Quy tắc Ứng xử của PMI

Quy tắc Ứng xử PMI Quy tắc Ứng xử Philip Morris International Chính trực – Luôn làm điều Hỏi trước làm  Việc có hợp pháp không?  Việc có tuân theo sách Công ty không?  Việc có phải điều đắn không?  Những người Công ty nhìn nhận việc làm nào? Ví dụ: việc làm khách hàng, người làm việc cộng đồng nói chung nhìn nhận nào? Hãy ghi nhớ quy định sau  Hiểu biết tiêu chuẩn pháp lý tiêu chuẩn Công ty áp dụng công việc bạn  Làm theo tiêu chuẩn — luôn  Hãy hỏi bạn không việc làm để thực  Hãy tiếp tục hỏi bạn có câu trả lời Quy tắc ứng xử Philip Morris International áp dụng cho Philip Morris International Inc công ty trực tiếp gián tiếp Philip Morris International, gọi chung Philip Morris International, PMI, hay Công ty Thông điệp Chủ tịch Gửi nhân viên Philip Morris International: Tôi tự hào nhân viên Philip Morris International Trong thời gian làm việc mình, nhận người làm việc cho PMI người tốt Hôm nay, viết thư để lần xác nhận kỳ vọng Ban Quản lý việc tuân thủ Bản Quy tắc Nguyên tắc đơn giản ẩn sau điều làm là: Chúng ta theo đuổi mục tiêu kinh doanh với trực tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật Đây điều đắn để làm có ý nghĩa quan trọng kinh doanh Bằng cách làm việc trực, chiếm lòng tin khách hàng, người tiêu dùng, cổ đông, đồng nghiệp, quan chức năng, nhà cung cấp cộng đồng nơi sống làm việc — phải có lòng tin người thành công Philip Morris International có Giám đốc Tuân thủ, chịu trách nhiệm theo dõi việc thực chương trình vấn đề Tuân thủ Chính trực toàn PMI, hợp tác làm việc với quản lý nghiệp vụ chức trung tâm Quy tắc Ứng xử Philip Morris International tài nguyên quan trọng cam kết trực Quy tắc giải thích nhiều quy định áp dụng trình kinh doanh có trách nhiệm báo cáo có sở chắn để tin việc làm không xảy Hãy đọc kỹ Quy tắc Điều giúp bạn đảm bảo hành động bạn không vi phạm cam kết PMI làm điều Không có quan trọng cam kết tuân thủ trực — không mục tiêu tài nào, không mục tiêu tiếp thị nào, không nỗ lực vượt lên cạnh tranh Không có mong muốn làm hàilòng giám đốc quan trọng cam kết Cam kết tuân thủ trực phải đặt lên hết Quy tắc cho biết chọn trở thành Quy tắc nói cách làm việc — nơi lúc Đồng thời, việc tuân theo lời văn tinh thần Quy tắc, đảm bảo làm việc cho Philip Morris International niềm tự hào lớn lao Trân trọng, Louis C Camilleri Chủ tịch Philip Morris International Inc Tháng năm 2008 Mục lục Điều bạn nên biết Quy tắc Ứng xử PMI Mục đích quy tắc gì? Ai cần tuân thủ quy tắc này? Cam kết cá nhân làm điều Cam kết người có trách nhiệm quản lý người khác? Quy tắc có giải thích tất tiêu chuẩn mà cần biết không? Việc tuân thủ theo luật pháp khác nước khác nhau? Đặt câu hỏi nêu lên lo ngại Trách nhiệm báo cáo bạn Nơi yêu cầu trợ giúp Tôi cần liên lạc với để trợ giúp? Chúng không tha thứ hành vi trả thù Đường dây trợ giúp vấn đề tuân thủ Điều xảy liên hệ với đường dây trợ giúp? Tôi nêu lên lo ngại mà không cần nói tên không? Chương trình vấn đề tuân thủ trực PMI — Nhiệm vụ chương trình? Kết cấu chương trình tuân thủ Môi trường làm việc Mục tiêu Cơ hội việc làm bình đẳng đa dạng Môi trường làm việc quấy rối Sức khoẻ, an toàn an ninh nhân viên Tính bảo mật nhân viên 10 Chất gây nghiện rượu nơi làm việc Mâu thuẫn quyền lợi, quà tặng tiếp đãi 11 Mục tiêu 11 Mâu thuẫn quyền lợi 13 Nhận quà tặng tiếp đãi 16 Tặng quà tiếp đãi Tiến hành kinh doanh 18 Mục tiêu 18 Luật cạnh tranh 21 Thông tin đối thủ cạnh tranh 22 Rửa tiền buôn lậu 23 Hạn chế thương mại, kiểm soát xuất luật tẩy chay 25 Hải quan thuế gián thu 25 Chính phủ khách hàng 27 Hối lộ tham nhũng quốc tế 28 Thông tin bảo mật, tài sản sở hữu trí tuệ quyền 29 Phương thức kinh doanh gian lận Quan hệ với người tiêu dùng 30 Mục tiêu 30 Chất lượng sản phẩm 31 Quảng cáo khuyến mại sản phẩm 32 Bảo vệ trẻ vị thành niên 33 Bảo mật thông tin khách hàng người tiêu dùng Trình bày thông tin tài chính, tài nguyên thông tin khác Công ty 34 Mục tiêu 34 Sổ sách, hồ sơ trình bày thông tin tài chính xác 35 Thời gian Công ty 35 Tài sản tài nguyên Công ty 36 Thông tin bảo mật 36 Cơ hội Công ty 37 Sử dụng máy tính an ninh mạng 38 Quỹ Công ty 38 Mua bán nội 39 Quan hệ đầu tư truyền thông 39 Quản lý hồ sơ 40 Ý tưởng tự nguyện Cộng đồng xã hội 41 Mục tiêu 41 Tuân thủ thực xuất sắc luật môi trường 42 Hoạt động chiến dịch trị mối liên hệ với quan chức nhân viên phủ 43 Lao động trẻ em lao động ép buộc 43 Những