giao trinh su dung PM 2010

PhD L NG V N C NH H NG D N S D NG MS PROJECT 2010 TÀI LI U L U HÀNH N I B ng d ng MS Project 2010 Qu n lý d án M CL C Ch ng I Gi i thi u t ng quan v MS PROJECT 2010 T ng quan ban đ u Qu n lý d án gì? Các nhân t t o nên m t d án Các b c l p ti n đ Các tính n ng m i Microsoft Project 2010 M t s t khoá Microsoft Project 11 Ch ng 13 Nh ng thi t l p ban đ u c a h th ng d án 13 Thi t l p đ n v ti n t 13 Thi t l p l ch n n d án 13 Thi t l p cho hi n t ng ti n đ d án 14 T o m t d án m i 14 Ch ng 16 T o m t d án c th l p k ho ch d án 16 Xác đ nh thông tin c a d án 16 Thi t l p l ch cho d án 16 L p danh sách tác v c a d án 17 T o công vi c ph (subtasks) 19 T o công vi c không tham gia vào d án (Inactivate) 19 a m t công vi c vào khung nhìn th i gian (Timeline) 19 Thi t l p deadline 20 Thi t l p m c d án 21 Nh p ghi công vi c (task note) 21 ính kèm liên k t vào công vi c 21 T o công vi c đ nh k 22 Ch ng 24 T o m i liên h gi a công vi c 24 M i liên h gi a công vi c 24 Xác đ nh m i quan h gi a công vi c quan tr ng 24 2/58 Ths.Ks L ng v n C nh ng d ng MS Project 2010 Qu n lý d án Các ki u ph thu c lag time 24 Xác đ nh nh ng ràng bu c cho công vi c 26 Chia (c t) công vi c thành ph n nh 27 Ch ng 28 T o ngu n l c xác đ nh ngu n l c cho d án 28 Xác đ nh ngu n l c thông tin cho ngu n l c d án 28 Cách thay đ i l ch cho ngu n l c 30 Thi t l p ngu n l c cho công vi c 31 S a đ i th i gian th c hi n công vi c 32 Ki m tra hi u ch nh vi c s d ng ngu n l c 33 Ch ng 35 Qu n lý d án (h th ng) 35 Xem xét toàn b d án 35 Ki m tra ngày b t đ u ngày k t thúc d án 35 Xác đ nh đ ng g ng c a d án 35 Xem xét c t khác m t khung nhìn 36 Th hi n thông tin có ch n l c 37 Nhóm thông tin m t khung nhìn 37 Ch ng 38 Cách th c l u k ho ch c a d án ki m soát d án 38 L u gi m t k ho ch 38 L u gi t i nh ng th i m chuy n ti p (interim) 39 Thay đ i tham s công vi c theo th c t th c hi n 39 So sánh gi a th i gian th c t th c hi n k ho ch đ i v i m i công vi c 39 Nh p t ng th i gian th c t s d ng ngu n l c so sánh v i k ho ch 40 Ch ng 42 Qu n lý chi phí d án 42 So sánh chi phí hi n t i k ho ch 42 Xem xét chi phí toàn b d án 42 Phân tích tài v i b ng Earned Value 43 Ch ng 47 Qu n lý chi phí d án Error! Bookmark not defined 3/58 Ths.Ks L ng v n C nh ng d ng MS Project 2010 Qu n lý d án Các báo bi u chu n c a Microsoft Project 47 1.1 Báo cáo d ng đ th (Visual Reports) 47 1.2 Báo cáo c b n d ng b ng s li u 49 Báo cáo d li u tr c quan t i c a s thao tác 51 Thêm tiêu đ chân trang c a trang in vào m t báo cáo c b n 51 Ch ng 10 53 Các cách ki m soát, ch nh s a ti n đ 53 Xem l i công vi c kh i công b ch m tr 53 So sánh ti n trình công vi c so v i k ho ch 54 Dùng c a s theo dõi s đ Gantt (Tracking Gantt) 55 Xác đ nh công vi c b tr ti n đ 55 Xác đ nh công vi c có th i gian d tr 56 Link đ t i MS Project 2010-32bit: http://www.mediafire.com/?2rfglqrfs3x9h Link đ t i MS Project 2010-64bit: http://www.mediafire.com/?123yy2me2uuqh File ti n đ m u: ti n đ t ch c đ u th u: http://www.mediafire.com/?6opkyiudszyyd8q 4/58 Ths.Ks L ng v n C nh ng d ng MS Project 2010 Qu n lý d án Ch ng I Gi i thi u t ng quan v MS PROJECT 2010 T ng quan ban đ u Micrososft Project 2010 m t ch lý m t d án T ng trình giúp b n có th l p k ho ch qu n th i h n c a m t cu c h p quan tr ng cho đ n ngân sách thích h p dành cho ngu n l c c a d án, Project 2010 giúp b n tr i nghi m m t cách d dàng c ng nh cung c p nh ng công c đ mang l i hi u qu làm vi c t t h n B n có th s d ng Microsoft Project đ : Tr c kh i công: T ch c l p k ho ch qu n lý d án Cung c p m t d trù v m t th i gian th c hi n m i công vi c k ho ch c ng nh th i gian c a toàn b d án Lên l ch công vi c c a cá nhân ho c t ch c Ch đ nh ngu n l c chi phí cho công vi c d án Trong trình th c hi n d án: i u ch nh k ho ch đ thích ng v i u ki n ràng bu c Chu n b báo bi u c n thi t cho d án D trù tác đ ng đ n ti n đ c a d án x y nh ng thay đ i có nh h ng l n đ n d án In n báo bi u ph c v d án Làm vi c qu n lý theo nhóm Sau hoàn thành d án: 10.Xem xét l i d án đ đ i phó v i tình hu ng ng u nhiên 11 ánh giá tài chung c a d án 12.Cho phép quan sát tr l i phân tích d án theo th c t th c hi n 13.Rút kinh nghi m th c hi n d án Là m t ng i b t đ u s d ng ch ng trình Microsoft Project, b n ch c h n có r t nhi u th c m c v vi c t o qu n lý m t d án Cu n sách s cung c p cho b n nh ng khái ni m c b n Microsoft Project đ qu n lý d án, sau b n s 5/58 Ths.Ks L ng v n C nh ng d ng MS Project 2010 Qu n lý d án t o, qu n lý thay đ i d án thông qua gi ng c a cu n sách M i gi ng nh ng h ng d n c th t ng b c vi c t o m i d án, theo dõi ho t đ ng qu n lý d án Qu n lý d án gì? Qu n lý d án m t trình l p k ho ch, t ch c, theo dõi qu n lý công vi c ngu n l c đ hoàn thành m c tiêu đ t v i nhi u ràng bu c v th i gian, chi phí ngu n l c K ho ch c a d án có th ch đ n gi n, ví d nh m t t p h p nh công vi c th i gian b t đ u k t thúc, c ng có th ph c t p g m hàng nghìn công vi c ngu n l c v i chi phí hàng t H u h t d án đ u có nh ng m chung bao g m vi c phân chia d án thành công vi c nh d dàng qu n lý, l p l ch th c hi n công vi c, trao đ i v i nhóm theo dõi ti n trình th c hi n công vi c M i d án đ u bao g m ba pha sau: − L p k ho ch d án − Theo dõi thay đ i qu n lý d án − K t thúc d án Các giai đo n đ c th c hi n t t bao nhiêu, kh n ng thành công c a d án nhi u b y nhiêu Các nhân t t o nên m t d án D án c a b n ch có th thành công n u b n hi u rõ đ c nhân t hình thành nên m i d án, là: − Th i gian: g m th i gian đ hoàn thành t ng công vi c m i m t giai đo n − Ngu n l c (ti n): g m chi phí ngu n l c: nhân l c, thi t b , nguyên v t li u đ hoàn thành công vi c − M c đích: m c đích c a công vi c k ho ch đ hoàn thành chúng Th i gian, ngu n l c m c đích chi c ki ng ba chân đ a d án đ n thành công, m i m t thành ph n đ u có nh h r t quan tr ng tr c ti p nh h ng đ n hai ph n l i Ba thành ph n ng đ n d án, m i quan h gi a ba thành ph n khác đ i v i m i d án quy t đ nh t i nh ng v n đ cách th c th c hi n d án 6/58 Ths.Ks L ng v n C nh ng d ng MS Project 2010 Qu n lý d án Các b c l p ti n