1. Lý do lựa chọn đề tài Trong nền kinh tế hội nhập và đầy cạnh tranh hiện nay, cùng với việc nền kinh tế đang trong giai đoạn khủng hoảng, các doanh nghiệp Việt Nam đang phải chịu rất nhiều áp lực và sức ép để có thể bứt phá thành công, kinh doanh hiệu quả. Nhất là sức ép cạnh tranh giữa các doanh nghiệp thương mại với số lượng nhân viên không quá hùng hậu và nguồn vốn cũng không quá lớn. Để đảm bảo được sự phát triển bền vững, các nhà quản lý của doanh nghiệp phải luôn luôn nắm bắt được một lượng thông tin kinh tế cần thiết như là: các thông tin về hàng hóa như: thị trường, giá cả…và kế toán là người có thể cung cấp những thông tin này một cách chính xác, kịp thời và đầy đủ nhất. Sau một thời gian thực tập tại công ty TNHH Tân Hoàng Nguyên, vốn là một doanh nghiệp nhỏ hoạt động trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh các mặt hàng cáp điện và linh kiện ngành điện. Em nhận thấy rằng, việc quản lý được hàng hóa đóng vai trò then chốt trong quyết định doanh số và hiệu quả của các doanh nghiệp. Trong thời gian nghiên cứu, nhận thấy TNHH Tân Hoàng Nguyên gặp phải một số hạn chế về kế toán hàng hóa như: chưa có công tác phân loại chứng từ (theo từng nội dung); chưa theo dõi doanh thu, giá vốn bán phần mềm theo chi tiết từng mặt hàng. Qua đó em thấy việc nghiên cứu kế toán bán hàng để hoàn thiện những hạn chế, tồn tại và đáp ứng nhu cầu xử lý thông tin nhanh hơn, chính xác hơn là vấn đề tất yếu của mọi doanh nghiệp muốn đứng vững trong thời buổi cạnh tranh. Xuất phát từ những nhu cầu cấp thiết trên em xin đi vào nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH Tân Hoàng Nguyên” 2. Kết cấu của đề tài tốt nghiệp Đề tài tốt nghiệp được trình bày bao gồm 3 chương: Chương 1 : Đặc điểm và tổ chức quản lý hàng hóa tại công ty TNHH Tân Hoàng Nguyên Chương 2: Thực trạng kế toán hàng hóa tại công ty TNHH Tân Hoàng Nguyên Chương 3 : Hoàn thiện kế toán hàng hóa tại công ty TNHH Tân Hoàng Nguyên
Đại học Kinh tế quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành MỤC LỤC SV: Nguyễn Thị Hương Lớp : Kế toán K24-VB2 Đại học Kinh tế quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TNHH DN DNTM GTGT TK NKCT NKC SV HTK TSCĐ VNĐ KTTX BCTC Trách nhiệm hữu hạn Doanh nghiệp Doanh nghiệp thương mại Giá trị gia tăng Tài khoản Nhật ký chứng từ Nhật ký chung Sinh viên Hàng tồn kho Tài sản cố định Việt nam đồng Kê khai thường xuyên Báo cáo tài SV: Nguyễn Thị Hương Lớp : Kế toán K24-VB2 Đại học Kinh tế quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành DANH MỤC HÌNH, SƠ ĐỒ DANH MỤC PHỤ LỤC Phụ lục 1.1: SỔ NHẬT KÝ CHUNG Phụ lục 1.2: SỔ CÁI TK 156 Phụ lục 1.3: SỔ CÁI TK 511 Phụ luc 1.4: SỔ CÁI TK 632 SV: Nguyễn Thị Hương Lớp : Kế toán K24-VB2 LỜI MỞ ĐẦU Lý lựa chọn đề tài Trong kinh tế hội nhập đầy cạnh tranh nay, với việc kinh tế giai đoạn khủng hoảng, doanh nghiệp Việt Nam phải chịu nhiều áp lực sức ép để bứt phá thành công, kinh doanh hiệu Nhất sức ép cạnh tranh doanh nghiệp thương mại với số lượng nhân viên không hùng hậu nguồn vốn không lớn Để đảm bảo phát triển bền vững, nhà