IV. MỘT SỐ QUY TRÌNH TRONG PHÂN HỆ KẾ TOÁN
2. Ghi nhật ký và báo cáo tài chính
2.1. Nguyên tắc,đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung
Sổ nhật ký là nơi lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp theo trình tự thời gian cụ thể. Và để đảm bảo việc theo dõi, quản lý, báo cáo thì người dùng
có thể tạo ra các sổ nhật ký khác nhau mà mỗi sổ nhật ký là đại diện cho một hoặc một vài nội dung kinh tế có tính chất giồng nhau
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại chủ yếu sau:
– Sổ Nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt.
– Sổ Cái.
– Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
2.2. Thiết lập các sổ nhật kí
Người dùng theo đường dẫn sau Kế toán/Cấu hình/Sổ nhật ký/Sổ nhật ký. Khi người dùng nhấn nút Tạo mới và một mẫu cấu hình sổ nhật ký sẽ xuất hiện với các thông tin cơ bản cần thiết sau:
3. Mua hàng: Người dùng áp dụng đối với các nghiệp vụ mua hàng
4. Hoàn tiền mua hàng: Loại này dùng cho các nghiệp vụ trả lại hàng mua
5. Tiền mặt: Áp dụng cho sổ nhật ký chuyên theo dõi các phát sinh về tiền mặt
6. Ngân hàng và séc: Dùng đối với các sổ nhật ký liên quan theo dõi về tiền gửi ngân hàng
7. Tổng quát: Đối với các sổ nhật ký khác
8. Tình trạng đầu kỳ/Cuối kỳ: Dùng trong trường hợp tạo số dư đầu kỳ của năm tài chính đầu tiên khi dùng phần mềm.
+ Tài khoản ghị nợ mặc định/Tài khoản ghi có mặc định: Là tài khoản chính đại diện cho một phần nội dung của nghiệp vụ, của sổ nhật ký và nó sẽ xuất hiện trong bút toán định khoản.
+ Tiền tệ: Người dùng để trống trong trường hợp sử dụng tiền tệ VNĐ mặc định/
Trường hợp người dùng theo dõi chi tiết tiền tệ khác thì sẽ ghi nhận ngoại tệ khác ở đây. (Ví dụ: Sổ nhật ký ngân hàng USD)
+ Thiết lập nâng cao (Người dùng cần chú ý một số trường sau):
o Cho phép huỷ bỏ bút toán: Nếu người dùng tích vào ô vuông này có nghĩa là mọi bút toán trong sổ nhật ký đều huỷ bỏ được và ngược lại. Để có thể sử dụng chức năng này người dùng phải vào Thiết lập tìm kiếm và cài đặt chức
năng account_cancel hay là huỷ bỏ bút toán.
o Autopost Created Moves: Tự động vào sổ các bút toán và không qua tình trạng nháp (người dùng phải chắc chắn về sự chính xác của các nghiệp vụ thì hãy tích vào ô vuông này)
2.3. Tạo báo cáo tài chính
- Báo cáo tài chính (BCTC) dùng ĐỂ CUNG CẤP THÔNG TIN về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của DN, đáp ứng yêu cầu quản lý của Doanh nghiệp, Cơ quan Nhà nước và nhu cầu hữu ích của người sử dụng (Nhà đầu tư, Ngân hàng..) trong việc đưa ra các quyết định kinh tế.
- Khi lập các báo cáo Tài chính bất kì, người dùng phải chọn năm tài chính mình thiết lập, bên cạnh phải chọn Hệ thống Tài khoản đang làm việc. Hệ thống openERP đã tự động ghi vào Sổ cái các Tài khoản chi tiết, và sẽ xuất ra file cho mỗi Báo cáo tiêng biệt Báo cáo theo luật định của chế độ kế toán Việt Nam gồm: Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả kinh doanh; Bảng cân đối số phát sinh; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Bảng cân đồi kế toán:
Bảng cân đối kế toán là một loại báo cáo tài chính thể hiện tình hình tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định. Báo cáo này thường được lập vào thời điểm cuối quý và cuối năm bởi bộ phận Kế toán.
Bảng cân đối kế toán luôn được chia làm hai phần là Tài sản và Nguồn vốn. Hai phần này luôn luôn bằng nhau.
Cấu trúc của Bảng cân đối kế toán có thể được thể hiện khái quát thông qua công thức sau:
Tổng tài sản = Tổng nợ phải trả + Nguồn vốn chủ sở hữu Bảng cân đối kế toán cung cấp cho nhà quản trị :
+ Có một cái nhìn tổng quát về quy mô tài sản của đơn vị;
+ Biết được tỷ lệ tài sản và tỷ lệ nợ;
+ Tính toán các thông số về khả năng thanh toán, đòn bẩy tài chính,...
Cách thức xem in báo cáo:
Hệ thống ERP hỗ trợ người dùng tạo báo cáo tài chính một cách tự động sau khi người dùng cập nhật toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ của doanh nghiệp vào phần mềm. Để xem bảng cân đối kế toán người dùng làm theo đường dẫn sau: Kế toán/Báo cáo/ Bảng cân đối kế toán. Lúc này hệ thống xuất hiện biểu mẫu tuỳ chọn để in báo cáo như hình dưới đây:
+ Năm tài chính: năm để in báo cáo + Lọc theo: Ngày/Chu kỳ/Không lọc
+ Target moves: Người dùng có thể lựa chọn một trong các loại sau:
o Tất cả bút toán đã vào sổ
o Tất cả bút toán
Sau khi nhấn nút In người dùng sẽ có được Bảng cân đối kế toán theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành.