Phân hệ kế toán trong ERP 1. Giới thiệu về phân hệ kế toán trong OPENERP • Phân hệ kế toán bao gồm các phân hệ con như: Quản lý kế hoạch tài chính, Kế toán tổng hợp, Quản lý dòng tiền, Kế toán phải thu, Kế toán phải trả, Kế toán chi phí giá thành, Quản lý tài sản cố định, CCDC, Kế toán thuế, Báo cáo tài chính. • Các giao dịch kế toán được tích hợp với các phân hệ quản lý khác như Quản lý kho, quản lý mua hàng hoá – vật tư, quản lý bán hàng, … . Nhờ đó, khi các giao dịch tác nghiệp xảy ra thì các bút toán hạch toán tương ứng như tăng, giảm hàng tồn kho (từ phân hệ quản lý kho), công nợ phải thu (từ phân hệ bán hàng), công nợ phải trả (từ phân hệ mua hàng), kế toán chi phí giá thành được tạo ra tự động và ghi vào các sổ phụ kế toán. Hệ thống tích cho phép giảm thiểu thời gian nhập liệu và luôn đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán phát sinh.
Trường Đại Học Kinh Tế - Đại học Đà Nẵng PHÂN HỆ KẾ TOÁN TRONG ERP Môn: Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp GVHD: Hoàng Thị Thanh Hà Nhóm MỤC LỤC I PHÂN HỆ KẾ TOÁN TRONG OPENERP Giới thiệu phân hệ kế toán OPENERP • Phân hệ kế toán bao gồm phân hệ như: Quản lý kế hoạch tài chính, Kế toán tổng hợp, Quản lý dòng tiền, Kế toán phải thu, Kế toán phải trả, Kế toán chi phí giá thành, Quản lý tài sản cố định, CCDC, Kế toán thuế, Báo cáo tài • Các giao dịch kế toán tích hợp với phân hệ quản lý khác Quản lý kho, quản lý mua hàng hoá – vật tư, quản lý bán hàng, … Nhờ đó, giao dịch tác nghiệp xảy bút toán hạch toán tương ứng tăng, giảm hàng tồn kho (từ phân hệ quản lý kho), công nợ phải thu (từ phân hệ bán hàng), công nợ phải trả (từ phân hệ mua hàng), kế toán chi phí giá thành tạo tự động ghi vào sổ phụ kế toán Hệ thống tích cho phép giảm thiểu thời gian nhập liệu đảm bảo tính xác số liệu kế toán phát sinh • Phân hệ kế toán phân hệ thiết yếu ERP Chức hệ thống Phân hệ kế toán tài – Accounting: Ghi lại hoạt động, giao dịch bạn vài cú nhấp chuột quản lý tất hoạt động tài bạn nơi Hoạt động tài chưa theo dõi cách dễ dàng Các chức phân hệ kế toán tài chính: Giao diện người dùng thông minh Kiểm soát Hóa đơn Là kế toán, bạn cần phải ghi lại khối lượng lớn hoạt động, giao dịch vài phút Kiểm tra hóa đơn gửi từ nhà cung cấp, kiểm soát xác nhận chúng mà không cần mã hóa lại Quản lý toán dễ dàng Tự động theo dõi So sánh đối chiếu dễ dàng khoản ghi nhận hóa đơn với khoản toán thực trả thông qua tài khoản ngân hàng kiểm tra quy trình xử lý in ấn Thiết lập quy trình tự động theo dõi để có nhìn tổng quan tài định kỳ thu khoản phải thu cách nhanh chóng Dễ dàng so sánh đối chiếu Phân tích kế toán tích hợp OpenERP giúp bạn dễ dàng đối chiếu khoản ghi nhận hoá đơn khoản toán thực nhận cách sử dụng phương pháp thủ công chương trình hướng dẫn tự động Phân tích hoạt động kế toán kết hợp với biểu đồ thời gian, dự án, hóa đơn, kho bãi, Đa tiền tệ Hỗ trợ đa ngôn ngữ Hỗ trợ cập nhật tự động tỷ giá hối đoái nhiều loại tiền tệ khác Hơn 30 ngôn ngữ tích hợp hệ thống Hỗ trợ tập đoàn nhiều công ty nhiều chi nhánh Đánh giá hiệu công việc(Dashboard & KPIs) Bảng cân đối tài khoản số liệu thổng kê tổng hợp thời gian thật Nhận số liệu thống kê thời gian thực với phương pháp drill-up, drill-down, filter, drill-across liệu Hệ thống tài khoản kế toán: • Tài khoản kế toán dùng để phân loại hệ thống hoá tất nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi nhận doanh nghiệp • Theo quy định Bộ tài hệ thống tài khoản chia thành: Hệ thống tài khoản theo định 15/2006/QĐ-BTC dùng doanh nghiệp lớn hệ thống tài khoản theo định 48/2006/QĐ-BTC dùng doanh nghiệp nhỏ vừa • Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp bao gồm tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2; tài khoản Bảng cân đối kế toán tài khoản Bảng cân đối kế toán • Các doanh nghiệp vào hệ thống tài khoản kế toán theo quy định hành để tiến hành nghiên cứu, vận dụng chi tiết hoá hệ thống tài khoản kế toán cho phù hợp đặc điểm sản xuất kinh doanh yêu cầu quản lý doanh nghiệp Các thông tin hệ thống tài khoản kế toán • VAS: Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam • o o o o o o o o o o • • • • • o o o o o Các tài khoản kế toán hệ thống chia thành loại: Tài khoản loại (tài khoản bảng): tài khoản không hiển thị BCTC Tài khoản loại 1: Tài sản ngắn hạn (các tài khoản có đầu 1) Tài khoản loại 2: Tài sản dài hạn (các tài khoản có đầu 2) Tài khoản loại 3: Nợ phải trả (các tài khoản có đầu 3) Tài khoản loại 4: Vốn chủ sở hữu (các tài khoản có đầu 4) Tài khoản loại 5: Doanh thu (các tài khoản có đầu 5) Tài khoản loại 6: Chi phí sản xuất, kinh doanh (các tài khoản có đầu 6) Tài khoản loại 7: Thu nhập khác (các tài khoản có đầu 7) Tài khoản loại 8: Chi phí khác (các tài khoản có đầu 8) Tài khoản loại 9: Xác định kết kinh doanh (các tài khoản có đầu 9) Mã tài khoản: thể dạng ký hiệu số theo chuẩn mực kế toán Việt Nam Tên tài khoản: Tên gọi (diễn giải) cho ký hiệu mã tài khoản Nợ, Có: Số tiền nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi nhận theo nguyên tắc kế toán Cân đối: Số tiền lại bên nợ bên có Kiểu nội bộ: có dạng sau: View: áp dụng cho tài khoản cha (tài khoản chọn dạng xem tổng quát mà không hạch toán chi tiết vào tài khoản này) Thanh khoản: áp dụng cho tài khoản tiền tương tiền (111, 112, 113) Khoản phải thu: áp dụng cho tài khoản phải thu (131, 136, 138) Khoản phải trả: áp dụng cho tài khoản phải trả (331, 311, 315) Thông thường: tài khoản lại áp dụng loại Cấu hình phân hệ kế toán OPENERP • • - Tùy chọn Default company currency :loại tiền tệ Decimal precision on journal entries :số chữ số thập phân Tax calculation rounding method: có cách làm tròn số, làm tròn số trước cộng Round per line làm tròn số sau cộng Round globally Tính Cho phép đa tiền tệ Full accounting features: journals, legal statements, chart of accounts, etc Analytic accounting