quản lý doanh nghiệp phải luôn nắm bắt lượng thông tin kinh tế cần thiết là: thông tin hàng hóa như: thị trường, giá cả…và kế toán người cung cấp thông tin cách xác, kịp thời đầy đủ Sau thời gian thực tập công ty TNHH Tân Hoàng Nguyên, vốn doanh nghiệp nhỏ hoạt động lĩnh vực thương mại, kinh doanh mặt hàng cáp điện linh kiện ngành điện Em nhận thấy rằng, việc quản lý hàng hóa đóng vai trò then chốt định doanh số hiệu doanh nghiệp Trong thời gian nghiên cứu, nhận thấy TNHH Tân Hoàng Nguyên gặp phải số hạn chế kế toán hàng hóa như: chưa có công tác phân loại chứng từ (theo nội dung); chưa theo dõi doanh thu, giá vốn bán phần mềm theo chi tiết mặt hàng Qua em thấy việc nghiên cứu kế toán bán hàng để hoàn thiện hạn chế, tồn đáp ứng nhu cầu xử lý thông tin nhanh hơn, xác vấn đề tất yếu doanh nghiệp muốn đứng vững thời buổi cạnh tranh Xuất phát từ nhu cầu cấp thiết em xin vào nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện kế toán hàng hóa Công ty TNHH Tân Hoàng Nguyên” Kết cấu đề tài tốt nghiệp Đề tài tốt nghiệp trình bày bao gồm chương: Chương : Đặc điểm tổ chức quản lý hàng hóa công ty TNHH Tân Hoàng Nguyên Chương 2: Thực trạng kế toán hàng hóa công ty TNHH Tân Hoàng Nguyên Chương : Hoàn thiện kế toán hàng hóa công ty TNHH Tân Hoàng Nguyên CHƯƠNG I: SV: Nguyễn Thị Hương_ Lớp : Kế toán K24-VB2 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH TÂN HOÀNG NGUYÊN 1.1 Đặc điểm hàng hóa công ty TNHH Tân Hoàng Nguyên Công ty TNHH Tân Hoàng Nguyên chuyên doanh nghiệp chuyên kinh doanh mặt hàng như: Thiết bị điện, thiết bị công nghiệp, thiết bị mạng, thiết bị ngành nước Một số ình ảnh minh họa cho mặt hàng: Hình 1: Dây cáp điện Hình 2: ổ cắm điện loại Với cửa hàng lớn địa chỉ: Số 128C Đại La, phường Đồng Tâm, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội hai kho hàng lớn quận Hai Bà Trưng – Hà Nội, công ty TNHH Tân Hoàng Nguyên có danh mục hàng hóa lớn với gần 1000 mã hàng chi tiết phân chia thành nhóm sau: SV: Nguyễn Thị Hương_ Lớp : Kế toán K24-VB2 Nhóm 1: Thiết bị điện Nhóm 2: Thiết bị công nghiệp Nhóm 3: Thiết bị mạng Nhóm 4: Thiết bị ngành nước Trong nhóm lớn này, mặt hàng cụ thể lại phân nhóm cấp chi tiết bao gồm mặt hàng có chung tính sử dụng, cụ thể: 1.1.1 Nhóm 1: Thiết bị điện Đây nhóm hàng hóa chủ lực doanh nghiệp chiếm phần lớn lượng hàng hóa bán ra, nhóm hàng thiết bị điện, mặt hàng chia thành 08 phân nhóm cấp sau: • • • • • • • • Ổ cắm công tắc: mặt hàng ổ cắm điện, công tắc điện Ổ cắm đa kéo dài Hệ Thống chiếu sáng: Cầu dao tự động Dây cáp điện Hệ thống tủ phân phối điện Ống nhựa phụ kiện Thiết bị điện khác SV: Nguyễn Thị Hương_ Lớp : Kế toán K24-VB2 Hình 3: Nhóm thiết bị điện 1.1.2 Nhóm 2: Thiết bị công nghiệp Đây nhóm hàng hóa bao gồm thiết bị dùng sản xuất công nghiệp, gồm phân nhóm là: • ổ cắm, phích cắm công nghiệp • Cầu dao tự động ( MCCB) SV: Nguyễn Thị Hương_ Lớp : Kế toán K24-VB2 Hình 4: Nhóm thiết công nghiệp 1.1.3 Nhóm 3: Thiết bị mạng Đây nhóm hàng hóa bao gồm thiết bị dùng hệ thống mạng internet chủ yếu gồm 02 phân nhóm: • Dây mạng • thiết bị khác 1.1.4 