câu hỏi điều tra phủ 44 Tiết lộ bảo trợ/quyền hạn 45 Đào tạo xác nhận nhân viên 46 Số điện thoại đường dây trợ giúp vấn đề tuân thủ số liên lạc nội Mọi nhân viên cần phải biết tuân theo Quy tắc, soạn thảo chi tiết đầy đủ phần đây, Nguyên tắc & Thông lệ PMI Quy tắc Nguyên tắc Thông lệ PMI không nhằm, không tạo quyền hợp đồng mà nhân viên, cổ đông, khách hàng, nhà cung cấp đối thủ cạnh tranh thi hành nhằm chống lại Công ty Quy tắc Nguyên tắc Thông lệ PMI giúp biết Công ty mong đợi g với tư cách nhân viên để từ đảm bảo làm việc trực Có thể tìm phiên hành Quy tắc Nguyên tắc Thông lệ PMI trang intranet PMI Điều bạn nên biết Quy tắc Ứng xử PMI Mục đích quy tắc gì? PMI cam kết kiên tiến hành kinh doanh theo lời văn tinh thần luật pháp tiêu chuẩn tiến hành kinh doanh công nhận khác có nêu Nguyên tắc Thông lệ công ty Việc không làm theo tiêu chuẩn sai khiến Công ty nhân viên Công ty phải chịu tổn hại nghiêm trọng Chính trực có nghĩa sống theo pháp luật tiêu chuẩn nội riêng mà cam kết thực Tại PMI, quan trọng điều Quy tắc Ứng xử PMI đưa luật sách quan trọng mà người làm việc cho PMI phải tuân theo Quy tắc xây dựng để giúp chúng ta:  Hiểu tuân theo quy định Tuân thủ áp dụng cho công việc chúng ta;  Biết được thời gian và địa điểm có thể tìm lời khuyên hoặc nêu lên lo ngại Quy tắc tổ chức tóm tắt sách quan trọng Công ty hướng dẫn tiện dụng Như giải thích đây, quy tắc điểm khởi đầu — Nguyên tắc Thông lệ PMI, bổ sung cho Quy tắc áp dụng cho công việc bạn Ai cần tuân thủ quy tắc này? Mọi nhân viên viên chức toàn giới làm việc cho PMI phải tuân thủ tiêu chuẩn đạo đức có Quy tắc cần lấy Quy tắc làm hướng dẫn làm việc danh nghĩa PMI Các nhân viên tham gia làm việc với bên thứ ba, người làm việc danh nghĩa PMI tư vấn viên chẳng hạn, phải có nỗ lực hợp lý để giám sát công việc họ Nhờ đó, họ làm việc cách quán với nguyên tắc Quy tắc Những người làm việc với nhà thầu với người khác làm việc tạm thời trụ sở PMI trụ sở công ty chi nhánh cần liên hệ với người quản lý, Phòng Tuân thủ Phòng Pháp chế họ để hướng dẫn cần thiết Nếu bạn nghi ngờ (hoặc biết) bên thứ ba làm việc danh nghĩa PMI, nhà thầu hay người khác làm việc tạm thời trụ sở chúng tôi, giai đoạn làm việc cho PMI công ty chi nhánh, có việc làm không theo nguyên tắc nêu Quy tắc, bạn cần thông báo cho người quản lý bạn, Phòng Tuân thủ, Phòng Pháp chế hay Đường dây Trợ giúp vấn đề Tuân thủ Quy tắc Ứng xử PMI Quy tắc trình bày cam kết làm điều Khi làm việc cho PMI tức bạn đồng ý tán thành cam kết Hiểu tiêu chuẩn Quy tắc Nguyên tắc Thông lệ PMI áp dụng cho công việc bạn — tuân theo điều Những người không tuân theo tiêu chuẩn khiến thân họ, đồng nghiệp họ PMI gặp phải rủi ro Họ phải chịu hình thức kỷ luật cao sa thải Cam kết người có trách nhiệm quản lý người khác? Theo Quy tắc, người thực quản lý người khác có thêm trách nhiệm sau:  Gương mẫu — cho người khác thấy ý nghĩa việc làm việc trực;  Đảm bảo người mà họ quản lý có đủ kiến thức, đào tạo tài nguyên cần thiết để tuân theo Luật pháp, tiêu chuẩn Quy tắc Nguyên tắc Thông lệ Tuân thủ PMI;  Giám sát việc tuân thủ người mà họ quản lý, bao gồm người thuê ký hợp đồng tạm thời;  Thi hành tiêu chuẩn Quy tắc tất Nguyên tắc Thông lệ Tuân thủ PMI;  Hỗ trợ nhân viên có thiện ý nêu lên câu hỏi mối lo ngại vấn đề tuân thủ trực Sẽ hình thức trả thù nhân viên nêu lên câu hỏi mối lo ngại vậy;  Báo cáo trường hợp không tuân thủ tiềm cho cấp có thẩm quyền thích hợp ban quản lý bạn, Phòng Pháp chế, Phòng Nhân Sự, Phòng Tuân thủ qua Đường dây Trợ giúp vấn đề Tuân thủ Quy tắc có giải thích tất tiêu chuẩn mà cần biết không? Quy tắc tảng cam kết trực Nhưng Quy tắc mục đích mô tả toàn luật sách áp dụng cho bạn Đảm bảo bạn biết quy định áp dụng cho bạn Ví dụ:  Các Nguyên tắc Thông lệ Tuân thủ PMI, xác định hậu tố “C”, thực sâu tiêu chuẩn Quy tắc này, với Quy tắc tạo thành tiêu chuẩn hợp toàn giới cho PMI  Quốc gia mà bạn làm việc có luật, quy định sách khác áp dụng cho bạn Để biết thêm luật, Nguyên tắc Thông lệ Tuân thủ công ty áp dụng cho bạn, xem thông tin bổ sung toàn Quy tắc với biểu tượng i hỏi quản lý bạn, trưởng Phòng chức có liên quan, liên hệ với Phòng Tuân thủ Phòng Pháp chế Quy tắc Ứng xử PMI Điều bạn nên biết Quy tắc Ứng xử PMI Cam kết cá nhân làm điều Việc tuân thủ theo luật pháp khác nước khác nhau? PMI hoạt động nhiều nước khác nhau, điều có nghĩa nhân viên PMI phải tuân thủ theo