đ Thu th p thông tin, phân tích công ngh , dây chuy n s n xu t, nguyên lý v n hành… L p danh sách h ng m c, công vi c c a h ng m c (WSB) s ti n hành th c hi n Xác đ nh s b ràng bu c gi a h ng m c v i nhau, gi a công vi c v i Xác đ nh kh i l ng c a công vi c Xác đ nh thành ph n hao phí (v t li u, nhân công , ca máy) đ n giá c a c n cho công vi c S p x p th t cl u tiên ngu n l c ng th i gian thi công chi phí ngu n l c L p ti n đ theo k ho ch đ nh Xác đ nh y u t , ch tiêu kinh t k thu t đ so sánh v i ti n đ k ho ch l p 10 i u ch nh, t i u hóa ti n đ 11 Ch p thu n ti n đ l p 12 In báo cáo, bi u m u đ ph c v công tác qu n lý 13 Theo dõi, c p nh t ti n đ i u ch nh ti n đ Các tính n ng m i Microsoft Project 2010 • Giao di n Microsoft Office Fluent (thanh Ribbon) thân thi n V i Ribbon, b n có th truy c p đ n tab c a s ch ng trình m t cách d dàng, ho c thêm b t nhóm l nh kh i tab N u b n không bi t ch c n ng c a m t nút, b n rà chu t lên nút, m t c a s nh (Sreen tip) hi n lên n i dung ch c n ng c a nút • Menu truy c p nhanh (Quick access toolbar): thay th công c c a phiên b n tr c Mu n thay đ i m c đ nh s l ng nút c a nó, ta nh p vào nút cu i bên ph i đ thêm b t nút 7/58 Ths.Ks L ng v n C nh ng d ng MS Project 2010 Qu n lý d án • Thanh công c nh (Mini Toolbar): n phím ph i chu t vào m t ô b ng, mini toobar s xu t hi n đ b n ch n nhanh nh ng tác v thông th ng nh t c a ô ch n • Giao di n Backstage v i t t c công c c n thi t đ làm vi c v i t p tin c a b n • Lên l ch công vi c: b n có th t lên l ch công vi c d án sau t o công vi c Các thông tin g m ngày b t đ u, ngày k t thúc, th i l ng công vi c, s ph thu c c a công vi c b n có th thi t l p Microsoft Project 2010 Là m t nhà qu n lý d án, b n s có r t nhi u công vi c đ làm V y Microsoft Project có th giúp cho b n? Tr c h t, l u tr thông tin chi ti t v d án c a b n c s d li u s d ng thông tin đ tính toán, theo dõi ti n trình, chi phí c a d án thành ph n khác đ ng th i t o m t k ho ch cho d 8/58 Ths.Ks L ng v n C nh ng d ng MS Project 2010 Qu n lý d án án c a b n Càng nhi u thông tin v d án mà b n cung c p, d án đ c th c hi n xác b y nhiêu Gi ng nh m t b ng tính, Microsoft Project th hi n k t qu sau tính toán Tuy nhiên k ho ch c a d án s không đ c l p cho đ n b n hoàn thành thông tin quan tr ng c a công vi c Microsoft Project l u gi thông tin b n nh p thông tin tính toán tr ng nh tên công vi c hay kho ng th i gian th c hi n Trong Microsoft Project, m i tr ng đ c th hi n m t c t • Giao di n Timeline: mang đ n cho b n giao di n tr c quan sinh đ ng g m b n tóm t t công vi c, công vi c s ki n quan tr ng mà b n mu n xem D dàng chép Timeline dán chúng vào m t ng d ng khác di chuy n khung nhìn cho phù h p v i th i đo n c n xem, ta kéo m r ng ho c tr nh t t màu xanh copy khung nhìn Timeline qua ph n m m khác, n phím ph i vào khung nhìn, ch n • Làm vi c t t v i Excel Word: b n có th dán d li u c a Microsoft Project 2010 vào Excel ho c Word theo c t c u trúc d li u c a Microsoft Project • Tùy bi n Ribbon: b n có th t o tab nhóm chúng l i đ làm vi c Chú ý m i tên nh xu t hi n bên c nh nút, cho ta danh dách th xu ng đ ch n ch c n ng khác nhóm v i nút 9/58 Ths.Ks L ng v n C nh ng d ng MS Project 2010 Qu n lý d án Tùy bi n tr • ng d li u: ch c n t o m t giá tr s , ngày ho c ch t c t bên ph i c a b ng, Microsoft Project có th xác đ nh xác lo i d li u b n s d ng Tính n ng AutoFilter đ • c c i thi n, s d ng công c l c gi ng Microsoft Excel giúp b n có th phân lo i, s p x p theo nhóm L u t p tin sang đ nh d ng PDF ho c XPS: Microsoft Project 2010 cho phép b n • l u t p tin có đ nh d ng *.mpp thành đ nh d ng tài li u PDF ho c XPS Giao di n Team Planner (ch có a) phiên b n Microsoft Project Professional 2010): giúp b n có th thay đ i công vi c t ngu n l c sang ngu n l c khác b ng cách kéo th t i c a s Team Planner Tính n ng Inactive task (ch có • phiên b n Microsoft Project Professional 2010 tr v sau): giúp b n có th vô hi u hóa công vi c đ không nh h ng đ n ti n đ d án B n có th kích ho t l i công vi c n u c n Tích h p SharePoint Task List (ch có • c ch n t m t d án th phiên b n Microsoft Project Professional 2010): đ ng b hóa công vi c gi a Microsoft Project v i Project Task List Microsoft SharePoint • • Microsoft Project qua nhi u n m phát tri n ph ng pháp qu n lý d án cung c p cho b n m t s công c l p k ho ch theo dõi M t vài m ý: • Bi u đ Gantt giao di n c a Microsoft Project, hi n b ng tính v i c t d li u giao di n đ h a công vi c d án b trí d c theo m t th i 10/58 Ths.Ks L ng v n C nh ng d ng MS Project 2010 Qu n lý d án Chú ý: n u c t VAC âm theo ti n đ th c t qu tài d đ nh theo k ho ch âm ng cl i Ta tham kh o đ th sau đ hi u rõ v EVM: M t s t vi t t t ý ngh a EVM: • l ch v ti n đ : SV=EV-PV ch s ti n đ : SPI=EV/PV cho bi t d án tr hay nhanh h n ti n đ chu n • l ch v chi phí: CV=EV-AC ch s chi phí th c hi n CPI=EV/AC • SPI>1: nhi u công vi c hoàn thành h n k ho ch d tính CPI>1: chi phí th c ch a v t qua giá tr đ t đ 44/58 c Ths.Ks L ng v n C nh ng d ng MS Project 2010 Qu n lý d án có th v đ c đ th c a EVM, ta ph i nh p li u % hoàn thành chi phí công vi c theo đ nh k tháng ho c tu n Sau ch n ngày tình tr ng c a d án theo ngày nh p li u đ nh k đ xem b ng Earn Value ch n ngày tình tr ng, ch n menu Project, ch n Properties, ch n nút Project Information Sau nh p ngày tình tr ng d án vào quay l i b ng Earned Value, ch n menu View, ch n ribbon Data, ch n nút Table, ch n More Tables, ch n Earned Value, n Apply chuy n d li u giá tr PV, EV, AC… qua Excel đ v đ th , ta quét kh i copy (CTRL+C) d li u, k ti p ch n ph n m m Excel đ dán vào Ngoài ra, ta co th v đ th Earned Value tr c ti p t MS Project 2010 nh sau: • Ch n menu Project, ch n Report, ch n nút Visual Report, c a s Visual Report xu t hi n • Trong c a s này, ta ch n d li u s xu t Excel, b d u ch n Viso Ti p t c ch n báo lo i báo cáo Earned Value Over Time Report tab All, ch n m c đ chi ti t d li u xu t ngày, tu n, tháng…Sau click nút View, k t qu s đ c xu t qua Excel g m sheet: đ th d li u 45/58 Ths.Ks L ng v n C nh ng d ng MS Project 2010 Qu n lý d án 46/58 