Nhóm 4: thiết bị ngành nước Đây nhóm hàng hóa bao gồm thiết bị phục vụ lắp đặt công trình nước có 03 phân nhóm hàng hóa là: • Ống nước HDPE • Ống thoát nước PVC • Ống cấp nước PP – R SV: Nguyễn Thị Hương_ Lớp : Kế toán K24-VB2 Trong phân nhóm hàng hóa, mặt hàng mã hóa xếp theo thứ tự tạo nên danh mục hàng hóa vật tư doanh nghiệp Lập danh mục hàng hóa qui định cho thứ hàng hoá tồn kho ký hiệu riêng (mã số) hệ thống chữ số(có thể kết hợp với chữ cái) để thay cho tên gọi, quy cách, kích cỡ Danh mục hàng hóa phải sử dụng thống phận quản lý liên quan doanh nghiệp nhằm thống quản lý thứ hàng tồn kho.Lập danh điểm hàng tồn kho phải đảm bảo yêu cầu dễ nhớ, hợp lý, tránh nhầm lẫn hay trùng lặp Để lập danh mục hàng tồn kho, kế toán vào ký hiệu dựa vào việc phân chia theo cấp độ từ loại, nhóm hay thứ, nguồn hàng cung cấp, kho nhập hàng Với mỗ hàng hóa, tạo danh mục kế toán phải điền đầy đủ thông tin như: Mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính … để theo dõi chi tiết Tại công ty TNHH Tân Hoàng Nguyên, danh mục hàng hóa vật tư xây dựng sau: Các nhóm mặt hàng có chủng loại, tên gọi lấy chữ đầu tên mặt hàng làm kí hiệu đầu tiên, lấy đặc điểm riêng mặt hàng để làm biểu SV: Nguyễn Thị Hương_ Lớp : Kế toán K24-VB2 ngữ tiếp sau: VD1: nhóm mặt hàng attomat pha với dòng điện áp kí hiệu chung nhóm đầu là: AT1P vào điện áp 10 ampe, 20 ampe vv để làm biểu thức vĩ ngữ Nếu mặt hàng attomat pha 10 ampe có nhiều loại với giá khác phân loại thêm kí hiệu L1, L2…vv để phân biệt SV: Nguyễn Thị Hương_ Lớp : Kế toán K24-VB2 2.1.6 Kế toán tổng hợp hàng hóa công ty TNHH Tân Hoàng Nguyên 2.1.6.1 Kế toán tổng hợp hàng nhập kho Phòng kinh doanh công ty có nhiệm vụ lập kế hoạch mua hàng thực kế hoạch Quá trình mua hàng công ty hoàn tất hàng mua vào kiểm nhận, nhập kho tiền mua hàng toán chấp nhận toán Hiện công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX, công ty sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thực hạch toán hàng hoá theo hình thức Nhật ký chung Các tài khoản sử dụng Tài khoản 156 “ Hàng hóa”: Đây tài khoản dùng để phản ánh trị giá thực tế hàng nhập mua Bên nợ 156 Bên có - Trị giá hàng hóa mua vào nhập kho - Trị giá thực tế hàng hóa xuất kho theo hóa đơn mua hàng ( bao gồm loại kỳ thuế không hoàn lại ) - Các khoản Chiết khấu TM, giảm giá - Trị giá hàng hóa giao gia công chế hàng mua hưởng biến xong nhập kho - Trị giá hàng hóa trả lại cho người bán - Trị giá hàng hóa bán bị trả lại nhập - Trị giá hàng hóa hao hụt, mát kho - Trị giá hàng hóa phát thiếu - Trị giá hàng hóa phát thừa kiểm kê kiểm kê - Kết chuyển trị giá hàng tồn kho đầu kỳ ( Số dư: Trị giá hàng hóa thực tế tồn kho Hạch toán hàng tồn kho theo PP kiểm kê cuối kỳ định kỳ ) - TK 156 có hai tài khoản cấp SV: Nguyễn Thị Hương_ Lớp : Kế toán K24-VB2 39 +TK 1561: Giá mua hàng hóa +TK 1562: Chi phí mua hàng Tài khoản 331 “ Phải trả người bán ”: Bên nợ 156 Bên có - Số tiền trả cho người bán vật tư, hàng - Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hoá, người cung cấp dịch vụ, người nhận hàng hoá, người cung cấp dịch