luật pháp nước tổ chức khác nhau, ví dụ Liên minh Châu Âu Mỗi có phần trách nhiệm quan trọng việc biết tuân theo luật áp dụng nơi làm việc Philip Morris International Inc., công ty mẹ tất công ty PMI, tập đoàn thành lập Hoa Kỳ Vì lý nhiều lý khác, luật Hoa Kỳ áp dụng hoạt động kinh doanh thực bên Hoa Kỳ Các nước khác áp dụng luật họ bên phạm vi lãnh thổ họ i Nếu bạn có câu hỏi luật áp dụng cho hoạt động bạn, liên hệ với Phòng Pháp chế nơi bạn làm việc để có lời khuyên Đặt câu hỏi nêu lên lo ngại Trách nhiệm báo cáo bạn Công ty làm theo cam kết làm việc trực chúng ta, với tư cách cá nhân, không báo cáo cần thiết Đó lý sao, việc biết trách nhiệm pháp lý đạo đức áp dụng cho công việc bạn, bạn cần báo cáo nếu:  Bạn không chắn tính đắn hành động cần lời khuyên  Bạn tin người làm việc danh nghĩa PMI có hành động — có hành động có hành động — vi phạm luật, Nguyên tắc Thông lệ Tuân thủ PMI Quy tắc Ứng xử  Bạn tin bạn bị vướng vào hành vi không đắn  Bạn tin người nêu lên câu hỏi mối lo ngại với thiện ý bị trả thù Quy tắc Ứng xử PMI Nơi yêu cầu trợ giúp Tôi cần liên lạc với để trợ giúp? Bạn cần làm bạn có câu hỏi lo ngại tiêu chuẩn tuân thủ trực? Chúng ta nỗ lực làm việc để tạo nên môi trường giao tiếp cởi mở, trung thực Vì vậy, bạn có lo ngại vấn đề pháp luật hay ứng xử công việc nào, bạn có quyền lựa chọn riêng bạn Điều quan trọng bạn phải đưa câu hỏi nêu lên lo ngại Tính bảo mật trì tới mức có thể, dựa vào nhu cầu Công ty việc điều tra giải vấn đề nêu tuân theo luật Người quản lý bạn thường nơi bắt đầu tốt để đưa vấn đề tuân thủ trực Bạn nhận trợ giúp lời khuyên từ:  Cấp người quản lý bạn  Trưởng Phòng, trưởng Phòng chức giám đốc chi nhánh bạn  Phòng Tuân thủ  Phòng Pháp chế  Phòng Nhân Sự  Giám đốc Tuân thủ Ngoài ra, toàn Quy tắc này, nguồn thông tin bổ sung cung cấp nơi bạn nhận trợ giúp hướng dẫn phần Quy tắc với biểu tượng i Và phần cuối Quy tắc này, bạn tìm thấy số thông tin liên hệ chung Chúng không tha thứ hành vi trả thù Bất kỳ nhân viên nào, với thiện ý, muốn tìm lời khuyên, nêu lên lo ngại liên quan đến vấn đề việc tuân thủ báo cáo hành vi bị nghi không đắn tức tuân thủ Quy tắc — làm điều đắn PMI không cho phép có hành vi trả thù với người Các cá nhân tham gia vào hành vi trả thù phải chịu hình thức kỷ luật, bao gồm việc sa thải Nếu bạn nghi ngờ bạn người bị trả thù nêu lên vấn đề tuân thủ trực, liên hệ với Phòng Tuân thủ Chúng xử lý khiếu nại hành vi trả thù cách nghiêm túc Mọi biện chứng hành vi trả thù điều tra có hành động thích hợp Quy tắc Ứng xử PMI Bảo mật thông tin khách hàng người tiêu dùng PMI có trách nhiệm bảo vệ tính bảo mật an ninh cho thông tin mà khách hàng người tiêu dùng cung cấp cho Nhân viên lý công việc để truy cập vào thông tin không phép truy cập vào thông tin đó, người có quyền truy cập hợp pháp cần phải thực bước để ngăn hành vi công bố sử dụng trái phép thông tin cá nhân khách hàng Các bên thứ ba cấp quyền truy cập vào thông tin phải có trách nhiệm bảo vệ thông tin Bảo mật thông tin khách hàng người tiêu dùng lĩnh vực quan trọng mà luật quy định tiếp tục phát triển PMI cam kết giám sát việc phát triển tiêu chuẩn tính bảo mật an ninh, có thể, đôi khi, phát triển sách bổ sung dựa theo tiêu chuẩn Quy tắc Ứng xử PMI 33 Trình bày thông tin tài chính, tài nguyên thông tin khác Công ty Mục tiêu Nhân viên PMI cố gắng tạo nên giá trị cổ đông cách làm việc chăm để đạt kết tài tốt Để theo đuổi mục tiêu đó, công ty nhân viên công ty phải thực báo cáo ghi chép trung thực, xác kịp thời, phải thẳng thắn việc đánh giá báo cáo kết tài chính, phải bảo vệ tài sản tài nguyên Công ty, không tham gia vào việc mua bán nội Là nhân viên Công ty, bạn kỳ vọng thực nhiệm vụ cách trung thực trực Mọi hành vi gian lận liên quan đến thông tin kinh doanh tài nguyên Công ty không chấp nhận Sổ sách, hồ sơ trình bày thông tin tài chính xác Uy tín công ty đánh giá nhiều tiêu chí — tiêu chí quan trọng trực thể qua sổ sách, hồ sơ việc hạch toán kế toán công ty PMI cam kết cung cấp cho cổ đông thông tin đầy đủ, xác, kịp thời dễ hiểu, chi tiết tài liệu, tình hình tài ? Công ty kết hoạt động Để đáp ứng cam kết này, luật chứng khoán yêu cầu PMI báo cáo thông tin tài theo nguyên tắc hạch toán kế toán chấp nhận phổ biến Hoa Kỳ, giữ sổ sách hồ sơ phản Hỏi: Đây tuần cuối giai đoạn báo cáo hàng quý Ông chủ muốn đảm bảo đạt tiêu đề cho quý đó, ông ta yêu cầu ghi doanh số bán