Ths.Ks L ng v n C nh ng d ng MS Project 2010 Qu n lý d án Ch ng Các bi u m u báo cáo Vi c in n báo bi u có th theo d ng sau: • Các báo cáo chu n c a Microsoft Project 2010 • Ti n đ chung c a d án • Báo cáo l ch trình công vi c • Báo cáo v vi c s d ng tài nguyên công vi c • Báo cáo v l ch làm vi c theo tu n, quý, tháng Các báo bi u chu n c a Microsoft Project Vi c t o bi u m u chu n c a Microsoft Project đ c hi n b ng cách ch n menu Project, ch n group Report T i đây, ta có th ch n đ nh d ng báo cáo sau: • Báo cáo d ng đ th (Visual Reports) • Báo cáo c b n d ng b ng s li u (Reports) • Báo cáo so sánh ph ng án khác c a d án (Compare Projects) • Báo cáo d li u tr c quan t i c a s thao tác 1.1 Báo cáo d ng đ th (Visual Reports) Click nút Visual Reports group Report, c a s s hi n lên đ ta ch n d ng báo cáo: 47/58 Ths.Ks L ng v n C nh ng d ng MS Project 2010 Qu n lý d án Tên báo cáo Mô t Cash Flow Report S d ng báo cáo đ xem m t đ th minh h a s ti n chi phí k ho ch chi phí th c t tích l y theo th i gian Earned Value Over Time Report S d ng báo cáo đ xem m t bi u đ AC (chi phí th c t c a công vi c th c hi n), giá tr k ho ch, giá tr đ t đ c Resource Cash Flow Report S d ng báo cáo đ xem m t s đ cho th y chi phí k ho ch chi phí th c t cho d án theo th i gian Chi phí đ c chia nh theo lo i ngu n l c (nhân công-máy, v t li u, chi phí khác) Báo hi u n u chi phí k ho ch v t chi phí c b n m t tr c quan Resource Availability Report S d ng báo cáo đ xem m t s đ cho th y nhân công-máy m c l i đ i v i ngu n tài nguyên s n sàng c a d án, đ c chia nh theo lo i tài nguyên (nhân công-máy, v t li u, chi phí khác) M t c đ đ c hi n th bên c nh m i tài nguyên đ c b s d ng m c Resource Cost Summary Report S d ng báo cáo đ xem m t bi u đ minh h a s phân chia chi phí tài nguyên gi a lo i ngu n l c: nhân công-máy, v t li u, chi phí khác Resource Work Availability Report S d ng báo cáo đ xem m t đ th v i t ng m c l i s n sàng c a ngu n tài nguyên nhân công-máy minh h a theo th i gian Resource Work Summary Report S d ng báo cáo đ xem m t đ th v i t ng s công su t ngu n l c nhân công-máy công vi c minh h a đ n v nhân công-máy Baseline Cost Report S d ng báo cáo đ xem m t đ th v i chi phí ban đ u, chi phí k ho ch, chi phí th c t cho d án đ c minh h a qua công vi c Baseline Report S d ng báo cáo đ xem m t s đ c a d án c a b n chia nh theo đ nh k theo nhi m v Báo cáo so sánh k ho ch công vi c-chi phí v i công vi c ban đ u-chi phí S d ng đ hi n th k ho ch làm vi c v t công vi c c b n, k ho ch chi phí v t chi phí c b n Baseline Work Report S d ng báo cáo đ xem m t đ th v i công vi c ban đ u, công vi c theo k ho ch, công vi c th c t cho d án đ c minh h a qua công vi c Budget Cost Report S d ng báo cáo đ xem m t đ th v i ngân sách đ c t, chi phí ban đ u, chi phí k ho ch, chi phí th c t minh h a theo th i gian Budget Work Report S d ng báo cáo đ xem m t đ th v i công vi c ngân sách, công vi c c s , công vi c theo k ho ch, công vi c th c t minh h a theo th i gian Critical Tasks Status Report S d ng báo cáo đ xem m t bi u đ hi n th công vi c ph n l i c a công vi c, lo i công vi c quan tr ng không quan tr ng Thanh d li u ch ph n tr m công vi c hoàn thành 48/58 Ths.Ks L ng v n C nh ng d ng MS Project 2010 Qu n lý d án Task Status Report S d ng báo cáo đ xem m t s đ c a công vi c ph n tr m công vi c hoàn thành cho công vi c, v i bi u t ng ch công vi c v t quá, b ng, th p h n so v i công vi c l p k ho ch Thanh d li u ch ph n tr m công vi c hoàn thành Resource Remaining Work Report S d ng báo cáo đ xem m t đ th v i công vi c l i công vi c th c t ph i th c hi n s tiêu hao m i ngu n l c, minh h a theo đ n v c a t ng ch ng lo i ngu n l c Resource Status Report S d ng báo cáo đ xem m t s đ c a công vi c giá tr chi phí cho m i tài nguyên c a d án 1.2 Báo cáo c b n d ng b ng s li u Trình t thao tác nh sau: Click Project menu Trong Reports group, click Reports Trong c a s Reports, click ch n nhóm báo cáo, sau click Select Trong c a s k ti p, ch n b ng d li u mu n in báo cáo, sau click Select m t l n n a B ng báo cáo s xu t hi n c a s xem tr c in Print Preview Ch n thông s in nh máy in, trang in, gi y in… Click Print 49/58 Ths.Ks L ng v n C nh ng d ng MS Project 2010 Qu n lý d án D i m t b ng báo cáo d li u m u MS Project xu t 50/58 Ths.Ks L ng v n C nh ng d ng MS Project 2010 Qu n lý d án Báo cáo d li u tr c quan t i c a s thao tác T i menu View, group Task Views, click ch n lo i khung nhìn d li u c n in N u ph n n i dung đ nh s n c a MS Project ch a n i dung mong mu n, ta có th ch nh s a thêm b t c t b ng d li u ho c dùng b l c đ thay đ i công vi c, ngu n l c, ch đ nh ngu n l c l i công vi c… Sau đ ng ý d li u t i m t c a s , mu n in đ làm báo cáo, ta thao tác nh sau: Click the File tab, and then click Print i u ch nh s b thông s in, nhìn trang in phía bên ph i c a c a s đ u ch nh theo ý mu n nhìn theo t l th c 100%, click vào m b t k c a vùng trang in Click Print đ in trang in ch nh s a Thêm tiêu đ chân trang c a trang in vào m t báo cáo c b n L u ý ph n không áp d ng cho báo cáo d ng đ th B i báo cáo d ng đ th đ c xu t Excel Visio, s d ng ch ng trình đ thay đ i tiêu đ , chân trang in, ho c thích Trình t thao tác nh sau: Click Project menu Trong Reports group, click Reports 51/58 Ths.Ks L ng v n C nh ng d ng MS Project 2010 Qu n lý d án Trong c a s Reports, click Custom, sau click Select Trong c a s Custom Reports, ch n m t d ng báo cáo danh sách, sau click Print B ng báo cáo s xu t hi n c a s xem tr c in Print Preview Click Page Setup Click Header ho c Footer tab Click ch n tab bên trái, gi a, ho c bên ph i Trong ô phía d i, đánh vào n i dung c n thi t, ho c: • thêm s trang, nh p vào chèn trang s • thêm ngày hi n t i ho c th i gian, nh p vào chèn ngày tháng hi n hành , chèn th i gian , chèn t ng s trang ho c c hai , ho c c hai • thêm tên t p tin, nh p vào chèn File Name • thêm m t hình nh, nh p vào Picture • đ nh d ng thông tin cài đ t s n, ch n ký hi u (&) ho c ch n v n b n mà b n mu n đ nh d ng, nh p vào Font Text Format , sau ch n tùy ch n đ nh d ng mà b n mu n thêm thông tin