vụ thầu xây lắp; người nhận thầu xây lắp; - Số tiền ứng trước cho người bán, người - Điều chỉnh số chênh lệch giá tạm cung cấp, người nhận thầu xây lắp tính nhỏ giá thực tế số vật tư, chưa nhận vật tư, hàng hoá, dịch vụ, hàng hoá, dịch vụ nhận, có hoá đơn khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn thông báo giá thức giao; - Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hoá dịch vụ giao theo hợp đồng; - Chiết khấu toán chiết khấu thương mại người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả cho người bán; - Giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, Số dư Có: Số tiền phải trả cho người phẩm chất kiểm nhận trả lại người bán bán Số dư Nợ: Số tiền ứng trước cho người bán + TK3311- “Phải trả ngắn hạn người bán” + TK3312- “Phải trả dài hạn người bán” Tài khoản phải trả người bán chi tiết cho đối tượng cách mã hoá Sau số mã khách công nợ chủ yếu: SV: Nguyễn Thị Hương_ Lớp : Kế toán K24-VB2 40 Ngoài công ty sử dụng số tài khoản như:TK111, TK112, TK133, TK333 hệ thống tài khoản thuộc QĐ 48 * Hệ thống sổ kế toán bao gồm ; Sổ chi tiết tài khoản 1561, TK1562, TK3311 Sổ TK 156, TK 331, TK 1331 Để hiểu rõ nghiệp vụ nhập mua hàng hoá ta khái quát theo sơ đồ sau: SV: Nguyễn Thị Hương_ Lớp : Kế toán K24-VB2 41 Chi tiết sổ: Phụ lục số 01 SV: Nguyễn Thị Hương_ Lớp : Kế toán K24-VB2 42 2.1.6.2 Kế toán tổng hợp hàng xuất kho Khi xuất kho hàng hóa, thường liên quan đến nghiệp vụ kế toán bán hàng, tài khoản kế toán thường sử dụng là: Tài khoản 511 “ Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ”: Tài khoản dùng để phản ánh doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ DN kỳ Nội dung phản ánh tài khoản 511 “ Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ”: Bên nợ 511 Bên có - Thuế XK, thuế TTĐB tính doanh - Doanh thu bán sản phẩm, hàng hóa thu bán hàng thực tế SP, HH, DV bán cung cấp dịch vụ doanh nghiệp thực kỳ kế toán kỳ kế toán - Thuế GTGT phải nộp DN tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp - Doanh thu hàng bán bị trả lại kết chuyển cuối kỳ - Khoản hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại kết chuyển cuối kỳ Số dư: Tài khoản cuối kỳ số Số dư: Tài khoản cuối kỳ số dư dư TK 521 : “các khoản giảm trừ doanh thu” SV: Nguyễn Thị Hương_ Lớp : Kế toán K24-VB2 43 Nội dung phản ánh tài khoản 511 “ Các khoản giảm trừ doanh thu”: Bên nợ 521 Bên có - Phản ánh doanh thu số hàng hóa bị - Cuối kỳ kết chuyển doanh thu sản trả lại, giảm giá, chiết khấu phẩm hàng hóa tiêu thụ bị trả lại, chiết khấu , giảm giá kỳ để xác định doanh thu Số dư: Tài khoản cuối kỳ số Số dư: Tài khoản cuối kỳ số dư dư Tài khoản 632 “ Giá vốn hàng bán” Tài khoản sử dụng để phản ánh trị giá thực tế số sản phẩm hàng hoá, dịch vụ xác định tiêu thụ Nội dung phản ánh tài khoản 632 “ Giá vốn hàng bán”: Bên nợ 632 Bên có Phản ánh giá vốn sản phẩm hàng hoá tiêu thụ kỳ Số trích lập chênh lệch dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm cao năm trước Trị giá sản phẩm, hàng hoá hao hụt, mát sau trừ phần cá nhân bồi thường Hoàn nhập chênh lệch dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm thấp năm trước Trị giá vốn số hàng hoá, sản phẩm tiêu thụ kỳ bị khách hàng trả lại Cuối kỳ kết chuyển doanh thu sản phẩm hàng hóa tiêu thụ bị trả lại, chiết khấu , giảm giá kỳ để xác định doanh thu Kết chuyển trị giá vốn sản phẩm, hàng hoá tiêu thụ kỳ để xác định kết Số dư: Tài khoản cuối kỳ số Số dư: Tài khoản cuối kỳ số dư dư Tài khoản 131 “ Phải thu khách hàng” Tài khoản sử dụng để phản ánh số tiền mà doanh nghiệp phải thu SV: Nguyễn Thị Hương_ Lớp : Kế toán K24-VB2 44 khách hàng bán chịu hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ tình hình toán khoản phải thu khách hàng Ngoài TK 131 sử dụng để phản ánh số tiền DN nhận ứng trước khách hàng Nội dung phản ánh tài khoản 131 “ Phải thu khách hàng”: Bên nợ 131 Bên có - Số tiền phải thu khách hàng việc - Số tiền khách hàng trả nợ bán chịu hàng hoá, sản phẩm kỳ - Số tiền doanh nghiệp nhận ứng trước - Số tiền thừa trả lại khách hàng khách hàng - Các khoản giảm trừ tiền hàng cho khách sau xác đinh tiêu thụ ( giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, chiết khấu thương mại) - Chiết khấu toán dành cho người Số dư Nợ: Số tiền phải thu khách mua hàng Số dư có: - Số tiền nhận ứng trước khách hàng - Số tiền thu nhiều số phải thu Các nội dung xuất kho chủ yếu doanh nghiệp: - Xuất kho bán hàng - Xuất kho tiêu dùng nội Cả hai trình xuất bán bên xuât bán nội theo dõi bảng kê hàng xuất kho, báo cáo bán hàng, sổ tài khoản Chi tiết mẫu sổ: Phụ lục số 02 CHƯƠNG III: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH SV: Nguyễn Thị Hương_ Lớp : Kế toán K24-VB2 45 TÂN HOÀNG NGUYÊN 3.1 Đánh giá chung thực trạng kế toán hàng hóa công ty TNHH Tân Hoàng Nguyên Ưu điểm: Thứ nhất: Hình thức tổ chức công tác kế toán máy kế toán công ty nhìn chung tạm thời đặc điểm tổ chức kinh doanh công ty Các nhân viên kế toán phân công công việc khoa học, hoàn thành tốt nhiệm vụ Hình thức kế toán nhật ký chung thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX phù hợp với tình hình nhập xuất tồn diễn thường xuyên, liên tục công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán hàng hoá Hệ thống tài khoản thống giúp kế toán ghi chép, phản ánh đầu tư, xác nghiệp vụ kinh tế phát sinh Thứ hai: Việc bố trí cán kế toán phân định máy kế toán công ty tương đối phù hợp với khối lượng công việc đáp ứng nhu cầu đề Đội ngũ cán kế toán công ty tuổi đời trẻ song lại động, nghiệp vụ chuyên môn vững vàng( công tác hạch toán kế toán hàng hoá nói riêngvà phần hành kế toán nói chung) Công ty tạo điều kiện cho cán bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ để đáp ứng nhu cầu ngày cao công tác kế công tác kế toán Thứ ba: Trong điều kiện khoa học ngày phát triển, công ty nhanh nhạy trong việc áp dụng phần mềm kế toán máy Với chương trình phần mềm kế toán Ame soft áp dụng doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải nhiều vướng mắc như: - Do công ty áp dụng phần mềm kế toán nên khối lượng công việc mà kế toán viên phải làm giảm tải Việc tính toán thực máy nên số liệu có tính xác cao - Tiết kiệm thời