IV. MỘT SỐ QUY TRÌNH TRONG PHÂN HỆ KẾ TOÁN
4. Quản lý hóa đơn
Hệ thống OpenERP cung cấp những tính năng đa dạng giúp bạn theo dõi việc lập hóa đơn và các khoản thanh toán của mình. OpenERP được lựa chọn ngày càng nhiều nhờ vào tiến trình đơn giản của việc lập hóa đơn, cùng với khả năng mã hóa quy trình thanh toán của khách hàng một cách hiệu quả.
Với phần mềm OpenERP, quy trình lập hoá đơn rất đơn giản. Bạn có thể theo dõi sơ đồ
Một hoá đơn có thể được phát sinh từ nhiều chứng từ khác nhau, chẳng hạn như Phiếu bán hàng hoặc Đơn đặt hàng, hoặc tại thời điểm xác nhận lô hàng. Các phương pháp này sẽ được đưa vào khi bạn sử dụng hệ thống hợp nhất OpenERP.
Trong OpenERP khái niệm “hoá đơn” bao gồm các chứng từ sau đây:
1. Hoá đơn khách hàng.
2. Hoá đơn nhà cung cấp.
3. Khoản hoàn lại của khách hàng hay Giấy báo có của khách hàng.
4. Khoản hoàn lại của nhà cung cấp hay Giấy báo có của nhà cung cấp.
→ Bốn loại hoá đơn này chỉ khác nhau về loại và hình thức trình bày. Tất cả được lưu trữ trong cùng một loại đối tượng trong hệ thống.
→ Hai ưu điểm lớn khi chia Hóa đơn thành nhiều loại khác nhau :
- Trong một môi trường đa công ty cùng với việc tạo lập hóa đơn giữa các công ty trong nội bộ một tập đoàn, Hóa đơn phải thu của công ty này sẽ là Hóa đơn phải trả của công ty kia,
- Nó cho phép bạn có thể làm việc và tìm kiếm tất cả các hóa đơn trong cùng một danh mục. Nếu bạn tìm kiếm lịch sử các hóa đơn đã được xuất ra, OpenERP sẽ liệt kê cả hai loại Hóa đơn phải trả (hóa đơn từ nhà cung cấp) và Hóa đơn phải thu (Hóa đơn cho khách hàng) cũng như là Giấy báo có trên cùng một danh sách.
→ Giấy báo có là một loại chứng từ cho phép bạn hủy bỏ một hóa đơn hay một phần của một hóa đơn.
Với hệ thống ERP các hoá đơn hầu hết được tạo một cách tự động từ các đơn hàng, chứng từ nhận hàng, chứng từ gửi hàng. Từ các đơn hàng này hệ thống tạo ra dạng hoá đơn dự thảo và lúc này người dùng chỉ việc kiểm tra lại thông tin và nhấn nút "xác nhận". Trong một vài trường hợp đăc biệt người dùng phải nhập hoá đơn bằng tay khi mà hoá đơn không đi kèm với đơn đặt hàng.
4.2. Biên lai đơn giản
Khi bạn bán sản phẩm cho khách hàng, bạn có thể đưa cho họ hoá đơn thật hoặc Sales Receipt - Biên lai bán hàng, hay còn được gọi là Customer Receipt - Biên lai khách hàng. Biên lai bán hàng chỉ đơn thuần là một loại phiếu bán hàng chứ không phải là một hoá đơn thực sự.
- Biên lai bán hàng ở dạng dự thảo:
Khi xác nhận các biên lai bán hàng, OpenERP sẽ tạo ra các mục nhật ký một cách tự động và bạn có thể ghi lại các khoản thanh toán của khách hàng liên quan đến những biên lai này. Hệ thống lập hoá đơn đơn giản không đòi hỏi sự cài đặt kế toán tổng quát, chính vì thế bạn sẽ hoàn thành công việc nhanh chóng hơn.
Khi mua sản phẩm từ nhà cung cấp, bạn sẽ nhận được một Purchase Receipt – Biên lai mua hàng (chỉ đơn thuần là một tờ phiếu. Khi một biên lại mua hàng được xác nhận, phần mềm sẽ tự động tạo ra các mục nhật ký và bạn có thể ghi lại các thanh toán cho nhà cung cấp liên quan đến biên lai mua hàng này, giống như đối với biên lai bán hàng.
- Bút toán kế toán đã ghi nhận ở tài khoản 131- Phải thu khách hàng.
Biểu mẫu của Purchase Receipt cũng tương tự như Sales Receipt
4.3. Lập hóa đơn cho khách hàng
4.4. Hóa đơn nhà cung cấp
o Dùng để huỷ bỏ một hoá đơn khách hàng, hoá đơn nhà cung cấp khi hoá đơn đã được ghi nhận đồng thời hoàn tiền cho khách hàng, nhà cung cấp trong trường hợp hoá đơn đã được thanh toán.
o Dùng trong trường hợp trả lại hàng do hàng kém phẩm chất.