hàng mà lẽ việc phải đến tuần sau hoàn thành Tôi nghĩ điều không ảnh hưởng đến — liệu có nên làm ông chủ bảo? ánh xác rõ ràng tất giao dịch Đáp: Hiển nhiên không Chi phí doanh thu phải ghi vào thời điểm Việc bán hàng chưa thức hoàn tất có chứng từ hợp đồng bán, doanh thu thông qua, giá bán xác định thu cách hợp lý Cho tới lúc đó, việc ghi chép doanh số bán hàng sớm bị coi khai báo sai Mọi nhân viên phải: Nhưng nghĩa vụ bao gồm không thông tin tài Mọi nhân viên PMI phải giúp đảm bảo việc báo cáo thông tin kinh doanh thuộc loại (tài thông tin khác) hình thức (trên máy tính, giấy hình thức khác) xác, đầy đủ kịp thời Điều yêu cầu, bên cạnh yếu tố khác, việc ghi chép xác chi phí, doanh thu, doanh số bán hàng, bảng chấm công, hoá đơn chứng từ, bảng lương hồ sơ phúc lợi, bảng kê khai chi tiêu, liệu kiểm tra, liệu pháp lý, thông tin quan trọng khác Công ty Không nhân viên phép nói viết điều giao dịch mà từ tạo điều kiện cho khách hàng nhà cung cấp đưa tuyên bố tài sai lệch gian dối  Tuân theo luật, yêu cầu hạch toán kế toán bên quy trình báo cáo thông tin tài thông tin kinh doanh khác Công ty K  hông cố ý ghi bút toán sai gian lận vào báo cáo hồ sơ K  hông lập quỹ mà không ghi sổ mục đích K  hông thay đổi tiêu huỷ hồ sơ Công ty trừ cho phép sách quy trình lập K  hông bán, chuyển giao vứt bỏ tài sản Công ty văn kiện chứng minh thích hợp chưa phép Quy tắc Ứng xử PMI 34 Sổ sách, hồ sơ trình bày thông tin tài chính xác (tiếp)  Hợp tác với công ty kiểm toán bên bên  Liên hệ với tổ chức hạch toán kế toán kiểm toán bạn có câu hỏi liên quan đến việc ghi chép giao dịch tài Nhân viên tài cấp cao quản lý khác chịu trách nhiệm sổ sách, hồ sơ, hạch toán kế toán trình bày thông tin tài chính xác có nhiệm vụ đặc biệt để đảm bảo tiêu chuẩn đáp ứng i Mục tiêu tính xác hạch toán kế toán báo cáo tài yêu cầu phải tuân thủ quy định Uỷ ban Chứng khoán Hối đoái Hoa Kỳ, Ban Tiêu chuẩn Kế toán Tài quan chức khác Phòng Nghiên cứu Hạch toán Kế toán PMI xem xét tiêu chuẩn hạch toán kế toán tương tác với tổ chức thiết lập tiêu chuẩn Nếu bạn có câu hỏi tiêu chuẩn hạch toán kế toán báo cáo tài đề xuất, liên hệ với Ban quản trị PMI Phòng Nghiên cứu Hạch toán Kế toán Báo cáo Tài Thời gian Công ty Để thành công, nhân viên phải tận dụng hết thời gian đồng nghiệp Công ty mong muốn nhân viên hoàn thành trách nhiệm họ công việc cống hiến thời gian cần thiết cho công việc Những người yêu cầu báo cáo số làm việc họ phải báo cáo trung thực xác Điện thoại, email hệ thống thư thoại Công ty cung cấp cho nhân viên mục đích kinh doanh PMI Nhân viên cần cố gắng không sử dụng hệ thống theo cách gây hại gây khó xử cho Công ty Cần hạn chế mức tối thiểu giao tiếp cá nhân thực qua hệ thống tuân thủ yêu cầu Công ty Mọi nhân viên có trách nhiệm đưa nhận định tốt để từ tài sản PMI không bị sử dụng sai mục đích lãng phí Tài sản Công ty dùng để giúp nhân viên đạt mục tiêu công việc hợp pháp Việc sử dụng bất cẩn, không hiệu phi pháp tài sản Công ty gây ảnh hưởng tới tất Bạn cần phải cảnh giác với tình vụ việc dẫn đến việc mất, sử dụng sai mục đích, ăn cắp tài sản tài nguyên Công ty Hãy nhớ hồ sơ mà bạn tạo phần công việc bạn Công ty tài sản Công ty “hồ sơ cá nhân” bạn i Để biết thêm thông tin việc sử dụng tài sản công ty, đến gặp người quản lý bạn Để biết thêm thông tin việc sử dụng máy tính công ty, xem PMI 18-C “Sử Dụng Công nghệ Máy tính” Quy tắc Ứng xử PMI 35 Trình bày thông tin tài chính, tài nguyên thông tin khác Công ty Tài sản tài nguyên Công ty Thông tin bảo mật PMI thường xuyên tạo ý tưởng, chiến lược nội bộ, có giá trị loại thông tin kinh doanh khác Thông tin gọi “thông tin bảo mật”, có nghĩa công ty sở hữu thông tin đó, giống loại tài sản khác Vì sản phẩm nỗ lực làm việc Công ty nên có nhiều luật khác cho phép công ty bảo vệ thông tin không cho người sử dụng Một số ví dụ thông tin bảo mật Công ty là: C  sở liệu bán hàng, tiếp thị liệu khác Công ty C  hiến lược kế hoạch tiếp thị H  sơ nhân D  ữ liệu nghiên cứu kỹ thuật D  ự thảo P  hát triển sản phẩm C  ác công thức B  í mật thương mại thuộc thể loại Mọi nhân viên cần phải bảo vệ tính bảo mật cho thông tin bảo mật PMI để từ thu lợi nhuận từ trình nỗ lực làm việc Đôi khi, nhân viên cần phải chia sẻ thông tin bảo mật với người bên Công ty — ví dụ, để đối tác kinh doanh thương mại mà Công ty chọn làm việc trở thành đối tác hiệu Công ty Tuy nhiên, có lý hợp pháp