gian việc tổng hợp, đối chiếu sổ sách kế toán, báo cáo kế toán - Khi nhà quản trị cần có thông tin để định đầu tư hay điều chỉnh SV: Nguyễn Thị Hương_ Lớp : Kế toán K24-VB2 46 hoạt động sản xuất kinh doanh kế toán công ty cung cấp số liệu kịp thời xác - Việc áp dụng phần mềm kế toán giúp công ty tiết kiệm nguồn nhân lực, thời gian phần mềm tự động hóa hoàn toàn công đoạn tính toán, lưu trữ kết xuất báo cáo Đồng thời giúp tăng cường tính chuyên nghiệp đội ngũ làm gia tăng giá trị thương hiệu mắt đối tác, khách hàng nhà đầu tư Thứ tư: Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh yêu cầu quản lý việc hạch toan nghiệp vụ hàng hoá, công ty chi tiết tài khoản cấp 2, mở thêm số tài khoản chi tiết cho tài khoản chi tiết đó, điều tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chép kế toán rõ ràng việc kiểm tra đối chiếu số liệu kế toán Thứ năm:Do đặc thù công ty kinh doanh lĩnh vực thiết bị điện, công nghiệp mặt hàng đòi hỏi điều kiện kỹ thuật cách chặt chẽ nên việc mua hang cung chi phí phát sinh trình mua hàng phải trải qua nhiều công đoạn cồng kềnh, phức tạp công ty kiểm soát chặt chẽ việc nhập hàng, tính giá thành mua toán tiền hàng hoá, dịch vụ Do hạn chế tối đa đựoc thất thoát hàng hoá kiểm soát việc chi tiền Ngoài công ty sử dụng tối đa nguyên tắc phân công trách nhiệm phận việc nhập hàng toán tiền hàng Chính điều góp phần giúp doanh nghiệp xác định xác trị giá thực tế hàng nhập kho Nhược điểm Bên cạnh thành tích đạt đựoc, việc hạch toán kế toán nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá nói riêng công tác kế toán nói chung công ty số hạn chế định sau: Thứ nhất: Mặc dù hình thức tổ chức công tác kế toán tạm thời phù hợp với mô hình quy mô doanh nghiệp tương lai mặt hàng hóa đơn vị ngày nhiều, quy mô ngày phát triển mô hình lại gây khó khăn công tác quản lý, thiếu linh hoạt áp dụng thực SV: Nguyễn Thị Hương_ Lớp : Kế toán K24-VB2 47 tiễn Ngay việc phân công rõ ràng trách nhiệm của tưng phận trinh nhập xuất hàng nhiều việc chuyển giao chứng từ từ phòng xuất nhập đến phòng kế toán chậm, gây khó khăn cho việc tập hợp chứng từ từ phòng kế toán Thứ hai: Việc vận chuyển hàng hóa nhiều không nhập thời hạn gián đoạn khâu vận chuyển từ nhà cung cấp đến kho hàng ( vị trí kho nằm trung tâm thành phố Hà Nội, thường xuyên bị cấm xe tải ) gây nên tình trạng thiếu hàng hoá để bán giao hàng cho khách bị chậm Mặt khác lại đồng thời phát sinh thêm nhiều chi phí phải thuê xe nhỏ để vận chuyển nội thành Thứ ba: Do áp dụng phần mềm kế toán nên công ty dễ gặp rủi ro lỗi phần mềm dẫn đến việc sử dụng không hiệu gây ảnh hưởng đến kết hoạt động kinh doanh công ty Đòi hỏi đội ngũ nhân viên kế toán công ty phải thành thạo tin học, có khả đáp ứng nhu cầu cao không dễ xảy sai sót khâu kiểm soát chi tiết Thứ tư: Việc sử dụng hệ thống tài khoản chưa chi tiết để tách riêng theo dõi nhóm mặt hàng phân nhóm mặt hàng, dẫn đến khó khăn cần báo cáo chi tiết cho nhóm/ phân nhóm hàng hóa khó khăn việc kiểm kê hàng hóa vật tư Thứ năm: Doanh nghiệp không trích lập dự phòng khoản phải thu khó đòi, điều