ gia đình, cá nhân tại nông thôn không thuộc trường hợp phải đấu giá quyền sử dụng đất

20 Chuyển mục đích sử dụng đất đối với trường hợp phải xin phép cho hộ gia đình và cá nhân

21 Gia hạn sử dụng đất đối với hộ gia đình, cá nhân sử dụng đất phi nông nghiệp; hộ gia đình, cá nhân không trực tiếp sản xuất nông nghiệp được Nhà nước cho thuê đất nông nghiệp

22 Tách thửa hoặc hợp thửa

23 Kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2007 người sử dụng đất phải có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mới được thực hiện các quyền về chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, tặng cho quyền sử dụng đất, thế chấp, bảo lãnh, góp vốn bằng quyền sử dụng đất

Lĩnh vực chứng thực

26 Thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp huyện

27 Chứng thực hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn

28 Chứng thực một số hợp đồng, giao dịch cụ thể

Lĩnh vực xây dựng nhà ở

29 Cấp mới giấy chứng nhận Quyền sở hữu (QSH) nhà ở cho cá nhân

30 Cấp lại, cấp đổi, xác nhận thay đổi Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở

31 Cấp Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở đối với các trường hợp chuyển nhượng nhà ở

đã có Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở

32 Cấp giấy phép xây dựng công trình và nhà ở đô thị

33 Gia hạn giấy phép xây dựng nhà ở

Lĩnh vực đăng ký kinh doanh

34 Đăng ký kinh doanh đối với hộ kinh doanh

35 Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh; tạm ngừng đăng ký kinh doanh; chấm dứthoạt động kinh doanh

Lĩnh vực thực hiện chế độ ưu đãi với người có công với cách mạng

36 Thực hiện chế độ ưu đãi đối với Anh hùng lực lượng vũ trang, Anh hùng lao động trong kháng chiến

37 Thực hiện chế độ ưu đãi đối với người hoạt động kháng chiến bị nhiễm chất độc hoá học

38 Thực hiện chế độ ưu đãi đối với người hoạt động cách mạng, hoạt động kháng chiến bị địch bắt tù đày

39 Thực hiện chế độ ưu đãi đối với người hoạt động kháng chiến giải phóng dân tộc

40 Thực hiện chế độ ưu đãi đối với người có công giúp đỡ cách mạng

41 Thực hiện chế độ ưu đãi đối với người hoạt động cách mạng, hoạt động kháng chiến bị địch bắt tù đày và người hoạt động kháng chiến giải phóng dân tộc chết trước ngày 01 tháng 01 năm 1995

42 Thực hiện chế độ ưu đãi đối với người có công với cách mạng từ trần

43 Thực hiện chế độ bảo hiểm y tế đối với người hưởng chế độ ưu đãi

44 Hỗ trợ tiền sử dụng đất

45 Hỗ trợ sửa chữa nhà

Cấp chứng minh thư nhân dân

46 Công an tỉnh có trách nhiệm hướng dẫn cụ thể về hồ sơ cần có; trình tự, thời gian giải quyết của từng thủ tục hành chính ở lĩnh vực đăng ký hộ khẩu, cấp chứng minh nhân dân

để áp dụng theo cơ chế “một cửa” thống nhất trong tỉnh

Các phòng, ban chuyên môn tham gia vào việc giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa gồm: Phòng Tư Pháp, Phòng Nội vụ, Phòng Hạ tầng kinh tế, Phòng Tài chính – Kế hoạch, Tài nguyên – Môi trừơng, VP ĐKQSD đất thuộc phòng Tài nguyên – Môi trừơng, Công

An huyện,

II.1.3 Hiện trạng các cơ sở dữ liệu, khả năng tích hợp với hệ thống sẽ xây dựng.

Hiện tại UBND huyện Tân Thành chưa vận hành phần mềm hoặc cở sở dữ liệu hỗ trợ công tác chuyên môn nghiệp vụ

II.1.4 Hiện trạng nhân lực, đánh giá khả năng thích ứng với hệ thống.