Quản lý tài sản Quản lý quỹ II CÁC PHÂN HỆ CON ( CHIA THEO CÁC MỨC QUẢN LÝ ) Phân hệ quản lý tài kế toán bao gồm phân hệ như: Quản lý kế hoạch tài chính, Kế toán tổng hợp, Quản lý dòng tiền, Kế toán phải thu, Kế toán phải trả, Kế toán chi phí giá thành, Quản lý tài sản cố định, CCDC, Kế toán thuế, Báo cáo tài Quản lý kế hoạch tài – Lập theo dõi tình hình thực kế hoạch lợi nhuận • Kế hoạch doanh thu – Chi phí – Lợi nhuận • Theo dõi tình hình thực kế hoạch doanh thu – chi phí – lợi nhuận – Lập kế hoạch dòng tiền • Lập kế hoạch dòng tiền hàng tháng, quý, năm hoạt động Công ty (có tính đến việc cân đối nguồn trả nợ vay) • Các báo cáo: Bảng kế hoạch dòng tiền tháng ,quý, năm, Kế hoạch chi tiết khoản công nợ phải thu, kế hoạch chi tiết khoản công nợ phải trả – Quản lý ngân sách • Lập dự toán theo dòng ngân sách hàng năm, theo dõi ngân sách theo phòng ban • Cho phép theo dõi chi phí theo dòng ngân sách cánh báo chi phí thực tế lớn ngân sách duyệt • Lên báo cáo ngân sách theo tiêu chí tổng hợp chi tiết theo dòng ngân sách • Lên báo cáo so sánh ngân sách thực tế – Quản trị chi phí • Cho phép lập quản trị theo dòng chi phí đơn bị tổng công ty • Lên báo cáo tổng hợp chi tiết chi phí theo đơn vị toàn công ty theo kỳ • Lên báo cáo dòng chi phí theo dạng ma trận cho phép người sử dụng báo cáo có nhìn đa chiều khoản phí đơn vị hay toàn công ty Kế toán tổng hợp (GL – General Ledger) • Liên kết số liệu từ tất phân hệ kế toán chi tiết: Vốn tiền, công nợ phải thu, công nợ phải trả, chi phí giá thành, tài sản cố định, bán hàng, mua hàng, tồn kho, … • Hạch toán kế toán tiền lương khoản phải trả công nhân viên, khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ • Các bút toán khóa sổ, kết chuyển, phân bổ, điều chỉnh tự động, tùy chọn theo phương thức quản lý, hạch toán • Tổng hợp liệu từ tất phân hệ kế toán khác để lên báo cáo kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo chế độ Kế toán vốn tiền • Quản lý đa tiền tệ: Mọi giao dịch nhập lưu theo đồng tiền giao dịch quy đổi đồng tiền hạch toán Cho phép người sử dụng lựa chọn cách tính tỷ giá ghi sổ theo phương pháp nhập trước xuất trước, trung bình tháng, trung bình di động, đích danh tỷ giá giao dịch Khi toán chương trình tự động tính tỷ giá ghi sổ tạo bút toán chênh lệch tỷ giá Cuối kỳ chương trình có chức tính lại tỷ giá ghi sổ tài khoản, khách hàng/nhà cung cấp tự động tạo lại bút toán chênh lệch tỷ giá phát sinh kỳ • Những chức phiếu thu, phiếu chi, báo có, báo nợ ngân hàng Theo dõi tạm ứng, theo dõi khoản công nợ phải thu, phải trả, quản lý hạn toán,… Là chức 3S Finance Ngoài ra, 3S Finance cho phép theo dõi hợp đồng vay vốn ngân hàng, vay cá nhân, cho vay, … quản trị cách chặt chẽ Không cho phép tính lãi vay theo hợp đồng Đồng thời với báo cáo liên quan • Hơn nữa, với phân hệ Quản lý dòng tiền giải pháp 3S ERP cho phép đơn vị quản lý tốt dòng tiền mà đáp ứng dự đoán dòng tiền tương lai với Chức Năng Lập Kế Hoạch Dòng tiền • Lập chứng từ bao gồm phiếu thu, phiếu chi, báo có, báo nợ in chứng từ từ chương trình theo mẫu người sử dụng, cho phép thực xét duyệt nghiệp vụ trước lúc tiến hành chi trả, … • Theo dõi thu chi tiền mặt tức thời quỹ tiền mặt tiền gửi ngân hàng ngân hàng theo VNĐ, USD, EUR, … • Sổ chi tiết thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng theo khách hàng, hóa đơn, hợp đồng khoản mục phí • Báo cáo tổng hợp tình hình thu chi tiền mặt, tiền gửi, tồn quỹ theo theo ngày, từ ngày đến ngày • Báo cáo: Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ tài khoản, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, Bảng cân đối thu chi tiền mặt, tiền gửi theo ngày, … Kế toán công nợ phải thu 3S Finance giải pháp mang tính quản trị, báo cáo chuẩn mực liên quan đến khoản Công nợ giải pháp cung cấp cho khách hàng nhiều báo cáo mang tính quản trị cao Trong báo cáo liên quan đến dòng tiền trọng, đặc biệt bối cảnh tình hình tài có vận động nhanh đòi hỏi tính quản trị chặt chẽ • Nhận số liệu phát sinh công nợ phải thu từ phân hệ nghiệp vụ kinh doanh • Quản lý công nợ phải thu chi tiết theo khách hàng, nhóm khách hàng, hóa đơn, thương vụ, hợp đồng, sản phẩm, công trình, theo cán kinh doanh quản lý • Quản lý công nợ phải thu theo hạn toán đối tượng, quy định quản lý công nợ theo hạn mức giá trị thời gian nợ • Bút toán bù trừ công nợ • Tổng hợp phát sinh khách hàng theo tài khoản Kế toán công nợ phải trả • Nhận số liệu phát sinh công nợ phải trả từ Phân hệ nghiệp vụ • Quản lý công nợ phải trả chi tiết theo nhà cung cấp, hóa đơn, thương vụ, hợp đồng • Quản lý công nợ phải trả theo hạn toán đối tượng, hóa đơn mua hàng, quy định quản lý công nợ theo hạn mức giá trị thời gian nợ • Bút toán bù trừ công nợ • Tổng hợp phát sinh nhà cung cấp theo tài khoản • Phân hệ Quản lý, kế toán tài sản cố định – Công cụ dụng cụ 6.1 Quy trình quản lý tài sản cố định Theo dõi tăng giảm tài sản theo nhóm tài sản, phận sử dụng, nguồn vốn hình thành • Tự động tính hạch toán khấu hao TSCĐ theo nguồn vốn, mục đích sử dụng • Dễ dàng quản lý tài sản theo nhóm, phận, mục đích sử dụng, … • Tùy chọn dễ dàng phương thức tính khấu hao, cách lấy giá trị tính khấu hao, … • Cho phép điều chỉnh giá trị khấu hao thời kỳ cho phù hợp với yêu cầu quản lý, sản xuất • Cuối tháng tự động phân bổ chi phí khấu hao tài sản cho phận văn phòng, phân xưởng, công trình, sản phẩm • Bảng tính khấu hao theo nguồn vốn theo nhiều tiêu thức lựa chọn • Bảng phân bổ khấu hao theo phận, theo nguồn vốn, Bảng tổng hợp trích khấu hao tài sản • Tổng hợp tình hình tăng giảm tài sản theo phận, theo nguồn vốn, theo phương thức tăng giảm 6.2 Quản lý công cụ dụng cụ: • Theo dõi thông tin CCDC: giá trị, giá trị phân bổ, giá trị lại, cấu nguồn vốn hình thành, phận sử dụng, người sử dụng, … • Theo dõi thay đổi CCDC: điều chỉnh tăng, giảm giá trị; điều chuyển phận sử dụng, giảm CCDC, CCDC bị hỏng • Cho phép khai báo để tự động phân bổ CCDC hạch toán vào khoản chi phí; tự động kết nối với phân hệ liên quan • Các báo cáo CCDC: Danh mục CCDC, báo cáo phân bổ CCDC Kế toán chi phí giá thành • Tính giá thành theo nhiều phương pháp: Phương pháp trực tiếp, định mức, hệ số, hoàn nguyên, phân bước, hỗn hợp • Tập hợp, theo dõi chi phí sản xuất cho sản phẩm, công trình nhóm sản phẩm, nhóm công trình, … theo giai đoạn Khai báo giá thành kế hoạch, giá thành định mức, so sánh giá thành thực tế với giá thành kế hoạch, giá thành định mức để từ có phân tích sắc bén làm sở để đề định điều hành hoạt động kinh doanh hiệu • Tự động phân bổ, kết chuyển chi phí Cho phép phân bổ chi phí chung theo nhiều tiêu thức • Báo cáo: Thẻ giá thành, Bảng tổng hợp giá thành, Bảng tiêu hao nguyên vật liệu cho sản phẩm, Bảng chi phí tiền lương, BHXH, KPCĐ cho sản phẩm, Các báo cáo chi phí theo tiểu khoản, Báo cáo giá thành công trình xây lắp, Báo cáo KQSXKD cho công trình xây lắp, … • 10 + Năm tài chính: năm để in báo cáo + Lọc theo: Ngày/Chu kỳ/Không lọc + Target moves: Người dùng lựa chọn loại sau: o Tất bút toán vào sổ o Tất bút toán Sau nhấn nút In người dùng có Bảng cân đối kế toán theo quy định chế độ kế toán hành 28 Thanh toán lương Phân hệ toán lương cho phép kế toán viên thực việc toán lương cho nhân viên cách dễ dàng nhanh chóng Mỗi phận nhân xác nhận Phiếu lương, hệ thống tự động tạo Bút toán tương ứng mà kế toán viên theo dõi menu Kế toán > Bút toán Sổ nhật ký > Bút toán Sổ nhật ký Figure :Bút toán lương Bất bạn muốn toán lương cho nhân viên bạn việc truy cập vào menu Kế toán > Trả lương > Thanh toán lương tạo Thanh toán lương (Salary Payment) 29 Figure : Thanh toán lương • • • • Trên giao diện form Thanh toán lương bạn cần lưu ý thông tin sau: Ngày toán: ngày mà bạn thực việc toán, ngày làm sở để tính chu kỳ kế toán Chu kỳ toán: khoảng thời gian mà bạn toán lương cho nhân viên Hệ thống tự động liệt kê danh sách phiếu lương hợp lệ khoảng thời gian Như vậy, bạn thực toán lương cho tháng, quý khoảng thời gian Tham chiếu: thông tin dùng để làm tham chiếu cho phát sinh bút toán Phương thức toán: sổ nhật ký tiền mặt/ngân hàng mà bạn dùng để trả lương cho nhân viên Một Thanh toán lương sau tạo có trạng thái Dự thảo, bạn cần phải nhấp chuột vào nút Tạo chi tiết toán để hệ thống tính toán liệt kê phiếu lương cần toán Sổ nhật ký lương Mỗi phiếu lương liên kết tới sổ nhật ký thông qua trường Sổ nhật ký lương tab Thông tin kế toán forn Phiếu lương Cơ sở đề hệ thống tính số tiền cần phải trả cho nhân viên phiếu lương Tài khoản ghi 30 Nợ/Có mặc định Sổ nhật ký lương Tài khoản phải trùng khớp với Tài khoản Quy tắc tính lương Thanh toán lương hàng loạt Nếu thời điểm bạn muốn toán lương cho hàng trăm, chí hàng nghìn nhân viên,hệ thống cho phép bạn thực cách nhanh chóng Trước tiên, bạn cần truy cập vào menu Kế toán > Trả lương > Thanh toán lương