để chia sẻ thông tin bảo mật, không tiết lộ thông tin không chấp thuận trước ban quản lý có thoả thuận văn tính bảo mật Phòng Pháp chế phê duyệt Cơ hội Công ty Nghiêm cấm nhân viên viên chức PMI sử dụng tài sản thông tin Công ty, vị trí họ Công ty để thực mục đích thu lợi cá nhân, chiếm đoạt hội kinh doanh mà họ biết trình làm việc PMI cho thân Nhân viên viên chức PMI bị cấm cạnh tranh với Công ty Việc cạnh tranh với Công ty bao gồm:  Tham gia vào lĩnh vực kinh doanh  L hội bán mua hàng, dịch vụ quyền lợi khác i Nếu bạn có câu hỏi việc liệu hội cụ thể có thuộc điều bị cấm không, hay có câu hỏi liên quan đến thông tin độc quyền, liên hệ với Phòng Pháp chế Quy tắc Ứng xử PMI 36 Sử dụng máy tính an ninh mạng Công nghệ máy tính — phần cứng, phần mềm, mạng thông tin có mạng — có ý nghĩa quan trọng thành công Công ty Và người sử dụng máy tính phải đảm bảo tài nguyên hoạt động theo chức Ðiều có nghĩa nhân viên phải:  Sử dụng máy tính Công ty cách có trách nhiệm chủ yếu dành cho mục đích làm việc hợp pháp PMI — sử dụng cho mục đích cá nhân mức tổi thiểu hợp lý  Bảo vệ an ninh cho hệ thống máy tính ? Hỏi: Đôi gửi e-mail cho chồng để lập kế hoạch cá nhân, đón sau làm Tôi có phép dùng máy tính Công ty để làm việc không? Đáp: Được, mục đích sử dụng cá nhân hợp lý giữ mức tối thiểu Nhận định tốt giúp bạn biết cách sử dụng máy tính, quy định sau có ích: KHÔNG BAO GIỜ:  Tham gia vào giao tiếp điện tử có tính xúc phạm, phỉ báng, quấy rối, khiêu dâm thô tục  Sử dụng hệ thống giao tiếp điện tử Công ty để phổ biến tài liệu có quyền có đăng ký, thông tin bảo mật  Sử dụng hệ thống liên lạc điện tử Công ty để gửi thư dây chuyền, quảng cáo xúi giục (trừ cho phép) tài liệu không thích hợp có tính xúc phạm bao gồm tài liệu tình dục  Truy cập trang không thích hợp Internet  Cài đặt tải phần mềm vào máy tính Công ty chưa phép Phòng Hệ thống Thông tin PMI LUÔN LUÔN:  Bảo vệ thông tin sử dụng để truy cập vào mạng Công ty, bao gồm ID mật khẩu, mã truyền thẻ tạo khoá truy cập Việc giao tiếp điện tử bạn nơi làm việc không thiết phải giữ bí mật Các ghi giao tiếp điện tử bạn tạo sử dụng nhiều lý khác và, theo luật áp dụng, giao tiếp điện tử bạn giám sát để xác minh yêu cầu việc sử dụng máy tính công ty tuân thủ, sử dụng mục đích khác công ty Hãy ghi nhớ lưu ý bạn sử dụng thư điện tử i Để biết thêm thông tin việc sử dụng máy tính, xem PMI 18-C “Sử dụng Công nghệ Máy tính” Với câu hỏi liên quan đến việc gửi thông tin cụ thể qua e-mail không, hỏi ban quản lý Phòng bạn Để biết thông tin máy tính an ninh mạng, liên hệ với phòng Dịch vụ Thông tin Quy tắc Ứng xử PMI 37 Quỹ Công ty Cách thức nhân viên sử dụng quỹ Công ty có tác động đến lợi nhuận, tuân theo quy định đơn giản sau: Bảo vệ quỹ Công ty quỹ riêng bạn để tránh sử dụng sai mục đích, mát ăn cắp Ðiều bao gồm việc đảm bảo yêu cầu toán, hoá đơn chứng từ xác hợp lý Các quỹ Công ty bao gồm tiền mặt thứ tương đương, séc, bưu phí, thẻ mua chịu, hoá đơn chứng từ, yêu cầu bồi hoàn phiếu khoán chuyển nhượng Mua bán nội Để bảo vệ công chúng đầu tư, luật chứng khoán quy định người sử dụng “thông tin nội tài liệu” để bán mua chứng khoán (cổ phần, trái phiếu, quyền mua bán cổ phiếu, v.v…) phạm pháp “Thông tin nội tài liệu” có nghĩa thông tin không công khai nhà đầu tư có óc suy luận cho quan trọng việc định có mua bán loại chứng khoán hay không Nếu bạn biết thông tin không công khai khiến bạn muốn mua bán cổ phần thông tin coi tài liệu Thông tin nội tài liệu không thiết phải thông tin chắn, mà thông tin điều xảy ra, ? Hỏi: Một nhà cung cấp bán cho Công ty hệ thống phần mềm sở chạy thử Tôi biết việc chạy thử thành công mua hệ thống phần mềm công ty Tôi cược công ty khác làm theo Công ty Chị dâu đầu tư vào chứng khoán kỹ thuật biết nhiều loại chứng khoán Tôi nói với chị điều để chị định xem liệu công ty có phải nơi đầu tư tốt không? Đáp: Tuyệt đối không Thông tin mà bạn có chương trình sử dụng sản phẩm công ty thông tin nội bảo mật Nếu bạn đưa thông tin cho chị dâu bạn tức bạn vi phạm sách không tiết lộ thông tin bảo mật Nếu bạn chị dâu bạn sử dụng thông tin để đầu tư bạn vi phạm luật chứng khoán chí “có thể xảy ra” Nhiều nhân viên có thông tin nội đơn giản nhờ vào vị trí họ Ví dụ, thông tin nội tài liệu bao gồm:   L ời giới thiệu sản phẩm tiến C  nhìn tiêu cực sản phẩm sản phẩm có N  hững hợp đồng quan trọng  Thay đổi cổ tức  Việc sáp nhập, mua lại liên