làm ảnh hưởng không nhỏ đến việc hoàn vốn xác định kết kinh doanh Các khoản phải thu hạn công ty chiếm tỷ trọng nhỏ lại phát sinh nhiều khách hàng Lý khách hàng mua hàng công ty chủ yếu khách hang lẻ nên khách hàng mua hàng có phát sinh khoản bán chịu khó khăn việc thu hồi khoản nợ 3.2 Một số ý kiến đóng góp để hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa công ty TNHH Tân Hoàng Nguyên SV: Nguyễn Thị Hương_ Lớp : Kế toán K24-VB2 48 3.2.1 Về công tác quản lý hàng hóa Doanh nghiệp cần bố trí lại hệ thống kho bãi thuận tiện cho việc vận chuyển, trao đổi hàng hóa vật tư, xếp phân loại quản lý hàng hóa vật tư theo hệ thống phân nhóm để thuận tiện công tác bốc xếp dỡ hàng hóa Dù nhập kho với số lượng, giá trị lớn hay nhỏ phải tiến hành theo trình tự, thủ tục nhập kho quy định Việc nhập kho theo trình tự hạn chế kết xấu, kịp thời phát hàng hoá phẩm chất để có biện pháp xử lý Nên áp dụng công nghệ mã vạch, tức mặt hàng nhập kho có in mã vạch theo mã sản phẩm, đơn giá …vv lên miếng decal dán miếng decal vào sản phẩm Khi nhập, xuất kho, thủ kho đưa mã vạch qua máy đọc mã vạch có kết nối với phần mềm Toàn trình nhập kho, xuất kho, nhập liệu tự động thông qua máy đọc mã vạch, máy tính, phần mềm kế toán Công tác quản lý hàng tồn kho nhờ mà xác, dễ dàng tiện lợi Hình ảnh: máy quét mã vạch mã vạch quản lý hàng hóa 3.2.2 Về tài khoản sử dụng Bộ phận kế toán nên tách tài khoản 1561: giá mua hàng hóa sau: Chi tiết tài khoản 1561 -1 : Phân nhóm hàng hóa thiết bị điện Chi tiết tài khoản 1561 – 2: Phân nhóm hàng hóa thiết bị công nghiệp Chi tiết tài khoản 156 – : Phân nhóm hàng hóa thiết bị mạng Chi tiết tài khoản 1561 – 4: Phân nhóm hàng hóa vật tư ngành nước Tương ứng với tài khoản chi tiết trên, tách tài khoản doanh thu, chi phí thành tài khoản chi tiết để theo dõi doanh thu, chi phí tương ứng cho phân nhóm hàng hóa SV: Nguyễn Thị Hương_ Lớp : Kế toán K24-VB2 49 3.2.3 Về chứng từ luân chuyển chứng từ Công ty cần phải sử dụng quy chế cụ thể quản lý hàng tồn kho từ khâu mua đến khâu bán Trong cần quy định rõ trách nhiệm phòng ban cá nhân, quy định rõ trách nhiệm cán mua hàng, hàng nhập kho phải bàn giao chứng từ cách đầy đủ cho phòng kế toán để kế toán hạch toán kịp thời, xác số lượng giá trị hàng hoá nhập kho xuất kho tháng 3.2.4 Bổ sung thêm số mẫu biểu chi tiết Để thực tốt nhiệm vụ kế toán hàng hóa, mẫu biểu báo cáo xây dựng phù hợp liên quan bán hàng liên quan đến lãi/ lỗ cho mặt hàng quan trọng khâu quản lý Những mẫu biểu giúp doanh nghiệp có kế hoạch phát triển mặt hàng kinh doanh lãi cao, tiết giảm chi phí cho ngành hàng bị lỗ: VD: Báo cáo giá bán nhỏ giá vốn doanh nghiệp: Ngoài ra, bổ sung thêm mẫu báo cáo việc rà soát vật tư bị âm kho, chênh lệch sổ chi tiết vật tư sổ nhằm giúp kế toán kiểm tra hạch toán sai, nhầm mã hàng nhập liệu từ thực tế vào phần mềm Điều kiện để bổ sung báo cáo doanh nghiệp yêu cầu công ty phần mềm kế toán khảo sát SV: Nguyễn Thị Hương_ Lớp : Kế toán K24-VB2 50 bổ sung nâng cấp chức để phục vụ phận kế toán 3.2.5 Trích lập dự phòng phải thu khó đòi Việc trích lập dự phòng