hàng loạt nhấp chuột vào nút tạo Figure : Thanh toán lương hàng loạt Quản lý hóa đơn 4.1 Khái niệm: Hệ thống OpenERP cung cấp tính đa dạng giúp bạn theo dõi việc lập hóa đơn khoản toán OpenERP lựa chọn ngày nhiều nhờ vào tiến trình đơn giản việc lập hóa đơn, với khả mã hóa quy trình toán khách hàng cách hiệu Với phần mềm OpenERP, quy trình lập hoá đơn đơn giản Bạn theo dõi sơ đồ minh hoạ để hiểu rõ hơn: 31 Một hoá đơn phát sinh từ nhiều chứng từ khác nhau, chẳng hạn Phiếu bán hàng Đơn đặt hàng, thời điểm xác nhận lô hàng Các phương pháp đưa vào bạn sử dụng hệ thống hợp OpenERP Trong OpenERP khái niệm “hoá đơn” bao gồm chứng từ sau đây: Hoá đơn khách hàng Hoá đơn nhà cung cấp Khoản hoàn lại khách hàng hay Giấy báo có khách hàng Khoản hoàn lại nhà cung cấp hay Giấy báo có nhà cung cấp → Bốn loại hoá đơn khác loại hình thức trình bày Tất lưu trữ loại đối tượng hệ thống 32 → Hai ưu điểm lớn chia Hóa đơn thành nhiều loại khác : - Trong môi trường đa công ty với việc tạo lập hóa đơn công ty nội tập đoàn, Hóa đơn phải thu công ty Hóa đơn phải trả công ty kia, - Nó cho phép bạn làm việc tìm kiếm tất hóa đơn danh mục Nếu bạn tìm kiếm lịch sử hóa đơn xuất ra, OpenERP liệt kê hai loại Hóa đơn phải trả (hóa đơn từ nhà cung cấp) Hóa đơn phải thu (Hóa đơn cho khách hàng) Giấy báo có danh sách → Giấy báo có loại chứng từ cho phép bạn hủy bỏ hóa đơn hay phần hóa đơn Với hệ thống ERP hoá đơn hầu hết tạo cách tự động từ đơn hàng, chứng từ nhận hàng, chứng từ gửi hàng Từ đơn hàng hệ thống tạo dạng hoá đơn dự thảo lúc người dùng việc kiểm tra lại thông tin nhấn nút "xác nhận" Trong vài trường hợp đăc biệt người dùng phải nhập hoá đơn tay mà hoá đơn không kèm với đơn đặt hàng 4.2 Biên lai đơn giản Khi bạn bán sản phẩm cho khách hàng, bạn đưa cho họ hoá đơn thật Sales Receipt - Biên lai bán hàng, hay gọi Customer Receipt - Biên lai khách hàng Biên lai bán hàng đơn loại phiếu bán hàng hoá đơn thực - Biên lai bán hàng dạng dự thảo: 33 - Khi xác nhận biên lai bán hàng, OpenERP tạo mục nhật ký cách tự động bạn ghi lại khoản toán khách hàng liên quan đến biên lai Hệ thống lập hoá đơn đơn giản không đòi hỏi cài đặt kế toán tổng quát, bạn hoàn thành công việc nhanh chóng Khi mua sản phẩm từ nhà cung cấp, bạn nhận Purchase Receipt – Biên lai mua hàng (chỉ đơn tờ phiếu Khi biên lại mua hàng xác nhận, phần mềm tự động tạo mục nhật ký bạn ghi lại toán cho nhà cung cấp liên quan đến biên lai mua hàng này, giống biên lai bán hàng Bút toán kế toán ghi nhận tài khoản 131- Phải thu khách hàng Biểu mẫu Purchase Receipt tương tự Sales Receipt 34 4.3 Lập hóa đơn cho khách hàng 4.4 Hóa đơn nhà cung cấp 4.5 Tạo hóa đơn hoàn tiền Tạo Hoàn tiền khách hàng giống cách tạo Hoàn tiền nhà cung cấp người dùng theo đường dẫn sau: Kế toán/Khách hàng/Hoàn tiền khách hàng Kế toán/Nhà cung cấp/Hoàn tiền nhà cung cấp Mục đích việc tạo Hoàn tiền khách hàng hay Hoàn tiền nhà cung cấp: 35 Dùng