d án c th , nh p vào ô General Project fields • sau nh p vào ch thông tin t danh sách hi n L p l i b c đ thêm nhi u thông tin d án Ghi chú: tiêu đ chân trang c a trang in mà b n thi t l p s xu t hi n m i trang B n không th ch đ nh cho chúng xu t hi n khác trang đ u tiên so v i trang ti p theo, ho c xu t hi n khác trang l ch n B n có th thay đ i kích th c m t hình nh sau đ cách ch n bi u t ng kéo c thêm vào m t tiêu đ , chân trang, ho c gi i b ng di chuy n hình, ch n kéo đ n m t v trí khác B n th c t b m t ph n hình nh 52/58 Ths.Ks L ng v n C nh ng d ng MS Project 2010 Qu n lý d án Ch ng 10 Các cách ki m soát, ch nh s a ti n đ Khi qu n lý ti n đ , c n ph i nh p li u s li u th c t mà d án x y T đó, xem xét l i ti n đ th c u ch nh l i thông s khác c a ti n đ đ đ t đ m c tiêu đ t c ng lai MS Project cung c p nhi u công c đ th c hi n yêu c u này, bao g m ch nh s a n i dung c a: • Các c a s thao tác d li u View • Các b ng d li u Table • Các đ ng ti n đ công vi c Progress Line • So sánh phiên b n c a d án Xem l i công vi c kh i công b ch m tr ng k ho ch g c Baseline y u t đ ta xem xét th c t d án có th c hi n k ho ch đ ch a So sánh s thi u d án ghi chép v i s li u c a đ ng k ho ch g c, ta s d dàng nh n công vi c b ch m tr so v i k ho ch c a s Gantt Các b c th c hi n nh sau: Ch n c a s Gantt Chart Ch n menu Format, ch n group Bar style, ch n nút Slippage Ch n đ ng k ho ch đ so sánh Trong ph n c a s bi u di n ti n trình c a công vi c, đ bi u di n th i đo n b kh i công ch m tr đ ng m nh c thêm vào phía bên trái c a ti n trình th c t b bi u di n s kh i công tr , ta ch n l i nút Slippage , b ch n đ ng k ho ch Baseline 53/58 Ths.Ks L ng v n C nh ng d ng MS Project 2010 Qu n lý d án So sánh ti n trình công vi c so v i k ho ch Các công vi c có th kh i tr , nh ng th hoàn thành s m ta t ng ngu n l c cho đ bi t có th hoàn thành k ho ch hay không, c n ph i so sánh v i ng k ho ch g c Baseline y u t đ ta xem xét th c t d án có th c hi n k ho ch đ ch a Các b c th c hi n nh sau: Ch n c a s Gantt Chart Ch n menu Format, ch n group Bar style, ch n nút Baseline Ch n đ ng k ho ch đ so sánh v i ti n trình th c t Trong ph n c a s bi u di n ti n trình c a công vi c, đ xám đen bi u di n ti n trình theo k ho ch đ c thêm vào phía bên d ng màu i c a ti n trình th c t 54/58 Ths.Ks L ng v n C nh ng d ng MS Project 2010 Qu n lý d án b bi u di n ti n trình k ho ch, ta ch n l i nút Baseline , b ch n đ ng k ho ch Baseline Dùng c a s theo dõi s đ Gantt (Tracking Gantt) Các b c th c hi n nh sau: Ch n menu Tasks Click vào m i tên c a nút Gantt Chart, ch n Tracking Gantt Ch n menu Format, ch n group Bar style, ch n nút Baseline Ch n đ ng k ho ch đ so sánh v i ti n trình th c t C a s Tracking Gantt h u ích vi c ki m tra ti n đ gi a đ ng k ho ch g c đ th y công vi c n m đ ng th c t , cho ta ng quan tr ng (critical) Trong c a s c ng cung c p thông tin % hoàn thành công vi c th c t , xét đ n ngày tình tr ng c a d án, n m bên ph i c a công vi c N u có m t công vi c hoàn thành 100%, m t d u ki m đ c đánh d u c t i (Indicators) phía bìa bên trái c a c a s Xác đ nh công vi c b tr ti n đ N u b n thi t l p m t đ ng k ho ch c s cho d án, có th theo dõi s ti n trình b ng cách so sánh ti n trình công vi c theo k ho ch ti n đ th c hi n theo th i gian ki m tra xem ngày b t đ u ngày k t thúc c a chúng có b tr t so v i k ho ch không 55/58 Ths.Ks L ng v n C nh ng d ng MS Project 2010 Qu n lý d án Ch n menu View, nh p vào m i tên nút Gantt Chart, sau ch n Tracking Gantt T i nhóm Data, nh p vào m i tên c a nút Tabe, sau ch n ph ng sai (Variance) C a s s thay đ i cung c p c t bi u di n đ l ch b t đ u ngày k t thúc gi a ti n trình th c t k ho ch c s Ngoài ra, ta c ng có th xem công vi c b tr so v i ngày tình tr ng c a d án Ta ph i ch n ngày tình tr ng c a d án t i menu Project>group Status> Status date Sau ch n c a s Gantt Chart, ch n menu Format, group Bar Style, click vào ô check Late Tasks Các ti n trình công vi c b tr đ i qua màu xám đen ti n trình không b tr màu xanh bình th ng Xác đ nh công vi c có th i gian d tr Giá tr th i gian d tr c a m t công vi c s l th tr t (d ch chuy n) tr c có nh h ng th i gian m t công vi c có ng đ n công vi c khác ho c ngày k t thúc d án t ng th Có hai lo i th i gian d tr : Free Slack Total Slack • Free Slack: s l h ng th i gian m t công vi c có th tr t tr c trì hoãn ( nh ng đ n ti n đ ) b t k công vi c khác • Total Slack: s l ng th i gian m t công vi c có th tr t tr c trì hoãn đ n ngày k t thúc d án t ng th 56/58 Ths.Ks L ng v n C nh ng d ng MS Project 2010 Qu n lý d án Ch n c a s Gantt Chart Ch n menu Format, group Bar Styles, đánh d u check Slack Trong ph n bi u đ , th i gian d tr xu t hi n nh m ng phía bên ph i ti n trình Rê chu t đ n này, xu t hi n thông tin c a th i gian d tr 57/58 Ths.Ks L ng v n C nh ng d ng MS Project 2010 Qu n lý d án Các b c th c hi n đ s d ng MS Project vào d án th c t Thi t l p thông s cho h th ng: l ch làm vi c, đ nh d ng ngày tháng, ti n t ….Có l u cho t t c ho c file ti n đ l p L p danh sách công vi c theo WBS, cl ng tr c th i gian hoàn Thi t l p thông tin t ng công vi c m i quan h gi a công vi c (task information) L p danh sách ngu n l c s d ng cho d án (Resources Sheet) v i đ y đ thông tin c t Gán ngu n l c c n thi t đ hoàn thành cho t ng công vi c Phân b l i ngu n l c b s d ng t i Xác đ nh đ ng g ng đ ch nh s a công vi c n m đ ng g ng (th i gian hoàn thành, ngày b t đ u, ngày k t thúc) cho phù h p v i ti n đ Ki m tra l i ngu n l c có b s d ng t i, phân b l i Sau đ ng ý v i tình tr ng c a ti n đ , ta l u thành k ho ch d án (set baseline) 10 Theo dõi c p nh t ti n đ : % hoàn thành, th i gian hoàn thành, ngày b t đ u, ngày k t thúc 11 n đ nh k đánh giá d (baseline) l u tr án, ta so sánh tình tr ng d c a ph án hi n t i v i k ho ch ng án u ch nh công vi c l i th i gian s p t i cho phù h p 12 N u k ho ch thay đ i nhi u so v i hi n t i, ta l y ph ng án u ch nh công vi c l i th i gian s p t i cho phù h p l u l i thành k ho ch m i (baseline1) 13 L p l i b c 10 b c 11 đ n k t thúc d án 14 In n, báo cáo đ nh k 58/58 Ths.Ks L ng v n C nh