Số người thường xuyên sử dụng máy tính trong công việc:

4 Số người thường xuyên sử dụng máy

tính trong công việc

II.2 Sự cần thiết đầu tư:

II.2.1 Bối cảnh chung

Trong nhiều năm nay, cải cách hành chính nổi lên thành một vấn đề bức xúc Ở nhiều cơ quan nhà nước, những TTHC rườm ra, những quy trình không rõ ràng đã làm lãng phí rất nhiều thì giờ, tiền bạc, công sức của công dân và cán bộ công chức

Khi tình trạng giải quyết TTHC không tốt, bên cạnh tính thiếu hiệu quả trong giải quyết công việc sẽ phát sinh ra những tệ nạn làm xói mòn lòng tin của nhân dân với Đảng và Chính phủ và làm nản lòng các nhà đầu tư Có thể nói TTHC hiện nay đã trở thành một phần của môi trường

hoạt động kinh tế - xã hội trong đó có hoạt động đầu tư, kinh doanh Điều này đặc biệt có ý nghĩaquan trọng đối với Việt Nam trong thời kỳ công nghiệp hoá - hiện đại hoá, khi chuyển từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường, khi Việt Nam buộc phải trở thành một địa chỉ hấp dẫn đầu tư Một chính quyền mạnh không chỉ thể hiện ở đường lối chính trị mà còn phải thể

hiện ở cách thực hiện các hoạt động hành chính.

Nhận thức được tầm quan trọng của cải cách hành chính, Chính phủ đã xây dựng một chương trình tổng thể về cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001-2010 Quyết định số

136/2001/QĐ-Ttg ngày 17/9/2001 đã yêu cầu “Mở rộng cơ chế một cửa trong việc giải quyết công việc của cá nhân và tổ chức ở các cơ quan hành chính nhà nước các cấp”

Ngày 4/9/2003 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành quyết định số 181/2003/QĐ-Ttg về quy chế thực hiện cơ chế “một cửa” ở các cơ quan hành chính nhà nước ở các địa phương với những nội dung chính như sau:

 “Một cửa” là cơ chế giải quyết công việc của tổ chức, công dân thuộc thẩm quyền của cơ quan hành chính nhà nước từ việc tiếp nhận yêu cầu,

hồ sơ đến trả lại kết quả thông qua một cửa là “ Bộ phận TN&TKQ” tại cơ quan hành chính nhà nước;

 Việc thực hiện cơ chế “một cửa” nhằm đạt được bước chuyển căn bản trong quan hệ và thủ tục giải quyết công việc giữa cơ quan hành chính nhà nước với tổ chức, công dân, giảm phiền hà cho tổ chức, công dân, chống tệ quan liêu, tham nhũng, cửa quyền của cán bộ, công chức Cơ chế “một cửa” góp phần nâng cao chất lượng công vụ, ý thức tổ chức kỷ luật cũng như tinh thần, thái độ phục vụ tổ chức, công dân của đội ngũ cán bộ, công chức;

 Cơ chế “một cửa” góp phần làm rõ, đúng trách nhiệm của bộ máy

cơ quan hành chính nhà nước các cấp trong giải quyết công việc liên quan đến tổ chức, công dân; góp phần sắp xếp lại tổ chức bộ máy các cơ quan hành chính nhà nước theo hướng gọn nhẹ, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả;

 Cơ chế “một cửa” được áp dụng trong các cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, cụ thể là: Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (các sở, ban, văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷban nhân dân); Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn

Các nguyên tắc thực hiện cơ chế “một cửa” được quy định tại quyết định 181/2003/QĐ-Ttg như sau:

 TTHC đơn giản, rõ ràng, đúng pháp luật

 Công khai các TTHC, phí, lệ phí và thời gian giải quyết công việc của

tổ chức, công dân

 Nhận yêu cầu và trả kết quả tại Bộ phận TN&TKQ

 Việc phối hợp giữa các bộ phận có liên quan để giải quyết công việccủa tổ chức, công dân là trách nhiệm của cơ quan hành chính nhà nước

 Bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho tổ chức, công dân

II.2.2 Tình hình ứng dụng CNTT trong giải quyết các TTHC tại các địa phương khác

Từ năm 2001 trở lại đây, nhiều địa phương trên cả nước đã triển khai việc ứng dụng CNTT trong giải quyết các TTHC, như Thành phố Hồ Chí Minh (với điển hình là UBND quận I), Thành phố

Hà Nội, Thành phố Đà Nẵng, … Việc triển khai ứng dụng CNTT trong giải quyết các TTHC tại các thành phố lớn đã thu được các kết quả bước đầu rất đáng khích lệ, đồng thời cũng rút ra được nhiều bài học kinh nghiệm quý báu

Trong năm 2006, UBND quận Ngô Quyền thành phố Hải Phòng đã triển khai thành công mô hình ứng dụng CNTT trong giải quyết TTHC theo cơ chế một cửa

Tại "Bộ phận TN&TKQ" của UBND quận Ngô Quyền, các thủ tục thủ tục hành chính được rà soát lại bảo đảm đơn giản, thuận tiện, công khai, minh bạch Quy trình giải quyết công việc được

"liên thông" giữa các công chức tại bộ phận "một cửa" và các phòng chuyên môn liên quan Đồngthời, đội ngũ cán bộ, công chức được đào tạo chuyên nghiệp hơn trong xử lý công việc và giao tiếp Đã bố trí địa điểm rộng, sửa chữa, lắp đặt cơ sở vật chất khang trang, rộng rãi, lịch sự song song với việc trang bị các thiết bị hiện đại (như: máy đếm số xếp hàng tự động, màn hình cảm ứng để tra cứu hướng dẫn thủ tục hồ sơ, máy quét mã vạch kiểm tra kết quả giải quyết hồ sơ, hệ thống máy tính nối mạng và ứng dụng các phần mềm tác nghiệp có tính năng ưu việt, hệ thống camera theo dõi tự động…) Qua hoạt động, thời gian giải quyết công việc giảm từ 1/3 đến 1/2;

số lượng hồ sơ được tiếp nhận và giải quyết tăng gần gấp 2 lần, chất lượng giải quyết công việc nâng lên; được các tổ chức và nhân dân, Ban chỉ đạo cải cách hành chính của Chính phủ và Bộ Nội vụ khen ngợi, biểu dương

Bài học thành công của UBND quận Ngô Quyền cho thấy để việc ứng dụng CNTT trong giải quyết các TTHC đạt được hiệu quả cao, cần đảm bảo các yếu tố:

 Sự chỉ đạo kịp thời và quyết tâm cao của các cấp lãnh đạo

 Các quy trình thủ tục hành chính được chuẩn hóa theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000

 Sự sẵn sàng của đội ngũ cán bộ công chức tham gia vận hành hệ thống CNTT

 Đầu tư đồng bộ hệ thống CNTT bao gồm: hệ thống mạng cục bộ kếtnối bộ phận Bộ phận TN&TKQ với tất cả các phòng ban chuyên môn; Trang bị đầy đủ máy chủ, máy tính, máy in cho cán bộ; Lắp đặt hệ thống xếp hàng tự động, hệ thống mã vạch để tra cứu trạng thái hồ sơ, hệ thống camera giám sát, màn hình cảm ứng; Hệ thốngphần mềm quản lý hồ sơ TTHC

Trong bối cảnh như trên, việc đầu tư ứng dụng công nghệ TT trong việc giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại cơ quan UBND huyện Tân Thành là rất cần thiết

II.3 Các điều kiện khó khăn và thuận lợi

II.3.1 Các yếu tố thuận lợi

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính theo cơ chế một cửatại UBND huyện Tân thành đang có những thuận lợi rõ ràng tạo điều kiện thuận lợi cho việc triểnkhai các hạng mục của dự án:

 Sự chỉ đạo của Thủ tướng chính phủ thể hiện bằng các văn bản pháp lý trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính nhà nước và chỉ đạo đến tất cả các cơ quan của Chính phủ từ Trung ương đến các địa phương cấp huyện phục vụ công dân

 Sự quan tâm chỉ đạo của Ban Cải cách hành chính tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu, với quyết tâm thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính với sự quyết tâm của cơ quan quản lý nhà nước về Công nghệ thông tin tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.