khoản phải thu khó đòi với giá trị không lớn giúp doanh nghiệp cân đối khoản chi phí cho số trường hợp nợ hạn, nợ khó đòi, tránh cho doanh nghiệp gặp phải rủi ro kinh doanh Theo quy định thông tư 228/2009/TT-BTC ngày 07 tháng 12 năm 2009 hướng dẫn chế độ trích lập khoản dự phòng: Các khoản nợ phải thu khó đòi đảm bảo điều kiện sau: - Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận khách nợ số tiền nợ, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ chứng từ khác Các khoản không đủ xác định nợ phải thu phải xử lý khoản tổn thất - Có đủ xác định khoản nợ phải thu khó đòi: + Nợ phải thu hạn toán ghi hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ cam kết nợ khác + Nợ phải thu chưa đến thời hạn toán tổ chức kinh tế (các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng ) lâm vào tình trạng phá sản làm thủ tục giải thể; người nợ tích, bỏ trốn, bị quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, thi hành án chết Phương pháp lập dự phòng: Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất xảy tuổi nợ hạn khoản nợ tiến hành lập dự phòng cho khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo chứng chứng minh khoản nợ khó đòi nói Trong đó: - Đối với nợ phải thu hạn toán, mức trích lập dự phòng sau: + 30% giá trị khoản nợ phải thu hạn từ tháng đến năm + 50% giá trị khoản nợ phải thu hạn từ năm đến năm + 70% giá trị khoản nợ phải thu hạn từ năm đến năm SV: Nguyễn Thị Hương_ Lớp : Kế toán K24-VB2 51 + 100% giá trị khoản nợ phải thu từ năm trở lên - Đối với nợ phải thu chưa đến hạn toán tổ chức kinh tế lâm vào tình trạng phá sản làm thủ tục giải thể; người nợ tích, bỏ trốn, bị quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử thi hành án chết DN dự kiến mức tổn thất không thu hồi để trích lập dự phòng - Sau lập dự phòng cho khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn khoản dự phòng khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp SV: Nguyễn Thị Hương_ Lớp : Kế toán K24-VB2 52 KẾT LUẬN Trong bối cảnh kinh tế khó khăn nay, mức độ cạnh tranh doanh nghiệp ngày gay gắt Để bán hàng hóa tồn phát triển, doanh nghiệp cần phải xây dựng máy kế toán nói chung phân hệ kế toán bán hàng nói chung ngày ổn định, phát triển, đáp ứng cho công tác quản lý tài cho doanh nghiệp Qua đó, việc nâng cáo tinh thần xây dựng hệ thống kế toán linh động, nhanh gọn đáp ứng yêu cầu quản lý công việc cần thiết ý nghĩa phát triển chung doanh nghiệp nay, khâu kế toán lĩnh vực quản lý hàng hóa Một lần em xin chân thành cảm ơn tới thầy cô giáo đặc biệt thầy Phạm Thành Long tận tình giúp đỡ, hướng dẫn em hoàn thành đề tài Em muốn gửi lời cám ơn chân thành tới anh, chị, phòng kế toán công ty TNHH Tân Hoàng Nguyên nhiệt tình tạo điều kiện giúp đỡ em trình thực tập thu thập tài liệu Do kiến thức có hạn, kinh nghiệm thực tế chưa nhiều nên khóa luận tốt nghiệp em chắn không tránh khỏi thiếu xót định Em mong bảo tận tình thầy cô giáo, để đề tài tốt nghiệp em hoàn thiện Hà Nội, ngày 10 tháng năm 2015 Sinh viên thực Nguyễn Thị Hương SV: Nguyễn Thị Hương_ Lớp : Kế toán K24-VB2 53