để huỷ bỏ hoá đơn khách hàng, hoá đơn nhà cung cấp hoá đơn ghi nhận đồng thời hoàn tiền cho khách hàng, nhà cung cấp trường hợp hoá đơn toán o Dùng trường hợp trả lại hàng hàng phẩm chất Cách tạo hoàn tiền: Từ hoá đơn khách hàng hoá đơn nhà cung cấp người dùng dễ dàng tạo hoàn tiền Để làm điều người dùng chọn hoá đơn khách hàng nhà cung cấp kích nút Hoá đơn hoàn tiền Hệ thống mở cho người dùng biểu mẫu Hoá đơn hoàn tiền dạng dự thảo người dùng thay đổi chỉnh sửa trước xác nhận hợp lệ hoá đơn Dưới người dùng lựa chọn tuỳ chọn sau để tạo Hoá đơn hoàn tiền: + Tạo dự thảo hoàn tiền: Hoá đơn hoàn tiền tạo dạng dự thảo người dùng sửa chữa thông sau xác nhận Hoá đơn hoàn tiền này, lúc hoá đơn chưa đối soát + Huỷ bỏ: Tạo hoá đơn hoàn tiền hệ thống thực đối soát trường hợp hoá đơn chưa toán + Chỉnh sửa: Tạo hoàn tiền sau hệ thống thực đối soát toán, đồng thời tạo hoá đơn khách hàng/nhà cung cấp dạng dự thảo để người dùng sửa xác nhận lại o Hóa đơn hoàn tiền hoàn thành: 36 4.6 Huỷ bỏ hoá đơn Hệ thống ERPOnline/Odoo mặc định không cho phép người dùng huỷ bỏ hoá đơn xác nhận Theo lý thuyết bút toán tạo xác nhận xoá bỏ Tuy nhiên số trường hợp có sai sót xảy nhập nhầm sai sót không trọng yếu việc huỷ bỏ hoá đơn đơn giản tạo hoá đơn hoàn tiền Quy trình huỷ bỏ hoá đơn Trước tiên người dùng vào hệ thống sổ nhật ký phần Kế toán/Cấu hình/Sổ nhật ký tìm chọn sổ nhật ký bán hàng, mua hàng, số nhật ký tiền mặt, tiền gửi ngân hàng sau người dùng tích vào ô Cho phép huỷ bỏ bút toán Đây bước quy trình huỷ bỏ hoá đơn Tiếp theo người dùng gặp hai trường hợp sau đây: Trường hợp 1: Hoá đơn xuất chưa toán Người dùng tìm hoá đơn mà người dùng muốn huỷ bỏ sau kích nút Huỷ hoá đơn -> Hoá đơn huỷ 37 Trường hợp 2: Hoá đơn xuất toán: Bước 1: Xoá bỏ bút toán ghi nhận việc toán: Người dùng truy cập theo đường dẫn Kế toán/Bút toán sổ nhật ký/Bút toán sổ nhật ký sau người dùng lọc theo tiêu chí khác để tìm bút toán ghi nhận việc toán cho hoá đơn mà người dùng muốn huỷ bỏ -> kích nút huỷ bỏ Tại đây, bút toán toán dạng chưa vào sổ chỉnh sửa Tiếp theo, người dùng nhấp chuột vào nút Chỉnh sửa người dùng 38 Tiếp theo người dùng kích vào ký hiệu đối soát “A1” hình để hình Người dùng nhấp chuột vào nút Xem thêm chọn Bút toán chưa đối soát Lúc bút toán toán tình trạng chưa đối soát xoá bỏ Bước 2: Sau bút toán toán xoá bỏ trở trường hợp Người dùng thao tác trường hợp 4.7 Báo Cáo Thống Kê Mục đích của Odoo/Open ERP đúng tên gọi của nó: Enterprise Resource Planning – Quản lý toàn diện & Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp, và để đáp ứng được nhu cầu này, cài đặt module Báo cáo – thống kê là hoàn toàn cần thiết Tại menu Báo cáo bạn nhìn thấy hệ thống báo cáo thống kê mặc định Hệ thống Bạn tùy chỉnh hệ thống báo cáo theo nhu cầu riêng bạn Trong ví dụ này, có số báo cáo sau: 39 Báo cáo bán hàng 40 Báo cáo Kho hàng Báo cáo Mua hàng 41 Bảng cân đối phát sinh tài khoản 42