 Sự quyết tâm của lãnh đạo UBND huyện trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính phục vụ công dân theo cơ chế một cửa thực hiện nghiêm túc chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ CHUYỂN TỪ CƠ CHẾ XIN CHO SANG CƠ CHẾ PHỤC VỤ CÔNG DÂN

 Với hạ tầng thiết bị công nghệ thông tin hiện tại của cơ quan UBND huyện Tân Thành là một điều kiện hết sức thuận lợi đảm bảo cho sựthành công của dự án

II.3.2 Vướng mắc khó khăn

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính tại UBND huyện Tân Thành cũng gặp những vướng mắc khó khăn:

 Thói quen giải quyết công việc bằng phương pháp thủ công truyền thống dẫn đến ngại sử dụng máy tính khi giải quyết công việc

 Trình độ quản lý về Công nghệ thông tin tại UBND huyện còn hạn chế khi đưa các phần mềm hiện đại vào vận hành

 Cán bộ quản trị mạng vẫn còn là một vấn để khó khăn để đảm bảo cho việc quản lý và vận hành các phần mềm hiệu quả

PHẦN III: QUY MÔ ĐẦU TƯ

I.1.1.1 Mục đích

Đảm bảo việc truy cập, khai thác thông tin về việc giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính được thông suốt trong toàn cơ quan, bao gồm: Bộ phận TN&TKQ, các phòng chuyên môn, lãnh đạo UBND huyện

Cụ thể là cần mở rộng để hệ thống mạng LAN kết nối được bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và phòng Tài Nguyên và Môi trường

I.1.1.2 Giải pháp mở rộng hệ thống mạng nội bộ

Giải pháp A: Chuyển địa điểm làm việc của phòng Tài nguyên – Môi trường về cùng trụ sở làm việc với các phòng ban của UBND huyện

Nội dung:

 Chuyển phòng Tài nguyên – Môi trường của UBND huyện về cùng trụ sở của UBND huyện để thực hiện việc giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính đảm bảo tính thống nhất trong toàn cơ quan UBND huyện

 Văn phòng quản lý quyền sử dụng đất sẽ được gộp vào phòng tài nguyên và môi trường do UBND tỉnh quyết định

Ưu điểm:

 Phòng Tài nguyên và Môi trường sẽ được hòa vào mạng nội bộ của UBND huyện như các phòng ban khác, việc vận hành các phần mềm

và khai thác tài nguyên mạng của UBND huyện được thực hiện một cách dễ dàng

Nhược điểm:

 Việc di chuyển địa điểm của một phòng thuộc UBND huyện sẽ mất nhiều thời gian và thủ tục dẫn đến chậm tiến độ của dự án và ảnh hưởng lớn đến công việc chuyên môn của phòng chuyên môn

 Chi phí cho việc chuyển địa điểm làm việc của một bộ phận sẽ lớn

và còn ảnh hưởng đến công việc chung của toàn bộ dự án

Giải pháp B: Mở rộng mạng LAN của UBND huyện bằng phương pháp kéo dây mạng

Nội dung:

 Mở rộng mạng LAN của UBND huyện sang bộ phận TN&TKQ (đang được xây dựng) và bổ sung các nút mạng đến các quầy giao dịch thực hiện công tác tiếp nhận và trả kết quả các hồ sơ thủ tục hành chính phục vụ công dân Bộ phận TN&TKQ đang được xây dựng có địa điểm nằm trong trụ sở UBND huyện nên việc mở rộng mạng LAN

là hoàn toàn có thể thực hiện được

 Kéo dây mạng từ UBND huyện sang phòng Tài nguyên và Môi

trường Do khoảng cách là 500m nên không thể sử dụng cáp mạng thông thường (chỉ nối được trong phạm vi 150m) Dự kiến sẽ sử dụng giải pháp mở rộng mạng LAN bằng với giao tiếp đường dây SHDSL sử dụng phương pháp truyền song công đối xứng tốc độ x64Kbps lên đến 2.3 Mbps trên 1 đôi dây cáp đồng (hay lên đến 4.6 Mbps trên 2 đôi dây) Và chỉ cần đầu tư ban đầu là 2 thiết bị router Telindus 1421/1423 (xuất xứ từ Bỉ) cộng với chi phí kéo cáp đồng (giống cáp điện thoại) Giải pháp này dễ triển khai cũng như bảo trì,

độ ổn định cao với tốc độ truyền nhận hai chiều bằng nhau và quan trọng nhất là đầu tư chi phí thấp nhất với chỉ một lần và đảm bảo được việc thông mạng trong toàn cơ quan phục vụ cho việc vận hành các hệ thống thông tin phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo và hỗ giải quyết công việc chuyên môn của cán bộ chuyên viên

Ưu điểm:

 Tiết kiệm chi phí đầu tư

 Tận dụng được hệ thống mạng diện rộng của UBND tỉnh vào việc ứng dụng các phần mềm chạy trên mạng phục vụ cho việc trao đổi thông tin với các hệ thống thông tin khác

 Đảm bảo bộ phận TN&TKQ và Tài Nguyên và Môi Trường được kết nối được với mạng chung của UBND huyện

 Không ảnh hưởng đến việc điều hành hoạt động hiện tại của phòng Tài Nguyên và môi trường và có đường mạng thông suốt đến tất cả các đơn vị thuộc UBND huyện

Nhược điểm:

 Việc mở rộng mạng nội bộ đến phòng tài Nguyên và môi trường sẽ phải bổ sung thêm kinh phí và các máy móc thiết bị nhưng hoàn toàn phù hợp với chủ trương của lãnh đạo UBND huyện trong việc ứng dụng CNTT trong giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế mộtcửa

Đánh giá và lựa chọn giải pháp:

Qua đánh giá các phương án thực hiện, chúng tôi khuyến nghị lựa chọn giải pháp B mở rộng mạng LAN của UBND huyện bằng phương pháp kéo dây mạng đến phòng Tài Nguyên và Môi trường với giao tiếp đường dây SHDSL sử dụng phương pháp truyền song công đối xứng

I.1.2 Mua sắm thiết bị CNTT

Bổ sung máy chủ chuyên dụng phục vụ vận hành phần mềm giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa

Trang bị cho cán bộ thuộc bộ phậnTN&TKQ Phục vụ việc tác nghiệp với phần mềm giải quyết

hồ sơ thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa

4 Thiết bị chuyển mạch Switch 24 port

Lắp đặt tại phòng Tài Nguyên và Môi trường để kết nối với mạng

tự động

Hệ thống xếp hàng tự động (Queue Management System – QMS) phục

vụ việc cấp số giao dịch cho công dân

và thông báo trên loa thứ tự giao dịch cho các số đã cấp dựa trên nguyên tắc

“đến trước được phục vụ trước, tự động hướng dẫn khách hàng đến đúng quầy giao dịch”

Dự kiến sẽ trang bị hệ thống xếp hàng tự động cho 09 quầy giao dịch, 01 bảng hiển thị chính, 01 điểm cấp vé thứ tự

6 Hệ thống mã vạch

Sinh ra mã vạch cho mỗi hồ sơ TTHCmới tiếp nhận Tích hợp với phần mềm giải quyết hồ sơ TTHC để in mãvạch vào phiếu biên nhận hồ sơ

Sử dụng mã vạch để tra cứu trạng tháigiải quyết hồ sơ qua 01 máy quét mã vạch đặt tại Bộ phận TN&TKQ