Cách tạo một hoàn tiền: Từ một hoá đơn khách hàng hoặc hoá đơn nhà cung cấp người dùng dễ dàng tạo được một hoàn tiền. Để làm được điều này người dùng chọn một hoá đơn của khách hàng hoặc nhà cung cấp rồi kích nút Hoá đơn hoàn tiền. Hệ thống sẽ mở ra cho người dùng biểu mẫu Hoá đơn hoàn tiền dạng dự thảo và người dùng có thể thay đổi chỉnh sửa trước khi xác nhận sự hợp lệ của hoá đơn.
Dưới đây người dùng có thể lựa chọn một trong các tuỳ chọn sau để tạo một Hoá đơn hoàn tiền:
+ Tạo một dự thảo hoàn tiền: Hoá đơn hoàn tiền tạo ra sẽ ở dạng dự thảo và người dùng có thể sửa chữa các thông sau đó là xác nhận Hoá đơn hoàn tiền này, lúc này hoá đơn chưa được đối soát.
+ Huỷ bỏ: Tạo một hoá đơn hoàn tiền và hệ thống thực hiện đối soát luôn đối với trường hợp các hoá đơn chưa thanh toán
+ Chỉnh sửa: Tạo một hoàn tiền sau đó hệ thống thực hiện đối soát thanh toán, đồng thời tạo ra một hoá đơn khách hàng/nhà cung cấp dạng dự thảo để người dùng có thể sửa và xác nhận lại.
Hóa đơn hoàn tiền đã hoàn thành:
4.6. Huỷ bỏ hoá đơn
Hệ thống ERPOnline/Odoo mặc định sẽ không cho phép người dùng huỷ bỏ một hoá đơn đã được xác nhận. Theo lý thuyết các bút toán được tạo ra và xác nhận thì chúng ta không thể xoá bỏ được. Tuy nhiên trong một số trường hợp có sai sót xảy ra do nhập nhầm là những sai sót không trọng yếu thì việc huỷ bỏ một hoá đơn sẽ đơn giản hơn là tạo một hoá đơn hoàn tiền.
Quy trình huỷ bỏ hoá đơn
Trước tiên người dùng vào hệ thống sổ nhật ký ở phần Kế toán/Cấu hình/Sổ nhật ký tìm chọn sổ nhật ký bán hàng, mua hàng, các số nhật ký tiền mặt, tiền gửi ngân hàng sau đó người dùng tích vào ô Cho phép huỷ bỏ bút toán. Đây là bước đầu tiên trong quy trình huỷ bỏ hoá đơn.
Tiếp theo người dùng gặp một trong hai trường hợp sau đây:
Trường hợp 2: Hoá đơn đã xuất đã thanh toán:
Bước 1: Xoá bỏ bút toán ghi nhận việc thanh toán:
Người dùng truy cập theo đường dẫn Kế toán/Bút toán sổ nhật ký/Bút toán sổ nhật ký sau đó người dùng lọc theo các tiêu chí khác nhau để tìm ra bút toán ghi nhận việc thanh toán cho hoá đơn mà người dùng muốn huỷ bỏ -> kích nút huỷ bỏ. Tại đây, bút toán thanh toán ở dạng chưa vào sổ và có thể chỉnh sửa. Tiếp theo, người dùng nhấp chuột vào nút Chỉnh sửa người dùng được màn hình như
Tiếp theo người dùng kích vào ký hiệu đối soát “A1” như hình 7 để được hình 8 dưới đây. Người dùng nhấp chuột vào nút Xem thêm ở trên cùng và chọn Bút toán chưa đối soát. Lúc này bút toán thanh toán ở tình trạng chưa đối soát và có thể xoá bỏ được.
Bước 2: Sau khi bút toán thanh toán được xoá bỏ thì trở về trường hợp 1. Người dùng thao tác như trường hợp 1.
4.7 Báo Cáo Thống Kê
Mục đích của Odoo/Open ERP đúng như tên gọi của nó: Enterprise Resource Planning – Quản lý toàn diện & Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp, và để đáp ứng được nhu cầu này, cài đặt module Báo cáo – thống kê là hoàn toàn cần thiết.
Tại menu Báo cáo bạn sẽ nhìn thấy hệ thống báo cáo thống kê mặc định của Hệ thống.
Bạn có thể tùy chỉnh hệ thống báo cáo này theo nhu cầu của riêng bạn. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ có một số báo cáo như sau:
Báo cáo bán hàng
Báo cáo Kho hàng
Báo cáo Mua hàng