doanh N  hững tiến triển liên quan đến việc kiện tụng K  hai báo dự đoán lợi nhuận H  ành động mong đợi Chính phủ Thông tin công ty khác Thông tin nội tài liệu thông tin bảo mật công ty khác mà bạn có làm việc — ví dụ, từ khách hàng nhà cung cấp Không “Mách nước” Ðiều có nghĩa bạn không đưa cho (vợ/chồng, đồng nghiệp, bạn bè, người môi giới, v.v…) “lời mách nước” liên quan đến thông tin nội tài liệu, điều bao gồm thảo luận “phòng trò chuyện” Internet Việc vi phạm luật chứng khoán bị xử lý nghiêm bị truy tố số tiền có liên quan nhỏ hay “người mách nước” không nhận khoản lợi nhuận Các quan phủ thường xuyên giám sát hoạt động thương mại thông qua tìm kiếm máy tính Quy tắc Ứng xử PMI 38 Mua bán nội (tiếp) Nhân viên có thông tin nội thực mua bán hợp pháp thị trường thông tin đem công khai thông qua kênh thiết lập khoảng thời gian vừa đủ trôi qua để thông tin “ổn định”, tức công chúng đón nhận Nhân viên thường xuyên truy cập vào thông tin nội nói chung phải hạn chế việc mua bán chứng khoán công ty họ tới “giai đoạn cửa sổ’ định i Nếu bạn có câu hỏi mối lo ngại trách nhiệm bạn theo luật mua bán nội bộ, liên hệ với Phòng Pháp chế Quan hệ đầu tư truyền thông Cổ đông, chuyên gia phân tích tài chính, chủ nợ người khác mong đợi cung cấp thông tin đáng tin cậy hoạt động, hiệu triển vọng Công ty Để bảo vệ tính trực thông tin:  Cá nhân uỷ quyền nói chuyện với nhà đầu tư chuyên gia phân tích thay mặt cho PMI đối đãi “đặc biệt” ưu đãi người Chúng ta phải cung cấp cho thành viên khả nãng truy cập thông tin tài liệu trung thực xác  Chỉ nhân viên uỷ quyền cụ thể làm việc trả lời yêu cầu từ thành viên cộng đồng đầu tư (ví dụ: cổ đông, người môi giới, chuyên gia phân tích đầu tư, v.v ) Tất yêu cầu phải chuyển tới nhóm Quan hệ Đầu tư  Các gọi giới truyền thông báo chí cần phải cân nhắc kỹ lưỡng Không nhân viên phép nói vấn đề Công ty với nhà báo, cho dù có ghi âm hay không, chưa liên hệ với Phòng Tổng hợp Công ty Quản lý hồ sơ Việc quản lý hồ sơ thông tin ghi chép khác cách hợp lý có ý nghĩa quan trọng cần tuân theo nhu cầu kinh doanh, tiêu chuẩn công ty yêu cầu pháp lý Bốn nguyên tắc đạo:  Giữ hồ sơ theo yêu cầu pháp luật Một số luật có yêu cầu cụ thể việc lưu giữ hồ sơ Mỗi công ty chi nhánh phải quản lý giữ hồ sơ theo yêu cầu pháp luật  Lập hồ sơ cách trách nhiệm Nhân viên phải lập hồ sơ cách cẩn thận giữ hồ sơ xác Việc cung cấp hồ sơ sai gian lận, hay thực thay đổi hồ sơ không đúng, hành vi sai trái tình dẫn tới vi phạm pháp luật nghiêm trọng Mọi tài liệu bạn viết phải rõ ràng ngắn gọn, hồ sơ không rõ ràng dẫn tới sai lầm công việc vấn đề pháp luật Quy tắc Ứng xử PMI 39 Quản lý hồ sơ (tiếp) L  ưu trữ Pháp lý Nếu có điều tra, kiểm toán hay kiện tụng chưa giải chí đoán trước, số hồ sơ dịnh, bao gồm hồ sơ điện tử, phải trạng thái “Lưu trữ Pháp lý” Điều có nghĩa hồ sơ phải cất giữ không thay đổi, xoá bỏ, che giấu tiêu huỷ Hãy nhớ lấy lời khuyên từ Phòng Quản lý Thông tin & Hồ sơ Phòng Pháp chế B  iết Tuân theo Yêu cầu Quản lý Hồ sơ Công ty Mọi công việc cần có giữ huỷ bỏ hồ sơ tài liệu theo trình tự Xem sách quản lý hồ sơ công ty bạn để có thêm hướng dẫn i Ý tưởng tự nguyện Để biết thêm thông tin, xem PMI 01-C “Quản lý Thông tin Công ty” Đôi khi, nhân viên bị số người bên Công ty tiếp cận với ý tưởng đề nghị mà họ nghĩ nên sử dụng Những ý tưởng bao gồm sản phẩm, hương vị, thành phần, đóng gói, tiếp thị, quảng cáo, quy trình xử lý, trang thiết bị, phương pháp kinh doanh đề tài khác Thật không may, “ý tưởng tự nguyện” không xử lý hợp lý, Công ty gặp rủi ro trách nhiệm Vì lý đó, không chấp nhận, cách khuyến khích, đề nghị ? Hỏi: Trạng thái “Lưu trữ Pháp lý” có đồng nghĩa với “Quản lý hồ sơ“ không? Đáp: Không Quản lý hồ sơ hệ thống sách quy trình xây dựng để đảm bảo hồ sơ Công ty tạo ra, quản lý vứt bỏ theo yêu cầu lưu trữ hồ sơ pháp luật nhu cầu kinh doanh Trạng thái Lưu trữ Pháp lý Công ty bảo quản loại hồ sơ định mà yêu cầu có kiện tụng hay điều tra Khi hồ sơ Công ty bị buộc trạng thái Lưu trữ Pháp lý không phép vứt bỏ chúng, thời gian lưu trữ sách quản lý hồ sơ áp dụng khác ý tưởng tự nguyện mà không tuân theo thủ tục Công ty, nêu PMI 06-C “Quyền Sở hữu Trí tuệ” Quy định quan trọng thường không áp dụng cho số nhà cung cấp định PMI, công ty quảng cáo số nhà tư vấn khác Công ty điều hành chế phản hồi người tiêu dùng, nơi tiếp nhận gợi ý nhận xét theo quy trình đặc biệt Nhưng bạn