I.2.2 Các thủ tục hành chính được tin học hoá

Thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính theo quyết định số 4741/2006/QĐ-UBND về việc ban hành Quy định việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ theo cơ chế “một cửa” tại Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu : các thủ tục hành chính được đề cập trong quyết định này sẽ được ứng dụng phần mềm

I.2.3 Nội dung tin học hóa

I.2.3.1 Đối với cán bộ tiếp nhận và trả kết quả

Dữ liệu phải cập nhật trên hệ thống:

 Nội dung tiếp nhận hồ sơ (nội dung đơn, các tài liệu kèm theo hồ sơ,thời gian tiếp nhận, thời gian hẹn trả kết quả…)

 Dữ liệu trả kết quả cho công dân (ngày trả, người nhận, lệ phí đã thu)

Các thông tin được cung cấp từ hệ thống:

 Thông tin chi tiết về quá trình giải quyết thủ tục hành chính để trả lời cho công dân

 Kết xuất được các loại sổ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả

 Tra cứu thông tin các hồ sơ đã giải quyết

 Tra cứu được các thông tin hướng dẫn về trình tự, biểu mẫu của cácTTHC

I.2.3.2 Đối với cán bộ thụ lý hồ sơ:

Dữ liệu phải cập nhật trên hệ thống:

 Cập nhật tiến độ thụ lý hồ sơ (kết quả xác minh thực tế, yêu cầu bổ sung hồ sơ, thông tin về việc xin tham vấn cơ quan liên quan, …)

 Cập nhật nội dung văn bản kết quả (ví dụ: nội dung giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, nội dung giấy phép xây dựng, …)

 Cập nhật danh mục tài liệu của hồ sơ

 Cập nhật các ý kiến chỉ đạo, trao đổi trong quá trình giải quyết hồ sơ

 Cập nhật thông tin trình phê duyệt kết quả giải quyết hồ sơ

Các thông tin được cung cấp từ hệ thống:

 Thông tin chi tiết về quá trình giải quyết một hồ sơ

 Danh sách các hồ sơ đang thụ lý, hồ sơ chờ bổ sung, hồ sơ đang trình ký

 Kết xuất được các loại báo cáo về tình hình giải quyết các hồ sơ thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa

 Tra cứu thông tin về các hồ sơ đã giải quyết xong

 Thông tin hướng dẫn về trình tự, biểu mẫu của các TTHC

I.2.3.3 Đối với lãnh đạo phòng chuyên môn:

Dữ liệu cập nhật trên hệ thống:

 Dữ liệu phân công cán bộ thụ lý hồ sơ

 Dữ liệu phê duyệt kết quả giải quyết hồ sơ theo thẩm quyền

 Ý kiến chỉ đạo giải quyết hồ sơ

Các thông tin được cung cấp:

 Danh sách hồ sơ đang giải quyết

 Thông tin chi tiết về tiến độ giải quyết một hồ sơ

 Các báo cáo về tình hình giải quyết các hồ sơ về thủ tục hành chính

 Thông tin về các hồ sơ đã giải quyết xong

I.2.3.4 Đối với lãnh đạo UBND huyện:

Dữ liệu cập nhật trên hệ thống:

 Dữ liệu phê duyệt kết quả giải quyết hồ sơ theo thẩm quyền

 Ý kiến chỉ đạo giải quyết hồ sơ

Các thông tin được cung cấp:

 Danh sách hồ sơ đang giải quyết

 Thông tin chi tiết về tiến độ giải quyết một hồ sơ

 Các báo cáo về tình hình giải quyết các hồ sơ về thủ tục hành chính

 Thông tin về các hồ sơ đã giải quyết xong

I.2.3.5 Đối với công dân

 Tạo lập hồ sơ TTHC điện tử và gửi qua mạng

Các thông tin được cung cấp:

 Thông tin hướng dẫn về hồ sơ, trình tự, biểu mẫu của các TTHC

 Thông tin tư vấn về hồ sơ, trình tự, biểu mẫu của các TTHC (dưới dạng các hỏi-đáp)

 Thông tin về trạng thái giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính

I.2.4 Quy trình tác nghiệp với phần mềm để giải quyết một hồ sơ thủ tục hành chính

Quyết định số 181/2003/QĐ-Ttg của Thủ tướng Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa tại các

cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương cũng nêu rõ quy trình giải quyết công việc theo quy chế một cửa như sau:

Điều 11: Tổ chức, công dân có yêu cầu giải quyết công việc trực tiếp liên hệ với bộ phận tiếp

nhận và trả kết quả

Điều 12: Cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm xem xét

yêu cầu, hồ sơ của tổ chức, công dân:

 Tiếp nhận và viết giấy biên nhận hồ sơ, hẹn ngày trả kết quả theo quy định Nếu hồ sơ chưa đầy đủ theo quy định thì hướng dẫn cụ thể để tổ chức, công dân bổ sung, hoàn chính

 Trường hợp yêu cầu của tổ chức, công dân không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn để tổ chức, công dân đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền giải quyết

Điều 13: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm chuyển hồ sơ của tổ chức, công dân đến

các bộ phận chức năng có liên quan để giải quyết

Điều 14: Các bộ phận liên quan có trách nhiệm giải quyết hồ sơ của tổ chức, công dân do bộ

phận tiếp nhận và trả kết quả chuyển đến, trình lãnh đạo có thẩm quyền ký và chuyển về bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo đúng thời gian quy định

Điều 15: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nhận lại kết quả giải quyết công việc và trả lại tổ chức,

công dân theo đúng thời gian đã hẹn, thu phí, lệ phí đối với những công việc được thu phí, lệ phí theo quy định của pháp luật

Lược đồ thể hiện quy trình giải quyết công việc theo quy chế một cửa :

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

Phòng ban chuyên môn Lãnh đạo cơ quan

Thao tác Tác nhân

hồ sơ

Cập nhật thông tin phê duyệt kết quả giảI quyết hồ

sơ

Cập nhật thông tin tiếp nhận hồ sơ

Cập nhật thông tin trình phê duyệt kết quả giảI quyết hồ sơ

Cập nhật thông tin bàn giao hồ sơ cho phòng chuyên môn

Cập nhật thông tin phân công thụ lý hồ sơ

Cập nhật nội dung văn bản trả kết quả

Cập nhật ý kiến trao đổi

I.2.5 Mụ hỡnh hệ thống

Phân hệ giao tiếp công dân

Thông tin kết quả

giải quyết TTHC

Hồ sơ TTHC Giấy biên nhận, giấy hẹn

Cán bộ thụ lý

Thông tin thụ lý HS Giấy phép

Lãnh đạo

Báo cáo Thông tin phê duyệt

Các hệ thống khác (trang thông tin

điện tử phục vụ điều hành, )

Thông tin trao đổi

Phần mềm tin học hóa việc giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế 1 cửa

Phân hệ quản trị hệ thống

Phân hệ phê duyệt kết quả giảI quyết hồ sơ

Phần mềm tin học húa việc giải quyết hồ sơ TTHC theo cơ chế một cửa bao gồm cỏc phõn hệ:

I.2.5.1 Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC

Đối tượng: Cỏn bộ thuộc Bộ phận TN&TKQ

Gồm cỏc chức năng sau:

 Tiếp nhận hồ sơ, in phiếu biờn nhận hồ sơ

 Tiếp nhận, duyệt hồ sơ do cụng dõn tạo lập và gửi qua mạng

 Bàn giao hồ sơ cho phũng ban chuyờn mụn, in phiếu bàn giao hồ sơ cho phũng chuyờn mụn

 Theo dừi tỡnh trạng giải quyết hồ sơ của cỏc phũng chuyờn mụn

 Trao đổi thụng tin với cụng dõn qua e-mail

 Xem danh sỏch hồ sơ chờ trả kết quả

 Cập nhật thụng tin trả kết quả cho cụng dõn (lệ phớ, thời gian trả,…)