không liệu ý tưởng tự nguyện có thuộc ba loại không, tìm kiếm hướng dẫn i Nếu bạn bị thăm dò ý kiến ý tưởng tự nguyện, thông báo cho Phòng Pháp chế   Quy tắc Ứng xử PMI 40 Cộng đồng Xã hội Cộng đồng Xã hội Mục tiêu PMI nỗ lực để tôn trọng giá trị xã hội tôn trọng cam kết toàn cầu nhằm xác định kỳ vọng xã hội với tư cách doanh nghiệp, người sử dụng lao động công dân Tuân thủ thực xuất sắc luật môi trường PMI tuân thủ toàn đầy đủ luật quy định môi trường áp dụng nơi đâu mà làm việc, điểm khởi đầu cho cam kết môi trường PMI Chúng cam kết giảm tác động hoạt động môi trường thúc đẩy tính bền vững nguồn tài ? Hỏi: Chúng sử dụng nhà thầu để vứt bỏ dầu dùng Tôi biết người đội trưởng nhà thầu có cảm giác họ loại bỏ dầu cách được, không theo mà luật pháp yêu cầu Tôi có nên quan tâm tới việc không? Sau cùng, Công ty tôi, họ tiết kiệm tiền cho người Đáp: Có, bạn cần phải quan tâm PMI phải chịu trách nhiệm với điều mà nhà thầu làm Nhưng trách nhiệm ràng buộc phải quan tâm Việc loại bỏ rác thải không không tuân theo cam kết nhằm giảm tác động môi trường hoạt động gây Làm việc cách nghĩa không xoay theo cách khác bạn có lý để tin người mà làm việc làm điều sai Các chất khác có mức độ gây hại khác nhau, tất phải vứt bỏ cách Và không “bình luận” luật pháp Luôn làm điều đúng: báo cáo vấn đề Xem phần Nơi Yêu cầu Trợ giúp Quy tắc để biết lựa chọn dành cho bạn nguyên thiên nhiên mà phải phụ thuộc vào, cung cấp sản phẩm có chất lượng thoả mãn nhu cầu người tiêu dùng Cam kết yêu cầu tham gia người làm việc cho Công ty Mọi nhân viên yêu cầu:  Tiến hành kinh doanh theo luật, quy định, yêu cầu cam kết Công ty môi trường áp dụng Ngoài việc tuân thủ luật pháp, điều có nghĩa làm việc theo cam kết mục tiêu môi trường PMI  Hiểu mục tiêu nhằm hướng tới hoạt động bền vững môi trường nơi — điều có nghĩa tất phải biết hậu gây cho môi trường từ việc làm, tìm cách để giảm loại bỏ hậu Tuân theo quy trình định, thông báo cho ban quản lý mối lo ngại môi trường tiềm năng, chia sẻ ý tưởng để liên tục cải thiện hiệu công việc i Nếu bạn có câu hỏi mối lo ngại liên quan đến yêu cầu hoạt động vấn đề tuân thủ môi trường PMI, liên hệ với Phòng Môi trường, Sức khỏe, An toàn An ninh Phòng Pháp chế Quy tắc Ứng xử PMI 41 Hoạt động chiến dịch trị mối liên hệ với quan chức nhân viên phủ ? Hỏi: Tôi ứng cử vào ban phụ trách trường học địa phương Tôi muốn sử dụng máy photocopy văn phòng để chép tờ quảng cáo chiến dịch Liệu có không? Đáp: Không, không phép sử dụng tài sản trang thiết bị Công ty mục đích trị chưa có cho phép Giám đốc Tuân thủ hay Phòng Pháp chế Ứng cử vào văn phòng công, chí ban phụ trách trường học, mục đích trị Nhiều nước có luật đưa giới hạn nghiêm ngặt đóng góp công ty đảng phái ứng viên trị, người vi phạm phải chịu hình phạt nghiêm khắc — bao gồm bắt giam phạt Hoạt động trị Công ty Nhân viên không thực đóng góp khoản chi tiêu trực tiếp gián tiếp cho trị thay cho PMI trừ cho phép văn theo quy trình thiết lập Điều bao gồm đóng góp cho ứng viên, viên chức đảng phái Việc đóng góp bao gồm hoạt động sau:  Mua  vé cho kiện gây quỹ trị  Cung  cấp bữa ăn, hàng hoá, dịch vụ, du lịch, nhà vé cho kiện thể thao giải trí liên quan đến kiện chiến dịch trị gây quỹ  Cho  mượn nhân làm việc để phục vụ cho hoạt động gây quỹ  Trả tiền cho việc quảng cáo chi phí khác dành cho chiến dịch Hoạt động trị cá nhân PMI khuyến khích hoạt động trị hợp pháp nhân viên việc ủng hộ ứng viên, đảng phái hay vấn đề liên quan đến lựa chọn họ Nhưng bạn nên tham gia vào hoạt động trị thời gian riêng bạn, với tài nguyên bạn Không sử dụng thời gian, tài sản trang thiết bị Công ty để phục vụ hoạt động trị cá nhân chưa phép Giám đốc Tuân thủ Phòng Pháp chế Vận động hành lang Vận động hành lang yêu cầu phải công khai, chịu chi phối quy định cụ thể bao gồm nhiều loại hoạt động Bạn tham gia vận động hành lang công việc bạn có liên quan đến việc:  Liên  lạc với nhà lập pháp, quan chức năng, cán hành pháp nhân viên họ  Giao  tiếp với quan chức nhân viên Chính phủ việc bán sản phẩm Công ty  Nỗ  lực để gây tác động hoạt động lập pháp hành  Đề  nghị tặng quà tiếp đãi cho quan chức nhân viên Chính phủ Bạn phải thảo luận hoạt động với Giám đốc Tuân thủ Phòng Pháp chế để xác định xem có áp dụng yêu cầu công khai quy định khác không i Nếu bạn cần thêm thông tin hoạt động trị phép đất nước bạn, liên hệ với Phòng Tổng hợp Công ty Phòng Pháp chế Quy tắc Ứng xử PMI 42 Lao động trẻ em lao động ép buộc Chúng ta không tham gia tha thứ cho việc sử dụng bóc lột sức lao động trẻ em bất hợp pháp nơi làm việc sử dụng lao động ép buộc Công ty cam kết làm việc tích cực với tổ chức khác — bao gồm nhà cung cấp, nhóm quyền lợi, Chính phủ — để xoá bỏ hành vi lạm dụng thị trường lao động liên quan đến dây chuyền cung ứng cho hoạt động kinh doanh PMI không tuyển dụng người làm tuổi 15, tuổi làm việc tối thiểu địa phương tuổi học bắt buộc, tuỳ theo độ tuổi cao Ngoài ra, muốn người lao động phổ thông làm việc sở phải đáp ứng tiêu chuẩn PMI cam kết làm việc với nhà cung cấp trực tiếp với người cấp phép liên doanh sản xuất sản phẩm có thực tiêu chuẩn thích hợp tuổi lao động tối thiểu/lao động ép buộc Đối với nhà cung cấp khác dây chuyền cung ứng — cho dù ngành nông nghiệp hay lĩnh vực khác — công ty chi nhánh hay ban chức cần tuân theo nhạy cảm với lĩnh vực có vấn đề lao động trẻ em lao động ép buộc cần hợp tác với tổ chức khác để giải vấn đề i Mỗi nhân viên cần có hiểu biết cam kết cần lưu ý thấy dấu hiệu lạm dụng sức lao động trẻ em hay lao động ép buộc liên quan đến công việc Những hành vi lạm dụng đưa tới Phòng Nhân Phòng Pháp chế để có hành động thích hợp Những câu hỏi điều tra phủ Mọi hoạt động kinh doanh Công ty điều tiết điều có nghĩa nhân viên liên hệ với quan chức Chính phủ chịu trách nhiệm thi hành luật vào lúc Cần thực giao tiếp trung thực với quan chức Chính phủ Nếu nảy sinh tình liên quan đến việc liên hệ với quan chức Chính phủ yêu cầu nhiệm vụ bạn, thông tin cung cấp phải trung thực xác hoàn toàn Đồng thời, bạn cần lưu ý làm việc với đại diện quan Chính phủ để từ có hành động thích hợp Theo đó, bạn cần liên hệ với Phòng Pháp chế nhận yêu cầu thông tin từ quan Chính phủ Ngoài ra, đảm bảo hồ sơ liên quan đến yêu cầu Chính phủ bảo quản Quy tắc Ứng xử PMI 43 Tiết lộ bảo trợ/ quyền hạn Có nguyên lý tiết lộ phần sách Công ty chúng ta: Khi cá nhân tổ chức công bố (hoặc công khai) kết công việc PMI tài trợ, trực tiếp hay gián tiếp, liên quan đến thông tin không công khai chất lượng sản phẩm thuốc lá, cần tiết lộ nguồn hỗ trợ tài Công ty Yêu cầu tiết lộ toàn Công ty áp dụng bên thứ ba hoạt động thay cho trả phí cho việc trình bày liệu quan điểm nhằm tác động đến vấn đề sách khác liên quan đến quyền lợi trực tiếp Công ty Loại hay khuôn khổ xác quyền hạn thường phụ thuộc vào trường hợp cụ thể (ví dụ: báo, hội thảo, hội nghị, v.v Tuy nhiên, tóm tắt amicus curiae — thông tin lề (tức tóm tắt gửi bên thứ ba có liên quan) vụ kiện pháp lý quản lý riêng quy định án quan lưu giữ tóm tắt Tuân thủ nghiêm quy định điều bắt buộc, bao gồm quy định liên quan đến tài trợ tiết lộ i Nếu bạn có câu hỏi nào, liên hệ với Phòng Pháp chế Quy tắc Ứng xử PMI 44 Đào tạo xác nhận nhân viên Như nêu rõ Bản Quy tắc Ứng xử PMI, việc tuân thủ luật pháp tiêu chuẩn cao tính trực điều quan trọng PMI — thành công phụ thuộc vào Tuy nhiên, tuân thủ không điều ngẫu nhiên Nó yêu cầu phải thực cam kết Đó lý PMI lại yêu cầu người nhận Quy tắc phải tham gia khoá đào tạo Quy tắc Cuối khoá đào tạo Quy tắc, bạn yêu cầu xác nhận cam kết cá nhân để làm việc có trách nhiệm nhân danh Công ty cách:  Tuân thủ tiêu chuẩn hành vi có Quy tắc  Tham gia vào khoá đào tạo bổ sung tính trực tuân thủ liên quan đến công việc bạn  Hỏi ý kiến bạn nghi ngờ tính đắn hành vi  Sử dụng lựa chọn sẵn có để báo cáo hành vi không tuân theo tiêu chuẩn Trong số trường hợp hạn chế thích hợp, Giám đốc Tuân thủ cho phép từ bỏ điều khoản Quy tắc Giấy xin miễn thực quy tắc dành cho giám đốc nhân viên hành pháp Ban Quản lý uỷ ban Ban cấp tiết lộ có yêu cầu luật pháp theo quy định Quy tắc Ứng xử PMI 45 Đào tạo xác nhận nhân viên Giấy xin miễn thực quy tắc Số điện thoại đường dây trợ giúp vấn đề tuân thủ số liên lạc nội bộ* Như Bản Quy tắc này, bạn có nhiều hội để đặt câu hỏi nêu lên lo ngại Ngoài việc liên hệ với người quản lý bạn, giám đốc công ty chi nhánh trưởng ban chức năng, Phòng Pháp chế, Phòng Nhân Sự phòng ban khác, bạn liên hệ với Phòng Tuân thủ PMI Nếu sau bạn nêu lên lo ngại với người gợi ý Bản Quy tắc chưa hài lòng chưa nơi phải đến, hay không thoải mái sử dụng nguồn khác nêu Bản Quy tắc, bạn muốn nêu vấn đề lập tức, liên hệ với Đường dây Trợ giúp Vấn đề Tuân thủ *Đường dây Trợ giúp Vấn đề Tuân thủ Các Số liên lạc Nội hoạt động sẵn có nhân viên PMI Quy tắc Ứng xử PMI 46 05/13 - VN EX