I.2.5.2 Phõn hệ Thụ lý hồ sơ

Đối tượng: Lónh đạo phũng ban chuyờn mụn, Cỏn bộ cỏc phũng ban chuyờn mụn

Gồm cỏc chức năng sau:

 Phõn cụng thụ lý hồ sơ

 Cập nhật tiến độ thụ lý hồ sơ (như kết quả xác minh thực tế, yêu cầu bổ sung hồ sơ, thông tin về việc xin tham vấn cơ quan liên quan, …)

 Cập nhật các ý kiến trao đổi trong quá trình thụ lý hồ sơ

 Cập nhật danh mục tài liệu của hồ sơ

 Cập nhật nội dung giấy phép, giấy chứng nhận

 In giấy phép, giấy chứng nhận, …

 Trình phê duyệt kết quả giải quyết hồ sơ

I.2.5.3 Phân hệ phê duyệt kết quả giải quyết hồ sơ TTHC

Đối tượng: Lãnh đạo phòng ban chuyên môn, Lãnh đạo UBND huyện

Gồm các chức năng sau:

 Xem danh sách hồ sơ đang trình ký

 Phê duyệt kết quả giải quyết hồ sơ (được cấp phép hay không)

 Cập nhật ý kiến chỉ đạo giải quyết hồ sơ

 Theo dõi tình trạng giải quyết hồ sơ của các phòng chuyên môn củacác phòng ban chuyên môn

I.2.5.4 Phân hệ giao tiếp với công dân

Đối tượng: Công dân, các tổ chức

Gồm các chức năng sau:

 Đăng ký tài khoản sử dụng dịch vụ công điện tử

 Tra cứu thông tin hướng dẫn TTHC – thông tin về quy trình giải quyết hồ sơ TTHC – các biểu mẫu – danh sách cán bộ tham gia giải quyết hồ sơ TTHC

 Gửi và xem thông tin trả lời các câu hỏi về các thủ tục hành chính công

 Tra cứu trạng thái giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính công qua hệ thống mã vạch và qua mạng

 Gửi hồ sơ thủ tục hành chính qua mạng

I.2.5.5 Phân hệ kết xuất báo cáo

Đối tượng: Tất cả cán bộ công chức

Gồm các chức năng sau:

Kết xuất các loại sổ, báo cáo thống kê, ví dụ:

 Số tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ TTHC

 Thống kê tổng hợp về tình hình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ TTHC (số

hồ sơ đã tiếp nhận, số hồ sơ đã giải quyết, số hồ sơ đang giải quyết,

số hồ sơ chậm giải quyết)

 Thống kê tổng hợp về lệ phí đã thu

 Các báo cáo thống kê chuyên môn, ví dụ: Báo cáo thống kế số

lượng đăng ký kinh doanh theo địa bàn, theo ngành kinh tế; Báo cáo thống kế số lượng giấy phép xây dựng đã cấp theo địa bàn, theo loại công trình; …

I.2.5.6 Phõn hệ quản trị hệ thống

Đối tượng: Quản trị hệ thống

I.2.6 Mụ hỡnh luồng dữ liệu

I.2.6.1 Mụ hỡnh luồng dữ liệu tiếp nhận hồ sơ

Dữ liệu về đơn xin cấp phép

Cán bộ tiếp nhận

Hô sơ mới tiếp nhận

Bàn giao cho

phòng chuyên

môn

Vào sổ tiếp nhận hồ sơ

Dữ liệu bàn giao HS cho phòng chuyên môn

Duyệt hồ sơ

do công dân lập Hô sơ do công dân tạo lập

đ ợc chấp nhận

I.2.6.2 Mụ hỡnh luồng dữ liệu thụ lý hồ sơ

Phân công thụ lý hồ sơ

Trình ký giấy phép

Hồ sơ đang giải quyết

Dữ liệu về tiến

độ thụ lý hồ sơ

Hồ sơ đang giải quyết